XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. PROPOSTA DE MODELO DE REFERÊNCIA PARA PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS Jose Augusto Campos Garcia (UNESP ) [email protected] Jose de Souza Rodrigues (UNESP ) [email protected] Joao Pedro Albino (UNESP ) [email protected] Esta pesquisa tem como objetivo propor um modelo de referência para a execução das atividades destinadas a gerar padronização de processos. O modelo foi construído com base em revisão da literatura obtida nas principais bases de dados de peeriódicos e em congressos nacionais e internacionais. No atual contexto de infraestruturas de TI adotadas pelas empresas, a padronização pode ser uma etapa preliminar para racionalização do trabalho, redução de custos e perdas. Nesta pesquisa, foram identificadas, catalogadas e analisadas técnicas utilizadas para padronização de processos. Também foi analisada a frequência com que foram citadas no material consultado. Como resultado da pesquisa foi proposto um fluxo de atividades, representadas na forma de um fluxograma, com os passos necessários à padronização de processos. Palavras-chaves: Padronização de Processos. Modelo de referência. Revisão de Literatura. XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. 1. Introdução Para que uma empresa possa sobreviver em meio ao atual contexto de competição, é necessário que haja consistência em seus processos e adequação dos produtos finais aos padrões esperados. Atingir a consistência e uniformidade na execução dos processos é uma condição básica para evitar que os diferentes modos de agir dos colaboradores ao desempenharem uma mesma tarefa, leve a diferenças nos produtos finais e à elevação de custos. Entre outros fatores, a padronização de processos pode contribuir para a sobrevivência e crescimento da empresa, ao prover aumento da eficiência e redução da variabilidade na execução dos processos. A existência de métodos e padrões definidos para a execução dos processos reduz o risco de erros e a variabilidade (conforme entendida por HOOP; SPEARMAN, 2004), provendo produtos uniformes e em conformidade aos padrões estipulados pela empresa e operações mais uniformes e previsíveis. Ainda que sejam conhecidos os benefícios da padronização de processos para a empresa, não há métodos estabelecidos para sua execução. Uma dificuldade encontrada em iniciativas de padronização de processos encontra-se na falta de procedimentos que garantam que todos os aspectos importantes na execução de um processo sejam incorporados em sua padronização. Este trabalho tem como objetivo propor um modelo de referência para a padronização dos processos. Ele foi desenvolvido a partir da literatura, por meio de revisão bibliográfica realizada nas principais bases de dados de periódicos e congressos nacionais e internacionais. Como resultado, propõe-se um modelo que pode ser adotado pelas empresas para padronização de seus processos. O artigo está estruturado da seguinte forma: além desta seção introdutória, na seção 2 é apresentado o referencial teórico utilizado, com os conceitos, definições e lacunas identificadas na literatura; na seção 3 é apresentado o método de pesquisa e sua caracterização, apresentados os métodos empregados para coletar e analisar os dados; na seção 4 são apresentados os resultados da pesquisa, com os resultados da pesquisa bibliográfica e o modelo obtido; por fim, a seção 5 apresenta as conclusões. 2. Referencial teórico Esta seção tem como objetivo apresentar os conceitos e definições relacionados à gestão dos processos no nível operacional e ao desempenho organizacional, e a adoção da padronização como ferramenta para melhoria dos processos. São também apresentadas lacunas da literatura, as quais se pretende preencher com os resultados desta pesquisa. 