Gestão de
documentos eletrônicos na
administração pública e
legislação brasileira
Vanderlei Batista dos Santos
Doutor em Ciência da Informação
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Aspectos gerais da gestão de documentos eletrônicos na
administração pública brasileira
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1. DADO: registros icônicos, simbólicos (fonéticos ou numéricos) o signos (lingüísticos,
lógicos ou matemáticos) por meio dos quais se representam fatos, conceitos ou
instruções. Carecem de significado e não têm uso. Processamento: mediantes
processos organizacionais são agrupados, classificados, formatados etc.
2. INFORMAÇÃO: dados ou matéria informacional relacionada ou estruturada de
maneira atual ou potencialmente significativa. Informação é um significado.
Processamento: mediante análise são separados, validados, comparados etc.
3. CONHECIMENTO: estruturas informativas que, ao internalizar-se, se integram a
sistemas de relacionamento simbólico do mais alto nível e permanência. Informação
como compreensão.
a. Conhecimento Informativo: mediante processo avaliativos são acrescidos: opções,
vantagens e desvantagem
b. Conhecimento Produtivo: mediante processo decisórios são conseguidas: definição
de metas, negociação ou seleção, compromisso
4. INTELIGÊNCIA: Estruturas de conhecimento que, sendo contextualmente relevantes,
permitem a intervenção vantajosa da realidade.
AÇÃO
(DANTE PONJUÁN, Gloria. Gestión de informacion en las organizaciones. 1998)
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Gestão de documentos
O conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
(Art. 3°, Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991)
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Documento arquivístico
A informação registrada, independente da forma ou do
suporte, produzida e/ou recebida no decorrer das
atividades de um órgão, entidade ou pessoa, com sentido
orgânico e que possui elementos constitutivos suficientes
para servir de evidência/prova dessas atividades. Para ser
considerado evidência, o documento arquivístico deve
possuir conteúdo, estrutura e contexto e ser parte de um
sistema (política) arquivístico de gestão.
(Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, v4, 2008, p.11; National Archives of
Australia. Managing Electronic Records. What is a record? The electronic conundrum; Resolução nº
20/2004, Art. 1º, § 1º - CONARQ)
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Gestão de documentos oferece condições para:
•preservar os documentos importantes à compreensão da função da
instituição e da comprovação de direitos e deveres, a partir de critérios
técnicos (operacionais, informativos e legais);
•socializar informações a respeito dos procedimentos de produção,
arquivamento e guarda de documentos, otimizando sua recuperação;
•identificar e proteger documentos vitais e sigilosos;
•permitir o acesso simultâneo os mesmos documentos, controlando as
versões no caso de alteração;
•divulgar ações/documentos simultaneamente à sua realização/criação;
•impor o uso dos instrumentos de classificação e temporalidade;
•incorporar tecnologias de gestão de fluxos de trabalho, de
formulários, de gestão de imagens, de processos, de indexação etc.
•reduzir a produção de documentos em suporte papel.
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Gestão de documentos: atividades e instrumentos
a) produção: manual de redação, gestão de formulários, plano de
classificação, vocabulário controlado, glossários;
b) tramitação, uso: registros de protocolo (entrega, empréstimo ou
desarquivamento), gestão de processos, regras de segurança e sigilo;
c) arquivamento: mapa de localização, guias de transferência,
práticas de preservação, plano de prevenção contra desastres;
d) avaliação: tabela de temporalidade; existência de comissão
permanente de avaliação;
e) eliminação ou recolhimento: listagem e editais de eliminação,
tabela de temporalidade, guias de recolhimento.
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Características da gestão da administração pública
• Falta de entendimento de que a gestão da informação é
uma atividade coletiva e não apenas do unidade de
informação;
• Desconhecimento das consequências de uma má
gestão documental;
• Falta de treinamento sobre as funções profissionais e
uso das tecnologias disponíveis;
• Importância aos documentos oficiais em papel;
• Tecnofobia e tecnofilia.
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Características da gestão da administração pública
• formação técnica hermética dos responsáveis pela área
que administra os recursos tecnológicos no trato com
os arquivistas ou dos arquivistas no trato com os
profissionais de outras disciplinas (administração,
direito, informática).
• crença que temporalidade e classificação são
exclusivamente para papel.
• regras de acesso e sigilo muito flexíveis ou empírica;
• inexistência de plano de contingência para o sistema;
• sistemas sem visão de preservação a longo prazo.
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Legislação sobre documentos eletrônicos no Brasil
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Escopo a ser contemplado por legislação específica:
• DEFINIÇÃO: documento eletrônico, assinatura digital, correspondência
eletrônica, emissor, receptor, chaves-públicas etc.
