MANUAL DE
REDAÇÃO OFICIAL
2ª EDIÇÃO REVISADA E ATUALIZADA
JUNHO DE 2014
Jairo Jorge da Silva
Prefeito Municipal
Lucia Elisabeth Colombo Silveira
Vice-Prefeita
Célio Paulo Piovesan
Secretário Municipal das Relações Institucionais
Aristeu Ismailow Duarte
Secretário Adjunto das Relações Institucionais
Lisandro Barreto Mota
Diretor de Relações Governamentais
Revisão e atualização
Cléia Ripoll Scolari
Marcelo Zardo Brettas
Márcia França Perini
Rosana Torres dos Santos Scherdien Santos
Rubiane Fortes
Onde quer que haja mulheres e
homens, há sempre o que fazer,
há sempre o que ensinar, há
sempre o que aprender.
Paulo Freire
Índice
Apresentação........................................................................................................... 10
CAPÍTULO 1: CARACTERÍSTICAS DA REDAÇÃO OFICIAL................................ 11
1. Impessoalidade...................................................................................................... 11
2. Linguagem............................................................................................................. 11
3. Formalidade........................................................................................................... 12
4. Padronização......................................................................................................... 12
5. Concisão................................................................................................................ 12
6. Clareza................................................................................................................... 12
CAPÍTULO 2: ESTRUTURA PADRÃO DAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS............. 13
1. Cabeçalho.............................................................................................................. 13
2. Configuração da página......................................................................................... 14
3. Identificação do documento.................................................................................... 14
4. Local e data........................................................................................................... 14
5. Vocativo................................................................................................................. 15
6. Endereçamento...................................................................................................... 15
7. Assunto.................................................................................................................. 16
8. Texto....................................................................................................................... 16
9. Anexo..................................................................................................................... 17
10. Fecho................................................................................................................... 18
11. Identificação do signatário................................................................................... 18
12. Rodapé................................................................................................................ 19
CAPÍTULO 3: CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DO TEXTO
DA REDAÇÃO OFICIAL............................................................................................ 20
1. Sigla........................................................................................................................ 20
2. Abreviatura............................................................................................................. 21
3. Símbolo.................................................................................................................. 22
4. Figura..................................................................................................................... 22
5. Número................................................................................................................... 22
6. Forma de tratamento e vocativo............................................................................ 22
7. Tempo verbal.......................................................................................................... 24
8. Singular e plural...................................................................................................... 24
9. Expressões utilizadas na redação oficial............................................................... 24
10. Organização da redação do mérito..................................................................... 25
11. Regras de elaboração de texto............................................................................ 27
CAPÍTULO 4: TIPOS DE COMUNICAÇÃO OFICIAL.............................................. 31
1. Apostila.................................................................................................................. 31
2. Ata......................................................................................................................... 32
3. Atestado................................................................................................................. 33
4. Certidão................................................................................................................. 34
5. Certificado.............................................................................................................. 35
6. Circular.................................................................................................................... 35
7. Contrato................................................................................................................. 36
8. Convênio................................................................................................................ 37
9. Convite................................................................................................................... 38
10. Convocação......................................................................................................... 39
11. Decreto................................................................................................................. 39
12. Edital.................................................................................................................... 40
13. Exposição de motivos.......................................................................................... 41
14. Formulário............................................................................................................ 42
15. Lei........................................................................................................................ 43
16. Memorando.......................................................................................................... 44
17. Mensagem........................................................................................................... 46
18. Ofício..................................................................................................................... 46
19. Parecer................................................................................................................. 47
20. Portaria................................................................................................................ 48
21. Projeto de lei........................................................................................................ 49
22. Recibo................................................................................................................... 50
23. Relatório............................................................................................................... 51
24. Termo aditivo........................................................................................................ 51
CAPÍTULO 5: MODELOS DE COMUNICAÇÃO OFICIAL....................................... 53
1. Modelo de apostila................................................................................................. 54
2. Modelo de ata........................................................................................................ 55
3. Modelo de atestado................................................................................................ 56
4. Modelo de certidão................................................................................................. 57
5. Modelo de certificado............................................................................................. 58
6. Modelo de circular.................................................................................................. 59
7. Modelo de contrato................................................................................................. 60
8. Modelo de convênio............................................................................................... 61
9. Modelo de convite.................................................................................................. 62
10. Modelo de convocação........................................................................................ 63
11. Modelo de decreto............................................................................................... 64
12. Modelo de edital.................................................................................................. 65
13. Modelo de exposição de motivos......................................................................... 66
14. Modelo de formulário........................................................................................... 67
15. Modelo de lei....................................................................................................... 68
16. Modelo de memorando........................................................................................ 69
17. Modelo de mensagem......................................................................................... 70
18. Modelo de ofício................................................................................................... 71
19. Modelo de parecer............................................................................................... 72
20. Modelo de portaria................................................................................................ 73
21. Modelo de projeto de lei....................................................................................... 74
22. Modelo de recibo.................................................................................................. 75
23. Modelo de relatório.............................................................................................. 76
24. Modelo de termo aditivo...................................................................................... 77
REFERÊNCIAS......................................................................................................... 78
APRESENTAÇÃO
A revisão do Manual de Redação Oficial teve como finalidade aprimorar a qualidade da comunicação oficial produzida no
Município de Canoas, facilitando a uniformização dos expedientes e promovendo o aperfeiçoamento da comunicação institucional, entendendo-a como um meio fundamental de interação.
Para facilitar a utilização e a pesquisa, o Manual foi, didaticamente, reorganizado em 5 (cinco) capítulos. No primeiro, são
apresentadas as características da redação oficial, inspiradas nos
princípios norteadores para a comunicação. Após, a estrutura padrão das comunicações oficiais, que serve como referência para
a elaboração dos atos administrativos. Logo, as características
fundamentais do texto da redação oficial dispõem de regras utilizadas como ferramentas para aprimorar a elaboração da comunicação. No quarto capítulo são descritos, através do conceito e
da estrutura, os tipos de comunicação oficial mais utilizados, respeitando as características individuais de cada documento. E, por
último, são apresentados os modelos dos documentos, facilitando
o manuseio.
É importante destacar que os modelos e exemplos apresentados foram adaptados aos atuais recursos tecnológicos e mudanças ortográficas, tendo em vista a sua modernização e atendimento às solicitações daqueles que, efetivamente, os utilizam.
Ciente de que as atualizações deste Manual devem ocorrer
periodicamente, acredita-se que essa ferramenta contribui para
padronizar e enriquecer a comunicação oficial no Município de
Canoas.
10 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
Capítulo 1: Características da redação oficial
A comunicação pode ser definida como “ato ou efeito de
comunicar-se, processo de emissão, transmissão e recepção de
mensagens por meio de métodos e/ou sistemas convencionados,
a mensagem recebida por esses meios, a capacidade de trocar
ou discutir ideias, de dialogar, com vista ao bom entendimento
entre as pessoas”1 .
Para que haja comunicação são necessários: alguém que
comunique, alguém que receba a comunicação e algo a ser comunicado.
Este Manual trabalha, basicamente, com a forma escrita do
Poder Público, considerando instrumentos de comunicação os
atos administrativos. A redação oficial deve ter como característica a impessoalidade, o uso do padrão culto de linguagem, a clareza, a concisão, a formalidade e a uniformidade, permitindo única
interpretação e exigindo determinado nível de linguagem.
1
1.Impessoalidade
A impessoalidade da comunicação oficial é caracterizada
pela ausência de impressões individuais de quem comunica e de
quem recebe a comunicação. A matéria deve ser tratada de forma
impessoal.
