O sistema de informação como
fator determinante para a eficácia
na gestão das Instituições de Ensino
Superior
PRIMAVERA,
know-how comprovado no setor
________Síntese
Introdução..................................................................................................................................................... 3
Desafios do ensino superior público….. ....................................................................................................... 3
Universidade do Porto pioneira na passagem a regime fundacional ............................................................ 4
O projeto da Universidade do Porto ............................................................................................................. 5
Principais melhorias sentidas .................................................................................................................... 11
Testemunho ................................................................................................................................................ 12
Soluções implementadas ............................................................................................................................ 13
equivalências, criação, modificação e extinção de ciclos
Introdução
de estudos, financiamento próprio ou através de
Mais de vinte anos depois da aprovação da Lei de
Bases do Sistema Educativo, o ensino superior público
atravessa novamente uma fase de mudança e adaptação
a novos paradigmas. Depois da inclusão do Modelo de
Bolonha, o novo Regime Jurídico das Instituições de
Ensino Superior apresenta ao setor um leque alargado
dotações do Orçamento de Estado, fixação do valor das
propinas, gestão das carreiras docentes e de
investigadores, ação social escolar ou regime de
avaliação impõe a adoção de rigorosos mecanismos de
controlo dos processos.
Conciliar todas estas condicionantes com uma
gestão académica, patrimonial, administrativa e
de novos desafios.
Assente num conjunto de regras que determinam
a sua constituição, atribuições, funcionamento e
financeira eficaz é o grande desafio que se coloca às
organizações que atuam neste ramo de atividade.
competência dos seus órgãos num quadro de autonomia
constitucionalmente reconhecida, o novo regime impõe
Autonomia financeira
às instituições uma reflexão profunda sobre o modelo de
organização a adotar para melhor cumprir a sua missão
A necessidade de aumentar a fonte de receitas
de promover uma qualificação de alto nível,
próprias é um imperativo que há muito se coloca ao
estimulando a produção e difusão do conhecimento,
setor, procurando-se diminuir de forma significativa
bem como a formação cultural, artística, tecnológica e
a dependência do financiamento público. O reforço do
científica dos seus estudantes, num quadro de referência
papel do setor privado no financiamento do ensino
internacional.
universitário é uma diretriz que ganha cada vez mais
Cabe agora a cada instituição a decisão de manter-
peso. A aplicação da propina máxima prevista por lei
se vinculada ao regime das Pessoas Coletivas de Direito
está longe de ser a solução para essa autonomia.
Público ou de optar pelo modelo fundacional, sob a
A aproximação entre a investigação e o tecido
forma de Fundação Pública de Direito Privado.
empresarial é apontada por muitos como o caminho
Desejada há longos anos por algumas das maiores
para a competitividade do setor, permitindo
universidades do país, a lei da autonomia veio
simultaneamente o cumprimento do papel das
finalmente permitir a estas instituições a possibilidade
universidades como agentes de desenvolvimento social
de implementarem as suas próprias estratégias de
e económico.
Enquanto pólos privilegiados de saber, onde
sustentabilidade.
fervilham ideias inovadoras ávidas de projetos
Desafios do Ensino Superior
Público
A melhoria contínua da qualidade do ensino,
empreendedores, as universidades apresentam-se em
condições vantajosas ao nível da inovação e do
empreendedorismo. O desenvolvimento de projetos
próprios ou a ligação estreita ao tecido empresarial são
da investigação e da experimentação são objetivos
rumos inevitáveis por força da conjuntura económica
transversais a qualquer organismo desta natureza,
que inviabiliza cada vez mais a dependência de fundos
independentemente da sua tipologia e modelo de gestão.
unicamente públicos. A autonomia financeira é, assim,
O respeito por um conjunto de normativas que regulam
um desafio de importância extrema para o setor e que a
toda a sua atividade, desde o acesso ao ensino superior,
publicação do Regime Jurídico do Ensino Superior veio
passando pelo sistema de graus académicos e regime de
—3
White Paper
agilizar, através da possibilidade de constituição de
um sistema que permita a gestão de inscrições online, a
Fundações Públicas de Direito Privado.
consulta de colocações, calendários de exames e notas,
bem como um conjunto de informação inerente ao
processo de gestão académica. A virtualização do
A abrangência internacional do ensino superior
A extrapolação de uma dimensão nacional para
uma dimensão europeia/mundial é cada vez mais
símbolo da qualidade das instituições de ensino.
