Manual do Instar Mail
Sumário
1 - Apresentação do sistema ...................................................................... 2
2 - Menu cliente .......................................................................................... 2
3 - Menu Importação .................................................................................. 5
4 - Menu Campanhas ................................................................................. 9
5 - Menu banco de arquivos ..................................................................... 16
6 - Menu agendamento ............................................................................ 16
7 - Menu ranking ...................................................................................... 17
8 - Menu integração.................................................................................. 17
9 - Menu relatório geral ............................................................................ 18
10 - Menu configurações .......................................................................... 18
11 - Menu sair .......................................................................................... 19
12- Informações adicionais ....................................................................... 20
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1 - Apresentação do sistema
1º Passo: Acesse o endereço de seu servidor enviado em seu e-mail por nossa equipe.
2º Passo: Será apresentada uma tela solicitando o seu login e senha. Inclua seu login e senha,
também enviado em seu e-mail por nossa equipe e clique em acessar.
Página de login e senha do Instar Mail
Obs: Após logado no sistema, o mesmo irá disponibilizar as seguintes ferramentas para manuseio:
Principal, Clientes, Importação, Campanhas, Banco de Arquiv–os, Agendamento, Ranking,
Integração, Relatório geral, Configurações e a opção de sair. Veja abaixo como utilizar as principais
funções do sistema.
Ferramentas do Instar Mail
2 - Menu cliente
Clientes:
Menu que irá possibilitar a criação de categorias, a visualização da quantidade
de e-mails nas categorias ou selecionar uma categoria em especifico para visualizar os e-mails da
mesma e também irá possibilitar a exclusão de e-mails por determinada expressão ou pelo e-mail.
Nesta opção poderá ser incluso e-mails manualmente, fazer alterações em cadastros existentes,
visualizar e-mails e também efetuar remoções de cadastros de acordo com suas necessidades.
2.1 – CATEGORIAS
As categorias servem para separar e organizar os contatos e uma campanha só pode ser enviada
selecionando uma categoria.
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Página clientes (categorias) do Instar Mail
Toda categoria criada no sistema Instar Mail irá apresentar as seguintes ferramentas mostrada na
figura abaixo. Estas ferramentas irão permitir a visualização dos e-mails, edição do nome da
categoria, exclusão da categoria e exportação dos e-mails.
Ferramentas das categorias do Instar Mail
Ferramenta visualizar:
Basta clicar nesta ferramenta e o sistema irá apresentar todos os emails da categoria especifica.
Ferramenta editar:
editado.
Ferramenta que permitirá que o nome de uma categoria já criada possa ser
Ferramenta excluir:
Ferramenta que permitirá a exclusão de uma categoria. Obs: Caso esta
categoria tenha sido utilizada para envio de alguma campanha os relatórios serão prejudicados.
Ferramenta exportar:
Ferramenta que permitirá a exportação da lista de e-mails já filtrada.
1º Passo: Acesse o menu clientes e clique no sub-menu Categorias, após acessar o item
categorias, basta clicar em Cadastrar e informar o nome desejado para a sua Categoria, após a
inclusão do nome a mesma poderá ser editada ou excluída de acordo com suas necessidades.
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Página categorias (cadastro) do Instar Mail
2.2 – CLIENTES
1º Passo: Acesse o menu clientes e clique no sub-menu Clientes, após acessar o item clientes,
basta selecionar o nome da categoria que deseja buscar os e-mails, ou incluir um e-mail em
específico e desta forma o sistema irá filtrar suas buscas. Esta ferramenta também irá permitir o
cadastro dos e-mails de forma unitária, para cadastrar os e-mails de forma unitária, basta clicar em
cadastrar e inserir o e-mail e as informações desejadas.
Página de busca de clientes do Instar Mail
2.3 – DELETAR CLIENTES
1º Passo: Acesse o menu clientes e clique no sub-menu deletar clientes, após acessar esta opção
o sistema irá permitir que e-mails cadastrados nas categorias possam ser removidos. Os e-mails
poderão ser excluídos atraves da importação de uma lista que contenha os e-mails ou incluir
determinadas expressões e selecionar de qual categoria os mesmos serão retirados.
Obs: Para incluir listas de e-mails a serem removidas, as listas deverão estar nos seguintes
formatos: (txt. (bloco de notas) ou em csv. (extensão do Excel)). Na página 6 irá ser especificada
a maneira correta de transformar um arquivo do Excel no formato de xlsx. para o formato aceito
pelo sistema (csv.).
