Pró-Reitoria de Administração
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
Formalização e Pagamento de Contratos
Norma
Operacional
nº 02/2012
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NORMA OPERACIONAL/IFTM Nº 02 DE 03 DE ABRIL DE 2012
Dispõe sobre procedimentos relativos à formalização e
pagamento dos contratos firmados pelo Instituto Federal de
Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro.
O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO
MINEIRO - IFTM, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892/2008, pelo Decreto de 15 de
dezembro de 2011, publicado no Diário Oficial da União de 16/11/2011,
Considerando a decisão do Colégio de Dirigentes, em sessão realizada no dia 03 de abril de 2012; e
Considerando o disposto na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei nº 10.520, de 17 de julho de
2002, Decreto nº 3.555, de 08 de agosto de 2000, Decreto nº 3.931, de 19 de novembro de 2001 e alterações
posteriores, RESOLVE:
Art. 1º - Expedir a presente Norma Operacional com o objetivo de regulamentar as atividades de
formalização dos contratos, aditivos, reajuste, reequilíbrio econômico-financeiro, prorrogações, e aplicação de
penalidades, bem como, o pagamento dos contratos firmados pelo IFTM, nos termos dos Checklists
descriminados a seguir:
1.
2.
3.
4.
ANEXO I - Formalização de contrato;
ANEXO II – Aditivo contratual (conforme § 1º e 2º do Art. 65 da Lei 8.666/93);
ANEXO III – Reajuste ou reequilíbrio econômico-financeiro de contrato;
ANEXO IV – Prorrogação de contrato de prestação de serviço e, em caso excepcional, de fornecimento
de bens;
5. ANEXO V – Aplicação de penalidade e rescisão contratual.
Art. 2º - Compete ao Pró-Reitor de Administração, juntamente com o Diretor de Administração, bem
como, aos Diretores de Administração e Planejamento dos Campi assegurarem o cumprimento da presente
Norma Operacional.
Art. 3º – As situações não previstas nesta Norma Operacional, inclusive as decorrentes de caso fortuito
ou de força maior, serão resolvidas pela Pró-Reitoria de Administração desta Instituição, observada a
legislação pertinente.
Art. 4º – Esta Norma Operacional entra em vigor nesta data revogando-se as disposições em contrário.
Roberto Gil Rodrigues Almeida
Reitor
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Formalização e Pagamento de Contratos
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ANEXO I
CHECKLIST: FORMALIZAÇÃO DE CONTRATO
Item
Atividade
01
Formalizar contrato (após emissão do empenho)
02
Assinar contrato e, se for o caso, enviar a garantia contratual (empresa)
03
Assinar contrato (Instituição)
04
Emitir a Portaria de designação do Fiscal e Suplente de contrato e, caso necessário,
a Ordem de Serviço para início dos serviços
05
Enviar cópia do contrato, Portaria do Fiscal e Ordem de Serviço à empresa
06
Publicar extrato do contrato no DOU
07
Enviar documentos ao fiscal do contrato (portaria, contrato, Norma Operacional e
outros)
08
Incluir no SICON/SIASG o cronograma do contrato
09
Conferir Nota Fiscal/Fatura e demais documentos obrigatórios, atestando o
recebimento dos bens ou a prestação de serviço
10
Realizar a medição no SICON/SIASG
11
Liquidar a Nota Fiscal no SICON/SIASG
12
Consultar situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL
13
Consultar SICAF, verificando no Edital a documentação exigida para a habilitação
14
Autorizar o pagamento (Ordenador de Despesa)
15
Emitir no SIAFI a “PF” – Programação financeira, no caso dos campi
16
Pagar e efetuar retenções DARF, GPS, ISSQN e outros, conforme o caso.
