Negociação de Contratos Ágeis de
Software
Gabriel Chequer
Outubro de 2011
Escopo dessa apresentação
0) Introdução: A importância do Contrato.
1) Contrato por Tempo e Material (Ágil).
1.1) Definição
1.2.1) Vantagens
1.2.2) Desvantagens
2) Contrato “Money for nothing, changes for free” (Scrum).
2.1) Definição
2.2.1) Vantagens
2.2.2) Desvantagens
3) Contrato de Custo Alvo (Ágil).
3.1) Definição
3.2.1) Vantagens
3.2.2) Desvantagens
4) Contrato de Preço Fixo (Scrum).
4.1) Definição
4.2.1) Vantagens
4.2.2) Desvantagens
4.3) Procedimento
5) Como convencer o cliente a usar métodos ágeis.
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0) Introdução
A importância do Contrato.
• De acordo com o Agile Manifesto:
– “Trabalhar com o cliente é mais importante do que negociar contratos”.
• Mas...
– No início do projeto, temos muito com o que se preocupar do que
apenas um acordo verbal.
• O que está em jogo?
Dinheiro, Sucesso
e Risco.
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0) Introdução
A importância do Contrato.
• O contrato certo garante o sucesso do projeto?
– Não, mas torna sua vida mais fácil.
• O contrato errado impede o sucesso?
– Não, mas torna sua vida mais complicada.
• As regras corretas aumentam as chances
de sucesso de ambos cliente e fornecedor.
• As regras erradas torna a cooperação difícil
e impede o sucesso do projeto.
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0) Introdução
Qual o propósito de um contrato?
• Definir as regras básicas do projeto.
• Distribuir os riscos e refletir a confiança entre as partes
envolvidas.
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0) Introdução
Issues de Contrato
• São vistos como uma competição onde o objetivo é colocar
o adversário em desvantagem, especialmente quando as
coisas vão mal.
– Quem paga e quanto:
• Se o projeto passar do prazo?
• Se o projeto for mais difícil
do que se esperava?
– Geralmente quem paga é a qualidade.
– Quem se beneficia se o projeto termina antes?
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0) Introdução
• Como os advogados pensam e o que valorizam
– Um profissional da lei dirá que foi bem sucedido em um
contrato se o cliente foi protegido no maior grau possível
contra exposição ou risco.
– Ou seja, proteger os clientes de coisas que eles talvez não
saibam.
– Advogados são educados para lidar com o que acontece
quando relações se deterioram e a confiança é perdida.
• “Você sabe quando tem um bom contrato quando ambos os
lados estão insatisfeitos.”
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Projetos de Sucesso X Contratos de Sucesso
• Projetos de Sucesso
– Provêm de relações baseadas em colaboração, transparência e
confiança.
• Contratos de Sucesso
– Contêm mecanismos que incentivam a colaboração,
transparência e confiança.
– “Colaboração do Cliente mais do que Negociação de
Contrato.”
• Prioridade número 1 de todos são Projetos de Sucesso.
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1) Tipos de Contratos Existentes
• Escopo Variável:
– Contrato Time & Materials.
– Contrato Time & Materials com escopo variável e preço
máximo.
– Preço Fixo e escopo Variável.
• Escopo Fixo:
– Contrato de Preço fixo e escopo fixo.
– Contrato Time & Materials com escopo fixo e preço máximo.
• Variações:
– Phased development.
– Contrato de Lucro Fixo.
– Contrato de Custo Alvo.
– Contrato de Bonus/Cláusulas de punição.
– Contrato “Money for nothing, changes for free”.
– Contrato de Joint Ventures
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1) Contrato por Tempo e Material
1.1) Definição
• “Pay as you go”
• Pagamento é feito pelo:
– Número de horas de serviço gastas (desenvolvimento e
gerência) com preço fixo .
– Recursos utilizados (compras de hardware e software).
– Margem de lucro da empresa.
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1) Contrato por Tempo e Material
•
1.2.1) Vantagens
–
–
–
–
–
•
Bom para quando não se pode medir a duração e os custos do projeto com precisão de forma
antecipada e confiável.
Bom para o início de um projeto de escopo incerto.
O cliente tem flexibilidade para mudar os rumos do projeto e o fornecedor recebe um valor
justo pelo seu trabalho.
A vantagem do cliente é poder terminar o contrato quando quiser.
É muito usado na cena ágil porque o cliente pode modificar o escopo conforme o valor das
funcionalidades e conforme vai conhecendo, vendo, e experimentando o software.
1.2.2) Desvantagens
–
–
–
–
Pouquíssimo risco para o fornecedor. Ex.: Quanto mais ineficiente o fornecedor mais lucro ele
tem.
