TE3 – Case de Sucesso:
Implementando um programa
de cartão corporativo
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Considerações
• Em alguns países da América do Sul a
implementação do C/C corporativo ainda é visto
como o problema e não como a solução.
• Existem empresas que desejam avançar e se
colocar em linha com a tendência atual, porem
falhem na tentativa por diferentes
circunstancias.
• Existem empresas que já conseguiram
implementar o C/C corporativo para alguns
setores da cadeia produtiva.
Considerações
• Possivelmente os setores que compõem a
cadeia produtiva das viagens corporativas, são
responsáveis pelo atraso na implementação da
ferramenta.
Cenários opostos:
•
O orçamento da minha
empresa para viagens
corporativas é muito pequeno.
• O C/C corporativo não oferece
benefícios palpáveis
• Não há alternativas na hora de
escolher um C/C
• Não tenho uma política de
viagens estabelecida
• A política da empresa não
permite que sus funcionários
usem C/C corporativos.
•
Independentemente do
tamanho do orçamento,
preciso adotar um C/C corp.
• O C/C oferece resultados que
afeita positivamente minha
empresa
• O mercado oferece varias
alternativas que se adaptam
as minhas necessidades
• Mesmo sendo uma pequena
empresa, o fato de ter uma
política de viagens clara e
objetiva, me ajuda no controle.
• Confiamos na organização e
no valor agregado que nosso
solução de pagamento
oferece.
Integrantes
• Moderador: Luis Eduardo Calle
Painelistas
• Fernando Montes – Telefónica, Argentina
• Ronaldo Almeida – IBM, Brasil
• Kevin Maguire – University of Texas, USA
Tarjetas Corporativas
Virtuales
Fernando Montes
Telefónica, Argentina
Patrocinado por
Tarjetas Corporativas Virtuales
► Ventajas.
► Control.
► Nuestra experiencia.
VENTAJAS
► Nos permite centralizar el pago de los pasajes
aéreos.
► Mejoramos los procesos administrativos y
reducimos costos ocultos:
Se reducen las emisiones de cheques y
minimizan la cantidad de facturas, sus
respectivos pagos y evitamos conciliaciones
bancarias. De esta manera beneficiamos a otras
áreas de la Organización como ser Tesorería,
Cuentas a Pagar y a nuestro Operador.
VENTAJAS
• Consolidamos información.
• Seguro de viajes: Brinda cobertura sobre
accidentes.
• Manejo de las fechas de vencimientos.
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•
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Ventajas
Algunas tarjetas brindan servicios de
atención en algunos Aeropuertos.
Financieras: los pagos se pueden realizar
aproximadamente a un mes.
Control y consolidación de información.
Permite exportar reportes para informar a
nuestros Clientes Internos.
Nuestra experiencia
• A continuación vamos a destacar algunos
puntos y aspectos a tener en cuenta que
hemos relevado en base a las
características de la operatoria y procesos
de nuestro Grupo en el uso de las Tarjetas
Virtuales .
Nuestra experiencia
• La tarea de conciliar los datos la hace el
Operador de Viajes
• Confecciona la/s facturas que soportan los
cargos del resumen, de acuerdo a las
cuentas contables de la Empresa se
facturan los boletos aéreos de cabotaje e
internacionales por separado.
Nuestra experiencia
• Realizamos una conciliación automática
de la facturación remitida por la Agencia y
que soporta el resumen y trabajamos
solamenete si es que lo hubiera, sobre las
las diferencias que pudieran surgir.
• Control.
Nuestra experiencia
► Casuísticas a considerar:
• Boletos de una Empresa o Unidad de
Negocio facturado a otra, el resumen lo
abonamos en su totalidad y se corrige
mediante la emisión de una nota de
crédito y el posterior cargo al Cliente que
corresponda.
Nuestra experiencia
► Casuísticas a considerar:
• Lo que abonamos a través de la tarjeta es
el importe bruto del boleto, por lo expuesto
de existir descuentos producto de
negociaciones o sesión de comisiones, el
proveedor debe remitir las notas de
crédito correspondientes.
Nuestra experiencia
► Casuísticas a considerar:
• Los resúmenes impresos llegan vía correo
muy sobre la fecha de vencimiento del
pago, por lo que recomendamos
visualizarlo previamente a través de
internet y ganar días para efectuar los
controles correspondientes.
Nuestra experiencia
► Casuísticas a considerar:
• De ser un Grupo con varias Empresas o una
Cìa. con muchas Unidades de Negocio, cada
una con una tarjeta y trafico de pasajeros
considerable, sugerimos diagramar periodos
con vencimientos que no se crucen.
Nuestra experiencia
► Casuísticas a considerar:
• Esto nos ayudará a evitar demora en los
pagos y no tener que abonar punitorios
(intereses) con montos a considerar.
• También evitar el tener la dificultosa tarea
de imputar porcentualmente dicho cargo a
cada uno de los centros de costes.
Ronaldo Almeida
IBM
O uso do Cartão de Crédito
Corporativo em Viagens
Patrocinado por
03 de Fevereiro de 2009
Agenda
•
Introdução
•
Aspectos Gerais
•
Vantagens
•
Utilização do Cartão Corporativo
•
Administrando um Programa Ideal.
