Orçamentos Entrada
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Passo a Passo do Orçamentos de Entrada no SIGLA Digital
Este é um dos principais módulos do SIGLA Digital. Utilizado para dar
entrada de produtos no estoque, essa ferramenta segue a seguinte rotina
para que uma compra seja efetuada. Em primeiro lugar é necessário gerar
um orçamento de entrada, após aprovado, muda-se o seu processo para
pedido e chama automaticamente a tela de preenchimento dos dados da
nota fiscal de entrada.
1. Começando a Entrada
1.01 Para efetuar uma compra mais detalhada utilize o “Orçamentos de
Entrada”. Para acessar abra o menu “Ferramentas” e selecione
“Orçamentos de Entrada”, conforme a Figura 01.
Figura 01- Caminho Orçamentos Entrada
1.02 Para iniciar a entrada selecione o botão “Novo” encontrado no canto
esquerdo superior da tela
conforme a figura 02.
, em seguida abrirá uma janela
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Figura 02- Compra de Produtos
1.03 Note que os campos em vermelho não podem ser alterados, pois são
preenchidos automaticamente pelo SIGLA Digital, porque são campos
que registraram o orçamento.
1.04 O campo “Código” registra o código do orçamento criado. Lembrando
que o código é gerado automaticamente pelo SIGLA Digital.
1.05 O campo “Validade” pode ser preenchido uma data de validade para
que seja dada continuidade ao Orçamento, caso ultrapasse essa data o
sistema automaticamente altera o processo do orçamento colocando
como expirado.
1.06 O campo “Emissão Compra”, registra a data em que está sendo
realizado o Orçamento.
1.07 O campo “Situação” informa a situação do Orçamento. Para criar um
novo orçamento a situação é definida como “Aberto”.
1.08 O campo “Processo” registra a primeira fase como sendo um
Orçamento.
1.09 O campo “Empresa” registra para qual empresa a compra está sendo
realizada.
1.10 O campo “Natureza da Operação” pode ser preenchido qual a
natureza desejada. No caso das notas de entrada, as naturezas que
iniciam com 1 é para compra dentro do estado, 2 é para compra fora do
estado e 3 é para compra fora do país. Ao selecionar o campo uma lista
de naturezas de operações já cadastradas estará disponível para
possível seleção. Caso necessário cadastrar uma nova natureza de
operação selecione o menu “Cadastro”, depois “Financeiro” e em
seguida “CFOP's”.
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1.11 Ao selecionar qual relacionamento seja ele um fornecedor ou um
distribuidor, os demais campos são preenchidos automaticamente com
os dados cadastrados, conforme a figura 03.
Figura 03- Seleção de relacionamentos
1.12 O campo “Contato” pode ser preenchido caso o relacionamento tenha
um contato cadastrado.
1.13 O campo “Condição de Pagamento” pode ser preenchido com a
“Condição de Pagamento”, disponível no cadastro do relacionamento.
Ao selecionar o campo, uma lista contendo todas as condições de
pagamentos disponíveis, serão listadas para possível seleção.
1.14 O campo “Transportadora” pode ser preenchido qual a possível
transportadora que fará a entrega dos produtos que serão adquiridos.
1.15 O campo “Comprador” pode ser selecionado qual o funcionário em
que está fazendo o Orçamento dos produtos.
1.16 “Plano de Conta” registra a relação do relacionamento selecionado
com o Orçamento em que está sendo criado.
1.17 Caso necessário verificar o “Telefone”, “Endereço” ou o “Histórico de
Compras” desse fornecedor/ distribuidora selecione as observações
localizadas nas abas no canto esquerdo inferior da tela. Dessa forma é
possível obter as informações desejadas para consulta.
1.18 Após todos os campos preenchidos, devem ser inseridos os produtos
que serão dados como entrada no estoque. Para inserir clique na aba
“Itens do Orçamento” localizada no canto esquerdo superior da tela, em
, ou simplesmente
seguida selecione o botão “Inserir Itens”
digite o código, código do fabricante, código de barra ou descrição do
produto na grade, após está ação será aberta uma lista de todos os
produtos que tem relação com o dado digitado conforme a figura 04.
