UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
O PERFIL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO
GLOBALIZADO E NA NOVA GESTÃO PÚBLICA
Por: Adriana Eufrásio Dutra
Orientador
Prof. Fernando Alves
Rio de Janeiro
2010
UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
O PERFIL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO
GLOBALIZADO E NA NOVA GESTÃO PÚBLICA
Apresentação
Cândido
de
Mendes
monografia
como
à
requisito
Universidade
parcial
para
obtenção do grau de especialista em Gestão
Pública.
AGRADECIMENTOS
Ao meu marido e aos meus pais pela paciência nas
longas jornadas de estudos.
DEDICATÓRIA
Dedico à minha filha Helena por me dar criatividade e
entusiasmo para realização deste trabalho.
RESUMO
Este trabalho mostrou que atualmente a Secretária Executiva está se
tornando uma profissional capaz de pensar estrategicamente e não apenas ser
uma cumpridora eficiente e rápida de ordens e solicitações.
Após a globalização, a secretária tem se colocado em um novo patamar
no qual consegue compreender a dinâmica de todos os projetos com os quais
o executivo esteja comprometido.
Ela não pode mais limitar-se a cursos de relacionamento humano e
informática, precisa agregar conhecimento por meio da educação continuada,
pois assim terá cada vez mais condições de estabelecer sinergia com o
executivo que assessora, pensando nos objetivos da empresa.
Os novos desafios que se colocam à carreira de secretária são, a rigor,
os mesmos que devem ser enfrentados e vencidos por profissionais de todas
as áreas e carreiras.
A Secretária Executiva têm demonstrado, cada vez mais, entender a
realidade contemporânea do trabalho e as exigências impostas aos que
desejam construir carreiras vitoriosas tanto na área privada quanto na área
pública.
6
METODOLOGIA
A investigação foi realizada por meio de pesquisa bibliográfica em livros,
monografias e internet.
“O Estudo de Caso é uma estratégia de pesquisa que
busca examinar um fenômeno contemporâneo dentro de
seu contexto, pois este é especialmente adequado ao
estudo de processos à medida que eles se desenrolam
na organização.” (Roesch, 1996, p.155)
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
08
CAPÍTULO I - História da profissão de Secretariado
10
CAPÍTULO II - A globalização e as mudanças no papel da Secretária
15
Executiva
CAPÍTULO III – O perfil da Secretária Executiva na Gestão Pública
22
CONCLUSÃO
24
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
26
ÍNDICE
29
8
INTRODUÇÃO
Inicialmente, este trabalho mostra um pouco da história da profissão de
Secretariado que, durante a Idade Média, praticamente inexistiu, em face das
condições políticas, econômicas e sociais. A função era exercida apenas, em
parte, pelos monges nos mosteiros que, na realidade, não eram exatamente
secretários, mas, sim, copistas.
Na Idade Moderna, com o advento do comércio, surge a necessidade da
função do secretário. Integrar-se-á, mais tarde, à estrutura organizacional das
empresas e permanecerá em evolução até os nossos dias.
A mulher passa a atuar como secretária, de forma expressiva, na
Europa e nos Estados Unidos, a partir das duas Guerras Mundiais. Com a
escassez de mão-de-obra masculina, desviada para os campos de batalha, e
com uma estrutura industrial/ empresarial desenvolvida, as empresas não
tiveram outra alternativa para se manterem em funcionamento, senão a de
utilizar a mão-de-obra feminina em todas as áreas.
No Brasil, a atuação da mulher como secretária surgiu a partir dos anos
50, com a chegada das multinacionais, cuja cultura organizacional já estava
habituada à presença da mulher.
Nessa época a Secretária Executiva era considerada uma simples
auxiliar de serviços para as empresas e os empresários. Porém, esse conceito
se transformou a partir do momento em que ela se tornou essencial para o
desenvolvimento das entidades e empresas privadas e públicas.
Com o avanço da tecnologia, a Secretária Executiva foi buscar
conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil,
conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de
ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções
criativas, passando a atender as necessidades das organizações.
