Pró-Reitoria de Graduação
Curso de Comunicação Social
Trabalho de Conclusão de Curso
Pró-Reitoria de Graduação
Curso de Comunicação Social
Trabalho de Conclusão de Curso
MESPE
Manual de Eventos Sustentáveis para Pequenos
Empreendedores
Autora: Thalita Pereira Mattos
Orientador: Prof.ª Dr.ª Sheila Costa Oliveira
utora: Thalita Pereira Mattos
ientador: Prof.ª Dr.ª Sheila Costa Oliveira
Brasília - DF
2013
1
Brasília - DF
THALITA PEREIRA MATTOS
MESPE - MANUAL DE EVENTOS SUSTENTÁVEIS PARA PEQUENOS
EMPREENDEDORES
Trabalho apresentado ao curso de
Graduação de Comunicação Social –
Publicidade
e
Propaganda
pela
Universidade Católica de Brasília, como
requisito parcial para obtenção do Título
de Bacharel em Comunicação Social.
Orientadora: Prof.ª. Dr.ª Sheila da Costa
Oliveira.
Brasília
2013
2
Trabalho de autoria de Thalita Pereira Mattos, intitulado “MESPE – MANUAL DE
EVENTOS
SUSTENTÁVEIS
PARA
PEQUENOS
EMPREENDEDORES”,
apresentada como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em
Comunicação Social da Universidade Católica de Brasília, em 22 de junho de 2013,
defendida e aprovada pela banca examinadora abaixo assinada:
__________________________________________________________
Prof.ª. Dra. Sheila da Costa Oliveira
Orientadora
_________________________________________________________
Prof. Dra. Karina Gomes Barbosa da Silva
__________________________________________________________
Prof. Msc. Fernanda Vasques Ferreira
Brasília
2013
3
Dedico este trabalho a todos que
procuram trazer cada vez mais a
sustentabilidade, não importando os seus
limites, para a nossa realidade. A todos
que buscam e aos que já encontraram na
área de eventos um grande motivo para
levar o diferencial até as pessoas.
4
AGRADECIMENTOS
Ao Ser onisciente, onipresente e onipotente que fez com que eu descobrisse o meu
talento e que nele eu poderia levar um pouco mais de felicidade às pessoas.
Àquele que se tornou um anjo invisível e que me guia sempre, meu grande pai.
Àquela que é eu anjo visível, pequena no tamanho e enorme de coração, minha
grande mãe.
À Professora Orientadora Sheila Costa pela sua dedicação, amor, paciência e
puxões de orelha que teve comigo em todos os momentos.
Ao Rodrigo Bacelar, Digão, grande amigo da vida que me acompanha desde os
meus 12 anos e que, brincando e sorrindo me disse o que era necessário dizer.
Obrigada pela sua amizade e pela sua contribuição nessa etapa da minha vida.
À todos que direta ou indiretamente me apoiaram, me incentivaram e me deram
forças para continuar.
Meus sinceros agradecimentos.
5
RESUMO
MATTOS, Thalita Pereira. MESPE - Manual de Eventos Sustentáveis para
Pequenos Empreendedores. 2013. 50 páginas. Curso de Comunicação Social –
Universidade Católica de Brasília, Brasília, 2013.
O presente trabalho consiste na elaboração de um manual de eventos sustentáveis,
área que tem aumentado a demanda a cada dia que passa e que, apesar dessa
grande demanda, possui poucas referências sobre o assunto. Para tanto, foram
procuradas informações sobre o perfil do micro e pequeno empreendedor do Distrito
Federal e realizadas pesquisas sobre os universos de empreendedorismo, eventos e
sustentabilidade para que obtenção de dados e informações que viriam a compor o
manual.
O MESPE – Manual de Eventos Sustentáveis para Pequenos Empreendedores tem
como objetivo auxiliar todos àqueles que buscam referências sobre eventos e que os
pequenos empreendedores, principalmente os pequenos empreendedores do
Distrito Federal.
Palavras-chave: empreendedorismo, eventos, sustentabilidade, manual, pequeno
empreendedor, planejamento.
6
ABSTRACT
This work consists of the preparation of a manual of sustainable events, an area that
has increased demand with every day that passes and that despite this huge
demand, has few references on the subject. Thus, we sought information on the
profile of the micro and small entrepreneurs in the Federal District and conducted
research on the worlds of entrepreneurship, events and sustainability to obtain data
and information that would compose the manual.
The MESPE - Sustainable Events Guide for Small Entrepreneurs aims to assist all
those who seek references about events and small entrepreneurs, especially small
entrepreneurs of the Federal District.
Key words: entrepreneurship, events, sustainability, manual, small entrepreneur,
planning
7
SUMÁRIO
1.
INTRODUÇÃO ............................................................................................................. 10
1.1
JUSTIFICATIVA ..............................................................................................................10
1.2
PROBLEMÁTICA ............................................................................................................12
1.3
OBJETIVOS ....................................................................................................................15
1.3.1
Geral ........................................................................................................................15
1.3.2
Específicos .............................................................................................................15
1.4
2.
PÚBLICO-ALVO..............................................................................................................15
EMPREENDEDORISMO .............................................................................................. 16
2.1
O QUE É EMPREENDEDORISMO? ............................................................................16
2.2 MICRO E PEQUENO EMPRESÁRIO: QUAL A DIFERENÇA? ......................................17
3.
4.
5.
2.3
O EMPREENDEDORISMO NO BRASIL ......................................................................17
2.4
PERFIL DO EMPREENDEDOR NO DF .......................................................................19
2.5
POR QUE UM MANUAL? ..............................................................................................20
SUSTENTABILIDADE .................................................................................................. 20
3.1
O QUE É SUSTENTABILIDADE? .................................................................................20
3.2
ÂMBITOS/DIMENSÕES DA SUSTENTABILIDADE ...................................................22
3.3
A SUSTENTABILIDADE NO BRASIL (IDS – IBGE)....................................................23
EVENTO ....................................................................................................................... 25
4.1
O QUE É EVENTO? .......................................................................................................25
4.2
CLASSIFICAÇÃO ...........................................................................................................26
4.3
TIPOS DE EVENTO .......................................................................................................28
4.4
NÚCLEO COMUM DOS EVENTOS .............................................................................29
4.5
SUSTENTABILIDADE EM EVENTOS ..........................................................................29
4.5.1
Sustentabilidade Ambiental ................................................................................29
4.5.2
Sustentabilidade Econômica ..............................................................................30
4.5.3
Sustentabilidade Organizacional .......................................................................30
4.5.4
Sustentabilidade Social .......................................................................................31
4.5.5
Sustentabilidade Mercadológica ........................................................................31
MANUAL ...................................................................................................................... 31
8
5.1
CONCEITO......................................................................................................................31
5.2
TIPOS ..............................................................................................................................32
5.3
MODELOS .......................................................................................................................32
5.4
VANTAGENS DE UM MANUAL ....................................................................................32
5.5
RISCOS E INCONVENIENTES DE MANUAIS ATUALMENTE DISPONÍVEIS........33
5.6
DESCRIÇÃO DO MODO COMO ESSE MANUAL FOI MONTADO ..........................34
5.7
DESCRIÇÃO TÉCNICA DO DOCUMENTO ................................................................34
5.8
POSSÍVEIS MODOS DE DIVULGAÇÃO .....................................................................34
6.
O PROJETO GRÁFICO ............................................................................................... 35
7.
DIÁRIO DE BORDO ..................................................................................................... 35
8.
CONCLUSÃO............................................................................................................... 41
9.
REFERÊNCIAS ............................................................................................................ 42
10. APÊNDICE ................................................................................................................... 44
9
1.
INTRODUÇÃO
Eventos são acontecimentos que reúnem pessoas que possuem objetivos em
comum. A crescente demanda pelos eventos tem feito com que as pessoas
procurem referências a respeito do assunto, porém, apesar da grande procura, ainda
são poucas as fontes de informação, principalmente no que diz respeito aos eventos
sustentáveis.
Todo evento busca atrair a atenção do público – seja ela uma ideia, um novo
produto, um reforço de marca – através de ações que se bem planejadas e
executadas, irão trazer resultados positivos à empresa. Porém cada evento possui
sua característica, podemos dizer que são únicos. Eles são diferentes pelo públicoalvo, objetivos, abrangência, etc. Por isso é importante saber qual o tipo de evento
será feito para poder tomar as várias outras decisões.
O
MESPE
–
Manual
de
Eventos
Sustentáveis
para
Pequenos
Empreendedores tem como objetivo auxiliar todos àqueles que buscam referências
sobre eventos e que os pequenos empreendedores, principalmente os pequenos
empreendedores do Distrito Federal.
1.1
JUSTIFICATIVA
Criar e transformar ideias em eventos não é uma tarefa simples. É necessário
ter paciência e bastante organização já que cada evento possui sua própria
característica. Um evento, se bem organizado, pode trazer grandes benefícios para
um empreendimento independente do seu porte e os profissionais da área de
relações públicas já tem ciência desse potencial. Porém, atualmente é bastante
comum que profissionais de áreas como recursos humanos, marketing, hotelaria,
turismo e vários outras, busquem referências, uma vez que perceberam que seus
empreendimentos podem ser realizados através dos eventos e que isso pode
agregar valores ao seu negócio.
Em pleno século XXI ainda enfrentamos a falta de referências no segmento
de eventos, mesmo existindo cursos voltados para esse campo em várias
10
instituições de ensino. É ainda mais escassa quando o assunto é evento
sustentável. São poucos os livros e alguns poucos sites que se dedicam ao tema.
Os eventos sustentáveis tendem a crescer a cada dia que passa, já que as
pessoas estão se tornando mais conscientes sobre a realidade que as cercam,
principalmente por meio das consequências das catástrofes ambientais, causadas
por ações humanas insustentáveis, que afetam as nossas vidas direta ou
indiretamente.
Essa percepção faz com que consumidores procurem por produtos e/ou
serviços sustentáveis, forçando as empresas a alterarem ou mudarem os seus
processos rapidamente. Caso contrário, correm o enorme risco de verem suas
vendas e lucros caírem rapidamente.
Pequenos empreendedores também já começaram a perceber essa
necessidade, tanto através da melhora do desempenho do trabalho de seus
funcionários, a partir do momento que a sustentabilidade organizacional é aplicada,
quanto através da redução de custos em curto, médio e longo prazo, quando a
sustentabilidade ambiental é aplicada por meio de ações como reciclagem de
papeis, alumínio e outros materiais que podem ter retorno financeiro (algumas
cooperativas compram esses materiais) e de economia de energia, com o uso de
lâmpadas brancas ou de LED. Isso significa que eles estão procurando melhorar o
próprio negócio.
Além desse panorama, a vontade pessoal de trabalhar na área de eventos,
universo com que comecei a ter contato com aproximadamente 15 anos, cresceu. Ali
iniciou a percepção de que, através dos eventos, poderia levar - e deixar - algo novo
e construtivo na vida das pessoas. Procurando por referências e agrupada com a
necessidade que senti de trabalhar com a sustentabilidade, percebi a carência desse
tipo de material e procurei viabilizar o desenvolvimento de um material sobre o tema
para esses empreendedores.
11
1.2 PROBLEMÁTICA
A finalidade do MESPE é ser um diferencial dentro do universo dos manuais e
dos eventos, sendo que seu foco principal é ser um facilitador para as práticas
sustentáveis na área dos eventos, desde a sustentabilidade ambiental até a
sustentabilidade organizacional.
Através das experiências frequentes que temos com manuais, observamos
que:
•
a linguagem é quase sempre muito complicada;
•
a leitura se torna “chata” e cansativa;
•
por diversas vezes notamos que as instruções são confusas;
•
o formato do manual não auxilia (vem muito dobrado);
•
leitura.
por vezes o tamanho da fonte utilizada é muito pequena e dificulta a
Com essa análise, é notável que na maioria dos casos os manuais não
cumprem seu papel fundamental: dar informações específica a respeito de eventos
sustentáveis de forma clara e objetiva, de maneira que tenha um resultado positivo
ao final.
A ideia de criar um Manual de Eventos Sustentáveis para Micro e Pequenos
Empresários é um diferencial nesse tipo de material e surgiu da necessidade de
orientar as pessoas, principalmente empreendedores, a executar esse tipo de
evento além de desmistificar a existência da sustentabilidade somente no que refere
a ecologia. Assim, para abordar de maneira eficiente este assunto, realizamos
pesquisas sobre o Perfil do Empreendedor no Distrito Federal juntamente com a
referências sobre o desenvolvimento sustentável do país e os principais elementos
para planejar e executar um evento.
Segundo o Sebrae, em estudo em parceria com o Instituto Fecomércio no ano
de 2009, no Distrito Federal a maioria dos micro e pequenos empreendedores são
mulheres (52,4%), com idade media abaixo dos 30 anos (36%). Além disso, desses
empreendedores 37% cursou o ensino médio e 31,3% possuem renda de até dois
12
salários mínimos. Este perfil nos mostra a necessidade de elaborar um manual que
tenha linguagem fácil para que cumpra o seu principal papel, o de orientar, já que a
redação de manuais é extremamente polêmica e por várias vezes, trazem termos
extremamente técnicos que dificultam a compreensão, acabando por gerar prejuízos
ao final do processo.
O desenvolvimento sustentável do Brasil foi traçado pelo IBGE - Instituto
Brasileiro
de
Geografia
Desenvolvimento
“disponibilizar
um
e
Estatística
Sustentável:
sistema
Brasil
de
-
2010
informações
na
que
publicação
tem
para
o
como
Indicadores
objetivo
de
geral
acompanhamento
da
sustentabilidade do padrão de desenvolvimento do país” (2010, pág. 9). Neste
estudo, foram analisados mais de 50 aspectos (como emissão de gases, taxa de
crescimento da população, PIB, gastos com pesquisas e desenvolvimento, etc.) que
são ligados direta ou indiretamente ao desenvolvimento sustentável do país e que
foram agrupados em quatro grandes grupos: ambiental, social, econômico e
institucional.
Os elementos abordados neste manual serão os necessários para que um
evento sustentável tenha sucesso, tais como: quais os tipos de eventos, o que deve
ser feito antes (planejamento e organização), durante (execução) e depois de um
evento (avaliação/replanejamento).
Segundo Calaça, um evento pode ser entendido como sendo um
acontecimento, previamente planejado, visando atingir resultados definidos junto ao
seu público alvo. (2003, p. 10).
A proposta aqui é instruir o empreendedor de
maneira fácil sobre cada etapa do processo de produção de um evento para que, ao
final, ele traga resultados positivos para seu empreendimento seja em aumento de
vendas, maior fidelização, conscientização dos seus clientes, etc.
Além disso, duas eram as propostas iniciais no que diz respeito ao formato
final do manual. Qual atingiria melhor o objetivo? O material digital ou o material
impresso? Foi feita então uma Análise SWOT - Strengths (Forças), Weaknesses
(Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) - onde foram
detectados os pontos fontes e fracos de cada tipo de material, conforme tabela
abaixo:
13
Manual Digital
Forças




Fraquezas

Menor custo;
Sem gasto de material gráfico:
tinta, papel, energia, água, etc.
Maior acessibilidade na
internet;
Inversão do fluxo de pesquisa:
primeiro na internet, depois nos
livros.