2. Linguagem
Na redação do texto oficial, usa-se o padrão culto de linguagem, entendido como aquele que observa as regras da gramática
formal e que emprega vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.
A linguagem técnica é empregada apenas em situações que
a exijam, evitando o seu uso indiscriminado e contextualizando-a
sempre que possível. Deve-se evitar também o uso de linguagem
1 Aurélio: o dicionário da língua portuguesa
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 11
restrita a determinados grupos, tais como gírias, regionalismos
vocabulares ou vocábulo técnico.
3. Formalidade
A formalidade na comunicação deve obedecer às regras de
uniformidade das comunicações oficiais, referentes à polidez e
civilidade no enfoque da matéria abordada.
4. Padronização
As comunicações devem seguir um mesmo padrão, atendendo a todas as orientações para a elaboração da redação oficial, como clareza na apresentação dos textos, uso de papéis uniformes, correta diagramação e fonte a ser utilizada, entre outros
elementos.
5. Concisão
Conseguir transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras: isso é concisão. Para tanto, é preciso o domínio
do assunto sobre o qual se escreve e o indispensável tempo para
revisar o texto depois de pronto.
6. Clareza
Um texto claro permite ao leitor a sua imediata compreensão. Da mesma forma que a concisão, a clareza é obtida com a
releitura de todo o texto, com o indispensável tempo para a sua
revisão.
12 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
Capítulo 2: Estrutura padrão das comunicações oficiais
A estrutura padrão da comunicação oficial do Município de
Canoas constitui-se em: cabeçalho, configuração da página, identificação do documento, local e data, pronome de tratamento e
vocativo, endereçamento, assunto, texto, anexo, fecho, identificação do signatário e rodapé. A particularização de cada documento, com o conceito e a estrutura, se dá no Capítulo 4.
Os atos utilizados no Município de Canoas, que são normatizados por outros órgãos da Federação, devem conter a referência, ao final da página, do fundamento legal que exige o padrão.
1. Cabeçalho
O cabeçalho de cada folha é composto pelo brasão oficial do
Município, em suas cores oficiais ou em cinza, com alinhamento
justificado com recuo esquerdo de 2cm (dois centímetros) e 1,5cm
(um vírgula cinco centímetros) da borda, apresentando largura e
altura proporcionais ao tamanho original. Exceto em formulários,
conforme o item 14 do Capítulo 4.
Também integram o cabeçalho 3 (três) linhas, contendo, na
primeira delas, o texto “ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL”; na
segunda, o texto “MUNICÍPIO DE CANOAS” em letras maiúsculas; e na terceira linha, o nome da secretaria, com as letras iniciais
maiúsculas. Em contrato, convênio, decreto, lei, mensagem, portaria, projeto de lei e termo aditivo não há o nome da secretaria.
Os textos são digitados em fonte Times New Roman com tamanho 14 (quatorze). Exemplo:
ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
MUNICÍPIO DE CANOAS
Secretaria
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 13
2. Configuração da página
O espaço para escrever o texto deve ter 16cm (dezesseis
centímetros) de largura, com margem esquerda de 3cm (três centímetros), direita de 2cm (dois centímetros), superior de 5cm (cinco centímetros) e inferior de 2cm (dois centímetros), na orientação
retrato. Exceto em formulários e alguns certificados na orientação
paisagem.
3. Identificação do documento
Nas comunicações oficiais, a identificação do documento,
além de informar qual é a espécie, indica o número, quando necessário, iniciado a cada ano civil, o ano de sua produção e o órgão que está expedindo a comunicação por meio da sigla oficial.
Os documentos são identificados conforme descritos no Capítulo 4.
4. Local e data
O local e data seguem padrões diferentes de acordo com o
tipo de documento. Alguns são descritos com o local e a data na
segunda linha, com alinhamento à direita, logo abaixo da identificação do documento, enquanto que outros, ao final do texto, com
alinhamento justificado sem recuo, conforme a estrutura dos atos.
O local deve ser escrito por extenso. A data obedece a seguinte forma: dia escrito em algarismos arábicos, exceto o primeiro que deve ser em algarismo ordinal (1º), não se admitindo zero
à esquerda, o mês escrito por extenso e o ano em algarismos
arábicos com 4 (quatro) dígitos. Exceto em alguns formulários,
conforme o item 14 do Capítulo 4.
Exemplo:
Canoas, 15 de janeiro de 2015
Em contrato, convênio, decreto, edital, lei e portaria, o local
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deve especificar o ente federativo por extenso e em letras maiúsculas, seguido de vírgula, a palavra “em” e a data por extenso e,
entre parênteses, a data em algarismos arábicos, separando dia,
mês e ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo.
Exemplo:
MUNICÍPIO DE CANOAS, em quinze de janeiro de dois mil
e quinze (15.1.2015)
5. Vocativo
A posição do vocativo é adotada conforme a comunicação.
Geralmente são posicionadas 2 (duas) linhas após o assunto e 2
(duas) linhas antes do início do texto.
6. Endereçamento
O endereçamento indica o destinatário da correspondência.
É utilizado na primeira página da documentação, 2 (duas) linhas
abaixo da linha do local e data. Adotamos modelos semelhantes
de endereçamento para as comunicações padrão e para os envelopes, diferenciando-se, apenas, em relação à permanência do
CEP, conforme segue:
Exemplo nas comunicações:
Ao Senhor
(Nome do destinatário)
Rua da Quinze de Janeiro, 11
Canoas – RS
Exemplo nos envelopes:
Ao Senhor
(Nome do destinatário)
Rua da Quinze de Janeiro, 11
92010-300 – Canoas – RS
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 15
7. Assunto
O assunto é um resumo do teor do documento. É bastante
sintético, em negrito. Localiza-se em 2 (duas) linhas abaixo do
endereçamento.
Exemplo:
Assunto: Reunião Extraordinária de Secretariado
Em alguns documentos, o assunto constitui a ementa com
alinhamento do texto justificado, a 8cm (oito centímetros) da margem esquerda, sem negrito, com a 1ª (primeira) letra em maiúscula, localizado a 1 (uma) linha abaixo da identificação do documento.
Caso a proposta do ato administrativo contenha dispositivo de alteração, neste deve constar a síntese na ementa do documento, de preferência, mediante explicitação mínima de seus
conteúdos e não apenas por meio da citação.
Exemplo:
Altera o Decreto nº 605, de 15 de junho de 2011, que regulamenta
a Lei nº 5.561, de 27 de dezembro de 2010, que institui a Nota
Fiscal de Serviço Eletrônica e o Recibo Provisório de Serviços.
Nos formulários, o assunto é a identificação do documento.
8. Texto
O texto deve ser digitado em tamanho da fonte 12 (doze),
a exceção do cabeçalho e do rodapé, fonte Times New Roman e
com espaçamento simples entre linhas, alinhamento justificado
com recuo da primeira linha. Afora alguns formulários, conforme o
item 14 do Capítulo 4.
O recuo especial da primeira linha dos parágrafos do texto
16 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
deve ser de 3,5cm (três vírgula cinco centímetros), alinhamento
justificado, exceto nos formulários, conforme item 14 do Capítulo
4 deste Manual.