9
O papel profissional da Secretária Executiva começou a ser reconhecido
e valorizado quando ela passou a preparar materiais diversificados e criativos,
específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o
executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas desenvolvido, realizado
e administrado por ela.
A Internet trouxe muitos avanços para a profissão. Possibilitou a
comunicação entre todos os segmentos organizacionais, principalmente entre
Secretárias Executivas de todas as partes do mundo. Isso acarretou uma troca
de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações
interpessoais.
Atualmente, devido à globalização, o mercado de trabalho está cada vez
mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas. Procura-se
por uma profissional com postura de gerente, gestora e assessora.
A beleza pode ser importante, mas deixou de ser fundamental para as
empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, com
competitividade, segurança e qualidade.
Este trabalho não pretende propor nenhuma estratégia ou conceito.
Objetiva fazer um estudo voltado para o profissional de Secretariado e as
mudanças em seu perfil profissional após a globalização.
CAPÍTULO I
10
HISTÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO
A profissão de secretária não tem a sua história muito conhecida.
Pesquisas históricas apontam como o "antepassado" da secretária o Escriba,
profissional de atuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos
que desenvolveram a escrita e o comércio.
Lendo a descrição do ofício do escriba, observamos semelhanças com o
trabalho da secretária, resguardando, obviamente, as características de cada
época que classificam o escriba como: um homem que domina a escrita,
classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por
escrito e, que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução.
Na obra "A fascinante história do livro", de José Teixeira de Oliveira,
encontramos interessante citação, também sobre os escribas. Citação esta
que poderá até explicar a postura de algumas secretárias em nossos dias.
Vejamos:
“De início, dediquemos algumas palavras aos escribas –
preceptores da humanidade, segundo a expressão de
Claude Abastado. Na Grécia antiga, eles constituíam
espécie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta
hereditária, porém, sem o caráter sacerdotal a que outras
civilizações guindaram os seus confrades. Com o advento
da democracia, que proporcionou ao povo facilidades
para aprender a ler e escrever – instrumentos de
liberdade intelectual, de igualdade social e econômica, de
progresso e de controle cívicos – seu prestígio sofreu
restrição, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte
metamorfoseou-se em eruditos, filósofos, professores,
sábios, escritores. Parte (constituída, principalmente, de
prisioneiros de guerra) permaneceu na condição de
11
escravos, a serviço de senhores capazes de aproveitar as
suas aptidões mentais. Daqui saíam os secretários, os
copistas e leitores (e por que não?) os colaboradores
intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofão,
escravo de Eurípedes, passou à História, pelas mãos de
Aristófanes, como tendo participado da redação das
peças do terceiro dos grandes trágicos. Perversidade do
autor da Assembléia das mulheres? Na esfera da
burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e
das penúrias que seguem os passos dos funcionários
públicos em geral. Havia os secretários dos tribunais e
conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais
altos
magistrados
da
cidade.
No
extremo
oposto
vegetavam os humildes de todas as administrações:
metecos forros ou escravos, modestos cidadãos que
tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputação não
era das melhores.”
No Baixo Império Romano, os escribas eram taquígrafos. Com a
vulgarização da estenografia, passaram a assumir papel importante nos
escritórios de administração pública. Surgem os secretários, uma profissão, em
sua origem, exclusivamente masculina.
Na Idade Moderna, há uma expressiva ação secretarial com o comércio
integrando-se mais tarde à estrutura organizacional das empresas como
acontece em nossos dias.
A palavra secretário originou-se do latim, como vemos abaixo:
Secretum - lugar retirado, retiro, solidão;
Secreta - particular, segredo, mistério;
Secretarium - legar retirado, conselho privado.
12
O que deu maior estímulo à integração da mulher nos escritórios foi a
Primeira Guerra Mundial que drenou a força de trabalho americano. A mulher
apareceu para substituir o homem, trabalhando como secretária e às vezes até
em atividades executivas, bem como em outras profissões. Havia procura e
necessidade e as mulheres responderam ao desafio.