Oportunidades


Falta de acesso por parte de alguns
empreendedores (não possuem este
hábito por algum motivo);
Perda da sensação física: compra,
manuseio, cheiro, etc.
Ameaças

Rápida difusão da informação;
Publicar profissionalmente.
Direitos autorais.
Manual Impresso
Forças


Maior acessibilidade;
Maior visibilidade.
Fraquezas


Maior custo;
Gasto de material gráfico: tinta, papel,
energia, água, etc.
Maior impacto ambiental.

Oportunidades




Divulgar o trabalho;
O mercado necessita de algo
para
orientar
pequenos
empresários;
Colocar
em
prática
os
conhecimentos
adquiridos
durante o curso;
Realizar contato com fundos de
apoio.
Ameaças

Inversão do fluxo de pesquisa:
primeiro na internet, depois nos livros.
14
A conclusão após ambas as análises é de que a publicação do material
impresso nos apresenta menor risco, já que possibilita maior aplicação dos
conceitos aprendidos durante o curso e que, além de ter maior visibilidade, atende
ao empreendedor no que diz respeito à acessibilidade.
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Geral
Confeccionar
um
Manual
de
Eventos
Sustentáveis
para
Pequenos
Empreendedores - MESPE - buscando atender às necessidades do público-alvo,
micro e pequenos empresários do Distrito Federal, viabilizando assim a realização
de eventos sustentáveis (sejam de cunho social, ecológico, organizacional e etc.), de
uma forma simplificada e eficaz, fornecendo para as mesmas diretrizes ou princípios
de como estruturar seus eventos de modo sustentável.
O MESPE será feito não apenas como objeto de estudo, mas também com a
pretensão de futuras publicações e distribuição em livrarias, sindicatos e empresas.
1.3.2 Específicos
•
Preencher uma lacuna informacional a respeito da realização de
eventos sustentáveis;
•
Mostrar que a sustentabilidade vai além do aspecto ambiental e que
também existem formas de aplicar tal sustentabilidade nos eventos, sem deixar de
lado a criatividade, o bem-estar e o aspecto econômico;
•
Viabilizar a realização de eventos sustentáveis por parte dos micros e
pequenos empreendedores buscando alternativas que supram suas necessidades.
1.4 PÚBLICO-ALVO
Este material é destinado a empreendedores, principalmente micro e
pequenos empresários, do Distrito Federal que tenham interesse em realizar
eventos preferencialmente sustentáveis, nas suas principais dimensões.
15
2.
EMPREENDEDORISMO
2.1 O QUE É EMPREENDEDORISMO?
O mundo muda a todo instante e essas transformações ocorrem em curtos
espaços de tempo, principalmente no século XX, onde grande parte das invenções
criadas mudaram radicalmente o estilo de vida das pessoas. Invenções essas feitas
por pessoas que arriscam, questionam, querem algo diferente. Enfim, são visionárias
e empreendem, são empreendedores.
Segundo Pombo (2003), empreendedor é um realizador que produz novas
ideias através da congruência entre criatividade e imaginação. Em geral é motivado
pela autorrealização e pelo forte desejo de assumir responsabilidades e de ser,
principalmente, independente. Empreendedor é, enfim, aquela pessoa que pensa
sempre à frente, imagina antes das demais pessoas e parte para ação fazendo com
que esse sonho se torne realidade.
Alguns
conceitos
administrativos
predominaram
no
século
passado,
consequência dos contextos culturais, sociopolíticos, culturais, etc. Segundo a
evolução histórica das teorias administrativas no início do século, até a década de
20, foi o movimento de racionalização do trabalho; na década de 1930, o movimento
de relações humanas. O movimento do funcionalismo estrutural predominou as
décadas de 1940 e 1950; na década de 1960, o movimento dos sistemas abertos;
na década de 1970 e 1980, o movimento das contingências ambientais. Atualmente
não
há
um
movimento
predominante,
porém,
tem se
dado
crédito
ao
empreendedorismo, mudando cada vez mais a maneira de fazer negócios no mundo
atual. A função do empreendedor, que sempre foi fundamental, agora tem se
intensificado por conta do grande avanço tecnológico e se faz necessário um grande
número de empreendedores, inclusive para sustentar a outros empreendedores.
E então, o que vem a ser empreendedorismo? A palavra “empreender” tem
origem no latim imprehendere e é definida pelo Dicionário Michaelis como a ação de
tentar e iniciar algo, de pôr em execução, de realizar. Já a palavra
empreendedorismo tem origem da tradução livre da palavra da língua inglesa
entrepreneurship. Empreender nos transporta à ação de quem “faz acontecer”, que
utiliza suas habilidades a fim de realizar algo que tenha valor para a sociedade e,
16
principalmente, para si. Fernando Dolabela, um dos maiores percursores do
empreendedorismo no Brasil, apud Mariano e Mayer (2008, p.66), diz que:
“há muitas definições do termo empreendedor, principalmente
porque são propostas por pesquisadores de diferentes campos,
que utilizam os princípios de suas próprias áreas de interesse
para construir o conceito. (...) os economistas, associarmos
empreendedor à inovação, e os comportamentalistas, que
enfatizam aspectos atitudinais, com a criatividade e a intuição.”
Podemos então dizer que empreendedorismo é o envolvimento simultâneo de
pessoas e processos que transforma ideias em oportunidades. Essas oportunidades,
quando são implantadas de maneira correta, geram negócios bem sucedidos.
2.2 MICRO E PEQUENO EMPRESÁRIO: QUAL A DIFERENÇA?
A Lei Geral para Micro e Pequenas Empresas, de dezembro de 2006, diz que
são consideradas microempresas aquelas que possuem faturamento máximo de R$
240.000,01, e pequenas empresas as que faturam entre R$ 240.000,01 a R$ 2,4
milhões anuais. Dentro desses parâmetros, as empresas tendem a ter vantagens
fiscais como a inclusão no Super Simples (Sistema Integrado de Pagamento de
Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte),
desde que não exerçam nenhuma atividade que seja impedida de participar do
regime e atendam os requisitos previstos na lei LC 123/2006, de 14.12.2006.
2.3 O EMPREENDEDORISMO NO BRASIL
No Brasil, somente a partir dessa década 90, quando a SOFTEX e o Sebrae
foram finalmente criados, é que o empreendedorismo começou a ter forma. Antes de
1990, empreendedorismo e criação de empresas não eram assuntos tão falados.
Além disso, tanto a economia quanto a política do país não eram propícias para a
atividade e a pessoa interessada (empreendedor) quase não encontrava
informações que a ajudariam durante a caminhada. Mas isso não significa que não
existiam empreendedores, pelo contrário, existiram muitos visionários que atuaram
dentro de um cenário escuro, fazendo o seu melhor.
17
Com a entrada da Lei Geral da Micro e Pequena Empresa e da Lei do
Microempreendedor
Individual,
em
2007
e
em
2008
respectivamente,
o
empreendedorismo ganhou mais força e destaque. Hoje, sabemos que o Sebrae é
um dos órgãos mais conhecidos no que diz respeito aos pequenos empresários
brasileiros, oferecendo-lhes suporte para iniciar a empresa além das consultorias
que auxiliam na solução de problemas nos negócios. Este órgão tem implantado a
cultura do empreendedorismo em universidades com o projeto Desafio SEBRAE,
que objetiva a criação e administração de uma empresa virtual.
A SOFTEX foi criada para ampliar o mercado das empresas de software
através da exportação e incentivar a produção nacional por meio de projetos que
capacitavam empresários de informática em gestão e tecnologia dos empresários de
informática. A partir de programas criados junto a incubadoras, universidades e
cursos de das várias áreas da informática, foi possível popularizar no país termo
como plano de negócios, o business plan, antes ignorados pelos empresários.
Mesmo com pouco tempo, o Brasil mostra que pode e mostra ações que
objetivam desenvolver um dos maiores programas de ensino de empreendedorismo.
Como exemplo, Dornellas (2008) cita:
a.
Programas SOFTEX e Genesis (Geração de Novas Empresas de
Software, Informação e Serviços), criados na década de 90 e que apoiavam
atividades de empreendedorismo, estimulando o ensino da disciplina nos
cursos juntamente com a geração de start-ups, as novas empresas de
software.
b.
Programa Brasil Empreendedor do Governo Federal que visava
capacitar mais de 6 milhões de empreendedores em todo o Brasil. Este
programa investiu 8 bilhões de reais e vigorou de 1999 a 2002.
c.
Programas como Empretec e Jovem Empreendedor do Sebrae,
direcionados à capacitação do empreendedor e que são os mais procurados.
d.
Cursos e programas criados nas universidades para ensinar o
empreendedorismo, como no estado de Santa Catarina com o programa
Engenheiro Empreendedor. Além do programa Ensino Universitário de
Empreendedorismo da CNI (Confederação Nacional das Indústrias) e do IEL
18
(Instituto Euvaldo Lodi) que visa difundir o empreendedorismo no ensino
superior de todo o país, em mais de 200 instituições.
e.
E enfim, o enorme crescimento do movimento de incubadoras de
empresas no Brasil. Dados da ANPROTEC (Associação Nacional de
Entidades Promotoras de Empreendimentos de Tecnologias Avançadas) nos
informam de haviam mais de 400 incubadoras ativas no país no final de 2008.
No relatório executivo do GEM (Global Entrepreneurship Monitor) de 2010, a
cada
100
pessoas,
aproximadamente
18
desenvolviam
alguma
atividade
empreendedora no Brasil, isto é, havia mais de 21,1 milhões de pessoas envolvidas
na criação e/ou no desenvolvimento de novos negócios, a maior taxa desde que a
pesquisa GEM começou a ser realizada no país.
Foi observado que ocorreu um aumento das diferentes Taxas de
Empreendedores: novos, nascentes ou estabelecidos e, além disso, a Taxa de
Empreendedores
por
Necessidade
diminuiu,
caindo
de
5,9%
para
5,4%
principalmente por conta da economia que vem crescendo a cada ano com base no
mercado interno, a expressiva expansão do emprego, formal no Brasil e da
diminuição da Taxa de Desocupação da população economicamente ativa das
principais regiões metropolitanas a níveis historicamente reduzidos. Esses mesmos
fatores também explicam a Taxa de Empreendedores por Oportunidade, que
aumentou em todas as faixas de níveis de escolaridade.
Apesar disso e das condições macroeconômicas estarem favorecendo o
empreendedorismo no Brasil se faz necessário que as políticas de apoio,
infraestrutura e capital formal para os negócios evoluam já que as altas taxas de
empreendedorismo brasileiro se devem muito mais ao ambiente social e cultural do
que às condições favoráveis para empreender.
2.4 PERFIL DO EMPREENDEDOR NO DF
Segundo o SEBRAE, em estudo em parceria com o Instituto FECOMÉRCIO
no ano de 2009, no Distrito Federal a maioria dos micro e pequenos
empreendedores são mulheres (52,4%), com idade media abaixo dos 30 anos
19
(36%). Além disso, desses empreendedores 37% cursaram o ensino médio e 31,3%
possuem renda de até dois salários mínimos.
Este perfil nos mostra a necessidade de elaborar um manual que tenha
linguagem fácil para que cumpra o seu principal papel, o de orientar, já que a
redação de manuais é extremamente polêmica e por várias vezes, trazem termos
extremamente técnicos que dificultam a compreensão, acabando por gerar prejuízos
ao final do processo.
2.5 POR QUE UM MANUAL?
A ideia de criar um Manual de Eventos Sustentáveis é um diferencial nesse
tipo de material e surgiu da necessidade de orientar as pessoas, principalmente
pequenos empreendedores, a executar esse tipo de evento, além de desmistificar a
existência da sustentabilidade somente no que refere à ecologia. Assim, para
abordar de maneira eficiente este assunto, realizamos pesquisas sobre o Perfil do
Empreendedor no Distrito Federal, juntamente com as referências sobre o
desenvolvimento sustentável do país e os principais elementos para planejar e
executar um evento.
3.
SUSTENTABILIDADE
3.1 O QUE É SUSTENTABILIDADE?
Atualmente, muito tem se falado em sustentabilidade no âmbito eco
ambiental, ou seja, em ações que visam trazer menos impacto ao meio ambiente de
forma que este mantenha o equilíbrio – esgotado pelo ser humano – sem a
interferência de outros. Porém a sustentabilidade possui outros campos.
Segundo o Minidicionário da Língua Portuguesa Silveira Bueno (2000),
sustentabilidade é algo que tem a qualidade de ser sustentável. Para Cabrera
(2009),
“trata-se de um conceito sistêmico, ou seja, ele correlaciona e integra de
forma organizada os aspectos econômicos, sociais, culturais e ambientais
da sociedade. A palavra-chave é continuidade — como essas vertentes
podem se manter em equilíbrio ao longo do tempo.”
20
A primeira pessoa a utilizar o termo “sustentabilidade” foi a norueguesa Gro
Brundtland, ex-primeira ministra da Noruega, em 1987 quando presidente da
Comissão Mundial sobre Meio Ambiente e Desenvolvimento, da ONU – Organização
das Nações Unidas. Nesse ano, Gro publicou o Relatório, o documento intitulado
Nosso Futuro Comum (Our Common Future) onde o conceito de sustentabilidade é
“…o desenvolvimento que satisfaz as necessidades presentes, sem comprometer a
capacidade das gerações futuras de suprir suas próprias necessidades.”
Dentre as medidas propostas, estão:

Limitação do crescimento populacional;

Garantia de recursos básicos (água, alimentos, energia) em longo
prazo;

Preservação da biodiversidade e dos ecossistemas;

Diminuição do consumo de energia e desenvolvimento de tecnologias
com uso de fontes energéticas renováveis;

Aumento da produção industrial nos países não-industrializados com
base em tecnologias ecologicamente adaptadas;

Controle da urbanização desordenada e integração entre campo e
cidades menores;

Atendimento das necessidades básicas (saúde, escola, moradia).
O Relatório critica o modelo de desenvolvimento adotado por países
industrializados e que é reproduzido por países em desenvolvimento. Além disso,
mostra a incompatibilidade entre desenvolvimento sustentável e os padrões de
produção e consumos vigentes.
O conceito de sustentabilidade é muito maior do que o simples fato de
explicar a realidade, uma vez que se faz necessárias aplicações práticas. É
necessária uma análise profunda do passando, presente e futuro para aprofundar no
conceito. A sustentabilidade é assim, multidimensional. Possui interdependências
entre as dimensões e compõe o sistema no qual o ser humano está inserido.
21
3.2 ÂMBITOS/DIMENSÕES DA SUSTENTABILIDADE
Para algumas pessoas, muitas vezes o termo sustentabilidade muitas vezes
remete a conceitos puramente econômicos. Já para outras, remete somente a
conceitos ecológicos. Porém é muito mais que isso: reflete a habilidade que as
pessoas tem se se manter sem comprometerem existência e a permanência de
outras pessoas.
Segundo a ONU - Organização das Nações Unidas - são quatro dimensões
para atuação sustentável:
• Dimensão Social – Diz respeito à diversidade, empoderamento de grupos
populacionais anteriormente excluídos socialmente, incentivo à resolução
pacífica de conflitos e convivência saudável tanto na família e quanto
sociedade.
• Dimensão Econômica – Aborda o equacionamento dos recursos naturais
investidos na produção de bens e serviços visando a sustentabilidade
econômica, além da justiça no acesso ao sustento familiar e pessoal e
economia solidária e responsável.
• Dimensão Ecológica – Analisa a relação do homem com a natureza,
verificando formas de mitigar ou acabar com o impacto decorrente da
relação e repensar as estruturas e iniciativas que reforçam e representam a
mútua dependência.
• Visão de Mundo – Também é chamada de visão holística e faz referência
à relação do homem consigo mesmo, a espiritualidade que mantém, as
relações que estabelece com outros seres vivos juntamente com a
demonstração a ética e a responsabilidade que deve existir nas ações.
Ser sustentável então é pensar e agir de maneira que os impactos nessas 4
dimensões sejam o menor possível.
Segundo Mendes, Sachs acrescenta a estas mais três dimensões:
22

Sustentabilidade espacial ou territorial - busca de equilíbrio na configuração
rural-urbana e melhor distribuição territorial dos assentamentos humanos e
atividades econômicas; melhorias no ambiente urbano; superação das
disparidades inter-regionais e elaboração de estratégias ambientalmente
seguras para áreas ecologicamente frágeis a fim de garantir a conservação
da biodiversidade e do ecodesenvolvimento.

Sustentabilidade cultural - respeito à cultura de cada local; garantindo
continuidade e equilíbrio entre a tradição e a inovação.

Sustentabilidade política - no âmbito nacional baseia-se na democracia,
apropriação universal dos direitos humanos; desenvolvimento da capacidade
do Estado para implementar o projeto nacional em parceria com
empreendedores e em coesão social. No aspecto internacional tem sua
eficácia na prevenção de guerras, na garantia da paz e na promoção da
cooperação internacional e na aplicação do princípio da precaução na gestão
do meio ambiente e dos recursos naturais; prevenção da biodiversidade e da
diversidade cultural; gestão do patrimônio global como herança da
humanidade; cooperação científica e tecnológica internacional.
Por fim, a dimensão psicológica é incorporada ao estudo devido a relacionar o ser
humano às dimensões culturais, sociais, políticas e econômicas.
3.3 A SUSTENTABILIDADE NO BRASIL (IDS – IBGE)
No Brasil, a palavra tem ganhado mais força a cada dia. Em setembro de
2010, o IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – publicou o estudo
Indicadores de Desenvolvimento Sustentável, o IDS 2010, onde foram analisados
mais de 50 aspectos (como emissão de gases, taxa de crescimento da população,
PIB, gastos com pesquisas e desenvolvimentos, etc.) que são ligados direta ou
indiretamente ao desenvolvimento sustentável do país e que foram organizados em
4 grandes grupos: ambiental, social, econômico e institucional.
23
Na Dimensão Ambiental, em questões referentes a ar, terra, água,
biodiversidade e saneamento, a conclusão foi de que, mesmo que os avanços
tenham dado largos passos em algumas áreas e estabilizados em outras tantas,
vários são os desafios a serem superados no Brasil, principalmente no que diz
respeito a degradação dos ecossistemas e perda da biodiversidade. No que diz
respeito a qualidade do ar, apesar da poluição atmosférica ter estabelecido nas
grandes cidades,
a
concentração
de ozônio
aumentou,
o
que aumenta
significativamente o risco de câncer e cegueira entre a população.
No grupo denominado Dimensão Social foram analisadas questões
relacionadas à satisfação das necessidades humanas, melhoria de qualidade de
vida e justiça social, que avaliaram setores como trabalho, saúde, educação e
segurança. Entre as conclusões, podemos citar: maior redução nas desigualdades
de gênero, do que nas de cor e raça; queda da mortalidade infantil e aumento da
esperança de vida, porém, um envelhecimento da população brasileira; condições
de moradia inadequadas nos domicílios de 43% dos brasileiros e; 25,4 mortes por
homicídio e 20,3 por acidente de transporte, a cada cem mil habitantes.
Na Dimensão Econômica, foram avaliadas questões como Produto Interno
Bruto per capita, grau de endividamento, participação de fontes renováveis na oferta
de energia e, também, reciclagem. Foi concluído que nos últimos 15 anos PIB o per
capita do país aumentou 21,7%; o grau de endividamento reduziu bastante; tanto a
oferta quanto a distribuição de energia brasileira proveniente de fontes renováveis
chega a quase 50%, em 2009 o consumo de energia anual de cada brasileiro
chegou a 48,3 gigajoules – o segundo maior índice da história do país – e a
eficiência energética do uso não aumentou; e mais de 90% das latas de alumínio
produzidas hoje no Brasil são recicladas. Nos demais materiais, exceto embalagens
longa vida (cartonadas e/ou tetrapak) os índices variam entre 45% e 55%,
apresentando tendência estável ou crescente.
Por último, temos a Dimensão Institucional, onde foram avaliados itens como
existência de conselhos municipais de meio ambiente, gastos com pesquisa e
desenvolvimento (P&D) e acesso à internet. A conclusão foi de que, em relação aos
conselhos, o aumento foi de, aproximadamente, 8% no período de 2001 a 2008. Os
gastos com P&D refletem o grau de preocupação do país com o progresso científico
24
e tecnológico e tiveram um aumento de 0,7% no período compreendido entre 2000 e
2008. Isso significa um aumento de mais de 20 milhões. Já o acesso à internet teve
um crescimento contínuo no mesmo período, saltando de 8,6% para 23,8%.
O principal objetivo do IDS é disponibilizar um sistema de informações para o
acompanhamento da sustentabilidade do padrão de desenvolvimento do País (IDS
2010). Visa também dar subsídios aos que possuem poder de decisão, aos
estudiosos do tema e ao público em geral uma importante contribuição na avaliação
sob como o país se desenvolve sob a ótica da sustentabilidade.
4.
EVENTO
4.1 O QUE É EVENTO?
Partindo do senso comum, evento é um fato que desperta ou não a atenção,
podendo ou não ser notícia e, com isso, divulgar seu autor e seus participantes. Já
no sentido profissional, trata-se de uma sequência estruturada de ações que visam a
criar um clima de comemoração, celebração, lazer, aprendizado (Giácomo, 1993, p.
32). Também é considerado um instrumento misto de relações públicas criado com o
objetivo de alterar a história da relação organização-público, conforme as
necessidades observadas ao longo do tempo e que, se por acaso não acontecesse
da forma certa, com a frequência necessária, essa relação poderia ser tonar
problemática.
Já segundo o minidicionário da língua portuguesa Aurélio (2001), evento é: o
mesmo que acontecimento e sucesso. Portanto, evento tem como principal
característica proporcionar o encontro das pessoas com uma finalidade específica
(tema do evento) que justifique a sua realização.
Segundo Zitta (2012, p. 23) “evento é um acontecimento onde se reúnem
diversas pessoas com os mesmos objetivos e propósitos sobre uma atividade, tema
ou assunto.” Também considera evento como reunião, onde as pessoas discutem
Interesses comuns.
Porém, Giácomo, ao mesmo tempo em que defende ser um componente do
“mix de comunicação” também reforça que a atividade de eventos também é do
25
profissional de relações públicas. No primeiro argumento, a autora analisa o evento
como o componente que tem como finalidade reduzir os esforços “fazendo uso da
capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo, no intuito de engajar as
pessoas numa ideia ou ação.” (1993, p. 45).
Já em relação à atividade como poder do setor de relações públicas, afirma
que o evento tem sido tratado, em suas dimensões teóricas e práticas, como uma
realidade exclusiva da área e este fato possui estreita relação com a condição
estratégica da comunicação que o profissional de relações públicas deve possuir.
Segundo Maria Cecília Giacaglia (2006, p. 7):
No Brasil o número de eventos é cada vez maior, com um registro de dia
anual de 7% de acordo com a Associação Brasileira de Empresas
Organizadoras de Eventos. De acordo com estudo realizado em 2002 pelo
SEBRAE e pela Federação Brasileira dos Conventions & Visitors Bureaux,
os eventos, que somam 330 mil por ano, geram negócios superiores a R$
45 bilhões, o que representa 3,1% do PIB brasileiro. Os eventos estão
atraindo um número casa vez maior de participações ou visitantes. Segundo
o mesmo estudo, este número ultrapassa os 79,9 milhões de participações
por ano.
Além disso, Giacaglia afirma também que os eventos são úteis para todos e,
por este motivo, se tornaram uma atividade em crescimento nas de empresas de
pequeno, médio e grande porte e para todos os tipos de negócios seja varejo,
atacado, indústrias, comércios, etc.
.
4.2 CLASSIFICAÇÃO
A classificação de um evento pode variar conforme os critérios que auxiliam
na percepção das vantagens de cada um. São várias as classificações que foram
adotadas para auxiliar em projetos e trabalhos em andamento.
Dessa maneira, as classificações mais utilizadas são:

Por área de interesse
Artístico, científico, cultural, desportivo, educativo, folclórico, governamental,
informativo, político, religioso, turismo de eventos, turismo de negócios, etc.
26

Por categoria e função estratégica
É levada em consideração a função dentro do marketing e a sua finalidade.

Público: é organizado por um órgão governamental (federal, estadual
ou municipal).

Privado: é organizado empresas de qualquer ramo da economia.

Institucional: a finalidade é firmar, criar e/ou reforçar a imagem e o
conceito da uma empresa, uma entidade, um governo ou uma pessoa. São
organizados por empresas ou instituições.

Promocional: objetiva a promoção de um produto ou serviço de uma
empresa, uma entidade, um governo ou uma pessoa, através do apoio de
marketing, com fins mercadológicos.

Em relação ao público

Eventos abertos: são eventos propostos a um público e podem ser por
adesão - é aquele apresentado e sujeito a um segmento de público, que
tem a opção de aderir mediante a inscrição gratuita e/ou pagamento de
taxa de participação terminada - ou aberto em geral - atinge todas as
classificações.

Eventos fechados: Ocorrem dentro de situações específicas nas quais
o público-alvo definido é convocado e/ou convidado a participar.

Por abrangência
Podem ser: locais, regionais, nacionais, mundiais ou internacionais.

Por frequência

Esporádicos: que acontecem entre intervalos irregulares.

Permanentes: todo evento que ocorre periodicamente (mensal,
semestral, anual, bienal, etc.).

Únicos: característica de algumas tipologias, como lançamento de
livros, noite de autógrafos.

De oportunidade: ocorrem em época de grandes eventos internacionais
ou de eventos marcantes da história ou tradição local, aproveitando seu
27
clima e sua divulgação como, por exemplo, eventos esportivos que
acontecem nas escolas e clubes, aproveitando a Copa do Mundo.