Quando for utilizada mais de 1 (uma) página para a elaboração do documento, ao final de cada folha são grafadas reticências
“...”, alinhadas à direita, simbolizando a continuação do documento, com exceção da última página. Na página seguinte, inicia-se
com a abreviação de continuação “Cont.” e o título do documento,
com alinhamento justificado e sem recuo. Na mesma linha, separados por espaços, consta a informação “fl.” acrescida do número
da página, junto à margem direita. Nos documentos numerados,
após o título utiliza-se a expressão “nº” e o número do ato, a expressão “de” e o ano.
Exemplo:
...
Cont. Ofício nº 15, de 2015
fl. 2
9. Anexo
O documento anexo constitui informações para dar suporte
ao texto, comportando, acrescentando e ligando informações.
A identificação do anexo é escrita com a letra inicial maiúscula e numeração sequencial com algarismos romanos, com alinhamento centralizado. Quando se tratar de 1 (um) anexo, usa-se
a expressão “Anexo Único”. Exemplo: Anexo IV.
O título do anexo, na linha subsequente à identificação do
anexo, é escrito com a letra inicial maiúscula, alinhamento centralizado. O texto do anexo segue a estrutura padrão dos demais
documentos, com alinhamento justificado com recuo na primeira
linha, e a matéria do texto é organizada conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual.
O anexo é apresentado no final do documento, na página
posterior à assinatura da autoridade. Os anexos iniciam em pá| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 17
ginas exclusivas que seguem a numeração das páginas do documento. Assim, ao final da página das assinaturas são grafadas
reticências “...”, alinhadas à direita, simbolizando a continuação
do documento, e, na página seguinte, inicia-se com a abreviação
de continuação “Cont.” e o título do documento, com alinhamento
justificado e sem recuo. Na mesma linha, separados por espaços,
constará a informação “fl.” acrescida do número da página, junto
à margem direita. Nos documentos numerados, após o título, utiliza-se a expressão “nº” e o número do ato, a expressão “de” e o
ano. Na última página do anexo não são grafadas reticências.
Exemplo:
...
Cont. Decreto nº 15, de 2015
fl. 20
Anexo Único
Formulário para cadastramento
10. Fecho
O fecho arremata o texto e saúda o destinatário, exceto em
formulários. É separado do texto por 1 (uma) linha em branco,
alinhamento justificado com recuo da primeira linha. Conforme o
padrão recomendado pelo Manual de Redação da Presidência da
República, usa-se somente 2 (dois) fechos diferentes para todas
as modalidades de comunicação oficial, que são:
Respeitosamente (utilizado para autoridades de hierarquia
superior); e
Atenciosamente (utilizado para autoridades de mesma hierarquia e demais).
11. Identificação do signatário
As comunicações oficiais devem trazer, centralizados, o
nome e a função ou cargo da autoridade que as expede, digita18 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
do com iniciais maiúsculas, abaixo do local da assinatura, sem
destaques. É dispensável o traço para assinatura, em qualquer
documento.
Exemplo:
(Espaço para assinatura)
(Nome)
(Função ou cargo)
12. Rodapé
O rodapé de cada folha deve ser composto pelo endereçamento postal (rua, nº e complemento, bairro, cidade, estado,
Código de Endereçamento Postal (CEP)), telefone do gabinete
do secretário e site do Município, exceto em formulários que exijam o preenchimento e o encaminhamento dos contribuintes, bem
como os de atendimento ao cidadão. O texto deve ser alinhado
a 1,25cm (um vírgula vinte e cinco centímetros) da borda, centralizado, fonte Times New Roman, tamanho da fonte 10 (dez),
seguindo as orientações em cada documento.
Em certificado, contrato, convênio, convite, decreto, lei,
mensagem, portaria, projeto de lei e termo aditivo não há endereçamento no rodapé.
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 19
Capítulo 3: Características fundamentais do texto da
redação oficial
Destacam-se algumas regras gramaticais e técnicas utilizadas na redação oficial, facilitando assim a padronização e pesquisa na elaboração dos atos.
1. Sigla
A sigla é um tipo de abreviação utilizada para reduzir algumas palavras, a fim de que haja mais agilidade, tanto ao falar
quanto ao escrever. É formada, geralmente, pelas iniciais da palavra.
Regras para grafia de siglas:
a) sigla formada por até 3 (três) letras deve ser grafada em
maiúsculas. Exemplo: SMF, PMC, CEP;
b) sigla formada por mais de 3 (três) letras, que criam uma
palavra, tem a letra inicial grafada em maiúscula. Exemplo: Simprocan, Canoasprev, Acadef;
c) sigla formada por mais de 3 (três) letras, que não criam
uma palavra, deve ser grafada em maiúsculas. Exemplo: ASMC,
IPVA, ICMS;
d) sigla não necessita de pontos abreviativos. Exemplo:
EMEF e não E.M.E.F.;
e) na primeira vez em que a palavra é mencionada deve
ser escrita por extenso e, logo em seguida, a sigla entre parênteses. Nos formulários para preenchimento a mão, em que o significado das siglas compromete a formatação dos documentos, a
descrição das siglas deve ser redigidas ao final da página, com a
fonte Times New Roman, tamanho da fonte 8 (oito) ou 10 (dez),
conforme item 14 do Capítulo 4 deste Manual, alinhamento justificado sem recuo. Exemplos: Imposto Predial e Territorial Urbano
(IPTU); Conselho Comunitário Pró-Segurança Pública de Canoas
(CONSEPRO). Exemplos para formulários: Sigla: CPF (Cadastro
20 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
de Pessoa Física), RG (Registro Geral);
f) em documentos de expediente interno da Administração
Pública Direta, usa-se as siglas dos órgãos em ordem decrescente. Exemplo: Secretaria Municipal das Relações Institucionais/
Diretoria de Relações Governamentais/Unidade de Apoio/Equipe
de Apoio (SMRI/DRG/UA/EA).
2. Abreviatura
Abreviatura é a designação representativa de uma palavra
através de algumas de suas sílabas e/ou letras.
Regras para grafia de abreviaturas:
a) sempre que possível, devem ser utilizadas abreviaturas já
consagradas. Abreviaturas que fazem sentido para poucas pessoas ou somente para quem as utilizou devem ser evitadas;
b) escreve-se a primeira sílaba até a consoante seguinte,
porém a abreviatura deve ter metade ou menos da metade da
palavra original, do contrário, será melhor escrever a palavra por
extenso;
c) algumas palavras não seguem a regra geral para abreviatura. Exemplo: Apto (apartamento), rem. ou remte. (remetente);
d) todas as abreviaturas devem ser finalizadas com ponto,
porém quando coincidir com o final do período, não é necessário
outro ponto, pois o ponto da abreviatura também indica o final do
período. Exemplo: proc. (processo);
e) nas abreviaturas, a acentuação da palavra deve ser mantida se estiver na 1ª (primeira) sílaba ou se a 2ª (segunda) sílaba
iniciar por 2 (duas) consoantes, as 2 (duas) farão parte da abreviatura. Exemplo: séc. (século), adapt. (adaptação);
f) a grafia de maiúscula e minúscula em abreviatura é variável. Exemplo: Obs. obs.
g) as abreviaturas são pluralizáveis. Exemplo: vol. vols.
h) quando necessário o uso de plural na abreviatura, ele é
utilizado sem o apóstrofe. Exemplo: CDs e não CD’s.
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 21
3. Símbolo
O símbolo é um elemento essencial no processo de comunicação e são grafados de diversas formas. Alguns símbolos são
reconhecidos internacionalmente, outros só são compreendidos
dentro de um determinado grupo ou contexto (religioso, cultural,
etc.).
