Agrupamento de Escolas Verde Horizonte - Mação
Manual de procedimentos de controlo interno
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DESCRIÇÃO DE FUNÇÕES
1. SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS
REGULAMENTO
1 – Os serviços administrativos estão instalados no rés-do-chão do Edifício do BLOCO B e estão
organizados com atendimento personalizado, sendo o período de abertura às 9H00m e o seu
encerramento às 17H30m.
Às 16H00m encerra para o público, sendo o restante tempo utilizado na execução das tarefas
administrativas inerentes ao seu serviço.
À terça-feira tem atendimento nocturno das 19H45m às 20H45m.
2 – Os serviços administrativos devem estar dotados de pessoal, instalações e equipamentos necessários
ao seu bom funcionamento.
3 – Compete aos serviços administrativos:
a) Atender e informar correctamente todos quantos se lhe dirijam;
b) As importâncias cobradas devem ser entregues ao tesoureiro;
c) Adquirir nos termos da lei, e depois autorizados pelo conselho administrativo, os materiais,
equipamentos e serviços requisitados pelos diversos sectores da escola;
d) Expor em local público normas para preenchimento de documentos;
e) Executar e fornecer aos diversos sectores os impressos de requisição a que se refere o presente
regulamento;
f) Receber e encaminhar os justificativos de faltas;
g) Enviar a correspondência;
h) Encaminhar a correspondência recebida para os respectivos destinatários;
i) Prestar apoio de teor informativo à Associação de Pais e Encarregados de Educação, sempre que
solicitado;
j) Manter os dossiers com a legislação e normas aplicadas ao processo educativo e aos seus agentes, de
forma a serem consultados, de forma fácil e rápida;
k) Manter actualizado o inventário dos equipamentos sob sua responsabilidade;
l) Cumprir todas as disposições previstas na lei para o funcionamento dos serviços.
2. SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR
Os Serviços de Administração Escolar destinam-se a apoiar o funcionamento da escola, nomeadamente
no campo contabilístico e administrativo com vista à perfeita integração no Projecto Educativo da mesma.
2.1. Os serviços de administração escolar são compostos por:
- Uma Chefe de Serviços, responsável pelos serviços;
- Uma Assistente Técnica que desempenha as funções de tesoureira;
- Assistentes Técnicos que desempenham as funções nos sectores de gestão de:
- ASE
- Alunos
- Pessoal / Faltas
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- Contabilidade
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- Inventário / Património
- Vencimentos
- Expediente geral e arquivo.
2.2. O cargo de Tesoureira é designado pelo Conselho Administrativo sob proposta da Chefe de Serviços;
2.3. A distribuição de serviço é efectuada pela Chefe de Serviços de Administração Escolar com
aprovação do Director, tendo em conta as funções de natureza executiva, enquadradas com instruções
gerais e procedimentos definidos, relativas à gestão de processos de actividade administrativa,
designadamente as referidas nas funções no ponto 2.1.;
2.4. Os Serviços de Administração Escolar são tutelados por uma chefe, a qual depende hierarquica e
funcionalmente do Director. Os restantes funcionários dependem hierarquicamente do Chefe de Serviços;
2.5. A Chefe de Serviços de Administração Escolar, por inerência de funções, faz parte do Conselho
Administrativo.
2.5.1. À Chefe de Serviços de Administração Escolar compete:
- Coordenar, na dependência da direcção da escola, toda a actividade administrativa nos seguintes
sectores:
* Gestão de recursos humanos;
* Gestão financeira;
* Gestão patrimonial;
* Aquisições;
* Expediente;
* Arquivo;
* Atendimento e informação aos alunos, encarregados de educação, pessoal docente e não docente e
outros utentes dos serviços.
- Dirigir e orientar o pessoal afecto ao sector administrativo;
- Exercer todas as competências delegadas pelo Director;
- Propor medidas tendentes à modernização e eficiência dos serviços;
- Preparar e submeter a despacho do Director todos os assuntos respeitantes ao funcionamento do
Agrupamento;
- Assegurar a elaboração do Projecto de Orçamento da Escola de acordo com as linhas orientadoras do
Conselho Geral (sem direito a voto);
- Coordenar, de acordo com o Conselho Administrativo, a elaboração das contas de gerência (SASE /
OGE).