Dimensão (porte)

Pequeno: até 200 participantes

Médio: 200 a 600 participantes aproximadamente

Grande: mais de 600 participantes

Mega: milhares de participantes
Âmbito
Interno ou externo à instituição.
4.3 TIPOS DE EVENTO
Almoço
Aniversário
Aula Magna
Brainstorming
Café da Manhã
Casamento
Chá da Tarde
Coffee-Break
Coletiva de
Comício
Competição
Conclave
Concurso
Conferências
Congresso
Convenção
Coquetel
Curso
Debate
Desfile
Dia-de-campo
Encontros
Exposição
Exposição
Feiras
Festa
Festival
Formatura
Fórum
Happy-Hour
Inauguração
Jantar
Jornada
Lançamentos
Mesa-Redonda
Mostra
Noite de
Noivado
Oficina
Painel
Posse
Premiação
Programa de
Imprensa
Autógrafos
Palestras
Visitas
Rodada de
Salão
Sarau
Semana
Seminário
Shows
Simpósio
Solenidade
Vernissage
Videoconferência
Visita
Workshop
Negócios
28
4.4 NÚCLEO COMUM DOS EVENTOS
Para que qualquer evento aconteça é necessária uma série de itens e
organizações. No manual foi abordado o que é comum a todos os eventos, como:

Recursos

Equipe

Energia

Recursos humanos

Geração de resíduos

Água

Transporte

Alimentos e bebidas
Juntamente com esses itens, foram abordados como o uso e a administração
adequados podem reduzir os impactos ambiental, econômico, dentre outros.
4.5 SUSTENTABILIDADE EM EVENTOS
4.5.1 Sustentabilidade Ambiental
A sustentabilidade ambiental busca a preservação do meio ambiente e
garante o seu desenvolvimento. Para que isso aconteça, é necessário adotar
medidas realistas por meio do uso inteligente dos recursos naturais. Em eventos, é
necessário que todos os fornecedores e artigos produzidos, ou grande parte, façam
o uso desses recursos renováveis e que procurem compensar o uso e/ou minimizar
os impactos através, por exemplo, do consumo controlado da água, utilize fontes de
energia limpas e renováveis (eólica, hidráulica, etc.), garanta o replantio dos
recursos vegetais de florestas e matas (exemplo: empresas fornecedoras de papel
para convites). Também é necessário que a organização faça a separação e
reciclagem de resíduos sólidos.
29
4.5.2 Sustentabilidade Econômica
No começo, imaginamos que sustentabilidade econômica está ligada somente
ao financeiro. Mas é mais que isso. Sustentabilidade econômica é a capacidade de
exploração que um ecossistema pode suportar de seus recursos naturais e leva em
consideração aspectos como:
•
Análise de custo-benefício financeiro
•
Desenvolvimento da comunidade
•
Transparência e ética
•
Consumo consciente dos recursos naturais
•
Redução de resíduos e desperdícios
•
Conservação dos recursos
•
Criação de empregos locais
•
Utilização dos espaços gerados em benefício da comunidade
•
Regeneração e recuperação de áreas
•
Legado sustentável à comunidade local
4.5.3 Sustentabilidade Organizacional
A quantidade de catástrofes relacionadas a questões ambientais, alteradas
por conta do nosso comportamento e modo de vida, aumenta a cada dia e isso tem
feito com que o ser humano repense a maneira como se relaciona com o meio
ambiente e perceba que algo deve ser mudado.
Todo esse processo criou uma grande pressão nas empresas e fez com que
os consumidores passassem a exigir delas um novo comportamento tanto na
produção quanto na prestação de serviços. Isso significa que elas tiveram sair da
zona de conforto e criou a necessidade de mudarem ou adaptarem seus processos
e formas de agir drástica e rapidamente. Caso contrário, suas vendas e lucros
correriam o risco de cair rapidamente. A esse novo comportamento foi dado o nome
de sustentabilidade organizacional - ou sustentabilidade empresarial - já que as
30
empresas tem que ir além dos limites contábeis (receita x lucro) e tem que melhorar
a relação com a sociedade, preservando a sua transparência e a sua competência
através da definição de um conjunto de práticas que demonstram o seu respeito e a
sua preocupação com as condições do ambiente e da sociedade em que estão
inseridas ou aonde atuam.
4.5.4 Sustentabilidade Social
Sustentabilidade Social se refere a um conjunto de ações que visam melhorar
a qualidade de vida da população, ações estas que devem diminuir as
desigualdades sociais, ampliar os direitos e garantir acesso aos serviços (educação
e saúde principalmente) que visam possibilitar as pessoas acesso pleno à cidadania.
É também um dos mais importantes fatores para a mudança na sociedade e
abrange a necessidade de recursos materiais e não-materiais, objetivando a igual
distribuição de renda, de modo a melhorar substancialmente os direitos e as
condições da população, assegurando a qualidade de vida e igualdade no acesso
aos recursos e serviços sociais.
4.5.5 Sustentabilidade Mercadológica
A sustentabilidade mercadológica diz respeito às vantagens, em termos de
competitividade de mercado, que um empreendimento pode conseguir ao adotar
medidas sustentáveis, interagindo positivamente com pessoas da empresa e da
sociedade. Mas, mais que interagir positivamente, deve também preencher uma
lacuna do mercado que não está sendo preenchida e atender à demanda que esse
mercado solicita. Isto é, oferecer um serviço de qualidade às pessoas que o
procuram.
5.
MANUAL
5.1 CONCEITO
Segundo o Minidicionário da Língua Portuguesa Silveira Bueno, manual é adj.
de fácil manuseio; portátil; leve. s.m. livro pequeno; livro de instruções.
31
Ou seja, manual é um livro de instruções que deve ser de fácil manuseio, fácil
leitura e compreensão para atingir o seu objetivo final: auxiliar as pessoas.
5.2 TIPOS
Vários são os tipos de manual. Podem ser:
 Administrativo;
 De procedimentos/instruções;
 De identidade visual;
 Técnico;
 De boas práticas;
 De rotina;
 De instalação;
 De qualidade;
 De normas, etc.
5.3 MODELOS
Existem manuais de instruções de equipamentos como notebooks, máquinas
digitais, geladeiras, etc. Dentro dos Manuais de boas práticas, há os de manipulação
de alimentos, de orientação para profissionais, de fabricação, entre outros. Um
manual de identidade visual define a logomarca, tipografia e escala de cores de um
negócio e mostra como esses elementos devem ser utilizados.
5.4 VANTAGENS DE UM MANUAL

É mais fácil de compreender e manusear do que uma publicação
técnica específica;

É uma fonte de pesquisa e orientação para os funcionários e
colaboradores;

Possibilita crescimento e eficácia nos trabalhos realizados;
32

É uma maneira de restringir imprevistos inadequados que surgem das
mais variadas formas;

Aumenta a predisposição da equipe para assumir e compartilhar
responsabilidades, uma vez que o que deve ser feito já esta
estabelecido.
5.5 RISCOS
E
INCONVENIENTES
DE
MANUAIS
ATUALMENTE
DISPONÍVEIS
Vários são os riscos de um manual se não forem observados alguns pontos:

Um manual pode ser o ponto de partida para a solução de um
problema, mas não é a solução de um problema por si mesmo.

Quando mal produzido, traz prejuízos ao leitor em relação ao que
deve ser feito, afetando a vida pessoal ou profissional do indivíduo
que procura nele informações necessárias a um determinado
resultado, ao mesmo tempo em que, se não for utilizado de forma
adequada, perde o seu valor.

Se forem muito sintéticos, não são muito úteis e se muito
detalhados, tornam-se prolixos, além de brevemente poderem se
tornar obsoletos.

O uso pode se tornar difícil e prejudicado devido à redação
deficiente, inadequada e pouco clara.
Atualmente muitos são os manuais que não cumprem o seu papel - instruir o
público-alvo adequadamente - pois são elaborados com linguagem extremamente
técnica e confusa. Exemplo disso são alguns manuais de aparelho celular: as
instruções são complicadas e as imagens ineficazes, fazendo com que o usuário
procure outros meios de entender como se utiliza o aparelho. Ou seja, o manual não
fez jus à proposta: informar de maneira fácil, clara e objetiva.
33
5.6 DESCRIÇÃO DO MODO COMO ESSE MANUAL FOI MONTADO
Com a descoberta de que eu me identifico profissionalmente com a área de
eventos, comecei a procurar por referências e senti falta de algo que fizesse
referência à sustentabilidade em eventos. A partir dessa constatação, procurei reunir
conteúdos sobre o assunto e identificar uma maneira fácil de levar esse tema às
pessoas e donos de negócios menos instruídos com relação a ações de marketing,
surgindo a ideia de construir um manual que transmitisse a ideia de que evento
sustentável não é algo complicado e inatingível, como muitos pensam ser. É algo
que traz muitos benefícios em curto, longo e médio prazo, tanto no que diz respeito
aos recursos humanos e seu contexto mais amplo, quanto ao meio ambiente, ou
seja, em todos os aspectos.
Após análise, foi decidido por um manual impresso, mais acessível ao seu
público-alvo principal, micro e pequenos empreendedores do Distrito Federal, com
linguagem mais acessível e diagramação atraente.
5.7 DESCRIÇÃO TÉCNICA DO DOCUMENTO
O presente manual será chamado MESPE – Manual de Eventos Sustentáveis
para Pequenos Empreendedores – e é mais uma referência nesse vasto universo
dos eventos. Confeccionado com aproximadamente 50 páginas, em papel pólen,
linguagem clara e a boa diagramação, facilitará o entendimento do conteúdo pelo
público-alvo.
5.8 POSSÍVEIS MODOS DE DIVULGAÇÃO
O Manual será divulgado por meio impresso e em meio digital, para poder
alcançar outras pessoas que também desejam saber um pouco mais sobre o
assunto. Futuramente, a ideia é que também seja publicado em parceria com a
CDL/DF – Câmara de Dirigentes Lojistas do Distrito Federal e com o SEBRAE -
34
Agência de Apoio ao Empreendedor e Pequeno Empresário, a fim de alcançar ainda
mais o público-alvo.
6.
O PROJETO GRÁFICO
6.1 PAGINAÇÃO E T AMANHO








