Manual de Organização
e Funcionamento
Programa Formação PME 2012-2014
Tipologia de Intervenção 3.1.1. e 8.3.1.1.-Formação-Ação PME, do
POPH
novembro 2012
Índice
ÍNDICE.............................................................................................................................................................. 2
NOTA INTRODUTÓRIA ..................................................................................................................................... 4
I.
II.
CARACTERIZAÇÃO DO PROGRAMA .......................................................................................................... 5
I.1.
I.2.
PRINCÍPIOS DE ACÇÃO E PERSPECTIVA GLOBAL DE INTERVENÇÃO DO PROGRAMA ............................................... 5
AS PRINCIPAIS FASES DO MODELO DE INTERVENÇÃO .................................................................................... 9
I.3.
MODALIDADES DE INTERVENÇÃO ...........................................................................................................15
ORGANISMO INTERMÉDIO COM SUBVENÇÃO GLOBAL: MODELO DE GESTÃO........................................19
II.1. PRINCÍPIOS ESTRUTURANTES DA GESTÃO.................................................................................................19
II.2. ESTRUTURA ORGANIZATIVA .................................................................................................................20
II.3. DIMENSÃO E IMPLANTAÇÃO TERRITORIAL DAS INTERVENÇÕES DO PROGRAMA FORMAÇÃO PME. ..........................24
III.
GESTÃO DE EQUIPAS...............................................................................................................................25
III.1. CONSULTORIA FORMATIVA ..................................................................................................................25
III.1.1.
III.1.2.
III.1.3.
Selecção, Preparação e Validação das Equipas ............................................................................... 25
Intervenção: Diagnóstico Inicial e o Plano de Desenvolvimento ....................................................... 27
Intervenção: Execução do Plano de Desenvolvimento .................................................................... 30
III.2. EQUIPAS DE FORMADORES ..................................................................................................................32
IV. GESTÃO ADMINISTRATIVA......................................................................................................................35
IV.1. MODELO ADMINISTRATIVO DE FUNCIONAMENTO ......................................................................................35
IV.2. SELECÇÃO DE EMPRESAS .....................................................................................................................36
IV.2.1.
IV.2.2.
IV.2.3.
Requisitos Legais e Documentação Formal ..................................................................................... 36
Requisitos Qualitativos .................................................................................................................. 37
Restrições ..................................................................................................................................... 38
IV.3. PROJECTO .......................................................................................................................................39
IV.3.1.
IV.3.2.
IV.3.3.
IV.3.4.
Componente Formação-Ação......................................................................................................... 40
Componente Formação ................................................................................................................. 42
Outros Encargos ............................................................................................................................ 44
Despesas de Funcionamento.......................................................................................................... 45
IV.4. PEDIDO DE ALTERAÇÕES......................................................................................................................45
IV.5. COMUNICAÇÃO E VALIDAÇÃO DAS ED’S ..................................................................................................46
IV.5.1.
IV.5.2.
Grelha de Selecção de ED’s ............................................................................................................ 46
Comunicação da Selecção.............................................................................................................. 46
IV.6. PEDIDO DE REEMBOLSO ......................................................................................................................47
IV.7. INFORMAÇÃO ANUAL DE EXECUÇÃO.......................................................................................................47
IV.8. PEDIDO DE PAGAMENTO DE SALDO ........................................................................................................49
IV.9. FLUXOS FINANCEIROS .........................................................................................................................50
V.
SISTEMAS INFORMÁTICOS DE REPORTE..................................................................................................51
V.1. SISTEMA INFORMÁTICO NETPME .........................................................................................................51
V.1.1.
V.1.2.
Selecção de Empresas: Auxílios Minimis ......................................................................................... 51
Modalidade Consultoria Formativa ................................................................................................ 51
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V.2. SISTEMA INFORMÁTICO SIIFSE .............................................................................................................53
VI. GESTÃO PEDAGÓGICA E FINANCEIRA......................................................................................................55
VI.1. DOSSIÊ TÉCNICO-PEDAGÓGICO POR ENTIDADE DESTINATÁRIA ......................................................................55
VI.2. DOSSIÊ TÉCNICO-PEDAGÓGICO POR ACÇÃO E POR ENTIDADE DESTINATÁRIA ....................................................60
VI.3. DOSSIÊ CONTABILÍSTICO-FINANCEIRO .....................................................................................................66
VI.3.1.
VI.3.2.
VI.3.3.
VI.3.4.
Contabilidade................................................................................................................................ 66
Conta Bancária ............................................................................................................................. 66
Dossiê Financeiro .......................................................................................................................... 67
Dossiê Contabilístico (PME) ........................................................................................................... 67
VI.4. DOSSIÊS TRANSVERSAIS ......................................................................................................................71
VII. GESTÃO DA INFORMAÇÃO......................................................................................................................77
VII.1. REDE DE DINAMIZAÇÃO , DIVULGAÇÃO E GESTÃO DE CONTEÚDOS DO PROGRAMA FORMAÇÃO ...............................77
VII.2. ÁREA DE GESTÃO PRIVADA ..................................................................................................................81
VIII. ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO INTERNA DO PROGRAMA...............................................................87
VIII.1. CONCEITOS ......................................................................................................................................87
VIII.2. OBJECTIVOS DO MODELO DE ACOMPANHAMENTO E DE AVALIAÇÃO INTERNA DO PROGRAMA ..............................87
VIII.3. ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS E TÉCNICAS ............................................................................................88
IX.
AVALIAÇÃO OPERACIONAL DO PROGRAMA FORMAÇÃO PME ...............................................................96
X.
VERIFICAÇÕES ÀS ENTIDADES BENEFICIÁRIAS.........................................................................................97
X.1.
VERIFICAÇÕES NO LOCAL (ON-THE-SPOT) ................................................................................................97
X.1.1.
X.1.2.
XI.
Enquadramento legal .................................................................................................................... 97
Tipo de Verificações no Local ......................................................................................................... 97
NORMAS PARA A REVISÃO DO MANUAL ..............................................................................................102
XII. SIGLAS ..................................................................................................................................................103
XIII. ANEXOS ................................................................................................................................................105
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Nota Introdutória
A Associação Empresarial de Portugal é o Organismo Intermédio com Subvenção Global (AEP/OISG) do
Programa Formação PME (FPME), conforme contrato de delegação de competências celebrado com o
Programa Operacional Potencial Humano (POPH), para a 7.ª edição, de 2011-2014, detendo competências para
a gestão técnica, administrativa e financeira de parte substantiva das tipologias de intervenção 3.1.1. e 8.3.1.1.
As competências de que a AEP-OISG foi investida, em matéria de utilização dos apoios a conceder às Entidades
Beneficiárias, exigem a criação de um Manual de Organização e Funcionamento (MOF), por imperativo de
regulamentação interna e de sistematização de procedimentos e circuitos na gestão dos financiamentos do
FSE.
O MOF garante rigor, transparência e complementa os procedimentos exigidos à utilização do SIIFSE,
estabelecendo um conjunto de regras, procedimentos de organização e funcionamento, a observar por todos
os intervenientes locais e centrais, em consonância com os modelos e modos de gestão estabelecidos pela AEP-OISG para a execução do Programa Formação PME.
O MOF estabelece os procedimentos metodológicos e técnicos relativos às Entidades Beneficiárias (EBs) e aos
Consultores e Formadores, corporiza a cultura de intervenção do Programa Formação PME e constitui um
referencial para o alcance de desempenhos de excelência, permitindo a orientação, regulação e avaliação das
diferentes prestações dos diversos agentes e actores que intervêm na dinamização do Programa.
O MOF e o seu cumprimento, edição a edição, têm beneficiado do esforço de todos os intervenientes, com
destaque para os Coordenadores do Programa nas EBs, dos Consultores de Ligação (CLs) e, mais
indirectamente, de contributos dos próprios Empresários/ Representantes das EDs, através do acolhimento das
sugestões e reclamações.
Deste modo, edição a edição, reflecte o estado da arte do Programa.
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I.
Caracterização do Programa
I.1.
Princípios de Acção e Perspectiva Global de Intervenção do Programa
Origens
O Programa Formação PME (FPME) tem a sua origem nos trabalhos da comissão para a coordenação do
Programa Piloto de Formação para as PME, em 1997, que a AEP integrou, juntamente com outras entidades, de
onde resultou a regulamentação relativa à Formação – Acção para as PME, integrada como tipologia autónoma
dos Quadros Comunitários de Apoio sequentes.
Com a função inicial de entidade promotora/executora directa, a AEP em breve se tornou Unidade de Gestão
sendo, neste QREN, Organismo Intermédio com Subvenção Global, por contrato de delegação de competências
do POPH.
Dimensão
Para se avaliar da extensão do FPME, citemos apenas um reduzido n.º de indicadores:
Indicador
Número de empresas
Período
Numero
Todas as edições
5.758
6.ª edição*
1.793
7.ª edição**
1.299
N.º horas de Formação
N.º horas de Consultoria
Formativa
137.649 horas
6.ª edição
N.º horas de Formação
N.º horas de Consultoria
Formativa
N.º de Formandos
Volume de Formação
Financiado
231.941 horas
140.888 horas
7ªedição
90.236 horas
5.ª edição
18.262.
6.ª edição
65.849
7.ª edição
41.007
5.ª edição
346.121 horas
6.ª edição
981.779 horas
7.ª edição
788.422 horas
* 6.ª edição 2008 – 2010
**7ª edição dados da 1ªfase 2011-2012
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Tendo este OI, obtido por parte do POPH, um reforço financeiro para a componente de projetos, vê neste
quadro, as sua metas físicas reforçadas, apresentando um compromisso de execução para o período temporal
de 2011-2014, face ao POPH, de:
N.º de pequenas e médias empresas apoiadas
Meta 2014
Convergência (Norte,Centro e Alentejo)
2.210
Algarve
71
N.º de horas de formação-acção realizadas
Média Anual
2011-2014
Convergência (Norte,Centro e Alentejo)
120.675
Algarve
3.763
Esta dimensão funda-se nos resultados, reconhecidos pelo POPH, que só são realizáveis através da parceria
virtuosa estabelecida entre o OI e a rede de parceiros, as EBs, a quem cumpre saudar, agradecer e desafiar a
mais e melhores realizações.
Estes votos são extensíveis aos actores maiores do Programa: os empresários e colaboradores das empresas, os
consultores e formadores.
Princípios e fundamentos
Coerentemente com o passado, prossegue-se no desenvolvimento de projectos de modernização da gestão das
PME, dirigidas, neste período de 2012 - 14, a empresas com menos de 100 trabalhadores.
As intervenções nas EDs consubstanciam-se em acções de consultoria formativa e de formação à medida,
orientadas para o reforço das competências dos empresários/gestores e colaboradores, visando os grandes
objectivos:
 melhoria da qualidade da gestão;
 acesso a novas formas de organização;
 introdução de novas tecnologias;
 abertura a novos mercados;
 promoção da qualificação de activos;
 incorporação da dimensão de responsabilidade social das empresas.
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O cumprimento destes marcos pressupõe que se realizem os seguintes pilares de intervenção:
 a promoção de práticas de diagnóstico e de análise estratégica nas PME, através de uma rede de
apoio técnico descentralizada por todo o país, apoiada numa matriz de intervenção dirigida à entidade
destinatária como um todo, numa perspectiva de informação, aconselhamento e apoio contínuo,
personalizado e diferenciado, ajustado a cada Entidade Destinatária;
 a promoção de uma intervenção integrada e contextualizada aos modelos organizacionais e às
competências concretas dos activos e empresários das PME, mediante a utilização de técnicas
adaptadas de consultoria formativa e formação, ancoradas no paradigma andragógico;
 o reforço da qualificação dos recursos humanos, em particular no que respeita ao exercício da gestão
e à capacidade de liderança, de modo a promover, nas entidades destinatárias, a excelência e a
qualidade;
 a promoção da sensibilização e formação de empresários/dirigentes mobilizando-os para o
desenvolvimento integrado das organizações, incorporando o desenvolvimento de competências
profissionais, como um pilar deste processo;
 a promoção do reforço das vantagens competitivas da PME, mediante a orientação para novos
mercados, para novos factores de competitividade, para a abertura ao exterior e para o incremento da
produtividade;
 a criação de ambientes de trabalho mais motivadores e criativos, palco de exercício e inspiração de
lideranças claras, reforçadas e consentidas;
 uma maior sensibilidade e disponibilidade dos empresários/gestores e trabalhadores à adopção de
novas tecnologias e mutações organizacionais.
Missão do Programa:
A Missão corporativa de qualquer organização é a formulação das finalidades que orientam a empresa, mas
que nunca se alcançam porque formulados sempre um pouco para além da possibilidade de realização.
Assim, a missão do Programa Formação PME é “Promover, na empresa, a orientação à Mudança e à
Melhoria, partindo do Conhecimento para a Ação (do Diagnóstico e formulação do Plano de
Desenvolvimento), na assumção de que essa Ação tem de ser Orientada e Reprodutível através de um
Processo de Aprendizagem Apropriável (metodologia de Formação – Ação), produzindo Resultados
Verificáveis, que o sendo, induzem um Processo de Melhoria Contínua”.
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Metodologia de Intervenção do Programa Formação PME
Como já referido, o modelo de intervenção do Programa Formação PME aposta em melhorar as qualificações e
dotar os dirigentes e colaboradores das PME de uma clara visão do percurso a fazer rumo ao sucesso dos
negócios.
Sustenta – se em três princípios:
O primeiro diz respeito à mobilização e ao compromisso para a mudança, do empresário e
colaboradores, nas actividades desenvolvidas pelo programa Formação PME. Este aspecto, da
mobilização para a participação e mudança dos elementos das PME e do aproveitamento dos
respectivos saberes práticos, é o pressuposto quer do CONTRATO PARA O DESENVOLVIMENTO, quer
da utilização da METODOLOGIA DE PLANEAMENTO DE PROJECTOS POR OBJECTIVOS, como ferramenta
chave da intervenção no Programa;
O segundo princípio, consiste em sustentar o Diagnóstico Estratégico (DE) e o Plano de
Desenvolvimento (PD) em medidas a executar com uma orientação inequívoca para a acção,
focalizadas na produção de melhorias e resultados concretos objectivamente verificáveis, promovendo
a sustentabilidade, a qualidade de gestão dos negócios e a internalização de saberes;
O terceiro princípio tem como objectivo elevar o nível de qualificações dos empresários/dirigentes e
dos seus colaboradores no sentido de os conduzir, nos casos aplicáveis, à dupla certificação escolar e
profissional, estimulando sempre a aprendizagem ao longo da vida. Este princípio justifica-se, tendo
em conta todos os indicadores nacionais e internacionais, que indicam que o nível de habilitações
escolares e profissionais dos empresários e colaboradores das PME está muito aquém daquilo que é
hoje exigido à condução e desempenho de uma empresa, que tem de competir em mercados em
permanente mutação e altamente concorrenciais. Os factores descritos, aliados à importância cada
vez maior dos factores imateriais no sucesso dos negócios, implicam directamente uma mão-de-obra
mais qualificada, que domine as novas variáveis teórico/práticas dos negócios e torne os empresários
e os seus colaboradores mais aptos a agir com maior rapidez, eficiência e eficácia em circunstâncias
específicas da cadeia de valor dos negócios.
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I.2.
As principais fases do Modelo de Intervenção
Os princípios referidos no ponto anterior são os pilares de um “esquema” de intervenção que serve de
referência para a coordenação e equipa técnica de cada Entidade Beneficiária (Técnicos, ConsultoresFormadores de Ligação, Consultores-Formadores Especialistas, Formadores) do Programa Formação PME.
No esquema seguinte, pretende-se caraterizar, na generalidade, as fases e as áreas de atuação de uma
intervenção estruturada nas entidades destinatárias, a partir das quais se organizam as ações específicas que
constituem esta versão renovada da intervenção junto da PME.
Esquema 1: Esquema global do Modelo de intervenção do programa Formação PME.
ESTRATÉGICO
DESENVOLVIMENTO
O
DIAGNÓSTICO
F
PLANO
CONTRATO PARA O DESENVOLVIMENTO – PROGRAMA FORMAÇÃO PME
R
Caracterização
da empresa e do
negócio
Levantamento
de Objetivos
Análise do Setor
e da Envolvente
Análise
SWOT
Lista de situações
atuais
Versus
Situações
Desejadas
Árvore de
Objetivos
M
A
Ç
Ã
O
A
Quadro de
Medidas
Ç
Quadro de
Atividades
por medida
Plano de
Formação
Projeto empresa/
Responsabilidade
Social
Matriz de Planeamento de Projetos
Ã
Implementação do Plano de Formação
Implementação
O
intervenção de Formadores
Medidas Interv.
IMPLEMENTAÇÃO
Consultores -
Encaminhamento para Centros de
formadores
Qualificação e/ou Formação do Catálogo
especialistas
Nacional de Qualificações
Avaliação de Resultados e Impactos Gerados
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A metodologia inerente à operacionalização do modelo de intervenção vertido no esquema supra está
detalhada na publicação “Guia para a Acção nas PME” e “Guia para a Acção nas PME: Orientações para 20112013”(disponível na área privado do site) que, em seu complemento, clarifica e simplifica alguns princípios,
procedimentos e instrumentos de intervenção, disponíveis no site http://pme.aeportugal.pt/.
O Contrato para o Desenvolvimento (CD) (modelo em anexo 13) consolida e formaliza um compromisso
mútuo de coesão e partilha de responsabilidades, em primeira linha entre a Entidade Destinatária e a Entidade
Beneficiária, mas também com toda a estrutura de gestão e financiamento do programa Formação PME,
nomeadamente, com a AEP-OISG.
O Contrato para o Desenvolvimento é um contrato jurídico, feixe de princípios, direitos e deveres, dos
processos previstos na intervenção do programa. É um acto livre, voluntário, que responsabiliza quem o assina.
É a “fase zero” da intervenção. Para cada empresa, é acto maior de dignidade do Programa.
Não é um acto de “despacho corrente”. Tem de revestir-se, assim, de adequada solenidade dado que é um
momento de partilha dos actores do Programa.
Preferencialmente, a EB deve organizar uma cerimónia de assinatura comum, com um número significativo de
empresas signatárias, empresários e dirigentes, que possa reforçar a importância do acto e a noção de
pertença a um Programa e a uma rede, de expressão nacional, que promove a troca de experiências e,
inclusive, de negócios.
Em caso de ausência de uma só empresa dessa sessão solene, deve organizar-se um acto que convoque o(s)
respectivos(s) empresários, os dirigentes e os participantes previsíveis.
O Diagnóstico Estratégico (DE) da empresa deve ter em consideração o perfil do(s) Dirigente(s) da PME e a
especificidade desta. Assim sendo, toda a informação produzida tem de ser:
 simples;
 prática, orientada para o negócio, para a acção e produção de resultados;
 sintética e esquematizada.
Nas figuras abaixo evidenciam-se as peças da intervenção e os seus intervenientes:
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O Consultor-Formador de Ligação (CFL) elabora o Diagnóstico
Estratégico sob as orientações do Modelo de Intervenção do “Guia
para a Acção em PME” e as “Orientações para 2011 – 2013”, com
a participação do empresário e outros participantes-chave.
Durante esta fase, o CFL deverá recorrer à colaboração de
Consultores-Formadores Especialistas (CFE) e de Formadores para
a identificação e maior clarificação dos Objectivos a atingir no
âmbito da intervenção.
Compete ao CFL, na fase de Diagnóstico Estratégico, apresentar a
“Árvore
de
Objectivos”
ao
empresário/dirigente
e
aos
colaboradores envolvidos, no sentido de criar compromissos,
mobilizar toda a organização para a acção, formalizar e validar,
com o empresário, sob orientação do modelo apresentado no
anexo, Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento.
O Plano de Desenvolvimento (PD), agregado ao
Diagnóstico, estabelece as Medidas de
Consultoria Formativa, para a concretização dos
objectivos,
consignadas
na
Matriz
de
Planeamento de Projecto, bem como as medidas
do Plano de Formação e o Projecto de
Responsabilidade Social (PRES), finalmente, um
Plano de Médio Longo Prazo sintético.
O Plano de Formação (Ação) remete para o seu
desdobramento – as Fichas de Planeamento de
Ação de Formação.
Todas as componentes do PD são discutidas,
negociadas com o empresário.
O PD caracteriza-se por ser sintético, orientado
para a ação, focalizado em actividades e
resultados, com cronogramas de implementação
definidos e claro delineamento de tarefas. O
Plano de Desenvolvimento é elaborado pelo CFL,
preferentemente, em colaboração com os CFE e
Formadores.
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Assistência Técnica
Tendo em conta a eventual necessidade de clarificação de dúvidas e questões concretas relativamente à
aplicação prática da metodologia do Programa, sentidas pelos Consultores-Formadores de Ligação, mas
devendo ser extensiva a Consultores-Formadores Especialistas e Formadores, a Unidade de Gestão
disponibiliza Assistência Técnica para o efeito, através da prestação, graciosa para a EB, de Técnicos
Especialistas na Metodologia de Planeamento de Projectos por Objectivos (MPPO), designados pelo OI.
Essa Assistência Técnica é realizada num período entre a elaboração dos Diagnósticos e dos Planos de
Desenvolvimento, o que o correrá em momento de maior interesse para os Consultores-Formadores e para os
Formadores.
Essa prestação será efectuada na sede da EB ou em outro local que seja de conveniência da mesma, neste caso
com conhecimento prévio da AEP-OISG.
Este serviço terá a duração máxima de 4 horas, podendo extender-se mais 1 hora para as entidades
beneficiárias que tenham mais que um projeto em execução e para as entidades beneficiárias que estão
pela primeira vez a implementar o programa Formação PME, sendo expressamente solicitado ao OI pela EB.
Esta compromete-se ainda a responder ao Caderno de Encargos que constitui o Anexo 21 ao MOF.
O Plano de Desenvolvimento, em detalhe, é composto por:
 Quadro de Medidas, consiste numa matriz de dupla entrada, onde se articulam, evidenciando o seu
grau de importância, as medidas que contribuem, pelo seu acionamento, à realização dos Objetivos
Diretos selecionados para a intervenção.
 Matriz de Planeamento de Projecto que consiste, na sequência do quadro de medidas, no detalhe,
das actividades necessárias à conctretização dos Objetivos Diretos a que aquelas correspondem,
especificando prazos, duração, atividades e evidências, responsáveis, meios necessários e custos,
mesmo que estimados, da execução das medidas. É elaborado pelo CFL com a colaboração dos CFE
designados.
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 O Plano de Formação (PF) é elaborado pelo CFL, com a colaboração dos Formadores, com auscultação
dos responsáveis operacionais e dos gestores de Recursos Humanos, quando existam. O PF, quadro
sintético das ações de formação, é desdobrado em fichas execução de medida de formação conforme o
anexo 03- Ficha de Execução de Medida. Assim, contém os objetivos, conteúdos, resultados,
formadores, metodologia e o cronograma.