Regras para grafia de símbolo:
a) algumas convenções de símbolos reconhecidos internacionalmente, não são seguidos de ponto, não tem plural “s” e não
podem ser grafados como expoentes. Exemplo: h, kg, km;
b) na indicação de horas não exatas, os minutos devem ser
registrados. Exemplo: 17h30min.
4. Figura
A figura inserida para ilustrar o texto do documento deve ser
centralizada e medir o tamanho suficiente para a identificação do
conteúdo, com legenda abaixo, alinhamento centralizado, fonte
Times New Roman, tamanho da fonte 12 (doze).
5. Número
Grafar em algarismo arábico e por extenso qualquer referência a número e percentual, exceto data, número de ato e casos
em que houver prejuízo para a compreensão do texto.
O número será escrito por extenso quando iniciar frase, seguido do algarismo arábico entre parênteses, e, nos demais casos, o algarismo arábico será descrito por extenso entre parênteses. Exemplo: Três (3) titulares e 3 (três) suplentes.
6. Forma de tratamento e vocativo
O cargo e a função ocupada pelo destinatário do documento
irá determinar o pronome de tratamento e o vocativo a ser empregado. A concordância se dá com o sexo das pessoas representadas e não com o gênero gramatical. O Decreto nº 49, de 8 de
22 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
março de 2014, institui o uso da linguagem inclusiva de gênero
nos atos normativos, nos documentos e nas solenidades do Poder Executivo Municipal. Exemplo: Vossa Senhoria foi convidado
a participar do evento.
A utilização das expressões prezado(a), caro(a), ilustríssimo, entre outras, está abolida, assim como aboliu-se digníssimo
(DD.), mui (muito) digno (MD.), pois a dignidade é um pressuposto
para qualquer pessoa no exercício de cargo ou função pública.
A palavra senhor(a) somente é abreviada quando seguida
de nome próprio, adotando, no caso, a inicial maiúscula.
Doutor(a), Professor(a) e Mestre são títulos acadêmicos e
só devem ser utilizados nas situações específicas. Quando necessário, usa-se antes do nome e não antes do cargo ou vocativo.
Quadro Demonstrativo das Formas de Tratamento
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 23
7. Tempo verbal
O documento deve buscar a uniformidade do tempo verbal
em todo o texto, de preferência o tempo presente ou o futuro simples do presente.
8. Singular e plural
Quando o ato contiver assunto de responsabilidade exclusiva e pessoal de quem o assina, emprega-se o uso da primeira
pessoa do singular. Exemplo: Certifico que...
Quando quem assina o documento representa o órgão em
que exerce suas funções, é preferível o emprego da primeira pessoa do plural. Exemplo: Informamos que...
9. Expressões utilizadas na redação oficial
O conhecimento das regras gramaticais não é suficiente
para se escrever bem. O domínio do vocabulário, da ortografia
e da estrutura das frases e o emprego correto de expressões comuns no nosso dia a dia, contribuem para uma melhor redação.
O texto do documento deve iniciar de forma objetiva, abordando o assunto da comunicação. Evite as palavras de línguas
estrangeiras, porém, quando escritas devem ser grafadas em itálico.
24 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
Quanto às palavras honra, satisfação, prazer e outras semelhantes, reservar para mensagens que sejam, realmente, motivo
de honra, satisfação, prazer, entre outras.
10. Organização da redação do mérito
O ato de caráter urgente somente tem essa característica
quando devidamente demonstrada a relevância e a urgência da
matéria objeto da proposta, por meio da explicitação do motivo
pelo qual a matéria tenha se tornado urgente.
A proposta de ato normativo tem um único objeto, e assunto
idêntico não deve ser disciplinado por mais de uma proposta da
mesma espécie, salvo quando uma se destina, expressamente, a
regulamentar ou complementar a de referência.
Na ementa, no preâmbulo, na primeira remissão e na cláusula ou artigo de revogação em que há referência de documento
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 25
numerado, este deve ser identificado com a data completa e nas
demais referências no mesmo documento, deve ser escrito apenas o número de identificação e o ano. Exemplo: Lei nº 5.381, de
13 de março de 2009, e Lei nº 5.381, de 2009.
O artigo ou a cláusula de um ato normativo deve ser restrito
a um assunto ou a um princípio. O aspecto complementar à norma enunciada no caput do artigo ou da cláusula e a exceção a
essa norma devem ser abordados por meio de parágrafo. O inciso, a alínea e o item especificam e enumeram o assunto.
O primeiro artigo ou cláusula do texto do documento indica
o objeto e seu âmbito de aplicação, que devem ser estabelecidos
de forma específica, em conformidade com o conhecimento técnico ou científico da área de quem propõe a matéria.
A palavra utilizada para expressar o objeto principal do texto
deve ser repetida em todas as referências, evitando o emprego de
sinônimos, para facilitar o entendimento e a pesquisa.
Quando um dispositivo do texto necessita mencionar ou referir outro dispositivo, deve ser indicado, expressamente, o dispositivo objeto de referência e o diploma legal. Exemplo: art. 5º
deste Decreto e não artigo anterior.
Toda fundamentação legal no ato deve ser indicada em ordem crescente. Exemplo: inciso III do § 3º do art. 8º deste Decreto.
A retificação é utilizada para correção de erro material do
ato e a alteração é utilizada para substituir, suprimir ou acrescer
conteúdo ao ato normativo. Caso haja necessidade de acréscimo
de redação entre os artigos, os seguintes não devem ser renumerados e o dispositivo acrescido será identificado com o número
do artigo de referência separado por hífen e letra maiúscula em
ordem alfabética. Exemplo: Art. 5º-A.
Quando a alteração recair sobre parágrafos, incisos, alíneas
e itens é permitida a renumeração. No entanto, é vedado o reaproveitamento de número ou letra de dispositivo revogado, vetado
ou declarado inconstitucional.
26 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
A Nova Redação (NR) deve estar disposta entre aspas
com identificação ao final do texto pelas letras maiúsculas, entre parênteses. Se a alteração atingir considerável teor do ato,
recomenda-se reproduzir o texto integral e revogar o documento
original. Exemplo: “Art. 1º Institui a1ª Conferência Municipal do
Adolescente.” (NR).
O artigo de revogação deve relacionar, de forma expressa,
todas as disposições revogadas com a entrada em vigor do documento.
A proposta de ato normativo deve indicar sua vigência. Os
documentos de menor repercussão devem entrar em vigor na
data de sua publicação, caso contrário, deve ser estabelecido um
período de vacância. Exemplo: Esta Lei entra em vigor no prazo
de 180 (cento e oitenta) dias, a partir da data de sua publicação.
Dessa forma, a estrutura do documento inicia-se com os artigos ou cláusulas que dispõem sobre o objeto do documento, as
revogações e, por último, o artigo referente à vigência do ato.
11. Regras de elaboração de texto
O texto de decreto, lei, portaria e projeto de lei observa as
seguintes regras:
Agrupamento:
•nos documentos mais extensos, as normas podem ser divididas em blocos de artigos, denominados Partes, Livros,
Títulos, Capítulos, Seções e Subseções, para organizar o
conteúdo, facilitar a compreensão e a pesquisa. Exemplo:
Lei nº 2009, de 2009; PARTE GERAL, LIVRO I, TÍTULO I,
CAPÍTULO I, Seção I, Subseção I, Art. 1º;
•o texto da parte pode ser subdividido em parte geral e parte
especial, ou em partes expressas em numeral ordinal, por
extenso, em letras maiúsculas, sem negrito;
•o texto do livro, título e capítulo são grafados em letras maiúsculas e identificados por algarismos romanos;
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 27
•o texto das seções e subseções é indicado por algarismo
romano, iniciado com letra maiúscula grafada em negrito;
•utiliza-se uma linha em branco entre parte, livro, título, capítulo, seção e subseção; e não se utiliza linha em branco
entre artigo, parágrafo, inciso, alínea, item e subitem.
