Manual do Sistema
SMARsa
Módulo
WEB
Índice
INTRODUÇÃO. .........................................................................................................................................................1
OBJETIVOS. ........................................................................................................................................................1
TELA DE LOGIN .......................................................................................................................................................2
Como Utilizar?..................................................................................................................................................2
INICIANDO O TRABALHO................................................................................................................................3
TELA INICIAL ...........................................................................................................................................................3
PERDA DE CONEXÃO:..............................................................................................................................................4
1.
ADMINISTRAÇÃO ............................................................................................................................................5
1.1.
Alterar Senha ......................................................................................................................................5
Como Utilizar?.............................................................................................................................. 5
2.
OUVIDORIA \ SOLICITAÇÕES. ..........................................................................................................................6
2.1.
Aguardando Recebimento: .................................................................................................................6
Como Utilizar................................................................................................................................ 7
2.2.
Encaminhamento (Tramites):..............................................................................................................7
2.2.1.
Consulta demanda ..................................................................................................... 8
2.2.2.
Encaminhamento (Tramitação de demandas) ........................................................... 8
2.2.3.
Encerramento .......................................................................................................... 12
2.3.
Exclusão das Demandas ..................................................................................................................14
Como Utilizar.............................................................................................................................. 14
3.
2.4.
Histórico de Tramite..........................................................................................................................15
2.5.
Aguardando Resposta ......................................................................................................................16
2.6.
Espelho de Demandas......................................................................................................................17
2.7.
Relatório............................................................................................................................................18
2.8.
Reativação de Demanda ..................................................................................................................19
PROCESSOS. ...............................................................................................................................................20
3.1.
Aguardando Recebimento: ...............................................................................................................20
Como Utilizar.............................................................................................................................. 21
3.2.
Encaminhamento (Tramites):............................................................................................................21
3.2.1.
Consulta demanda ................................................................................................... 22
3.2.2.
Encaminhamento (Tramitação de demandas) ......................................................... 23
3.2.3.
Encerramento .......................................................................................................... 27
3.3.
3.2.3.1.
Finalização de processo por Órgão de arquivamento ............................................. 27
3.2.3.2.
Finalização de processo no próprio Órgão.............................................................. 27
Edição de Remessas ........................................................................................................................29
SMARsa – WEB – Versão 4.1
I
3.3.1.
Excluindo uma Demanda ou Cancelando uma Remessa. ....................................... 29
1º passo: ................................................................................................................................. 29
2º passo: ................................................................................................................................. 30
3.3.2.
Alterando uma remessa........................................................................................... 30
1º – Passo: ............................................................................................................................... 30
2º – Passo: ............................................................................................................................... 30
3º – Passo: ............................................................................................................................... 30
3.3.3.
Reimpressão da capa de Remessa........................................................................... 31
3.4.
Histórico de Remessas .....................................................................................................................31
3.5.
Reativação de Demanda ..................................................................................................................31
3.6.
Solicitação Desarquivamento ...........................................................................................................32
3.6.1.
3.7.
Solicitação de Desarquivamento............................................................................. 33
Confirmação Desarquivamento ........................................................................................................35
3.7.1.
Liberação de Desarquivamento............................................................................... 35
3.7.2.
Cancelando uma solicitação de Desarquivamento.................................................. 35
3.8.
Apensar Processos :.........................................................................................................................36
Como Utilizar?............................................................................................................................ 36
Apensar Demanda. .................................................................................................................. 36
Desapensar Demanda .............................................................................................................. 37
Imprimir Certidão de Apensamento........................................................................................ 37
3.9.
Aguardando Resposta ......................................................................................................................37
4.
RELATÓRIOS ................................................................................................................................................40
5.
ATENDIMENTO. ............................................................................................................................................41
6.
PESQUISA PROCESSO / FILTROS ..................................................................................................................50
6.1.
Como utilizar? ...................................................................................................................................50
6.2.
Ordenação dos registros...................................................................................................................51
SMARsa – WEB – Versão 4.2
II
Introdução.
Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar os Responsáveis por análise e encaminhamento
de processos, atendentes e ouvidores, quanto aos procedimentos para encaminhamento (tramites).
OBJETIVOS.
Atender as áreas de Serviços Gerais e Atenção ao Cidadão com os módulos integrados de: Atendimento,
Ouvidoria, Protocolo, Controle de Processos e Arquivo Geral.
Possibilitar o registro, gerenciamento e análise das informações dadas, dos serviços prestados e das
atitudes adotadas em relação às solicitações dos cidadãos, garantindo melhora no desempenho da gestão
administrativa,
Garantir qualidade e agilidade no atendimento aos munícipes,
Conhecer as necessidades dos munícipes,
Identificar as áreas de maiores problemas dentro do município,
Identificar os tempos gastos na prestação de serviços por parte da administração pública,
Controlar o arquivamento e empréstimo dos documentos administrativos para garantir a segurança e
agilidade na recuperação.
SMARsa – WEB – Versão 4.2
1
Bem vindo ao Sistema SMARsa Modulo WEB.
O sistema SMARsa pode ser acessado através do atalho SMARsa Web, disponibilizado na tela inicial
(Desktop) ou pelo link disponibilizado pelo CPD, onde será solicitados o login e senha para acesso.
Tela de Login
Como Utilizar?
O usuário iniciando suas atividades e clicando no atalho ou link do SMARsa, terá que informar seu login
e senha para a seqüência do sistema.
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2
Iniciando o Trabalho.
Tela Inicial
Depois de efetuado o Login no sistema aparecerá à tela inicial conforme figura abaixo.
No canto esquerdo da tela é exibido o menu do sistema.
No centro são exibidas as informações das demandas (Espelho de Demanda) e os Órgãos de Acesso
do usuário.
Observação: O espelho de demanda é de acordo com os órgãos de acesso do usuário.
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3
Perda de Conexão:
Caso o usuário fique mais de 30 minutos inativo no sistema irá bloquear o acesso por segurança onde
será solicitada a senha de acesso (conforme tela abaixo).
