E&L Compras, Licitações e Contratos
Perguntas Frequentes
1. Como consolidar itens na pesquisa de preço ou licitação?
Os itens deveram ter o mesmo código, unidade e descrição.
2. É possível reutilizar os itens de um pedido, pesquisa de preço ou licitação
que já foram usados em outro processo de compra?
Sim, ao lado do campo código do item existe o botão importar itens, clica sobre ele e
escolha o processo que deseja reutilizar.
3. Como cadastrar fornecedor?
Acesse o menu Arquivos → Cadastro do Sistema → Cadastro e Habilitação de
Fornecedores.
4. Quais os campos que devem ser preenchidos para que a licitação seja
enviada para o sistema de contabilidade automaticamente?
Valor médio dos itens, publicação do edital e resultado, ter vencedor, data de
homologação e definir a situação da licitação como concluída.
5. Se houver empate como proceder para desclassificar um dos fornecedores?
Abrir o julgamento, clicar 2 vezes “em cima” do fornecedor que deseja desclassificar,
inserir uma justificativa no campo Desclassificado, e por fim confirmar a operação
clicando no botão Desclassificar.
6. Como proceder para não cadastrar um edital sempre do zero a cada licitação
a ser iniciada, ganhando desta forma, agilidade e segurança na preparação do
mesmo?
Cadastrar um modelo de edital no menu Arquivos → Cadastro do Sistema → Modelo
de Documentos →
Modelo de Edital / Pesquisa de Preço, usando como recurso
mesclagens para que os dados sejam atualizados automaticamente de acordo com a
licitação.
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7. Qual relatório que exibe todas as compras efetuadas por um período
determinado?
O relatório relação de compras por período, disponível no menu Relatórios →
Prestação de Contas.
8. Quais arquivos devem ser enviados ao fornecedor para preenchimento da
proposta digitalmente?
O executável E&L Proposta Comercial, os relatórios cp_pca_proposta_precos_lote.frf e
cp_pca_proposta_precos.frf, midas.dll e o
arquivo que é gerado no sistema que
possui os itens a serem cotados.
9. Como excluir uma autorização de fornecimento?
Excluir os itens, os lotes se houver e depois a autorização.
10. Quando um fornecedor desiste de dar lances, é possível ele voltar a participar
da rodada dos lances? Como proceder nessa situação?
Sim, clicar com o botão direito em qualquer parte em branco da tela de gerenciamento
de lances e classificar o fornecedor que deseja retornar à efetuar lances.
11. Efetuar a troca da senha de um usuário que esqueceu a mesma.
Este procedimento só será possível se o usuário que for efetuar a alteração for
administrador do sistema (master). Através do Menu Arquivos/Alterar Senha (Usuário
Atual). No campo usuário, coloque o usuário que esqueceu a senha, no campo Senha
Atual, deve ser colocada a senha do usuário que vai efetuar a troca para o que
esqueceu, posteriormente nos campos Nova Senha e Confirmação de Senha informe
a senha para o usuário e clique em OK.
12. Como desbloquear/ ativar usuário no sistema?
Acesse o Menu Arquivos/Cadastro Geral/Usuário. Pesquise o usuário e abra seu
registro. No campo 'Situação' coloque o mesmo como 'Ativo' e grave.
13. Como efetuar a troca do ano para inicialização do novo exercício?
Ao abrir a tela de login, informe seu usuário, senha e altere o ano para o próximo
exercício, clique em SIM e informe sua senha de usuário, posteriormente clique em
OK.
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14. Foi efetuada a virada do exercício e é necessária a importação do orçamento
para cadastros dos processos de compra. Como proceder para que as fichas
fiquem disponíveis?
Acesse o Menu Arquivos/Cadastro do Sistema/Cadastro Diversos/Dotação, que o
sistema automaticamente irá puxar as dotações do sistema contábil.
15. Ao tentar informar a UG na tela de Contratos, não aparece, mesmo possuindo
cadastro, o que fazer?
É necessário, no cadastro da UG, cadastrar como membro o usuário que está usando
o sistema.
16. Ao tentar anular uma Autorização de Empenho, o sistema informa que a mesma
não está empenhada, e não deixa efetivar o cadastro da anulação. O que fazer?
Como a AE não foi empenhada ainda, basta efetuar a exclusão do seu registro.
17. Foi gerada uma AE e a mesma foi empenhada, porém esta não aparece na tela
de Geração Automática de Autorização de Fornecimento, o que pode estar
ocorrendo?
Provavelmente a opção C/ AF não está marcada para a referida Autorização de
Empenho.
18. Ao gerar uma Autorização de Empenho/Fornecimento manual vinda de um
contrato/termo, ao gravar para poder inserir os itens o sistema informa que a
Secretaria ou Local informados não possui saldo disponível.
Deve-se verificar se na tela de Contrato – Itens/Termo – Itens se a secretaria e local
informados na tela de Autorização de Fornecimento/Empenho são os mesmos
informados nos itens do contrato/termo.
19. Não consegue gerar o contrato de uma dispensa, pois a mesma não fica
disponível na tela de geração automática de contrato.
Verificar se o julgamento da Dispensa foi efetuado corretamente, pois caso o mesmo
não
esteja
julgado
o
sistema
não
irá
identificar
o(s)
vencedor(es)
e
consequentemente não importará a informação para a tela de geração automática de
contrato, ou possivelmente o encaminhamento para a Preparação do contrato não foi
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efetuado na tela de Situação.