2.5.2. Os funcionários de administração escolar devem colaborar e participar activamente com toda a
Comunidade Educativa nas várias actividades culturais e outras, empenhar-se na criação de um ambiente
de trabalho digno e saudável para assim contribuir para uma melhoria de qualidade, produtividade e
incentivo ao respeito pelas regras de convivência, motivação e satisfação profissional;
As funções de todo o pessoal, são estabelecidas através de:
Uma distribuição de serviço afixada em painel próprio nos Serviços Administrativos, sendo feitas as
alterações sempre que necessário.
2.6. A ASE desenvolve as actividades estipuladas na lei, nomeadamente:
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- Acidentes escolares;
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- Papelaria;
- Bufete;
- Refeitório;
- Leite escolar;
- Subsídios, bolsas de mérito e outros de índole socioeconómicas.
2.7. À Escola compete dar formação aos seus funcionários, programando acções a efectivar na própria
escola ou a ter lugar em instituições exteriores, sempre que se julgue útil e oportuno.
3. POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS CONTABILÍSTICOS
1.PRINCÍPIOS CONTABILÍSTICOS
A contabilidade rege-se por princípios. A aplicação destes princípios deve conduzir à obtenção de uma
imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da
entidade.
Os princípios contabilísticos são os seguintes:
1. Da Entidade Contabilística: “Constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado
que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POC-Educação. Quando as
estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema
central”.
2. Da Consistência: “Considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um
exercício para o outro.”
3. Do Custo Histórico: “Os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de
contratos, obedecendo ao circuito completo da despesa.”
4. Da Materialidade: “As demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam
relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões pelos utentes interessados”.
ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR
1- NORMAS DA ACÇÃO SOCIAL ESCOLAR
1.1. - Escrituração
Escrituração e Conta de Gerência.
A Escola efectua o registo contabilístico das receitas e das despesas de acordo com o sistema
informático da contabilidade “Multiusos / SASE”.
As dotações para funcionamento das escolas devem ser globalmente distribuídas nas rúbricas «Outras
despesas correntes - diversas» e «Outras despesas de capital – diversas» (Decreto-Lei nº 43/89, Regime
Jurídico de Autonomia e Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro, CCP ).
1.2. - Suportes de informação – documentos
Todas as operações realizadas – aquisição de mercadorias, vendas do bufete, da papelaria ou do
refeitório, pagamento de subsídios de estudo, etc. – originam, obrigatoriamente, a emissão de um
documento que as descreve e as classifica e que constitui o suporte de todos os registos a efectuar
informaticamente, nos programas informáticos do Multiusos / SASE.
1.3. - Suportes de informação – Informáticos
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Livro de Caixa: aquele que permite conhecer, a todo o momento, o movimento em cada sector (bufete,
refeitório, papelaria, seguro escolar, leite escolar e auxílios económicos).
A impressão do Livro de Caixa é feita mensalmente.
• Todas as folhas são presentes em reunião do Conselho Administrativo, sendo assinadas e rubricadas
pelos seus membros;
• São obrigatoriamente lançadas todas as receitas e despesas;
• Todos os documentos de despesa do ano económico são numerados sequencialmente, lançados no
programa SASE (JPM) - Movimentos Financeiros Encargos, o que dá origem ao Registo Diário de
Facturas;
• O Livro de Caixa não pode apresentar défice;
• São lançadas a «débito» as receitas dos respectivos sectores e os movimentos da CGD;
• São lançadas a «crédito» as despesas dos diferentes programas de apoio socioeducativo e o
movimento da CGD.