Após a guerra, a mulher manteve sua posição tão arduamente
conquistada. Por volta de 1920, já havia 1,2 milhões de mulheres
desempenhando os cargos de secretárias e estenógrafas.
Mudanças drásticas sucediam, arrebanhando cada vez mais mulheres
para a força trabalhadora. Construíram-se casas e apartamentos menores, que
exigiam menos cuidados e trabalhos de manutenção. Alimentos enlatados,
máquinas de lavar roupa, ferros de passar elétricos e roupas feitas deixaram
as mulheres com mais tempo livre.
Os executivos, sem alternativas diante das dramáticas vitórias
conseguidas, como o sufrágio feminino, e pela crescente influência do Bureau
Trabalhista Feminino, começaram a aceitar a secretária feminina como um
fato.
No começo da década de 1930, havia três milhões de secretárias, e
continuava a chover empregos, inclusive durante os anos da Depressão. A
secretária se destacava como uma jovem distinta, participativa em tudo – do
tênis à política. Foi quando surgiu a primeira Secretária Executiva.
A Segunda Guerra Mundial, tal qual a primeira, levou a sua cota de
mão-de-obra. A procura por secretárias aumentou à medida que os negócios
progrediam.
A prosperidade continuou, e toda a força de trabalho feminino cresceu
dos seus 14 milhões, em 1940, para o significante número de 20 milhões, por
volta de 1945. A estatística para 1960 era de 22 milhões e para os dias de hoje
calcula-se que 42% da população economicamente ativa sejam do sexo
feminino.
13
Um fato que influenciou o aumento na quantidade de secretárias foi o
salário baixo. Os homens exigiam e recebiam US$ 50,00 a mais por semana.
As mulheres trabalhavam por menos que um terço desse montante.
Entretanto, em 1911, já havia mulheres suficientes no ramo, para se
reunirem e reivindicarem salários mais altos, melhores condições de trabalho e
outros benefícios. Graças aos esforços dessas pioneiras, os ordenados
subiram para uma média de US$ 20,00 semanais e a maioria delas conseguiu
obter de seus executivos uma semana de férias (não remuneradas) por ano.
Mas o papel atual da Secretária mudou. Aos seus deveres tradicionais
de taquigrafia e datilografia outros foram adicionados, tais como manipulação e
redação de cartas, agendamentos de visitas e entrevistas, reserva de
passagens,
manipulação
acompanhamento
em
de
modernos
viagens,
equipamentos
participação
em
de
reuniões,
escritório,
além
do
desempenho de uma grande variedade de pequenas tarefas como: redigir
anúncios, até a compra e escolha do presente do aniversário para a esposa do
executivo.
No Brasil, o desenvolvimento da profissão acompanhou o ambiente
empresarial adaptando-se aos paradigmas vigentes. São eles:
Nos anos 50, com a chegada das multinacionais, executando algumas
técnicas como: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de
recados e atendimentos telefônicos.
Nos anos 60, inicia-se o treinamento gerencial. Ter uma secretária passa a ser
sinal de status iniciando, assim, a valorização da secretária por parte dos
empresários brasileiros. E, em 1969, é criado na Universidade Federal da
Bahia o primeiro curso de Secretariado Executivo do Brasil.
Nos anos 70, a secretária passa a ser um membro ativo na gerência.
14
Nos anos 80, a secretária vira assessora. É aprovada a regulamentação da
profissão em 30/09/1985. A classe ganha força com a criação da FENASSEC
– Federação Nacional de Secretários, em 1988, em Curitiba.
Nos anos 90, presenciou-se um dos melhores momentos da profissão de
secretária que se caracterizou como uma figura importante na empresa, pois,
com o advento dos recursos tecnológicos, a forma de trabalhar no escritório
mudou. As organizações passaram a buscar intensamente a qualidade total e
a valorização dos clientes.
Nos anos 2000, a secretária é empreendedora, assessora, executante,
polivalente e com visão holística.