Software Adobe InDesign
Fontes: Franklin Gothic Medium, Minion Pro-Regular, Swiss 721
Bold Condensed BT, Swiss 721 Thin BT, Swiss 721 Lt BT Light,
Swiss 721WGL4 BT Bold, Swiss 721 Hv BT Heavy.
Tamanho: A5 - 148x210mm (fechado)
Páginas: 50
Papel – Capa: Couché Fosco 230g/m²
Papel – Miolo: Papel Pólen 80g/m²
4x4 Cores
Acabamento: Canoa grampeado e refilado
6.2 SOBRE O PROJETO
O manual foi projetado com cores e imagens que transmitem confiança e
tranquilidade ao mesmo tempo em que remete a ligação entre empreendedorismo,
eventos e sustentabilidade. Já as fontes utilizadas trazem leveza ao projeto e
facilitam a leitura.
Todo o projeto foi escrito com linguagem simples e diagramado de maneira
que chame e prenda a atenção do leitor além de transmitr claramente a informação
nele contida.
7.
DIÁRIO DE BORDO
O início foi mais ou menos assim: Tive contato com eventos desde cedo e aos
15 anos comecei a trabalhar com isso em eventos da igreja. Montar caravanas, ligar
para as pessoas, receber pagamentos, negociar valor de ônibus, enfim, aprendi
vários processos.
Na faculdade escolhi Publicidade e Propaganda, mas por muito tempo me
senti perdida ali. Fiquei sem saber onde eu realmente poderia trabalhar já que o
tradicional formato de uma agência de publicidade nada tinha a ver comigo. Eu
35
simplesmente não me identificava e por muitas vezes pensei em mudar de curso
Depois de um tempo de amadurecimento me dei conta de que tudo que gostava,
desde o início, tinha um nome e chamava “evento”. Literalmente, eu estava o tempo
todo trabalhando e gostava de fazer isso. Mas como eu poderia trabalhar com
eventos e deixar algo de positivo para as pessoas ao mesmo tempo? Essa
necessidade bateu a minha porta já que eu não queria partir somente para o lado
consumista da história. Foi então que em meio a várias pesquisas e navegações
internet a fora, percebi que poderia trabalhar com a sustentabilidade em eventos.
Daí em diante, adicionada à ideia com a necessidade de construir um trabalho de
conclusão de curso foi somente o primeiro passo de um grande caminho a ser
percorrido que será contado a seguir.
7.1 II SEMESTRE DE 2011
Foi
neste
semestre
que
tive
a
disciplina
Empreendedorismo
em
Comunicação. Apesar de vários contratempos pessoais, desânimos e dúvidas
durante o caminho, foi uma das mais esclarecedoras para mim, principalmente por
conta de todos os questionamentos que estavam passando pela minha cabeça. Por
uma obra do destino ou acaso, a professora que administrava as aulas foi a mesma
que hoje me orienta na monografia, a professora Sheila Costa. Dentre os trabalhos
solicitados havia um plano de negócios. E lá vamos nós ler o Segredo de Luísa.
Bom, se ela podia ia adiante com a goiabada, por que eu não poderia ir também
com a ideia maluca de eventos sustentáveis? Na época conversamos, eu mais duas
colegas, com a professora sobre a ideia de fazer um plano de negócios de uma
empresa especializada em eventos sustentáveis. Sim, eu também já sabia do lado
sustentável que ela tinha – ainda tem e com certeza manterá – mas fiquei muito
mais feliz em perceber que tudo era o possível. Enfim criamos o plano de negócios
da Sustenthare Eventos onde o público-alvo eram os adolescentes de Ensino Médio.
Depois de pronto, mesmo que não tenha ficado tão interessante, fiquei com mais um
pouco de esperança no que diz respeito a eventos sustentáveis.
36
7.2 I SEMESTRE DE 2012
Projeto Experimental I. Sim, esse pequeno nome me assustou. E agora?!
Pensei em fazer um manual de eventos sustentáveis, convidei uma colega e ela
topou a ideia. Mas como colocar tudo isso em um papel, como instruir outras
pessoas sobre algo que eu estava bem por fora? Metemos a cara e seguimos.
Muitas vezes, quase que literalmente, batemos a cara na parede. Escrevemos,
escrevemos e no fim das contas não escrevemos praticamente nada do teria que ser
avaliado. No meio do caminho, tivemos que conviver com problemas pessoais nada
fáceis, principalmente para ela. Mas fomos em frente.
Durante o processo de definição, eis que surge a questão: estamos fazendo
um manual. Será impresso ou digital? Isso dependeria do público-alvo. Foi quando
nos demos conta de que isso não estava tão definido assim. Havíamos pensado nos
pequenos empreendedores, mas como não tínhamos dados concretos, fomos atrás
para que isso fosse uma fonte de informação e justificativa do formato. Conseguimos
ajeitar tudo, escrever e montar o Manual Descritivo. Nele continha Análise SWOT,
cronograma, orçamentos de gráficas, enfim. Itens que seriam necessários para a
conclusão de todo o projeto.
No dia da apresentação, apesar de já me terem dito que era algo tranquilo,
fiquei com bastante receio. “Será que daria certo? Reprovadas? Ái meu Deus do
céu!” Foi assim que entrei na sala no dia da banca. Durante a apresentação,
confesso que tremia por dentro igual uma vara verde. Mas passou. Nos foram
passadas várias dicas, ajustes. Ufa...graças a Deus, tudo certo! Vamos lá para o
Projeto Experimental II.
7.3 II SEMESTRE DE 2012
Início do Projeto Experimental II. Logo no começo tivemos que definir o
Sumário do Manual. Quais e como seriam os assuntos a serem abordados, a ordem,
quantidade de páginas, etc. O prazo estabelecido para entregar tudo pronto, produto
e memorial, era no mês de novembro. Escrevemos mas desencontramos nas
informações.
Chegamos em outubro e, por um ruído na comunicação, não conseguimos
fazer tudo como tinha que ser feito. Mais precisamente, esse ruído ocorreu do lado
37
das alunas para a orientadora, e não ao contrário. Pensamos que tínhamos
entendido tudo no início. O desânimo tinha batido na nossa porta juntamente com o
rugir do tempo. A essa altura do campeonato, fomos conversar com a professora
orientadora e desistimos. Além de alguns desentendimentos com minha colega, não
era o objetivo que o produto ficasse mal feito e isso iria acontecer caso fizéssemos
às pressas. Formalizada a desistência, deixamos para concluir no próximo semestre.
7.4 I SEMESTRE DE 2013
Na primeira reunião com a professora, decidimos por separação da dupla.
Além dos desentendimentos, eu estava começando uma nova etapa da minha vida e
realmente iria ficar complicado reunirmos o tempo todo. Sozinha, iria no meu ritmo –
lógico que dentro das necessidades – fazendo o que era necessário.
No mês de março não consegui encontrar com a professora. Nos falávamos
por e-mail. Em abril tivemos uma reunião e eis que o desespero bate a minha porta
mais uma vez. Era pouco tempo para entregar tudo pronto! Até o fim de abril teria
que entregar os sumários do manual e do memorial. Até meados de maio, o
conteúdo completo e revisado para a diagramação ser feita. Até dia 12 de junho,
tudo entregue na direção.
A vontade de desistir veio à tona. Tive uma grande sensação de incapacidade
mas mesmo assim insisti. Como meu estágio era à tarde, eu chegava de lá,
descansava um pouco e ia escrever, pesquisar, coletar informações e aloca-las no
projeto. Em vários momentos que escrevia senti dificuldade de adaptar palavras e
escrever de forma simples e clara para que o manual atingisse o público-alvo
principal: micro e pequenos empreendedores do Distrito Federal e isso me exigiu
mais tempo ainda. Bom, eu ia dormir mesmo por volta das 4h da madrugada.
Acordava 11h, me arrumava e ia para o estágio que, apesar do nome e de ser 6h
somente, por muitas vezes exigiu muito de mim. Muito trabalho a fazer e problemas
a resolver. Tive que aprender a separar mais ainda as coisas e a coordenar o tempo
para que havendo prejuízos, fossem os menores possíveis. Porém chegou um
momento que o cansaço mental não queria me deixar ir adiante. Parecia que não iria
38
sair nunca daquela situação já que tinha mais de um ano que estava trabalhando
com todo o projeto. Novamente insisti. Trabalhei com o psicológico “é só mais hoje”.
Enfim com tudo escrito, encaminhei para a revisão no dia 20/05. E a
angústia? Faltavam 20 dias praticamente para revisão, diagramação, impressão e
entrega. Uma semana depois a professora me retornou com a revisão por e-mail. Fiz
as alterações, marquei as ideias no documento e encaminhei. Ufa...que alívio viu.
Diagramação feita, encaminhei para a professora revisar novamente. Fui
apanhar a revisão na Católica e cheguei em casa muito cansada. O planejamento
era dormir e acordar mais cedo para fazer as alterações e encaminhar para o
Rodrigo – meu amigo e designer. Deitei e... não consegui dormir. Comecei a sonhar
com as correções de tal maneira que tive que me levantar, fazer e encaminhar para
ele. E vou dizer, é muito bom ver um produto, poder olhar, montar as ideias, ver toda
a produção. Mas não sob pressão de entrega marcada com o tempo rugindo! É um
desgaste muito grande.
A essa altura eu já havia feito orçamento com 3 gráficas conhecidas e de boa
qualidade. Os dois primeiros orçamentos me fizeram pular da cadeira: mais de R$
1.000,00 e o segundo por aproximadamente R$ 650,00 para a impressão de 5
exemplares em 4x4 cores. Santo Deus, que diferença era essa? O papel a ser
utilizado, o papel pólen, é um pouco mais complicado de ser encontrado mas não é
impossível. E mesmo assim, está bem espalhado na praça. Sendo até mais barato
que o reciclado. O terceiro orçamento veio para a minha alegria: R$ 240,00
(impressão digital). Quase soltei fogos de artifício! Fechei com essa gráfica mas
ainda faltava o material.
Quando chegou a segunda versão da diagramação, me joguei na cama e fui
revisar. As costas já não tinham mais posição nem sentada à mesa, nem no sofá,
nem mesmo na cama, mas lá doíam menos então vamos em frente. Todos os
detalhes devem ser observados, inclusive a divisão silábica das palavras. Com toda
essa pressão, o que mais me cansou foi ter que observar acentuação e posição de
palavras.
Perdi as contas de quantas revisões foram feitas. No dia de imprimir, tive que
trocar de gráfica. O rapaz disse que entregaria até quarta-feira, dia 12/06, mas que
39
não podia garantir. Pelo sim e pelo não, busquei outra gráfica e encontrei uma
pessoa disposta a me auxiliar nos 45 minutos do segundo tempo. Imprimiu e fez o
acabamento da primeira versão do Manual (5 exemplares) e do Memorial (4
exemplares), pelo valor total de R$ 236,00.
A diferença ocorre porque a primeira gráfica que fechei terceiriza o serviço.
Eu só descobri quando me foi dito que “o rapaz que eu mando imprimir disse que...”.
Poderia ter dito antes que era melhor eu não ter entrado nessa fria. E como
ele terceiriza, é preciso tirar o lucro.
Apanhei o material as 18h e parti para a Católica, naquele trânsito da EPTG
que é caótico para uma cidade do tamanho de Brasília-Taguatinga. Material
entregue e eu só não comemorei mais porque estava bastante preocupada com a
banca. Dia 22 de junho foi minha banca. Amanheci com algumas borboletas no
estômago. Eu estava mais calma do que imaginava que estaria. Apresentação feita,
ressalvas, parabéns e as examinadoras foram confabular. Foram um dos cinco
minutos mais demorados da minha vida. Eu esperava uma nota mas fiquei surpresa
com a nota final, talvez por conta de tudo o que já havia acontecido. Em casa, a nota
virou notícia para a família toda em questão de minutos.
E de tudo isso eu digo: problemas virão mas não existe problema sem
solução. Agarre-se a alguma força, tenha fé, seja ela Deus, Jeová, Jah, Energia
Cósmica, aquela pessoa que você ama. Se não tiver mais motivos, faça por ela.
Tenha fé principalmente em você mesmo. Caso faça um produto, reserve um
dinheiro para isto. Pode ser que você imprima a R$ 200,00, mas nunca se sabe
quando não tem mais jeito e terá que imprimir por R$ 1000,00. E para que isso não
aconteça, utilize um cronograma e faça vários orçamentos, veja novos fornecedores.
Ouse nas ideias, saia da zona de conforto e seja feliz. Trabalhar com o que se gosta
é mais do que um bom começo.
40
8.
CONCLUSÃO
O MESPE é resultado de alguns semestres de excitação com a possibilidade
de inserção no mercado juntamente com alguns momentos de intensa reflexão,
pesquisas, novas descobertas e por fim uma aprendizagem de que é possível levar
uma nova proposta adiante.
Com a orientação da Professora Sheila Costa, durante a primeira etapa pude
aprender um pouco mais sobre eventos, inclusive dentro da comunicação. Fui
desafiada a mergulhar um pouco mais em três universos – empreendedorismo,
eventos e sustentabilidade - que , apesar de saber que tinham alguma relação, para
mim esta era ainda bem distante e às vezes chegando a pensar que seria muita
utopia de minha parte ver esses pontos correlacionados.
A segunda etapa foi então de como iria colocar no papel um assunto tão
profundo e cheio de palavras complexas de maneira clara e objetiva para o públicoalvo principal, micro e pequenos empreendedores do DF. Aqui eu tive que me
reconstruir, buscar antônimos mais simples, esmiuçar algumas palavras que por si já
explicavam tudo, mas que não seriam suficientes para que fossem entendidas por
todos. Coloquei em prática a nossa famosa chuva de ideias - o brainstorming - sobre
como disponibilizar todo o texto no suporte a ser utilizado, o papel pólen, quais cores
utilizar para transmitir claramente todo o conteúdo, além de fazer orçamentos e ter
mais contato com profissionais da área que me deram dicas sobre o assunto.
Tudo isso contribuiu para a minha formação acadêmica e também
profissional, visto que pude colocar em prática conhecimentos acadêmicos e me
foram exigidos conhecimentos aprendidos além destes. Pude compreender ainda
mais que a teoria sem a prática não passa de uma informação e que não podemos
ficar na zona de conforto, isto é, devemos sempre nos relacionar com as outras
áreas profissionais de maneira que possamos compreender nosso público,
atendendo-o cada vez melhor, trazendo o consequente sucesso para o seu negócio
e para nós mesmos. Aqui, cabe a famosa frase do meio: “Publicitário realmente tem
que saber de tudo um pouco”.
41
9.
REFERÊNCIAS
A NOVARQUITETURA E A SUSTENTABILIDADE. Novarquitetura. Disponível em:
< http://www.novarquitetura.com/artigos/46-sustentabilidade-leed-e-aqua.html>.
Acesso em 25 mai 2013
ALLEN, Johnny; O’TOOLE, William; MCDONNELL, Ian; HARRIS, Roberte.
Organização e Gestão de eventos. Tradução da 3ª Ed. Rio de Janeiro: Elsevier,
2008.
CABRERA, Luis Carlos. Afinal, o que é sustentabilidade? Planeta Sustentável.
Disponível em:
<www.planetasustentavel.abril.com.br/noticia/desenvolvimento/conteudo_474382.sht
ml>. Acesso em 30 set. 2012.
CALAÇA, Thaise Coelho. Segurança Alimentar em Eventos. Universidade de
Brasília, Centro de Excelência em Turismo. Brasília, 2003.
CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organização de eventos: manual para
planejamento e execução. 9ª Ed. Revisada e Atualizada. São Paulo: Summus,
2008.
CONCEITOS E CLASSIFICAÇÕES DE EVENTOS. Disponível em:
<http://pt.scribd.com/doc/31002558/Conceitos-e-Classificacoes-de-Eventos>.
Acesso em fev. 2013.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo:
Pioneira, 2004.
GRANDA, Alana. Consumo de água por habitante no Brasil é estável. EBC, 11
de outubro de 2011. Disponível em: <http://agenciabrasil.ebc.com.br/noticia/2011-0911/consumo-de-agua-por-habitante-no-brasil-e-estavel>. Acesso em 21 abr. 2013.
IDS 2010 – Indicadores de Desenvolvimento Sustentável Brasil 2010. IBGE Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. Disponível em:
<http://www.ecodesenvolvimento.org/biblioteca/pesquisas/indicadores-dedesenvolvimento-sustentavel-brasil/attachment_download/arquivo>. Acesso em 15
abr. 2012.
42
IMPORTÂNCIA DA SUSTENTABILIDADE ECONÔMICA. Atitudes Sustentáveis.
Disponível em:
<http://www.atitudessustentaveis.com.br/conscientizacao/importanciasustentabilidade-economica/>. Acesso em 21 abr. 2013.
MENDES, Jefferson Marcel Gross. Dimensões da Sustentabilidade. Disponível
em: <http://www.santacruz.br/v4/download/revista-academica/13/cap5.pdf>. Acesso
em 22 mar. 2012.
ROGERS, Tony; MARTIN, Vanessa. Eventos: planejamento, organização e
mercados. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.
SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL – DESENVOLVIMENTO E PROTEÇÃO.
Atitudes Sustentáveis. Disponível em:
<http://www.atitudessustentaveis.com.br/artigos/sustentabilidade-ambientaldesenvolvimento-e-protecao/>. Acesso em 15 mar. 2013
SUSTENTABILIDADE ORGANIZACIONAL. Consultoria Aliança. Disponível em:
<http://www.consultoriaalianca.com.br/artigos.php?cod_artigo=37>. Acesso em 21
abr. 2013.
VOCÊ SABE O QUE É SUSTENTABILIDADE EMPRESARIAL? Atitudes
Sustentáveis. Disponível em:
<http://www.atitudessustentaveis.com.br/sustentabilidade/voce-sabesustentabilidade-empresarial/>. Acesso em 21 abr. 2013.
ZITTA, Carmem. Organização de Eventos: da ideia à realidade. 4ª Ed. Brasília:
Editora Senac-DF, 2012.
43
10.
APÊNDICE
A partir da próxima página encontra-se o conteúdo do Manual de Eventos
Sustentáveis para Pequenos Empreendedores.
44
MANUAL DE EVENTOS SUSTENTÁVEIS PARA PEQUENOS
EMPREENDEDORES
APRESENTAÇÃO
Atualmente, a demanda por eventos está cada vez maior, juntamente com a
procura por serviços que sejam cada vez mais sustentáveis.
Porém, em pleno século XXI, ainda enfrentamos a falta de bibliografia no
segmento de eventos, mesmo existindo cursos voltados para esse campo em várias
instituições de ensino.
Todo evento busca atrair a atenção do público para uma causa – seja ela uma
ideia, um novo produto, um reforço de marca – através de ações que, se bem
planejadas e executadas, irão trazer resultados positivos à empresa.
Porém, cada evento possui sua característica, e podemos dizer que são
únicos, pois são diferentes pelo público-alvo, objetivos, abrangência, participantes,
etc. Por isso é importante saber qual tipo de evento será feito, para poder tomar as
várias decisões que uma produção dessa natureza envolve.
No entanto, a sustentabilidade ainda é considerada por muitos um conceito de
luxo, o que gera produtos sustentáveis bem mais caros, difíceis de encontrar e
utilizar, especialmente por uma empresa pequena.
Considerando
esse
contexto,
o
objetivo
deste
manual
é
trazer
a
sustentabilidade para o mundo dos eventos promovidos por pequenos empresários,
cumprindo o seu principal papel: informar e direcionar os pequenos empreendedores
nessa caminhada, para ajudá-los a atender à crescente demanda do mercado por
esse tipo de atitude/processo/produto, de maneira fácil de ser entendida e
compreendida.
Assim, a sustentabilidade estará cada vez mais presente, tanto nos eventos
como no dia-a-dia do empreendedor, desde a sustentabilidade ambiental até a
social, que se preocupa com a condição mental e física dos funcionários,
colaboradores e participantes.
45
Nas próximas páginas, vamos oferecer conceitos, esclarecimentos e passo a
passo que permitirão a você, pequeno empreendedor, promover um evento
sustentável para você, seus parceiros e o seu público.
1.SUSTENTABILIDADE
1.1 AFINAL, O QUE É SUSTENTABILIDADE?
Segundo o Dicionário Michaelis, sustentabilidade é “algo que tem a qualidade
de ser sustentável”. É um conceito que relaciona e integra ao mesmo tempo
aspectos culturais, sociais, econômicos e ambientais da sociedade. A palavra-chave
dessa ideia é continuidade, e como tudo isso pode se manter em equilíbrio ao longo
do tempo.
No Relatório de Brundtland – Nosso Futuro Comum – sustentabilidade é
"satisfazer as necessidades do presente sem comprometer a capacidade das
gerações futuras de satisfazer as próprias necessidades".
A sua empresa está ligada nessas ideias? Se sim, parabéns! Se não, está na
hora de começar!
1.2 ÂMBITOS/DIMENSÕES DA SUSTENTABILIDADE
Para algumas pessoas, o termo sustentabilidade remete a conceitos
puramente econômicos. Já para outras, remete somente a conceitos ecológicos.
Porém, é muito mais que isso: reflete a habilidade que as pessoas têm de se
manterem sem comprometerem existência e a permanência de outras pessoas e do
meio ambiente.
Para a ONU - Organização das Nações Unidas - são quatro dimensões para
atuação sustentável:
46
• Dimensão Social: Compreende o respeito à diversidade; emponderamento de
grupos populacionais anteriormente excluídos socialmente; incentivo à resolução
pacífica de conflitos e convivência saudável na família e sociedade.
• Dimensão Econômica: Diz respeito à igualdade dos recursos naturais investidos
na produção de bens e serviços visando à sustentabilidade econômica, à justiça no
acesso ao sustento familiar e pessoal, e economia solidária e responsável.
• Dimensão Ecológica: Analisa a relação do homem com a natureza, verificando
formas de reduzir ou acabar com o impacto decorrente da relação e repensar as
estruturas e iniciativas que reforçam e representam a mútua dependência.
• Visão de Mundo: Também compreendida como visão holística, faz referência à
relação do homem consigo mesmo, a espiritualidade que mantém, as relações que
estabelece com outros seres vivos, demonstrando a ética e a responsabilidade que
devem existir nas ações.
A qual dessas dimensões a sua empresa já atende?
Alguns autores consideram, também, mais três dimensões:

Sustentabilidade espacial ou territorial: busca de equilíbrio na configuração
rural-urbana e melhor distribuição territorial dos assentamentos humanos e
atividades
econômicas;
melhorias
no
ambiente
urbano;
superação
das
disparidades inter-regionais e elaboração de estratégias ambientalmente seguras
para áreas ecologicamente frágeis, a fim de garantir a conservação da
biodiversidade e do eco desenvolvimento.

Sustentabilidade cultural: respeito à cultura de cada local, garantindo
continuidade e equilíbrio entre a tradição e a inovação.

Sustentabilidade política: no âmbito nacional, baseia-se na democracia,
apropriação universal dos direitos humanos; desenvolvimento da capacidade do
47
Estado para implementar o projeto nacional em parceria com empreendedores e
em coesão social. No aspecto internacional tem sua eficácia na prevenção de
guerras, na garantia da paz e na promoção da cooperação internacional e na
aplicação do princípio da precaução na gestão do meio ambiente e dos recursos
naturais; proteção da biodiversidade e da diversidade cultural; gestão do
patrimônio global como herança da humanidade; cooperação científica e
tecnológica internacional.
E quanto a essas três últimas, como vai o seu negócio?
2. EVENTOS
2.1 O QUE É EVENTO?
Evento é um acontecimento onde se reúnem diversas pessoas com os
mesmos objetivos e propósitos sobre uma atividade, tema ou assunto, ou seja, é um
acontecimento onde as pessoas discutem/compartilham interesses em comum.
Os eventos são úteis para todos e, por este motivo, se tornaram uma atividade
em crescimento nas empresas de pequeno, médio e grande porte, e para todos os
tipos de negócios, sejam de varejo, atacado, indústrias, comércios, etc.
Com certeza, a sua empresa já fez algum evento ou participou de outros
tantos. Portanto, pedimos que se lembre dessas experiências enquanto lê este
manual, para confirmar a necessidade do que está sendo indicado aqui e verificar
outras ocasiões nas quais esses procedimentos foram adotados e renderam bons
frutos.
2.2 CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS
A classificação de um evento pode variar conforme os critérios que auxiliam na
percepção das vantagens de cada um.
São várias as classificações adotadas para auxiliar em projetos e trabalhos
voltados a eventos:
48

Por área de interesse
Artístico, científico, cultural, desportivo, educativo, folclórico, governamental,
informativo, político, religioso, turístico, de negócios, etc.

Por categoria e função estratégica
É levada em consideração a função dentro do marketing e a sua finalidade.

Público: é organizado por um órgão governamental (federal, estadual ou
municipal).

Privado: é organizado empresas de qualquer ramo da economia.

Institucional: a finalidade é firmar, criar e/ou reforçar a imagem e o
conceito da uma empresa, uma entidade, um governo ou uma pessoa.
São organizados por empresas ou instituições.

Promocional: objetiva a promoção de um produto ou serviço de uma
empresa, uma entidade, um governo ou uma pessoa, através do apoio
de marketing, com fins mercadológicos.

Em relação ao público

Eventos abertos: são eventos propostos a um público e podem ser por
adesão - é aquele apresentado e sujeito a um segmento de público, que
tem a opção de aderir mediante a inscrição gratuita e/ou pagamento de
taxa de participação terminada - ou aberto em geral.

Eventos fechados: Ocorrem dentro de situações específicas nas quais o
público-alvo definido é convocado e/ou convidado a participar.


Por abrangência

Domésticos

Locais

Regionais

Nacionais

Mundiais

Internacionais
Por frequência

Esporádicos: que acontecem entre intervalos irregulares.
49

Permanentes:
todo
evento
que
ocorre
periodicamente
(mensal,
semestral, anual, bienal, etc.).

Únicos: característica de algumas tipologias, como lançamento de livros,
noite de autógrafos.

De oportunidade: ocorrem em época de grandes eventos internacionais
ou de eventos marcantes da história ou tradição local, aproveitando seu
clima e sua divulgação como, por exemplo, eventos esportivos que
acontecem nas escolas e clubes, aproveitando a Copa do Mundo.


Dimensão (porte)

Pequeno: até 200 participantes.

Médio: 200 a 600 participantes aproximadamente.

Grande: mais de 600 participantes

Mega: milhares de participantes.
Âmbito
Interno ou externo à instituição.
2.3 TIPOS DE EVENTO
Almoço
Aniversário
Aula Magna
Brainstorming
Café da Manhã
Casamento
Chá da Tarde
Coffee-Break
Coletiva de
Comício
Competição
Conclave
Concurso
Conferências
Congresso
Convenção
Coquetel
Curso
Debate
Desfile
Dia-de-campo
Encontros
Exposição
Exposição
Feiras
Festa
Festival
Formatura
Fórum
Happy-Hour
Inauguração
Jantar
Jornada
Lançamentos
Mesa-Redonda
Mostra
Noite de
Noivado
Oficina
Painel
Posse
Premiação
Programa de
Imprensa
Autógrafos
Palestras
50
Visitas
Rodada de
Salão
Sarau
Semana
Seminário
Shows
Simpósio
Solenidade
Vernissage
Videoconferência
Visita
Workshop
Negócios
2.4 SUSTENTABILIDADE EM EVENTOS
Sustentabilidade Ambiental
A sustentabilidade ambiental busca a preservação do meio ambiente e garante
o seu desenvolvimento. Para que isso aconteça, é necessário adotar medidas
realistas por meio do uso inteligente dos recursos naturais.
Em eventos, é necessário que todos os fornecedores e artigos produzidos, ou
grande parte deles, façam o uso desses recursos renováveis e que procurem
compensar o uso e/ou minimizar os impactos ambientais através, por exemplo, do
consumo controlado da água; da utilização de fontes de energia limpas e renováveis
(eólica, hidráulica, etc.); da garantia do replantio dos recursos vegetais de florestas e
matas, como é o caso de empresas fornecedoras de papel para convites,
certificados, etc. Também é necessário que a organização faça a separação e
reciclagem de resíduos sólidos.
Sustentabilidade Econômica
No começo, imaginamos que sustentabilidade econômica está ligada somente
ao financeiro. Mas é mais que isso. Sustentabilidade econômica é a capacidade de
exploração que um ecossistema pode suportar de seus recursos naturais e leva em
consideração aspectos como:

Análise de custo-benefício financeiro;

Desenvolvimento da comunidade;

Transparência e ética;

Consumo consciente dos recursos naturais;
51

Redução de resíduos e desperdícios;

Conservação dos recursos;

Criação de empregos locais;

Utilização dos espaços gerados em benefício da comunidade;