2.1. Gestão das operações e o desempenho organizacional A administração de empresas consiste no processo de encorajar os indivíduos a agir para que a organização atinja suas metas utilizando de forma eficiente e eficaz os recursos e processos da empresa (CERTO, 2004). A administração de uma empresa é feita em diferentes níveis organizacionais. Segundo Sobral e Peci (2008), é possível distinguir três diferentes níveis hierárquicos: estratégico, tático e operacional. O nível de administração operacional, segundo Sobral e Peci (2008), é composto por administradores de primeira linha, e é responsável pela coordenação do trabalho dos membros da organização, que, por sua vez, são responsáveis pela execução das atividades e tarefas cotidianas. Já Caravantes et al. (2005) definem o nível de administração operacional como o responsável pela direção e supervisão do pessoal operacional e dos processos de produção. A administração no nível operacional tem como principal objetivo garantir que os produtos ou serviços da empresa sejam entregues a seus clientes (CARAVANTES et al., 2005). Mais do 2 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. que isso, as atividades definidas e executadas no nível operacional devem contribuir para que a atividade individual leve ao alcance das metas organizacionais. Segundo Campos (2004), para que sejam atingidas as metas de uma empresa, é necessário que sejam cumpridos os padrões existentes. Campos (2004) afirma que a gestão de atividades operacionais deve ser focada na padronização. Diversos modelos adotam a padronização como ferramenta para melhoria da qualidade dos processos produtivos. Campos (2004), por exemplo, apresenta a padronização de processos como parte do Gerenciamento de Rotina do Trabalho. Já Liker e Meyer (2008) apresentam o Trabalho Padronizado como o método que a Toyota utiliza para desenvolver seus métodos de trabalho. Com base nisto, é apresentado o conceito de padronização e as vantagens da sua adoção em uma empresa. 2.2. Padronização de processos Segundo Campos (2004), padrão é o instrumento que indica a meta e os procedimentos para execução dos trabalhos, de maneira que cada um tenha condições de assumir a responsabilidade pelo seu trabalho. Já Stevenson (2001) afirma que o nível de padronização informa até que ponto há ausência de variedade num produto, processo ou serviço. Entre as vantagens providas pela padronização, Stevenson (2001) cita a redução dos custos de produção e o aumento da produtividade. Muenstermann et al. (2010) analisaram o impacto do processo de padronização nas atividades de recrutamento de uma empresa de operações globais. Entre os benefícios trazidos pela padronização de processos, pode-se citar a cooperação global, por meio de um único portal de trabalho internacional; e a determinação de procedimentos padronizados e bem documentados para os processos da empresa. Por meio de uma pesquisa com 215 bancos alemães, Wüllenweber et al. (2008) analisaram o impacto da padronização na terceirização de processos de negócios. Por meio dos resultados obtidos, os autores concluem que o uso de processos padronizados permite melhor entendimento de como o processo funciona e pode ser melhorado. A padronização de processos também permitiu melhor documentação e transparência dos processos e facilita o controle dos processos. Como já citado, na literatura são encontrados diversos modelos para padronização. Campos (2004) sugere que o processo de padronização envolva a elaboração de fluxogramas, análise crítica do processo (brainstorming), explicitação da tarefa e elaboração de um manual de execução para cada tarefa importante, como apresentado na Figura 1. Figura 1 – Procedimento de padronização para o Gerenciamento de Rotina do Trabalho Elaboração de fluxogramas Análise crítica do processo Explicitação do processo Elaboração de manual Fonte: Campos, 2004 Liker e Meyer (2008) mencionam uma série de ferramentas que compõem o Trabalho Padronizado, como Planilha de Trabalho Padronizado, Planilha de Combinação do Trabalho, Folha de Capacidade do Processo, Instrução para o Operador e Gráfico de Equilíbrio de Trabalho. Nenhum deles, no entanto, apresenta processo passo a passo pelo qual uma empresa pode padronizar seus processos operacionais. 