CAPÍTULO II
A GLOBALIZAÇÃO E AS MUDANÇAS NO PAPEL DA
SECRETÁRIA EXECUTIVA
15
No início do século XX, o mundo deixou de gravitar ao redor da Europa
e se tornou uma unidade operacional básica, transnacional. Ou seja, todos os
países que tinham condições produziam.
Por fim, houve a desintegração de velhos padrões de relacionamento
social e humano. Com isso, deu-se a quebra de elos entre as gerações, ou
seja, entre o passado e o presente.
Em termos de espaço, o Brasil é considerado um “país de terceiro
mundo”. Alguns dizem que ocupa o 58º lugar; outros, o 63º, em
desenvolvimento social – que são as oportunidades que um país oferece aos
seus cidadãos nos setores de habitação, alimentação, educação e trabalho.
Embora seja um dos países mais promissores do mundo no tocante a fontes
naturais, parques industriais, extensão territorial.
Hoje os sete países mais ricos do mundo se reúnem no G-7, e dessa
reunião saem diretrizes para as mais diversas áreas, que devem ser aplicadas
no mundo todo. Ou seja, nada do que acontece no mundo é por acaso, nem as
guerras. Esse encontro ocorre, no mínimo, duas vezes por ano. E o de
fevereiro de 1995, em Bruxelas, determinou alguns pontos que devemos
conhecer.
O primeiro deles sedimentou a globalização no sentido comercial. O
segundo promoveu a cooperação mundial com atenção especial aos países
em desenvolvimento (dos quais o Brasil é o mais promissor). E o terceiro
traçou métodos de educação e formação transculturais. Três exemplos de que
isso vem ocorrendo: o Mercosul, a eleição de um sociólogo para a Presidência
e a importância dada à educação no Brasil, nos últimos anos.
Mas, na verdade, a globalização não é um tema novo. Começou com o
mundo e se firmou a partir do início do século XX, de maneira que os países
hoje estão divididos em blocos e não sabemos se serão apenas estes. O
Brasil, nesse sentido, se projeta muito bem através do bloco do Mercosul.
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Com relação à educação, nossa situação já não é tão boa, pois não
temos definida uma política de educação. O contrário ocorre, por exemplo, no
Japão, cuja política da área determina uma formação global pública, enquanto
a capacitação profissional fica por conta da empresa. No Brasil, perdemos
muito nos últimos 20 anos nesse setor, relegando ao país sua posição no
terceiro mundo.
O mercado de trabalho sofreu grandes transformações e ainda vem
sofrendo. O desemprego apresenta hoje causas diferentes das que
apresentava há 50 ou 20 anos, devendo-se atualmente a uma nova forma de
trabalhar dentro de um mercado em transformação.
Essa nova forma de trabalho envolve tecnologias que substituem o
homem em áreas de produção (ex.: metalúrgicos) e serviços (ex.: bancários);
envolve também trabalhos temporários, terceirizados, entre outros.
Esses fatos seguramente afetam tanto as pessoas – no caso,
executivos e secretárias – como as organizações, que, para sobreviver, têm
procurado diversificar seus objetivos, desenvolver parcerias (que não envolvam
custos), adquirir novas formas de administrar pessoas e novas formas de
compreender as relações com os clientes.
Daí, surgiram muitas palavras que, às vezes, parecem novas, mas, na
verdade, são bem antigas, como “reengenharia”. Não existe nada mais antigo
do que fazer de novo, melhorar, aperfeiçoar. Esse refazer é o que chamamos
hoje de “reengenharia”.
A empresa brasileira hoje corre atrás do prejuízo de anos sem
concorrência – ou melhor, sem contato com o resto do mundo – de maneira
que nem percebeu e nunca reclamou antes da alta tributação. Só quando foi lá
fora é que percebeu o que acontecia aqui.
Nossos trabalhadores deveriam estar preparados para qualquer tipo de
mercado, isso inclui empresa de qualquer porte, carga horária, ramo de
atividade e localização. Para competir no mercado o profissional precisaria se
17
especializar na área de informática, língua estrangeira e também conhecer a
empresa e o ramo de atividade.