Situação
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ANEXO II
CHECKLIST: ADITIVO, SUPRESSÃO E OUTRAS ALTERAÇÕES CONTRATUAIS (Art. 65 da Lei 8.666/93)
Item
Atividade
01
Solicitar aditivo, supressão e outras alterações, com a devida justificativa
02
Anexar ao respectivo processo
03
Consultar o Contratado, caso necessário
04
Anexar resposta do Contratado, no caso de terceirização é necessário enviar a
Planilha de Formação de Preços atualizada com o acréscimo ou supressão
05
Consultar o SICAF (verificar no Edital a documentação exigida para a habilitação)
06
Realizar a pesquisa de mercado ou, se for o caso, Parecer sobre Planilha de
Formação de Preços
07
Pronunciar sobre o assunto (Coordenação de Contratos ou responsável)
08
Informar a dotação orçamentária para a despesa, no caso de aditivo
09
Encaminhar à Reitoria, no caso dos campi
10
Parecer jurídico
11
Reforçar a Nota de empenho, no caso de aditivo
12
Formalizar Termo Aditivo, providenciando a assinatura e envio a empresa e ao
fiscal
13
Publicar extrato do Termo Aditivo no DOU
14
Incluir o Termo Aditivo no SICON/SIASG
15
Anular parte do empenho, quanto se tratar de supressão contratual
16
Conferir Nota Fiscal/Fatura e demais documentos obrigatórios, atestando o
recebimento dos bens ou a prestação de serviço
17
Realizar a medição no SICON/SIASG
18
Liquidar a Nota Fiscal no SICON/SIASG
19
Consultar situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL
20
Consultar SICAF, verificando no Edital a documentação exigida para a habilitação
21
Autorizar o pagamento (Ordenador de Despesa)
22
Emitir no SIAFI a “PF” – Programação financeira, no caso dos campi
23
Pagar e efetuar retenções DARF, GPS, ISSQN e outros, conforme o caso.
Situação
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ANEXO III
CHECKLIST: REAJUSTE OU REEQUILÍBRIO ECONÔMICO-FINANCEIRO DE CONTRATO
Item
Atividade
01
Solicitar o reajuste ou o reequilíbrio econômico-financeiro do contrato, com
documentação comprobatória. No caso de serviços terceirizados, obrigatória
apresentação da Planilha de Formação de Preços com a alteração solicitada, a
convenção coletiva e demais documentos necessários
02
Anexar ao devido processo
03
Realizar a pesquisa de mercado e análise da documentação apresentada e, no caso
de serviços terceirizados, análise de Planilha de Formação de Preços com a
documentação apresentada
04
Consultar o SICAF (verificar no Edital a documentação exigida para a habilitação)
05
Pronunciar sobre o assunto (Coordenação de Contratos ou responsável)
06
Informar a dotação orçamentária para a despesa
07
Encaminhar à Reitoria, no caso dos campi
08
Parecer jurídico
09
Notificar o Contratado
10
Anexar a concordância do Contratado, em caso de divergência do autorizado com o
solicitado
11
Dar ciência ao Fiscal do contrato
12
Reforçar a Nota de empenho
13
Registrar o Apostilamento e cronograma no SICON/SIASG
14
Conferir Nota Fiscal/Fatura e demais documentos obrigatórios, atestando o
recebimento dos bens ou a prestação de serviço
15
Realizar a medição no SICON/SIASG
16
Liquidar a Nota Fiscal no SICON/SIASG
17
Consultar situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL
18
Consultar SICAF, verificando no Edital a documentação exigida para a habilitação
19
Autorizar o pagamento (Ordenador de Despesa)
20
Emitir no SIAFI a “PF” – Programação financeira, no caso dos campi
21
Pagar e efetuar retenções DARF, GPS, ISSQN e outros, conforme o caso.
Situação
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ANEXO IV
CHECKLIST: PRORROGAÇÃO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO E, EM CASO
EXCEPCIONAL, DE FORNECIMENTO DE BENS.