A internacionalização é assumida como o meio mais
direto para melhorar a qualidade curricular destas
instituições, razão pela qual são cada vez mais
estruturadas as políticas de atração de estudantes
estrangeiros, existindo uma competição internacional
crescente no respeitante à oferta de serviços de
ensino e dos próprios serviços académicos coloca às
organizações um conjunto de desafios que só a aposta
em sistemas de gestão integradores e flexíveis permite
controlar de forma eficiente.
O novo paradigma de aprendizagem assente numa
atitude pedagógica que encara os estudantes como
participantes ativos nos processos educativos, e não
apenas como consumidores passivos de ensino, exige
uma aliança plena entre ciência e cultura, ensino e
investigação, experimentação e aplicação. A integração
de todas estas componentes é decisiva para a qualidade
educação.
Conquistar não só a preferência de alunos
nacionais como de todo o mundo é, por isso, um desafio
de grande dimensão para as instituições que procuram
afirmar-se num espaço global, quer de forma autónoma,
do ensino superior, um fator que na Universidade do
Porto tem assumido um papel de extrema importância
na afirmação da instituição como uma das melhores e
mais procuradas universidades do país.
quer em articulação com programas europeus e
internacionais de promoção do intercâmbio de
experiências e da mobilidade dos estudantes.
Universidade do Porto Pioneira na
Passagem a Regime Fundacional
O papel do ensino superior na preparação de
cidadãos para a vida numa sociedade multicultural é
Assumindo o estatuto de maior instituição de
cada vez mais preponderante, consubstanciando a
ensino e investigação científica de Portugal, a
aposta no conceito de universidades sem fronteiras.
Universidade do Porto integrou o pelotão
da frente no processo de passagem a regime
fundacional, juntamente com a Universidade de Aveiro
A crescente webização dos serviços
e o ISCTE - Instituto Universitário de Lisboa. Com 14
faculdades e uma Business School, mais de 31 mil
A introdução de conceitos como a mobilidade
alunos e cerca de 2.300 professores e investigadores,
virtual associada ao desmantelamento de barreiras no
além de 1.700 funcionários não docentes, a
espaço europeu de ensino superior acarreta um conjunto
implementação de um sistema de gestão único, com
de desafios ao nível dos sistemas de informação.
capacidade para integrar toda a informação das várias
O recurso às Tecnologias de Informação e
unidades orgânicas, era o grande desafio que se
Comunicação enquanto instrumentos de ensino e
colocava à organização para pôr em marcha o plano de
ferramentas de aproximação dos serviços ao universo
adoção do novo regime jurídico.
de utilizadores e à comunidade em geral, afigura-se
Com a tónica assente no trinómio Conhecimento,
indispensável num mundo globalizado. Nos nossos
Inovação e Tecnologia, a Universidade do Porto passou
dias, é impensável a inexistência de
a deter a responsabilidade de definir estratégias de
—4
White Paper
negócio que permitissem uma gestão patrimonial,
gestão PRIMAVERA na Universidade do Porto foi da
administrativa e financeira eficaz, no sentido da
responsabilidade da Consulting, unidade da
autonomia económica.
PRIMAVERA BSS especializada na conceção de
Sendo a maior instituição de ensino do país e
soluções integradas de gestão e na implementação de
o maior produtor de ciência em Portugal, com 69
estratégias de negócio inovadoras e ajustadas aos mais
unidades de investigação responsáveis por mais de
variados setores de atividade e em diversos contextos
20% dos artigos científicos portugueses indexados
culturais, legais e fiscais.
anualmente na ISI Web of Science, o desafio da gestão
privada e da autonomia implicava um amplo processo
de adequação do sistema de gestão, começando pela
Metodologia de Implementação PRIMAVERA,
utilização de um único ERP em todas as unidades
uma garantia de sucesso
orgânicas, reitoria e serviços autónomos da instituição,
de forma a garantir a uniformização de processos e a
globalização do modelo de gestão.
