E&L Administração de Bens Patrimoniais
Perguntas Frequentes
1. É possível inserir letras no campo tombamento?
Não, somente números.
2. Qual o procedimento a ser tomado quando um bem patrimonial mudar de
local/ setor ou responsável?
Efetuar a transferência do bem.
3. Qual relatório que deve ser entregue ao setor de Contabilidade, Tribunal de
Contas ou até mesmo a uma possível Auditoria?
Balanço patrimonial, disponível no menu relatórios→ Prestação de Contas.
4. Foram adquiridas, para um determinado local, 10 (dez) cadeiras idênticas.
Qual seria a melhor forma para cadastrá-las no sistema de patrimônio com o
máximo de agilidade e segurança possível?
Cadastrar todos os dados de uma cadeira, e logo após duplicar 9 (nove) cadeiras
clicando no botão duplicação de bens que está ao lado do número de tombamento.
5. Como proceder quando um bem for quebrado, roupado ou desaparecer?
Deve ser efetuada a baixa do bem. Esse procedimento é feito através do menu baixa.
6. O sistema disponibiliza de algum relatório que mostre os bens adquiridos por
período?
Sim. O sistema disponibiliza vários relatórios que exibem os bens adquiridos por
período entre eles o mais completo é o “Relação de Bens Patrimoniais Simples”, que
esta disponível no menu Relatórios → Aquisições → Listagens.
7. É possível selecionar vários bens disponíveis na tela Tombamento
Automático de Bens e fazer o tombamento dos mesmos de uma só vez?
Não é possível.
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8. O que fazer quando houver algum bem que foi transferido de forma errada?
Excluir os bens da guia de transferência.
9. Foi feita uma transferência coletiva de bens, qual procedimento deve ser feito
para excluir essa guia?
Localizar a transferência que deseja excluir, clicar no botão tipo, escolher a opção
individual, excluir todos os bens, e por fim excluir a guia de transferência.
10. Qual relatório é possível visualizar toda vida útil do bem patrimonial?
Histórico Patrimonial.
11. Como efetuar a alteração de senha?
Através do Menu Arquivos\Alterar senha (Usuário Atual), informar sua senha atual, e
nos demais campos a nova senha a ser validada e clicar em OK. Se a troca da senha
for para outro usuário, você deverá informar o nome da pessoa que a senha será
alterada, através do campo Usuário, no campo Senha Atual informar a sua senha, e no
campo nova senha informar a nova senha do usuário e depois repeti-la e por fim clicar
em OK.
12. É possível efetuar a troca da localização atual do bem direto na tela de
Aquisição de Bens Patrimoniais?
Não. Deve-se utilizar a transferência de bens.
13. Recebi um bem através de Doação, é possível cadastrar esse patrimônio no
sistema?
Sim, o sistema possui flexibilidade para os diversos meios de aquisição. Ao efetuar o
registro do bem, na tela principal, mais precisamente no campo tipo/situação, ele
permite que seja cadastrada a forma que foi adquirida o bem.
14. Consigo emitir algum relatório que liste apenas os bens doados?
Através do menu Relatórios\Aquisições\Listagens\Relação de Bens Patrimoniais por
Tipo/Situação, você poderá listar todos bens doados, e também os adquiridos em
comodato, dação etc.
15. Há disponível no sistema, uma forma de registrar os bens em manutenção?
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Sim,
o
sistema
possui
através
do
Menu
Movimentações
>
Outros
>
Manutenção/Reparo de Bens Patrimoniais, onde serão informados os dados
referentes aos bens, bem como os produtos e serviços utilizados durante o
procedimento.
16. Ao visualizar a tela de Tombamento Automático de Bens o sistema está
trazendo também materiais de consumo, existe a possibilidade de que estes
materiais não apareçam mais na listagem ficando apenas os permanentes?
Sim. Deve-se analisar em qual grupo de materiais os produtos de consumo estão
vinculados. O sistema possui uma rotina na tela de Cadastro Geral de Produtos, a
qual você configura se o bem irá aparecer somente no sistema de almoxarifado nos
casos de bens de consumo, ou somente no patrimônio devendo também marcar a
opção de aparecer no almoxarifado, já que os bens permanente também passam pelo
almoxarifado. Se os materiais de consumo estiverem vinculados ao grupo para
aparecer tanto em almoxarifado quanto em patrimônio, você deve acertar o cadastro
informando o grupo correto, e este procedimento deverá ser feito para todos os
materiais cadastrados, para que seus registros fiquem corretos.
17. Como efetuar a transferência de responsabilidade de todos os bens de um
determinado setor, sem que eu precise informar bem a bem?
Na tela de transferência de bem patrimonial, existe o botão ‘Tipo’, o qual deverá ser
escolhido a opção coletiva, na próxima tela você irá informar o motivo, e no campo
nova localização, você deve deixar o mesmo da localização anterior e no campo Novo
Responsável, você deverá informar a pessoa que irá, a partir deste momento, ser
responsável pelos bens.
18. Qual relatório é possível visualizar todos os bens baixados?
Baixa de Bens, através do menu relatórios\ Baixas\ Baixas de Bens.
19. Ao cadastrar um bem e ao clicar na aba de produtos, o sistema não trouxe
nenhum registro, mesmo possuindo materiais cadastrados, o que pode estar
ocorrendo?
Deve-se analisar em qual grupo de materiais o produto está informado. O sistema
possui uma rotina na tela de Cadastro Geral de Produtos a qual você configura se o
bem irá aparecer somente no sistema de almoxarifado, ou somente no de patrimônio.
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Se o mesmo estiver marcado para aparecer apenas em almoxarifado, basta marcar a
do patrimônio, então dessa forma ele aparecerá nos dois sistemas.
20. Ao acessar o Menu Movimentações, o Submenu 'Avaliação' não aparece
disponível, por quê?
Para que este submenu fique disponível, deve-se acessar o Menu Opções >
Configurações do Sistema, aba 'Outros', e definir a data de corte. Esta data determina
os bens que irão sofrer o ajuste ao valor, sendo os bens adquiridos até a data
informada deverão ser avaliados e os bens adquiridos posterior a esta data já poderão
ser depreciados.
22. Como efetuar a troca de responsável de um local?
Acessar o Menu Arquivos > Cadastro Geral > Secretaria e Local > Secretaria e Local.
Utilizar o recurso CTRL+P para visualizar o cadastro do local que terá o responsável
alterado. Após localização, alterar o nome através do campo 'Responsável' e gravar a
alteração.
23. Ao tentar acessar outras filiais no sistema, o meu usuário não aparece para
eu incluir a senha para acessar o sistema. O que pode estar acontecendo?
Isso ocorre pois no cadastro de seu usuário, no campo 'Para a Filial', está informado
apenas a filial que você terá acesso. Caso você necessite acessar a(s) outra(s)
filial(is), consulte o administrador do sistema para que este tire a informação do campo
anteriormente informado, pois dessa forma você conseguirá acessar.
24. Ao tentar efetuar um cadastro de bem, ou transferir, ou dar baixa em um
determinado mês, o sistema informa que o mês de referência encontra-se
fechado. O que fazer quando isso ocorre?
Para efetuar a abertura do mês deve-se acessar o Menu Configurações > Fechamento
Mensal. Desmarcar a opção 'Fechado' referente ao mês. Obs.: é necessário ser o
administrador do sistema para efetivar esta operação.
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