Observação: O sistema retornará na mesma situação que foi deixado.
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4
1. Administração
No menu administração o usuário tem a opção Alterar Senha.
1.1. Alterar Senha
A opção alterar senha é onde o usuário pode trocar a senha de acesso ao sistema SMARsa.
Como Utilizar?
O usuário clica na opção alterar senha, digita a senha antiga no
digita
a
nova
senha*
no
campo
, depois
e
feito isso é só clicar no botão
confirma
a
senha
no
campo
.
* A senha pode ser composta por letras (não faz diferença de letras em maiúsculas e minúsculas) e números. A
senha não pode conter caracteres especiais ou acentos (Ex: @, #, á, ã).
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5
2. Ouvidoria \ Solicitações.
No menu ouvidoria ou solicitações pode escolher umas das opções que deseja executar, sendo:
2.1 – Recebimento das Solicitações e Ouvidorias (Aguardando Recebimento);
2.2 – Encaminhamentos das Solicitações e Ouvidorias (Análise / Encaminhamento);
2.3 – Alteração das Solicitações e Ouvidorias enviadas (Exclusão das Ouvidorias ou Solicitações)
2.4 – Verificação do historio de envio das Solicitações e Ouvidorias (Histórico de Solicitação à Ouvidoria);
2.5 – Aguardando envio de resposta (Aguardando Resposta);
2.6 – Espelho de Demanda (somente para o menu Ouvidoria);
2.7 – Relatório (somente para o menu Ouvidoria);
2.8 – Reativação de uma demanda (Reativação de Ouvidoria)
2.1. Aguardando Recebimento:
Nesta opção o usuário poderá visualizar todos as demandas que aguardam recebimento em seu órgão.
Observação: Quando no grid apresentar a linhas escrita em verde, informa que as demandas foram
encaminhadas aos cuidados de outro usuário, e se no encaminhamento o usuário marcou a opção de
obrigatoriedade, somente o usuário que foi encaminhado poderá estar recebendo a(s) demanda(s).
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6
Como Utilizar
Para o usuário receber uma demanda deverá selecionar a(s) que desejar e clicar no botão
para receber todas as demandas) e clicar no botão
(ou
assim toda(s) a(s) demanda(s) que
foram selecionada(s) estarão liberados para fazer a tramitação.
2.2. Encaminhamento (Tramites):
Permite o registro do curso das demandas, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de
sua função administrativa. Também referido como tramite ou encaminhamento ou movimentação. Os órgãos
por onde as demandas tramitam, são chamados de "pontos de tramitação"
Observação: Quando no grid apresentar a linhas escrita em verde, informa que as demandas foram
encaminhadas aos cuidados de outro usuário, e se no encaminhamento o usuário marcou a opção de
obrigatoriedade, somente o usuário que foi encaminhado poderá estar recebendo a(s) demanda(s).
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7
Observação: Quando a demanda encontrar-se atrasado ele irá aparecer escrito em vermelho.
2.2.1. Consulta demanda
O botão
consulta (localizado no encima, no canto esquerdo) é utilizado para fazer consultas
detalhadas. Ao clicar no botão ira apresentar a tela (imagem abaixo) de pesquisa de uma demanda, onde
deverá estar digitando a numeração da demanda que deseja e clicar no botão
o numero da demanda o usuário poderá estar utilizando a pesquisa clicado no botão
, cão não tenha
, onde irá
apresentar uma nova te onde poderá estar utilizando o opção do filtro para pesquisa.
2.2.2. Encaminhamento (Tramitação de demandas)
Observação: A Tramitação das demandas pode ser feita para diversos órgãos juntos antes de confirmar a
transação.
2.2.2.1. O primeiro passo para tramitar é escolher um órgão de destino, conforme figura abaixo.
Esta escolha pode ser feita de três maneiras, sendo:
a
1 – Pode ser digitado o numero do órgão de destino no campo
o código do órgão
ou digitando
.
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a
2 – Pode ser escolhido o órgão inicializando a digitação do mesmo e depois escolhendo, conforme
figura abaixo.
a
3 – Clicando no botão
e usando o filtro para procurar.
2.2.2.2. O segundo passo é colocar aos cuidados, este passo deve ser executado somente se for
realmente necessário, deverá selecionar o funcionário que deseja enviar (conforme figura abaixo,
com as mesmas funcionalidades da seleção do órgão).
Após selecionar o funcionário deverá marcar se é obrigatório ou não o recebimento por este funcionário
(conforme marcado em vermelho).
Observação: Caso selecione a opção de sim somente este funcionário terá acesso a estas demandas,
ou seja, estas demandas serão de acesso exclusivo deste funcionário.
2.2.2.3. O terceiro passo é cadastrar o Despacho / Providencia.
Para cadastrar a providência, selecionar a(s) demanda(s) que deseja e clicar no botão
onde irá
aparecer a tela (abaixo) para cadastramento das informações.
Observação: O registro de despacho / providencia é para múltiplas demandas por vez.
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Observação: Caso falte alguma demanda na listagem, o usuário poderá incluir novas demandas através do
campo
e clicando no botão
.
Como Utilizar?:
Usuário: Neste campo apresentará o nome do usuário que está digitando a providencia, caso haja necessidade
de estar alterando o usuário poderá estar selecionando o nome de outro usuário.
Despacho: Neste campo o usuário irá selecionar o despacho da providencia que está sendo informada.
Situação: Neste campo o usuário poderá estar selecionando uma situação para está providencia.
Providência: Neste campo o usuário informará qual foi à providência tomada em relação à demanda.
Observação: Caso o sistema esteja parametrizado para obrigar a providencia e o usuário esqueça
de estar registrando o Despacho / Providencia, e ao tentar agendar a(s) demanda(s) o sistema irá apresentar
uma mensagem (conforme figura abaixo) informando que
do que ‘Algum(s) Processo(s) não foi(ram)
agendados(s)” e irá exibir um relatório das demandas que não foram enviada(s) (conforme figura abaixo), assim
o usuário terá que estar refazendo o agendamento das demandas.