A implementação de um ERP é um processo
muito rigoroso que mexe com todas as rotinas
operacionais e com a informação de negócio própria
de cada organização. O planeamento meticuloso de todo
Implicações da gestão privada
o processo, desde a fase de análise, levantamento de
Com a conquista de autonomia, a Universidade do
Porto passou a deter a responsabilidade de executar os
seus orçamentos e planos plurianuais, liquidar e cobrar
receitas próprias, autorizar as suas próprias despesas e
fazer os seus pagamentos, bem como de gerir
livremente as verbas anuais que lhe são atribuídas no
Orçamento de Estado, transferindo valores entre
diferentes rubricas e capítulos orçamentais. A utilização
de saldos de gerência provenientes de dotações
transferidas do Orçamento de Estado é igualmente outra
decisão que cabe a cada conselho de gestão, no âmbito
requisitos, necessidades de customização, validação de
cenários, migração de dados, gestão da mudança,
formação de utilizadores e estabilização fazem parte
do modus operandi da PRIMAVERA Consulting que
baseia todos os seus projetos na Metodologia de
Implementação PRIMAVERA (MIP).
Este modelo é um standard de implementação
transversal que combina as melhores práticas para a
configuração de processos de negócio e aspetos
técnicos, assim como os mecanismos a adotar para
a fase de testes e formação dos utilizadores.
A MIP apresenta um conjunto de fases distintas,
da referida autonomia.
A possibilidade de criar empresas participadas a
100% é outra das possibilidades previstas na lei nº
62/2007, permitindo às instituições criar e gerir
empresas prestadoras de serviços complementares à
cobrindo todo o ciclo de vida de um projeto, desde a
sua conceção, até à estabilização, compilando de forma
muito clara informação vital para negócio, como a
descrição de todos os processos de cada uma das áreas
da empresa e seu mapeamento no sistema, bem como
sua atividade.
o circuito de interligações com outros processos das
restantes áreas.
O Projeto da Universidade do
Porto
Neste caso, o recurso à MIP foi decisivo para
consolidar um projeto global descentralizado, com
faculdades dispersas por diferentes Campus, seguidos
O projeto de implementação do software de
—5
White Paper
por equipas distintas e com algumas necessidades
inerentes ao próprio core business de cada uma das
faculdades. A unificação de um projeto desta dimensão,
A familiarização dos utilizadores com o sistema e com
com 16 unidades orgânicas distintas, separadas
as novas rotinas é
fisicamente, mas com total integração de dados só foi
uma fase de grande relevância em todo o projeto,
viável graças a esta metodologia de suporte a todos os
sendo determinante para a sua estabilização e
projetos. A colaboração, ao mais alto nível, dos
finalização.
responsáveis das várias faculdades/unidades orgânicas
Esta metodologia de trabalho conduziu a uma
foi igualmente fundamental em todas as fases, com
completa transparência dos processos, permitindo à
especial ênfase no levantamento de requisitos e na
organização rever toda a sua dinâmica num conjunto
validação de cenários.
de processos que são tratados de forma autónoma pelo
A uniformização de processos implicou alterações
profundas nas rotinas e nos procedimentos diários de
sistema, promovendo a estruturação e retenção da
informação empresarial.
algumas unidades orgânicas, sendo aqui fundamental
o papel dos consultores no acompanhamento e na
formação para a mudança.
A MIP contempla os percursos mais ajustados para que todos os projetos cheguem a bom porto
—6
White Paper
Integração global, mantendo a autonomia das
especialização e à área de ensino a que se dedica, numa
unidades orgânicas
simbiose destes processos inerentes ao know-how das
unidades orgânicas com um modelo macro partilhado
A integração de toda a informação com relevância
por toda a instituição.
para o negócio assume uma importância extrema no
processo de gestão de qualquer organização,
independentemente da área de atuação. No caso
Gestão académica, patrimonial, administrativa e
particular de uma instituição de ensino, essa integração
financeira numa única plataforma
assume um papel absolutamente fundamental, face às
especificidades de um negócio que implica uma gestão
simultânea do ano letivo e do ano contabilístico.
O principal objetivo do projeto da Universidade do
Porto passava por adotar um modelo de gestão global
em todas as unidades orgânicas, mantendo, no entanto,
a sua autonomia financeira e administrativa, através da
descentralização de vários processos com principal
enfoque na área da tesouraria. Apesar da implementação
de um modelo global, sem variantes de processos, foi
criado um modelo de descentralização das tesourarias
e dos serviços financeiros das diversas unidades
orgânicas, mantendo a sua autonomia em termos de
funcionamento operacional. O trabalho desenvolvido
permitiu adequar a máquina administrativa a cada
unidade orgânica, um fator decisivo na medida em
que o volume de processos é necessariamente distinto
se compararmos, por exemplo, a Faculdade de
Engenharia (FEUP) e a Faculdade de Medicina Dentária
(FMDUP). Naturalmente que as faculdades monocurso
têm sempre uma estrutura bastante mais reduzida que as
faculdades onde são lecionadas diferentes áreas.