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Página de deletar de clientes do Instar Mail
3 - Menu Importação
Importação:
Menu que irá possibilitar a importação das listas de e-mails no sistema de
envios e também irá permitir o acompanhamento das quantidades importadas, data e hora da
importação, nome do arquivo, categoria, linhas, linhas em branco, e-mails com sintaxe invalida e
duplicados. Além de permitir a visualização dos itens acima no menu de importação é possível
deletar listas enviadas e verificar os e-mails que não foram importados.
1º Passo: Acesse o menu importação, após acessar o menu basta clicar em escolher arquivo e
clicar em enviar arquivo.
Página de importação de listas de e-mails do Instar Mail
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Obs: As listas deverão ser importadas nos seguintes formatos: (txt. (bloco de notas) ou em csv.
(extensão do Excel). Os e-mails contidos em arquivos txt. deverão ser listados com um e-mail por
linha e caso a lista tenha informações além do e-mail, as mesmas deverão ser separadas por
algum separador (; , . ) dentre outros. Já em arquivos no formato de csv. os campos deverão ser
separado através das células.
O aconselhável é que o nome do arquivo da lista de e-mail, não seja muito extenso. Veja os
exemplos abaixo:
Lista de e-mails no formato de txt. (bloco de notas)
Lista de e-mails no formato de csv. (extensão do excel)
Transformando um arquivo no Excel no formato xlsx., para o formato csv. aceito pelo
sistema.
Para transformar um arquivo no formato padrão do Excel para o formato aceito pelo sistema, csv.,
basta abrir a lista de e-mails e clicar no botão salvar do Excel, após clicar nesta opção, o mesmo irá
exibir uma caixa de dialogo, conforme a exibida abaixo, onde irá ser incluído o nome de seu arquivo
e também irá fornecer a opção de selecionar o formato desejado deste arquivo, basta selecionar a
opção CSV (separado por vírgulas) (*.csv), com esta opção selecionada, basta clicar em salvar e
o seu arquivo já estará no formato aceito pelo nosso sistema de envios.
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Tela do Excel para salvar o arquivo em csv.
2º Passo: Após a seleção e o envio do arquivo através da ferramenta de importação do sistema, o
mesmo irá apresentar uma tela, igual a da figura abaixo, onde deverão ser selecionadas as
informações existentes em sua lista e a categoria a qual esta lista será importada. Ex: Caso a lista
possua somente e-mail e nome, basta selecionar o primeiro nome e o primeiro e-mail de sua lista
que será fornecido pelo sistema automaticamente e nos demais campos, caso não tenha as
informações em sua lista, basta deixar a seleção no campo como --nada--, assim informando para o
sistema que a lista em questão não possui determinada informação.
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Página de importação do Instar Mail
3º Passo: Com a conclusão do preenchimento das informações para a importação de suas listas de
e-mails o sistema irá apresentar o tempo restante para a conclusão do processo que pode demorar
até 10 (dez) minutos. Obs: Não se faz necessário aguardar a finalização do processo na mesma
tela, caso deseje navegar em outras telas do sistema o processo irá continuar sem intervenções.
Tela de espera do processo de importação do Instar Mail
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4º Passo: Após a finalização da importação o sistema irá exibir a quantidade importada, bem como
data e hora da importação, nome do arquivo, categoria, linhas, linhas em branco, quantidade
importada e quantidade de e-mails com sintaxe invalida. E irá permitir também a visualização dos emails duplicados e dos que não foram importados, bem como excluir a importação da lista.
Dados do processo de importação do Instar Mail
Sistema True List: É uma ferramenta exclusiva do sistema que valoriza o seu tempo e seu
dinheiro. Através de um banco de dados de e-mails inexistentes gerados pelos diversos servidores
torna-se possível a eliminação de e-mails inexistentes no ato da importação. Isso não é encontrado
em nenhum outro sistema.
4 - Menu Campanhas
Campanhas:
Menu que irá possibilitar a criação e acompanhamento de todos os
relatórios das campanhas enviadas. As campanhas poderão ser criadas, editadas e excluídas
através deste menu.
1º Passo: Acesse o menu campanhas, após acessar o menu basta clicar em cadastrar.
Página de cadastro de campanhas do Instar Mail
2º Passo: Após clicar em cadastrar o sistema irá apresentar algumas informações a qual deverão
ser preenchidas conforme informado abaixo:
No item Conta Smtp são exibidos dados de sua conta que não deverão ser alterados.
No item Categoria a Enviar é necessário selecionar o publico alvo de sua campanha sendo assim
selecione a categoria desejada.
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No item Nome da Campanha é necessário informar o nome de sua campanha.
No item Nome do Remetente é necessário informar o nome do remetente que seus clientes irão
visualizar ao receber a campanha.