Plano de Médio Longo Prazo é a formulação inicial que apresenta, de uma forma sintética, uma
articulação dos objetivos identificados pela ED, mas sem possibilidade de realização em meios e/ou
tempo, prioridade secundária, limitação de tempo etc. São relegados para um prazo de execução que
ultrapassa o horizonte temporal da intervenção do Programa.
 Projecto de Responsabilidade Social (PRES) constitui uma medida de intervenção estratégica,
devendo produzir impactos sociais na organização e/ou na comunidade, não se confinando a uma
iniciativa pontual, antes constituindo o início ou a consolidação de uma prática corrente. São acolhidas
iniciativas, por empresa ou em rede, estas promovidas pela EB no sentido de desenvolver PRES de
uma forma mais abrangente.
 Encaminhamento de Colaboradores para os Centros Qualificação/CNO (ver anexo 14), que constitui
um dos pilares do Programa, pois a qualificação de Ativos permanece como uma das prioridades de
atuação para a promoção da produtividade e competitividade das empresas, mas também do
desenvolvimemto pessoal dos seus utentes. Objetiva-se, no encaminhamento dos adultos sem a
escolaridade mínima ou o nível secundário, para os Centros de Qualificação/CNO protocolados com as
EB’s, iniciando ou propiciando a continuidade do percurso de qualificação, com vista à dupla
certificação. Deve constar do PD a lista de presença dos trabalhadores (ver anexo 6) que participem
em reunião de sensibilização, a levar a efeito na empresa, no decurso do Diagnóstico, por elementos
de um dos CNO com o qual a EB tem protocolo, listados os colaboradores que foram encaminhados
em sequência.
O template do Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento está no anexo 2.
Na eventualidade de a ED não ter colaboradores em número suficiente que justifique a deslocação de
um Profissional do CNO, deve solicitar-se ao CNO o envio via e-mail de toda a informação alusiva à
Iniciativa Novas Oportunidades para que a empresa possa difundi-la pelo(s) colaborador(es) e assim
garantir que todos são conhecedores desta possibilidade de desenvolvimento pessoal. Esta
informação electrónica deverá ficar arquivada no dossiê.
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Na fase de Implementação do Plano de Desenvolvimento são executadas as medidas de curto prazo
identificadas em PD.
A execução do Plano de Desenvolvimento obedece, obviamente
ao que está programado no PD, ao planeado, sendo que
qualquer alteração relevante (encurtamento de duração de
medidas, alteração significativa de conteúdo, conflitualidade,
dificuldade na execução etc.) terá de ser comunicada pelo CFE ou
pelo Formador, através de Ficha de Execução de Medida, em
anexo (Anexo 3). No caso comum de não existirem alterações
significativas, as Fichas são apresentadas, no fim de cada uma
delas, pelos seus executores ao CFL, reportando a qualidade de
execução e a completude.
Fase de Avaliação de Resultados Finais na ED
No Relatório Final / Reformulação do Plano de Médio Longo Prazo elabora-se o balanço da intervenção no
âmbito do programa Formação PME na ED, corporiza-se num Relatório Final, visando estabelecer a avaliação
dos resultados da intervenção e reformulação do Plano Médio e Longo Prazo (ver o template no anexo 11).
Assenta na ponderação da pertinência e coerência da formulação inicial, do grau e qualidade intervenção, que
se constata nas Fichas de Execução das Medidas de Consultoria e de Formação (mesmo modelo) e implica,
igualmente, a consolidação/reformulação do Plano de Médio e Longo Prazo não só por atendimento a novas
circunstâncias internas e externas à empresa, mas pela integração dos objectivos e das respectivas medidas do
PD que, porventura, não foram executadas ou que necessitam de maior desenvolvimento. A empresa passa a
deter um cenário conciso do seu desenvolvimento (ver tb. VII.3 e quadro incluso no anexo Relatório Final de
Intervenção).
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I.3.
Modalidades de Intervenção
A intervenção do programa Formação PME será efetuada no âmbito das seguintes modalidades:
 PME Integral
 PME Especialização
PME Integral
A intervenção “PME Integral” é a modalidade central do programa Formação PME, segundo o ciclo Diagnóstico
Estratégico => Plano de Desenvolvimento => Implementação de Medidas de Formação-Ação e para a qual será
canalizada a maior parte dos recursos financeiros.
Pretende promover a optimização de metodologias e processos de modernização e inovação ao nível das
diferentes áreas empresariais, não só as mais “imediatas” mas, igualmente, a mobilização, no âmbito da
aplicação do Programa na Entidade Destinatária, para ações que promovam a igualdade de género e/ou outras
questões de responsabilidade social, como a melhoria das condições de organização e relacionamento
interpessoal e de trabalho, de respeito ambiental, de inserção nas “causas” da envolvente, mas na referida a
dimensão da dupla certificação, através dos Centros de Qualificação/ CNO protocolados.
Não é demais insistir que o Programa Formação PME tem a obrigação de contribuir ao reforço do
reconhecimento das qualificações profissionais, que poderão abrir novas perspectivas a trabalhadores e,
certamente, melhor produtividade às empresas bem geridas.
PME Especialização
Na modalidade da intervenção “PME Especialização” passa, também, pelas fases de Diagnóstico Estratégico =>
Plano de Desenvolvimento => Implementação de Medidas de Formação-Acção, mas esta intervenção é
orientada para objectivos/necessidades mais específicas, identificadas, desde logo, na fase de
seleção/manifestação de interesse.
Tal não dispensa a elaboração do Diagnóstico, que à empresa permite aferir da bondade da sua estratégia e
plano estratégico e aos consultores apreenderem a realidade da empresa e do negócio.
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Dirige-se a EDs que, tendo já participado no Programa, entendem aprofundar algumas áreas de intervenção, já
experimentadas ou novas, bem como para as empresas participantes pela primeira vez, de maior dimensão e
que possuem estruturas de organização e estratégias bem definidas.
Nesta medida, o enfoque de toda a intervenção terá um âmbito mais restrito, cingido a muito poucas medidas,
são exemplos:
PME CERTIFICAÇÃO
que pode abranger, preferencialmente, as seguintes temáticas:
 Sistema de Gestão da Qualidade;
 Sistemas de Gestão Ambiental;
 Sistemas de HACCP;
 Sistemas de HSST;
 Responsabilidade Social.
PME TIC
 Tecnologias de informação e comunicação;
 Digitalização dos processos de negócio.
PME INTERNACIONALIZAR
 Exportação de produtos/serviços;
 Criação de escritórios de representação.
PME IMAGEM
 Marketing;
 Marcas e Patentes;
 Sistema de comunicação on-line.
PME Organização e Gestão
 Focalização num número reduzido de várias áreas da organização e/ou gestão.
16
Versão 5 –Novembro 2012
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PME INOVAR
 Redesenhar ou explorar novas competências, novos posicionamentos, novos segmentos de mercado,
novos produtos, novos processos, novos negócios.
PME PRODUÇÃO
 Gestão da produção, gestão de processos, gestão logística, substituição tecnologia, gestão de
investimentos.
A Estrutura de intervenção por Medida / Entidade Destinatária é efectuada função de escalões determinados
em função do número de colaboradores, como se evidencia no quadro abaixo:
Medida
Integral
Especialização
Escalão
ConsultoriaFormativa
Formação
1a9
70
80
10 a 49
140
160
50 a 100
140
200
10 a 49
70
80
50 a 100
140
160
A duração global da intervenção por medida e escalão é de 12 meses, com excepção do escalão I da Medida
PME Integral e do escalão II da Medida PME Especialização, cuja duração é de 6 meses. Contudo, e segundo o
n.º3 do Artigo 4º do Despacho n.º 18363/2008 (RE da Tipologia de Intervenção Formação - acção PME), a
formação – ação individualizada pode prolongar-se por mais 6 meses, mediante aprovação do Organismo
Intermédio.
Abertura do programa Formação PME nas Entidades Beneficiárias
A abertura do programa Formação PME nas Entidades Beneficiárias deverá ser um momento de apresentação
da metodologia de intervenção, nomeadamente dos processos e objetivos do programa Formação PME, bem
como um momento de mobilização das Entidades Destinatárias e de clarificação do Contrato para o
Desenvolvimento, eventualmente para a sua própria assinatura como acima referido aquando da caraterização
desse compromisso.
Esta sessão de abertura do programa terá o formato de um evento, contando com a presença dos empresários
e dos dirigentes das entidades destinatárias seleccionadas, da direcção e da coordenação do Projecto da
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Versão 5 –Novembro 2012
17
Entidade Beneficiária, no qual será salientada a importância do programa Formação PME para as regiões e/ou
setores onde se prevê intervir, bem como a importância do contrato para o desenvolvimento que selará o
compromisso da intervenção.
A AEP-OISG fará uma intervenção sobre o programa Formação PME, a metodologia de intervenção nas
entidades destinatárias e resultados já obtidos e a obter na presente edição.
Deve ser aproveitado este evento para que os Consultores-Formadores de Ligação e os empresários/dirigentes
tenham o seu primeiro contacto antes da intervenção.
Este evento pode ser completado pela Entidade Beneficiária com uma comunicação de um convidado sobre
uma temática relevante no âmbito da gestão, competitividade e produtividade empresarial nas pequenas e
médias empresas.
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Versão 5 –Novembro 2012
18
II. Organismo Intermédio com Subvenção Global: Modelo de Gestão
II.1.
Princípios Estruturantes da Gestão
A AEP, enquanto Organismo Intermédio assumiu, através da celebração de um contrato de delegação de
competências com o POPH, as funções de Gestão Técnica, Administrativa e Financeira, visando as condições de
operacionalização de uma subvenção global, nos termos do n.º 1 do artigo 63.º do Decreto-lei n.º 312/2007, de
17 de Setembro, como referenciado no Programa Concurso, publicado pelo Programa Operacional Potencial
Humano, a 1 de Julho de 2010, para a seleção de Organismos Intermédios.
O exercício das competências delegadas pelo POPH na AEP, tem na sua génese os princípios estruturantes
espelhados na figura que se segue.
Contudo, permitam-nos adiantar que não existe prima facie entre os princípios, estes encontra-se interrelacionados e numa lógica de complementaridade constituindo um patrão do modus operandi da AEP-OISG e
estamos certos das entidades beneficiárias.
Comunicação
Pró-activa
Alinhamento com
as Prioridades
Estratégicas do
QREN
Excelência
nos
Resultados
Princípios
Estruturantes
da
Gestão
Inovação
e
Empowerment
Eficácia
e
Profissionalização
Simplificação
e
Rigor
Alinhamento com as Prioridades Estratégicas do QREN, nomeadamente na promoção da qualificação
dos ativos empregados, no aumento da competitividade das entidades destinatárias e na garantia da
coesão social, através do reforço da empregabilidade, da melhoria da qualificação escolar e profissional
(através da articulação das entidades beneficiárias com os CNO), da promoção da igualdade de
oportunidades e da responsabilidade social (através do Projecto de Responsabilidade Social);
19
Versão 5 –Novembro 2012
19
Comunicação e informação Pró-Ativa, criar meios de relacionamento (não só informativos mas também
documentais e principalmente interactivos) que incentivem o conhecimento, a transparência e a
confiança, informando de forma clara, objetiva e atempada aos seus destinatários. Potencia-se, assim,
uma verdadeira proximidade à comunidade do programa Formação PME;
Eficiência e Profissionalização, assegurar que a concretização das competências delegadas, no caso da
AEP-OISG e exercício das competências das entidades beneficiárias são desempenhadas no respeito
restrito pelas normas e regulamentos (nacionais e comunitários) aplicáveis, observando as regras de
eficiência que determinam a utilização mais racional e adequada dos recursos públicos e, bem assim, os
valores éticos inerentes ao exercício de tais competências. Implementar uma gestão profissionalizada,
baseada nas competências requeridas para o bom desempenho do programa Formação PME, em cada
uma das entidades destinatárias;
Simplificação e Rigor, ajustar as exigências procedimentais à complexidade das situações a acompanhar
e a controlar, fomentando a ponderação sistemática da justificação efectiva dos requisitos processuais
adotados, designadamente no que respeita às exigências que acarretam para as entidades destinatárias
do apoio financeiro e para as beneficiárias das operações aprovadas, não pondo em caso algum, em
causa, o rigor;
Inovação e empowerment, o modelo e a metodologia, baseia-se nas mais modernas práticas
pedagógicas, da formação-ação, em que sobreleva particularmente a experiência da AEP. Esta
metodologia é, em si mesma, inovadora, porque desenvolve na sua utilização, novas abordagens e
aplicações, que se incorporam reflexivamente na teoria e na prática. Mas a prática que invocamos é
uma prática total, abrangendo não só o empresário como a totalidade da empresa, na obtenção dos
objectivos diagnosticados em processo já de si participado. O plano de desenvolvimento é sempre
protagonizado, individual e colectivamente, por representantes da empresa, deixando como herança a
prossecução autónoma da metodologia, de saberes-fazer e saberes, enfim um seguro empowerment da
entidade destinatária;
Excelência nos Resultados, no sentido de apresentar ao POPH - Programa Operacional Potencial
Humano, os melhores resultados do desempenho, tanto em termos de eficácia (objectivos/resultados)
como de eficiência (recursos/resultados).
II.2.
Estrutura Organizativa
O desenvolvimento e execução do programa Formação PME para os anos 2012 - 2014, envolve 38 Entidades
Beneficiárias, que obtiveram, por parte da AEP-OISG, aprovação de 49 Pedidos de Financiamento, no valor
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Versão 5 –Novembro 2012
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global de 16.511.503,75 euros e prevê beneficiar 1.331 Entidades Destinatárias, distribuídas, de norte a sul,
pelo território nacional.
O facto de tratar-se de operações financiadas por fundos comunitários exige a aplicação de um conjunto de
critérios de monitorização e de verificações no local, para além dos identificados como relevantes para a
própria gestão da intervenção.
A sua lógica de funcionamento, em rede, materializa-se na convivência de três tipos de entidades:
ENTIDADE FINANCIADORA
(POPH)
AEP- OISG
Unidade de Gestão
ENTIDADES BENEFICIÁRIAS
AEP – OISG
Unidade de Gestão
Na Relação com as Entidades Beneficiárias
PRINCIPAIS
COMPETÊNCIAS
Tendo presente o estipulado
nos Artigos 45.º, 49.º do
Decreto lei n.º312/2007 de
17 de Setembro, e no
quadro das competências
delegadas pela autoridade
de gestão, POPH, na AEP.
Elaborar as peças que instruem a Candidatura;
Apreciar a aceitabilidade e o mérito dos projetos submetidos a financiamento, tendo em
vista a prossecução das ações previstas no âmbito das alíneas a) e b) do n.º1 do artigo 4
do regulamento específico da tipologia de Intervenção 3.1.1 e 8.3.1.1 “Formação - Ação
para PME”;
Assegurar o cumprimento das condições gerais de acesso e de elegibilidade das entidades
beneficiárias e dos projectos financiados, bem como das normas nacionais e comunitárias
aplicáveis;
Assegurar de que são cumpridas as condições necessárias de cobertura orçamental dos
projectos;
Assegurar a notificação das entidades beneficiárias relativamente às decisões sobre as
candidaturas, incluindo os procedimentos relativos aos termos de aceitação a devolver
pelas entidades;
Verificar a situação contributiva regularizada perante a Fazenda Pública e a Segurança
Social das Entidades Beneficiárias;
Proceder à verificação do processo de seleção das entidades destinatárias pelas entidades
beneficiárias;
Fornecer orientações metodológicas e documentos referenciais;
Criar e garantir o funcionamento de um sistema adequado e fiável (criando procedimentos
de controlo interno adequados) de validação das despesas dos projectos que garanta a
elegibilidade destas;
Efectuar as Verificações no Local aos Projectos contemplados nas programações;
Prestar assistência técnica às equipas de consultores-formadores;
Definir e manter um sistema de informação em complemento ao SIIFSE;
Promover actividades de divulgação e promoção do Programa;
Dinamizar a rede “Comunidade do Programa Formação PME”;
Assegurar a gestão da informação individualizada e agregada, a nível físico e financeiro,
dos projetos financiados;
Promover e organizar, com a periodicidade semestral, as reuniões de Coordenação do
Programa Formação PME;
Apreciar, através do SIIFSE, a conformidade dos pedidos de reembolso e saldo dos
21
Versão 5 –Novembro 2012
21
ENTIDADE FINANCIADORA
(POPH)
AEP- OISG
Unidade de Gestão
ENTIDADES BENEFICIÁRIAS
projetos aprovados às entidades beneficiárias;
Proceder a emissão das autorizações de pagamento às entidades beneficiárias;
Emitir decisão fundamentada, após audiência dos beneficiários, à suspensão de
pagamentos, redução ou revogação da decisão de aprovação dos apoios;
Criar um registo no qual conste a individualização dos apoios concedidos às entidades
destinatárias que permita aferir o cumprimento da regra de minimis e submetê-lo ao
Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, I.P e ao IFAP, I.P.;
Assegurar que as entidades beneficiárias cumprem a legislação nacional e comunitária
bem como as orientações que venham a ser emanadas quer pela Comissão Directiva do
POPH, quer pela Unidade de Gestão AEP-OISG;
Garantir que as entidades beneficiárias e as destinatárias tenham conhecimento de que
estão sujeitas a acções de controlo pelas Autoridades de Auditoria e de Certificação;
Promover, através de orientações técnico-metodológicas, e zelar pela qualidade das
intervenções levadas a cabo pelas entidades beneficiárias nas destinatárias.
Entidade Beneficiária
PRINCIPAIS
COMPETÊNCIAS
FUNÇÕES
Executar o(s) Projecto(s) aprovado(s), de acordo com as orientações e metodologias do
Programa instituídas pela UG, com as regras de elegibilidade previstas na legislação do FSE
e demais normas vigentes e procedimentos aplicáveis no âmbito do QREN (nacionais e
comunitários) , com o cumprimento de prazos e boa utilização do orçamento atribuído;
Assegurar a(s) parceria(s) com o(s) Centro(s) Nova(s) Oportunidades, garantindo os
encaminhamentos dos activos sem escolaridade mínima obrigatória e sem o nível
secundário de escolaridade;
Constituir os dossiês Técnico-Pedagógicos, Financeiros e Transversais inerentes às
atividades de consultoria formativa e de formação executadas, de acordo com a legislação
do FSE e demais normas vigentes e procedimentos aplicáveis no âmbito do QREN
(nacionais e comunitários);
Submeter, via NETPME, os pedidos de apoios individualizados, por entidade destinatária,
no que concerne à regra de minimis;
Elaborar a grelha de selecção das entidades destinatárias e submetê-la a validação por
parte da AEP-OISG;
Prestar informação à UG sobre a execução física e financeira (através do SIIFSE e da
aplicação NetPME):
a) Sempre que pretenda iniciar uma actividade, através do Projecto;
b) Bimestralmente, através de pedidos de reembolso;
c) 45 dias após a data de conclusão da última intervenção/acção do pedido de
financiamento, através do Formulário de Pedido de Pagamento de Saldo;
d) Até 31 de Janeiro de cada ano, através do formulário de Informação Anual de
Execução (IAE).
COORDENADOR DA EB
Validar a seleção das Entidades Destinatárias;
Selecionar e avaliar as equipas de consultores –formadores (CFL’s e CFE’s) e formadores;
Monitorizar e validar a execução das intervenções nas Entidades Destinatárias (consultoria
formativa e formação);
Definir com os CFL’s, CFE’s e Formadores ações de melhoria face a situações anómalas
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Versão 5 –Novembro 2012
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ENTIDADE FINANCIADORA
(POPH)
AEP- OISG
Unidade de Gestão
ENTIDADES BENEFICIÁRIAS
detectadas;
Gerir os pedidos de financiamento;
Ligação em termos de coordenação executiva da Entidade Beneficiária perante a UG,
devendo para isso ser-lhe atribuída a competente delegação de poderes;
Integração na entidade beneficiária: em termos funcionais o Coordenador tem de ser
interno à entidade beneficiária;
Participação obrigatória nas reuniões de coordenação, organizadas pela UG.
CONSULTOR _FORMADOR DE LIGAÇÃO
Participar nas acções de formação (inicial e contínua);
Conduzir uma sessão de explanação do Guia de Referência para Empresário;
Elaborar o Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento com a equipa de CFE’s e de
Formadores;
Articulação com a equipa técnica (vários CFE’s e Formadores);
Analisar e aprovar com o empresário/dirigente o Diagnóstico e o Plano de
Desenvolvimento;
Providenciar o adequado acompanhamento por parte do empresário/dirigente e seus
colaboradores da intervenção dos CFE’s e Formadores;
Acompanhar o Empresário / Interlocutor no preenchimento online da Avaliação ex-ante e
sensibilizar para o preenchimento atempado dos dois momentos de avaliação
subsequentes;
Analisar com o empresário/dirigente a adequabilidade do trabalho realizado face ao
definido (no decorrer do projeto, incluindo a fase de implementação de medidas, por via
do Acompanhamento e Validação de Medidas);
Prestar todas as informações decorrentes das intervenções na entidade destinatária ao
coordenador produzindo documentos de acompanhamento;
Validar a Ficha de Execução de Medidas preenchida por cada CFE / Formador e preparar o
Relatório Final;
Descrever nos registos de intervenção os resultados das ações acordadas e desenvolvidas
na entidade destinatária.
CONSULTORES - FORMADORES ESPECIALISTAS
A intervenção destes atores inicia-se na fase de construção do diagnóstico em conjunto
com o CFL e traduz-se na execução nas entidades destinatárias no terreno de medidas de
ação inseridas nos planos de desenvolvimento das empresas.
Deve configurar competências nas áreas: Administrativa/Financeira, Produção,
Comercial/Marketing, Recursos humanos, Qualidade, Higiene e Segurança e Ambiente,
etc.
Terá de reportar a execução de cada medida através da Ficha de Execução de Medida.
TÉCNICO
Deve assegurar, para além das competências técnicas inerentes à formalização dos
processos técnico pedagógicos e financeiros, ter o conhecimento da legislação do FSE e
demais normas vigentes e procedimentos aplicáveis no âmbito do QREN, permitindo zelar
pelo cumprimento das regras de elegibilidade e de organização da informação.
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Versão 5 –Novembro 2012
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II.3.
Dimensão e implantação territorial das intervenções do Programa
Formação PME.
O Programa Formação PME abrange os Eixos 3.1.1 e 8.3.1.1 e engloba 38 Entidades Beneficiárias. Estas 38
Entidades promoverão a execução do Programa, do Norte ao Algarve e para o período de 2012–2014, em cerca
de 1331 Entidades Destinatárias, 1286 das quais nas regiões do Eixo 3.1.1 e 45 do Eixo 8.3.1.1.
As 38 Entidades Beneficiárias vão desenvolver 49 projectos que a nível de classificação NUT II, têm a seguinte
cobertura geográfica: 29 abrangem a Região Norte, 14 a Região Centro, 2 a Região Alentejo e 3 a Região
Algarve.
O quadro seguinte expressa a dimensão quantitativa do compromisso, assumido por Todos, do
desenvolvimento do Programa Formação PME para o período de 2012-2014.
Regiões Total Empresas
Total de Horas de
Formação-Ação
Volume de Formação
Norte
839
212 555
755 101
Centro
419
99 176
336 168
Alentejo
28
6 324
18 656
Algarve
45
14 110
30 780
Total
1331
332 165
1 140 705
24
Versão 5 –Novembro 2012
24
III. Gestão de Equipas
III.1.
Consultoria Formativa
O objectivo deste ponto é estabelecer a metodologia de seleção, validação e atuação das equipas.
A equipa de intervenção no âmbito do programa Formação PME é constituída por Consultores-Formadores de
Ligação (CFL), Consultores Especialistas (CFE) e Formadores, de acordo com os requisitos enumerados em
seguida.
III.1.1.
Seleção, Preparação e Validação das Equipas
Equipas de Consultores
Como referido, a Entidade Beneficiária (EB) tem de definir as equipas para a execução da intervenção. Nos
casos em que considere não dispor de capacidade própria adequada/suficiente para a execução da
componente de consultoria formativa do Programa (consultores internos/externos individuais), pode recorrer a