Com a colaboração dos responsáveis de cada uma das
faculdades, foram identificados e mapeados para o ERP
PRIMAVERA todos os processos inerentes a cada uma
dessas unidades, de forma a manter a sua especificidade
operacional.
é necessário controlar um conjunto de informação
essencial como o número de vagas para cada curso,
as inscrições, permutas e pedidos de transferência, o
controlo dos pagamentos de propinas, a gestão do
pessoal docente e não docente, os projetos em curso
e seu financiamento, a atribuição de bolsas de estudo,
para além de muitos outros fatores que intervêm
diretamente no processo de gestão de uma instituição
desta natureza.
Com a implementação do ERP PRIMAVERA nas
diversas áreas de abrangência da Universidade do Porto
toda a informação presente nos vários sistemas
existentes na organização (software de gestão
académica, aplicação de gestão de recursos humanos…)
é vertida no ERP, permitindo a integração dos
movimentos com expressão contabilística na
contabilidade, na tesouraria, nas contas correntes, etc.
Esta rede de interligações permite criar uma cadeia de
relações entre processos das diversas áreas.
Assim, por exemplo, quando na área de Recursos
Humanos é processado o vencimento, é despoletada
informação para a contabilidade e para as contas
correntes, levando ao detalhe a distribuição dos dados
para a área de projetos, em articulação com o ERP,
automatizando um conjunto de tarefas que até então
tinham que ser executadas com a intervenção do
Esta descentralização administrativa e financeira
preconizada revelou-se crucial, permitindo a cada
faculdade manter processos inerentes à sua
—7
Esta é uma área de negócio complexa, em que
White Paper
utilizador.
Desta forma, a criação de um qualquer processo
fotocópia, este simples gesto tem implicações no
despoleta um conjunto de procedimentos. Por exemplo,
sistema de informação do ERP, pois esta é uma
a inscrição num curso gera um plano de pagamentos,
atividade com impacto fiscal. O IVA que é cobrado
que por sua vez gera uma referência multibanco e se o
no serviço de impressão tem que ser recolhido pelo
pagamento for efetuado de uma só vez, o sistema
sistema para posterior entrega ao estado.
distribuiu o valor pelas várias mensalidades definidas,
Recorrendo a potentes mecanismos de integração via
mantendo atualizado o estado do processo do aluno
Web Services, a solução de gestão da PRIMAVERA
e permitindo associar a esses dados uma transferência
integra com a plataforma que suporta toda a
de curso, um pedido de certificados, etc. Todos esses
componente de intranet e extranet da universidade,
circuitos passaram a ser executados automaticamente
tendo sido desenvolvidos sobre a mesma uma série de
pelo sistema de forma integrada, ou seja, com reflexo
aplicações que permitem à instituição uma completa
dessa informação em todas as áreas onde os dados se
webização dos seus serviços, promovendo uma grande
cruzam e têm relevância.
mobilidade. A resposta a essa necessidade passou pelo
O modelo desenvolvido pela PRIMAVERA
desenvolvimento de um modelo de Web Services de
Consulting para a Universidade do Porto permitiu que
integração, tendo por base um exímio trabalho de
todas as aplicações pudessem comunicar de um modo
levantamento de processos que culminou com a
uniforme com o ERP. Assim, existem na organização
integração, via Web, entre o ERP PRIMAVERA e
vários subsistemas que alimentam a plataforma de
os restantes sistemas numa única plataforma online.
gestão académica, que por sua vez integra com o ERP,
permitindo uma total fluidez de movimentos nas áreas
nucleares do sistema de gestão. Graças a esta relação
Desenvolvimentos à medida
intensa de dados, esta integração resultou na
disponibilização de múltiplos indicadores e mapas de
análise essenciais ao processo de controlo de gestão.