3. Método de pesquisa Esta seção tem como objetivo caracterizar e descrever a pesquisa realizada, caracterizando quanto a seus objetivos, finalidade e natureza, e apresentando os métodos de coleta e análise de dados utilizados. 3.1. Caracterização da pesquisa 3 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. Esta pesquisa, quanto a seus objetivos, tem caráter exploratório, utilizado, segundo Gil (2002), quando o objetivo é a obtenção de maior familiaridade com um tema ou o aprimoramento de ideias, pois procura identificar técnicas e fatores relacionados à padronização de processos operacionais, estabelecendo um método para padronização. Quanto ao procedimento para coleta de dados, foi utilizada a pesquisa bibliográfica, que segundo Gil (2002), é a pesquisa desenvolvida exclusivamente a partir de fontes bibliográficas, como livros e artigos científicos. 3.2. Método de coleta de dados Utilizou-se como base para o desenvolvimento do método e para realização da pesquisa bibliográfica, os conceitos apresentados por Campos (2002) e Lyker e Meyer (2008). A escolha dos termos utilizados nas buscas visou a encontrar artigos que retratassem a adoção de técnicas para padronização de processos, de modo a complementar as técnicas apresentadas por Campos (2002) e por Lyker e Meyer (2008). Foram efetuadas buscas nas seguintes bases de dados: Scopus, Emerald e Web of Science, por serem as maiores bases de dados internacionais, e o SciELO, por ser a base de dados com maior número de periódicos indexados no Brasil; e os anais dos congressos: POMS e EurOMA, por serem os principais congressos internacionais na área de gestão de operações; e SIMPEP e ENEGEP, por serem os eventos mais antigos e com maior número de participantes e de submissões na área de Engenharia de Produção no Brasil. Foram buscados os termos “padronização de processos”, “gerenciamento de rotina” e “trabalho padronizado” nas bases nacionais e “process standardization”, “routine management” e “standardized work” nas bases internacionais. Em todas as bases, foram considerados apenas artigos publicados após o ano 2000. Os artigos foram selecionados pela leitura de seu título, resumo e, por fim, do artigo completo, sendo mantidos apenas aqueles que demonstrassem aderência ao objetivo da busca: apresentação de técnicas adotadas para o processo de padronização. Os artigos selecionados após sua leitura por completo, foram utilizados na construção do modelo. As técnicas citadas nos artigos encontrados foram registradas em uma planilha, registrando-se a quantidade de vezes em que foram citadas. 3.3. Método de análise de dados As técnicas de padronização encontradas na bibliografia consultada, somente artigos científicos, foram registradas em uma planilha e, depois, calculadas as frequências. Algumas técnicas semelhantes, que receberam denominações diferentes no material consultado, foram agrupadas durante a análise de dados. Entre todas as técnicas listadas, aquelas que foram citadas três ou mais vezes, foram incluídas no método para padronização. A ordenação das técnicas selecionadas para estabelecimento do modelo de referência foi feita com base no procedimento para padronização proposto por Campos (2004), apresentado na Figura 1 e com a ordem com que foram citadas em seus artigos de origem. 4. Análise e discussão de resultados Nesta seção são apresentados os resultados da pesquisa, contendo os resultados da busca realizada nas bases de dados consultados, a lista com as técnicas para padronização encontradas e o modelo proposto para padronização de processos operacionais. 