Figura 04- Seleção de Itens
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1.19 Ao escolher os produtos dê dois cliques ou selecione o botão
. Note que os campos “Quantidade, Valor Unitário, IPI” estão
disponíveis para edição e alteração, conforme a figura 05. Caso o
produto seja novo, deve ser cadastrado primeiro no cadastro dos
produtos, para que depois seja dada entrada no estoque. Para
cadastrar o produto selecione o menu “Cadastros”, depois “Produtos” e
em seguida “Produtos”.
Figura 05- Inserindo Produtos para Entrada
1.20 Ao gerar um Orçamento é possível colocar algumas observações,
note que ao final da tela existem alguns campos como:
• “Obs:. Orçamento”, caso deseja colocar alguma observação geral
referente ao Orçamento.
• “Obs:. Item”, caso deseja colocar uma observação especifica do item
selecionado referente a um item específico.
• “Obs:. Relacionamento”, caso deseja colocar uma observação referente
ao fornecedor em que está sendo gerado o Orçamento.
• “Obs:. Produto”, será exibido os dados referentes às observações do
cadastro do produto.
• “Descrição Técnica” será exibida a descrição, caso o produto tenha
descrição técnica no cadastro de produtos.
1.21 Na figura 06 ilustra os campos de observação.
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Figura 06- Exemplo de Campo Observação
1.22 Após o preenchimento de todos os campos, confirme o orçamento
selecionando o botão “Confirma”
.
2. Seleção Orçamento Entrada
2.01 Para pesquisar um orçamento, selecione o botão “Seleção”
, em seguida
encontrado no canto esquerdo superior da tela
abrirá uma janela conforme a figura 10. Note que todos os campos em
branco estão disponíveis para possível seleção.
Figura 10- Seleção de Orçamento
2.01 Após seleção do orçamento clique no botão “Confirma”
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.
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2.02 Caso deseja visualizar o orçamento antes de imprimir, selecione o
botão “Enviar” e em seguida a opção “Vídeo”, conforme a figura 11.
Figura 11- Opções do Botão Enviar
2.03 Caso deseja reimprimir o orçamento selecione o botão “Enviar” e em
seguida a opção “Impressora”. Atenção para isso é necessário ter uma
impressora já cadastrada como orçamento. Caso não tenha selecione o
menu “Sistemas”, depois “Configurações” e em seguida a opção
“Impressoras”.
2.04 Caso deseja enviar o orçamento para um e-mail, selecione o botão
“Enviar” e em seguida a opção “Email”. É possível enviar um e-mail
para varias contas, não há restrição.
2.05 Caso deseja gerar um arquivo PDF, selecione o botão “Enviar” e em
seguida a opção “PDF”. Em seguida selecione o local para que seja
salvo o arquivo.
2.06 Caso deseja gerar um arquivo Excel, selecione o botão “Enviar” e em
seguida a opção “Excel”. Em seguida selecione o local para que seja
salvo o arquivo.
3. Altera Orçamento Entrada
3.01 Caso o Orçamento criado tenha sido aprovado, o usuário pode dar
continuidade na compra. Para alterar o processo para pedido, selecione
. Note que uma tela será aberta para alteração
o botão “Altera”
do processo e se necessário alterar algum dado da compra.
Observação: Só é possível alterar os dados enquanto a compra estiver
como Orçamento.
3.02 Note que alguns campos estão em vermelho, como “Código”,
“Emissão de Compra”, “Empresa” e “Plano de Contas”, eles são
gerados automaticamente pelo SIGLA Digital, não podem ser alterados.
3.03 Caso os dados da compra estiverem corretos, selecione o campo
“Processo” e altere para “Pedido” e em seguida selecione o botão
“Confirma”
, para finalizar a alteração.
3.04 Caso deseja cancelar o Orçamento, selecione o campo “Situação” e
altere para “Expirado”. Caso deseja cancelar um pedido selecione o
campo “Situação” e altere para “Cancelado”.
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3.05 Para transformar o pedido em nota fiscal e dar entrada dos produtos
no estoque, selecione novamente o Orçamento e clique em “Altera”
. Note que apenas o campo “Situação” está disponível para
alteração. Caso a opção selecionada seja:
• “Cancelado” é cancelar o pedido. Um pedido cancelado não mais poderá
tornar- se ativo.
• “Aberto” é fazer com que o pedido seja transformado em Nota Fiscal.