Apesar da transversalidade da solução da
PRIMAVERA, foi necessário desenvolver um conjunto
de mecanismos de resposta a rotinas e procedimentos
muito característicos quer da cultura organizacional,
Criação de um modelo de Web Services de
quer do próprio modelo de negócio pretendido, muito
integração
focado na necessidade de disponibilização de
São muitos os stakeholders que intervêm
diretamente com a instituição. Tanto os alunos como
os investigadores, os docentes e o pessoal não docente
interagem diretamente com o sistema, podendo
mecanismos de controlo operacional e orçamental.
Em resposta a essas necessidades, a equipa de
consultores da PRIMAVERA efetuou um conjunto
de desenvolvimentos à medida, sendo de destacar:
despoletar processos. A sua diversidade é de tal ordem
que pode começar na gestão de alojamentos e terminar
num simples serviço de impressão. A cada um destes
processos está associado um fluxo muito complexo,
que percorre as várias áreas do ERP com as quais existe
alguma correlação. Vejamos um caso aparentemente
simples: o sistema de impressão. Sempre que um
interveniente em qualquer um dos processos tira uma
—8
White Paper
Controlo financeiro dos projetos
Todo o trabalho da equipa de consultores da
PRIMAVERA e Parceiros associados ao projeto foi
orientado à área financeira, de forma a permitir um
controlo de gestão rigoroso. Nesse sentido, foi criada
de raiz uma área de Projetos que integra mecanismos de
controlo orçamental. Esta integração implicou um
grande volume de desenvolvimentos específicos de
modo a associar a cada projeto um conjunto de itens
Controlo global das unidades orgânicas
A área de tesouraria sofreu um conjunto de
como orçamento, versões de orçamentos, suspensão
adaptações com o objetivo de permitir um reforçado
de alterações ao orçamento, transições de saldo entre
controlo orçamental, bem como o controlo de
projetos e entre anos, exercícios, reclassificação de
permissões por unidade orgânica, o controlo de
rubricas e outros procedimentos que garantem um
documentos gerados nessas unidades e a classificação
elevado nível de controlo orçamental associado a cada
em tipos de contas correntes por unidade orgânica e tipo
projeto criado pelas unidades orgânicas.
de transação.
Foi assim efetuado um grande trabalho do ponto
Este conjunto de mecanismos incorporados na
de vista da estrutura que permitiu criar acumulados de
solução permitiu à unidade de controlo de gestão e
projetos, balancetes e outras análises na contabilidade,
auditoria da reitoria deter controlo sobre os processos,
fazendo deste módulo um autêntico repositório de
facilitando a avaliação de desempenho operacional e
informação passível de ser explorada de várias formas
financeiro quer da organização como um todo, quer de
e sob diversas perspetivas.
cada unidade orgânica de per si.
Para além do controlo orçamental dos projetos,
esta nova área veio também agilizar a relação com as
entidades financiadoras, permitindo um reporting
Centralização do processo de criação de Entidades
Numa instituição de grande dimensão, com várias
adequado. Toda a componente manual de controlo
unidades operacionais dispersas geograficamente, foi
de documentos elegíveis para determinado pedido de
necessário centralizar o processo de criação de
pagamento a uma entidade financiadora foi eliminada.
Entidades, com o propósito de reforçar a relação com
Assim, tudo o que era feito em Excel passou a ser
fornecedores e controlar o volume de informações
controlado automaticamente no sistema, permitindo
existentes na base de dados (que muitas vezes estava
saber quais os documentos lançados para cada projeto,
multiplicado pelo mesmo número de unidades
se o pedido de pagamento está em elaboração, se foi
orgânicas). Inserindo no sistema regras muito rígidas
enviado, se foi ou não rejeitado, ou saber qual a
de codificação, procurou-se otimizar o processo de
percentagem a reportar à entidade financiadora, entre
criação de Entidades. Por conseguinte, sempre que uma
muitas outras rubricas que garantem um conhecimento
nova Entidade é criada numa unidade orgânica, a
detalhado dos projetos em avaliação, em curso ou
mesma possa ser usada por toda a organização, com
finalizados.
repercussões nos respetivos destinos contabilísticos.