Natureza da rubrica receitas:
• Saldo da gerência anterior: saldo apresentado pelo «Caixa», quer em cofre, quer em depósitos
bancários, no encerramento das actividades do ano anterior. Deve condizer com o saldo da gerência
anterior apresentado na conta de gerência;
• Transferências de saldos: no início de cada gerência, o primeiro lançamento a efectuar é o saldo final
em numerário, que transitou da responsabilidade anterior, tanto em «coluna» como no «TOTAL»; de
seguida deverá proceder-se ao lançamento dos saldos apurados na gerência anterior dos sectores do
bufete e da papelaria (devendo, em contrapartida, ser lançados os mesmos valores no lado da despesa
dos respectivos sectores);
• Subsídios: verbas concedidas pela DRELVT e/ou por outras entidades públicas ou privadas;
• Prémio do seguro escolar: verbas recebidas dos alunos fora da escolaridade obrigatória;
• Receitas de exploração: vendas através de cartão magnético, excepcionalmente em numerário,
realizadas directamente pelos sectores aos utentes;
• Auxílios económicos directos: montante a suportar pelo ASE respeitantes aos alunos carenciados;
Natureza da rubrica despesas
• Bens duradouros: bens destinados ao apetrechamento das instalações escolares sujeitas ao cadastro e
inventário dos bens do estado (CIBE);
• Bens não duradouros: produtos ou mercadorias relacionados com géneros alimentares, material escolar
destinado a ser vendido ou fornecido na papelaria; produtos e mercadorias a transaccionar pelo bufete,
entre outros;
• Comparticipações: encargos a suportar sob a forma de subsídios em alimentação, material escolar
duradouro ou de uso corrente;
• Perdas e danos: montante dos prejuízos em numerário causados por falhas ou roubos.
Livro «Registo Diário de Facturas»: aquele em que são introduzidos, informaticamente, todos os
documentos relativos a encargos com a aquisição de bens ou serviços.
Folha de Cofre: a Folha de Cofre do ASE diz respeito a todos os movimentos do mesmo.
A Folha de Cofre é um documento fundamental de escrituração em contabilidade e, conjuntamente com o
Livro de Caixa — o Livro de Caixa está para a Contabilidade assim como a Folha de Cofre está para a
Tesouraria.
1.4. - Classificação das receitas e das despesas
A partir de 2003, aplicam-se à elaboração dos orçamentos, os códigos de classificação económica das
receitas e das despesas públicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de Fevereiro.
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2.- MEDIDAS DE CONTROLO INTERNO
2.1.- Conceitos
Um sistema de controlo interno define que — todas as políticas e procedimentos (controlos internos)
estabelecidos pela tutela e pelo órgão de gestão do estabelecimento de ensino contribuem para garantir,
tanto quanto for praticável, a execução das políticas estabelecidas, a salvaguarda de bens e património, a
prevenção e detecção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a
preparação atempada de informação financeira fiável.
O controlo interno caracteriza-se, em sentido lato, por controlo interno administrativo — que inclui o plano
de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão — e o
controlo interno contabilístico — que compreende o plano da organização e os registos e procedimentos
que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a confiança que inspiram os registos
contabilísticos.
O controlo interno tem como objectivos, assegurar:
- A confiança e integridade da informação;
- A conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos;
- A salvaguarda dos activos;
- A utilização económica e eficiente dos recursos;
- A legalidade e a regularidade das operações;
- A exactidão dos registos contabilísticos;
- A execução dos planos e políticas superiormente definidos;
- A eficácia da gestão e a qualidade da informação.
Elementos fundamentais a ter em atenção no sistema de controlo interno: um sistema de controlo interno
alicerça-se num conjunto de princípios básicos que lhe dão consistência e que são:
2.2.- A segregação de funções
A segregação, separação ou divisão de funções tem como finalidade evitar que sejam atribuídas à
mesma pessoa duas ou mais funções concomitantes com o objectivo de impedir ou pelo menos dificultar
a prática de erros ou irregularidades ou a sua dissimulação.
Este controlo baseia-se fundamentalmente na separação de funções incompatíveis entre si. No ciclo de
uma operação que abrange o conjunto dos actos compreendidos entre o início e o seu termo, é de toda a
conveniência que seja atribuída a uma pessoa uma tarefa específica da qual é a única responsável. A
observância deste princípio justifica que a função contabilística deve estar separada da função operativa
tendente a evitar que uma pessoa tenha simultaneamente a responsabilidade pelo controlo físico dos
activos e pelo seu registo contabilístico, situação que lhe permitiria facilmente cometer irregularidades.