No item Assunto é necessário cadastrar o assunto que seguira junto aos e-mails enviados.
O item Senha da Campanha é útil para profissionais que trabalham com marketing e divulgação e
precisam passar os relatórios das campanhas aos seus clientes, porém não podem passar a senha
principal do Instar Mail para que o mesmo tenha acesso ao sistema em sua totalidade. Após inserir
a senha na parte de campanhas o sistema irá apresentar o seguinte item
(Relatório Externo)
do lado da campanha, basta clicar sobre ele para fornecer o link e a senha para que o cliente possa
visualizar os relatórios de uma determinada campanha.
No item “Gostou? Indique a um amigo” permite que sua lista de contatos aumente, pois ao enviar
a campanha para um cliente, caso o mesmo ache interessante pode enviar sua campanha para um
amigo e assim o mesmo será incluso na categoria informada. Neste item você selecionará a
categoria a qual deseja que o indicado seja cadastrado. Para que esse recurso funcione é
necessário colocar o link de indicação de amigo em sua mensagem, para fazer isso basta clicar em
[indicacao] em “personalize sua mensagem” que será demonstrado abaixo.
No item Carregar Mensagem de Site Web? permite inserir o link de destino de sua arte de
newsletter. Lembrando que só é possível utilizar esta opção se sua peça estiver postada em algum
endereço da internet.
No item Utilizar Template Pronto? permite a utilização de alguns modelos de templates fornecidos
pela empresa, para usar esta ferramenta basta escolher o modelo que mais lhe agrada, carregá-lo
e logo após fazer as alterações necessárias, como em imagens e textos.
Nesta Página é exibido também um editor de texto onde será possível digitar a mensagem que
deseja enviar ou se preferir uma imagem com link para a Página (site) de uma empresa desejada.
Veremos agora como enviar uma imagem ao servidor e assim permitir o envio de banners ao invés
de textos.
Entre as ferramentas do sistema para o auxilio da criação de sua campanha existe a opção de
enviar imagens para utilizá-las em suas mensagens, conforme é demonstrado na figura abaixo.
3º Passo: Para utilizar esta ferramenta basta clicar em escolher arquivo, selecionar a imagem
desejada, fazer o Upload e logo após clicar em adicionar na mensagem, assim a imagem será
inserida no corpo de sua campanha. Na opção imagens enviadas é possível utilizar imagens já
carregadas sem precisar fazer o upload do arquivo novamente.
Página de importação de imagem para a campanha do Instar Mail
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4º Passo: Personalização da campanha: Estes itens irão lhe auxiliar no ato da montagem de suas
campanhas para que seus clientes recebam mensagens personalizadas proporcionando uma
melhor experiência. Para utilizar essas opções, basta clicar sobre elas que as mesmas serão
inseridas no corpo de sua campanha. Veja abaixo uma descrição de suas devidas funções.
[nome] para listas completas que possuem o campo nome basta clicar sobre essa opção que cada
cliente recebera sua campanha personalizada com seu devido nome.
[telefonefixo] essa opção permite a inserção do telefone fixo de seu cliente em sua campanha.
[senha] essa opção permite a inserção da senha do cliente em sua campanha.
[visualizacao] adiciona um link que leva o cliente para a Página de visualização da mensagem no
navegador caso o cliente não esteja conseguindo visualizar em seu email.
[primeironome] adiciona o primeiro nome de seu cliente na mensagem.
[celular] adiciona o celular de seu cliente na mensagem.
[data] adiciona a data de envio de sua campanha.
[remocao] adiciona um link para que seus clientes se retirem de sua lista de e-mails. Este link de
remoção também é inserido pela ferramenta automaticamente e obrigatoriamente em todos os emails enviados.
[sobrenome] adiciona o sobrenome de seu cliente na mensagem.
[endereco] adiciona o endereço de seu cliente na mensagem.
[hora] adiciona a hora de envio de sua mensagem.
[indicacao] adiciona um link que leva ao formulário de indicação de newsletter para amigos.
[email] adiciona o e-mail de seu cliente na mensagem.
[cidade] adiciona a cidade de seu cliente na mensagem.
[cofirmacao] adiciona um link para confirmar o interesse do cliente indicado em receber suas
mensagens.
[emailatearroba] adiciona somente os dados do e-mail que esta antes do @ (arroba) nos e-mails.
Ex. usuá[email protected]. O sistema irá adicionar o termo usuário.
[estado] adiciona o estado de seu cliente na mensagem.
[atualizacao] adiciona um link onde os usuários poderão atualizar os seus dados.