Segundo Otávio Paz, "ser culto é pertencer a todos os tempos e lugares,
sem deixar de pertencer a seu tempo e lugar".
Nos últimos anos, a globalização, responsável por acontecimentos bons
e ruins, intensificou os contatos internacionais das diversas organizações da
profissão em todo mundo.
Há mais de quatro anos discutimos a discriminação, atribuições,
qualificação profissional, oportunidades no mercado de trabalho, mudança da
imagem e a evolução da profissão, sempre tendo o cuidado de relacionar tais
dados com os demais países.
A discriminação é semelhante em todos os países, ressalvando-se as
diferenças culturais, por estar mais ligada à mulher do que à profissional.
As atribuições estão mais claramente definidas em termos de
assessoria e gerenciamento, o que já existe há muitos anos em empresas de
pequeno e médio porte nas quais atuam número reduzido de executivos.
Em termos de qualificação profissional as iniciativas são inúmeras.
Cursos de aperfeiçoamento profissional, expansão de cursos universitários,
reformulação
dos
cursos
profissionalizantes,
criação
de
centros
de
desenvolvimento profissional, só para citar alguns exemplos.
A imagem da profissão também mudou. Hoje o profissional de
secretariado é respeitado e a sociedade compreende melhor esse ofício,
embora ainda hoje alguns autores de novelas ou piadistas insistam nos velhos
modelos.
No que diz respeito às oportunidades e ao desenvolvimento da
profissão, os dados são positivos, mesmo se considerarmos o desemprego e o
forte achatamento salarial dos últimos anos.
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Como resultado da evolução da profissão, o nome “secretária” em
muitos países não atende mais à descrição das atribuições e às
responsabilidades que esse profissional assumiu nos últimos anos. Tanto que
esse assunto foi discutido nos Estados Unidos e na Europa.
Com algumas variações, o resultado final dessa discussão considerou
incluir o nome “assistente” e suas variações: administrativo, técnico, financeiro
etc. para completar o escopo de atribuições e facilitar a vida das empresas.
No Brasil, como de hábito, a nomenclatura diversificada – isto é, os
diversos apelidos que a profissão recebeu no mercado de trabalho – existe há
mais de 10 anos.
Por caminhos tortuosos, como é normal no Brasil, chegamos ao final de
uma batalha que dura mais de 10 anos: fazer com que as empresas finalmente
compreendessem quem é o profissional de secretariado durante uma
contratação.
Em linhas gerais, o profissional de secretariado é aquele que
desempenha as atribuições, constantes de sua lei de regulamentação,
associadas às demais atribuições que variam com a empresa onde atua,
levando-se em conta porte, ramo de atividade etc.
A profissão de secretária cresceu, evoluiu e da mesma forma que há
engenheiros ocupando cargos de gerência, administradores como gerentes de
Recursos Humanos, há profissionais de secretariado que possuem vínculo
empregatício como assistente, auxiliar ou mesmo assessor.
O fato é que a profissão cresceu, se solidificou e fortaleceu, por estar
centrada na informação, no trato com pessoas. Sua versatilidade permite estar
presente em todos os segmentos, sejam econômicos ou políticos, o que em
tempos de desemprego ajuda muito em qualquer país.
Em virtude das alterações advindas do cenário globalizado competitivo,
em que a troca de experiências e conhecimentos ocorre em ritmo acelerado,
19
cada vez mais a secretária executiva passa a exercer eficazmente suas
habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente às
exigências das organizações.
Torna-se imprescindível que ela tenha uma visão estratégica de
negócios para poder atuar em parceria com o executivo e sua equipe,
priorizando atividades, gerenciando informações, compreendendo os objetivos
e metas a serem alcançados e se comprometendo com a organização.
A nova secretária executiva possui habilidades gerenciais fortemente
definidas, tais como: comunicação assertiva, ênfase no relacionamento
interpessoal, capacidade de lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de
coordenar uma tarefa, de supervisionar seus subordinados, de resolver
problemas, de tomar decisões e de melhorar a qualidade e produtividade do
trabalho.