Artigo:
•divisão do texto abreviado como “Art.”, seguido de numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhado de ponto,
a partir do décimo, separado do texto por 1 (um) espaço em
branco, sem traços ou outros sinais;
•o texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e encerra-se
com ponto final ou com dois pontos, nos casos em que se
desdobrar em incisos, e não se utiliza ponto final no meio do
artigo;
•o artigo se desdobra em parágrafos ou incisos.
Parágrafo:
•os parágrafos dos artigos são indicados pelo símbolo “§”,
seguido de numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhado de ponto, a partir do décimo. Porém, se o artigo
tiver 1 (um) parágrafo, será indicado pela expressão “Parágrafo único.”, seguida de ponto;
•a numeração do parágrafo é separada do texto por 1 (um)
espaço em branco, sem traço ou outros sinais;
•o texto do parágrafo único - e dos parágrafos - inicia-se
com letra maiúscula e encerra-se com ponto final ou com
dois pontos, nos casos em que se desdobrar em incisos.
Inciso:
•os incisos são indicados por algarismos romanos seguidos
de traço, o qual é separado do algarismo e do texto por 1
(um) espaço em branco;
•o texto do inciso inicia-se com letra minúscula, salvo quando se trata de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula, na sequência da numeração, dois pontos, quando se
28 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
desdobrar em alíneas, e ponto final, quando for o último inciso.
Alínea:
•as alíneas são indicadas com letra minúscula, seguindo o
alfabeto e acompanhada de parênteses, separado do texto
por 1 (um) espaço em branco. Quando o número de alíneas
for superior a 26 (vinte e seis) letras, segue o alfabeto dobrando as letras. Exemplo: “aa”;
•o texto da alínea inicia-se com letra minúscula, salvo quando se trata de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula, na sequência da numeração, dois pontos, quando se
desdobrar em itens, e ponto final, quando for a última alínea.
Item:
•itens são indicados por algarismos arábicos, seguidos de
ponto e separados do texto por 1 (um) espaço em branco;
•o texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando
se tratar de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula,
na sequência da numeração, dois pontos, quando se desdobrar em subitens, e ponto final, quando for o último item.
Subitem:
•os subitens são indicados pelo item, seguido de ponto e o
algarismos arábicos na sequência numérica, separados do
texto por 1 (um) espaço em branco;
•o texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando
se tratar de nome próprio, e encerra-se com ponto-e-vírgula, na sequência da numeração, e ponto final, quando for o
último subitem.
O texto de contrato, convênio, edital e termo aditivo é disposto em cláusulas, de forma objetiva. A cláusula é o dispositivo
legal do documento, escrita em letras maiúsculas, alinhamento
justificado sem recuo, sem negrito, seguida de numeral ordinal
por extenso, hífen e a denominação da parte abordada. Exemplo:
CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO.
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 29
O texto de cada cláusula deve ser escrito na linha seguinte
com a letra inicial maiúscula e encerrado com ponto final, alinhamento justificado com recuo da primeira linha. A cláusula pode se
dividir em item e subitem e não se utiliza linha em branco entre
eles.
No contrato e convênio se faz necessária a qualificação das
partes, denominadas contratante e contratado ou convenente e
conveniado, respectivamente: nome do órgão ou entidade, endereço completo da sede administrativa, CNPJ, nome do representante, RG, CPF, endereço completo. No termo aditivo, as partes
devem ser referidas e qualificadas e são denominadas da mesma
forma do documento aditado.
30 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
Capítulo 4: Tipos de comunicação oficial
Apresenta-se os tipos de comunicação oficial mais utilizados
no Município de Canoas, definindo o conceito e a estrutura de
cada documento. A estrutura padrão das comunicações oficiais
deve ser formatada conforme o Capítulo 2.
1. Apostila
Conceito: aditamento a ato enunciativo ou declaratório de
uma situação anterior criada por lei. É utilizado, também, nos casos de retificação e atualização de dados funcionais, averbando abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias pessoais (nomeação, promoção, ascensão, recondução, remoção,
reintegração, dispensa, disponibilidade, demissão, exoneração,
aposentadoria, reintegração, readaptação e aproveitamento). Ao
apostilar título, a Administração não cria direito, pois apenas reconhece a existência de um direito criado por norma legal ou para
que seja corrigida flagrante inexatidão do texto original (erro na
grafia dos nomes próprios, lapso de especificações de datas, entre outros).
A correção não pode alterar a substância do ato já publicado, e deve ser publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno, e, quando se tratar de ato referente à Secretário Municipal,
também no Diário Oficial do Município de Canoas.
Se o lapso houver ocorrido em portaria pessoal, a correção
por apostilamento estará a cargo do responsável da pasta, pelas
informações de pessoal, evitando assim a sobrecarga da Administração com a assinatura de atos repetidos, além da economia
processual gerada com essas eventuais correções.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 31
documento, constando a retificação ou a averbação que
está sendo feita, com a remissão ao ato de referência, alinhamento justificado com recuo da 1ª (primeira) linha;
•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo
do texto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade responsável, alinhamento centralizado.
2. Ata
Conceito: documento que registra, sucintamente, mas de
forma objetiva, exata e metódica, as ocorrências, deliberações,
resoluções, decisões e discussões realizadas em assembleias,
sessões e reuniões em geral.
Possui as seguintes características:
a) constitui-se, além do título, em um único parágrafo, ocupando todo o espaço da página, sem espaços para parágrafos ou
alíneas, dificultando a inserção de informações posteriores;
b) não são admitidas rasuras ou emendas físicas;
c) não se utilizam corretivos de texto;
d) quando o erro é constatado após a redação, usa-se a
expressão “Em tempo”, seguido do texto relativo à correção ou
acréscimo antes das respectivas assinaturas;
e) não são utilizadas abreviaturas de palavras ou expressões;
f)os numerais são grafados por extenso;
g) quando utilizadas com periodicidade, recomenda-se o
uso de um livro próprio, quando manuscritas, ou arquivo próprio,
quando digitadas, com o uso de numeração sequencial relativa a
cada órgão ou instituição a que pertençam;
h) assinam a ata todos os presentes à reunião. As assinaturas devem ser em sequência, separadas apenas por vírgula logo
após o texto. Dependendo do caso, regramentos específicos de32 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
terminam que a assinatura deva se dar apenas por pessoas que
ocupem cargos específicos (presidente, secretário, entre outros)
e a comprovação da participação, através de lista de presenças
com o cabeçalho e data próprios do evento específico;
i) quando digitalizadas, todas as folhas devem ter a rubrica
original do presidente junto ao número da página e não se deve
imprimir textos nos versos das folhas, apenas a frente de cada
folha deverá ser utilizada.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, acrescido do tipo de reunião, alinhamento centralizado;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do
documento, iniciando com a data, hora e local de realização do evento, grafados por extenso, pessoas presentes,
devidamente qualificadas, informações sucintas do debate
realizado, fecho com o nome de quem lavrou a ata e função,
seguido da assinatura dos demais presentes e, por último, a
assinatura de quem está presidindo a reunião, alinhamento
justificado sem recuo.