Regeneração e recuperação de áreas

Legado sustentável à comunidade local.
Sustentabilidade Organizacional
A quantidade de catástrofes relacionadas a questões ambientais, alteradas por
conta do nosso comportamento e modo de vida, aumenta a cada dia e isso tem feito
com que o ser humano repense a maneira como se relaciona com o meio ambiente
e perceba que algo deve ser mudado.
Todo esse processo criou uma grande pressão nas empresas e fez com que os
consumidores passassem a exigir delas um novo comportamento, tanto na produção
quanto na prestação de serviços.
Isso significa que elas tiveram sair da zona de conforto e se criou a
necessidade de mudarem ou adaptarem seus processos e formas de agir drástica e
rapidamente. Caso contrário, suas vendas e lucros correm risco de cair rapidamente.
A esse novo comportamento foi dado o nome
de sustentabilidade
organizacional - ou sustentabilidade empresarial - já que as empresas precisam ir
além dos limites contábeis (receita x lucro) e devem melhorar a relação com a
sociedade, preservando a sua transparência e a sua competência através da
definição de um conjunto de práticas que demonstram o seu respeito e a sua
preocupação com as condições do ambiente e da sociedade em que estão inseridas
ou onde atuam.
Sustentabilidade Social
Sustentabilidade Social se refere a um conjunto de ações que visam a
melhorar a qualidade de vida da população, diminuindo as desigualdades sociais,
52
ampliando os direitos e garantindo acesso aos serviços (educação e saúde
principalmente) que visam possibilitar às pessoas acesso pleno à cidadania.
É também um dos mais importantes fatores para a mudança na sociedade e
abrange a necessidade de recursos materiais e não-materiais, objetivando a igual
distribuição de renda, de modo a melhorar substancialmente os direitos e as
condições da população, assegurando a qualidade de vida e igualdade no acesso
aos recursos e serviços sociais.
Sustentabilidade Mercadológica
A sustentabilidade mercadológica diz respeito às vantagens, em termos de
competitividade de mercado, que um empreendimento pode conseguir ao adotar
medidas sustentáveis, interagindo positivamente com pessoas da empresa e da
sociedade. Mas, mais que interagir positivamente, deve também preencher uma
lacuna do mercado e atender às demandas desse mercado, isto é, oferecer um
serviço de qualidade às pessoas que o procuram.
3. PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO (ANTES)
3.1 OBJETIVOS (PARA QUÊ?)
O que você pretende alcançar com esse evento? Quais os resultados que você
espera? Se a resposta for algo como “porque sempre fazemos nessa época do ano”,
pode não ser um bom motivo e se transformar em uma perda de tempo e de dinheiro
irreparáveis.
Reflita e converse bastante para ter certeza de que é necessário e oportuno
realizar o evento na modalidade escolhida. Todo planejamento de eventos está
altamente ligado aos objetivos que se deseja alcançar com a realização do mesmo e
por isso é necessário definir, com precisão, os resultados esperados e os processos
que conduzirão ao sucesso do evento.
3.2 QUEM? (EQUIPE ORGANIZADORA, PARCEIROS E PÚBLICO)
É necessário considerar quem serão os participantes e/ou convidados e qual a
quantidade de pessoas esperadas no evento. É interessante convidar parceiros e/ou
53
os acompanhantes dos representantes? Haverá convidados especiais? Virá alguém
que precisa de traslado e hospedagem, alimentação e acomodações especiais?
O ‘quem’ também está ligado a algum palestrante ou oficineiro, caso seja
necessário, e também à equipe organizadora, composta pelos gestores e
funcionários do empreendimento, além de seus fornecedores de bens, produtos e
serviços.
É importante que todas as tarefas, por menores que sejam, fiquem bem visíveis
e distribuídas. Dessa maneira evita-se o estresse e o desgaste, de forma que os
funcionários/colaboradores não fiquem esgotados, e contribuam com atenção e
entusiasmo até o final, aumentando ainda mais o sucesso do evento.
3.3 QUAL? (TIPO DE EVENTO ORGANIZADO)
Qual tipo de evento você está organizando? É um curso, uma reunião de
administração ou um evento de incentivo? Uma inauguração do seu novo espaço?
Lançamento da nova coleção ou de novos produtos? O público terá uma postura
mais passiva, de somente receber as informações, ou poderá ter mais grau de
participação e interação? Que tipo de mensagem quer transmitir? É importante
decidir o tipo de evento, já que isso ajudará a direcionar muitas das decisões a
serem tomadas.
3.4 QUANDO?
Outro item que merece bastante atenção é a data em que o evento vai
acontecer. É bastante comum que se reserve pouco tempo para planejar um evento,
mas isso não é ideal. Maior flexibidade e antecedência na hora de fixar a data auxilia
a conseguir preços mais baratos com fornecedores, locais de aluguel, etc.
Além disso, também deve ser levado em conta o provável compromisso diário
dos participantes com a sua programação, checando se há outros eventos
ocorrendo ao mesmo tempo - ou em um período de tempo muito próximo - que
possa reduzir a quantidade de participantes, se o evento vai ser realizado em uma
época mais movimentada, nas férias, no verão? Procure verificar o calendário de
eventos local para fixar a data do seu evento, evitando choques que possam
prejudicar a contratação de parceiros e a adesão das pessoas ao convite.
54
3.5 ONDE?
Em que cidade e parte da cidade ocorrerá o evento? Em uma residência, numa
loja, no shopping, na praça, na feira? É importante que o local do evento seja de fácil
acesso, por meio de rodovias e/ou através do transporte público.
O local deve ser bem informado, por meio de mapas anexos ao convite, e
sinalizado adequadamente, para evitar que os convidados se percam.
Busque uma sinalização interessante e criativa, de preferência com material de
reuso e que possa ser utilizada mais de uma vez.
3.6 COMO?
O conteúdo e estilo de cada programação muda conforme cada evento, mas é
importante que a programação do seu evento esteja de acordo com os seus
objetivos. Quanto mais dinâmico for, mais atenção do público você terá. Além disso,
a escolha do palestrante (caso seja necessário), coordenadores e/ou ministrante de
oficinas é decisiva para o sucesso do evento.
Também é necessário cuidar dos fatores técnicos, como disposição das
cadeiras, instalações de áudio e vídeo, sorteios (se houver), decoração (flores,
painéis). Recepcionistas e seguranças, se necessário, devem ser contratados e
corretamente informados, com todo cuidado, para um desempenho de sucesso.
Se o evento permitir, é interessante que os participantes tenham momentos de
interação informal e que também trabalhem em conjunto, proporcionando
experiências principalmente com o local e/ou com a empresa promotora.
3.7 MANEIRAS DE REDUZIR IMPACTOS NA EXECUÇÃO DE UM EVENTO E
OTIMIZAR O LUCRO
O impacto e a geração de resíduos, não importando a natureza do evento,
sempre existirão, desde o planejamento até a avaliação dos resultados e ao longo
de toda a cadeia produtiva. Porém, eles podem e devem ser reduzidos e para isso
deve ser considerado mais que o recolhimento do lixo. Confira a seguir como reduzir
o impacto de um evento e como reduzir seus gastos.
55
Água
No Brasil, o consumo médio de água por pessoa é de 150 litros por dia. Em um
evento, todas as pessoas envolvidas utilizarão água, desde a organização até o
público em geral.
Fornecedores, por exemplo, precisarão da água para higiene, limpeza dos
materiais e equipamento. Procure planejar a utilização, pois assim irá otimizar os
recursos e evitará desperdícios.
Peça que a equipe toda cuide de detalhes simples, mas indispensáveis:

Evitar desperdícios. Fechar a torneira quando não estiver utilizando água;

Utilizar produtos de limpeza biodegradáveis*;

Evitar o descarte de produtos químicos que contaminem o lençol freático**;

Descartar óleo de cozinha corretamente, em postos de coleta ou recicle,
transformando-o em sabão;

Utilizar vasos sanitários que tenham 2 fluxos de água (um para resíduos
sólidos e outro para líquidos) e lavatórios com sensor de movimento;

Fazer coleta seletiva de resíduos, possibilitando reuso, reciclagem e
compostagem posteriores.
*Biodegradável: é todo material que após seu uso pode ser decomposto facilmente
pelas ações de micro-organismos reduzindo o impacto no meio ambiente.
**Lençol freático: é um lençol de água subterrâneo formado pela infiltração da água
das chuvas no solo que infiltra-se no solo até atingir uma camada de material
impermeável.
Energia
Além da energia elétrica que é utilizada para iluminar o local e ligar
equipamentos, também é utilizada a energia fóssil para o transporte de produtos,
fornecedores e pessoas/participantes. Mas grande parte desses combustíveis
fósseis são provenientes de fontes não renováveis. Então, como reduzir?

Utilize a menor quantidade de lâmpadas possíveis, sem que isso influencie na
decoração, integração dos participantes, etc;
56

Lembre-se: lâmpadas brancas economizam mais que as lâmpadas amarelas
e têm maior durabilidade;

Se possível for, utilize lâmpadas de LED. Apesar do investimento inicial,
gastam bem menos e duram muito mais;

Neutralize a emissão de carbono, decorrente da produção e, principalmente,
do transporte através do plantio de árvores. Existem várias calculadoras de
emissão de carbono. Utilize a calculadora de emissão de carbono e saiba
quantas árvores devem ser plantadas;

Se for adquirir ar condicionado, já temos no Brasil equipamentos movidos a
gás natural. Além de não poluir o meio-ambiente, reduz o gasto de energia
em até 60%;

Caso alugue gerador de energia e procure por equipamentos movidos a
biodiesel e energia solar.
Transporte
Apesar dos incentivos governamentais para a fabricação de carros menos
poluentes, para a utilização de bicicletas em curtos deslocamentos e uso de
combustíveis renováveis, nem sempre isso é praticado.
Assim, dentro das melhores práticas podemos:

Identificar e escolher fornecedores que estejam mais próximos do local do
evento. Dessa maneira evitam-se grandes deslocamentos, podem ser
utilizados meios de transportes com combustíveis menos poluentes e, além
disso, você ajuda na Sustentabilidade Econômica e Social do local;

Ofereça alternativas de transporte, conforme os hábitos do seu público-alvo;

Incentive o uso do transporte público. Para isso o local do evento precisa
estar próximo à paradas de ônibus, trens e metrôs;

Incentive a carona-solidária: de acordo com a possibilidade, uma maior
quantidade de pessoas por carro.
57
Materiais
São vários os materiais utilizados em um evento, como folders, placas de
sinalização, tecidos, fios, etc. É importante planejar o uso e a compra desses
materiais, já que dessa maneira é possível avaliar o tipo e quantidade desses
materiais, possíveis sobras e o que será feito após o uso.
É importante detectar quais materiais podem ser reduzidos, quais podem ser
substituídos por materiais sustentáveis, como reutilizar os materiais utilizados
anteriormente e como poderão ser reciclados e/ou reutilizados em um próximo
evento.
Além disso, utilize materiais biodegradáveis e de procedência certificada. Se for
necessário descartar, faça o planejamento para o descarte correto. Com tudo isso,
os impactos ambientais e financeiros serão muito menores. O que isso significa?
Menor poluição do meio ambiente e mais economia.
Alimentos e Bebidas
A sustentabilidade chegou à alimentação? Sim, chegou. Existem produtores
que evitam ou realmente não utilizam fertilizantes químicos e agrotóxicos nos
alimentos. Isso os torna mais saudáveis por meio da agricultura sustentável. Procure
por fornecedores que utilizem alimentos cultivados longe de substâncias químicas.
Outro aspecto é considerar o APL - Arranjo Produtivo Local da região. A
culinária brasileira é rica e possui grande variedade por conta do clima do nosso
país. Aproveite! Monte o cardápio de acordo com a proposta do seu evento, mas
aproveitando esses maravilhosos ingredientes que privilegiam a produção local.
Dessa maneira, possibilitamos o desenvolvimento da cultura e do negócio da região
do evento. Esses negócios pagam impostos que retornam como benefícios na
própria região, gerando assim um ciclo virtuoso. Com tudo isso, reduzimos a
emissão de CO² decorrente do transporte desses alimentos e evitamos o custo alto
causado pelo transporte diretamente no preço final.
Social
Por sua própria natureza, todo evento é uma atividade socioeconômica que
gera impactos para a cidade, os empreendedores, a comunidade e o negócio local.
58
É também um instrumento de desenvolvimento das relações sociais, por conta das
várias culturas presentes que estabelecem uma relação de troca de valores.
Os participantes também se relacionam com a comunidade local que podem ter
um resultado positivo ou negativo. Os impactos sociais são percebidos na
comunidade, na cultura, na política, na meio-ambiente, na saúde e bem-estar e nos
direitos pessoais e de propriedade.
Para que o impacto seja positivo:

Promova a acessibilidade e inclusão social;

Respeite os direitos humanos, a diversidade e a natureza;

Seja ético e trabalhe com transparência;

Envolva os parceiros e os fornecedores: quando todos estão cientes com o
que estão trabalhando, fica muito mais fácil;

Promova e proteja a comunidade à qual pertence;

Comprometa-se com o bem comum

Proteja clientes/consumidores;

Valorize seus funcionários e colaboradores;

Sempre faça algo pelo meio ambiente.
Lixo
Falando de uma maneira mais prática, lixo é tudo aquilo que criamos ao jogar
nossos dejetos fora sem cuidado ou consciência. Seguindo as dicas acima, muito
provavelmente você já terá reduzido muito do que iria para o lixo. Mas mesmo
assim, muito material ainda é jogado fora.
A Política Nacional de Resíduos Sólidos estabelece a responsabilidade de
todos por tudo que consumimos e descartamos e por isso é importante estarmos
informados sobre como descartar qualquer tipo de produto de forma correta. Para
facilitar o bom processamento do lixo gerado no evento, contacte cooperativas para
entregar ou buscarem o material a ser reciclado, pois algumas, além de fazerem a
coleta do material, também pagam pelo material recebido.
59
Faça Certo
Papel

Papel com muita cola (tipo Post-it, fita crepe, etiquetas)

Papéis carbono e celofane

Papéis metalizados, plastificados e parafinados

Fotografias

Recibos de cartão de débito/crédito.
Plástico

Filme plástico (PVC) que embala alimentos

Cabos de panela

Isopor (certas cooperativas aceitam isopor de embalagem de
eletrodomésticos)

Teclados de computador

Acrílicos

Espumas do tipo de travesseiros/colchões

Sacolas ou sacos plásticos
Vidro

Espelhos

Cristais

Vidros Temperados

Materiais fabricados a partir da fibra de vidro

Lentes de óculos
Metais

Latinhas de refrigerante

Arames, pregos

Cobre

Chapas de metal

Tampinhas de garrafa

Papel alumínio

Panela sem cabo
60

Canos de Metal

Ferragens

Etc
Orgânico

Cascas

Caules

Restos de Frutas e Vegetais

Galhos

Aparas de grama

Madeira

Ossos

Sementes

Carnes

Cascas de Ovos

Etc.
Eletroeletrônico

Monitores

Tv’s

Mouses

Celulares e baterias

Câmeras fotográficas

Equipamentos que não funcionam mais ou estão obsoletos
Medicamentos e Curativos

Medicamentos vencidos ou restos devem ser entregues em farmácias

Curativos, seringas, garrotes, luvas e demais materiais utilizados, devem ser
descartados em lixo específico – Lixo Hospitalar
61
4. EXECUÇÃO (DURANTE)
4.1 GERENCIAR EQUIPES
Conforme planejamento feito anteriormente, é necessário agora coordenar as
equipes. Perceba que nem sempre as pessoas que trabalham ANTES do evento são
as mesmas que trabalham DURANTE. Por exemplo, uma montagem de palco é feita
antes do início do evento, enquanto a desmontagem só pode ser realizada após o
término. Portanto, é necessário checar.
4.2 RECEPÇÃO DOS CONVIDADOS
Quem irá recepcionar os seus convidados? Uma equipe da sua empresa ou irá
contratar serviço terceirizado? A recepção do evento é considerada um serviço e por
isso é necessário estar atento a alguns pontos:

É muito importante ter um esquema de recepção definido para os
participantes,
os convidados,
prováveis patrocinadores e
apoiadores
recebidos;

A recepção é o primeiro contato com o “clima” do evento e o clima se torna o
cartão de visita do próprio evento;

Oferecer brindes como camisetas, bonés, bottom e/ou artigos que tenham
relação com o evento é simpático e faz a empresa promotora ganhar pontos
positivos;

Caso busque algum convidado ou participante em casa, no trabalho, na
rodoviária ou o encontre no local do evento, demonstre atenção e respeito
aos participantes, independentemente do local em que estejam;

Demonstre alegria, satisfação e seja profissional. Preocupe-se com a
permanência das pessoas no evento e, se houver alguém de outra cidade,
também com a permanência da pessoal na cidade (Onde está hospedado?
Como será feito o transporte dessa pessoa? Necessita de auxílio, de
informações? Procure se informar) ;

Preocupe-se e fique atento em relação a alimentação, saúde física e mental,
conforto, lazer e segurança dos participantes, convidados e todos os
envolvidos no evento;
62

Informe-os sobre toda a programação do evento assim como qualquer tipo de
informação que auxilie na orientação dos convidados ou participantes,
principalmente quando estiver direta ou indiretamente relacionado a eles.
4.3 ARMAZENAMENTO DOS UTENSÍLIOS, ALIMENTOS E BEBIDAS, SE
HOUVER
Seu evento irá oferecer algum tipo de alimentação? Será coquetel ou coffeebreak? Irá oferecer almoço ou um jantar? O formato da “refeição” deve condizer com
o tipo de evento e com o horário que ele irá acontecer.
Caso contrate serviço terceirizado (e em muitos casos é a melhor opção) é
importante disponibilizar espaço adequado para o armazenamento e manipulação
de bebidas e alimentos. Isso significa ter refrigeradores/freezers, fogão com forno e
outros. Observe que:

Os alimentos devem estar devidamente protegidos, coberto, bem
acondicionados e identificados, evitando o sério risco de contaminação.