3.06 Para gerar a nota fiscal selecione a situação “Aberta” e clique no
botão “Confirma”
, em seguida uma
confirmação será exibida, conforme a figura 07.
mensagem
para
Figura 07- Mensagem Entrada da Nota Fiscal
3.07 Após confirmar a entrada da nota fiscal, uma tela para preenchimento
dos dados da nota será exibida, somente preencha os campos
existentes na nota, conforme a figura 08.
Figura 08- Dados da Nota Fiscal de Entrada
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3.08 O campo “Número Nota Fiscal” pode ser preenchido com o número do
formulário impresso da nota fiscal.
3.09 O campo “Data da Emissão” já vem preenchido com a data da
emissão da nota fiscal. Caso necessário o sistema libera para que seja
alterada a data.
3.10 O campo “Data Saída/Entrada” pode ser preenchido com a data de
saída da mercadoria da empresa.
3.11 O campo “Hora de Saída” pode ser preenchido qual o horário de
saída da mercadoria da empresa.
3.12 O campo “Serie NF” será preenchido automaticamente pelo sistema,
esse campo descreve qual à série em que a nota foi desenvolvida.
3.13 O campo “Valor do ISS” pode ser preenchido caso a nota tenha valor
de imposto sobre serviço adicional.
3.14 O campo “Valor dos Serviços” pode ser preenchido caso a nota tenha
valor dos serviços adicionais.
3.15 O campo “Base de Calculo do ICMS” pode ser preenchido com o valor
referente ao cálculo de ICMS da nota.
3.16 O campo “Valor do ICMS” pode ser preenchido caso a nota tenha
valor do ICMS.
3.17 O campo “Base de Calculo do ICMS Substituição” pode ser
preenchido caso os produtos tenha substituição tributária.
3.18 O campo “Valor ICMS Substituição” pode ser preenchido caso a nota
tenha Valor ICMS Substituição.
3.19 O campo “Valor Total dos Produtos” será preenchido
automaticamente com a soma dos valores totais dos produtos.
3.20 O campo “Valor do Frete” pode ser preenchido caso a nota tenha
valor de frete.
3.21 O campo “Valor do Seguro” pode ser preenchido caso a nota tenha
valor de seguro.
3.22 O campo “Outras Despesas Acessórias” pode ser preenchido caso a
nota tenha outras despesas.
3.23 O campo “Valor Total IPI” pode ser preenchido caso os produtos da
nota tenham valor de IPI.
3.24 O campo “Valor Descontos” pode ser preenchido com a soma total de
descontos.
3.25 O campo “Valor Total da Nota” será preenchido automaticamente com
o valor total dos produtos, somados com todos os impostos e
descontos.
3.26 O campo “Quantidade” pode ser preenchido qual a quantidade de
volumes em que a nota possui. Esse campo pode ser preenchido caso
venha destacado na nota, caso não tenha pode deixar sem preencher.
3.27 O campo “Espécie” pode ser preenchido qual espécie que pertence
os volumes. Esse campo pode ser preenchido caso venha destacado
na nota, caso não tenha pode deixar sem preencher.
3.28 O campo “Marca” pode ser preenchida qual a marca que pertence os
volumes. Esse campo pode ser preenchido caso venha destacado na
nota, caso não tenha pode deixar sem preencher.
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3.29 O campo “Número do Controle” pode ser preenchido caso tenha um
controle dos produtos da nota.
3.30 O Campo “Peso Bruto” pode ser preenchido caso os produtos da nota
tenha um controle de volume.
3.31 O Campo “Peso Liquido” pode ser preenchido caso os produtos da
nota tenha um controle de volume.
3.32 Note que no final da tela aparece a quantidade e o valor de cada
parcela. O SIGLA digital permite que esses dados sejam alterados
clicando com o botão direito do mouse em cima, por exemplo, da
parcela clique com o botão direito em cima do campo “Parcelas” e
selecione
o
botão
“Alterar
Forma
de
Pagamento”
. Em seguida será aberta uma tela para
alteração da forma de pagamento, conforme a figura 09.
Figura 09- Forma de Pagamento
3.33 Ao verificar os valores de cada parcela e condições de pagamentos,
pode ser concluída a entrada na nota fiscal, clicando no botão
“Confirma”
.
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