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2.2.2.4. O quarto passo é cadastrar uma justificativa de atraso, caso haja necessidade. Para cadastrar a
justificativa o usuário deverá selecionar a demanda e clicar no botão
onde irá aparecer a tela
(abaixo) para cadastramento das informações.
Observação: O registro da justificativa de atraso é individual por demanda.
2.2.2.5. O quinto passo é selecionar a(s) demanda(s) para envio ao(s) órgão(s) de destino(s). Este
processo pode ser feitos das seguintes maneiras:
o
1 – Através da Seleção da(s) demanda(s) e clicando no botão
o
.
2 – Enviando todas as demandas ao mesmo tempo, feito através do botão
, onde se deve
estar atento ao usar está opção, pois isso move todas as demandas para um único órgão.
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o
3 – Através do campo
e clicado no botão
, onde deve ser digitado o numero da demanda
.
Feito isso é só clicar no botão
que será enviado as demandas para os órgãos
selecionados.
Observação: Para impressão dos relatórios no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups
esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
2.2.3. Encerramento
Para finalizar uma demanda o usuário entrará na tela de encaminhamento (tramite) e clicará na opção
de Despacho / Providência
deverá clicar no botão
onde fará a todo o processo de análise, ao invés de clicar no botão confirma
, o sistema irá solicitar a confirmação do encerramento e se deseja
estar enviando a resposta ao cidadão (conforme imagem abaixo).
Observação: As demandas só terão seu encerramento após o envio da resposta.
Clicando em OK irá abrir a tela para envio de resposta, explicado seu procedimento abaixo, caso clique em
cancelar as demandas irá para o status de Aguardando resposta e poderá ser enviada as Resposta no menu
Aguardando Resposta.
Observação: As demandas que estivem em verde só poderão ser respondidas pela ouvidoria.
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Como Utilizar?
1º Passo: No campo “Usuário Resp:” poderá ser alterado o nome do usuário que está respondendo
a(s) demanda(s).
2º Passo: Deverá selecionar o meio de envio da resposta
Carta: Será impresso um relatório para postagem da resposta digitada.
Observação: Para impressão dos relatórios no sistema é necessário que o bloqueador de
Pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
E-mail: É envido um e-mail da resposta para o cidadão, onde:
Só é permitido o envio de e-mail para os cidadãos que possuir cadastrado e-mail.
Selecionado está opção será liberado o botão
caso haja
necessidade de anexar um arquivo para envio.
Telefone: É apenas registrado o envio da resposta.
Observação: O sistema também está disponível para envio de SMS
3º Passo: Deverá estar digitando a resposta no campo “Resposta:”
Finalizando: Feito os passos acima basta clicar no botão
que as resposta será(rão)
enviada(s) conforme o meio selecionado no 2º passo.
Observação: Caso clique em
a(s) demanda(s) serão enviadas para o Status de
aguardando resposta, onde poderá ser enviada a resposta na tela de “Aguardando Resposta”
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2.3. Exclusão das Demandas
Nesta tela o usuário visualizará todas as demandas que foram enviadas pelo(s) órgão(s) que possui
acesso e que ainda não foram recebidas e poderá cancelar o envio da(s) demandas(s) conforme a
necessidade.
Como Utilizar.
Para cancelar o envio de uma demanda deverá seguir os passos.
O usuário deverá estar selecionando(s) a(s) demanda(s) que deseja.
Após selecionar basta clicando no
, feito isso a(s) demanda(s) retornará aos status
anterior liberando para a tramitação.
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2.4. Histórico de Tramite
Nesta opção o usuário visualizará toda as demandas que ainda não foram recebidas.
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2.5. Aguardando Resposta
Nesta tela o usuário terá a opção de visualizar todas as demandas que aguardam o envio de resposta e
todas as demandas que foram respondidas.
Observação: Na aba “Respostas Envidas” usuário poderá estar reenviando uma resposta de uma(s)
demanda(s), para isso pasta seguir os mesmo procedimento da aba “Aguardando Resposta”.
Como Utilizar?
1º Passo: Deverá selecionar no grid as demandas que deseja enviar a resposta.
2º Passo: No campo “Usuário Resp:” poderá ser alterado o nome do usuário que está respondendo
a(s) demanda(s).
3º Passo: Deverá selecionar o meio de envio da resposta
Carta: Será impresso um relatório para postagem da resposta digitada.
Observação: Para impressão dos relatórios no sistema é necessário que o bloqueador de
Pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
E-mail: É envido um e-mail da resposta para o cidadão, onde:
Só é permitido o envio de e-mail para os cidadãos que possuir cadastrado e-mail.
Selecionado está opção será liberado o botão
caso haja
necessidade de anexar um arquivo para envio.
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Telefone: É apenas registrado o envio da resposta.
Observação: O sistema também está disponível para envio de SMS
3º Passo: Deverá estar digitando a resposta no campo “Resposta:”
Finalizando: Feito os passos acima basta clicar no botão
que as resposta será(rão)
enviada(s) conforme o meio selecionado no 2º passo.
Observação: Caso clique em
a(s) demanda(s) serão enviadas para o Status de
aguardando resposta, onde poderá ser enviada a resposta na tela de “Aguardando Resposta”
2.6. Espelho de Demandas
Observação: Somente disponível no menu Ouvidoria.
Nesta tela o Ouvidor conseguirá realizar monitoramento das demandas em abertos no sistema, e caso
seja necessário marcando elas para um monitoramento mais detalhado.
Observação: Está tela só funcionará corretamente para os ouvidores cadastrados no sistema.
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2.7. Relatório
Observação: Somente disponível no menu Ouvidoria.
Nesta tela o ouvidor terá como fazer um acompanhamento das demandas que necessitam de execução
de serviço por bairro ou por órgão.