2.3.- Controlo das operações
O controlo das operações consiste na sua verificação ou conferência que, em obediência ao princípio da
segregação de funções, deve ser feita por pessoa ou pessoas diferentes das que intervieram na sua
realização ou registo. Podem citar-se, a título exemplificativo, os seguintes controlos:
- As contagens físicas periódicas de bens do activo e a sua comparação com os registos contabilísticos;
- As reconciliações bancárias;
- A realização de inventários trimestrais das existências.
2.4.- Definição de autoridade e de responsabilidade
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A definição de autoridade e de responsabilidade assenta num plano organizativo onde se definem com
rigor os níveis de autoridade e de responsabilidade em relação a qualquer operação.
Este Manual deve conter uma distribuição funcional da autoridade e da responsabilidade tendente a fixar
e a delimitar, dentro do possível, as funções de todo o pessoal.
2.5.- Pessoal qualificado, competente e responsável
A aplicação deste princípio determina que o pessoal deve ter as habilitações literárias e técnicas
necessárias e a experiência profissional adequada ao exercício das funções que lhe são atribuídas. A
observância destes requisitos determina que o pessoal seja devidamente seleccionado.
A verificação deve ser sistematizada através da avaliação do pessoal não docente, conduzindo assim, ao
processo de averiguação do cumprimento das suas funções e das suas necessidades formativas.
2.6.- Registo metódico dos factos
A aplicação deste princípio relaciona-se com a forma como as operações são relevadas na contabilidade
que deve ter em conta a observância das regras contabilísticas aplicáveis e os comprovantes ou
documentos justificativos. Estes devem ser numerados de forma sequencial, devendo ser possível
efectuar um controlo dos comprovantes ou documentos que se inutilizem ou anulem.
Também se destina a assegurar uma conveniente verificação da ligação entre os diferentes serviços, a
acelerar o processo de registo das operações e a fornecer com rapidez, precisão e clareza aos
responsáveis os elementos informativos de que carecem no exercício da sua actividade gestora.
Para que o sistema de controlo interno funcione com regularidade, deve-se atender aos seguintes itens:
- Todas as operações devem ser autorizadas para que se possa obter a prova de que os factos
subjacentes aos registos contabilísticos foram efectuados em conformidade com o respectivo acto de
autorização;
- O pessoal de cada departamento deve estar sujeito a rotações periódicas entre si;
- Todos os resultados deverão ser adequadamente avaliados;
- Deverá ser facultada formação permanente ao pessoal.
3. NORMAS DE UTILIZAÇÃO DAS INSTALAÇÕES DA ASEACÇÃO SOCIAL ESCOLAR – REGULAMENTO
Os Serviços de Acção Social Escolar abrangem os seguintes sectores:
1. Auxílios Económicos
2. Refeitório
3. Bufete
4. Papelaria
5. Seguro Escolar
6. Leite Escolar
Compete ao (s) Assistente(s) Administrativo(s) / gestor(es) de processo, ou a quem as suas vezes fizer:
a) Executar os programas informáticos do ASE;
b) Organizar os serviços de refeitório, bufete e papelaria e orientar o pessoal que neles trabalha, por
forma a melhorar a qualidade dos serviços;
c) Elaborar mapas mensais e trimestrais para a DRELVT relativos ao funcionamento do refeitório,
papelaria, bufete, entre outros;
d) Organizar os processos individuais dos alunos que se candidatem a subsídios ou bolsas de estudo;
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e) Identificar os alunos do Ensino Básico que beneficiarão do empréstimo domiciliário, de longa duração,
de manuais escolares;
f) Encomendar livros e software para a Biblioteca e prémios com os lucros da papelaria;
g) Recolher as quantias referentes às alíneas anteriores;
h) Assegurar uma adequada informação aos alunos e encarregados de educação dos apoios a que têm
direito;
i) Organizar os processos referentes aos acidentes escolares;
j) Organizar e planear os transportes escolares, em colaboração com a Autarquia.
3.1.- Auxílios económicos
REGULAMENTO
Os Auxílios Económicos visam reforçar as bonificações da prestação de serviços aos alunos com menos
recursos de modo a permitir o cumprimento da escolaridade obrigatória.