4.1. Resultados das buscas nas bases de dados As buscas no SciELO e nos anais do ENEGEP mantiveram os critérios pré-estabelecidos. Já a busca nos anais do SIMPEP considerou apenas artigos a partir do ano de 2004, pois o sistema não permite buscas nos anais das edições anteriores do evento. Entre os resultados das buscas em bases nacionais (SciELO, ENEGEP e SIMPEP), foram selecionados 34 artigos, pela análise de seu título e resumo ou abstract, sendo 18 dos anais do 4 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. ENEGEP, 15 dos anais do SIMPEP e um da base SciELO. Por meio da leitura dos artigos, foram selecionados e utilizados oito artigos, sendo dois dos anais do ENEGEP, cinco dos anais do SIMPEP e um da base SciELO. Entre as bases internacionais selecionadas para busca, a única à qual não se teve acesso foi os anais do EurOMA. Nos anais do POMS, os termos foram buscados no título de todos os artigos a partir do ano de 2007, a partir do qual os artigos estão disponíveis na íntegra. Nas demais bases, os resultados das buscas foram ordenados por relevância, sendo considerados os 50 primeiros artigos em cada base. As buscas nas bases internacionais retornaram um total de 59 artigos, sendo 26 da base Scopus, oito da base Emerald, 24 da base Web of Knowledge e um do POMS. Destes, 22 foram mantidos após análise dos resumos (14 da base Scopus, três da base Emerald, quatro da base Web of Knowledge e um do POMS. Sete artigos foram utilizados para construção do modelo (quatro da base Scopus, e um de cada uma das outras bases pesquisadas). 4.2. Apresentação dos resultados da pesquisa bibliográfica Foi encontrado um total de 24 diferentes procedimentos para padronização, além de três ferramentas originadas no Trabalho Padronizado (LIKER; MEYER, 2008): Tempo Takt, Controles visuais e Planilha de Trabalho Padronizado, citados por Mariz et al. (2010). Como estas técnicas foram citadas apenas uma vez, não foram adotadas no modelo. A lista com as técnicas para padronização é apresentada na Tabela 1. Tabela 1– Técnicas para padronização de processos citadas na literatura. Técnica Citações Citado por Definição do processo 3 Biazi e Muscat (2009); Fazinga e Saffaro (2012); Ungan (2006) Ungan (2006) Desenvolver uma equipe para padronização 1 Observação direta 3 Discussões e entrevistas com os responsáveis pela tarefa 3 Coleta de procedimentos já documentados 1 Mesquita e Vasconcelos (2009); Schmidt e Pedroso (2004); Zirbes e Stein (2010); Mesquita e Vasconcelos (2009); Ramaswamy et al. (2012); Schmidt e Pedroso (2004) Ramaswamy et al. (2012) Registro das peculiaridades das atividades 1 Mesquita e Vasconcelos (2009) Definição da sequência de operações 4 Elaboração de fluxogramas 5 Identificação dos processos adequados à padronização Identificar o especialista de cada processo 1 Chiroli et al . (2011); Lages et al. (2010); Mariz et al. (2010); Mesquita e Vasconcelos (2009) Biazi e Muscat (2009); Nogueira et al. (2008); Ramaswamy et al. (2012); Schmidt e Pedroso (2004); Zirbes e Stein (2010) Ramaswamy et al. (2012) 1 Ungan, 2006) Divisão das atividades em tarefas 4 Identificação das tarefas críticas 4 Eliminar as atividades desnecessárias 1 Schmidt e Pedroso, (2004); Nogueira et al. (2008); Zirbes e Stein (2010); Ungan (2006) Biazi e Muscati (2009); Chiroli et al. (2011); Nogueira et al. (2008); Zirbes e Stein (2010) Chiroli et al. (2011) Adquirir o conhecimento para cada etapa 1 Ungan (2006) Definição dos padrões do processo 4 Biazi e Muscati (2009); Lages et al. 5 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. Esclarecimento de questões do tipo "O que acontece quando..." Redesenho do processo 1 (2010); Schmidt e Pedroso (2004); Zirbes e Stein (2010) Ramaswamy et al. (2012) 1 Biazi e Muscat, (2009) Proposição de novo layout 1 Nogueira et al. (2008) Divisão das operações entre os funcionários 1 Nogueira et al. (2008) Proposição de melhorias 1 Biazi e Muscat, 2009 Implantação e avaliação da melhoria 2 Codificar e verificar 1 Biazi e Muscat (2009); Fazinga e Saffaro (2012) Ungan (2006) Documentação do processo e elaboração do manual de execução 6 Uso de telas do sistema utilizado pela empresa 1 Chiroli et al. (2011); Lages et al. (2010); Mesquita e Vasconcelos (2009); Schmidt e Pedroso, 2004; Ungan (2006); Zirbes e Stein (2010) Chiroli et al. (2011) Fonte: dados da pesquisa. Como pode ser observado na Tabela 1, as técnicas citadas três ou mais vezes foram: Definição do processo; Observação direta; Discussões e entrevistas com os responsáveis pela tarefa; Definição da sequência de operações; Elaboração de fluxogramas; Divisão das atividades em tarefas; Identificação das tarefas críticas; Definição dos padrões do processo; e Documentação do processo e elaboração do manual de execução. Com base nas técnicas selecionadas foi construído o método para padronização de processos, apresentados na próxima seção. 