Onde ele deverá estar selecionando a opção necessária e caso deseje imprimir deverá selecionar os
registro e clicar no botão imprimir.
Observação: Só serão exibidas as informações das demandas que estão com assuntos que
necessitam de execução de serviços.
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2.8. Reativação de Demanda
Nesta opção o usuário visualizará todos as demandas que estão com status de concluídas em seu
órgão(s) de acesso e poderá estar reativando estas demandas realizando uma nova tramitação.
Observação: Todo o processo de tramitação deste tela são idênticas à tela Análise / Encaminhamento
(Tramitação).
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3. Processos.
No menu processo pode escolher umas das opções que deseja executar, sendo:
3.1 – Recebimento de um processo (Aguardando Recebimento);
3.2 – Encaminhamentos dos processos (Análise/Encaminhamento);
3.3 – Alteração de Remessa (Edição de Remessas)
3.4 – Verificação do historio de um processo (Histórico de Remessas);
3.5 – Encaminhamento dos encerrados (Encerrados).
3.6 – Solicitação de Requisição de Processos Arquivados (Solicitação Desarquivamento).
3.7 – Liberação de Desarquivamento de Processos (Confirmação Desarquivamento).
3.8 – Apensamento de Processos (Apensar Processos).
3.9 – Processos aguardando Resposta (Aguardando Resposta).
3.1. Aguardando Recebimento:
Nesta opção o usuário poderá visualizar todos as demandas que aguardam recebimento em seu órgão.
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Observação: Quando no grid apresentar a linhas escrita em verde, informa que as demandas foram
encaminhadas aos cuidados de outro usuário, e se no encaminhamento o usuário marcou a opção de
obrigatoriedade, somente o usuário que foi encaminhado poderá estar recebendo a(s) demanda(s).
Como Utilizar
Para o usuário receber uma demanda deverá selecionar a(s) que desejar e clicar no botão
para receber todas as demandas) e clicar no botão
(ou
assim toda(s) a(s) demanda(s) que
foram selecionada(s) estarão liberados para fazer a tramitação.
Pode-se receber todos os processos de uma remessa de uma única vez, para isso digitar o numero da
remessa no campo
e clicar no botão
.
Observação: Para reimprimir a capa de remessa, basta marcar um processo e clicar no
botão
.
3.2. Encaminhamento (Tramites):
Permite o registro do curso das demandas, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de
sua função administrativa. Também referido como tramite ou encaminhamento ou movimentação. Os órgãos
por onde as demandas tramitam, são chamados de "pontos de tramitação"
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Observação: Quando os processo encontrar-se atrasado ele irá aparecer escrito em vermelho.
Observação: Quando no grid apresentar a linhas escrita em verde, informa que as demandas foram
encaminhadas aos cuidados de outro usuário, e se no encaminhamento o usuário marcou a opção de
obrigatoriedade, somente o usuário que foi encaminhado poderá estar recebendo a(s) demanda(s).
Observação: Quando a demanda encontrar-se atrasado ele irá aparecer escrito em vermelho.
3.2.1. Consulta demanda
O botão
consulta (localizado no encima, no canto esquerdo) é utilizado para fazer consultas
detalhadas. Ao clicar no botão ira apresentar a tela (imagem abaixo) de pesquisa de uma demanda, onde
deverá estar digitando a numeração da demanda que deseja e clicar no botão
o numero da demanda o usuário poderá estar utilizando a pesquisa clicado no botão
, cão não tenha
, onde irá
apresentar uma nova te onde poderá estar utilizando o opção do filtro para pesquisa.
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3.2.2. Encaminhamento (Tramitação de demandas)
Observação: A Tramitação das demandas pode ser feita para diversos órgãos juntos antes de confirmar a
transação.
3.2.2.1. O primeiro passo para tramitar é escolher um órgão de destino, conforme figura abaixo.
Esta escolha pode ser feita de três maneiras, sendo:
a
1 – Pode ser digitado o numero do órgão de destino no campo
o código do órgão
ou digitando
.
a
2 – Pode ser escolhido o órgão inicializando a digitação do mesmo e depois escolhendo, conforme
figura abaixo.
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a
3 – Clicando no botão
e usando o filtro para procurar.
3.2.2.2. O segundo passo é colocar aos cuidados, este passo deve ser executado somente se for
realmente necessário, deverá selecionar o funcionário que deseja enviar (conforme figura abaixo,
com as mesmas funcionalidades da seleção do órgão).
Após selecionar o funcionário deverá marcar se é obrigatório ou não o recebimento por este funcionário
(conforme marcado em vermelho).
Observação: Caso selecione a opção de sim somente este funcionário terá acesso a estas demandas,
ou seja, estas demandas serão de acesso exclusivo deste funcionário.
3.2.2.3. O terceiro passo é cadastrar o Despacho / Providencia.
Para cadastrar a providência, selecionar a(s) demanda(s) que deseja e clicar no botão
onde irá
aparecer a tela (abaixo) para cadastramento das informações.
Observação: O registro de despacho / providencia é para múltiplas demandas por vez.
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Observação: Caso falte alguma demanda na listagem, o usuário poderá incluir novas demandas através do
campo
e clicando no botão
.
Como Utilizar?:
Usuário: Neste campo apresentará o nome do usuário que está digitando a providencia, caso haja necessidade
de estar alterando o usuário poderá estar selecionando o nome de outro usuário.
Despacho: Neste campo o usuário irá selecionar o despacho da providencia que está sendo informada.
Situação: Neste campo o usuário poderá estar selecionando uma situação para está providencia.
Providência: Neste campo o usuário informará qual foi à providência tomada em relação à demanda.
Observação: Caso o sistema esteja parametrizado para obrigar a providencia e o usuário esqueça
de estar registrando o Despacho / Providencia, e ao tentar agendar a(s) demanda(s) o sistema irá apresentar
uma mensagem (conforme figura abaixo) informando que
do que ‘Algum(s) Processo(s) não foi(ram)
agendados(s)” e irá exibir um relatório das demandas que não foram enviada(s) (conforme figura abaixo), assim
o usuário terá que estar refazendo o agendamento das demandas.