A secretária executiva atua hoje como multiprofissional, assumindo
papéis polivalentes que permitem a ela administrar o fluxo de informações com
competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor e eficácia,
bem como gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência
emocional para enfrentar obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente
de interação.
Hoje, a secretária busca alcançar objetivos e metas se preocupando
não só com a produtividade e qualidade de seu trabalho, mas também
buscando desenvolver parcerias com a equipe e com os colegas por meio do
seu envolvimento em assuntos corporativos e seu posicionamento na
organização como facilitadora e multiprofissional.
No
cenário
atual,
as
secretárias
executivas
assistem
vários
empresários, e suas respectivas equipes, e têm diversos funcionários sob sua
supervisão. Isso exige habilidades específicas para administrar várias tarefas e
liderar diferentes colaboradores que necessitam de sua orientação.
20
Nota-se que as organizações estão assimilando essa mudança de
perfil e procuram investir em treinamentos gerenciais para que suas secretárias
possam desenvolver seu potencial e realizar as atividades com eficácia.
Há uma compreensão por parte dos colegas, superiores e de toda
organização quanto ao novo perfil da secretária assessora multifuncional. Em
virtude dessa nova percepção, elas estão participando ativamente de reuniões
estratégicas, inteirando-se dos assuntos corporativos, propondo idéias e
sugestões, sendo ouvidas e reconhecidas como profissionais competentes,
hábeis e aptas a gerir processos e pessoas.
Há ainda um ponto a ser aprimorado referente à delegação de tarefas.
Talvez, devido ao extenso período em que realizavam as atividades por si
mesmas, as secretárias ainda têm dificuldade em exercer uma liderança mais
democrática junto a seu subordinado.
Ainda há um controle autoritário, por meio do qual elas determinam
como as atividades serão executadas pelos seus auxiliares. Isso decorre do
receio de que sejam responsabilizadas por possíveis erros que sua equipe
possa cometer.
Porém, esse comportamento vem se modificando aos poucos, já que
as secretárias se predispõem a sanar dúvidas e a orientar seus subordinados
durante a execução da atividade, o que demonstra já uma preocupação em
treinar, orientar e direcionar o time em busca de um resultado.
Com a assimilação desse novo perfil, as próprias secretárias
visualizam mudanças em sua formação, por meio da realização de cursos de
administração que propiciem uma visão mais estratégica e empreendedora,
bem como o desenvolvimento das habilidades gerenciais e de liderança que a
auxiliarão na sua performance executiva.
Mesmo não exercendo cargos diretivos na organização em que
trabalha, o que automaticamente lhe daria autoridade e poder gerencial, a
21
secretária executiva pode atuar como gestora de informações e processos e
líder dos colaboradores que se reportam a ela.
A secretária executiva tornou-se um elemento chave na organização,
através de uma postura gerencial condizente com as tendências do mercado
atual,
englobando
gestão
de
pessoas,
comunicação
interpessoal
e
comportamento organizacional.
Essa nova postura administradora, somada à habilidade de liderança,
à delegação de tarefas e à capacidade de lidar com diferentes tipos de
personalidades, permitirá que essa profissional se torne capaz de assessorar
de modo eficaz, não só seu gestor, como também a equipe com a qual
trabalha.
CAPÍTULO III
O PERFIL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NA GESTÃO
PÚBLICA
A profissão de Secretária Executiva foi regulamentada no Brasil em 30
de setembro de 1985, através da Lei Federal n.º 7.377, assinada pelo
22
Presidente José Sarney e modificada pela Lei Federal n.º 9.261 de 10 de
janeiro de 1996, assinada pelo Presidente Fernando Henrique Cardoso.
Ainda, segundo a CBO – Classificação Brasileira de Ocupações, a
classificação da profissão secretarial seria – entre os 5 grandes grupos – no
G.G.2. “Este grande grupo compreende as ocupações cujas atividades
principais requerem para seu desempenho, conhecimentos profissionais de
alto nível e experiência em matérias de ciências físicas, biológicas, sociais e
humanas...”