O trabalho pode se arrastar indefinidamente.
Difícil vender a ideia para o cliente (alto risco para o cliente).
Para reduzir o risco do cliente, o fornecedor pode negociar um limite de tempo para o
contrato. Ex.: não trabalhar por mais de 20 dias com um valor de X reais o dia de trabalho.
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1) Contrato por Tempo e Material
Citação
“O contrato por Tempo e Material é favorável em projetos de
orçamento apertado ou quando trabalhamos com um consultoria
de confiança. Para grandes projetos, ou quando trabalhamos com
consultores desconhecidos, preferimos preço fixo, pelo menos
inicialmente até identificarmos a capacidade do fornecedor de
entregar no prazo.”
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2) Contrato “Money for nothing, changes for free”
2.1) Definição:
•
O trabalho é, basicamente, em uma base Time and Materials com uma meta de custo, muitas vezes
com a intenção de que o projeto não deve usar o orçamento do projeto inteiro.
•
Depois de uma certa quantidade de funcionalidade entregue, o cliente deve perceber que valor de
negócio foi suficiente gerado e perceber que o desenvolvimento não é necessário. Podendo portanto,
cancelar o projeto.
•
Uma taxa de cancelamento
equivalente ao lucro
remanescente é cobrada.
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2) Contrato “Money for nothing, changes for free”
•
2.2.1) Vantagens
–
–
–
–
–
•
O risco é compartilhado entre ambas as partes, onde os dois têm interesse em finalizar o
projeto com antecedência. O cliente tem custo mais baixo e o fornecedor uma margem maior.
Escopo pode ser modificado. Features planejadas mas não implementadas podem ser
substituídas por outras de mesmo tamanho. Porém, features adicionais têm um preço extra.
O contrato transforma as vantagens do Scrum e Processos de Desenvolvimento de Software
em uma vantagem competitiva.
Priorizando e entregando valor de negócio incrementalmente, as chances de um fracasso total
são dramaticamente reduzidas e essa vantagem é repassada ao cliente.
Além disso, é um modelo cooperativo e, portanto oferece incentivos à ambas as partes para
manter os custos baixos.
2.2.2) Desvantagens
–
A cláusula de rescisão antecipada recompensa a maior produtividade alcançada com as equipes
de Scrum. Do lado negativo, esta cláusula é um pouco como um "pára-quedas dourado", que
pode não ser politicamente aceitável na situação econômica atual.
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3) Contrato de custo alvo
3.1) Definição
• “Preço alvo” – preço menor que o “preço limite”
• “Preço limite” - o máximo que o seu cliente vai pagar.
• O contrato dá um incentivo financeiro à ambos para alcançar o
“preço alvo”.
– Se o fornecedor executa o serviço abaixo do
preço alvo, as economias são divididas igualmente
entre cliente e fornecedor.
Da mesma forma, se o cliente passar do preço alvo,
o custo extra é dividido igualmente entre ambos,
mas somente até alcançar o “preço limite”.
Se o preço limite é alcançado, aí passa a ser como
um contrato de preço fixo.
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3) Contrato de custo alvo
•
3.2.1) Vantagens
– Divide o risco entre o fornecedor e o cliente de forma justa.
– Alinha objetivos proporcionando aos envolvidos incentivos para minimizar
escopo.
– O cliente tem a oportunidade de reduzir custos encontrando formas de
simplificar a complexidade sem sacrificar a qualidade.
– O fornecedor é desincentivado à esticar o tempo do projeto para aumentar
o tempo faturável.
– Protege o fornecedor do excesso de custos extras significativos.
– Oferece flexibilidade suficiente para tirar o melhor do desenvolvimento ágil.
– Faz com que cada lado considere o impacto de prazo e orçamento nas
decisões de escopo e equilibre a necessidade vs custo.
•
3.2.2) Desvantagens
– Pouco usado e testado.
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3) Contrato de custo alvo
• Adicione o buffer de contingência dependendo se:
– O cliente é conhecido.
– O escopo do projeto é bem definido.
• O percentual de contingência:
– 10% para clientes atuais e onde temos um alto nível de
segurança com relação ao escopo.
– Até 25% quando o cliente é novo e o escopo é vago.
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3) Contrato de custo alvo
• As modificações de escopo são classificadas em três tipos:
– Correções – mudanças para atingir os requisitos funcionais
implícitos nos storycards existentes.
• Põe na conta do story card, se passar, põe no buffer do projeto.
– Esclarecimentos – Mudanças que resultaram através do
feedback do cliente.
– Melhorias – novos storycards serão adicionados ao sistema.
• Melhoria ao invés de esclarecimento.