3. Atestado
Conceito: ato administrativo, enunciativo, escrito pelo qual a
Administração comprova um fato ou uma situação de que tenha
conhecimento por seus órgãos competentes, como atestados de
matrícula, de residência, de frequência, etc.
Estrutura:
•texto com a exposição do fato, alinhamento justificado com
recuo da primeira linha;
•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo
do texto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autorida| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 33
de que atesta, alinhamento centralizado.
4. Certidão
Conceito: ato administrativo enunciativo fornecido por autoridade competente a pedido de cidadão ou autoridade administrativa ou judicial. Visa transcrever, textualmente, ou através de
cópias, a existência, ou não, de ato ou fato constante em documentos, processos ou livros.
Trata-se de documento revestido de formalidade legal, previsto na alínea ‘b’ do inciso XXXIV do art. 5º da Constituição Federal. O texto do dispositivo traz que independe do pagamento
de taxas “a obtenção de certidões em repartições públicas, para
defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse
pessoal”.
As certidões podem ser de inteiro teor ou resumidas, se
traduzirem, fielmente, o que contém o original a que se referem.
Quando a certidão consiste em transcrição integral também recebe o nome de traslado, escrita em linhas corridas sem emendas
ou rasuras.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do
documento, com a transcrição do que foi requerido e encontrado referente ao pedido, alinhamento justificado com recuo
da primeira linha;
•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo
do texto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função do responsável, alinhamento centralizado.
34 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
5. Certificado
Conceito: reconhecimento formal, que certifica a participação em cursos, seminários e outros eventos destinados ao desenvolvimento profissional, técnico ou científico.
Estrutura:
•identificação do documento não é necessária;
•texto deve conter o nome completo do participante e do
evento, tempo de duração das atividades em horas, local,
período de realização e carga horária total do evento e a
data ao final, alinhamento centralizado;
•identificação dos signatários na mesma linha, abaixo do
espaço em branco para as assinaturas dos ministrantes e
ou coordenadores do evento e autoridade maior da entidade
que organizou com o nome e cargo ou função, alinhamento
centralizado;
•no verso do documento, devem ser listados os conteúdos
abordados no evento, palestrantes e carga horária, número
do registro do certificado do órgão expedidor e a frequência
do participante no curso, alinhamento justificado sem recuo.
6. Circular
Conceito: ato administrativo expedido para diferentes pessoas, órgãos ou entidades, com conteúdo idêntico. Pode conter
endereçamento simultâneo a diversos destinatários, transmitir ordens, orientações, instruções, avisos, pedidos ou normas.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinhamento justificado sem recuo;
•local por extenso e data, na linha subsequente à identificação do documento, alinhamento à direita;
•destinatários, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e
da data, alinhamento justificado sem recuo;
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 35
•assunto, 1 (uma) linha em branco abaixo dos destinatários,
com resumo do teor do documento, em negrito, alinhamento
justificado sem recuo;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, com a
matéria de forma objetiva em parágrafos que podem ser organizados em item ou subitens, alinhamento justificado com
recuo da primeira linha;
•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que expede o documento, alinhamento centralizado.
7. Contrato
Conceito: instrumento jurídico em que as partes firmam direitos e obrigações de comum acordo. Organizado com cláusulas,
que podem ser alteradas ou prorrogadas, mediante termo aditivo.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado;
•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação
do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final,
alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito
centímetros);
•introdução, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa,
com qualificação das partes e de seus representantes e
denominação do tratamento no corpo do texto, como contratante e contratado, alinhamento justificado com recuo da
primeira linha;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da introdução, com a
matéria do ato organizada, conforme as normas contidas no
Capítulo 3 deste Manual;
36 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras
maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre
parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e
ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;
•espaço em branco para assinatura das partes, alinhamento centralizado, e espaço em branco para assinatura de, no
mínimo, 2 (duas) testemunhas com documentos de identificação (CPF e RG), com alinhamento justificado sem recuo.
8. Convênio
Conceito: acordo administrativo firmado por entidades públicas ou entre a Administração e entidades privadas para a realização de objetivos e interesses comuns. Diferente do contrato,
onde as partes têm interesses diversos e opostos. Assim como
no contrato, as cláusulas podem ser alteradas ou prorrogadas,
mediante termo aditivo.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado;
•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação
do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final,
alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito
centímetros);
•introdução, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa,
com qualificação das partes e de seus representantes e denominação do tratamento no corpo do texto, como convenente e conveniado, alinhamento justificado com recuo da
primeira linha;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da introdução, com a
matéria do ato organizada conforme as normas contidas no
Capítulo 3 deste Manual;
•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 37
maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre
parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e
ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;
•espaço em branco para assinatura das partes, alinhamento centralizado, e espaço em branco para assinatura de, no
mínimo, 2 (duas) testemunhas com documentos de identificação (CPF e RG), alinhamento justificado sem recuo.
9. Convite
Conceito: ato que solicita a presença ou participação de alguém a um evento. A elaboração do convite deve considerar: a
ocasião, o local de realização e a programação, sendo facultativo
o grau de formalidade, o público-alvo, a presença de convidados
especiais e o traje.
O convite pode ser multi ou unidirecional dirigido a autoridades. Em especial aos Chefes de Poder, é feito individualmente,
em forma de ofício; nos demais casos, pode-se utilizar convite
padronizado impresso. Em eventos abertos ao público, pode-se
convidar também pelos veículos de comunicação e/ou por meio
eletrônico. Quando se inclui a programação completa do evento e
essa for muito extensa, pode-se fazê-lo em 2 (duas) partes separadas: convite e programação.
Estrutura:
•toda a estrutura deve ser separada por 1 (uma) linha em
branco, alinhamento centralizado;
•identificação do signatário, cargo da autoridade ou órgão
que convida. Exemplo: Prefeito, Secretário, Diretor de escola, Prefeitura, Secretaria, etc;
•introdução com informação do nome e do tipo do evento;
•dia e hora;
•local com informação de endereço completo;
•informação da presença de convidados especiais, opcional.
38 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
•Em caso de cerimônias formais, solicitar a confirmação de
presença e enviar o convite com antecedência de 10 (dez) a
15 (quinze) dias.
10. Convocação
Conceito: ato pelo qual a autoridade competente requer a
presença de alguém ou um grupo de pessoas.
Estrutura:
•vocativo a quem se dirige a convocação, alinhamento justificado sem recuo;
•nome do destinatário, abaixo do vocativo, alinhamento justificado sem recuo;
•texto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do nome do destinatário, com redação objetiva, alinhamento justificado com
recuo da primeira linha;
•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo
do texto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que convoca, alinhamento centralizado.
11. Decreto
Conceito: ato administrativo normativo de competência exclusiva do Chefe do Poder com numeração sequencial, iniciada
a cada exercício. Dispõe sobre situações gerais, individuais ou
específicas, com caráter imperativo, destinado a assegurar e normatizar situações políticas, sociais, jurídicas e administrativas.
Além de regulamentar o cumprimento de lei, atua sobre matérias
de ordem funcional, interesses administrativos e assuntos da jurisdição dos Poderes.
Estrutura:
•identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido
do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 39
ano, alinhamento centralizado;
•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação
do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final,
alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito
centímetros);
•fundamentação, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com denominação completa da autoridade executiva que
expede o ato e citação do dispositivo legal de atribuição dessa competência, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•considerando, 1 (uma) linha em branco abaixo da fundamentação, o número do documento que contém justificativa
para a expedição do decreto, alinhamento justificado com
recuo da primeira linha;
•“DECRETA:”, 1 (uma) linha em branco abaixo do considerando, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da expressão “DECRETA”, com a matéria do ato organizada, conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;
•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras
maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre
parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e
ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade, alinhamento centralizado.