CONDIÇÕES DE ATRIBUIÇÃO DE BONIFICAÇÕES
1. Todos os alunos se poderão candidatar devendo para isso:
* Os Encarregados de Educação são informados do período da entrega das declarações emitidas pela
Segurança Social ou entidades patronais, respeitante ao escalão de Abono de Família, nos Serviços de
Administração Escolar.
3.2.- SEGURO ESCOLAR
REGULAMENTO
Todos os alunos que se encontrem matriculados e a frequentar este Agrupamento estão abrangidos pelo
seguro escolar.
Definição de acidente escolar
Tudo o que provoque ao aluno lesão corporal ou morte e que resulte de uma causa externa súbita, que
ocorra no local ou no tempo de actividade escolar, é considerado acidente escolar.
Como acidente escolar considera-se a actividade desenvolvida com a autorização e responsabilização
das autoridades escolares, com a orientação e acompanhamento de um docente, nomeadamente:
· O trabalho escolar realizado pelos alunos dentro ou fora da sala de aula;
· Actividades desenvolvidas no pavilhão gimnodesportivo;
· Actividades recreativas ou culturais realizadas dentro da escola ou em espaços cedidos a esta;
· Em práticas desportivas organizadas pelos serviços do Ministério da Educação;
· Visitas de Estudo dentro ou fora do País e que se realizem nas condições legais;
· Actividades de componente de apoio à família incluindo as organizadas em interacção
Escola/Comunidade;
· Intoxicação por ingestão de alimentos fornecidos pelo refeitório ou bufete.
Todo o acidente que ocorra na deslocação residência/escola é considerado acidente escolar, desde que:
· Ocorra no percurso habitual feito pelo aluno;
· Ocorra no período de tempo considerado necessário para percorrer a distância da escola/residência ao
local do acidente;
· O aluno utilize transportes escolares ou públicos no percurso normal de ida e regresso da escola, salvo
quando houver responsabilidade da entidade transportadora;
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Em caso de atropelamento, a Acção Social Escolar só actuará quando a responsabilidade do acidente for,
toda ou em parte, do aluno e se verificarem as condições:
· Ter ocorrido no percurso habitual casa /escola e dentro do período de tempo necessário a percorrer a
distância a pé;
.Ser participado imediatamente às autoridades policiais e judiciais competentes;
. Ser participado à Acção Social Escolar em impresso próprio;
A Acção Social Escolar só actuará após decisão judicial.
3.3.- BUFETE
REGULAMENTO
1 – O horário de funcionamento do bufete deve estar exposto em local visível junto às suas instalações.
O horário de funcionamento do bufete é o seguinte: 08H30m às 12H00m – 14H00m às 18H00m. À noite
das 19H00m às 22H00m.
Na sala dos professores é: no período da manhã das 10H00m às 12H00m e no período da tarde das
15H00m às 16H30m.
2 – O preço dos produtos deve ser afixado em local visível;
3 – Têm acesso ao bufete os professores, alunos, funcionários e outros utilizadores devidamente
autorizados pelo Director;
4 – A aquisição dos produtos faz-se mediante a entrega ao funcionário do respectivo cartão magnético.
Em casos excepcionais, em que o Sistema Multiusos não esteja a funcionar correctamente é possível
adquirir a senha na Papelaria;
5 – O preço dos produtos praticados no bufete não deve ter como objectivo o lucro, mas apenas garantir a
cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos parâmetros de
razoabilidade definidos superiormente;
6 – Aos assistentes operacionais responsáveis pelo bufete compete:
a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de
conservação;
b) Devolver ou inutilizar, informando o Director e o Assistente Técnico responsável pelo sector, os
produtos que não se apresentem em condições de serem consumidos;
c) Requisitar os produtos necessários ao funcionamento do seu sector elaborando a relação de
necessidades;
d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que não esgote em condições normais;
e) Inventariar as necessidades em termos de aquisição, reparação ou conservação dos equipamentos;
f) Manter inventários actualizados, tanto dos produtos consumíveis em armazém como dos equipamentos;
g) Verificar, sempre que possível em conjunto com o Assistente Técnico, a recepção da mercadoria, de
acordo com a requisição oficial.