entidades externas prestadoras deste tipo de serviços (Entidades Consultoras/Formadoras).
Este OI, observando o seu Manual de Procedimentos (validado pelo POPH), na análise de admissibilidade de
cada projeto, procedeu à analise do enquadramento de cada entidade candidata, à luz do Código dos
Contratos Públicos e do Ofício Circular IGFSE /S/3790/2011 (Anexo 19). Neste âmbito, a notificação da proposta
de decisão de aprovação, bem como a notificação de decisão de aprovação, contém o resultado desta análise,
ficando fixado pela assinatura do Termo de Aceitação da Decisão de Aprovação a que reporta o n.1 do artigo
28.º e o artigo 29.º do Decreto Regulamentar n.º 84-A/2007, de 10 de Dezembro, devendo manter-se até ao
final do projeto.
As entidades beneficiárias que não são consideradas, à luz do Código dos Contratos Públicos, entidades
adjudicantes, recomendamos como boa prática, a realização de consulta ao mercado, para qualquer despesa
do projeto de valor superior a 10.000,00 euros, a pelo menos, três entidades, garantindo a maior
transparência, qualidade e preço. Todas as relações externas (com consultores formadores individuais e / ou
empresas de consultoria/formação,) têm de estar reguladas por contrato celebrado sob a forma escrita.
25
Versão 5 –Novembro 2012
25
Validação das Equipas
Para se efetuar a validação, e antes do início da respetiva intervenção, as EB devem inserir os dados dos
consultores-formadores
e
formadores
selecionados
na
base
de
dados
“CONSULTORES-
FORMADORES/FORMADORES” e enviar para à AEP-OISG uma declaração que ateste a qualificação dos
Consultores-Formadores de Ligação(CFL) para intervir em metodologias de formação-ação.
Assim, especificamente, no momento da seleção, o coordenador, para seleccionar a equipa, própria ou
entidade subcontratada, terá que exigir os seguintes requisitos:
Relativamente aos Consultores-Formadores de Ligação:
 Conhecimentos científicos/disciplinares e técnicos: reconhecidos a partir da formação de base de nível
superior em áreas ligadas à atividade empresarial;
 Conhecimentos metodológicos e instrumentais: reconhecidos em função da experiência profissional de
consultoria em PME;
 Capacidade de relacionamento interpessoal: identificada a partir de experiência de trabalho em equipa
e da motivação para o envolvimento em processos coletivos de intervenção;
 Detenção do CAP (preferencial);
 Qualificação certificada em metodologias de formação-ação.
No que concerne aos Consultores- Formadores Especialistas, o coordenador exigirá os seguintes requisitos:
 Conhecimentos científicos/disciplinares e técnicos: reconhecidos a partir da formação de base de nível
superior, profissionais cuja qualificação decorra de experiência especializada em empresa;
 Conhecimentos metodológicos e instrumentais: reconhecidos em função da experiência profissional de
consultoria em PME e de formação profissional especializada;
 Capacidade de relacionamento interpessoal: identificada a partir de experiência de trabalho em
equipa.
Constituição das Equipas
Cada entidade beneficiária ao constituir a equipa, nomeadamente a equipa de consultores-formadores de
ligação, deve ter em linha de conta que, no sentido de garantir uma boa qualidade técnica das intervenções nas
empresas, é vivamente aconselhada a afectar a cada Consultor –Formador de Ligação um máximo de 5 ED.
Em todas as situações referidas, terá de se ter em linha de conta os limites máximos mensais de imputação de
horas de trabalho por consultor-formador que não podem, em caso algum, exceder os limites financeiros
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Versão 5 –Novembro 2012
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estabelecidos no art. 20.º do Despacho Normativo n.º 4-A/2008, de 24 de Janeiro, com a redação que lhe foi
dada pelos Despachos Normativos n.º12/2009 de 17 de março, 12/2010, de 21 de maio, e 2/2011, de 11 de
fevereiro, e 12/2012 de 21 de maio;
De acordo com a interpretação do POPH, a verificação da elegibilidade desses limites financeiros depende
não só do número de horas realizadas, mas igualmente do período em que tal ocorre, sendo que:
 sempre que num dia sejam realizadas mais de 3,5 horas => aplica-se a base diária , visto que num dia
não pode ser pago mais de 170,00 € (acrescido de IVA à taxa legal em vigor se aplicável);
 sempre que num dia sejam realizadas menos de 4 horas => aplica-se a base horária (máximo de 45,00 €
por hora (acrescido de IVA à taxa legal em vigor se aplicável);
 a base de cálculo diária ou mensal, deve ser utilizada como limiar de intervenção;
 os honorários mensais elegíveis, por cada consultor, e dentro desta tipologia (Eixo 3 e 8), não poderão
ser superiores a 2.750,00 € (acrescido de IVA à taxa legal em vigor se aplicável).
III.1.2.
Intervenção: Diagnóstico Inicial e o Plano de Desenvolvimento
A elaboração do Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento, segundo a respetiva medida e escalão, tem uma
afetação horária máxima que consta da respetiva coluna:
Modalidade
Integral
Escalão
N.º Horas Consultoria-Formativa
Formação
à medida
TOTAL HORAS
INTERVENÇÃO
DPD
IM
Total
1a9
25
45
70
80
150
10 a 49
40
100
140
160
300
50 a 100
50
90
140
200
340
10 a 49
25
45
70
80
150
50 a 100
40
100
140
160
300
Especialização
No caso do CFL e outros envolvidos não necessitarem do valor máximo de horas permitido na fase da
elaboração do DPD podem ser transferidas até 20% das horas do Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento
para a fase de Implementação de Medidas, na mesma empresa.
Contudo a EB pode gerir o total de horas de consultoria formativa e de formação por ED, dentro da
flexibilidade expressa nos pontos IV.3.1 e 3.2 deste Manual.
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Versão 5 –Novembro 2012
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Diagnóstico
Do arranque
No início da intervenção o Coordenador deverá deslocar-se a cada uma das entidades destinatárias para
conhecer, se for o caso, as instalações, promover a apresentação do CFL nomeado, formalizar assinatura do
contrato de desenvolvimento (caso ainda não o tenham formalizado na sessão de arranque do Programa) e
contatar o efetivo interlocutor da empresa, que terá a função de acompanhar a identificação e implementação
das medidas durante toda a intervenção.
O acompanhamento efectuado por este OI vem demonstrando que o conhecimento sobre e da Metodologia de
Planeamento de Projectos por objectivos (MPPO), numa perspetiva de prática quotidiana de gestão, tem de ser
aprofundado junto dos intervenientes da empresa, empresário, interlocutor da empresa, chefias. Só assim o
Diagnóstico e o Plano de Desenvolvimento (DPD) pode ser interpretado, a intervenção acompanhada, os
instrumentos “lidos”.
Se tal acontecer, criam-se condições para que a MPPO seja apropriada pela ED, ela pode ser replicada, interna
ou externamente, suscitando a continuidade da sua utilização, com a acrescida capacidade de participação e
leitura da ED, prolongada a adesão à mudança, à melhoria e à orientação aos resultados.
A este reforço para a permanência da MPPO como praxis de gestão, estão obrigados Consultores-Formadores e
Formadores, Coordenadores das EB e, por maioria de razão a AEP-OISG por acreditar na bondade da aplicação
da MPPO e dos seus resultados, é condição que mais não seja, de ética.
Desta forma deve criar-se uma sessão específica de explanação da metodologia, no arranque da intervenção,
pelo CFL (devendo ser trabalhado e entregue ao empresário o anexo 1), orientada para a cabal apreensão da
aplicação da MPPO na empresa, dos métodos e peças produzidos, sendo que para tal pode ser usada a visita do
Coordenador. O tempo utilizado é contabilizado no Diagnóstico.
Da elaboração do Diagnóstico
Após esta sessão, o CFL tem de dar início à elaboração da árvore de objectivos da entidade destinatária e
definir as necessidades com a colaboração dos intervenientes da empresa, em processo o mais alargado
possível dos colaboradores.
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Versão 5 –Novembro 2012
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A árvore de objectivos é apresentada ao empresário e aos colaboradores pelo CFL que terá de a validar para
que seja formalizado o respetivo Plano de Desenvolvimento.
Durante a fase de diagnóstico, o CFL deverá recorrer ao apoio dos CFEs a designar para melhor identificação
dos objetivos e medidas a desenvolver para os alcançar.
A metodologia para a elaboração do diagnóstico está definida no “Guia para a Acção nas PME”, e respectiva
Orientação 2011 – 2012 disponível no site http://pme.aeportugal.pt/.
Plano de Desenvolvimento
O Plano de Desenvolvimento (PD) será elaborado pelo CFL, com o apoio dos CFEs e dos Formadores, para a
definição, respectivamente, das medidas e atividades por medida.
O PD terá de ser elaborado de acordo com a metodologia definida para o mesmo, no “Guia para Acção nas
PME” e nas Orientações 2011 - 2013, sendo constituído pelos seguintes instrumentos - Quadro de Medidas,
Matriz de Planeamento de Projetos por Objetivos (MPPO) e elaboração do Plano de Formação (PF), que
incluem os Cronogramas detalhados de referência, por medida e por atividade e ação formativa.
O Quadro de Medidas terá de identificar as medidas em causa e especificar as atividades detalhadamente,
bem como o CFE nomeado, o número de horas previstas, o objectivo, a metodologia e resultados esperados.
Compete ainda ao CFE de cada uma das áreas definir para a fase de execução da(s) medida(s) um cronograma
detalhado das atividades a desenvolver, e qual será a cadência da sua participação no projecto. Este
cronograma tem de ser aprovado pelo CFL.
O Plano de Formação (PF) tem de ser elaborado pelo CFL, com a colaboração dos Formadores e, tanto quanto
possível, sob auscultação dos responsáveis operacionais e gestores de recursos humanos, da ED.
O PF é o quadro sintético das ações, que se desdobra em fichas de medidas de formação, em anexo ao
Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento, conforme o modelo de Plano de Formação – Ficha de Execução da
Medida (Anexo 03).
Cada Ficha descrimina os objectivos a atingir, os conteúdos previstos, o formador, a metodologia formativa, o
resultado, o cronograma e a duração, bem como o perfil dos participantes.
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Versão 5 –Novembro 2012
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O Plano de Desenvolvimento resulta do encaixe das componentes enunciadas, é da responsabilidade do CFL,
co-responsabiliza os CFEs e Formadores participantes nessa elaboração, os quais serão os que executarão as
medidas.
É validado e carimbado pelo empresário/dirigente da ED e, em sequência, pelo Coordenador da Entidade
Beneficiária.
O processo de validação só se considera completo quando na AEP-OISG se encontrar, na zona privada da
plataforma http://pme.aeportugal.pt/, cópia em pdf de um exemplar completo, devidamente firmado e
assinado, obedecendo às regras da boa identificação do Programa.
Fixam-se os prazos máximos para o fim de processo de validação, à data de início da intervenção, como
acima definido:
Escalão
Processo completo
1a9
45 dias
10 a 49
75 dias
50 a 100
95 dias
O incumprimento injustificado destes prazos pode induzir a AEP-OISG a suspender o pagamento de horas
executadas (das medidas de consultoria formativa e do Plano de Formação) na ED em que tal se verifique, até
ao suprimento do processo.
III.1.3.
Intervenção: Execução do Plano de Desenvolvimento
Implementação de medidas: consultoria formativa
Nesta fase, ao CFE compete executar as medidas definidas no Plano de Desenvolvimento, designadamente, no
cumprimento da respetiva medida quanto ao seu objetivo, conteúdo, resultado e tempo, seguindo as linhas de
orientação definidas pela equipa (CFL+CFEs).
Tal é sintetizado na Ficha de Execução de Medida (CFE).
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Compete ao CFE redefinir, justificando, nos casos excecionais de abandono ou impossibilidade de execução da
medida, significativa alteração de conteúdo e de cronograma (superiores a 1 mês de calendário), colhendo,
nestes casos, a aprovação do CFE, exaradas na própria ficha.
Acompanhamento e Validação de Medidas
Avaliação Intermédia de Medidas
O CFL é o responsável pela monitorização da intervenção na ED, através do designado acompanhamento e
validação de medidas, deslocando-se à ED, no número mínimo das visitas descriminadas no quadro abaixo, e
cuja carga horária se inclui na duração do período de implementação de medidas:
Acompanhamento do CFL ao longo da Implementação de Medidas:
Modalidade
Integral
Especialização
Escalão
1a9
10 a 49
50 a 100
10 a 49
50 a 100
n. de Visitas e n.º Horas de
Nº Mínimo de Sessões
N.º horas Total
2
3
4
2
3
3
4,5
6
3
4,5
No fim da execução da Medida a Ficha de Execução de Medida, elaborada pelo CFE/Formador é entregue ao
CFL que após a sua validação (assinatura) a(s) deve entregar ao coordenador da EB. Ao Coordenador compete
a elaboração de um relatório muito sintético de avaliação intermédia de medidas.
A Avaliação Intermédia de Medidas garante que ambos conhecem toda a intervenção, o Coordenador da EB
conhece e valida (através relatório sintético) a execução de medidas em cada ED.
Simultaneamente está a ser preparado o Relatório Final de Intervenção, de forma objectiva e simplificada, pois
este integra já este processo.
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Avaliação e Validação Final
Após a intervenção na empresa, o CFL elabora o Relatório Final, atualizando o Plano de Médio e Longo Prazo,
no quadro respetivo, de acordo com a estrutura em anexo (ver Anexo 11) e validá-lo com o empresário. Este
terá que ser enviado à EB no prazo máximo de 20 dias seguidos à última intervenção na empresa.
O Empresário deve responder a um questionário de avaliação ex-post enviado via e-mail pelo Coordenador da
EB (Anexo 9 – Ex-Post). Para obter maior detalhe sobre a aplicação deste questionário recomendamos a leitura
do ponto VIII. deste Manual.
Os resultados [da avaliação ex-post], deverão ser utilizados na elaboração do Relatório Final, que validado
pelos 3 intervenientes ( empresário, CFL e coordenador da EB), tem de ser colocado na plataforma
http://pme.aeportugal.pt/.
No fim do Projeto ( até à submissão do Pedido de Pagamento de Saldo) estarão colocados na plataforma em
pastas zipadas por empresa os suportes de intervenção, designadamente o Diagnóstico e Plano de
Desenvolvimento, a AIM e o RF, e outras peças ocasionais que, pontualmente, se revelem importantes como,
pe, relatórios de ocorrências de situações anómalas.
III.2.
Equipas de Formadores
O objectivo deste item é estabelecer a metodologia para a constituição/seleção das equipas que realizarão a
formação no âmbito do Programa Formação PME.
Sempre que a EB pretenda selecionar/validar um formador, terá de ter em conta a linha de acção específica
em que o mesmo irá efetuar a intervenção.
A Formação de empresários/dirigentes e colaboradores constantes no mapa da segurança social tem por
objectivo o desenvolvimento de competências, em áreas específicas, decorrentes das necessidades de
melhoria estabelecidas no decurso da análise estratégica e definição de diagnóstico, constituindo um
Diagnóstico de Necessidades Formativas por áreas, com o fim de colmatar deficiências ou gaps de qualificação.
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Equipas de Formadores
Tal como na componente de consultoria formativa, também na componente de formação a Entidade
Beneficiária terá de definir quem serão as equipas/entidade(s) que executarão a formação – internos e/ou
externos. No caso da Entidade Beneficiária não estar devidamente certificada para o efeito, de acordo com o
art. 17.º do Decreto Regulamentar n.º 84-A/2007, terá de identificar a(s) entidade(s) formadora(s) que
efectuarão a intervenção. Deverão enviar ao OI uma cópia do certificado de acreditação pela DGERT com a
indicação dos respectivos domínios e áreas de formação.
Validação das Equipas
Todos os formadores serão selecionados pela EB, bastando registar os mesmos na base de dados do Sistema
NetPME. Contudo, estes formadores, para além de terem obrigatoriamente de cumprir as regras de
certificação profissional do IEFP (CAP actualizado no momento da realização da acção), têm de possuir as
competências técnicas específicas para a formação a ministrar.
A adequação das competências (CV) à função/ação ministrada poderá ser objeto de verificação nos momentos
das verificações no local às entidades beneficiárias e às entidades destinatárias, podendo originar a sua não
elegibilidade em casos em que os objetivos não sejam minimamente atingidos.
Acreditação da Entidade Formadora
A acreditação/certificação da Entidade Formadora terá que encontrar-se válida à data de início de cada curso
para o qual foi indicada. De acordo com o previsto na legislação nacional relativa à certificação de entidades
formadoras, caso ocorra a revogação do estatuto de certificação da entidade, no decurso da execução de uma
candidatura já aprovada, não prejudica a elegibilidade das ações que a integram e que já se tenham iniciado à
data dessa revogação, nos termos do n.º 9, do artigo 17.º do Decreto Regulamentar n.º 84-A/2007, de 10 de
Dezembro.
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IV. Gestão Administrativa
IV.1.
Modelo Administrativo de Funcionamento
O fluxo abaixo traduz, de forma sintética, as principiais fases de atuação por parte das Entidades Beneficiárias
na execução da 7ª edição do Programa Formação PME e do Organismo Intermédio, devidamente
sequenciadas:
P - Projecto;
DA – Decisão de Aprovação;
TA – Termo de Aceitação;
DI – Data de Início;
CSE – Grelha de Critérios de Seleção das ED’s
DE – Decisão sobre as Entidades Destinatárias;
IAE – Formulário de Informação Anual de Execução;
V – Verificações;
TR – Termo de Responsabilidade;
AP – Audiência Prévia;
DTA – Devolução do Termo de Aceitação;
ES – Entidades Destinatárias Selecionadas;
VG – Validação da Grelha de Seleção
PR – Pedido de Reembolso;
PPS – Pedido Pagamento de Saldo final;
ND – Notificação da Decisão
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IV.2.
Seleção de Empresas
O objectivo deste ponto é estabelecer a metodologia para a seleção de Entidades Destinatárias (empresas) a
participar no programa Formação PME, independentemente da Medida de intervenção (PME Integral ou PME
Especialização).
Após a comunicação à Entidade Beneficiária da Decisão de Aprovação do Projecto apresentado, tem esta de
proceder à criação e sustentação de uma grelha contendo os critérios de seleção das Entidades Destinatárias,
em conformidade com o vertido no ponto 5 do Programa de Concurso, a fim de ser submetida ao Organismo
Intermédio para sua validação, que ocorrerá num prazo máximo de 3 dias úteis.
A seleção das Entidades Destinatárias será efectuada assim em duas etapas, numa primeira a análise
documental (cumprimento de requisitos legais) e numa segunda a aplicação de critérios substantivos.
Antes deste processo de selecção de empresas, a Entidade Beneficiária terá de proceder à divulgação do
Programa com um carácter alargado para um Universo de empresas alvo de cada Entidade Beneficiária (por
ex. todos os associados, todas as empresas do concelho ou região).
IV.2.1. Requisitos Legais e Documentação Formal
A primeira etapa de seleção consiste numa análise documental e verificação de requisitos legais pela Entidade
Beneficiária. Estes documentos/requisitos que terão de constar no dossiê de candidatura da Entidade
Destinatária são:
 Ficha de Manifestação de Interesse;
 Informação Empresarial Simplificada (incluindo todos os anexos) relativo aos 3 últimos exercícios
fiscais;
 Certidão válida, atestando que tem a sua situação contributiva regularizada (Finanças e Segurança
Social), emitida pelas respetivas entidades;
 Certificação PME emitida pelo sitio do IPAMEI na Internet dando cumprimento da Recomendação da
Comissão número 2003/361/CE de 06 de Maio de 2003, a verificar pela Entidade Beneficiária caso a
Entidade Destinatária seja selecionada;
 Declaração, assinada por quem obriga a Entidade Destinatária, evidenciando o conhecimento do
regime de auxílios de Minimis, a verificar oficialmente se a Entidade Destinatária for selecionada, no
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cumprimento do estipulado no Regulamento (CE) número 1998/2006 da Comissão de 15 de Dezembro
de 2006;
 Declaração, assinada por quem obriga a Entidade Destinatária, afirmando que não foi apoiada nos
últimos três anos por nenhuma intervenção no âmbito da Tipologia de Intervenção 3.1.1. (ou 8.3.1. no
caso da Região do Algarve), de acordo com o vertido no número 2 do artigo 5º do Despacho número
18363/2008 de 09 de Julho que aprovou o Regulamento específico da tipologia de intervenção n.º
3.1.1, «Programa de formação -acção para PME», do eixo n.º 3, «Gestão e aperfeiçoamento
profissional», do Programa Operacional Potencial Humano (POPH) e nas alterações a ele efectuadas
pelo Despacho número 8776/2010 de 24 de Maio;
 Declaração do número de trabalhadores afetos à Entidade Destinatária, com base no Mapa de
liquidação de contribuições para a Segurança Social, reportado a 31 de Dezembro último para todas as
Entidades Destinatárias. Nas situações em que as entidades destinatárias candidatas forem entidades
com início de atividade no próprio ano, será a declaração que reporte ao mês anterior ao início da
seleção e que tem de ser confirmada com o mapa relativo ao mês anterior ao início da intervenção.
 Declaração, assinada por quem obriga a Entidade Destinatária, atestando que o local da intervenção
será numa das regiões constantes no artigo 2.º Aplicação territorial, do Despacho n.º 18363/2008
(Regulamento Específico da tipologia de intervenção n.º 3.1.1., “Programa de formação-ação para
PME”), ou seja, nas regiões Norte, Centro ou Alentejo do Eixo 3 ou na região Algarve do Eixo 8 e nunca
na Região de Lisboa, uma vez que esta região está excluída desta tipologia de intervenção, a validar
pelo Entidade Beneficiária caso a Entidade Destinatária seja seleccionada.
Com estes elementos pretende-se assegurar que a empresa cumpra os requisitos mínimos para ser
potencialmente selecionada, estabelecendo-se este compromisso através do preenchimento da ficha de
manifestação de interesse, devidamente assinada pelo empresário/decisor.
IV.2.2. Requisitos Qualitativos
Com os requisitos da 1.ª fase analisados a Entidade Beneficiária passará para a segunda etapa da seleção. Um
elemento da Entidade Beneficiária deslocar-se-á à empresa para fazer um “diagnóstico” através da aplicação
de um questionário, de que devem constar, no mínimo, os critérios que se seguem:
 Permitam uma maior cobertura geográfica do território pelo “Programa Formação PME” cujo objetivo
é abranger as mais representativas NUT II, em termos populacionais, económicos e com maior deficit
de qualificação;
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 Desenvolvam a sua actividade em setor de bens e serviços transaccionáveis ou de forte valor
acrescentado;
 Procurem resposta a processos de reequipagem, reestruturação ou reorganização de recursos;
 Apresentem um crescimento acentuado da atividade, medido em volume de vendas, nos últimos 2
anos;
 Evidenciem factores de responsabilidade social (emprego de pessoas com deficiência, incapacidade,
etc.);
 Evidenciem factores de responsabilidade ambiental (uso eficiente da água e energia, separação de
lixos, etc.);
 Tenham abertura à inovação e/ou a desenvolver processos de mudança;
 Tenham políticas de promoção da igualdade de oportunidades e igualdade do género;
 Tenham políticas facilitadoras de encaminhamento para CNO e processos de Reconhecimento,
Validação e Certificação de Competências, dos seus colaboradores com baixas qualificações.
 Outros critérios específicos da área de intervenção, do setor, etc da entdade beneficiária.
Após o preenchimento deste questionário/recolha de informação, pelo elemento da Entidade Beneficiária que
entrevista o(s) elemento(s) da empresa, será elaborado um relatório de avaliação sintético que conjugado com
a aplicação da grelha de avaliação já referida, resulta na quantificação/ponderação da entidade candidata a
Entidade Destinatária.
IV.2.3. Restrições
Conforme artigo 5.º do Despacho n.º 18363/2008 de 9 de Julho, as empresas seleccionadas para serem
intervencionadas no âmbito desta tipologia só podem ser selecionadas para uma nova intervenção, no âmbito