Introdução
• Esta apresentação têm como objetivo mostrar algumas
vantagens do uso do cartão de crédito corporativo como
forma de pagamento para viagens corporativas e alguns
aspectos relevantes na aplicação do cartão dentro de
uma corporação.
Aspectos Gerais
•
Apesar do uso do cartão de crédito ser benéfico, e uma tendência
de mercado, devemos levar em consideração que as empresas têm
perfis diferentes, com necessidades e processos distintos, que
muitas vezes ocasionam decisões financeiras internas que
dificultam a adoção de uma política de viagens com o uso do
cartão, seja o corporativo individual ou o cartão virtual.
•
Toda corporação deve possuir uma política de viagens, seja ela
pequena, média ou grande.
•
A Política de viagens não precisa ser uma “Bíblia”.
Vantagens
•
Concentração de Gastos em um único fornecedor intermediário.
•
Redução de Burocracia e melhoria nos processos administrativos
da corporação.
•
Incentivo pago pelo uso do cartão
•
Maior respeito e adesão a política de viagens da corporação.
Viajante é responsável pela prestação de contas.
•
Monitoramento de tendências de mercado
Vantagens
•
Melhor consolidação das informações de gastos, que auxilia em
negociações com fornecedores de viagens.
•
Relatórios Gerenciais diversos, incluindo dados consolidados
regionalmente. Propicia dados para controle da política de viagens
da empresa, que podem ser obtidos em tempo real.
•
Serviços inclusos sem custo adicional ao cliente.
•
Seguro de viagem coberto pelo cartão
•
Redução do trabalho e tempo gasto na reconciliação de gastos e
processo de reembolso ( Ferramenta Eletrônica ). Redução de
Custos.
Vantagens
•
Auxilia o consolidador em fluxo de caixa, evitando situações que
comprometam o nome da corporação e surpresas ao viajante.
•
Pagamento de Transaction Fee. Cada requisitante paga pela sua
própria transação.( Esta aplicação pode ser restrita a viabilidade
entre operadora de cartão de crédito e agência de Viagens )
•
Elimina processo de “Settlement” com a prestadora de serviços de
viagens.
•
Maior controle no Cash Flow da empresa. Eliminação, por exemplo,
de adiantamento de dinheiro para viagem.
Utilização do Cartão
Corporativo
• Devo
Colocar
um
cartão corporativo nas
mãos de um cliente
interno?
Utilização do Cartão
Corporativo
•
A empresa deve estar comprometida em instruir, monitorar e disciplinar
seus clientes internos.
•
A Política de Viagens deve ser bem estruturada e haver uma aderência
plena da mesma.
•
Comprometimento e responsabilidade do cliente interno. Evitar atrasos no
pagamento do cartão.
•
Maior parte de seus fornecedores devem aceitar cartão de crédito como
forma de pagamento.
•
Aplicação de cartão virtual pode ser uma solução para pagamentos de
gastos com viagens de Vendors e Clientes.
Utilização do Cartão
Corporativo
•
Caso sua corporação não esteja apta aos fatos mencionados
anteriormente, ainda há esperança. Use um cartão virtual !!! No
entanto, a corporação será a responsável direta pelo pagamento
TOTAL dos gastos e maior rigidez no processo de aprovação antes
da viagem.
•
Resistência e Confiança no uso do cartão corporativo.
Administrando um
programa ideal
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•
Administração do Delinquency
Processo de aquisição do cartão
Cancelamento de cartão ( Voluntário e Involuntário )
Reinstalação de Cartão
Reposição de Cartão
Atendimento Exclusivo ao Cliente
Comunicações e Notificações
Instituir um programa de mudanças e revisões
Processo de devolução de crédito
Termos de pagamento
Seguros
Assistência Global
Programa de Saques
Sistemas de Informação Gerencial
Área de cobertura e Aceitação
Forma de recompensa
Kevin Maguire, CCTE, GLP
Manager of Travel for
Intercollegiate Athletics
University of Texas, USA
Patrocinado por
Overview
• Company benefits
– Accurate knowledge of travel spend
– Cash flow control
• Traveler benefits
• Selecting the card
Accurate Knowledge of Travel
Spend is Critical
• Better track of travel spend and travel trends
• Break down supplier spend – air, hotel, land
transportation, entertainment
• Supplement to other sources of corporate spend
information
Cash Flow Control
• Float on Repayment allows a company to retain
cash for longer periods
• Eliminates or reduces the need for cash
advances
• Liability responsibility can be adjusted
• Cards can be designed for use only on specific
items or services, i.e., airline tickets, hotel
rooms, but not general merchandise
Traveler Benefits
• Eliminates the need to carry a personal credit
card or maximize limits on personal card
• Can be designed to allow for emergency cash
• May offer wider acceptance than personal card
• Spending limits can be designed to be
adjustable when necessary
Select the Card
• How wide-spread is the credit card’s
acceptance, by region and/or by merchant
• What is included in the card coverage
• Travel Insurance
• Baggage Insurance
• Purchase Satisfaction/Loss Guarantees
• Medical Coverage
• Etc.
Thank you!
Obrigado!
Gracias!
Perguntas & Respostas
Questions & Answers
OBRIGADO!!!
See you next LACTTE
March 1st to 3rd, 2010