• Aumento de escopo do projeto e portanto, justificado como
aumento no lucro.
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4) Contrato de Preço fixo
4.1) Definição
–
É o tipo de contrato mais comum.
–
Um contrato de preço fixo é aquele em que o pagamento não depende
da quantidade de recursos utilizados.
–
As modificações de escopo são dificultadas.
–
Tendem a funcionar bem quando os custos do projeto são bem
conhecidos com antecedência.
–
Quando usados projetos onde as tecnologias não foram muito testadas
e desenvolvidas, frequentemente causam prejuízos ao fornecedor por
este não conseguir prever os custos do projeto.
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4) Contrato de Preço fixo
•
4.2.1) Vantagens
–
–
–
–
•
Menos trabalho de gerenciamento para o cliente.
Fornecedor é fortemente incentivado a cortar custos.
As empresas já tem familiaridade e experiência com esse tipo de contrato.
O Cliente já sabe o preço final do projeto desde o início.
4.2.2) Desvantagens
– O fornecedor assume todo o risco de escopo do projeto.
– O cliente também sofre ao se comprometer com um escopo fixo no início e na
dificuldade de mudanças ao perceber que sua necessidade é diferente.
– Sob um tipo de contrato de preço fixo, a tendência é que o cliente não aproveite
os benefícios do desenvolvimento ágil.
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4) Contrato de Preço fixo
4.3) Procedimento:
4.3.1) Defina suas prioridades.
• Classificação do nível de importância de cada item do product
backlog em termos de contrato.
• Como isso funcionaria:
– Todos os itens com importância:
• Maior que 100 devem obrigatoriamente serem incluídos na versão 1.0.
• 50 - 99 devem ser colocados na versão 1.0, mas podemos terminá-las numa
última release.
• 25 - 49 são obrigatórios, mas podem ser feitos na versão 1.1.
• Menor que 25 são especulativos e podem nunca ser adicionados.
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4) Contrato de Preço fixo
• Exemplo
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4) Contrato de Preço fixo
• Deixe os desenvolvedores fazerem as estimativas.
• Mas não os deixem perderem muito tempo nisso.
• Tenha certeza que eles entenderam que as estimativas são
apenas uma previsão e não um compromisso.
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4) Contrato de Preço fixo
• Exemplo de estimativas
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4) Contrato de Preço fixo
4.3.2) Estimando a velocidade de desenvolvimento
– Fator foco
• A equipe gasta seu tempo fazendo coisas não planejadas como:
– Ajudando outras equipes.
– Olhando seus emails.
– Consertando seus computadores.
– Falando sobre política etc…
– Logo, vamos supor um fator foco de 50%, o que é muito baixo.
– Geralmente ele gira em torno de 70%.
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4) Contrato de Preço fixo
4.3.3) Estimando a velocidade de desenvolvimento
– Suponha que nosso Sprint dura 3 semanas (15 dias).
– E nossa equipe tem 6 pessoas.
– Cada sprint então tem duração de 90 dias/homens, mas
apenas 45 dias/homem podem ser considerados (devido aos
50% de fator foco).
– Então, nossa velocidade estimada é de 45 story points.
– Se cada item de backlog tivesse uma estimativa de 5 dias,
teriamos aproximadamente 9 itens de backlog por sprint.
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4) Contrato de Preço fixo
4.3.4) Release Plan
• 3 sprints para terminar os
“must haves” e
“should haves”.
• 3 sprints são 9 semanas,
que são 2 meses.
• Então esse é o prazo final? Não.
– Adicione um buffer
• Para se proteger contra estimativas
Ruins e eventos inesperados.
• O tamanho do buffer depende:
– Da natureza do contrato.
– Quão fixo é o escopo.
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4) Contrato de Preço fixo
4.3.5) Adaptando o Release Plan
– Velocidade real do sprint X Velocidade estimada.
– Se forem muito diferentes, revise a velocidade estimada para
os próximos sprints e atualize o Release Plan.
– Se isso te causar algum problema, reduza o escopo sem
quebrar o contrato.
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4) Contrato de Preço fixo
4.3.5) Adaptando o Release Plan
– Ou talvez o cliente ou a equipe tenha alguma ideia para
aumentar a velocidade ou o fator de foco removendo algum
impedimento identificado durante o sprint.
– Cliente ideal falando:
• “Estamos um pouco atrasados mas acredito que podemos ficar
dentro do prazo se removermos a “funcionalidade X” que leva
muito tempo pra ficar pronta. Podemos adicioná-la na follow-up
release 3 semanas depois da primeira release se você preferir”.
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5) Como convencer o cliente à usar métodos ágeis.
• A maioria dos clientes querem:
– Preço Fixo.