da modalidade de formação - acção, decorridos pelo menos três anos a contar da conclusão da sua anterior
participação.
Conforme artigo 17.º do Despacho n.º 18363/2008 de 9 de Julho, o apoio público concedido às Entidades
Destinatárias, no âmbito desta tipologia de intervenção, não pode exceder o montante total dos auxílios de
minimis a este título admitidos nas condições definidas no Regulamento (CE) n.º 1998/2006, da Comissão, de
15 de Dezembro.
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As Entidades Destinatárias, antes da atribuição do apoio em causa, não podem ter beneficiado de ajudas de
minimis que ultrapassem ou igualem os 200.000,00 euros nos 3 (três) últimos exercícios financeiros.
No caso de Entidade Destinatária que desenvolvem actividades no âmbito do setor dos transportes
rodoviários o limite de acumulação de apoios não pode exceder os 100.000,00 euros durante um período de
três anos.
No âmbito do setor da agricultura, o Regulamento (CE) nº 1535/2007, de 20 de Dezembro, estipula que o
montante máximo concedido por Entidade Destinatária de produção dos produtos agrícolas não pode exceder
7.500,00 euros durante um período de três anos. As Entidades Destinatárias de comercialização e
transformação desses mesmos produtos ficam abrangidas pelo regulamento geral.
No âmbito do setor das pescas, o Regulamento (CE) 875/2007, de 25 de Julho estipula que o montante máximo
concedido a Entidades Destinatárias de produção, comercialização e transformação do setor das pescas não
pode exceder 30.000,00 euros durante um período de três anos.
Em qualquer empresa apenas poderá ser dado início à intervenção, após a avaliação do total do apoio
financeiro necessário a essa intervenção, que terá de ser comunicado via aplicação de gestão NetPME ao OI
que obterá junto das entidades concentradoras do registo dos apoios concedidos às empresas, a autorização
necessária para o efeito. Neste momento as entidades gestoras são o IFAP - Instituto de Financiamento da
Agricultura e Pescas, I.P., no caso do sector da Agricultura e Pescas e o IFDR – Instituto Financeiro para o
Desenvolvimento Regional, I.P., nos restantes casos.
Nota: No sentido de garantir a máxima transparência na relação entre Entidade Beneficiária, Consultores e
Entidades Destinatárias, é obrigatória a comunicação à UG da eventual existência de relações familiares ou
privilegiadas entre as entidades destinatárias seleccionadas e dirigentes das EB.
IV.3.
Projeto
O objetivo deste ponto é estabelecer a metodologia para a formalização de um Projeto à tipologia de
intervenção 3.1.1 e/ou 8.3.1.1. programa de Formação-Ação para PME, do Programa Operacional Potencial
Humano, ao Organismo Intermédio AEP e ao programa Formação PME.
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Após a abertura da fase de candidaturas, publicitada através do sítio do POPH, do sítio do programa Formação
PME e do sítio da AEP na internet, a Entidade Beneficiária (EB) do programa Formação PME tem de efetuar um
Projeto, para o qual tem obrigatoriamente de utilizar a ferramenta informática SIIFSE de acordo com as
instruções do respetivo manual existente e publicado no sitio do POPH http://www.poph.qren.pt.
De salientar que a Entidade Beneficiária só pode submeter Projeto(s) por Tipologia de Intervenção (submeter
pedido(s) de Financiamento a um único Organismo Intermédio), caso não tenha obtido o regime de exceção
pelo POPH, de acordo com o estipulado no nº 4 do artigo 10º do Regulamento Especifico publicado pelo
Despacho n.º 18363/2008 de 09 de Julho e posteriores atualizações.
O Projeto terá de ser efetuado tendo em conta a região, ou seja, uma Entidade Beneficiária que tenha
pretensão em intervir em mais que uma região terá de efetuar o n.º de projetos necessários quanto o n.º de
regiões que pretende intervir. As regiões por Eixo Prioritário são:
Eixo Prioritário
Eixo 3.1.1
Eixo 8.3.1
Região
Norte
Centro
Alentejo
Algarve
IV.3.1. Componente Formação-Ação
Número de Entidades Destinatárias
A candidatura a Entidade Beneficiária tem de registar o n.º de ED’s em que irá intervir e indicar que as acções
são de formação-ação individualizada. Este n.º de empresas resulta do somatório das empresas aprovadas para
cada tipologia de medidas em cada um dos escalões existentes (informação registada em ficheiro anexo ao
Projecto).
Cada escalão de empresas tem as seguintes tipologias de medidas de intervenção e horas associadas:
Medida
Integral
Especialização
Escalão
Consultoria-formativa
Formação
1a9
70
80
10 a 49
140
160
50 a 100
140
200
10 a 49
70
80
50 a 100
140
160
40
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Número de Horas de Consultoria- formativa
Na elaboração do projeto a Entidade Beneficiária tem de registar o n.º de horas de consultoria-formativa em
acções de formação-ação individualizada, tanto na fase de Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento como na
fase de Implementação de Medidas.
Tal como o n.º de ED’s, o n.º de horas de consultoria resulta do somatório das horas de consultoria-formativa a
efetuar por empresa consoante o escalão.
Estas horas por escalão estão distribuídas da seguinte forma:
Medida
Integral
Especialização
Escalão
1a9
10 a 49
50 a 100
10 a 49
50 a 100
Consultoria-Formativa
Diagnóstico e Plano
Medidas
de Desenvolvimento
25
45
40
100
50
90
25
45
40
100
O total de horas de consultoria por ED e por escalão poderá “sofrer” uma flexibilidade de 15% (inferior em
algumas e superior em outras ED). Porém, cada ED terá de ter uma intervenção mínima de 85% das horas
indicadas no quadro anterior e a EB, tem de salvaguardar que, no mínimo, sejam executadas o total das
horas aprovadas em cada Projeto.
Assim, indica-se no quadro seguinte o valor mínimo e máximo de intervenção por escalão de ED:
Medida
Integral
Especialização
Escalão
1a9
10 a 49
50 a 100
10 a 49
50 a 100
Consultoria-Formativa (horas)
Mínimo
Máximo
59,5
80,5
119
161
119
161
59,5
80,5
119
161
Número de Consultores-Formadores
A Entidade Beneficiária terá de registar o n.º de consultores-formadores internos e/ou externos que
efetuarão a intervenção nas entidades destinatárias. Para o cálculo deste número de consultores –formadores
nomeadamente na fase de Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento, a entidade beneficiária deve ter em linha
de conta as orientações dadas no ponto III. “Gestão de Equipas”.
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Orçamento de Consultores-Formadores
Na elaboração do orçamento da componente consultoria formativa a Entidade Beneficiária terá de ter em
consideração os limites físicos e financeiros por tipologia de medida e por escalão de empresa.
Nota: o valor máximo por empresa é baseado num custo/hora médio de base de 45,00 €, acrescido de IVA à
taxa legal em vigor, se aplicável.
De acordo com a base de contratação das equipas de intervenção nas entidades destinatárias o pedido tem de
ter em conta os seguintes limites financeiros1, descritos de uma forma mais exaustiva no ponto III.1.1., no tema
“Constituição das Equipas”:
 Para o consultor com contratação numa base horária os honorários máximos elegíveis são de
45€/hora, acrescido de IVA, caso se aplique;
 Para o consultor com contratação numa base diária os honorários máximos elegíveis são de
170,00€/dia, acrescido de IVA, caso se aplique;
 Para o consultor com contratação numa base mensal os honorários máximos elegíveis são até um
máximo de 2.750,00€/mês, acrescido de IVA, caso se aplique;
IV.3.2. Componente Formação
As ações de formação à medida surgem após a elaboração do PF nas entidades destinatárias nas quais estão a
decorrer as intervenções. Para cada ação não existe um n.º de formandos mínimo nem um máximo. Contudo,
relativamente ao n.º máximo de formandos, tem de ser tido em linha de conta as condições físicas do local
onde a formação irá decorrer.
Número de Horas de Formação e Número de Ações
Na elaboração do Projeto a Entidade Beneficiária tem de registar o n.º de horas de formação. Este n.º de horas
de formação resulta do somatório das horas de formação a efetuar por empresa consoante o escalão e
tipologia de medida.
Tal como o n.º de horas de formação, a Entidade Beneficiária tem que registar também o n.º de ações de
formação que serão realizadas, que resultam do somatório das empresas por escalão e respectiva medida, ou
seja, cada empresa tem uma ação com a carga horária total das horas atribuídas ao respetivo escalão e
tipologia de medida.
1
Os valores indicados resultam da alteração produzida pelo Despacho Normativo nº 12/20112 de 21 de maio que altera o disposto no
Despacho Normativo n.º 4 -A/2008, de 24 de Janeiro.
42
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Estas horas por escalão estão distribuídas da seguinte forma:
Medida
Integral
Especialização
Escalão
1a9
10 a 49
50 a 100
10 a 49
50 a 100
Formação
80
160
200
80
160
À semelhança das horas de consultoria formativa, cada ED e por escalão poderá “sofrer” uma flexibilidade de
15% (inferior em algumas e superior em outras ED). Porém, cada ED terá de ter uma intervenção mínima de
85% das horas de formação indicadas no quadro anterior e a EB tem de salvaguardar que, no mínimo, sejam
executadas o total das horas de formação e de volume aprovados em cada Projeto.
Assim indica-se no quadro seguinte o valor mínimo e máximo de intervenção por escalão de ED:
Medida
Integral
Especialização
Escalão
Formação (horas)
Mínimo
Máximo
1a9
68
92
10 a 49
136
184
50 a 100
170
230
10 a 49
68
92
50 a 100
136
184
Número de Formandos e Volume de Formação
Em função dos volumes aprovados no Projecto a Entidade Beneficiária, cada entidade tem de registar o n.º de
formandos que o projeto envolverá (homens e/ou mulheres) e o respectivo Volume de Formação (laboral
e/ou pós-laboral).
O n.º de formandos resulta do somatório dos formandos propostos para cada ED por tipologia de medidas e
para cada um dos escalões existentes, assim como o respetivo volume de formação (informação detalhada
registada em ficheiro anexo ao Projeto).
43
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Cada escalão de empresas e por tipologias de medidas de intervenção tem os seguintes formandos médios:
Medida
Escalão
Integral
Especialização
Horas Formação
N.º Trabalhadores
1a9
80
2
10 a 49
160
7
50 a 100
200
10
10 a 49
80
7
50 a 100
160
10
Formação de Empresários
A formação para empresários (um empresário por ED) é uma formação/seminário tranversal, em
competências de gestão (Estratégia, Liderança e Organização do Trabalho, Instrumentos de Apoio à
Gestão;etc ), em regime inter, de nível 5 (independentemente dos níveis de escolaridade dos
formandos) e tem por curso a duração máxima de 12horas.
Orçamento de Formadores
Na elaboração do orçamento da componente formação a Entidade Beneficiária terá de ter em consideração o
n.º de horas de formação atribuído a cada escalão de empresas por tipologia de medida, tendo como limite os
20 2€ por hora mais IVA à taxa legal em vigor, se aplicável. Na Formação para empresários, sendo de nível 5,
tem como limite os 30€ por hora mais IVA à taxa legal em vigor, se aplicável
IV.3.3. Outros Encargos
Nesta rubrica pode a Entidade beneficiária prever um orçamento suplementar para fazer face a outro tipo de
despesas atribuídas quer aos consultores-formadores quer aos formadores no âmbito da intervenção nas
empresas.
A natureza dessas despesas encontra-se definida no artigo 22º do Despacho Normativo número 4-A/2008 de
24 de Janeiro, com a redação que lhe foi dada pelo Despacho Normativo n.º12/2012 de 21 de maio.
2
Os valores indicados resultam da alteração produzida pelo Despacho Normativo nº 12/2012 de 21 de maio que altera o disposto no
Despacho Normativo n.º 4 -A/2008, de 24 de Janeiro.
44
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IV.3.4. Despesas de Funcionamento
Para os “custos de funcionamento” das Entidades Beneficiárias, considera-se elegível o máximo de 2,503 € por
hora/formando, e sempre referido ao volume de formação efetivo.
Estes custos visam cobrir todas as despesas do projecto, nomeadamente de comunicação, divulgação,
aquisição de consumíveis, pessoal não docente afecto ao projecto e outras despesas gerais no âmbito do
mesmo.
A afectação de valores tem que estar sustentada por critérios objectivos, fundamentados e devidamente
enumerados (conforme disposto nas alienas a) e b) do nº 1 do artigo 31º do Decreto Regulamentar nº 84A/2007 de 10 de Dezembro) e em observância à Circular Diretiva (CD) 3/2010 do POPH (Anexo 18). Criada a
chave de imputação dos custos comuns, a mesma tem que ser enviada até ao dia 14 de dezembro de 2012,
para validação prévia do OI. Quaisquer actualizações a esses critérios têm de ser previamente comunicadas ao
OI e antes de submeter um PR onde sejam utilizados.Como documentação, de auxilio sobre esta matéria,
recomendamos a leitura atenta dos slides do Seminário do IGFSE sobre “A gestão de Projetos cofinanciados
pelo FSE: prevenir inconformidades_ 14 de março de 2012”(disponível na área privada do site do Programa).
IV.4.
Pedido de Alterações
Os Pedidos de Alterações só poderão existir sobre um projecto existente e nos casos devidamente justificáveis
conforme artigo 28.º do Decreto Regulamentar número 84-A/2007, de 10 de Dezembro ou ainda nos casos em
que a AEP-OISG o entenda como necessário.
Assim, após a autorização e/ou orientação prévia da AEP-OISG, a Entidade beneficiária terá, tal como para a
elaboração do projecto, de utilizar a ferramenta informática SIIFSE. Após o registo das respectivas alterações
no SIIFSE e envio à UG, nos 5 dias subsequentes, dos respectivos elementos, nomeadamente o Termo de
Responsabilidade devidamente assinado e reconhecido, todo o procedimento seguinte de análise até à
validação, tanto pela UG como pela Entidade Beneficiária, e é idêntico ao de um projecto.
3
O valor indicado resulta da alteração produzida pelo Despacho Normativo nº 12/2012 de 21 de maio que altera o disposto no Despacho
Normativo n.º 4 -A/2008, de 24 de Janeiro.
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IV.5.
Comunicação e Validação das ED’s
IV.5.1. Grelha de Seleção de ED’s
Após a comunicação da Notificação de Decisão de Aprovação do Pedido de Financiamento apresentado e da
comunicação por parte da Entidade Beneficiária da sua aceitação, tem esta de proceder à criação e sustentação
de uma grelha a utilizar na seleção das empresas.
Devem ser referenciados critérios objectivos que se constituem como requisitos legais e critérios substantivos
do cumprimento do disposto ponto 5. do Programa de Candidatura.
Essa grelha de critérios têm de ser enviada ao OI para validação deste e podendo ser utilizada só após a
respectiva validação.
IV.5.2. Comunicação da Seleção
Após a Identificação das Entidades Destinatárias selecionadas pela Entidade Beneficiária, esta deve comunicar
à AEP quais as entidades que cumprem todos os requisitos legais e que por conseguinte obtiveram uma
qualificação para serem selecionadas. Esta comunicação inicial tem como objectivo verificar/controlar os
auxílios de Estado concedidos ao abrigo da regra de minimis, e respectiva validação.
Esta comunicação será efectuada através de registo na aplicação de gestão NetPME.
Por consulta dessa aplicação o OI enviará ao Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, I.P. (IFDR)
ou ao IFAP – Instituto de Financiamento da Agricultura e Pescas para verificação da possibilidade de concessão
ou não do apoio proposto. A resposta a cada um dos valores solicitados será efectuada, também no sistema
NetPME, caso não tenha havido interrupções para validação de dados, num prazo estimado de 7 dias úteis.
Contudo, a ausência de resposta, no prazo indicado , não confere presunção de conformidade dos montantes
atribuídos às entidades destinatárias.
Os casos em que a entidade destinatária desista da intervenção que lhe tinha sido adstrita, ou veja reduzido o
montante do benefício inicialmente concedido, têm de ser comunicados à AEP-OISG, através do mesmo
sistema informático (NetPME), as revisões para que se possa solicitar às instituições competentes a respectiva
revogação, libertando assim a empresa dos montantes indevidamente cativados.
Sempre que ocorrer alteração ao Padrão de horas de Consultoria-formativa e/ou Formação, a EB têm que
proceder às respetivas retificações nos sistema informático (NetPME), indicando quais as ED’s onde será
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descativada verba e quais as ED’s onde será utilizado o mesmo valor, para aprovação junto do IFDR (ou IFAP).
Em simultâneo, tem de ser enviado para o OI um ofício (fax ou e-mail) indicando os motivos e necessidade
dessas alterações.
A continuação da intervenção no terreno e respectivo registo da execução física no NetPME, só será possível
após (e se for) obtida a aprovação do IFDR (ou IFAP).
De notar que o montante do benefício adstrito à empresa para efeitos da verificação dos auxílios de minimis
diz respeito somente aos valores da Rubrica 1, exluindo o valor referente à formação de empresários.
IV.6.
Pedido de Reembolso
Sempre que uma Entidade Beneficiária pretenda efectuar um pedido de reembolso, tem de utilizar as seguintes
ferramentas informáticas:
O SIIFSE de acordo com as instruções do respectivo manual.
Para o detalhe da componente física terá de utilizar a ferramenta informática NetPME de acordo com as
instruções do respectivo manual em anexo.
A periodicidade de prestação de contas é bimestral, tendo de ser submetido, tanto no sistema SIIFSE como
NetPME, até ao dia 5 dos meses ímpares, contendo a execução física e financeira referente aos dois meses
anteriores.
Cada pedido de reembolso tem de ser remetido, no máximo 5 dias seguidos após submissão, ao OI através de
CTT e é composto pelos seguintes elementos:
 Termo do Pedido de Reembolso emitido pela aplicação SIIFSE, devidamente validado pela Entidade
Beneficiária e pelo TOC;
 Mapa de despesa submetida via SIIFSE;
 Mapa de execução física do projecto emitido pelo Sistema NetPME.
 Quando aplicável a ChecKlist declarativa da Contratação Pública _Entidade Beneficiária (Anexo 17).
IV.7.
Informação Anual de Execução
O objetivo deste documento - Formulário de Informação Anual de Execução (IAE) é o de proceder à prestação
de informação, sobre a execução física e financeira, do Programa Formação PME, relativamente ao ano civil
anterior.
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Anualmente, a Entidade Beneficiária tem de efetuar o preenchimento do formulário de Informação Anual de
Execução nos sistemas informáticos SIIFSE e NetPME, e fazê-lo de acordo com os seguintes requisitos e prazos:
 Ter os Mapas de Curso, devidamente preenchidos, até 31 de Dezembro do respetivo ano, para que
todos os dados físicos sejam transportados para o formulário;
 Ter os Mapas de Serviço, com a execução física até final de 31 de Dezembro, devidamente
preenchidos, para que os dados da execução física sejam transportados para o formulário;
 Preencher no Sistema NetPME, por Entidade Destinatária, Data de Início e Fim Efectivo da intervenção
física nas Entidades Destinatárias, de acordo com os registos de intervenção.
Após o preenchimento de toda a execução física até ao final do período referido, o formulário será submetido,
tanto no SIIFSE como no sistema NetPME (para os mapas físicos), até ao dia 31 de Janeiro do ano seguinte.
Todos os dados relativos à execução física que corporizam o respectivo formulário reflectirão a informação
registada na “Execução física” que foi submetida relativamente ao ano da Informação Anual de Execução. Por
se constituir um “fecho de contas do ano”, a entidade será alertada, aquando da sua submissão, de que os
dados inseridos na execução física relativos ao período a que o mesmo reporta têm que estar completos e
que se referem apenas ao ano anterior, uma vez que, após a sua submissão, estes serão considerados os dados
anuais do projecto sem possibilidade de serem alterados.
Após a submissão do formulário de Informação Anual de Execução, o mesmo terá de ser recepcionado, pela
UG, nos 5 dias úteis seguintes à submissão, devidamente assinado por quem obriga a entidade e pelo TOC.
A análise deste formulário, segue todas as regras e procedimentos referidos nos pontos anteriores e no que se
reporta ao pedido de reembolso, sendo, todavia, aprofundados os procedimentos da análise técnica
sistemática, do seguinte modo:
 análise da Elegibilidade dos Formandos, com a análise por curso/ação se os formandos apresentados
na listagem são elegíveis ou não. Caso o formando seja elegível, procede-se à verificação de quais as
horas frequentadas que são consideradas como “não aceites” para o período. No caso de um formando
ser considerado não elegível a totalidade das horas frequentadas não são consideradas;
 análise dos Formadores, análise por curso/ação dos formadores constantes na listagem e horas
eventualmente não confirmadas;
 análise da Execução Física da componente de formação, que consiste na análise ao nível das ações a
concluir no ano, relativamente ao número de ações, n.º de horas de formação, volume de formação e
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n.º de formandos abrangidos tendo em conta o género, grupo etário, habilitações, categoria
profissional e vínculo laboral;
 análise da Execução Física da componente de consultoria, que consiste na análise do n.º de ED’s com
intervenção por medida e respectivo escalão e n.º de horas de consultoria executadas por ED.
Após o registo das informações nos sistemas SIIFSE e NetPME e o respectivo envio à UG dos respectivos
elementos, nomeadamente o Termo de Responsabilidade devidamente assinado, todo o procedimento
seguinte de análise até à validação, tanto pela UG como pela Entidade Beneficiária, é idêntico ao de um Pedido
de Reembolso.
Este relatório de execução deve igualmente conter as receitas que por ventura tenham ocorrido durante a
execução do projeto, a fim de serem deduzidos esses valores na comparticipação do programa.
IV.8.
Pedido de Pagamento de Saldo
O objectivo deste documento é estabelecer a metodologia para a formalização do encerramento de um projeto
do Programa Formação PME.
Após o término da última intervenção, na modalidade consultoria formativa, ou ação, na modalidade
formação, de um projeto, a Entidade Beneficiária tem de efetuar o preenchimento do PPS nos sistemas
NetPME e SIIFSE, e fazê-lo de acordo com os seguintes requisitos:
Prazo
Tem de ser submetido, via sistema SIIFSE, no prazo máximo de 45 dias seguidos, subsequentes à última
intervenção no terreno (data do último registo de intervenção) e/ou ação.
Mapas de Execução
Os mapas de curso devem ser preenchidos na íntegra, logo após o fim da última ação, para que todos os dados
físicos sejam transportados para o PPS.
Os registos de intervenção têm de ser preenchidos na totalidade, imediatamente após o fim da última
intervenção no terreno, para que todos os dados físicos sejam transportados para o PPS.
Despesas
Serão inseridas no sistema todas as despesas efetivamente pagas, referentes ao projeto, durante os 45 dias
subsequentes ao registo da última intervenção do projeto.
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Após a submissão do PPS, via sistema SIIFSE e da componente física via sistema NetPME, o mapa de execução
do Projeto, e o mapa das despesas terão de ser recepcionados pela UG , bem como o Termo de
Responsabilidade,nos 5 dias úteis seguintes à submissão, devidamente assinado e reconhecido por quem
obriga a Entidade Beneficiária e assinado pelo TOC da entidade com oposição da respetiva vinheta.
Os dados relativos ao PPS serão analisados em conformidade com o estabelecido no artigo 42.º do Decreto
Regulamentar número 84-A/2007, de 10 de Dezembro e posteriores actualizações.
IV.9.
Fluxos financeiros
Nesta edição do Programa Formação PME a AEP OI assume a figura de entidade que valida e autoriza o
pagamento de despesas, não lhe sendo competido o procedimento de transferência de fundos para a Entidade
Beneficiária.
Assim após a validação da despesa por parte do OI, a informação ficará disponível na aplicação eletrónica SIIFSE
e será o secretariado técnico do POPH a proceder à emissão das autorizações de pagamento e respetiva
transferência financeira.
Qualquer informação que a Entidade Beneficiária necessite sobre datas e prazos de pagamento deve ser
solicitada directamente ao POPH através da linha de pagamentos do mesmo (cujos números telefónicos se
encontram publicados no respectivo sítio).