Item
Atividade
01
Solicitar a prorrogação, com a devida justificativa (contratado ou fiscal de contrato )
02
Anexar ao devido processo
03
Consulta ao Contratado
04
Resposta Contratado
05
Realizar a pesquisa de mercado
06
Consultar o SICAF (verificar no Edital a documentação exigida para a habilitação)
07
Parecer sobre Planilha de Formação de Preços, em caso de prorrogação com
reajuste de preços ou reequilíbrio econômico-financeiro
08
Pronunciar sobre o assunto (Coordenação de Contratos ou responsável)
09
Informar a dotação orçamentária para a despesa
10
Encaminhar à Reitoria, no caso dos campi
11
Parecer jurídico
12
Reforçar a Nota de empenho, se a prorrogação ocorrer no mesmo exercício
13
Formalizar o Termo Aditivo, providenciando a assinatura e envio a empresa e ao
fiscal
14
Publicar extrato do Termo Aditivo no DOU
15
Incluir o Termo Aditivo no SICON/SIASG
16
Conferir Nota Fiscal/Fatura e demais documentos obrigatórios, atestando o
recebimento dos bens ou a prestação de serviço
17
Realizar a medição no SICON/SIASG
18
Liquidar a Nota Fiscal no SICON/SIASG
19
Consultar situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL
20
Consultar SICAF, verificando no Edital a documentação exigida para a habilitação
21
Autorizar o pagamento (Ordenador de Despesa)
22
Emitir no SIAFI a “PF” – Programação financeira, no caso dos campi
23
Pagar e efetuar retenções DARF, GPS, ISSQN e outros, conforme o caso.
Situação
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ANEXO V
CHECKLIST: APLICAÇÃO DE PENALIDADE E RESCISÃO CONTRATUAL
Item
Atividade
01
Apurar irregularidades (fiscal e/ou Administração - Anexo I da N.O. IFTM n° 01/2011).
02
Anexar ao devido processo
03
Comunicar à Coordenação de Contratos e, juntamente, sugerir a penalidade a ser
aplicada (Anexo II da N.O. IFTM n° 01/2011 e outros documentos que julgar
necessários)
04
Ciência à Administração
05
Encaminhar à Reitoria, no caso dos Campi
06
Parecer jurídico
07
Notificar a contratada da penalidade a ser aplicada, informando o prazo de defesa, nos
termos da lei, e que o processo encontra-se com vista franqueada no endereço da
instituição (Reitor/Diretor Geral)
08
Havendo defesa, encaminhar ao fiscal para manifestação
09
Se for o caso de rescisão, elaborar minuta do Termo de Rescisão
10
Ciência à Administração
11
Encaminhar à Reitoria, no caso dos Campi
12
Parecer jurídico
13
Ciência à Administração.
14
Em caso de rescisão, enviar o Termo para assinatura ou se rescisão unilateral enviá-lo
já assinado, informando o prazo para defesa, nos termos da lei (Reitor/Diretor Geral)
15
Publicação do extrato no DOU e demais procedimentos (registro no SICON, enviar via
ao fiscal e empresa e ao financeiro para devidos fins)
16
Em caso de penalidade, oficiar a contratada da aplicação da penalidade, enviando a
Portaria e, se for o caso, a GRU, concedendo novo prazo de defesa, nos termos da lei
(Reitor/ Diretor Geral)
17
Havendo defesa, encaminhar ao fiscal para manifestação
18
Ciência à Administração
19
Encaminhar à Reitoria, no caso dos Campi
20
Parecer jurídico
21
Ciência à Administração.
22
Comunicar a empresa o resultado do recurso (Reitor/Diretor Geral)
23
Excepcionalmente, em caso de aplicação de Declaração de Inidoneidade de Contratar
com a Administração Pública (inciso IV do Art. 87 da Lei 8.666/93), encaminhar o
processo ao Reitor, para posterior envio ao MEC (portaria Ministerial nos termos da lei).
24
Cadastrar a penalidade no SICAF e comunicar a empresa, enviando cópia
25
Se for o caso, averiguar o recolhimento da multa
26
No caso de rescisão de contrato, comunicar ao fiscal do contrato para providências
cabíveis para nova contratação.
27
Caso de multa não paga, inscrição em dívida ativa (Procurador Federal)
Situação