[datadenascimento] adiciona data de nascimento de seu cliente na mensagem.
[mensagem] adiciona as observações de seu cliente na mensagem.
[personalizado1] [personalizado2] [personalizado3] adiciona em sua mensagem um campo
criado por você. Ex: campo sexo, idade, nacionalidade, dentre outros. Esses campos
personalizados podem ser definidos no menu configurações/ configurações de mailing.
Sistema de personalização de campos da campanha do Instar Mail
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Sistema de cadastro de cliente do Instar Mail
Sistema de visualização de campanha do Instar Mail
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Recebimento de campanha do Instar Mail no Outlook
5º Passo: Confira se sua mensagem esta visualmente correta através do editor:
Editor de campanhas do Instar Mail
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Caso seja conhecedor da linguagem HTML, através do editor também é possível editar o código
fonte de sua newsletter basta clicar sobre o botão Código-Fonte como é demonstrado na imagem
abaixo, após edite o código HTML da campanha da maneira desejada. Pressione novamente o
botão “Código-Fonte” para voltar ao modo visual.
Sistema de inserção de código fonte das campanhas do Instar Mail
6º Passo: Esta página exibe todas as campanhas cadastradas no sistema bem como as enviadas e
as não enviadas, vejamos primeiramente as ferramentas das campanhas não enviadas, estas
campanhas possuem 6 (seis) ferramentas e são elas Relatório Externo , Editar, Testar, Enviar,
Copiar e Excluir vejamos abaixo o funcionamento de cada uma delas.
Funções das campanhas do Instar Mail
Relatório Externo:
Esta função permite que os clientes visualizem os relatórios das
campanhas sem a necessidade de saber o login e senha do servidor em sua totalidade. Esta
função é útil para clientes que prestam serviços de envios de e-mails e desejam passar aos seus
clientes somente relatórios de campanhas especificas. Se não for o seu caso simplesmente ignore
esta opção.
Editar:
Esta função permite a edição de campanhas criadas e ainda não enviadas no sistema.
Testar:
Esta função irá permitir que testes das campanhas sejam realizados para os e-mails
de login e o e-mail secundário cadastrado no item Configurações/Dados cadastrais. Este teste
serve para ter uma previa do envio antes de enviar para suas listas.
Enviar:
Esta função irá permitir os envios das campanhas criadas no sistema.
Copiar:
Esta função irá permitir que cópias das campanhas já criadas sejam efetuadas.
Através das copias é possível aproveitar todo o conteúdo de uma campanha já efetuada, mudar
detalhes desejados e reenvia-la para outras categorias.
Excluir:
Esta função permite a exclusão das campanhas, tanto as em andamento, as não
enviadas e as finalizadas.
7º Passo: Após iniciar o envio de uma campana o sistema irá apresentar mais uma função, onde a
mesma irá permitir o acompanhamento em tempo real dos resultados de seus envios, veja abaixo
esta função.
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Relatório do Instar Mail
Relatório completo do Instar Mail
Dados que podem ser acompanhados em seus relatórios:
Total de e-mails contidos na lista enviada.
Total de e-mails enviados com sucesso.
Total de e-mails inexistentes e excluídos.
Total de e-mails não enviados por apresentar algum tipo de erro.
Total de e-mails a serem enviados.
Projeção de envio da campanha em % (porcentagem)
Total de e-mails abertos pelo destinatário
Total de e-mails que sofrerão cliques e foram direcionados para o site indicado no
hiperlink.
+ Informações = Nos relatórios também é possível visualizar todas as informações de aberturas e
cliques, como data, hora, geolocalização, informações dos links mais clicados e o IP do assinante.
Também é possível saber quem solicitou a exclusão de sua lista, motivos e comentários.
8º Passo: Após iniciar o envio da campanha, a mesma poderá ser pausada e reiniciada de acordo
com suas necessidades. Para pausar ou inicia-la novamente, basta clicar no símbolo do relógio
conforme indicado abaixo.
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Status da campanha do Instar Mail
5 - Menu banco de arquivos
Banco de arquivos:
Neste menu será possível visualizar todos os arquivos
carregados em nosso servidor inclusos em suas campanhas. Nesta opção poderá ser carregado
mais arquivos ou deletar arquivos já existentes.
6 - Menu agendamento
Agendamento:
Neste menu será possível agendar os disparos de suas campanhas já
criadas, bem como irá permitir agendar o seu termino ou pausa-la na data e hora estipulada. Para
utilizar este recurso, basta deixar uma campanha previamente cadastrada e com o status enviando
e logo após clicar em cadastrar no menu agendamento, ao clicar em cadastrar os seguintes
campos deverão se preenchidos: (seleção da campanha, nome, data, hora e ação (enviar, pausa e
finalizar)). O cadastro poderá ser editado ou excluído de acordo com suas necessidades. Após
efetuar o agendamento da campanha, a mesma deverá ser pausada para que ela possa ser
iniciada no tempo determinado nesta função.