3.4.- REFEITÓRIO
REGULAMENTO
1 – O horário de funcionamento do refeitório deve estar exposto em local visível, junto às suas
instalações. O horário de funcionamento do refeitório é o seguinte: das 11H45m às 14H30m;
2 – O acesso às refeições faz-se mediante a apresentação do cartão magnético no “quiosque”
(equipamento informático) cujo preço é fixado por lei.
É permitida a entrega em numerário, desde que o utente seja externo ao Agrupamento;
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3 – A aquisição da senha tem de ser feita no dia útil anterior, ou no próprio dia da refeição, até às
11H00m, mas com um agravamento do preço de 0,30€;
4 - Podem utilizar o refeitório todos os professores, funcionários e alunos do Agrupamento e ainda todos
os funcionários públicos;
6 - Todos os alunos e demais utentes deverão esperar ordeiramente a sua vez de entrar no refeitório
escolar, seguindo na fila de "self-service", com ordem e respeito absoluto pelas instruções dadas pelo
funcionário de serviço;
7 - Durante a refeição os utentes devem:
- Cumprir as regras de bom comportamento à mesa;
- Procurar não sujar o chão, as mesas e as cadeiras;
- Aproveitar bem a comida, procurando não deixar restos de alimentos para que a refeição seja
proveitosa;
- Não estragar os alimentos com brincadeiras de mau gosto;
- Entregar, no fim da refeição, o tabuleiro, no local indicado, abandonando de imediato o refeitório, pela
porta;
- Enquanto permanecerem no refeitório devem acatar as ordens dos funcionários e professores;
8 – No último dia útil de cada semana deve ser informatizada a ementa, para a semana seguinte, no
“quiosque” ;
9 – As ementas são elaboradas pelo Assistente Técnico do ASE. Da ementa devem constar refeições
equilibradas, completas e não repetidas nessa semana;
10 – Por razões de saúde e pela apresentação de atestado médico, antecipadamente, pode ser
confeccionada uma refeição de “dieta” que, no entanto, não deve ultrapassar o custo da refeição normal;
11 – Aos Assistentes Operacionais responsáveis pelo refeitório compete:
a) Garantir que os produtos em armazém e utilizados na confecção das refeições estejam em bom estado
de conservação;
b) Devolver ou inutilizar, informando o Director e o Assistente Técnico responsável pelo sector, os
produtos que não se apresentem em condições de serem consumidos;
c) Entregar diariamente nos serviços administrativos o documento de saídas de géneros;
d) Todas as mercadorias devem ser recepcionadas por um Assistente Operacional e assinadas as
facturas ou guias de remessa. Um outro Assistente deve conferir os géneros e assinar as referidas
facturas ou guias;
f) Inventariar necessidades em termos de aquisição, reparação ou conservação dos equipamentos;
g) Manter o inventário actualizado, tanto dos produtos consumíveis como dos equipamentos a seu cargo.
3.5.- PAPELARIA
REGULAMENTO
1 - O horário de funcionamento da papelaria deve estar exposto em local visível junto às suas instalações.
O horário de funcionamento da papelaria é o seguinte: período da manhã – das 08H45m às 11H45m,
período da tarde – das 14H00m às 17H00m;
2 - O preço dos produtos deve ser afixado em local visível;
3 - Têm acesso à Papelaria os professores, alunos, funcionários e outros utilizadores devidamente
autorizados pela Direcção;
4 - A Papelaria destina-se a servir os alunos, professores e funcionários, em material necessário aos
trabalhos escolares;
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5 - A Papelaria é o local onde se pode também proceder ao carregamento monetário do cartão magnético
de identificação;
6 - O preço dos produtos praticados na Papelaria não deve ter como objectivo o lucro, mas apenas
garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos parâmetros
de razoabilidade definidos superiormente;
7 - Aos Assistentes Operacionais responsáveis pela Papelaria compete:
a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de
conservação;
b) Devolver ou inutilizar, informando o Director e o Assistente Técnico responsável pelo sector, os
produtos que não se apresentem em boas condições;
c) Requisitar os produtos necessários ao funcionamento do seu sector, elaborando a respectiva relação
de necessidades;
d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que não esgote em condições normais;
e) Inventariar as necessidades em termos de aquisição, reparação ou conservação dos equipamentos;
f) Manter inventários actualizados, tanto dos produtos consumíveis em armazém como dos equipamentos;
g) Diariamente, a Folha de Caixa deve ser retirada do Programa, assinada pelo Assistente Operacional,
entregue ao Tesoureiro e arquivada em pasta própria.