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3.2.2.4. O quarto passo é cadastrar uma justificativa de atraso, caso haja necessidade. Para cadastrar a
justificativa o usuário deverá selecionar a demanda e clicar no botão
onde irá aparecer a tela
(abaixo) para cadastramento das informações.
Observação: O registro da justificativa de atraso é individual por demanda.
3.2.2.5. O quinto passo é selecionar a(s) demanda(s) para envio ao(s) órgão(s) de destino(s). Este
processo pode ser feitos das seguintes maneiras:
o
1 – Através da Seleção da(s) demanda(s) e clicando no botão
o
.
2 – Enviando todas as demandas ao mesmo tempo, feito através do botão
, onde se deve
estar atento ao usar está opção, pois isso move todas as demandas para um único órgão.
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o
3 – Através do campo
e clicado no botão
, onde deve ser digitado o numero da demanda
.
Feito isso é só clicar no botão
que será enviado as demandas para os órgãos
selecionados.
Observação: Para impressão dos relatórios no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups
esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
3.2.3. Encerramento
Para encerra uma(s) demanda(s) o usuário terá duas opções
1 – Enviando a(s) demanda(s) para um órgão de Arquivamento
2 – Finalizando a(s) demanda(s) no próprio órgão.
3.2.3.1.
Finalização de processo por Órgão de arquivamento
Para finalizar um processo por órgão de arquivamento o usuário fará um tramite da(s) demand(s) para
um órgão de arquivamento.
3.2.3.2. Finalização de processo no próprio Órgão
Para finalizar uma demanda o usuário entrará na tela de encaminhamento (tramite) e clicará na opção
de Despacho / Providência
deverá clicar no botão
onde fará a todo o processo de análise, ao invés de clicar no botão confirma
, o sistema irá solicitar a confirmação do encerramento e se deseja
estar enviando a resposta ao cidadão (conforme imagem abaixo).
Observação: As demandas só terão seu encerramento após o envio da resposta.
Clicando em OK irá abrir a tela para envio de resposta, explicado seu procedimento abaixo, caso clique em
cancelar as demandas irá para o status de Aguardando resposta e poderá ser enviada as Resposta no menu
Aguardando Resposta.
Observação: As demandas que estivem em verde só poderão ser respondidas pela ouvidoria.
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Como Utilizar?
1º Passo: No campo “Usuário Resp:” poderá ser alterado o nome do usuário que está respondendo
a(s) demanda(s).
2º Passo: Deverá selecionar o meio de envio da resposta
Carta: Será impresso um relatório para postagem da resposta digitada.
Observação: Para impressão dos relatórios no sistema é necessário que o bloqueador de
Pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
E-mail: É envido um e-mail da resposta para o cidadão, onde:
Só é permitido o envio de e-mail para os cidadãos que possuir cadastrado e-mail.
Selecionado está opção será liberado o botão
caso haja
necessidade de anexar um arquivo para envio.
Telefone: É apenas registrado o envio da resposta.
Observação: O sistema também está disponível para envio de SMS
3º Passo: Deverá estar digitando a resposta no campo “Resposta:”
Finalizando: Feito os passos acima basta clicar no botão
que as resposta será(rão)
enviada(s) conforme o meio selecionado no 2º passo.
Observação: Caso clique em
a(s) demanda(s) serão enviadas para o Status de
aguardando resposta, onde poderá ser enviada a resposta na tela de “Aguardando Resposta”
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3.3. Edição de Remessas
Nesta opção o usuário visualizará todas as demandas que estão sendo enviadas pelo seus órgãos de
acesso e não foram recebidas, onde poderá alterar uma remessa (Inclusão e exclusão de demandas) e
reimprimir a capa de remessa.
3.3.1. Excluindo uma Demanda ou Cancelando uma Remessa.
Nesta parte será explicado passo a passo o procedimento para exclusão de um processo de uma
remessa ou até mesmo uma remessa inteira.
Observação: O sistema executa a exclusão da demanda individualmente, assim para Cancelar uma
remessa terá que excluir todas as demandas existentes na remessa. Sendo que nenhuma demanda pode ter
sido recebida.
1º passo:
Selecionar a(s) demanda(s) desejada e sendo:
1º – Através da seleção da demanda e enviando o mesmo para o agendamento clicando no botão
.
2º – Digitando o numero da demanda no campo
e clicando no botão
., Também pode ser colocada toda a remessa.
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Observação: Antes de digitar o usuário deverá estar selecionando o tipo de pesquisa que deseja estar
adicionando no campo
.
2º passo:
retirados da remessa.
Após ter selecionado todas as demandas desejadas clicar no
3.3.2. Alterando uma remessa
Selecionar uma demanda existente na remessa e clicar no botão
para abrir a tela de edição de
remessa.
Sendo:
1º – Passo:
Digitar os dados da demanda desejada no campo
.
2º – Passo:
Clicar no botão
, que será exibido as informações do processo nos campos conforme
imagem abaixo.
3º – Passo:
Após confirma que a demanda está correta clicar no botão
,.
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Observação: Caso tenha adicionado alguma demanda errada a remessa poderá nesta própria tela
estar excluindo a mesma, para isso basta selecionar e clicar no botão
.
3.3.3. Reimpressão da capa de Remessa
Para reimprimir a capa de uma remessa é necessário localizar uma demanda que exista na remessa e
clicar no botão
.
Observação: Se o usuário selecionar várias demandas de remessas diferentes será impressos todas
as capas das remessas das demandas solicitadas.
Observação: Para impressão dos documentos no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups
esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
3.4. Histórico de Remessas
Nesta opção o usuário visualizará toda o histórico de movimentação de uma demanda e também
poderá estar reimprimindo a capa da remessa.
Para reimprimir a capa de remessa basta clicar no clicar no botão
que esta sendo exibido no
grid na frete da demanda.