Status da campanha do Instar Mail
Cadastro de agendamento de campanhas do Instar Mail
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7 - Menu ranking
Ranking:
Neste menu será exibido os 300 (trezentos) melhores assinantes, ou seja, os
que mais abrem suas campanhas e também irá exibir os clientes que mais indicam amigos para
receberem suas campanhas. Para visualizar os mesmos, basta clicar no menu ranking e optar
pelos seguintes sub-menus (os que mais abriram e os que mais indicaram).
8 - Menu integração
Integração:
Obs: É necessário conhecimentos de HTML para utilizar esta opção. Caso
não possua conhecimentos em HTML contrate alguém que possa auxiliá-lo ou ignore esta opção.
Neste menu é possível integrar um formulário em seu site onde os clientes poderão preencher um
formulário de cadastro que após o preenchimento do mesmo, o e-mail do cliente será
simultaneamente armazenado em seu sistema na categoria especificada no formulário. Nesta
ferramenta também é possível configurar os e-mails de boas vindas que é a mensagem que o novo
cliente irá receber em seu e-mail após ter realizado o cadastro e caso opte pela ferramenta de
integração em seu site poderá configurar um e-mail comentando sobre sua newsletter. Para gerar o
código de integração para a inclusão no seu web site, basta preencher os seguintes campos:
(incluir link da pagina de cadastro, incluir link para pagina de agradecimento, selecionar os campos
que deseja solicitar para os clientes no cadastro, ex: (nome, data de nascimento, telefone fixo,
etc...) e selecionar a categoria que irá armazenar os e-mails cadastros através do formulário. Após
o código ser gerado, basta copiar o mesmo e incluir na pagina desejada em seu web site.
Formulário de integração do Instar Mail
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9 - Menu relatório geral
Relatório Geral:
Neste menu será fornecido os relatórios de todas as campanhas já
enviadas no servidor. Para visualizar os dados, os seguintes filtros de busca poderão ser utilizados:
(nome, seleção da categoria e seleção do período). Após efetuar os filtros de busca o sistema irá
apresentar as seguintes informações: (nome, categoria, assunto, data, total de e-mails, enviados
com sucesso, inexistentes e excluídos, erros, aberturas e clientes). As pesquisas poderão ser
realizadas a qualquer momento.
10 - Menu configurações
Configurações:
Neste menu é possível efetuar alterações nos dados cadastrais de
sua conta, bem como alterar algumas configurações do sistema de envios. Este menu apresenta 2
(dois) sub-menus, onde um é o Configurações de Mailing que permitirá que os seguintes ajustes
sejam realizados na sua conta: ( inclusão de logomarca, incluir campo personalizado 1,2 e 3,
inserir endereço de resposta de suas campanhas e incluir uma breve mensagem para tentar fazer
com que os clientes não optem em se retirar das listas de e-mails).
Obs: Para alterar o e-mail de resposta de sua campanha, é necessário colocar uma entrada SPF
no DNS de seu domínio que permite que o nosso servidor envie e-mails com seu domínio. Sem
esta configuração não altere o endereço de resposta, pois muito dos e-mails enviados serão
considerados como uma “tentativa de fraude”.
Tela de configurações de mailing do Instar Mail
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Veja abaixo onde as informações incluídas nesta função poderão ser visualizadas:
Tela de remoção do Instar Mail
Tela de indicação do Instar Mail
Já o outro sub-menu, Dados cadastrais, irá permitir efetuar alterações nos dados cadastrais e
também modificar a senha, login e e-mail secundário para teste do sistema. Vale lembrar que o
campo e-mail caso seja alterado, o e-mail ali inserido se tornará o seu novo login.
11 - Menu sair
Sair:
Este menu faz com que o usuário do sistema de envios saia do sistema e seja
direcionado novamente para a Página de Login e senha.
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12- Informações adicionais
Abaixo segue alguns sites que trabalham com a venda de listas de e-mails, vale lembrar que nem
sempre as listas mais baratas são as piores ou as mais caras as melhores, apenas indicamos estas
empresas, mas não garantimos sua qualidade ou procedência, a responsabilidade de compra é em
sua totalidade do cliente, recomendamos que entre em contato por telefone com essas empresas
antes de comprar as listas.
www.cadastroempresas.com.br
www.sulmailing.com.br
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