– Prazo determinado.
– Escopo Variável.
• Foram entrevistadas 8 empresas.
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5) Como convencer o cliente à usar métodos ágeis.
• Problemas comuns:
– O maior desafio para a maioria dos fornecedores é a negociação do
contrato.
– Preço fixo é a maior limitação ao negociar um contrato.
– Algumas frases dos entrevistados:
• “Preço fixo não funciona bem com desenvolvimento ágil.”
• “Com desenvolvimento ágil, é difícil definir um preço fixo. Como as
mudanças são incentivadas, não se pode ter um preço fixo com modificações
sendo inseridas à todo momento.”
• “Tudo que os clientes têm feito nos últimos 20 anos são com preço fixo. É
muito difícil dizer que agora será diferente.”
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5) Como convencer o cliente à usar métodos ágeis.
• Mudando a cabeça do cliente:
– Discuta sobre as vantagens do desenvolvimento ágil e as
desvantagens em se ter um contrato de preço fixo:
• “o foco é entregar valor de negócio o quanto antes – como
resultado da entrega dos itens que têm maior importância do ponto
de vista do negócio e não do ponto de vista técnico”.
– Discuta com o cliente quantas vezes alguma funcionalidade é
raramente usada.
• Destaque como o desenvolvimento ágil evita esse tipo de situação
através da prioridade às funcionalidades mais importantes ao
negócio, proporcionando maior controle no produto final.
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5) Como convencer o cliente à usar métodos ágeis.
• Mudando a cabeça do cliente:
– Dê opções ao cliente:
• Alguns fornecedores encorajam seus clientes à comprar algumas
iterações ao invés de assinar um contrato de projeto muito longo.
– “Muitas vezes vendemos algumas iterações...”
– “Tente por um mês, depois compre mais sprints...”
– “Nós costumamos dizer ao cliente que ele não terá nenhum risco [...]
ele terá a opção de finalizar o projeto com um sprint de antecedência,
ou seja, ele perderá no máximo um sprint [...] e, além disso, eles
podem modificar qualquer coisa antes de um sprint”
– Isso ajuda à dar confiança ao cliente com relação ao método.
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5) Como convencer o cliente à usar métodos ágeis.
• Mudando a cabeça do cliente:
– Alguns fornecedores encorajam a flexiblidade do método:
• “o cliente após algumas iterações percebe que algumas fucionalidades não
serão necessárias e que ele precisa de algo diferente. Logo, ele pode
remover ou trocar algumas funcionalidades”
• “os clientes estão sempre abertos à sugestões de se retirarem após alguns
sprints.”
• “o cliente pode adicionar modificações com um sprint de antecedência.”
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5) Como convencer o cliente à usar métodos ágeis.
• Caso o cliente não concorde, dê opções:
– Feche o preço fixo e mantenha o cliente sem ciência do
processo.
• “Nós fizemos projeto de forma ágil, entregando releases frequentes
e pedindo feedback. E o cliente não estava ciente de tudo que
acontecia.”
• Dessa forma, para o cliente parece como um projeto tradicional e,
para nós um projeto ágil que perdeu valor de negócio.
• “Não há convergência entre o que o desenvolvimento ágil diz e o
que o cliente queria. Sim, nós perdemos valor de negócio.”
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Referências
Artigo: Selling Agile Target-Cost Contracts.
Negotiating Contracts for Agile Projects: A Practical Perspective.
Henrik Kniberg, Scrum and XP from the Trenches 2006.
Indenpendent Consulting Bootcamp
http://www.independent-consulting-bootcamp.com/time-and-material-contract.html
Contratos de Software – Caderno Sérgio Taborda
http://sergiotaborda.javabuilding.com/2010/06/contratos-de-software/
Agile Software Development – 10 Agile Contracts Peter Stevens
http://agilesoftwaredevelopment.com/blog/peterstev/10-agile-contracts
Money For Nothing, Deliver more value for your client and for you
http://www.gerrykirk.net/money-for-nothing-deliver-more-value-for-your-client-and-you/
Agile Kiwi Target Cost Contracts
http://www.agilekiwi.com/estimationandpricing/target-cost-contracts/
Agile Kiwi Fixed Price Contracts
http://www.agilekiwi.com/estimationandpricing/fixed-price-contracts/
PMP Preparation Blogspot
http://pmp-preparation.blogspot.com/2009/12/advantages-of-fixed-price-contract.html
Fixed-price contracts required by stimulus law By Matthew Weigelt Feb 17, 2009
Heavy going - 8 April 2009, The Economist, "The future of Europe's high-tech military transport hangs in
the balance".
http://coactivate.org/projects/agile-contracts/sample-fixed-price-agile-contract
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