A fim de não criar atrasos na realização dessa tarefa, deve a Entidade Beneficiária manter actualizadas as
declarações de não dívida à Fazenda Pública e à Segurança Social, procedendo ao envio atempado, pelos meios
convenientes, os necessários documentos comprovativos.
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V. Sistemas Informáticos de reporte
V.1.
V.1.1.
Sistema Informático NetPME
Selecção de Empresas: Auxílios Minimis
Antes de iniciar a intervenção às empresas seleccionadas, estas devem ser carregadas no NetPME e solicitado o
valor de apoio ((nº horas consultoria x valor/hora consultoria aprovada) + nº horas formação x valor/hora
formação aprovada) + % outros encargos). Estes valores serão solicitados pelo OI ao IFDR ou ao IFAP e, após
aprovação, a intervenção poderá ser iniciada (ver o anexo 16).
V.1.2.
Modalidade Consultoria Formativa
É da responsabilidade do coordenador preencher os mapas de serviços mensais de acordo com os registos de
intervenção, devidamente validados. Por validados entende-se que terão de ser analisados, verificando se
estão devidamente preenchidos e se o conteúdo é elegível de acordo com as regras do programa.
Salienta-se que as horas de preparação e elaboração da árvore de objectivos, relatórios, etc., não são
consideradas horas de consultoria formativa. Os trabalhos de preparação, análise, redação, etc. estão
incluídos nos custos máximos elegíveis a título de remunerações previstos na legislação em vigor, e conforme
se estipula nesta mesma Instrução de Trabalho. Ou seja, estão incluídos nas horas de intervenção reais
efetuadas nas empresas, devidamente registadas em Mapas de Serviços.
O coordenador tem de ter em atenção que não são elegíveis horas de consultoria formativa para coordenação,
pelo que não podem ser registadas nos Mapas de Serviços. Estas devem ser pagas pelas rubricas de
“funcionamento”.
Os mapas têm de ser preenchidos por horas de consultoria formativa, por data, por consultor-formador e por
entidade destinatária.
Estes registos têm 2 componentes: honorários relativos à intervenção e respetiva taxa de IVA, outros encargos
associados à intervenção e taxa de IVA associada.
As intervenções também deverão ser classificadas como Diagnóstico ou Medida.
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A Entidade Beneficiária deve assegurar a recolha atempada dos registos e inseri-los no sistema NetPME, sob
pena de, findo o prazo, o sistema bloquear e não ser possível a introdução destes elementos a posteriori. Caso
não seja preenchido, o pagamento das despesas fica suspenso até apresentação desta informação para que o
OI possa proceder à análise dos limites financeiros estabelecidos legalmente.
Na gestão da intervenção dos consultores-formadores, junto das entidades destinatárias, a Entidade
Beneficiária tem de assegurar que são cumpridos os limites legais estabelecidos no art. 20.º do Despacho
Normativo n.º 4-A/2008, de 24 de Janeiro, alterado pelo Despacho Normativo n.º 12/2009, de 17 de Março,
pelo Despacho Normativo n.º 12/2010, de 21 de Maio e pelo Despacho Normativo nº 2/2011 de 11 de
Fevereiro.
Independentemente dos limites mínimos e máximos a Entidade Beneficiária tem de gerir os pedidos de
reembolso tendo em atenção o valor máximo por Entidade Destinatária, baseado num custo/hora médio de
45,00 €, mais IVA nos casos aplicáveis.
Quando a intervenção física (nº de horas) por empresa (para o respectivo escalão por medida) for inferior ao
respectivo limite, tem de ser mantida a relação financeira dos 45.00 €/hora médio por hora real executada
(mais IVA nos casos aplicáveis).
Modalidade Formação
É da responsabilidade do coordenador preencher os mapas de serviços da formação mensais de acordo com
as folhas de sumários. Os mapas têm de ser preenchidos por horas de formação com o respectivo valor de
honorários e de outros encargos, por sessão, por formador e por curso. A Entidade Beneficiária deve assegurar
o controlo atempado das folhas de sumários ( modelos em Anexo 7 e 8) e inseri-las no sistema NetPME4, sob
pena de, findo o prazo, o sistema bloquear e não ser possível a introdução destes elementos à posteriori. Caso
não seja preenchido, o pagamento das despesas fica suspenso até apresentação desta informação para que o
OI possa proceder à análise dos limites financeiros estabelecidos legalmente.
4
De acordo com o Manual NetPME (Anexo 16)
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V.2.
Sistema Informático SIIFSE5
Após o preenchimento dos mapas de serviços têm de preparar, tendo em conta a Instrução de Trabalho
Organização dos Dossiês Financeiros, o preenchimento da listagem de documentos de despesas pagas até ao
mês de referência do pedido de reembolso. Serão consideradas elegíveis as despesas que cumpram os critérios
estabelecidos ao longo do Despacho Normativo nº 12/2012 de 21 de maio que altera o disposto no Despacho
Normativo n.º 4 -A/2008, de 24 de Janeiro, com a redacção que lhe foi dada pelo Despacho Normativo n.º
12/2009, de 17 de Março, e pelo Despacho Normativo n.º 12/2010, de 21 de Maio., nomeadamente no seu art.
3.º.
A inserção de despesas no sistema informático SIIFSE pode ser efectuada no decorrer do projecto, quer esteja
paga ou não, dado que o sistema o permite, agilizando desta forma o processo, não sobrecarregando o sistema
informático no dia da submissão. Após o pagamento destas despesas só terão de inserir os dados em falta e
ficam prontas para serem associadas a um pedido de reembolso.
Ao registarem as despesas têm de preencher todos os campos tendo em especial atenção que a descrição de
despesa tem de ser a mais pormenorizada e completa possível (por ex., tem de conter, quando aplicável, o
mês a que se refere, o nº de horas do documento, a percentagem de imputação ao programa Formação PME, o
nº de quilómetros – sustentado em boletim itinerário conforme Anexo 12 – Boletim Itinerário, etc.). Todas as
despesas têm de conter um nº de ordem sequencial do dossiê PME e nunca do pedido de reembolso em
questão (ou seja, não recomeçar sempre que é submetido um novo pedido de reembolso).
Após a preparação e submissão do PR ao OI, dentro dos prazos estipulados e de acordo com as regras dos
manuais do NetPME e SIIFSE, têm de imprimir os formulários e respectivas partes integrantes. Do sistema
SIIFSE: o Termo de Responsabilidade com a respectiva listagem de despesas pagas que devem estar
perfeitamente legíveis. Posteriormente têm de proceder à recolha das assinaturas de quem obriga a entidade
e do TOC que tem de assinar sobre a vinheta colocada no referido formulário. O prazo máximo de recepção,
pelo OI, do PR em questão é de 5 dias úteis seguintes à submissão.
Compete ao OI a análise detalhada do PR e a sua aprovação ou corte de acordo com o estabelecido no art. 42.º
do Decreto Regulamentar n.º 84-A/2007, de 10 de Dezembro. A Entidade Beneficiária receberá uma
notificação, enviada via correio, com aviso de recepção. Para todas as despesas que foram objeto de corte, e
5
Devem obter esse Manual de apoio e outras orientações através do site do SIIFSE
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que a EB discorde, tem de solicitar a reanálise aquando do envio do Termo de Responsabilidade do PR
seguinte.
O reembolso das despesas apresentadas no PR ficará sempre condicionado à prova da situação regularizada,
perante a Fazenda Pública e a Segurança Social, da respectiva Entidade Beneficiária, constituindo-se seu
dever zelar pelo cumprimento atempado desta obrigação junto da AEP-OISG.
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54
VI.
VI.1.
Gestão Pedagógica e Financeira
Dossiê Técnico-Pedagógico por Entidade Destinatária
Após a seleção e aprovação das Entidades Destinatárias a participar no programa Formação PME a Entidade
Beneficiária terá que constituir os respetivos Dossiês Técnico-Pedagógicos das mesmas, com a devida
identificação da Entidade Destinatária e respetiva tipologia de intervenção (PME Integral ou PME
Especialização).
Serão constituídos dois dossiês, um de cópias para colocar na empresa, e outro de originais que ficará na
Entidade Beneficiária. Relativamente ao primeiro, terá de no mínimo ter os seguintes conteúdos: Documentos
Formais; Apresentação do Programa; Cronograma; Identificação da Equipa de Consultores-Formadores e
Formadores; Registos de Intervenção; Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento; Medidas; Relatório Final de
Intervenção e Correspondência. Quanto ao dossiê que fica na Entidade Beneficiária e por entidade destinatária
terá de conter os seguintes requisitos mínimos:
Identificação
A Entidade terá de arquivar os seguintes elementos:
 A inscrição/ficha de manifestação de interesse da Entidade Destinatária no programa e respetiva ficha
de registo da entrevista/questionário de seleção com a mesma;
 As declarações de situação regularizada perante a Segurança Social (no caso dos empresários em nome
individual têm de ser arquivadas as duas declarações – empresário e colaboradores) e a Fazenda
Pública, ao momento da seleção;
 O mapa de pessoal da liquidação de contribuições para a Segurança Social, reportado a 31 de
Dezembro último para todas as Entidades Destinatárias (como comprovativo do n.º de trabalhadores e,
consequentemente, do escalão da empresa) e terá de estar devidamente certificado, através da
impressão do comprovativo de entrega via Internet (folha resumo e respectivos extractos por regime –
taxa). Nas situações em que as entidades destinatárias candidatas forem entidades com início de
actividade no próprio ano, será a declaração que reporte ao mês anterior à fase de seleção;
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Versão 5 –Novembro 2012
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 Certificado PME obtido através do site do IAPMEI atestando o cumprimento da Recomendação da
Comissão n.º 2003/361/CE de 06 de Maio de 2003 de enquadramento da entidade como PME. 6
Deve a Entidade Beneficiária proceder igualmente ao seu registo junto do referido site como entidade
consultora a fim de validar a veracidade de registo mediante consulta e impressão do comprovativo do
referido site;
 Declaração da Entidade Destinatária evidenciando o conhecimento do estipulado no Regulamento (CE)
n.º 1998/2006 da Comissão de 15 de Dezembro de 2006, nomeadamente no que diz respeito auxílios
de minimis;
 Deve estar contido documento que ateste qual a CAE aplicada à entidade através de cópia da Certidão
Comercial ou código de consulta da certidão permanente;
 Arquivo do enquadramento/resposta do IFDR ou IFAP, ou seja, demonstração e monitorização do valor
solicitado ao abrigo da regra de minimis da respetiva entidade destinatária;
 Declaração de permissão da participação de cada colaborador ou de lista de colaboradores nas
atividades promovidas pelo programa Formação PME (ver anexo 5);
 O Contrato para o desenvolvimento no âmbito do programa Formação PME (ver anexo 13),
devidamente validado por ambas as partes (Entidade Beneficiária e respectiva Entidade Destinatária)
com aposição de carimbos das entidades, sempre que existentes.
Programa e Cronograma
Tem de estar devidamente identificado o programa de intervenção e o respetivo cronograma. Sempre que, ao
longo de todo o processo de intervenção, o mesmo sofrer desvios, devem evidenciá-los com a respetiva
justificação. Contudo, o cronograma inicial deve permanecer no dossiê junto do atual, ou seja, têm de manter
todo o histórico.
Consultores-Formadores
Têm de estar devidamente identificados todos os consultores-Formadores que tiverem participação na
intervenção da Entidade Destinatária, nomeadamente com o respectivo CV e CAP (quando aplicável), ou
remissão para dossiê transversal onde deverão constar esses elementos.
6
As regras de reporte de dados, sua validação e de autorização de consulta são os definidos pelo próprio organismo que tutela esse site e
cujas orientações e regras se consideram integralmente transcritas para o presente documento.
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Registos de Intervenção
Os registos da intervenção efetiva na entidade destinatária (conforme Anexo 7 RI-C) têm de estar organizados
mensalmente e, para os mesmos, têm de executar, mensal ou bimestral (o período mais alargado), o resumo
das horas já executadas, tanto na fase de diagnóstico como na fase de implementação de medidas (por
medida), relevando também o acompanhamento efectuado pelo consultor-formador de ligação na fase de
implementação de medidas.
Os registos de intervenção têm de ser elaborados por período (manhã/tarde). Estes têm de, no caso de
impressos individualmente por entidade destinatária, ter os seguintes campos pré-inscritos: fase da
intervenção e medida, nome do consultor-formador e local. A data, hora de início e fim e a duração podem ser
manuscritas. Esta situação não se verifica no caso de serem elaborados “livros de registos” pela Entidade
Beneficiária.
Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento
Após a 1.ª fase/etapa de intervenção, têm de constar do dossiê o Diagnóstico e respetivo Plano de
Desenvolvimento devidamente validado pelo empresário e/ou dirigente(s).
Relatório Final e Plano de Médio e Longo Prazo
Depois de toda a intervenção planeada para a entidade destinatária têm de constar do dossiê o respetivo
Relatório Final de intervenção e o Plano de Médio e Longo Prazo devidamente atualizado.
Outros Relatórios e Documentos
Sempre que, ao longo de todo o processo de intervenção, surjam registos de relativa importância e com
correlação ao programa (como por exemplo relatórios específicos, atas de reuniões, relatórios da intervenção)
têm de estar devidamente arquivados.
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Avaliação
De acordo com a periodicidade definida pela Entidade Beneficiária, o empresário terá de avaliar o programa, os
consultores e equipas técnicas envolvidas. Estas avaliações têm de ficar registadas neste dossiê, assim como o
seu tratamento (quantitativo e qualitativo).
Correspondência
Toda a correspondência relativa ao Programa, entre a Entidade Beneficiária e a Entidade Destinatária, será
arquivada no dossiê da mesma.
Ocorrências
Terão de ser arquivadas neste separador todas as fichas de ocorrências, validadas pelo coordenador do
programa da Entidade Beneficiária, e que respeitem a alterações efetuadas a qualquer documento constante
deste dossiê (por exemplo, alterações ao cronograma, etc.), servindo de justificação para as mesmas. Todo o
documento que surja e que, pelo seu assunto, não se enquadre em nenhum dos pontos atrás referidos, deve
ser arquivado no campo ocorrências.
Check-List
S
N
NA
Dossiê Técnico-Pedagógico por Entidade Destinatária
i.
Foi elaborado um dossiê por Entidade Destinatária
ii.
Identificação da Empresa
 Existe a manifestação de interesse da entidade destinatária e respetivo
questionário da análise
 As declarações de situação regularizada à SS e à FP estão válidas no momento da
seleção.
 O mapa de pessoal da liquidação das contribuições à segurança social é reportado
a 31 de Dezembro do ano anterior ao início da intervenção
 A entidade destinatária foi devidamente enquadrada no escalão de intervenção,
em função do n.º de trabalhadores constante no referido mapa de pessoal.
 Foi verificado o enquadramento da entidade destinatária como PME ao abrigo da
Recomendação da Comissão n.º 2003/361/CE de 23 de Maio de 2003
 Foi recolhida a informação económico-financeira dos três últimos exercício
económicos
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Versão 5 –Novembro 2012
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Check-List
S
N
NA
Dossiê Técnico-Pedagógico por Entidade Destinatária
 Existe evidência do esclarecimento à entidade destinatária sobre a regra de
mínimis e o seu devido enquadramento
 Existe a declaração de permissão da participação dos colaboradores no programa
 Existe protocolo ou contrato para o desenvolvimento estabelecido estabelecido
entre a entidade beneficiária e a entidade destinatária
iii.
Programa/Cronograma
 Existe evidência e está devidamente identificado todo o programa de intervenção
e respetivas fases/etapas
 Existe um cronograma de intervenção e todos os seus desvios estão justificados.
iv.
As equipas de consultores-formadores com intervenção na entidade destinatária
estão devidamente identificadas e existem os respectivos CV
v.
Registos de Intervenção
 Existem todos os registos de intervenção (originais) da componente de consultoria
formativa e estão devidamente e sequencialmente numerados (conforme
data/período de intervenção).
 Todos os campos do registo de intervenção estão preenchidos (fase e medida,
data, local, hora de inicio e fim, duração e nome do consultor-formador)
 Todos os registos estão devidamente validados pelo consultor-formador e
intervenientes da entidade destinatária
 Existem os resumos (acompanhamento) das horas que foram executadas
mensalmente em cada uma das fases de intervenção
vi.
O Diagnostico e o Plano de Desenvolvimento da entidade destinatária arquivado
estão devidamente validados.
vii.
O Relatório Final da intervenção na entidade destinatária está devidamente validado
pelos responsáveis.
viii.
Existe a reformulação do Plano de Médio e Longo Prazo e devidamente validado
pelo(s) responsável(eis) da entidade destinatária
ix.
Existem Outros Relatórios e/ou outros Documentos e estão devidamente
enquadrados com a intervenção efetuada.
x.
Avaliação do Programa e Avaliação da equipa técnica pelo Empresário
 Foi elaborada a avaliação das equipas e do programa conforme a periodicidade
definida.
 Existe o devido tratamento da informação recolhida
 Para os aspetos negativos/não conformidades (caso existam) foram efectuadas as
devidas correcções.
59
Versão 5 –Novembro 2012
59
Check-List
S
N
NA
Dossiê Técnico-Pedagógico por Entidade Destinatária
xi.
Toda a correspondência entre a entidade destinatária e a entidade beneficiária
encontra-se devidamente arquivada.
xii.
Existem situações designadas de “ocorrências” e estas situações estão devidamente
sustentadas e validadas pelo coordenador da entidade beneficiária.
xiii.
Em todos os documentos foram incluídas as insígnias nacional e da União Europeia,
a referência ao financiamento pelo FSE, o lema da Autoridade de Gestão - POPH
Programa Operacional Potencial Humano - , o lema do programa pela AEP-OI –
Formação PME Faz das Pequenas, Grandes Empresas e o logo do OI
xiv.
Existe a declaração a comunicar o valor final que a entidade destinatária beneficiou
através do regime de Auxílios de Minimis,no âmbito do Programa Formação
PME
VI.2.
Dossiê Técnico-Pedagógico por Ação e por Entidade Destinatária
Após a identificação da(s) ações de formação a realizar em cada Entidade Destinatária do programa Formação
PME a Entidade Beneficiária terá que constituir o(s) respetivo(s) Dossiê(s) Técnico-Pedagógico(s) da(s)
ação(ões), com a devida identificação da Entidade Destinatária e respetiva designação ação (poderá ser
identificada pelo n.º da medida que lhe deu origem). Esta constituição do dossiê Técnico-Pedagógico, por ação
e por Entidade Destinatária, terá de conter os seguintes requisitos mínimos:
Programa/Metodologia
Tem de estar devidamente identificado o programa e o(s) método(s) pedagógico(s). Aqui pode ser colocado ou
acrescentado o plano da acção elaborado na fase do diagnóstico e plano de desenvolvimento;
Cronograma
Têm de estar devidamente identificados os dias de formação e o n.º de horas por dia com o respetivo horário.
Sempre que este for modificado, tem de efetuar a respectiva alteração devidamente justificada. Contudo, o
cronograma inicial deve permanecer no dossiê, junto do atual.
60
Versão 5 –Novembro 2012
60
Entidade Formadora e Formadores
Tem de estar devidamente identificada a entidade formadora com a respectiva cópia de acreditação (validade,
domínios e áreas de formação devidamente evidenciadas), quando externa também tem de constar o
respetivo contrato de prestação de serviços.
Têm de estar identificado(s) o(s) formador(es) com cópia de CAP e CV, quando externos tem também de ser
anexado o respectivo contrato de prestação de serviços, em alternativa deve estar feita a remissão para
arquivo central (do Programa) onde têm de estar incluídos esses documentos.
Formando
Por formando tem de existir a respectiva ficha de inscrição/identificação onde tem de constar: nome, empresa
em que é colaborador (anexando o respectivo quadro de pessoal da entidade destinatária comprovativo de
que é colaborador), função que exerce na respectiva empresa, n.º do bilhete de identidade e de contribuinte,
data de nascimento, sexo, habilitações literárias e morada, sempre que possível, anexar cópia dos
comprovativos.
Tem ainda de ser identificado a ação em que se inscreve e validar a sua inscrição com o empresário (assinatura
deste).
Sumários das sessões formativas
Os registos dos conteúdos da sessão de formação têm de ser feitos por período (manhã/tarde/noite). Estes
têm de ter os seguintes campos pré-inscritos: designação da ação, data, hora de início e fim, duração, nome do
formador e local (conforme anexo 8).
Os campos em aberto (todos os outros terão de estar impressos) serão apenas: o campo para o registo dos
conteúdos da sessão, a assinatura do formador e eventualmente um campo para observações.
Registo de presença de formandos
Têm de ser feitas por período (manhã/tarde/noite). Esta ficha deve conter os seguintes campos pré-inscritos: o
nome de todos os formandos inscritos na sessão, por ordem alfabética, designação da ação, data, hora de
início e fim, duração, nome do formador e local. Os campos em aberto serão apenas os das respetivas
assinaturas de formandos (forma de validar a efectiva presença na sessão) e formador(es) (validação de toda a
informação).
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Manuais, Textos de Apoio e Recursos Didácticos Utilizados7
Para toda a documentação entregue aos formandos tem de existir o respetivo exemplar no dossiê. Têm de ser
também devidamente identificados os recursos que foram utilizados na sessão.
Provas, Testes e Resultados dos Formandos
Sempre que forem efectuados trabalhos e/ou testes para avaliação têm de constar aqui os originais dos
mesmos, bem como os respetivos resultados.
Avaliação
Para qualquer sessão/ação tem de existir uma avaliação do respectivo formador pelos formandos. Estes,
devem também efetuar uma avaliação da sessão (conteúdos) e do respetivo apoio técnico e administrativo.
Sempre que possível o formador deverá também avaliar os formandos e a própria sessão.
Relatórios e Correspondência
Sempre que, ao longo de todo o processo de intervenção, surjam registos de relativa importância e com
correlação ao programa (como por exemplo relatórios de tratamento das avaliações dos formandos aos
formadores) têm de estar devidamente arquivados. Também toda a correspondência, relativa à ação, entre a
entidade beneficiária e os formandos, deve ser arquivada no dossiê da ação.
Certificados de Formação
No final da ação devem ser emitidos os certificados e proceder à devida entrega ou envio, via correio, aos
respetivos participantes.
A emissão dos Certificados de Formação deve respeitar o disposto na Portaria nº 474/2010 de 8 de Julho,
disponível na plataforma SIGO - Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa desde 12 de
Março de 2011. Esta Portaria regulamenta a formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de
Qualificações e que é capitalizável pela via de processos de Reconhecimento, Validação e Certificação de
Competências. Apenas estão excepcionados seminários ou conferências.
As credenciais de acesso à plataforma SIGO devem ser solicitadas junto do GEPE – Gabinete de Estatística e
Planeamento da Educação, entidade gestora da plataforma SIGO, através do e-mail [email protected].
7
Todas as peças produzidas devem respeitar o disposto no número 2 e 3 do artigo 34º do Decreto Regulamentar número 84-A/2007 de 10
de Dezembro, isto é, todas as produções de informação e publicidade (incluindo anúncios, materiais pedagógicos, diplomas ou certificados,
seminários e WorkShops, etc) devem conter as insígnias nacional e da União Europeia, a referência ao financiamento do FSE, o logótipo do
POPH, o lema da autoridade de gestão, o logótipo do Organismo Intermédio e do Programa.
62
Versão 5 –Novembro 2012
62
Cada ação de formação – independentemente da sua duração – dá origem a um certificado por formando,
tendo este tantos certificados quantos os cursos que frequentar. O certificado emitido obedece