Observação: Para impressão dos documentos no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups
esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
3.5. Reativação de Demanda
Nesta opção o usuário visualizará todos as demandas que estão com status de concluídas em seu
órgão(s) de acesso e poderá estar reativando estas demandas realizando uma nova tramitação.
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Observação: Todo o processo de tramitação desta tela são idênticas à tela Análise / Encaminhamento
(Tramitação).
3.6. Solicitação Desarquivamento
Ao selecionar irá abrir o filtro de pesquisa, este filtro é utilizado para pesquisar a demanda que deseja
solicitar sendo, o resultado exibido trará as as requisições que foram feitas da demanda pesquisada assim será
possível verificar se está demanda não está sendo solicitada por outro funcionário.
Após passar pela parte de filtragem irá apresentar a tela da Solicitação Desarquivamento (conforme
abaixo).
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Nesta tela o usuário irá poder solicitar novo desarquivamento pelo botão
do processo através do botão
ou visualizado os dados
.
Para poder reimprimir uma solicitação de desarquivamento o usuário deverá selecionar o processo que
solicito e clicar no botão
.
Observação: Caso uma solicitação de desarquivamento não tenha sido atendida (Situação: Solicitado),
o usuário poderá cancelar sua solicitação, para isso basta clicar no
localizado no grid na frente da
demanda.
3.6.1. Solicitação de Desarquivamento.
Ao clicar no
irá apresenta a tela, onde o usuário fará a solicitação.
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Para realizar a requisição seguir a seqüência:
o
1 Passo – Selecionar o órgão que está solicitando.
o
2 Passo – Digitar o motivo pelo qual ele está solicitando o desarquivamento.
O
3 Passo – Digitar os dados da demanda nos campos
botão
e clicar no
.
Observação: Para adicionar mais demandas a para a solicitação repetir o passo 3.
Ultimo Passo – Após incluir todos as demandas desejadas clicar no clicar no botão
para confirmar a transação.
Exclusão de Demandas: Para retirar uma demanda selecionar e clicar no botão
.
Observação: Uma demanda pode ser solicitada para departamento que não sejam arquivo
morto,assim está solicitação será liberada pelo pessoal que possuir acesso a este departamento.
Observação: Só poderá ser solicitado o desarquivamento de uma demanda que esteja com o status
concluído.
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3.7. Confirmação Desarquivamento
Ao selecionar está opção irá abrir a tela de filtro, poderá filtrar a demanda deseja consultar, após filtrar
irá aparecer a tela (conforme abaixo).
Observação: A solicitação de desarquivamento é exibida conforme o órgão de acesso, ou seja, sempre
será visualizado as demandas solicitadas ao qual o usuário possuir acesso;
Observação: A solicitação de desarquivamento não é exclusiva para órgão(s) de arquivamento;
Observação: A solicitação de desarquivamento poderá ser realizada para qualquer órgão desde que a
demanda esteja com o status de concluído
3.7.1. Liberação de Desarquivamento.
O usuário deverá selecionar as demandas e clicar no botão
, onde o sistema irá criar
uma remessa de envio do processo para o órgão solicitante.
Observação: Para impressão dos documentos no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups
esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
3.7.2. Cancelando uma solicitação de Desarquivamento.
Para cancelar uma solicitação de desarquivamento selecionar a(s) demanda(s) e clicar no botão
, onde o usuário terá que registrar uma justificativa
informando o motivo pelo qual esta
solicitação não pode ser atendida, conforme tela baixo.
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3.8. Apensar Processos :
Permite reunir um ou mais demandas em caráter temporário. Feito com o objetivo de elucidar ou
subsidiar a matéria tratada, conservando cada demanda a sua identidade e independência.
Como Utilizar?
Apensar Demanda.
Para apensar uma demanda a outra deverá seguir os seguintes procedimentos.
1º Passo: Digitar o número da demanda principal, clicar no botão
para carregar as informações e
selecionar a opção de se a autoriza o arquivamento de demandas com anexo.
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Observação: É através desta demanda que os apensos serão tramitados.
2º Passo: Digitar o numero da demanda que deseja apensar e clicar no botão
informações e confirmar clicando no botão
para carregar as
.
Observação: Para poder apensar um processo, o mesmo deverá estar no mesmo local que o principal
e estar com a situação de “Em Análise”
Desapensar Demanda
Para remover uma apensado ou cancelar um apensamento, deverá selecionar as demandas exibidas
no grid abaixo e clicar no botão
, assim os processos apensados serão removidos do principal..
Imprimir Certidão de Apensamento
Para imprimir a certidão de apensamento o usuário deverá estar clicando no botão
localizado na
parte superior da tela.
3.9. Aguardando Resposta
Nesta tela o usuário terá a opção de visualizar todas as demandas que aguardam o envio de resposta e
todas as demandas que foram respondidas.
Observação: Na aba “Respostas Envidas” usuário poderá estar reenviando uma resposta de uma(s)
demanda(s), para isso pasta seguir os mesmo procedimento da aba “Aguardando Resposta”.
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Como Utilizar?
1º Passo: Deverá selecionar no grid as demandas que deseja enviar a resposta.
2º Passo: No campo “Usuário Resp:” poderá ser alterado o nome do usuário que está respondendo
a(s) demanda(s).
3º Passo: Deverá selecionar o meio de envio da resposta
Carta: Será impresso um relatório para postagem da resposta digitada.
Observação: Para impressão dos relatórios no sistema é necessário que o bloqueador de
Pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web.
E-mail: É envido um e-mail da resposta para o cidadão, onde:
Só é permitido o envio de e-mail para os cidadãos que possuir cadastrado e-mail.
Selecionado está opção será liberado o botão
caso haja
necessidade de anexar um arquivo para envio.
Telefone: É apenas registrado o envio da resposta.