A integração online entre o ERP e o sistema de
A criação deste novo processo permitiu não só
gestão académica proporciona uma elevada
evitar a redundância de informação, como reforçar o
versatilidade e facilidade de intervenção dos vários
sentimento de pertença a uma instituição global.
stakeholders nos respetivos projetos. Desta forma,
os diretores de curso e responsáveis por projeto (que
podem fazer despesas, adquirir material para cursos ou
Agilização da resposta às questões fiscais
A elevada experiência da PRIMAVERA no setor
para um projeto financiado, etc.) têm a possibilidade de
do ensino permitiu a apresentação à Universidade do
intervir diretamente na execução do projeto. A partir do
Porto de estudos de viabilidade acerca da melhor opção
momento em que um interveniente faz um pedido,
de resposta às questões legais e fiscais vigentes.
o controlo orçamental entra em funcionamento.
Analisadas as possibilidades e implicações da existência
de apenas um único número de contribuinte ou os
—9
White Paper
correspondentes a cada unidade orgânica, optou-se por
gestão dos perfis de segurança e permissões teve de ser
uma solução que veio agilizar de forma significativa
customizada e todos os documentos com retenções de
todas as questões legais, centralizando na unidade de
IRS foram parametrizados. Este esforço de
controlo de gestão e auditoria a entrega das declarações
desenvolvimento trouxe um conjunto de garantias à
fiscais e oficiais. No caso do apuramento do IVA, foi
organização, na medida em que lhe permite gerir de
desenvolvido pela PRIMAVERA Consulting na
forma individualizada as retenções de IRS de cada
Universidade do Porto apresenta um grau de
unidade orgânica.
complexidade elevado por força da descentralização
da tesouraria ao nível dos pagamentos e recebimentos
(o sistema trata automaticamente dos pagamentos ou
dos recebimentos internos das unidades orgânicas, caso
Motivações para a escolha do
PRIMAVERA
tenham dinheiro a receber ou a pagar aos serviços
centrais de controlo). Nesse sentido foram
desenvolvidos mecanismos que permitem ao sistema
fazer automaticamente um apuramento global
(recolhendo informação nos vários apuramentos
unitários) com impacto imediato na tesouraria e nas
Antes de adotar o modelo de gestão fundacional, a
reitoria da Universidade do Porto e algumas das
faculdades que integram a instituição suportavam os
seus processos na solução PRIMAVERA AP, uma
ferramenta de gestão utilizada por várias universidades
do país, bem como pela grande maioria dos institutos
declarações oficiais.
A criação destes mecanismos de apuramento de
IVA com descentralização da tesouraria agilizou de
imediato todo este processo, permitindo que todas as
unidades orgânicas entregassem atempadamente as
suas declarações devidamente validadas pelos serviços
politécnicos, face à sua enorme capacidade de resposta
ao Plano Oficial de Contabilidade Pública para a
Educação. A resposta a dinâmicas próprias do setor
como a contratação pública, a orçamentação, a
cabimentação de despesas, a gestão do património
(Cadastro e Inventário dos Bens do Estado), o cálculo
centrais.
Para que estes apuramentos pudessem realizar-se
de forma sistémica e completamente transparente foi
necessário alterar alguns processos internos transversais
às várias unidades orgânicas e criar pontos de controlo
de comparticipações e sistemas de progressão e
avaliação, entre muitas outras, garantiam uma resposta
adequada às necessidades da organização.
A experiência de utilização do software de gestão
PRIMAVERA para a área da Administração Pública
no sistema.
(PRIMAVERA AP) há largos anos, quer na reitoria,
quer em algumas faculdades, deu à organização a
Retenções de IRS
segurança necessária para avançar com o projeto de
 Como gerir retenções de IRS em 16 tipos de
implementação do ERP PRIMAVERA em toda a
organização.
documentos diferentes?
Com a passagem ao modelo fundacional e
Apesar de pertencerem a uma organização global,
com um único número de contribuinte, as unidades
orgânicas têm o seu código próprio de fatura. Assim, foi
necessário garantir que cada unidade só acede e lança os
próprios documentos. Para tal, toda a componente de
consequente alteração da sua natureza jurídica, a
Universidade do Porto optou por implementar em todas
as unidades orgânicas o ERP PRIMAVERA
EXECUTIVE, uma solução de gestão global usada por
empresas de topo em vários países. A integração da
informação presente nos módulos nucleares do sistema
— 10
White Paper
de gestão, como sejam a Contabilidade, Tesouraria,
Imobilizado e Logística é uma das grandes mais-valias
Otimização do processo de controlo de gestão
A utilização de aplicações e processos distintos
desta solução, na medida em que promove uma gestão
em cada unidade orgânica apresentava entraves a uma
completamente centralizada de todas as áreas
gestão global. Com este projeto de globalização, todas
empresariais. A elevada extensibilidade e flexibilidade
as unidades passaram a usar uma única aplicação de
da plataforma tecnológica que aloja as soluções da
gestão académica que verte a informação relevante para
PRIMAVERA foi decisiva neste projeto, possibilitando
o ERP. Dessa forma, no início do ano letivo é aberto um
a integração numa única base de dados de toda a
plano de pagamento que é integrado na área financeira,
informação oriunda dos restantes subsistemas de
permitindo definir uma projeção de receitas
informação existentes na instituição.