12. Edital
Conceito: ato utilizado para dar conhecimento e divulgação
de diversos assuntos como abertura de licitação, convocação de
servidores, abertura de concurso público, avisos, intimação, entre
outros. Sua divulgação é feita por meio de publicação, integral40 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
mente ou em forma de resumo, em órgãos oficiais, jornais com
maior circulação e afixado em locais de acesso dos interessados
para transmitir assuntos de interesse público, visando o cumprimento de determinações legais, bem como serve de lei interna
para os convocados aderentes.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do
documento, com a matéria do ato organizada conforme as
normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;
•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras
maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre
parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e
ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade, alinhamento centralizado.
13. Exposição de motivos
Conceito: expediente, referente à proposta de projeto de lei,
dirigido ao Prefeito por uma ou mais secretarias para informar
determinado assunto, sugerir alguma medida ou submeter à sua
consideração a matéria.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinhamento justificado sem recuo;
•local por extenso e data, na linha subsequente à identificação do documento, alinhamento à direita;
•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data,
nas linhas subsequentes o nome do destinatário e após o
cargo ou função, alinhamento justificado sem recuo;
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 41
•assunto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo,
com resumo do teor do documento em negrito, alinhamento
justificado sem recuo;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, com
estrutura idêntica a do ofício, para submeter ao Prefeito
ato informativo, sugestão de alguma medida a ser adotada
ou para apresentar alguma proposta. O texto deve conter
3 (três) informações: o relato do problema que se quer resolver, com a descrição detalhada das causas, características e se já foi tomada alguma providência para resolvê-lo;
a indicação da solução sugerida para o problema, com as
características do ambiente de intervenção, viabilidade de
implementação e efeitos junto ao governo e à sociedade; e o
porquê da escolha da solução anunciada, alinhamento com
recuo da primeira linha;
•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que expede o documento, alinhamento centralizado.
14. Formulário
Conceito: documento estruturado segundo finalidade e fluxo
específicos, destinado a receber, requerer, preservar e transmitir
informações.
Estrutura:
•cabeçalho, com tamanho ajustado ao espaço utilizado
para o formulário, seguindo, proporcionalmente, as regras
dispostas no item 1 do Capítulo 2 deste Manual;
•configuração da página adequada para o aproveitamento
da folha tanto na orientação retrato quanto na paisagem,
desde que as margens não sejam inferiores a 1cm (um centímetro);
42 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, e a
finalidade do formulário, alinhamento centralizado;
•texto, estruturado com campos para preenchimento segundo o objetivo e o andamento específicos do formulário,
alinhamento justificado sem recuo, em fonte Times New Roman, com espaçamento simples entre linhas e tamanho da
fonte proporcional:
•local por extenso e data com o dia em algarismos arábicos,
exceto o primeiro, que deve ser em algarismo ordinal (1º),
não se admitindo zero à esquerda. O mês deve ser escrito
em algarismos arábicos e o ano, em algarismos arábicos
com 4 (quatro) dígitos, separando dia, mês e ano por ponto,
alinhamento justificado sem recuo ou à direta, dependendo
da disposição do conteúdo;
•espaço em branco para assinatura do requerente, alinhamento centralizado;
•rodapé com tamanho ajustado ao espaço utilizado para o
formulário, seguindo, proporcionalmente, as regras dispostas no item 12 do Capítulo 2 deste Manual, composto pelo
endereçamento postal e pelo telefone do local responsável
pelo documento e sítio do Município, com fonte Times New
Roman tamanho 8 (oito) ou 10 (dez).
15. Lei
Conceito: norma ou conjunto de normas jurídicas criadas por
meio de processos próprios e estabelecidas pelas autoridades
competentes, para estabelecer condutas e garantir o melhor interesse da coletividade, a fim de assegurar a convivência pacífica
entre os cidadãos.
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 43
As leis complementares e ordinárias tem numeração sequencial em continuidade à série em vigor.
Estrutura:
•identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido
do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e
ano, alinhamento centralizado;
•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação
do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final,
alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito
centímetros);
•“O Prefeito Municipal de Canoas”, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, na linha seguinte à expressão “Faço
saber que a Câmara Municipal aprovou e eu sanciono e promulgo a seguinte” e, na próxima linha, a expressão “LEI:”,
alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da expressão “LEI”,
com a matéria do ato organizada, conforme as normas contidas no Capítulo 3 deste Manual;
•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras
maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre
parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e
ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade, alinhamento centralizado.
16. Memorando
Conceito: instrumento de comunicação interna na Administração Pública, que trata de assuntos referentes à atividade administrativa, digitado na forma on-line ou impressa.
O memorando on-line pode ser individual ou circular, com
estrutura estabelecida pelo sistema de uso exclusivo da Adminis44 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
tração Municipal, denominado intranet. Essa ferramenta não pode
ser usada para o envio de mensagens de caráter pessoal.
O memorando individual é enviado a apenas 1 (um) destinatário por vez com despacho no próprio documento e, se necessário, arquivos em anexo, podendo ser remetido a outros usuários
ou devolvido à origem para arquivamento. O memorando circular
é enviado, simultaneamente, a mais de 1 (um) destinatário, com
o objetivo de divulgar informações, notícias ou eventos. Possui
caráter informativo.
O uso do memorando impresso deve ser evitado, mas, havendo necessidade, deve estar disposto conforme a estrutura
abaixo.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinhamento justificado sem recuo;
•local por extenso e data, na linha subsequente à identificação do documento, alinhamento à direita;
•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data,
nas linhas subsequentes o nome do destinatário e após o
cargo ou função, alinhamento justificado sem recuo;
•assunto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo,
com resumo do teor do documento, em negrito, alinhamento
justificado sem recuo;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo do assunto, com a
matéria de forma objetiva em parágrafos que podem ser organizados em itens. Quando a matéria não for apenas um
encaminhamento, deve conter uma breve apresentação do
assunto de forma direta, detalhamento do assunto e o encerramento da comunicação, alinhamentos justificado com
recuo da primeira linha;
•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 45
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que expede o documento, alinhamento centralizado.
17. Mensagem
Conceito: instrumento de comunicação oficial enviado pelo
Chefe do Poder Executivo ao Chefe do Poder Legislativo.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento justificado sem recuo;
•local por extenso e data, na linha subsequente à identificação do documento, alinhamento à direita;
•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data,
nas linhas subsequentes o nome do destinatário, cargo, cidade e estado, alinhamento justificado sem recuo;
•texto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo, com
exposição do problema tratado pelo projeto de lei, a indicação da solução proposta, acompanhada de demonstração
de que sua aplicação tem viabilidade técnica e aceitação
social, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que expede o documento, alinhamento centralizado.
18. Ofício
Conceito: instrumento de comunicação externa, utilizado pelas autoridades para tratar de assuntos de interesse da Administração Pública, em caráter oficial, destinado a outro órgão público
ou particular. É assinado pelo titular da pasta.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, se46 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
guido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinhamento justificado sem recuo;
•local por extenso e data, na linha subsequente à identificação do documento, alinhamento à direita;
•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data,
nas linhas subsequentes o nome do destinatário, cargo ou
função, endereço completo, cidade e estado, alinhamento
justificado sem recuo;
•assunto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo,
com resumo do teor do documento, em negrito, alinhamento
justificado sem recuo;
•forma de tratamento e cargo ou função, 1 (uma) linha em
branco abaixo do assunto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da forma de tratamento, com matéria exposta de forma objetiva, podendo ser
organizado em parágrafos e itens. Deve conter uma breve
apresentação do assunto, detalhamento e o encerramento
da comunicação, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que expede o documento, alinhamento centralizado.