20. O sistema permite informar mais de uma dotação para um mesmo item?
Não, apenas uma.
21. Preciso emitir relatório que liste todas as licitações efetuadas em um
determinado período, qual nome e caminho para acessá-lo?
Relação de Compras por Período. Menu Relatórios\Prestação de Contas.
22. Após efetuar os lances do pregão, ao emitir o quadro comparativo ou qualquer
outro relatório os valores não estão atualizados, o que fazer?
Possivelmente o Fechamento e Julgamento final não foi efetuado, pois somente
dessa forma o sistema irá atualizar os valores. Acesse o link Lances e escolha a
opção 3. Fechamento e Julgamento Final, e clique em julgar. Após o procedimento
emita novamente os relatórios.
23. Efetuei a geração da pesquisa de preço através de um pedido de compra, fiz
todas as etapas, mas ao chegar no julgamento o sistema não me trouxe nenhuma
informação, não me permitindo julgar. Como proceder neste caso?
Deve-se informar o tipo da Pesquisa (ex.: menor por item, global etc.).
24. Foram cadastrados diversos itens numa licitação, porém ao informar o preços
na tela de proposta comercial, algumas numerações de itens não aparecem.
Isso ocorre devido à consolidação de itens com mesmo código, embalagem e
descrição, unificando os mesmos.
25. Ao efetuar o cadastro da autorização de fornecimento, a partir de um contrato,
quando informei o local requerente o sistema alertou que não existe saldo para
este setor.
Quando ocorrer situações desse tipo, acesse o cadastro do referido contrato, vá aos
itens e verifique se o local que você está informando na autorização de fornecimento
é o mesmo que está registrado na tela de itens do contrato, se atentando também
quanto ao código do local.
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26. Foram consolidadas 2 pesquisa de preços numa licitação, por se tratarem de
mesmos tipos de materiais. Ao efetuar a emissão do edital utilizando o recurso de
visualizar itens consolidados, alguns itens não se unificaram.
Listar os itens que não unificaram, acessar o tela de itens e verificar se todos estão
com mesmo código, embalagem e descrição, se não, deve-se efetuar as devidas
correções e posteriormente emitir novamente o relatório.
27. Ao tentar gerar um pedido de compra pra pesquisa, o mesmo não está
disponível na listagem da tela de Pedido de Compras em Aberto.
Possivelmente o Pedido ainda está em análise, ou ele ainda não foi encaminhado.
28. Será efetuada uma licitação na modalidade pregão, porém os lances serão por
valor unitário. Onde eu efetuo a configuração?
Essa opção poderá ser acessada através do link Lances\Configurações localizada
na tela de licitação. Já dentro da tela de Configurações do Sistema de Compras
deve-se marcar a opção ‘Permitir que os lances sejam efetuados por valor unitário’.
29. Como efetuar a alteração de senha?
Através do Menu Arquivos\ Alterar senha (Usuário Atual), informar sua senha atual, e
nos demais campos a nova senha a ser validada e clicar em OK. Se a troca da
senha for para outro usuário, você deverá informar o nome da pessoa que a senha
será alterada, através do campo Usuário, no campo Senha Atual informar a sua
senha, e no campo nova senha informar a nova senha do usuário e depois repiti-la
e clicar em OK.
30. Como desbloquear usuário?
Acesse o Menu Arquivos\Cadastro Geral\Usuários, efetue a pesquisa do mesmo
utilizando a tecla CTRL + P, após localizar o usuário, mude o mesmo para Ativo no
campo Situação e grave.
31. Como efetuar o desenquadramento dos lotes?
Acesse o link Lances / Definições e Manutenções de lotes, no canto esquerdo da
tela, clique com o botão direito e escolha a opção 'Limpar
Definições de Lotes', confirmar a operação.
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Enquadramento e
32. Como efetuar a troca de responsável de um local?
Acessar o Menu Arquivos > Cadastro Geral > Secretaria e Local > Secretaria e
Local. Utilizar o recurso CTRL+P para visualizar o cadastro do local que terá o
responsável alterado. Após localização, alterar o nome através do campo
'Responsável' e gravar a alteração.
33. Ao tentar acessar outras filiais no sistema, o meu usuário não aparece para
eu incluir a senha para acessar o sistema. O que pode ser?
Isso ocorre pois no cadastro de seu usuário, no campo 'Para a Filial', está
informado apenas a filial que você terá acesso. Caso você necessite acessar a(s)
outra(s) filial(is), consulte o administrador do sistema para que este tire a
informação do campo anteriormente informado, pois dessa forma você conseguirá
acessar.
34. Qual relatório utilizar para obter a listagem dos Fornecedores cadastrados no
sistema?
Acesso o Menu Relatórios > Fornecedores > Gerenciais > Relação de
Fornecedores por Classificação/ Situação.
35. Ao tentar concluir um processo de compra o sistema informa que o mês de
referência encontra-se fechado. O que devo fazer quando isso ocorre?
Para efetuar a abertura do mês deve-se acessar o Menu Configurações >
Fechamento Mensal. Desmarcar a opção 'Fechado' referente ao mês. Obs: é
necessário ser o administrador do sistema para efetivar esta operação.
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