impreterivelmente ao modelo anexo à Portaria nº 474/2010 de 8 de Julho.
O logótipo da entidade formadora – a quem compete o cumpimento destes procedimentos – pode ser
carregado diretamente na plataforma SIGO acedendo à opção de menu “Identificação” sendo posteriormente
disponibilizado de forma automática no certificado. Outros logótipos não previstos, nomeadamente o logótipo
da Entidade Beneficiária (se diferente da entidade formadora) e do Programa Formação PME, devem ser
impressos a posteriori, desde que não se sobreponham àqueles que são disponibilizados por defeito.
Ocorrências
Terão de ser arquivadas neste separador todas as fichas de ocorrências, validadas pelo coordenador da
entidade beneficiária, e que respeitem a alterações efetuadas a qualquer documento constante deste dossiê
(por exemplo, alterações ao cronograma, etc.), servindo de justificação para as mesmas. Todo o documento
que surja que, pelo seu assunto, não se enquadre em nenhum dos pontos atrás referidos, deve ser arquivado
no campo ocorrências.
Check-List
S
N
NA
Dossiê Técnico-Pedagógico por Ação e por Entidade Destinatária
i.
Foi elaborado um dossiê por cada ação da Entidade Destinatária
ii.
Existe o programa da ação e a descrição da metodologia da ação ou o plano da ação
elaborado e validado na fase de diagnóstico e plano de desenvolvimento
iii.
Existe um cronograma de intervenção e todos os seus desvios estão justificados
iv.
Identificação do(s) Formador(es) e entidade Formadora caso seja externa
 A entidade formadora é diferente da entidade beneficiária, nesta situação, existe
cópia da certificação pela DGERT, no domínio e na área da intervenção da ação.
 O formador está devidamente identificado, com CV e CAP
 Existe, sob a forma escrita, o contrato de Prestação de Serviços com o formador
v.
Identificação dos Formandos
 Existe a ficha de inscrição/identificação por formando com os seguintes campos no
mínimo: nome, empresa em que é colaborador, função que exerce na respectiva
empresa, n.º do bilhete de identidade e de contribuinte, idade ou data de
nascimento, sexo, habilitações literárias e morada.
 Existe o comprovativo (mapa de pessoal) de como o colaborador é efetivamente
colaborador da entidade destinatária
63
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Check-List
S
N
NA
Dossiê Técnico-Pedagógico por Ação e por Entidade Destinatária
 A ficha de inscrição/identificação tem a devida identificação da ação em que o
formando participa
 A ficha de inscrição tem as devidas assinaturas (colaborador – conhecimento da
necessidade da sua participação e do empresário/dirigente – para conhecimento e
autorização do mesmo)
vi.
Fichas de sumário das sessões formativas
 Existe fichas de registo de todas as sessões e estão por período de intervenção
 As fichas de registo das sessões têm os campos: designação da ação, data, horário
de início e fim, duração, local e nome do formador pré-incrito.
 Os registos das intervenções estão devidamente preenchidos (sem rasuras) e os
conteúdos ministrados bem explicitados e validados pelo formador.
vii.
Registos de Presença de formandos
 Existe fichas de registo de presença dos formandos para todas as sessões e estão
por período de intervenção
 Os registos das presenças dos formandos têm os campos: designação da ação,
data, horário de início e fim, duração, local, nome do formador e dos formandos
(alfabética) pré-incritos.
 Os registos estão assinados pelos formandos
 Os registos estão devidamente validados pelo formador e as ausências (campo da
validação por parte do formando) devidamente truncado quando a mesma se
verificou.
viii.
Manuais, Textos de Apoio e Recursos Didácticos Utilizados
 Existe no dossiê um exemplar dos manuais e/ou textos de apoio distribuídos aos
formandos.
 Estão identificados os recursos didácticos a utilizar e os efetivamente utilizados
validados pelo formador.
ix.
Provas, Testes e Resultados dos Formandos
 Foram aplicadas provas/testes e/ou atividades de avaliação aos formandos e estão
arquivadas no dossiê as mesmas.
 Os resultados das provas/testes e/ou atividades de avaliação constam do dossiê
x.
Avaliação dos Formadores encontra-se devidamente evidenciada e por todos os
participantes na ação
xi.
Os formandos avaliaram a ação e as respectivas condições físicas e das equipas
xii.
Relatórios e Correspondência
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Check-List
S
N
NA
Dossiê Técnico-Pedagógico por Ação e por Entidade Destinatária
 Existe relatório de tratamento das avaliações efectuadas, tanto aos formadores e
respectivas equipas como à ação.
 A correspondência existente durante a ação, entre formandos, formador e a
entidade está devidamente arquivada.
xiii.
Foram emitidos certificados de formação para todos os participantes e as cópias
estão devidamente arquivadas.
xiv.
Existem situações designadas de “ocorrências” e estas situações estão devidamente
sustentadas e validadas pelo coordenador da entidade beneficiária.
xv.
Em todos os documentos foram incluídas as insígnias nacional e da União Europeia,
a referência ao financiamento pelo FSE, o lema da Autoridade de Gestão - POPH
Programa Operacional Potencial Humano - e o lema do programa pela AEP-OI –
Formação PME Faz das Pequenas, Grandes Empresas, e o logo do OI.
xvi.
Meios e Instrumentos
 as instalações reúnem condições de funcionamento adequadas (iluminação,
ventilação, climatização e ruído)
 as instalações reúnem condições de higiene e segurança, de primeiros socorros e
protecção contra incêndios
 os equipamentos utilizados são suficientes e adequados às ações
A Organização do(s) Dossiê(s) Técnico-Pedagógico(s) da Formação de Empresários, terá que conter os
requisitos indicados neste ponto, ou seja, no ponto VI.2 Dossiê Técnico-Pedagógico por Ação.
65
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VI.3.
Dossiê Contabilístico-Financeiro
Após a aprovação do(s) Projeto(s) em curso, a Entidade Beneficiária deverá organizar o(s) Dossiê ContabilísticoFinanceiro de acordo com os requisitos mínimos, listados em seguida.
VI.3.1. Contabilidade
A entidade beneficiária terá de possuir um Sistema de Contabilidade Organizada, que permita:
 Centro de custos específico, que possibilite a autonomização das contas do FPME, evidenciando os
respetivos proveitos e custos, de acordo com as rubricas do Projeto;
 Contabilidade do Formação PME atualizada (será recomendado um atraso máximo de 30 dias, sendo
verificada a data do último balancete disponível no dossiê);
Os originais dos documentos, relativos ao programa Formação PME, deverão estar disponíveis para verificação
e /ou auditoria no momento da realização da(s) mesma(s) , devidamente carimbados (menção obrigatória ao
Programa Formação PME, FSE, POPH).
VI.3.2. Conta Bancária
Após a aprovação do Projeto formalizado por via da Proposta de Decisão de Aprovação e do Termo de
Aceitação, a Entidade Beneficiária terá de informar e manter conta bancária, através da qual sejam efetuadas
as transferências do Programa.
Essa conta poderá ser utilizada pela gestão corrente da Entidade Beneficiária não sendo pois exclusiva do
Programa, contudo se essa conta for exclusivamente do Programa todos os movimentos financeiros terão que:
 Nos fluxos de saída estar devidamente suportados por cópias dos documentos e/ou listagem dos
mesmos;
 Nos fluxos de entrada deve ser respeitada a origem e cobertura dos mesmos;
 Todos os ganhos inerentes à remuneração dos capitais aplicados têm de ser apresentados como
receitas do Projecto em sede de Reembolso Intermédio e/ou Saldo Final;
 Deverão proceder à Reconciliação Bancária, para que a conta da contabilidade geral/específica esteja
em concordância com o saldo da conta bancária específica.
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Versão 5 –Novembro 2012
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VI.3.3. Dossiê Financeiro
Declarações de situação regularizada
Terão de constar do dossiê as declarações de Inexistência de Dívidas ao Estado (Segurança Social e/ou
Fazendo Pública) e a eventual existência de acordos de pagamento.
Guias de pagamento à Segurança Social
Terão de contar neste dossiê as referidas guias de entrega e pagamento, relativas a custos salariais imputados
ao programa Formação PME, devidamente carimbadas (menção obrigatória ao Programa Formação PME, FSE,
POPH).
VI.3.4. Dossiê Contabilístico (PME)
Este dossiê terá de ser organizado da seguinte forma:
 Existência de cópias de todos os documentos imputados, relevantes para a análise (despesas
imputadas ao Programa FPME);
 Registos contabilísticos efetuados com base em documentação de suporte adequada. Sempre que haja
lugar, terão de ser anexados aos documentos todos os justificativos que sustentam a despesa (por
exemplo, boletim itinerário, chaves e critérios de imputação, etc.);
 O dossiê financeiro tem que estar organizado de forma sequencial e mensal, incluindo o respectivo
balancete segundo as rubricas constantes do PF e PPS. Sempre que possível, deverão anexar os
extractos contabilísticos mensais das referidas rubricas;
 Todos os documentos constantes do Dossiê terão de conter e ser arquivados pelo n.º de ordem, que
será posteriormente apresentado em LDP e, terão de ter a menção (obrigatória) ao pedido de
financiamento em causa;
 Todos os custos que não sejam exclusivos do Programa Formação PME (por exemplo, custos de
estrutura), terão de ser sustentados com base em critérios/chaves de imputação claros e objectivos.
Estes terão que estar devidamente evidenciados no dossiê em questão, anexados às respetivas
despesas. Deste modo, a Entidade Beneficiária terá que colocar a fórmula de cálculo do valor imputado
apenso à despesa, e que origina a % de imputação;Tem igualmente que constar, a justificação da
construção da chave de imputação de acordo com a CN n.º3/2010, de 9 de Abril do POPH;
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Versão 5 –Novembro 2012
67
 Os originais dos documentos afectos ao Formação PME terão que estar devidamente carimbados. A
este respeito, realçamos o carimbo da contabilidade, que evidencia não só a contabilização específica
da despesa no centro de custos respectivo, mas também a % de imputação da mesma. Terão, inclusive,
de evidenciar a menção obrigatória ao Programa Formação PME, FSE, POPH (carimbos actualizados);
 Os custos imputados terão que respeitar o período de elegibilidade do programa (60 dias seguidos,
precedentes à receção do Projecto, e 45 dias seguidos após o término da última intervenção e/ou ação)
e a tipologia de custos elegíveis previstos na Legislação do POPH;
 Na contabilização das despesas, com base na tipologia de custos elegíveis, terá que atender sempre aos
limites máximos legais, constantes da legislação. Esta situação aplica-se à modalidade de consultoriaformativa (custo/hora máximo; custo/hora médio, limites físicos por consultor-formador, etc.) e à
modalidade de formação (custo/hora máximo por nível; custo/hora formando, etc.);
 Todas as despesas terão em anexo os comprovativos de pagamento devidamente carimbados, tal como
o referido para os documentos afetos ao programa Formação PME;
 O imobilizado afeto ao programa Formação PME (amortizações) terá de pautar-se por critérios
objetivos, devidamente sustentados;
Realçamos que o não cumprimento da organização do referido Dossiê, de acordo com os requisitos mínimos
enumerados, pode levar à suspensão dos pagamentos, de acordo com o estipulado no art. 42.º do Despacho
Normativo 84-A/2007 de 10 de Dezembro.
Check-List
S
N
NA
Dossiê Financeiro
a contabilidade está organizada segundo o SNC aplicável
a chave de imputação dos custos comuns e os seus pressupostos encontram-se identificados
e justificados
a regularidade das operações contabilísticas foi atestada por TOC
a organização do arquivo garante o acesso célere aos originais dos documentos de suporte
nos documentos de suporte encontra-se registado:
o nº de lançamento na contabilidade
a menção ao financiamento através do FSE
a designação do PO
o nº do Projecto
o valor imputado
as contas movimentadas e a chave de imputação ou foi exibido verbete produzido por
software de contabilidade
68
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Check-List
S
N
NA
as coordenadas dos pagamentos (nº, data do cheque, referência da TB, …)
o carimbo ou autocolante, nos termos recomendados pelo POPH , descrito no site
www.poph.qren.pt
o símbolo do “Programa Formação PME”, nos termos indicados pela AEP
estão arquivados os balancetes mensais
existe centro de custo especifico para o programa
ao nível da rubrica 1 encontra-se evidenciado o apoio por entidade destinatária, por forma a
comprovar o auxilio minimis
está organizado segundo as rubricas do PPS
a contabilidade não está atrasada mais de 90 dias
existe demonstração da não dedução do IVA ou aplicação de cálculo de pró-rata
No cálculo da chave de imputação dos custos comuns se verifica que:
- os indicadores têm aderência ao projeto financiado e à atividade não financiada
- os elementos de cálculo são transparentes e as fontes se encontram disponíveis para
consulta
- as dimensões física e temporal da execução estão devidamente ponderadas
- a chave praticada corresponde àquela que foi enviada à AEP OI
Documentos Contabilístico
as despesas encontram-se justificadas por documento fiscalmente aceite (art. 35º do CIVA)
as despesas submetidas em reembolso (ou saldo) encontram-se justificadas por documento
de quitação adequado
a facturação evidencia de forma suficiente as quantidades, os bens e/ou serviços fornecidos;
a facturação da(s) entidade(s) formadora(s) discrimina as despesas por rubrica e respeita
o(s) contrato(s) celebrado;
os custos estão relevados na contabilidade;
os custos respeitam a acções que integram a candidatura;
foi apresentada evidência fáctica suficiente dos respectivos bens e serviços;
os custos têm natureza elegível;
os custos foram incorridos dentro do período de elegibilidade.
Custos Elegíveis e respetivos pagamentos
os custos horários dos formadores externos ou entidades formadoras cumprem os valores
padrão fixados;
os custos horários dos formadores internos não excedem os valores padrão fixados para os
formadores externos;
os custos horários do pessoal interno não docente foram calculados em função da sua
remuneração base mensal;
69
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Check-List
S
N
NA
os custos horários, diários e mensais com consultores-formadores e empresas consultoras
respeitam os valores padrão fixados;
os custos horários dos consultores-formadores internos não excedem os valores padrão
fixados para os consultores-formadores externos;
os encargos com alimentação e alojamento do pessoal afecto ao projeto obedece às regras
e montantes fixados para a atribuição das ajudas de custo, a funcionários da Administração
Pública (AP) com remuneração com remuneração base que se situam entre os valores dos
níveis remuneratórios 18 e 9 (Anexo 15-Tabela Comparativa de Custo 2012 do IGFSE)
os encargos com transporte do pessoal afecto ao projeto obedece às regras e montantes
fixados para idênticas despesas dos funcionários e agentes da AP.
os pagamentos são passíveis de confirmação, segundo o estipulado na legislação;
os pagamentos foram realizados antes da submissão das respetivas despesas a
financiamento;
os pagamentos foram realizados antes da apresentação do respetivo pedido de pagamento
ao POPH;
os pagamentos foram realizados dentro do período de elegibilidade do projeto;
as retiradas da conta bancária estão devidamente comprovadas por listagem de despesas
corrente elegível.
Obrigações Fiscais
a entidade beneficiária cumpriu com as suas obrigações fiscais, tendo a sua situação
contributiva regularizada em sede das cinco obrigações (IS; SS; IRS; IRC; IVA);
a entidade beneficiária assegurou o correto tratamento do IVA suportado nas aquisições de
bens e serviços afectas ao projeto;
a entidade formadora respeitou a isenção de IVA aplicável às prestações de serviços que
tiveram por objeto a formação profissional ou provou ter exercido o direito de opção pela
tributação (renúncia à isenção);
se a entidade beneficiária cumpriu com o seu direito de co-responsabilidade em relação às
obrigações fiscais decorrente do seu relacionamento com outras entidades subcontratadas
para a execução do projeto.
Receitas do Projeto
as receitas do projecto foram objeto de relevação contabilística adequada
foram declaradas em PPS, na totalidade ou proporcionalmente, consoante resultem de
atividades total ou parcialmente elegíveis
Auxilios de Estado
comunicação à AEP-OISG das entidades destinatárias para verificação do auxilio da regra de
minimis de acordo com formulário eletrónico (NETPME) próprio disponibilizado pela AEPOISG;
confirmação de que a entidade destinatária cumpre os limites definidos pela regra de
minimis (resposta transmitida pelo AEP-OISG);
Comunicação da informação final sobre o montante do apoio concedido à cada entidade
destinatária (a fornecer após a conclusão da intervenção);
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70
Check-List
S
N
NA
Após a receção da decisão de aprovação do pedido de pagamento de Saldo, a entidade
beneficiária tem de comunicar, por escrito, a cada entidade destinatária, o montante do
apoio concedido através desta intervenção.
VI.4.
Dossiês Transversais
Este(s) dossiê(s), serão objecto de um acompanhamento sistemático pela AEP-OISG aquando das verificações
no local, sendo que todas as informações/documentos constante do mesmo terão de estar devidamente
organizadas e actualizadas. O conteúdo deste dossiê descreve-se nos seguintes pontos:
Candidatura ao Programa
A Entidade Beneficiária tem de arquivar devidamente neste dossiê a sua proposta de candidatura a Entidade
Beneficiária, ou seja, a resposta ao Programa de Candidatura do programa Formação PME elaborado pela AEPOISG e publicitado no site do POPH http://www.poph.qren.pt/ e sítio do “Programa Formação PME”, alojado
em http://pme.aeportugal.pt, toda a comunicação ocorrida entre o OI e a entidade candidata, bem como o
Termo de Aceitação.
Regime de Contratação Pública
Para as entidades beneficiárias consideradas entidades adjudicantes, conforme expresso na notificação da
decisão de aprovação do projeto, deve estar arquivado toda a documentação subjacente ao cumprimento da
regulamentação aplicável em matéria de contratação pública.
Certificação pela DGERT
Deve estar contido neste separador cópia da acreditação atribuída pela DGERT à EB indicando os domínios em
que ela se aplica. Na ausência dessa acreditação deve existir remissão para o arquivo onde se encontra o
processo de seleção da(s) entidade(s) acreditada(s) para a realização da formação.
71
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71
Pedido(s) de Financiamento(s) e Termo(s) de Aceitação
Todos os Pedidos de Financiamento elaborados no SIIFSE, de acordo com as respectivas instruções, e refletidos
nos Termos de Responsabilidade enviados para a AEP-OISG, terão de estar devidamente arquivados assim
como os respetivos Termos de Aceitação assinados por ambas as partes.
Divulgação do Programa
Após a seleção da entidade como Entidade Beneficiária do programa Formação PME, esta deve iniciar a
Divulgação do mesmo. Esta divulgação é da iniciativa da Entidade Beneficiária, podendo utilizar os meios que
entenda ser os mais vantajosos para obter os resultados pretendidos.
Em complemento aos meios próprios utilizados serão disponibilizados pela AEP-OISG materiais (como folhetos,
cartazes de outdoor) que devem ser requisitados e afixados nas instalações da Entidade Beneficiária e nas
Entidades Destinatárias da intervenção.
A Entidade Beneficiária, e no sentido de garantir uma uniformidade na divulgação da imagem do programa
Formação PME, deve seguir as orientações indicadas no documento de Identidade Corporativa do programa
colocado na zona privada do site do mesmo. Neste dossiê terão de estar arquivados um dos originais de cada
um dos documentos de divulgação.
Seleção de Entidades Destinatárias
Após a recolha de toda a informação sobre as entidades que manifestaram interesse em serem entidades
destinatárias do programa Formação PME e efectuarem a respectiva seleção de acordo com as orientações
dadas pela AEP-OISG no ponto Seleção e Validação Empresas, a Entidade Beneficiária tem de efectuar o
relatório de seleção, com a indicação de todos os processos seguidos e critérios utilizados que deram origem à
seleção final.
Contratos com Entidades Prestadoras de Serviços
A Entidade Beneficiária, que não seja considerada como entidade adjudicante, à luz do Código dos Contratos
Públicos, logo não estando legalmente obrigada à sua aplicação e nos casos em que considere não dispor de
capacidade própria adequada/suficiente para a execução da componente de consultoria formativa do
Programa (consultores externos individuais), e /ou da componente da Formação, pode recorrer a entidades
externas prestadoras deste tipo de serviços (Entidades Consultoras/Formadoras). Todas as relações internas e
externas (com consultores-formadores individualmente ou empresas de consultoria/formação) têm de estar
72
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72
reguladas por contrato celebrado sob a forma escrita. Os originais destes contratos, devidamente assinados
pelas partes, deverão ser arquivados neste dossiê. Tem de constar também, no caso de consulta ao mercado,
todo o processo da mesma (por ex: Cadernos de Encargos, correspondência,
os respectivos currículos ou
portfolios de actividades das entidades consultadas, certificação (quando aplicável) e as declarações de
situação regularizada perante a Segurança Social e Fazenda Pública, relatório de seleção, decisão interna de
contratar e demais informação que a entidade beneficiária considere como necessária).
Reuniões de Coordenação e Acompanhamento
Todas as decisões e validações da responsabilidade do Coordenador, que se traduzem aqui pela designação de
reunião de Coordenação, têm de estar devidamente registadas.
Documentos de Validação da Execução Física e Financeira
As entidades beneficiárias são obrigadas a recolher em SIIFSE, os dados de execução física e financeira relativos
às acções aprovadas, identificando as entidades destinatárias com intervenção, os formandos em formação, os
respectivos consultores e formadores intervenientes, bem como as horas de consultoria efectuadas e as horas
de formação ministradas e assistidas, tornando possível à AEP-OISG fazer a monitorização ou
acompanhamento da realização do projecto. Todos estes documentos enviados à AEP-OISG devem estar
devidamente arquivados.
Avaliação do Programa
Ao longo de toda a actividade e de acordo com a periodicidade definida pela Entidade Beneficiária e indicada à
AEP-OISG, é efetuada a avaliação, tanto do programa como dos técnicos e consultores-formadores, pelo
empresário e colaboradores (formandos da intervenção). O tratamento desta informação dará origem a um
relatório onde constarão, no mínimo, os aspetos menos positivos e mais positivos.
Relatório Final
Após o término do Projeto, a Entidade Beneficiária terá de efetuar um relatório final do Projeto . Neste, deve
fazer um paralelo entre o Plano de Ação (elaborado em conformidade com o vertido no ponto 9.5 do Programa
de Concurso) aprovado Versus o realizado, realizar uma análise quantitativa (indicadores físicos e financeiros
aprovados versus realizados) e qualitativa ( descrição dos resultados previstos versus obtidos; análise de
73
Versão 5 –Novembro 2012
73
satisfação/análise dos inquéitos de satisfação; descrição sumária dos resultados obtidos com os Projetos de
Responsabilidade Social, constrangimentos versus formas de superação; recomendações ao OI, etc….).
Este relatório final, tem de ser enviado à AEP OI, juntamente com o PPS, caso contrario, a admissibilidade
deste, fica suspensa até à receção do relatório em causa.
Correspondência
Toda a correspondência relativa ao programa Formação PME, e que não esteja directamente relacionada com
as entidades destinatárias e/ou formandos, deverá estar devidamente arquivada no(s) Dossiê(s) técnico
transversal do programa.
Check-List
S
N
NA.
Dossiê Técnico Transversal ao Programa
i.
Está devidamente arquivada a Candidatura elaborada e apresentada ao programa
Formação PME, assim como o respetivo Programa de candidatura que lhe deu
origem.
ii.
Encontra-se devidamente arquivado a cópia do Termo de Responsabilidade
relativamente ao pedido de financiamento elaborado
iii.
O Termo de Aceitação é o assinado por ambas as partes
iv.
Regime de Contratação Pública