19. Parecer
Conceito: instrumento utilizado para expressar opinião fundamentada, técnica ou jurídica, sobre determinado assunto. Objetiva esclarecer, interpretar e explicar fatos, de preferência, usando
como referências artigos científicos comprovados ou leis que expliquem a opinião.
Estrutura:
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•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número, ano e sigla do órgão que o expede, alinhamento centralizado;
•dependendo da finalidade do parecer, utiliza-se ementa, 1
(uma) linha em branco abaixo da identificação do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada
com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do
documento ou da ementa, com breve relato do caso a ser
tratado, após desenvolvimento com análise e fundamentos
dos fatos e conclusão coerente com a fundamentação, de
forma objetiva, organizado em parágrafos, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo
do texto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função do responsável, alinhamento centralizado;
•nos casos em que há necessidade da chancela da autoridade hierarquicamente superior, utiliza-se a identificação
da autoridade superior abaixo do espaço em branco para
assinatura com o nome e cargo ou função, alinhamento centralizado.
20. Portaria
Conceito: ato administrativo normativo pelo qual a autoridade competente estabelece diretrizes administrativas, serviços
e organização funcional. Numeração sequencial iniciada a cada
exercício.
Estrutura:
•identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido
do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e
48 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
ano, alinhamento centralizado;
•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação
do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final,
alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito
centímetros);
•fundamentação, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com denominação completa da autoridade executiva que
expede o ato e citação do dispositivo legal de atribuição dessa competência, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•considerando, 1 (uma) linha em branco abaixo da fundamentação, o número do documento que contém justificativa
para a expedição da portaria, alinhamento justificado com
recuo da primeira linha;
•“DECIDE:”, 1 (uma) linha em branco abaixo do considerando, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da expressão “DECIDE”, com a matéria do ato organizada conforme as normas
contidas no Capítulo 3 deste Manual;
•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras
maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre
parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e
ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade responsável, alinhamento centralizado.
21. Projeto de lei
Conceito: proposta normativa submetida à deliberação de
um órgão legislativo para constituir uma lei. O encaminhamento
é realizado através da mensagem, onde é justificada a proposta.
Tem origem executiva ou legislativa, com procedimentos especí| Manual de Redação Oficial do Município de Canoas | 49
ficos. O projeto de lei tem numeração sequencial, iniciada nova
contagem no início de cada exercício. O procedimento para a
elaboração e encaminhamento de projeto de lei está disposto no
Decreto próprio.
Estrutura:
•identificação do documento, em letras maiúsculas, seguido
do número e dia, mês por extenso em letras maiúsculas e
ano, alinhamento centralizado;
•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação
do documento, com resumo da matéria a ser tratada no texto, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final,
alinhamento justificado com recuo esquerdo de 8cm (oito
centímetros);
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa, com a
matéria do ato organizada conforme as normas contidas no
Capítulo 3 deste Manual;
•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras
maiúsculas sem data, alinhamento justificado sem recuo.
Exemplo: MUNICÍPIO DE CANOAS, em;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade, alinhamento centralizado.
22. Recibo
Conceito: documento que comprova a transação realizada,
em que alguém recebeu de outrem a prestação ou entrega acordada.
Estrutura:
•identificação do documento seguido do número e ano, alinhamento centralizado;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação do
documento, com redação objetiva, alinhamento justificado
sem recuo;
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•local por extenso e data, 1 (uma) linha em branco abaixo
do texto, alinhamento justificado sem recuo;
•espaço em branco para assinatura com o nome e documentos de identificação (CPF e RG), alinhamento centralizado.
23. Relatório
Conceito: descrição de fatos utilizada para informar resultados parciais ou totais de uma determinada atividade, a fim de
registrar ou prestar contas.
Estrutura:
•identificação do documento, alinhamento centralizado;
•local por extenso e data, na linha subsequente à identificação do documento, alinhamento à direita;
•vocativo, 2 (duas) linhas em branco abaixo do local e data,
alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•texto, 2 (duas) linhas em branco abaixo do vocativo, com
apresentação da matéria a ser relatada, fundamentação legal, descrição das informações e esclarecimentos para a
compreensão da autoridade a que se destina, podendo ser
usado gráfico, fotografia, mapa, etc, dispostos no teor do documento ou em anexos, e finalização dos dados coletados
e análise de forma conclusiva, podendo conter recomendações do relator, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•fecho, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•identificação do signatário abaixo do espaço em branco
para assinatura com o nome e cargo ou função da autoridade que expede o documento, alinhamento centralizado.
24. Termo aditivo
Conceito: instrumento jurídico que altera, modifica ou corrige
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as cláusulas de contrato ou convênio, mediante acordo entre as
partes.
Estrutura:
•identificação do documento, com letra inicial maiúscula, seguido do número e ano, alinhamento centralizado;
•ementa, 1 (uma) linha em branco abaixo da identificação
do documento, com o objeto aditado, iniciada com letra maiúscula e terminada com ponto final, alinhamento justificado
com recuo esquerdo de 8cm (oito centímetros);
•introdução, 1 (uma) linha em branco abaixo da ementa,
com qualificação das partes e de seus representantes e denominação do tratamento no corpo do documento aditado,
alinhamento justificado com recuo da primeira linha;
•texto, 1 (uma) linha em branco abaixo da introdução, com a
matéria do ato organizada, conforme as normas contidas no
Capítulo 3 deste Manual;
•local, 1 (uma) linha em branco abaixo do texto, em letras
maiúsculas e data por extenso em letras minúsculas e entre
parênteses em algarismos arábicos, separando dia, mês e
ano por ponto, alinhamento justificado sem recuo;
•espaço em branco para assinatura das partes, alinhamento centralizado, e espaço em branco para assinatura de, no
mínimo, 2 (duas) testemunhas com documentos de identificação (CPF e RG), alinhamento justificado sem recuo.
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Capítulo 5: Modelos de comunicação oficial
Os modelos de comunicação oficial estão dispostos em ordem alfabética, conforme a estrutura padrão e os tipos de comunicação oficial descritos nos Capítulos 2 e 4 deste Manual.
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1. Modelo de apostila
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2. Modelo de ata
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3. Modelo de atestado
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4. Modelo de certidão
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5. Modelo de certificado (página na orientação paisagem)
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6. Modelo de circular
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7. Modelo de contrato
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8. Modelo de convênio
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9. Modelo de convite
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10. Modelo de convocação
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11. Modelo de decreto
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12. Modelo de edital
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13. Modelo de exposição de motivos
66 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
14. Modelo de formulário
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15. Modelo de lei
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16. Modelo de memorando
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17. Modelo de mensagem
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18. Modelo de ofício
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19. Modelo de parecer
72 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
20. Modelo de portaria
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21. Modelo de projeto de lei
74 | Manual de Redação Oficial do Município de Canoas
22. Modelo de recibo
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23. Modelo de relatório
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24. Modelo de termo aditivo
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Referência (Novas)
•Manual de Redação Oficial. 1ª Edição.
•Decreto nº 49, de 8 de março de 2014
•wikipédia
•biblioteca.planejamento.gov.br/.../texto-31-apostila-completa-de-redacao Acesso em 24/3/2014, às 15h