 ADMINISTRAÇÃO: modos de criação, organização física e intelectual,
avaliação e seleção, interoperabilidade de sistemas etc.
 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO: garantia de legibilidade, atenção
à obsolescência tecnológica, migração de dados e mudança suporte
etc.
 AUTENTICIDADE: métodos de garantida de não adulteração,
identificação do produtor e receptor, trilhas de auditoria etc.
 ACESSO: uso de senhas, privacidade e publicidade de informações
etc.
 USO: possibilidades de uso e critérios de utilização, direito autoral,
validade jurídica do documento, Internet, criminalização de uso indevido
ou não autorizado etc.
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Lei nº 8.159/1991.
Todos têm o direito a receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade [...]. (Art. 4º)
(= Constituição Federal de 1988, Art. 5º XXXIII)
Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Fica instituída a ICP-Brasili para garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica,
das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem
certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas
seguras (Art. 1º).
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Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a
informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do
art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990;
revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991; e dá outras providências.
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as
normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela
e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade,
autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal,
observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual
restrição de acesso
Lei de Acesso à Informação, vigorando desde 16 de maio de 2012.
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Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei no 12.527, de
18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações (....)
Art. 7°. É dever dos órgãos e entidades promover, independente de
requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de
interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado
o disposto nos arts. 7° e 8° da Lei n° 12.527, de 2011.
(...)
Art. 56. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma
transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das
pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
Art. 57. O consentimento referido no inciso II do caput do art. 55 não será
exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário:
V - à proteção do interesse público geral e preponderante.
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Decreto nº 4.553/2002. Dispõe sobre a salvaguarda de dados,
informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da
segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração
Pública Federal, e dá outras providências.
Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e
informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena de
responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da
legislação em vigor.
Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e
entidades públicos e instituições de caráter público é admitido:
I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou
atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e
II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante
requerimento ao órgão ou entidade competente.
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Lei no 9.983, de 14 de julho de 2000. Altera o Decreto-Lei n° 2.848,
de 7 de dezembro de 1940 – Código Penal e dá outras providências
Art. 1°. São acrescidos à Parte Especial do Decreto-Lei n° 2.848, de 7 de dezembro de 1940 –
Código Penal, os seguintes dispositivos:
Art. 313-A. Inserir ou facilitar, o funcionário autorizado, a inserção de
dados falsos, alterar ou excluir indevidamente dados corretos nos
sistemas informatizados ou bancos de dados da Administração
Pública com o fim de obter vantagem indevida para si ou para outrem
ou para causar dano:
Pena – reclusão, de 2 (dois) a 12 (doze) anos, e multa. [...]
Art. 313-B. Modificar ou alterar, o funcionário, sistema de informações
ou programa de informática sem autorização ou solicitação de
autoridade competente:
Pena – detenção, de 3 (três) meses a 2 (dois) anos, e multa.
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Lei no 9.983/2000.
Art. 2º. Art. 2o Os arts. 153, 296, 297, 325 e 327 do Decreto-Lei n° 2.848, de 1940,
passam a vigorar com as seguintes alterações:
Art. 153
§ 1°-A. Divulgar, sem justa causa, informações sigilosas ou
reservadas, assim definidas em lei, contidas ou não nos sistemas de
informações ou banco de dados da Administração Pública:
Pena – detenção, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa.
Art. 325
§ 1° Nas mesmas penas deste artigo incorre quem:
I – permite ou facilita, mediante atribuição, fornecimento e
empréstimo de senha ou qualquer outra forma, o acesso de pessoas
não autorizadas a sistemas de informações ou banco de dados da
Administração Pública;
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Controle e publicidade na eliminação de documentos?
Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa (...)
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social (Lei 8.159/91, Art. 25)
Art. 72. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
II - arquivo, museu (...) ou similar protegido por lei, ato administrativo ou
decisão judicial:
Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil
reais) (Decreto 6.514, de 22.07.2008)
Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um
ano de detenção, sem prejuízo da multa. (Lei nº 9.605, de 12/02/1998, Art. 62)
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Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Institui a InfraEstrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de
Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
Art. 10 Consideram-se documentos públicos ou particulares para todos os
fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§1° As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica
produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela
ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários (...).
§2° O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio
de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma
eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil,
desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem
for oposto o documento.
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Lei n° 11.419, de 19 de dezembro de 2006. Dispõe sobre a
informatização do processo judicial; altera a Lei n° 5.869, de 11 de janeiro de 1973 –
Código de Processo Civil; e dá outras providências.
Informatização de processos e contratação de pessoal não
melhora desempenho da Justiça, diz IPEA (Conselho Nacional de
Justiça, 20.04.11)
• não foram identificadas variações significativas de desempenho entre
as varas que usam processos físicos, digitais ou virtuais.