3.6.- REPROGRAFIA
REGULAMENTO
1 – O horário de funcionamento da reprografia deve estar exposto em local visível junto às suas
instalações. O serviço de reprografia tem o seguinte horário: do período da manhã ao período da tarde –
das 08H45m às 17H30m;
2 – O preço da reprodução de originais deve ser afixado em local visível no interior da reprografia;
3 – Os originais devem ser entregues com 48 horas de antecedência, acompanhados da requisição
devidamente preenchida :
a) Número de exemplares reproduzidos;
b) Identificação do requisitante.
4 – São oficiais e gratuitas:
a) As reproduções destinadas a avaliar os alunos;
b) Outras reproduções reconhecidas como importantes para o processo educativo;
c)
As reproduções destinadas ao funcionamento dos serviços e algumas da Associação de Pais e
Encarregados de Educação;
d) As reproduções destinadas à comunicação Escola / Comunidade Local.
5 - O pagamento dos serviços prestados pela Reprografia é feito no acto de entrega, com o cartão
magnético;
6 – O preço das reproduções particulares não deve ter como objectivo a obtenção de lucro, mas apenas
pagar o material, energia e desgaste do equipamento.
7 – Compete ao Conselho Administrativo estabelecer o preço das reproduções.
8 – Têm acesso à reprografia:
a) Docentes, alunos e funcionários;
b) Associação de Pais e Encarregados de Educação;
c) Outras entidades autorizadas pelo Conselho Administrativo.
9 – Diariamente, a Folha de Caixa deve ser retirada do Programa Multiusos, assinada pelo Assistente
Operacional responsável pela papelaria, entregue ao Tesoureiro e arquivada em pasta própria.
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10 – É da competência do responsável pela reprografia:
a) A requisição dos materiais necessários ao funcionamento do seu sector, elaborando a respectiva
relação de necessidades;
b) A inventariação de necessidades em termos de aquisição, reparação ou conservação dos
equipamentos;
c) Manter o inventário do seu sector actualizado;
d) Manter sempre actualizado o número de cópias executadas em cada equipamento.
4. DEFINIÇÃO DO CIRCUITO DE ARRECADAÇÃO DAS RECEITAS E DA
AUTORIZAÇÃO DA DESPESA
Procedimentos para aquisição de bens e despesas no Agrupamento de Escolas Verde Horizonte Mação:
a) O Director efectuará consultas aos fornecedores, sempre que o montante se justifique. Tendo como
referência os valores do ano lectivo de 2009/2010, verificou-se a necessidade de implementar o DecretoLei nº 197/99 de 8 de Junho e o Decreto-Lei nº 18/2008 (Código dos Contratos Públicos) aos seguintes
sectores:
- Bar/Bufete, Papelaria e Refeitório. Nos outros sectores os valores atingidos não carecem do disposto no
Decreto-Lei referenciado;
b) Depois de seleccionado o fornecedor, os assistentes operacionais responsáveis pelo bufete e papelaria
elaboram a relação de necessidades;
c) A gestora procede ao respectivo cabimento;
d) O Presidente do Conselho Administrativo autoriza o pagamento;
e) A Assistente Técnica responsável pelo sector, nesse mês, faz a requisição oficial que é assinada pela
Chefe de Serviços. Na ausência desta, é assinada pelo elemento nomeado para a sua substituição;
f) Posteriormente, é entregue ao fornecedor, presencialmente ou via fax, ficando-se com o comprovativo;
g) As Assistentes Operacionais responsáveis pelos sectores bufete / papelaria / refeitório efectuam a
recepção e, outro elemento, a conferência da encomenda sendo a guia de remessa ou factura assinada
por ambos;
h) O Assistente Técnico efectua o lançamento da factura e o número da requisição oficial no programa
SASE. Seguidamente, elabora o documento de despesa, havendo cabimento, remete-o à tesoureira;
i) O Presidente do Conselho Administrativo autoriza o pagamento; a tesoureira emite o meio de
pagamento por cheque ou transferência bancária, lança os dados na folha de cofre;
j) Até ao sétimo dia útil de cada mês, a Assistente Técnica do ASE confirma todos os movimentos
efectuados ao longo do mês e imprime a folha cofre, o livro de caixa, o mapa de análise financeira e
exporta os dados para o MISI;
k) Todos os documentos mencionados anteriormente são assinados e rubricados pelo Conselho
Administrativo;
l) ) No final do ano civil é elaborada a Conta de Gerência.