Observação: O sistema também está disponível para envio de SMS
3º Passo: Deverá estar digitando a resposta no campo “Resposta:”
Finalizando: Feito os passos acima basta clicar no botão
que as resposta será(rão)
enviada(s) conforme o meio selecionado no 2º passo.
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Observação: Caso clique em
a(s) demanda(s) serão enviadas para o Status de
aguardando resposta, onde poderá ser enviada a resposta na tela de “Aguardando Resposta”
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4. Relatórios
Nesta parte do sistema o usuário poderá estar retirando os relatórios gerencias para análises, onde:
Observação: alguns relatórios estão restritos a usuários com nível system.
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5. Atendimento.
Através do menu atendimento será aberta nova solicitação de SAC / Ouvidoria, também terá permissão
de cadastrando ou alterar as informações de um cidadão.
Tela de Atendimento
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Para um melhor entendimento do processo iremos explicar passo a passo o procedimento de registro
de um SAC / Ouvidoria.
Observação: Todos os campos
são auto-sugestivos, ou seja vão exibir sugestões
conforme seu preenchimento.
1º Passo: Selecionar a Modalidade.
Deverá selecionar o tipo de solicitação (Solicitação / Ouvidoria) que está sendo aberta. Para isso basta
selecionar conforme figura abaixo.
2º Passo: Selecionar a Ação (Incluir / Alterar / Cancelar).
Deverá selecionar a ação que será realizada sendo:
Incluir: Realiza a nova inclusão de uma demanda, para realizar basta clicar no botão
e
cadastrar a demanda.
Alterar: Realiza a alteração de uma demanda, onde deverá primeiramente consultar a demanda
digitando as informações nos campos
realizar a busca das informações e clicar no botão
e clicar no botão
para
e editar a demanda
3º Passo: identificar o Solicitante.
Para identificar um cidadão o usuário tem as seguintes maneiras, através do CPF / CNPJ ou Nome ou
Telefone.
Observações:
O campo CPF / CNPJ dever ser digito sem ponto(s) ou traço(s) e na sua sugestão será exibido o CPF
do contribuinte no formato correto.
No campo telefone deverá ser digitado o DDD+Número, sem ponto(s) ou traço(s).
Exemplo: 1621119898
Parte da Tele relacionado ao Cadastro do Cidadão
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Observação: Caso o cidadão não tenha cadastro, ao preencher os campos e gravar o mesmo será
adicionado automaticamente.
Confirmando dados do Cidadão
Após identificar o cidadão, deverá ser confirmado se as Informações do cidadão estão corretas.
CPF / CNPJ:
Neste campo deverá conter o CPF ou CNPJ do cidadão.
Observações:Para poder alterar informações neste campo, não pode ser selecionando as opções de
sugestão, pois se for selecionado alguma sugestão será feito uma nova pesquisa do cidadão.
Documento:
Neste campo é informado um documento adicional para o cidadão, como por exemplo RG, onde no
campo de seleção identifica o tipo do documento e no outro campo a numeraçã..
Telefone:
Neste campo é usada somente uma consulta do cidadão pelo telefone.
Nome:
Neste campo identifica o nome ou razão social, onde deve ser sempre preenchido com todas as
informações evitando abreviações.
Observação: Para poder alterar informações neste campo, não pode ser selecionando as opções de
sugestão, pois se for selecionado alguma sugestão será feito uma nova pesquisa do cidadão.
CEP:
O campo CEP é o campo chave do cadastro do endereço do cidadão, pois através dele será possível a
pesquisa de endereços, sendo que ao selecionar um sugestão irá buscar as informações do endereço
cadastrado.
Observação: Neste campo o usuário deverá estar digitando as informações sem ponto(s) ou traço(s).
Logradouro:
No cadastro de logradouro deverá selecionar o Tipo (rua, av, etc), na caixa de seleção, e preencher o
nome do logradouro,
Observação: Caso seja selecionada uma sugestão não irá modificar os outros campos pertencentes ao
endereço.
Numero:
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Deverá ser informado o numero do logradouro.
Complemento:
Neste é para ser colocada informação para complementar do endereço, como Apartamento, fundos,
etc.
Bairro:
Deverá ser colocado o bairro do logradouro.
Observação: Caso seja selecionada uma sugestão não irá modificar os outros campos pertencentes ao
endereço.
Cidade:
Deverá ser colocada a cidade do logradouro.
Observação: Caso seja selecionada uma sugestão não irá modificar os outros campos pertencentes ao
endereço.
DDD:
Deverá ser informado o DDD referente à cidade.
UF:
Deverá ser selecionado o estado da cidade.
4º Passo: Cadastro de telefones.
Nesta parte deverá registrado os telefones para contato ao cidadão.
Como Utilizar?
Incluir: Para adicionar um novo telefone deverá clicar no botão
, onde irá abrir a tela
para preenchimento dos dados (conforme imagem abaixo).
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Alterar: Para alterar um telefone deverá selecionar um registro no grid e clicar no botão
,
onde irá abrir a tela para preenchimento dos dados.
Excluir: Para excluir um telefone deverá selecionar e clicar no botão
.
5º Passo: Cadastro de e-mail.
Nesta parte o usuário deverá registrando os e-mail’s para contato eletrônico ao cidadão.
Observação: É através deste cadastro que são enviados a resposta por e-mail.
Como Utilizar?
Incluir: Para adicionar um novo e-mail deverá clicar no botão
, onde irá abrir a tela para
preenchimento dos dados (conforme imagem abaixo).
Alterar: Para alterar um telefone deverá selecionar um registro no grid e clicar no botão
,
onde irá abrir a tela para preenchimento dos dados.
Excluir: Para excluir um e-mail deverá selecionar e clicar no botão
.
6º Passo: Beneficiário.
Quando o beneficiário de uma solicitação não é a mesma pessoa que está realizando a solicitação,
exemplo abaixo, o sistema permite o cadastramento do beneficiário, para isso basta clicar
,
liberando na tela o cadastro de beneficiário (conforme figura abaixo), onde os campo são os mesmos contidos
no requerente e tendo a mesmas funcionalidades.