especializadas por períodos e por tipologia de projetos
Com este projeto a Universidade do Porto acabou
/centro de controlo orçamental. Com a centralização da
com o formalismo rígido que estava implementado em
informação numa única plataforma que reflete a
todo o seu processo de gestão, uma característica muito
informação no ERP a unidade de controlo de gestão e
própria das organizações sujeitas ao Plano Oficial de
auditoria consegue ter informação global da
Contabilidade Pública e seus planos sectoriais,
universidade como um todo, do ponto de vista da gestão
nomeadamente o POC - Educação. Nesse sentido, os
diária, anual e mensal.
órgãos de governo e de gestão da Universidade do Porto
optaram por uniformizar o sistema de gestão nas 14
unidades orgânicas, bem como nos serviços de ação
Otimização do processo de reporting
A implementação da solução XLS Financial
social e reitoria, garantindo um maior controlo e
dotou a instituição de uma ferramenta de enorme
integração global dos processos.
utilidade para diretores financeiros e controllers, graças
ao acesso fácil e rápido à informação contabilística e
Melhorias Sentidas pela
Universidade do Porto
financeira da empresa, permitindo de uma forma muito
simples criar relatórios de gestão, nomeadamente
Demonstração de Resultados, Análise de Rácios e
outros indicadores comparativos plurianuais, essenciais
Redução do Custo Total de Propriedade (TCO)
A implementação da solução de gestão da
PRIMAVERA permitiu à organização elevados ganhos,
nomeadamente ao nível da redução do Custo de
ao processo de tomada de decisão. O desenvolvimento
de uma área de projetos com rígidos mecanismos de
validação e controlo permitiram agilizar também o
processo de reporting às entidades financiadoras.
Propriedade dos sistemas de informação, graças à
uniformização do ERP em todas as unidades orgânicas.
Transparência e automatização de processos
Todos os processos da Universidade Porto estão
Agilização da resposta à fiscalidade
Com o desenvolvimento de um complexo
processo de apuramento de IVA e de retenção de IRS,
todas as unidades orgânicas entregaram as respetivas
declarações atempadamente e devidamente validadas
pelos serviços centrais, algo que anteriormente nunca
se tinha verificado na instituição.
— 11
documentados em manuais de processos num sistema de
informação, promovendo a sua transparência, bem como
a retenção do conhecimento na organização.
Paralelamente, a automatização de inúmeras atividades
que eram previamente desenvolvidas de forma manual
permitiu à instituição obter ganhos de produtividade
significativos.
White Paper
Testemunho
A Universidade do Porto é a maior
“Este projeto é uma aposta clara na
instituição de ensino e investigação científica
eficiência e rigor dos processos e na
portuguesa. Com 14 faculdades e uma Business
modernização da gestão universitária, fatores
School disponibiliza mais de 700 programas de
essenciais para o desenvolvimento sustentado. A
formação, frequentados por cerca de 31 mil alunos.
solução de gestão PRIMAVERA dá-nos uma visão
A implementação do ERP PRIMAVERA permitiu
integrada e em tempo real de toda a atividade da
uma gestão global da instituição, bem como
Universidade e é fundamental para a criação de
responder às necessidades de gestão associadas
sinergias e partilha de processos vitais a uma
à passagem ao regime fundacional.
gestão rigorosa”.
José Marques dos Santos
Reitor da Universidade do Porto
— 12
White Paper
Soluções Implementadas
ERP
Outras soluções
 Contabilidade
 PRIMAVERA Fiscal Reporting Manager
 Contactos e Oportunidades
 XLS Financial
 Equipamentos e Ativos
 Logística
 Motores de Integração
 Projetos/Obras
 Tesouraria
— 13
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