4.3. Método para padronização de processos operacionais Para definição do modelo de referência para padronização, foi feita uma simplificação com relação às técnicas “Observação direta” e “Entrevistas e discussões com os responsáveis pela tarefa”. Como as duas atividades foram utilizadas com o mesmo intuito, de se entender o processo e possíveis problemas (MESQUITA; VASCONCELOS, 2009; RAMASWAMY et al., 2012; SCHMIDT; PEDROSO, 2004; ZIRBES; STEIN, 2010), foram unidas em uma única. A Figura 2 é uma representação dos procedimentos para padronização dos processos, com base nos resultados apresentados na Tabela 1. Figura 2 – Modelo de referência para padronização de processos Definição do processo Observação direta, discussões e entrevistas com os responsáveis pela tarefa Definição da sequência de operações Elaboração de fluxogramas Documentação do processo e elaboração do manual de execução Definição dos padrões do processo Identificação das tarefas críticas Divisão da atividade em tarefas Fonte: dados da pesquisa A seguir, são definidas cada uma das etapas, conforme sua utilização em seus artigos de origem. 6 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. a) Definição do processo: descrição das atividades e sequenciamento conforme documentos já existentes (FAZINGA; SAFFARO, 2012); b) Observação direta: verificação in loco de tudo o que acontece no ambiente em que se desenvolve o estudo (MESQUITA; VASCONCELOS, 2009). Discussões e entrevistas com os responsáveis pela tarefa: encontros com os responsáveis pela tarefa para esclarecer qualquer passo do processo que tenha ficado vago; c) Definição da sequência de operações: lista com as operações realizadas, informando a ordem em que devem ser realizadas (CHIROLI et al., 2011); d) Elaboração de fluxogramas: descrição de todas as tarefas realizadas (ZIRBES; STEIN, 2010); e) Divisão da atividade em tarefas: desdobramento das atividades em procedimentos operacionais (SCHMIDT, PEDROZO, 2004); f) Identificação das tarefas críticas: identificação das tarefas decisivas para atender a especificação do produto (ZIRBES; STEIN, 2010); g) Definição dos padrões do processo: definição dos itens de controle, isto é, das características que precisam ser monitoradas para garantir a satisfação das pessoas (CAMPOS, 2004, p. 100); h) Documentação do processo e elaboração do manual de execução: criação de um documento com a descrição de cada atividade do processo (UNGAN, 2006) e quaisquer informações que possam ser importantes para a realização da tarefa (SCHMIDT, PEDROZO, 2004). 5. Conclusões Com base no método apresentado na Figura 1, conclui-se que foi alcançado o objetivo da pesquisa, de propor um método para padronização de processos. Esta pesquisa contribui para a literatura ao prover um conjunto de técnicas para a padronização de processos operacionais, que pode ser adotado por qualquer empresa. Entre as limitações da pesquisa, está o fato de não serem definidas as ferramentas a serem utilizadas em cada etapa, como, por exemplo, quais ferramentas utilizar para definição do processo ou para elaboração dos fluxogramas. Como sugestão de pesquisas futuras, sugere-se a identificação de quais ferramentas podem ser utilizadas em cada etapa do processo de padronização, assim como a aplicação do método em alguma empresa. 6. Agradecimentos Agradecemos ao Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) pelo apoio financeiro recebido para a realização desta pesquisa. Referências BIAZZI, M. R.; MUSCAT, A. R. N. 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