Observação: O sistema não permite que no cadastro o Requerente seja a mesma pessoa que o
beneficiário.
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Parte da Tela com os dados do Beneficiário.
Exemplo: Quando um advogado vai fazer a solicitação para a empresa ao qual ele está representando,
onde o advogado é o requerente e a empresa é a beneficiária.
Observação: Quando o beneficiário não é preenchido o sistema considera o requerente como sendo o
próprio beneficiário.
Onde a uso é idêntico ao requerente.
7º Passo: Especificação do Assunto.
Parte da Tela referente ao Assunto
Nesta parte deverá ser especificado o assunto ao qual está sendo aberta a demanda. Onde para
especificar o assunto deverá ser selecionado através do campo “Assunto”, onde após selecioná-lo, poderá estar
selecionado a Tipificação do assunto e o Local de ocorrência e serão exibidas todas as informações pertinentes
ao assunto. Sendo:
Assunto:
Observação: Os assuntos exibidos são de acordo com o que está liberado a modalidade selecionado.
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No campo (complemento do assunto),
deve ser colocada informação extra sobre a demanda, para que possa estar ajudando na execução da
mesma.
O botão
expande o tamanho do campo.
Tipificação:
Neste campo é utilizado para identificar a tipificação do assunto, sendo que são liberadas conforme o
cadastro de assuntos.
Local de Ocorrência:
Neste campo o usuário pode registrar o local da ocorrência que está sendo aberta a demanda, onde os
locais são pré cadastrados no sistema.
Observação: Este campo é utilizado por exemplo quando um cidadão abre uma demanda sobre uma
ocorrência acontecida em um posto de saúde.
Documentos Exigidos:
Neste campo serão exibidas as relações de documentos exigidos para realização do assunto
selecionado.
Roteiro do Assunto:
Neste campo serão exibidos os roteiros que este assunto terá até sua conclusão.
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Informações sobre o Assunto:
Neste campo são mostradas informações sobre o assunto para que possa estar auxiliando no
atendimento.
8º Passo: Endereço de Atendimento.
Observação: Este campo só fica visível após a seleção do assunto que exijam informações de
endereço de atendimento.
Neste campo deverá ser especificado o endereço de atendimento da demanda, pois nem sempre o
endereço do solicitante / beneficiário é o local do atendimento. Os campos do endereço têm as mesmas
usabilidades do endereço do requerente / beneficiário, com a exceção do campo “Detalhes do Local”.
O campo,
é para ser especificada informação que possam ajudar na identificação do local.
Observação: O campo endereço e detalhes do local têm a opção de serem obrigatórios, assim não
será possível a confirmar a solicitação sem que tenha o preenchimento dos mesmos.
9º Passo: Classificação:.
Nestes campos deverá colocar as informações para classificação do atendimento realizado, sendo:.
Tipo de Demanda:
Neste campo deverá ser marcada a opção que classifique o tipo da demanda que está sendo realizada.
Meio de Recebimento:
Neste campo deverá ser selecionada o meio do recebimento da demanda.
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Prioridade:
Este campo serve para classificar qual a prioridade da solicitação, onde alta e urgente serão
encaminhadas diretamente para ouvidoria.
Sigiloso:
Neste campo serve para identificar se a solicitação é sigilosa. Este campo está vinculado ao assunto,
ou seja, ao selecionar um assunto ele mudará conforme a foi definido.
Observação:Quando uma solicitação está marcada como sigiloso, somente usuários com permissão
terão acesso.
10º Passo: Órgão de Abertura:
Nestes campos é para identificação o local que foi a aberto a demanda.
Observação: O usuário só irá poder estar visualizando os órgãos que possui acesso.
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6. Pesquisa Processo / Filtros
A Pesquisa Processo / Filtro é uma função do sistema utilizada para facilitar a pesquisa, onde podem
ser criados diversos filtros que facilitam a localização do(s) processo(s).
6.1. Como utilizar?
Para criar um filtro deve-se clicar no botão
, apresenta a tela acima, ai seleciona na parte dos
Campos a opção que deseja usar como critério de pesquisa, assim é só digitar no campo
o argumento para filtragem. Podem ser colocados diversos tipos de argumentos de uma
única vez para isso é só digitar um argumento e selecionar outro campo em
, não
tendo limites para os argumentos de filtragem.
No filtro em cada argumento o usuário pode selecionar o tipo de busca que ele quer, conforme imagem
abaixo,
Igualar exatamente: Procura as informações idênticas ao argumento, não considerando dados antes e
após do argumento.
Igualar no começo: Procura as informações que comecem com os argumento.
Igualar qualquer parte: Procura o argumento em qualquer parte do campo.
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Em campos textos o usuário tem a opção de escolher se deseja que as Maiúsculas e minúsculas sejam
iguais com a opção
, onde o padrão do sistema é sempre considerar igual.
Também pode ser utilizada a pesquisa para que não mostre um resultado, para isso é só marcar a
opção
, assim a pesquisa considera o todos o registro que não contenham o
argumento.
Quando um filtro é criado ao voltar no filtro é visualizado no
a aba de
Pesquisados, caso deseje incluir um novo campo é só clicar na aba Campos, conforme figuras.
Para remover um campo na pesquisa é só clicar no botão
que o filtro é removido.
Para criar uma nova pesquisa limpando a atual é só clicar no
que todo os filtros serão
removidos.
6.2. Ordenação dos registros
Para ordenar os registros o usuário deverá entrar a opção de filtro e selecionar o campo pelo qual
deseja ordenar e clicar no botão para inclusão na ordenação (conforme seta na figura abaixo).
Campos Utilizados
para Ordenação.
Botão
Função
Ação
Primeiro Registro
Avança para o primeiro registro
Registro Anterior
Avança para o registro anterior
Próximo Registro
Avança para o próximo registro
Ultimo Registro
Avança para o ultimo registro
Atualiza dados
Atualiza dados da tela
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Anotações
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