O ar condicionado só deve ser instalado/ligado quando a cozinha tiver um
sistema de exaustão perfeito. Caso contrário, o local do evento corre risco
de ficar com cheiro de gordura impregnado.

Servirá salada? Proteja-as antes de serem levadas ao refrigerador,
evitando o gosto e aparência de geladeira.

As vasilhas onde os alimentos serão manipulados e servidos devem estar
sempre em ordem, evitando que permaneçam restos de alimentos caídos
ao redor. A mesa e o chão também devem estar limpos, sem restos de
alimentos, guardanapos usados, palitos de madeira e bebidas derramadas.

Identifique os pratos servidos, não importa se em muita ou em pouca
quantidade, assim ninguém fica perdido sobre o que está sendo servido.

As mesas devem estar bem limpas, independentemente do tipo de toalha
que vá sobre elas. A falta de toalha em uma mesa empobrece qualquer
refeição, portanto, não a esqueça!

Os talheres devem ser individualizados ou protegidos em saquinhos ou
guardanapos, nunca colocados soltos em uma bandeja ou porta-talheres
para que cada pessoa pegue o seu.
63

Quem cuida da preparação dos alimentos nunca pode trabalhar com
qualquer outra coisa, principalmente com manipulação de dinheiro.

Os responsáveis devem estar uniformizados, com aventais limpos e com os
cabelos presos e protegidos por touca ou boné.

Mesas não devem estar perto do banheiro e este também não pode estar
próximo à cozinha.
4.4 ATIVIDADES PARA O PÚBLICO DURANTE O EVENTO
É importante que haja atividades para o público durante o evento, principalmente
as que têm por finalidade integrar os participantes. Procure atividades que têm
relação com o tema do seu evento, como dinâmicas, sorteio de brindes, etc.
Caso necessário, contrate um equipe específica para isso, conversando bem com
os integrantes para que a proposta deles seja adequada ao evento que você está
promovendo.
4.5 SERVIÇO – O QUE SERÁ FEITO, POR QUEM E COM QUEM
Não concentre todas ou quase todas as tarefas em apenas uma ou poucas
pessoas. Delegue claramente as tarefas de cada pessoa e/ou equipe, separe,
supervisione. Comunique!
Para que algo seja construído, é preciso a ajuda de outras pessoas e a
comunicação é essencial para organizar e unir a própria equipe. Coopere, participe,
colabore e partilhe informações.
Lembre-se de que delegar não é apenas passar uma tarefa e uma
responsabilidade para os outros, mas é comunicar, orientar e acompanhar os
resultados favoráveis e desfavoráveis da equipe. Além disso, considere a
sustentabilidade social e assegure-se de que a participação na comissão
organizadora seja aberta e inclusiva.
Equipes são formadas por duas ou mais pessoas, ou seja, é um grupo que realiza
tarefas em comum e que está, ao mesmo tempo, envolvido e comprometido com o
evento em questão. Uma equipe está bem entrosada quando:

As pessoas se reúnem ao mesmo tempo e lugar para realizar tarefas em
comum ou quando, mesmo agindo separadamente, continuam conectadas
com o propósito do grupo;
64

Os componentes têm em mente os outros membros, por meio das relações
estabelecidas com o grupo;

Os componentes se comunicam adequadamente atentando para os papéis
de cada um no grupo.
Mesmo com a tarefa sendo conhecida por todos, pode ser sentida e percebida
diferentemente por cada um, devido às diferenças individuais. Por isso, alguns
indicadores são fundamentais para auxiliar na compreensão da equipe:

O compromisso;

A cooperação;

A concentração na tarefa;

A comunicação;

A aprendizagem; e

O ‘clima’ do grupo.
Este último pode facilitar ou dificultar a relação, sendo necessário observar com
quem você está lidando, já que isso irá guiar a condução das atividades. Todos
esses pontos auxiliam na sustentabilidade geral do evento.
4.6 GERENCIAMENTO DOS RESÍDUOS
Durante o evento é necessário ter sacos de lixo disponibilizados em pontos
estratégicos e coloridos (ou identificados) conforme as cores de cada categoria,
além de ter uma equipe responsável pelo gerenciamento de resíduos, já que o
descarte realizado pelos participantes nem sempre é feito de maneira adequada.
Para que seja feito o descarte correto, é necessário que se verifique com
frequência o lixo e, caso haja material em local errado, deve ser colocado na
categoria correta. Lembre-se de que para manipular lixo é necessário, no mínimo, a
utilização de luvas e avental para que não haja contaminação.
A separação feita durante o evento facilita o pós-evento. Dependendo da
quantidade de resíduos, pode significar um menor tempo de separação depois e, em
muitos casos, basta entrar em contato com a cooperativa responsável para que
recolha o material separado a ser reciclado. O que não pode mais ser reutilizado ou
reciclado deve ser descartado no lixo “comum”. Observe: remédios, material de
65
curativos e elementos compostos por metais pesados não devem ser descartados
diretamente no lixo!
4.7 ACOMPANHAMENTO E TERMÔMETRO DO EVENTO
Durante o evento, observe a reação dos convidados e participantes. Você
perceberá se o evento está bom ou não pela maneira como eles estão se
comportando e, provavelmente, ouvirá comentários a respeito. Se não estiver bom e
ainda tiver tempo, procure melhorá-lo, reparar possíveis erros e danos. Além disso,
disponibilize uma Ficha de Avaliação para que os participantes preencham. Existem
modelos simples e lúdicos e também os mais formais. Escolha o que melhor se
adéqua ao seu evento e lembre-se de deixar pessoas responsáveis pelo
recolhimento das fichas, utilizando as informações nelas registradas para melhorar
os próximos eventos.
4.8 SINALIZAÇÃO DO AMBIENTE
Delegue uma equipe para sinalizar o ambiente. A sinalização deve ser feita antes
do início do evento, a fim de que as pessoas não se sintam perdidas no local.
Dependendo do tamanho do local e se necessário for, deixe pessoas responsáveis
para auxiliar os participantes no deslocamento e na localização de setores
específicos, como no estacionamento, por exemplo, ou os banheiros.
4.9 ORIENTAÇÃO DE FREQUENTADORES
A depender do tipo do evento, é necessário passar orientações para os
frequentadores. Em palestras, por exemplo, é de bom grado deixar o celular no
modo silencioso para que não atrapalhe os demais participantes. Informações sobre
a coleta seletiva também devem ser dadas logo no início, enfatizando a importância
dessa separação e reforçando qual cor corresponde a que tipo de material (Lixeiras
verdes para vidros, lixeiras azuis para papéis, etc.).
4.10 ATENDIMENTO DE EMERGÊNCIA
Às vezes alguém não está se sentindo bem e não tem ninguém para socorrer.
Isso não pode acontecer no seu evento. Deixe um profissional da área da saúde ou
um brigadista a postos para atender as pessoas nesses casos.
66
Existe uma norma para determinar a quantidade de brigadistas necessários a um
evento, pela quantidade de participantes envolvidos. Informe-se sobre essa norma
com a Defesa Civil e contrate sempre o número de profissionais previstos.
5. AVALIAÇÃO/REPLANEJAMENTO (DEPOIS)
5.1 GERENCIAMENTO DOS RESÍDUOS
Durante o evento, uma equipe ficou responsável pela coleta e separação do
lixo. Será a mesma equipe ou outra que irá concluir o trabalho? Essa divisão deve
ser bem clara. Independente disso, todo o lixo gerado durante o evento deve ser
separado corretamente, conforme a categoria, e ser entregue à cooperativa
responsável pela reciclagem. Materiais que não podem mais ser aproveitados
devem ser descartados em sacos de lixo, que por sua vez, serão colocados nos
pontos de coleta do serviço de limpeza pública.
Existe também o lixo orgânico, como cascas e aparas de frutas, verduras e
legumes, que podem se tornar material para um adubo orgânico.
5.2 VERIFICANDO OS GASTOS E OS LUCROS
Acompanhe o que foi gasto em termos financeiros, administrativos e sociais,
para perceber com clareza o que gastou e o que pode ser considerado ganho,
sempre pensando mais em termos globais do que em somente financeiro.
5.3 COMO FAZER COM QUE O PRÓXIMO EVENTO TENHA MENOS IMPACTO
AMBIENTAL E QUE A IDEIA DE SUSTENTABILIDADE SEJA CADA VEZ MAIS
BEM TRABALHADA?
As Fichas de Avaliação também serão muito úteis nessa fase, pois a partir
delas a organização saberá quais são opiniões dos participantes e convidados, além
de prováveis sugestões sobre o que pode ser melhorado em um evento sustentável.
Procure também saber as opiniões dos funcionários e colabores que trabalharam no
evento, acrescentando-as às suas próprias observações.
Observe também todas as áreas, o que funcionou corretamente e pode ser
levado para os próximos eventos, assim como as falhas a serem corrigidas.
67
É importante que essa avaliação seja feita em até uma semana após o término
do evento, já que tudo estará fresco na cabeça das pessoas. Lembre-se de que o
evento deve atingir os seus objetivos dentro da sustentabilidade em todos os seus
aspectos.
Se uma pessoa está exausta ao final, se o lixo não foi corretamente
descartado, se houve mais gastos do que lucro, e vários outros aspectos, algo está
errado e não atingiu a sustentabilidade, não importando a sua dimensão.
Além de estar “na moda”, a sustentabilidade veio para nos ajudar a viver
melhor. Portanto, aproveite. Faça um relatório para compilar essas informações,
informando o que deu certo e o que precisa ser corrigido. Assim, aumentam as
chances de sucesso no seu empreendimento!
6. REFERÊNCIAS
A NOVARQUITETURA E A SUSTENTABILIDADE. Novarquitetura. Disponível em:
< http://www.novarquitetura.com/artigos/46-sustentabilidade-leed-e-aqua.html>.
Acesso em 25 mai 2013
ALLEN, Johnny; O’TOOLE, William; MCDONNELL, Ian; HARRIS, Roberte.
Organização e Gestão de eventos. Tradução da 3ª Ed. Rio de Janeiro: Elsevier,
2008.
CABRERA, Luis Carlos. Afinal, o que é sustentabilidade? Planeta Sustentável.
Disponível em:
<www.planetasustentavel.abril.com.br/noticia/desenvolvimento/conteudo_474382.sht
ml>. Acesso em 30 set. 2012.
CALAÇA, Thaise Coelho. Segurança Alimentar em Eventos. Universidade de
Brasília, Centro de Excelência em Turismo. Brasília, 2003.
CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organização de eventos: manual para
planejamento e execução. 9ª Ed. Revisada e Atualizada. São Paulo: Summus,
2008.
CONCEITOS
E
CLASSIFICAÇÕES
DE
EVENTOS.
Disponível
<http://pt.scribd.com/doc/31002558/Conceitos-e-Classificacoes-de-Eventos>.
Acesso em fev. 2013.
em:
68
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo:
Pioneira, 2004.
GRANDA, Alana. Consumo de água por habitante no Brasil é estável. EBC, 11
de outubro de 2011. Disponível em: <http://agenciabrasil.ebc.com.br/noticia/2011-0911/consumo-de-agua-por-habitante-no-brasil-e-estavel>. Acesso em 21 abr. 2013.
IDS 2010 – Indicadores de Desenvolvimento Sustentável Brasil 2010. IBGE Instituto
Brasileiro
de
Geografia
e
Estatística.
Disponível
em:
<http://www.ecodesenvolvimento.org/biblioteca/pesquisas/indicadores-dedesenvolvimento-sustentavel-brasil/attachment_download/arquivo>. Acesso em 15
abr. 2012.
IMPORTÂNCIA DA SUSTENTABILIDADE ECONÔMICA. Atitudes Sustentáveis.
Disponível em:
<http://www.atitudessustentaveis.com.br/conscientizacao/importanciasustentabilidade-economica/>. Acesso em 21 abr. 2013.
MENDES, Jefferson Marcel Gross. Dimensões da Sustentabilidade. Disponível
em: <http://www.santacruz.br/v4/download/revista-academica/13/cap5.pdf>. Acesso
em 22 mar. 2012.
ROGERS, Tony; MARTIN, Vanessa. Eventos: planejamento, organização e
mercados. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.
SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL – DESENVOLVIMENTO E PROTEÇÃO.
Atitudes
Sustentáveis.
Disponível
em:
<http://www.atitudessustentaveis.com.br/artigos/sustentabilidade-ambientaldesenvolvimento-e-protecao/>. Acesso em 15 mar. 2013
SUSTENTABILIDADE ORGANIZACIONAL. Consultoria Aliança. Disponível em:
<http://www.consultoriaalianca.com.br/artigos.php?cod_artigo=37>. Acesso em 21
abr. 2013.
VOCÊ SABE O QUE É SUSTENTABILIDADE EMPRESARIAL?
Sustentáveis.
Disponível
<http://www.atitudessustentaveis.com.br/sustentabilidade/voce-sabesustentabilidade-empresarial/>. Acesso em 21 abr. 2013.
Atitudes
em:
ZITTA, Carmem. Organização de Eventos: da ideia à realidade. 4ª Ed. Brasília:
Editora Senac-DF, 2012.
69