ORÇAMENTO GERAL DO ESTADO
1.- PRINCÍPIOS CONTABILÍSTICOS
As dotações para funcionamento das escolas devem ser globalmente distribuídas nas rubricas «Outras
despesas correntes - diversas» e «Outras despesas de capital – diversas» (Decreto-Lei n.º 18/2008 de
29/01, Código dos Contratos Públicos);
Manual de procedimentos de controlo interno
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a) Orçamento
Agrupamento de Escolas Verde Horizonte - Mação
Uma das primeiras tarefas do ano, a nível de gestão orçamental é definir a verba, através do Projecto de
Orçamento enviado ao Gabinete de Gestão Financeira, com o qual se trabalhará ao longo do ano
económico;
O orçamento é estruturado por doze duodécimos e distribuído pelas rubricas orçamentais mencionadas
no classificador das despesas públicas.
b)Execução Orçamental
Trabalhada pela coordenadora no programa informático “CONTAB”, com a seguinte ordem:
- Lançamento do documento de despesa ;
- Lançamento do Cabimento / Compromisso / N.º Requisição Oficial;
- Lançamento da Obrigação;
- Lançamento da Autorização / Pagamento.
2. DEFINIÇÃO DO CIRCUITO DE ARRECADAÇÃO DAS RECEITAS E DA
AUTORIZAÇÃO DA DESPESA
As despesas da Escola têm os seguintes procedimentos:
a) A Relação de Necessidades é elaborada pelos Coordenadores de Departamento, Coordenadores de
Projectos, Directores dos Cursos Profissionais e CEF, Responsáveis pelos Clubes, Directores de Turma e
Directores de Instalações, a qual é entregue nos Serviços Administrativos e cabimentada pela Assistente
Técnica, responsável pelo serviço;
O material de limpeza e de manutenção é da responsabilidade do Encarregado de Coordenação dos
Assistentes Operacionais;
b) O Presidente do Conselho Administrativo autoriza a compra;
c) A Assistente Técnica responsável faz a requisição oficial que é assinada pela Chefe de Serviços
Administrativos e na sua ausência, por outro elemento nomeado pelo Director, para sua substituição;
d) Posteriormente, é entregue o duplicado ao fornecedor, presencialmente ou via fax, ficando-se com o
comprovativo;
e) O responsável pela requisição oficial efectua a recepção do material, validando a guia de remessa ou
factura, em conjunto com a Assistente Técnica responsável pelo serviço;
Na ausência de uma das responsáveis, confere a Chefe de Serviços Administrativos.
f) A coordenadora elabora o documento de despesa e atribui o cabimento;
g) É autorizado o compromisso pela Chefe de Serviços;
h) O pagamento é autorizado pelo Presidente do Conselho Administrativo. Posteriormente a tesoureira
emite o meio de pagamento por cheque ou transferência bancária e executa a folha de cofre;
i) É elaborado o Balancete Mensal;
j) A impressão do Livro de Caixa é feita mensalmente;
k) O Balancete e as folhas do Livro de Caixa são presentes em reunião do Conselho Administrativo,
assinados e rubricados pelos seus elementos;
l) No final do ano civil é elaborada a Conta de Gerência.
Mação, 23 de Janeiro 2011.
O Conselho Administrativo,
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