Existe evidência do enquadramento

Está evidenciado o(s) procedimento(s) de Contratação Pública (Anexo 17ChecKlist declarativa da Contratação Pública _Entidade Bebeficiária)

Existe evidência do enquadramento

v.
vi.
Nos serviços abrangidos
Divulgação do Programa

Todos os documentos cumprem as orientações de divulgação, imagem e
identidade corporativa




Todos os documentos cumprem a legislação quanto ao respeito das regras de
utilização de logótipos



Seleção de Empresas

Existe o relatório do processo de seleção das entidades destinatárias




A grelha de Seleção das ED foi previamente ao processo de seleção validada pelo
OI




Existe substituição de entidades destinatárias e informação sobre o processo de
substituição



74
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74
Check-List
S
N
NA.
Dossiê Técnico Transversal ao Programa
vii.
Entidade beneficiária, não adjudicante à luz do Código dos Contratos Públicos_
Contratos com Entidades Prestadoras de Serviços
viii.
ix.

A Entidade recorreu a entidades consultoras/formadoras externas e existe o
respectivo dossiê de consulta ( recomendação como boa prática)




Foram celebrados contratos sob a forma escrita com todas as entidades
consultoras e/ou formadoras, com os consultores e/ou formadores




Foram verificadas as situações regularizadas das entidades prestadoras de
serviços com a Segurança Social e a Fazenda Pública




A entidade formadora está certificada à data de início das acções de formação,
nas áreas e domínio em que efetua a intervenção



A Entidade Beneficiária, considerada entidade adjudicante à luz do Código dos
Contratos Públicos







Observou a tamitação ajustada à tipologia e ao valor de cada serviço contratado
Reuniões de Coordenação

Existe metodologias e instrumentos para o acompanhamento do projeto
devidamente calendarizados




Existe atas, relatórios ou outros documentos comprovativos das validações e
orientações emitidas pelas equipas



Em suporte de papel




Termos de responsabilidade (candidatura, pedidos de alteração, pedidos de
reembolso e de saldo)




Termo(s) de aceitação



x.
Estão devidamente arquivados os documentos comprovativos do acompanhamento
da execução física e financeira, como mapas mensais das horas de consultoria e
formação realizada por empresa
xi.
Existem as devidas evidências da avaliação do programa e da avaliação da equipa
técnica, conforme o estipulado
xii.
Foi elaborado o relatório final do Projeto
xiii.
Existe arquivo e está devidamente arquivada a correspondência entre a Entidade
beneficiária e a AEP-OI
xiv.
Em todos os documentos foram incluídas as insígnias nacional e da União Europeia, a
referência ao financiamento pelo FSE, o lema da Autoridade de Gestão - POPH
Programa Operacional Potencial Humano - e o lema do programa pela AEP-OI –
Formação PME Faz das Pequenas, Grandes Empresas e o logo do OI
xv. Ao nível da verificação de documentos verificar se existe:
75
Versão 5 –Novembro 2012
75
Check-List
S
N
NA.
Dossiê Técnico Transversal ao Programa
Em suporte digital ou eletrónico




LDP obrigatoriamente em Cd-Rom (com toda a informação inserida no SIIFSE)




Mapas de execução física atualizada (última informação inserida no SIIFSE)



xvi. Ao nível da publicidade e divulgação do programa:

existem originais de toda a publicidade e informação produzida para a divulgação
das ações




as medidas de publicitação adoptadas garantiram a inclusão das insígnias
nacional e da União Europeia, a referência ao financiamento pelo FSE, ao POPH,
ao QREN e ao “Programa Formação PME” e ao OI




foi assegurada a adequada publicitação no local de realização das acções




foi assegurada a adequada publicitação nos anúncios publicados ou editados por
qualquer meio de comunicação




foi assegurada a adequada publicitação nas capas ou contracapas de materiais
documentais, tais como estudos e recursos técnico-pedagógicos e manuais



xvii. contratos com outro pessoal técnico, dirigente e administrativo externo encontram-se:

reduzidos a escrito




devidamente validado(assinados)




devidamente discriminados, contendo os serviços a prestar e respetivos custos
horários, quando aplicável



xviii. contrato(s) com outros Fornecedor(es) encontram-se:

reduzidos a escrito




devidamente validado(assinados)




devidamente discriminados, contendo os serviços a prestar e respetivos custos
horários, quando aplicável



xix. Verificar ainda se existe :

receção das propostas escritas




critérios de análise das propostas




análise das propostas e elaboração do relatório




elaboração do relatório final / decisão final / Proposta de adjudicação




cumprimento de critérios de igualdade de oportunidades




outras situações de desconformidade ou de informação insuficiente



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76
VII. Gestão da Informação
VII.1. Rede de dinamização, divulgação e gestão de conteúdos do Programa
Formação
A AEP OI, continua a ter a ambição de fomentar dentro da rede das entidades beneficiárias a criação de uma
cultura de confiança, competência, cooperação inter-empresarial, difusão de boas práticas e de partilha de
conhecimento.
O programa Formação PME, pretende reforçar a sua lógica de trabalho em rede, criando sinergias, com todos
os atores do programa, nomeadamente, entidades Beneficiárias e Destinatárias, Consultores-Formadores e
Formadores.
O objetivo deste ponto é estabelecer a metodologia de troca de informação entre as Entidades Beneficiárias e
a AEP – Unidade de Gestão do Programa Formação PME (UG) e o fornecimento de informação para a parte
pública e privada da rede de dinamização PME.
O mecanismo de divulgação das atividades do programa Formação PME, de difusão da informação, de
repositório de manuais e informação multimédia, de gestor de comunicação, por excelência, entre todos os
intervenientes da rede, será o seu portal colaborativo alojado em http://pme.aeportugal.pt, que tem como
principais funções:
 A divulgação das atividades do programa Formação PME e outras actividades nesta mesma tipologia de
intervenção ou em tipologias de interesse para os atores da rede;
 A difusão de boas práticas empresariais;
 A divulgação de notícias, informações e informação relevante para este segmento de empresas;
 A organização de eventos conjuntos dentro da rede;
 A promoção da comunicação, da cooperação e da visibilidade entre entidades beneficiárias e
destinatárias e entre estas últimas;
 A prática sistemática de alimentação dos repositórios documentais temáticos;
 A fomento de práticas de networking empresarial que facilitem e promovam encontros de negócios na
rede do programa Formação PME.
 A abertura de canais nos média sociais de maior relevância que facilitem a promoção das empresas e
aumentem a troca de informação entre todos os atores do programa.
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77
O portal colaborativo do programa Formação PME é composto por uma área Pública http://pme.aeportugal.pt,
uma área de manutenção de conteúdos gerida pela Unidade de Gestão, e uma zona privada que funciona
como Workflow documental do programa Formação PME.
Área Pública
Qualquer utilizador, quando acede ao site visualizará a seguinte estrutura:
Nesta área as Entidades Beneficiárias podem e devem intervir em 4 zonas distintas, que são as infra sinalizadas:
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78
Banner de publicidade
Local onde as Entidades Beneficiárias, as Empresas Destinatárias e a AEP-OISG, podem promover os seus
eventos, produtos e serviços enviando as imagens que serão colocadas no Banner de publicidade e estarão
disponíveis durante um período de tempo pré determinado pela UG. Para que as empresas intervencionadas
sejam publicitadas, compete a cada uma das entidades Beneficiárias colocar na zona de gestão privada, na
opção Banners, a imagem ou o gif animado, cuja dimensão deve ser de (480 p x 60 p) da entidade destinatária
intervencionada. A UG colocará on-line, por um período pré-determinado, a imagem da empresa
intervencionada no programa Formação PME. O período vai depender do número de solicitações enviadas.
Biblioteca de imagens
As Entidades Beneficiárias devem enviar para a UG as imagens dos eventos promovidos, que consideram
relevantes ou das empresas intervencionadas, com o objetivo de divulgar esses eventos e as empresas, os seus
produtos e as suas atividades com relevância para a rede do programa Formação PME. As imagens devem ser
enviadas em formatos comprimidos (ex:. jpg) e com uma dimensão que não exceda (5cm largura x 4 cm altura).
Estas fotografias devem ser enviadas através do mecanismo de transferência de ficheiros para a UG que se
encontra na zona de gestão privada de cada entidade Beneficiária.
Notícias PME
Sempre que as Entidades Beneficiárias tenham notícias, artigos de opinião, entrevistas ou informações
relevantes que possam interessar às empresas, podem colocar estas informações como notícias na zona de
gestão privada da entidade Beneficiária na opção “notícias”. Seguidamente deve ser enviado um mail para a
conta [email protected] com o título e a notícia carregada na zona privada (nome da Entidade
Beneficiária).
Agenda das actividades do programa
É gerida remotamente pela UG e sugere-se às entidades Beneficiárias publicar as suas atividades relacionadas
com o programa Formação PME, nomeadamente acções de formação, seminários e eventos, neste local,
enviando para a AEP-OI toda a informação. Também será aqui colocada a agenda de actividades do programa,
designadamente, as reuniões de coordenação convocadas pela AEP-OI.
79
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Paralelamente a estas zonas, existe um Conjunto de Opções úteis, no qual as EB ou os utilizadores em geral
podem aceder e recolher informação específica sobre algumas temática.
Modelo de Intervenção
Apresentação do Modelo global de intervenção do programa Formação PME
Eventos AEP
Área onde podem ser efetuadas inscrições em eventos promovidos pela AEP.
Quiosque PME DIGITAL
Neste local são disponibilizados diversos documentos como, manuais de formação de diferentes temas,
apresentações de seminários, estudos e outros documentos (em formato PDF). Estes documentos foram
elaborados não só no âmbito do programa Formação PME mas também no âmbito de outros programas que a
UG considera importante disponibilizar em termos públicos.
Cada uma das entidades beneficiárias poderá enviar para a UG manuais ou outra documentação relevante para
as PME, para serem disponibilizados publicamente, fomentado a partilha de conhecimento e boas práticas.
Biblioteca de Imagens
Neste local são disponibilizadas imagens comentadas sobre eventos, empresas intervencionadas, ou produtos,
produzido pela UG ou pela rede de entidades beneficiárias que executam o programa Formação PME.
O programa Formação PME e as Empresas
Nesta área o programa Formação PME tentará aproximar e potenciar as relações entre todos os atores do
programa com informações relevantes.
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Formação
Neste local existe um conjunto de links às empresas do Projecto AEP, com oferta de formação nas mais
diversas áreas.
Outros Sítios
Campo onde podem ser encontrados links de interesse para o programa Formação PME, e todos os seus
agentes.
Contacte o Programa
Zona onde poderão ser enviadas, pelo público, pelas Entidades Beneficiárias, consultores, formadores ou
empresários, sugestões, artigos, ou reclamações no âmbito do programa Formação PME.
Assinar a Newsletter
Qualquer visitante do Site PME receberá, via e-mail, a newsletter do programa Formação PME sempre que
colocar aqui o seu e-mail.
Candidaturas
Onde se mantêm em histórico os avisos de abertura de candidaturas por este OI, bem como as peças que as
constituem. Todas as candidaturas/concursos abertos pela AEP OI, serão aqui colocadas.
VII.2. Área de Gestão Privada
Esta área só pode ser consultada pela UG e por cada uma das Entidades Beneficiárias. Para isso basta aceder a
pme.aeportugal.pt/gestao e utilizar a password privada, atribuída pela UG a cada uma das Entidades
Beneficiárias.
Cada entidade beneficiária do programa tem um acesso privado que lhe permite:
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 Enviar e receber documentos para a Unidade de Gestão, normalmente as peças de avaliação do
Programa, Diagnósticos Estratégicos, Planos de desenvolvimento, relatórios Finais que ficam
depositados e datados, etc;
 Receber da Unidade de Gestão documentos, orientações (técnicas, administrativas e financeiras) e
legislação aplicável no âmbito do programa, atas de reunião, slides das apresentações bem como
templates a usar durante as intervenções, etc;
 Enviar noticias, que depois de validadas serão disponibilizadas na parte pública do portal;
 Enviar banners de publicidade no sentido de promover as entidades destinatárias, ou eventos que se
considerem relevantes para a rede do programa Formação PME;
 Alimentar a plataforma de “negócios” com informação que as entidades destinatárias considerem
relevantes.
Imagem da área de Manutenção do Portal
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Imagem da área Documentos
Notícias
Zona onde os Entidades Beneficiárias poderão colocar as notícias que pretendem ver publicadas na área
pública.
Cada Noticia pode ser acompanhada de uma imagem em formato comprimido (.jpg) e não deverá ter uma
dimensão superior a (3cm Altura por 3cm de largura).
Banners
Zona onde as as entidades Beneficiária vão colocar os banners das empresas intervencionadas no Programa
Formação PME. O formato dos ficheiros deve ser um formato comprimido (ex: .jpg) ou gif animado. A
dimensão deve ser de (480 p x 60 p ).
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Ficheiros a enviar e receber (de forma privada para a UG).
Local através do qual cada entidade Beneficiária troca preferencialmente ficheiros com a UG, referentes a
todos os documentos considerados relevantes para a execução operacional e acompanhamento do programa,
(excluindo tudo o que é feito através do NetPME). São exemplo, os diagnósticos e planos de desenvolvimento,
relatórios de acompanhamento, relatório finais, fotografias para a biblioteca de imagens etc. Não existe limite
de espaço para que as entidades beneficiárias possam, por este meio, trocar ficheiros com a Unidade de
Gestão (UG).
Cada entidade Beneficiária, com o objetivo de facilitar a troca de informação com a UG, deve colocar toda a
documentação compatada e/ou em formato PDF.
Nota – O Relatório de Diagnóstico (que contém o Diagnóstico Estratégico e o Plano de Desenvolvimento)
devem estar num único ficheiro em formato pdf com a designação do ano, tipo de documento e nome da
empresa. (ano-D(Diagnóstico) ou RF(Relatório Final)-nome da empresa). Exemplos: “11-D-Microlente.pdf” e
“09-RF-medindustria.pdf”. Cada Ficheiro não deve ter um tamanho superior a 5 MB.
Ao enviar ficheiros através da zona privada a EB escolhe a empresa para a qual dizem respeito os
documentos, e depois escolhem os ficheiros que devem ter o formato e o nome conforme descrito no
parágrafo anterior.
Ficheiros a Enviar
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NETPME
Link de entrada no Sistema NETPME onde será registada parte física do programa Formação PME
Identidade do Programa Formação PME
Zona onde as entidades Beneficiárias podem recolher os símbolos do Programa Formação PME. Como o
programa Formação PME é um programa financiado pela Tipologia de Intervenção 3.1.1 e 8.3.1.1 do Programa
Operacional Potencial Humano, esta informação deve ser complementada com as Medidas de Informação e
Publicidade Publicadas no site do POPH no endereço http://www.poph.qren.pt., e no site do IGFSE, através do
endereço www.igfse.pt/.
Os logótipos e o nome do Programa Formação PME não podem ser alterados pelas entidades Beneficiárias nas
sua comunicação para o exterior nem dar a sub-nomes ao Programa Formação PME.
Todas as Entidades Beneficiárias que participam no Programa Formação PME têm de utilizar a imagem
corporativa estipulada para o programa Formação PME, consubstanciada no Manual de Identidade, disponível
na área privada do site.
No sentido de facilitar essa uniformização foi criada, na área de acesso privado do site PME
(pme.aeportugal.pt/gestao), o Manual de Identidade ,onde se encontram todas as aplicações gráficas a
serem respeitadas pelas EB.
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85
Os símbolos a utilizar nos documentos do programa Formação PME, são obrigatoriamente os seguintes:
 Programa Formação PME,
 Logótipo da Entidade Beneficiária, Logótipo da AEP- OISG, Logótipo do POPH com o lema, Logótipo do
QREN e Bandeira do Governo da Republica Portuguesa e o Logótipo da União Europeia, em rodapé:
Logotipo
da EB
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VIII. Acompanhamento e Avaliação Interna do Programa
Este ponto visa informar sobre os conceitos, os objetivos a acompanhar os intervenientes, momentos e no que
concerne à intervenção nas entidades destinatárias, bem como as orientações metodológicas e técnicas que
deverão constituir-se como referenciais (em complemento com os de qualidade que cada EB tem), do
acompanhamento e da avaliação ao programa, por parte do Entidades Beneficiárias e pela AEP-OISG.
Estas orientações deverão ser assumidas, por TODOS, como guias para alcançar as melhorias contínuas que se
pretendem no Programa Formação PME
VIII.1. Conceitos
Acompanhamento
O modelo de Acompanhamento consiste numa análise sistemática do programa, a partir de um referencial de
variáveis explícitas, dos resultados e efeitos, com o objectivo monitorizar o desenvolvimento do Programa na
sua globalidade e identificar eventuais fragilidades que se torne necessário ultrapassar que as diversas fases
do Programa Formação PME coloca e tomar as decisões apropriadas para a sua resolução. Este processo visa
identificar as qualidades e os resultados/efeitos do Programa, produzindo desenvolvimento nos agentes e nos
destinatários da intervenção.
Assim, ao nível das entidades destinatárias, será realizado acompanhamento, por amostragem orientada,
preferencialmente pós a elaboração do Diagnóstico Estratégico/Plano de Desenvolvimento e na fase de
conclusão do projeto, com o objetivo de avaliar a realização com qualidade e o impato das intervenções
financiadas no âmbito desta tipologia.
VIII.2. Objetivos do Modelo de Acompanhamento e de Avaliação Interna do
Programa
Os objetivos fulcrais do modelo de acompanhamento da execução do Programa, são:

Definir e criar condições organizativas, técnicas, metodológicas e de funcionamento, para que o
Programa se concretize no quadro dos princípios, objetivos e regulação estabelecida;

Recolher, sistematizar, produzir e divulgar informação de suporte ao acompanhamento;
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
Monitorizar, por observação direta, o desenvolvimento da execução do Programa, das metas
estabelecidas e promover a concretização dos objetivos e resultados esperados;

Promover a qualidade e a eficácia das intervenções levadas a cabo por cada Entidade Beneficiária.
VIII.3. Orientações Metodológicas e Técnicas
O acompanhamento do programa nas entidades destinatárias está intrinsecamente correlacionado com as
fases de intervenção (Diagnóstico Estratégico, Plano de Desenvolvimento, Implementação das Medidas e
Avaliação final da intervenção/Relatório Final), bem como das restantes atividades do projeto, suportando-se
num conjunto de referenciais fornecidos pela UG, tais como:

Critérios de Seleção das empresas (os vertidos no Programa de Candidatura);

Instruções de trabalho: Gestão das equipas técnicas, de consultores-formadores e de formadores;

Orientações metodológicas para a execução da intervenção nas empresas (Guia para a acção nas PME
e as Orientações 2011 - 2013);

Fichas de Monitorização dos empresários ao longo do Programa;

Ficha de acompanhamento qualitativo levada a efeito pela AEP-OISG;

Relatório das visitas às ED, pela AEP- OISG.
Aos quais acrescem os indicados no Quadro Geral de Acompanhamento e Avaliação Interna Programa que se
segue e onde está expresso em cada um dos momentos do acompanhamento e avalição, quem avalia, como,
em que fase da intervenção e os respetivos outputs do processo avaliativo.
Este acompanhamento visa identificar as qualidades e os resultados/efeitos do Programa, ao nível das
melhorias produzidas nas empresas e nas qualificações dos ativos empregados.
Seleção das Entidades Destinatárias
Após a comunicação à Entidade Beneficiária da Decisão de Aprovação da Candidatura apresentada, tem esta de
proceder à criação e sustentação de uma grelha contendo os critérios de selecção das Entidades Destinatárias
(em conformidade com o estabelecido no Programa de Candidatura), a fim de ser submetida ao Organismo
Intermédio para sua validação.
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A seleção das Entidades Destinatárias será efectuada em duas etapas, numa primeira a análise documental
(cumprimento de requisitos legais) e numa segunda a aplicação de critérios substantivos, conforme o ponto 5.1
do Programa de Candidatura.
Avaliação do Empresário / Representante e Respetivo Acompanhamento
Momento Ex-ante
Ao aderir ao programa Formação PME a empresa, o empresário / representante formulam um conjunto de
expetativas, que constituem, aliás, o factor maior dessa adesão. Nesse momento, naturalmente, essas
expetativas são ainda abrangentes, por vezes englobando vetores de intervenção que o programa não
consegue abarcar.
No trabalho de definição de objetivos, fruto da clarificação que esse processo ocasiona, as expectativas devem,
progressivamente, ajustar-se aos mesmos, e, ainda mais, na definição do plano de intervenção.
Consegue-se uma maior, e mais rigorosa, explicitação, que obriga o programa, todos os seus intervenientes, ao
cumprimento de expetativas ajustadas ao que a implementação de medidas se compromete e não a um
conjunto de formulações vagas.
É, assim, em momento posterior, mas próximo da validação do Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento, que é
adequado fixar as expetativas do empresário / representante da empresa.
A AEP-OI, na sua preocupação de, cada vez mais, simplificar procedimentos, encurtar prazos, obter informação
mais relevante e permitir, assim, uma visão global próxima e eficiente, disponibiliza uma Plataforma Electrónica
para a inserção pelos empresários das expectativas em três momentos (1º momento avaliativo ex ante,
próximo da validação do Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento; 2º Momento avaliativo on going, durante a
implementação do Plano de Desenvolvimento; 3º momento ex post no fim da intervenção).
Nesse sentido elucida-se, sumariamente o circuito dos procedimentos e documentos electrónicos inerentes a
esta funcionalidade:
1.
Para o efeito de facilitação dos atos de acompanhamento / avaliativo que envolvam directamente o
empresário, está disponível a Plataforma dos Inquéritos alojada em servidor da AEP-OISG, sendo
especializada para os processos de Avaliação. Na vertente da sua gestão e visionamento, apenas é
acedível pela AEP-OISG; Em momento oportuno (nomeadamente quando a EB tiver inserido em
NETPME as ED e estas já estejam a ser intervencionadas), enviará os 3 LinK (cada um
89
Versão 5 –Novembro 2012
89
associado/identificado a cada um dos momentos avaliativos, ex ante, on going e ex post,
respectivamente;
2.
O empresário / representante da empresa, sujeito avaliador, acede à Plataforma dos Inquéritos
através de link de acesso individualizado, codificado e único por momento, que lhe é
transmitido/enviado via email pela EB, preenchendo um formulário por cada um dos 3 momentos já
identificados (modelos em anexo 9);
3.
Assim, por ex: no procedimento avaliativo ex ante, são intervenientes: o Coordenador da EB (P/ enviar
via email) o empresário/representante da empresa (p/ responder), e a AEP-OISG (p/ remeter à EB, a
pedido por esta, o relatório dos inquéritos) e a equipa técnica da EB (Coordenador, técnicos,
consultores) para a análise/reflexão e se for o caso, promover o acompanhamento que julgue
necessário;
4.
O preenchimento de cada Inquérito, é portanto, efectuado por picagem, na grande maioria dos
critérios, existido algumas questões abertas. Este acto, não apresentará, certamente, dificuldade para
a maior parte dos empresários / representante da empresa, mas deve ser incentivado pelo CFL, no fim
da elaboração do Diagnóstico e PD (o 1º momento), durante a implementação das medidas (2º
momento) e no fim da intervenção (3º momento);
5.
A AEP-OISG, ao receber os questionários preenchidos pelo empresário / representante da ED, reúneos em número significativo e coloca na zona privada o relatório por EB. Opera-se assim, o fecho de um
circuito de informação que permite quer à EB quer à AEP-OISG, um acompanhamento tão próximo
quanto necessário, com objetivo de regulação.
Momento On-going
Sensivelmente a meio da implementação do Plano de Desenvolvimento, será efectuado um momento de
avaliação idêntico ao 1º momento ou seja ex ante, através do mesmo procedimento, atrás descrito.
Nos casos de tardar a recepção dos formulários pode revelar-se necessária a sensibilização pelo Coordenador
da EB, junto ao empresário, aquando da visita de acompanhamento às ED’s.
Novamente a EB e a AEP-OISG ficam na posse de material de análise, sobretudo para um alerta de excepção.
Momento EX-POST
Ficha de Avaliação do Empresário
Embora o empresário / representante da empresa seja um avaliador final de processo, ao subscrever o
Relatório Final da Execução, faz todo o sentido completar este ciclo de avaliação da satisfação do empresário /
90
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90
representante da empresa, que constituem os momentos anteriores, pois dá - lhe a possibilidade de fazer uma
avaliação instantânea final da execução do Plano de Desenvolvimento. Nesta fase final o CFL deve sensibilizar o
empresário / representante para a necessidade da resposta ao inquérito on-line.
Uma visão panorâmica existe no Relatorio Final, que, entre outras componentes, compila as fichas de execução
de medidas que são como que o filme da intervenção.
As outras entidades, seja a EB seja a AEP-OISG, ficarão na posse de uma visão mais dinâmica, a primeira
podendo analisar a evolução qualitativa e quantitativa, a segunda um relatório sintético com aquelas duas
dimensões.
Acompanhamento e Monitorização pelas Entidades Beneficiarias
Para além do processo acima descrito, a EB tem ainda outros momentos de acompanhamento e monitorização,
que foram sendo descritos ao longo deste Manual, designadamente:
 Validação do Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento, apresentado pelo CFL;
 Acompanhamento, por parte da EB, in loco em cada ED, inteirando-se do estado da intervenção;
 Assegurar a boa gestão e articulação das equipas de intervenção pedagógica no Local, pelo que se
aconselha que definam uma forma expedita, mas eficaz de coordenação daquelas equipas;
 E o momento de Validação do Relatório Final.
Acompanhamento pela AEP - OISG
Convém recordar que a AEP-OISG assegura o acompanhamento das EB’s e das ED’s de uma forma sistemática,
através de um conjunto de procedimentos e momentos, nas várias dimensões, técnica, financeira e
pedagógica, ao longo de toda a execução do Programa.
Assim,
 Sessões de Assistência Técnica Inicial às EB´s, Consultores-Formadores de Ligação e Especialistas se
possível, na Metodologia de Planeamento de Projectos por objetivos;
As EB’s beneficiam, a pedido, como referido, com os Consultores-Formadores de Ligação ou Especialistas e
Formadores, sobretudo dos primeiros, de uma sessão de apoio técnico para esclarecimento de dúvidas sobre o
91
Versão 5 –Novembro 2012
91
uso e articulação das peças do Diagnóstico para o Plano de Desenvolvimento. Estas sessões terão que ocorrer
no momento de elaboração do Diagnóstico e de elaboração do Plano de Desenvolvimento.
 Avaliação de Diagnósticos e Plano de Desenvolvimento/ 1.ªs Medidas de Implementação
Aquando da recepção dos Diagnósticos e Planos de Desenvolvimento e dos Relatórios Finais e das análises a
AEP-OISG seleccionará uma amostra orientada, estatisticamente representativa, para efectuar o
acompanhamento qualitativo no local às ED, e respetivos agentes, aferindo se o modelo de intervenção do
programa Formação PME está/foi cumprido e com que resultados, produzindo um relatório de situação
observada e sugestões de melhoria a enviar às Entidades Beneficiárias.
 A Avaliação dos Relatórios / Resultados Finais deverá incidir sobre uma série de dimensões de que
destacamos:

A comparação entre os resultados estimados e os resultados obtidos, desvios na implementação
das medidas, das acções de formação e dos encaminhamentos efectuados para Centros Novas
Oportunidades, constituindo uma apreciação sintética (suportada nas Fichas de Execução da
Medida em anexo, elaboradas, como vimos, pelos CFEs e Formadores e remetidos, ao longo da
intervenção pelos CFE e Formadores ao CFL) ;
 A auto-avaliação do empresário, avaliando o saldo entre as expetativa iniciais, resultados e objectivos
definidos e alcançados, confrontando-se com a validação intermédia;
 A avaliação do desempenho das equipas de Consultores e de Formadores num conjunto de diversas
dimensões, como relacionamento, capacidade técnica, conhecimento do negócio, disponibilidade,
pontualidade, etc., que vai sendo estabelecida pelo CFL, em cada Ficha de Execução da Medida pelo
CFE e Formador em anexo já citado;
A avaliação do acompanhamento global do Programa em cada ED é estabelecida pela equipa da EB através de
um acompanhamento próximo, que será retratado em termos intermédios, num ponto de situação elaborada
pelo Coordenador da EB em auscultação direta ao empresário bem como no anexo Relatório Final de
Intervenção, validado por assinatura pelo CFL, pelo empresário e pelo Coordenador da EB.
92
Versão 5 –Novembro 2012
92
QUADRO GERAL DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO (INTERNA) DO PROGRAMA
NAS ENTIDADES DESTINATÁRIAS
Momentos
Interveniente
Objetivo
Modalidade de
aplicação /
Período de aplicação
Outputs
técnicas / instrumentos
Seleção das
ED
EB/
Coordenador
da EB
Assegurar que as ED
Processo de Seleção das ED que
Período de candidatura de
Lista ordenada
que venham a
pode incluir várias modalidades
ED
das
selecionadas, o sejam
(cuja
compatível com o período
constituição
através de um modelo
despoletada por sessões de
de execução do Programa.
processo de seleção
transparente, rigoroso
grupo, entrevistas individuais,
na EB e relatório
e
mailings
síntese.
ser
suficientemente
candidatura
etc.),
alargado, que garanta
resultante
que
grelha
o
Programa
da
de
pode
mas
pela
pela
EB,
sempre
aplicação
Seleção
ser
definido
de
da
das
ED
-
OI,
AEP
de
candidatas,
envolve as empresas
validada
adequadas
eventualmente complementada
por outros critérios.
A
clarificação
Coordenador
expetativas
da EB
empresário
das
Coordenador da EB remete ao
Durante o período transição
Emissão e envio à EB
do
Empresário um link electrónico
entre
de
por email codificada de validade
Diagnóstico e a Elaboração
tratamento
única
do
estatístico do grupo
a
conclusão
Plano
do
de
Desenvolvimento.
Promover a clarificação
das
Ex-ante
Empresário
de
Inquérito
de
de
Avaliação
das
Avaliação
Expetativas ex – ante
alojada
em
subjacentes
Plataforma
Específica,
por
aos
Logo após receção do link.
acesso através de link (residente
Aplicar um instrumento
em Servidor da AEP – OISG).
que possibilite aferir a
Anexo 9 Inquérito de Avaliação
evolução quantitativa e
de Expetativas ex – ante;
qualitativa,
dos inquéritos de
Eletrónicos
Expetativas,
Diretos;
de
Preenchimento electrónico do
alinhando – as com as
Objetivos
Avaliação
expetativas,
Relatório
das
mesmas ao longo do
desenvolvimento
do
programa.
Monitorizar
AEP - OISG
formulação
Expetativas
a
1.ª
Recolha e análise dos Inquéritos
Antes da Validação por
de
Eletrónicos de Avaliação de
parte
Expetativas ex – ante;
Diagnóstico
da
empresa
do
e Plano
de
Desenvolvimento
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Versão 5 –Novembro 2012
93
Momentos
Interveniente
Objetivo
Modalidade de
aplicação /
Período de aplicação
Outputs
técnicas / instrumentos
Coordenador
da EB
Empresário
Enviar o link eletrónico de
Coordenador da EB remete ao
Sensivelmente a meio da
A AEP- OISG remete,
avaliação de expetativas
Empresário um link eletrónico
execução das medidas
à EB Relatório à EB,
on going do empresário
por email.
para
prossecução
com tratamento de
da
dados quantitativos
avaliação
e
Concretizar
Inquéritos
o
Logo após recepção do link.
qualitativos
dos
2.º
Preenchimento eletrónico do
momento de avaliação de
Inquérito de Avaliação On
Electrónicos
expetativas - avaliação on
going, alojado na Plataforma
Avaliação on going
going
Específica, por acesso através
de
do link, modelo em anexo 9 .
“On going”
Recolha
AEP - OISG
Monitorizar
as
Expetativas
e
inquéritos
análise
Eletrónicos
dos
de
Avaliação de Expetativas on
going;
Por
Coordenador
da EB
Acompanhar a execução
Análise Sumária das Fichas de
das
Execução
de
(remetidas
por
Medidas
de
Consultoria e Formação
Conclusão da medida
Medidas
CFE’s
Coordenador
da EB
de
avaliação
de
expetativas ex post ao
Remete ao Empresário um
junto
e
outros
actores se assim se
Formadores);
Enviar o link electrónico
intervenção
CFL’s
e
exceção,
justificar.
Logo após a conclusão da
A AEP - OISG remete
última medida
Relatório
link.
Sintético
de Execução à EB
empresário
com tratamento de
dados quantitativo e
Empresário
Finalizar a Avaliação
Preenchimento electrónico do
Logo após recepção do link.
qualitativos.
Conclusão das intervenções
Validação
dos
relatórios
finais
Inquérito de Avaliação Ex post
Recolha e análise das Fichas
“Ex-post”
AEP - OISG
Monitorizar
Expetativas
a
de
Eletrónicas de Avaliação de
Expectativas ex post em
anexo 9)
Análise de Relatórios Finais
Coordenador
da EB
(Empresário,
Coordenador da EB e
equipadeconsultores
-Formadores). Envio
para a AEP-OISG.
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Versão 5 –Novembro 2012
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Momentos
Interveniente
Objetivo
Modalidade de
aplicação /
Período de aplicação
Outputs
técnicas / instrumentos
ACOMPANHAMENTO QUALITATIVO NAS ED DA AEP - OISG
1º
Momento
Efectuar
uma
monitorização da
qualidade
VISITAS DE
ACOMPANHAMENTO
QUALITATIVO
DA AEP -OISG
dos
Estratégicos
e
Diagnósticos
Após a validação dos DPD e
Envio pela AEP-OISG
Planos
alojado,
para
de
Desenvolvimento.
de
em
tempo
a
Entidade
oportuno pelo Coordenador
Beneficiária
de
da EB, na área privada do
Relatório Síntese de
intervenção nas
Seleção de amostra orientada
Site PME, a AEP – OISG
Acompanhamento
ED utilizando os
de ED. Realização de Visitas de
selecciona
Qualitativo em início
DPD.
Acompanhamento Qualitativo a
orientada de ED e visita-as.
da intervenção.
Análise dos Relatórios Finais.
Após a validação do RF, e
Envio pela AEP-OISG
Definição
alojado, pelo Coordenador
para
uma
mostra
ED.
Equipa de
Modelo de Diagnostico e PD em
Acompanhamento
Anexo 2
Qualitativo da
AEP-OISG
Análise
2º
Momento
Efectuar
uma
de
amostra
a
Entidade
monitorização da
orientada.
da EB, em tempo oportuno
Beneficiária
qualidade
Visitas de Acompanhamento
na área privada do Site
Relatório Síntese de
intervenção nas
final
PME,
Acompanhamento
ED,
Modelo de Relatório Final em
seleciona
Anexo 11.
orientada de ED e visita-as.
conclusão
de
após
da
a
AEP
uma
–
OISG
mostra
de
Qualitativo no fim da
intervenção.
intervenção.
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Versão 5 –Novembro 2012
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IX. Avaliação Operacional do programa Formação PME
À semelhança do anterior Contrato de Delegação de Competências que vigorou no triénio 2008-2010, continua
estratégica para este Organismo Intermédio (OI) a realização de um Estudo de Avaliação Operacional à
tipologia de intervenção 3.1.1 e 8.3.1.1 – Programa de Formação-Ação para PME.
Para a concretização desta avaliação de resultados, aguardamos o envio por parte do POPH de todas as
orientações que visam auxiliar a implementação e a adjudicação da mesma. Contudo, temos definido um
conjunto de procedimentos, que apresentamos:
 O estudo a realizar estará concluído em 2014, sendo apresentado à AG (POPH) antes do termo do
contrato de delegação de competências da AEP OI;
 O estudo será lançado no respeito pelas disposições de contratação pública, vertidas no Código dos
Contratos Públicos. A AEP-OI é responsável pelo lançamento do procedimento de contratação pública
referente à realização do estudo de avaliação, incluindo a elaboração dos termos de referência e
respectivas especificações técnicas;
 As questões de avaliação a incluir no Caderno de Encargos – Especificações Técnicas serão submetidas
à apreciação do POPH, para validação prévia;
 As entidades beneficiárias, os consultores-formadores, formadores, empresários, colaboradores das
entidades destinatárias, serão chamados a participar ao longo da realização da referida avaliação;
O enquadramento deste estudo terá de ser feito de forma exaustiva e esclarecedora para que seja claramente
perceptível o âmbito deste programa, os seus objetivos, figurino de implementação e regras de gestão. Deste
estudo resultarão conclusões fidedignas e reflexões críticas, isto é, será aferido o gap entre os resultados
esperados e os resultados efetivamente obtidos.
O perfil de resultados a produzir pelo estudo de avaliação tem que proporcionar uma visão esclarecida sobre o
tipo de efeitos/resultados associado ao investimento nesta abordagem de Formação-Ação, segundo dois
grandes vetores de análise: efeitos sobre os ativos das Entidades Destinatárias, alvo da Formação-Ação e os
efeitos sobre as Entidades Destinatárias, como estruturas organizacionais. Para esse efeito a avaliação deverá
abarcar um conjunto de dimensões estratégicas que permitem extrair essas conclusões através de uma
metodologia de questionamento, na qual a participação direta das entidades beneficiárias e a mobilização por
estas, de todos os atores envolvidos na execução do programa Formação PME e das entidades destinatária que
deste beneficiam assume grande importância.
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Versão 5 –Novembro 2012
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X. Verificações às Entidades Beneficiárias
X.1.
Verificações no Local (On-the-spot)
X.1.1.
Enquadramento legal
No sentido de zelar pelo cumprimento dos requisitos legais inerentes à boa execução do programa e
consequente boa gestão dos fundos públicos, efetuam-se Verificações no Local (on-the-spot) aos projetos
aprovados pela AEP-OISG, por delegação de competências do POPH.
No cumprimento do disposto na alínea b) do artigo 60.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, de 11 de Julho e
no artigo 13º do Regulamento (CE) n.º 1828/2006, as verificações no local têm por objeto:
 certificar a veracidade das despesas declaradas;
 certificar o fornecimento dos produtos ou serviços nos termos da decisão de aprovação;
 certificar a exactidão dos pedidos de reembolso das despesas pagas pela Entidade Beneficiária;
 certificar a exactidão dos pedidos de saldo das despesas pagas pela Entidade Beneficiária;
 certificar a conformidade das operações e das despesas com as regras nacionais e comunitárias
vigentes no âmbito do QREN.
X.1.2.
Tipo de Verificações no Local
As verificações no local podem ser de natureza reativa ou de natureza ordinária, em resultado da natureza do
respetivo fato gerador da ação de verificação.
a) VNL de natureza reativa:
 Ações de verificação a efetuar após denúncia ou queixa por parte de um stakeholder do projeto,
designadamente consultor ou formador;
 Acções de verificação a efetuar na sequência de um caso de grande complexidade apurado numa
verificação administrativa sistemática ou numa outra verificação ordinária, que os respetivos
procedimentos não conseguiram resolver;
97
Versão 5 –Novembro 2012
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 Ações de verificação a efetuar na sequência de recomendações sugeridas pelas autoridades de
auditoria e certificação.
No caso das verificações reativas o tratamento da queixa ou denúncia passará pela realização de uma
Verificação no Local, com objecto limitado aos fatos denunciados, salvo situações em que se justifique o
alargamento da amostra.
Excepcionalmente, em casos de absoluta complexidade e gravidade, poderá ser feita, pela AEP-OISG, uma
solicitação de uma auditoria à Comissão Directiva do POPH.
Nas situações em que não seja possível estabelecer uma relação com os projectos financiados pelo Programa
Formação PME, será efetuado o respetivo arquivamento da denúncia ou queixa com o devido reporte à
Comissão Directiva do POPH.
b) VNL de natureza ordinária
As acções de verificação são decididas pela Unidade de Gestão da AEP-OISG, em função da actividade em geral
e, em particular, das fases de desenvolvimento dos projectos aprovados e serão objecto de programação em
SIIFSE.
As verificações no local serão efetuadas com base nas seguintes orientações:
 terão por alvo os projetos;
 poderão incidir sobre a totalidade ou sobre uma amostra de projetos;
 implicarão a recolha de evidências do trabalho realizado e dos resultados obtidos nas verificações;
 implicarão o follow up das constatações (findings) detetadas.
Nesse sentido, o modelo para as verificações no local, assenta num conjunto estruturado de normas e
procedimentos orientadores da atuação das respectivas equipas de trabalho, de modo a aferir da efetiva
realização dos projectos, nomeadamente nas componentes material, financeira, contabilística, fatual e técnicofinanceira, e do nível qualitativo das intervenções nas entidades destinatárias.
As conclusões e as recomendações resultantes de cada verificação no local (on-the-spot) serão vertidas num
modelo de relatório próprio, elaborado pela AEP para o efeito, que agrega um conjunto de checklists dirigidas a
objetos de verificação específicos, de modo a sistematizar e a facilitar a recolha da informação, tendo em
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Versão 5 –Novembro 2012
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consideração a regulamentação existente aplicável à tipologia de intervenção em causa, bem como as
especificidades do programa Formação PME.
As Verificações no Local, como já referido atrás, permitem aferir a execução dos projetos não apenas ao nível
da conformidade técnica e financeira como ao nível da sua efetividade e da sua dimensão qualitativa, sendo
que a pista da verificação se irá centrar nas seguintes evidências formais e de conteúdo:
 a conformidade dos dossiês técnico-pedagógicos e financeiros;
 a veracidade de toda a documentação e o cumprimento dos requisitos legais aplicáveis;
 a efectividade do serviço, ou seja, da intervenção nas entidades destinatárias;
 a qualidade da intervenção nas entidades destinatárias aferida por inquirição a todos os intervenientes
(empresários, trabalhadores/formandos, consultores-formadores e formadores).
Em sede de verificações no local a AEP-OISG zelará pelo cumprimento das orientações previstas na legislação
em relação ao formato para a conservação dos documentos do projeto, aos contratos de prestação de
serviços e à publicidade, em conformidade com os procedimentos especificamente dirigidos a esse fim.
Em relação às normas relativas à vertente técnica destacar-se-á a verificação da organização geral do processo
técnico-pedagógico, nomeadamente o perfil dos destinatários, as certificações (formadores, entidades
formadoras, empresas) e os registos da execução física da formação-ação (consultoria formativa e formação).
Relativamente à vertente financeira destacar-se-á a verificação do dossiê financeiro, nomeadamente a
contabilização e elegibilidade da despesa imputada ao projeto e o cumprimento das obrigações fiscais.
No que respeita à vertente qualitativa é de realçar a verificação da qualidade e da adequação das medidas
implementadas nas entidades destinatárias e a inquirição dos diversos intervenientes do Programa Formação
PME (empresários, formandos/colaboradores, formadores e consultores-formadores).
Apesar da desmaterialização dos processos de candidatura e pedidos de reembolso que correm na sua quase
integralidade em sistema informático, alerta-se para a relevância da organização documental dos processos
que, continua a ser um factor central nos dispositivos a assegurar pelas Entidades Beneficiárias dos apoios e
que deve ser mantido até 31 de Dezembro de 2020.
A deteção de situações graves de desrespeito pelas normas legais aplicáveis, durante a execução das
verificações administrativas sistemáticas ou no local, poderá também justificar uma proposta de realização de
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Versão 5 –Novembro 2012
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outras verificações por amostragem ou até de auditorias externas, designadamente quando se tratem de
irregularidades que obriguem a um controlo cruzado entre a entidade beneficiária e os seus fornecedores.
Neste caso será efectuado o devido reporte à Comissão Directiva do POPH.
Local de realização das verificações no local (VNL)
As verificações no local (on-the-spot) são realizadas:
 no espaço onde estão em funcionamento os projetos aprovados às Entidades Beneficiárias (EB’s);
 e/ou nos locais onde as EB’s tenham a respetiva documentação técnica e contabilística;
 e nas Entidades Destinatárias.
Recursos humanos afetos à realização das verificações no local (VNL)
As verificações no local (on-the-spot) são realizadas por equipas internas à AEP-OISG e/ou por equipa externas,
em função da decisão da coordenação, previamente validada pela Administração da AEP-OISG.
A realização das acções de verificação no local, nos casos em que sejam asseguradas por equipas externas, são
da total responsabilidade da AEP-OISG.
As acções de verificação no local serão realizadas, em conformidade com as programações definidas pela AEP
OISG em SIIFSE, por recursos internos da AEP ou por recursos externos mandatados para esse efeito, no
período de realização do projeto e/ou após submissão do pedido de pagamento de saldo, com aviso prévio de
dois dias úteis, não prorrogáveis. Esta notificação não será efetuada sempre que a verificação seja
fundamentada em denúncia.
As verificações no local, efetuadas durante a execução do projecto, incidem, no mínimo, sobre dois pedidos de
reembolso (PR): o último submetido e os dois últimos aprovados.
As VNL aos Pedidos de Pagamento de Saldo, incidem sobre o PPS submetido e um ou mais PR’s aprovados.
Neste quadro, a análise do último PR (PPS) submetido, ficará suspensa, até estar concluído o circuito de
decisão do relatório, bem como a comunicação do relatório final à entidade beneficiária.
A comunicação à entidade beneficiária será, numa primeira fase, de um Relatório de VNL em versão provisória
para que, no quadro da audiência prévia que lhe é devida, se possa pronunciar, por escrito, sobre o seu teor,
podendo apresentar as alegações tidas como convenientes relativamente às conclusões vertidas no mesmo.
100
Versão 5 –Novembro 2012
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Terminado o prazo de audiência prévia e/ou após a análise da resposta da entidade beneficiária, será emitido o
relatório definitivo sobre a VNL, que poderá ou não acolher as eventuais alegações invocadas no contraditório,
mediante a validação da Gestora Financeira e respetivo parecer e validação da Coordenadora do Programa e
que será remetido, na sua versão final, à Entidade Beneficiária. Findo este procedimento dá-se início à análise
do PR (PPS) suspenso.
Informação adicional sobre verificações no local (VNL)
Existem orientações do POPH sobre as “Acções de Verificação no local” e estão disponíveis para consulta no
site do POPH (refª. OCI/CD-POPH/2008, de 2008-11-07).
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XI. NORMAS PARA A REVISÃO DO MANUAL
Sendo este Manual de Organização e Funcionamento um documento de suporte à operacionalização do
Programa Formação PME 2012-2014 e considerando que poderá surgir a necessidade de introduzir melhorias
incrementais no decurso da execução dos projetos, procederemos, em períodos definidos e justificados pela
Coordenação do Programa, às necessárias actualizações deste manual, o que poderá ter como consequência a
alteração ou abandono de procedimentos definidos na versão vigente ou até introduzir novos procedimentos.
As eventuais revisões poderão colher sugestões das Entidades Beneficiárias mas serão sempre da
responsabilidade da Unidade de Gestão da AEP-OISG.
102
Versão 5 –Novembro 2012
102
XII. Siglas
Sigla
Descrição
AEP
Associação Empresarial de Portugal
OISG
Organismo Intermédio com Subvenção Global
POPH
Programa Operacional Potencial Humano
UG
Unidade de Gestão
CAP
Certidão de Aptidão Profissional
CFE
Consultor-Formador Especialista
CFL
Consultor-Formador de Ligação
CV
Curriculum Vitae
EB
Entidade Beneficiária
ED
Entidade Destinatária
MPPO
Metodologia de Planeamento de Projectos por Objetivos
FPME
Programa Formação PME
FSE
Fundo Social Europeu
DE
Diagnóstico Estratégico
IAE
Formulário de Informação Anual de Execução
IEFP
Instituto Emprego e Formação Profissional
IFAP
Instituto de Financiamento da agricultura e Pescas
IFDR
Instituto Financeiro de Desenvolvimento Regional
LD
Listagem de despesas pagas
MC
Mapa de Curso
MOF
Manual de Organização e Funcionamento
MS
Mapa de serviços
ND
Notificação de Decisão
PA
Pedido de Alterações
P
Projeto
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Sigla
Descrição
PME
Pequenas e Médias Empresas
PD
Plano de Diagnóstico
PRES
Projeto de Responsabilidades Social
PPS
Pedido de Pagamento de Saldo
PR
Pedido de Reembolso
SE
Seleção de Entidades Destinatárias
TA
Termo de Aceitação
TD
Decisão da Proposta de Aprovação
TOC
Técnico Oficial de Contas
CNO
Centro Novas Oportunidades
SIIFSE
Sistema de Informação Integrado do Fundo Social Europeu
QREN
Quadro de Referência Estratégico
RF
Relatório Final
PPS
Pedido de Pagamento de Saldo
VNL
Verificações no Local
PF
Plano de Formação
DPD
Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento
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Versão 5 –Novembro 2012
104
XIII. Anexos
1. Guia de referência para o empresário
2. Template do Relatório Diagnóstico e Plano de Desenvolvimento
3. Ficha de Execução de Medida _Consultoria e Formação
5. Declaração de Permissão de Participação
6. Registo de Esclarecimento do CNO
7. Registo de Intervenção de Consultoria
8. Registo de Intervenção de Formação
9. Inquéritos de Monitorização (ex-ante, on-going e ex-post)
10. Relatório _ Acompanhamento do OI à ED
11. Template do Relatório Final
12. Boletim Itinerário
13. Contrato PFPME
14. Procedimento de Registo de Inscrição no CNO
15. Tabela Comparativa Custos 2012 _IGFSE
16. Manual NET PME 2012-2014
17. Checlist Declarativa da Contratação Pública – Entidade Beneficiária
18. CN 03 CD /2010 –POPH- Financiamento de Dirigentes das Entidades Beneficiárias
19. Entendimento do IGFSE_ Contratação Pública
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