• informatização não foi seguida por mudanças organizacionais e de
treinamento de pessoal.
• a digitalização apenas muda o suporte do processo, mas os ritos
continuam são os mesmos.
• o ganho obtido com a supressão de determinadas tarefas burocráticas em
função da digitalização acaba sendo anulado pela criação de novas
tarefas, como o escaneamento de peças processuais.
http://cnj.myclipp.inf.br/default.asp?smenu=noticias&dtlh=165717&iABA=Not%EDcias&exp=
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A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos/Conarq
Resolução n° 20, de 16 de julho de 2004 – Conarq - Dispõe sobre a
inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de
documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos. [DOU n° 137, 19.07.2004 – Seção 1 p.5]
Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006.
Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos
arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.
Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007.
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de documentos - e-ARQ Brasil
pelos órgãos e entidades do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010. Dispõe sobre a inserção dos
Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil.
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CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA
Resolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de 2007.
Art. 6° - No caso de microfilmagem, os prontuários microfilmados poderão ser
eliminados de acordo com a legislação específica que regulamente essa área e
após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade
médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 7º - Estabelecer a guarda permanente, considerando a evolução
tecnológica, para os prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em
meio óptico, microfilmado ou digitalizado.
Art. 8º - Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último
registro, para preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel,
que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou
digitalizado.
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Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o
arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Art. 2°. [...].
§ 1°. Após a digitalização, [...] o original poderá ser destruído, ressalvados os
documentos de valor histórico [...].
§ 2°. O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, [...] terão o
mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito.
Art. 3°. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a
manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a
confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
- ICP - Brasil.
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Preservação e segurança dos documentos eletrônicos
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Para que preservar?
Para atender necessidades mediatas, conceder acesso à
história da instituição e atender à demandas dos cidadãos.
Respeitas legislação, normas internas e padrões internacionais
de gestão documental.
Que documentos preservar?
É necessário avaliar, definindo critérios objetivos, com a
orientação de especialistas.
Como garantir a preservação?
Utilizando métodos adequados a cada tipo de suporte.
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O que é avaliação?
Processo de análise do valor dos documentos arquivísticos
com o propósito de determinar sua duração (prazos de
guarda e a destinação) e as condições de sua
preservação.
(Dibrate, 2005, p.33, InterPARES 2 Project Glossary, 2008, p.3)
Por que avaliar?
A sociedade guarda mais informações do que é realmente
necessário. Cópias, documentos recaptulativos – informação
efêmera ou redundante. Pode-se otimizar o uso do espaço.
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Preservação de documentos eletrônicos

Principais agentes causadores de danos:
 Temperatura
 Umidade relativa do ar
 Tempo de uso da mídia
 Qualidade da mídia
 Manipulação das mídias
 Falhas no processo de fabricação
 Campo magnético
(Humberto Innarelli/2004)

Obsolescência tecnológica
 Hardware, software e formatos

Agentes tecnológicos
 Uso inadequado (programas piratas, erros de gravação etc.)
 Crackers (vírus, trojan, hox etc.).
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Segurança da informação: é a preservação da confidencialidade,
integridade e disponibilidade da informação.
• confidencialidade: garantia de que o acesso à informação seja obtido
somente por pessoas autorizadas.
• integridade: salvaguarda da exatidão e completeza da informação e dos
métodos de processamento.
• disponibilidade: garantia de que os usuários autorizados obtenham
acesso à informação e aos ativos correspondentes sempre que
necessário.
Ativos de informação: bases de dados e arquivos, documentação de sistema, manuais de usuário,
material de treinamento, procedimento de suporte ou operação, planos de continuidade, procedimentos
de recuperação, informações armazenadas (ABNT ISO/IEC 17799/05, p.9).
ABNT. NBR ISO/IEC 17799: tecnologia da informação – código de prática
para a gestão da segurança da informação. Rio de Janeiro, 2005.
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Principais fontes de insegurança
1. De natureza tecnológica: obsolescência, desgaste físico, piques de luz,
facilidade de apagar etc.
2. Falha da organização em tomar medidas de segurança apropriadas:
treinamento periódico, inexistência de antivírus e firewalls instalados e
atualizados, definição inadequada de perfis de acesso, enfrentamento
da obsolescência, teste de backup, etc.
3. Usuários autorizados: uso de senhas de fácil dedução, não execução
de backups, falta de treinamento para uso dos sistemas, não verificação
de disquetes por antivírus, proliferação de mensagens do tipo corrente
etc.
4. Usuários não autorizados: hackers, crackers, spams, vírus...
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Obrigado!
Vanderlei Batista dos Santos
Doutor em Ciência da Informação
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