A Secretária Executiva atual desempenha papel de assessora, gestora
e consultora, portanto está coerente com a definição da CBO, visto que esse
grupo prevê um profissional multifuncional, de alto nível intelectual, atendendo
ao perfil exigido pelo mercado.
Devido a essas características, a atuação do Profissional de
Secretariado tornou-se indispensável às organizações de todos os ramos de
atividades. Destaca-se a crescente participação desse profissional no setor
público.
O profissional de secretariado nesse novo contexto é voltado à
obtenção de resultados, alto desempenho, comunicação e relacionamento
interpessoal, em qualquer área de atuação da organização. No ambiente das
organizações públicas, a função de apoio técnico-administrativo é de
fundamental importância para o desenvolvimento dos serviços públicos.
Na gestão pública, observa-se que o potencial deste profissional
assume grande importância do atendimento ao público, no tratamento para
com a documentação interna e na imagem da instituição.
Apesar do reconhecido esforço da Administração Pública em
profissionalizar seus serviços com a contratação desses profissionais, grande
parte das organizações públicas ainda desconhecem o potencial e as
habilidades de uma Secretária Executiva graduada.
23
Considerando o valor que as relações institucionais representam para
as organizações públicas, o atendimento ao público assume elevada
importância para a imagem institucional, uma vez que a Secretária deve ter
uma postura de excelência no atendimento.
Outro fator relevante é o carater dinamico que a administração pública
deve adotar, o que requer também racionalização do tempo para agilizar as
tarefas prioritárias. Para tanto é indispensável a presença de um facilitador
capaz de valorizar a eficácia dos aspectos práticos dos organismos públicos.
Atualmente, a função de Secretária Executiva está em ascensão na
administração pública, o que pode ser constatado através da oferta de vagas
em concursos,
promovendo assim uma melhor participação desse
profissional, e por consequencia a sua valorização.
CONCLUSÃO
A Secretária Executiva é uma profissional academicamente preparada
para assessorar e articular diversas áreas administrativas dentro das
organizações privadas ou públicas.
Além da competência administrativa, a profissional de Secretariado
agregou ao seu currículo novas habilidades como ser inovadora, criativa,
empreendedora, comunicadora e articuladora. O desenvolvimento dessas
24
habilidades possibilitou o desdobramento do perfil da Secretária Executiva,
tornando-se gerenciadora do fluxo de informações dentro das organizações.
A
globalização
e,
consequentemente,
as
mudanças
políticas,
econômicas e sociais, foi a mola propulsora para promover esse novo perfil
profissional.
Na década de 90, o Cientista e Escritor Robert Reich (O Trabalho das
Nações - Preparando-se para o Capitalismo do Século XXI ) definiu que a
categoria secretarial teria grandes chances de ser a primeira profissão no
século 21, pois "detém, os profissionais de secretariado, as atribuições das três
atividades que permanecerão no mercado de trabalho deste século: atividades
de rotina, interpessoais e analítico-simbólicos".
Atualmente é a 3a. profissão do mundo e a que mais cresce (Pesquisa
da ONU, publicada no Jornal "O Estado de São Paulo", em 1996). Essas
afirmações confirmam que a secretária vem conquistando um espaço de
grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas,
mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas
organizações.
Observa-se que o ponto forte da profissão é a expansão de sua
atuação, com a ampliação de suas responsabilidades. O cargo é considerado
de alta confiança, com relativa estabilidade e boa remuneração, considerando
o mercado profissional nacional. Os pontos fracos ainda são as diversas
denominações para a profissão, a falta de especificação de uma base salarial,
inexistência de plano de carreira e de um conselho profissional que fiscalize a
profissão.
Atualmente, a gestão pública reconhece o valor desse profissional, o
que pode ser constatado através do aumento da oferta de vagas nos
concursos. A demanda por esse profissional tornou-se inevitável em função da
busca pela excelência no atendimento aos clientes internos e externos, e
também na repercursão de uma nova imagem da instituição pública.
25
Concluímos que a tendência de melhor profissionalização do servidor
público com a exigência de capacitações específicas de cada área de atuação
e a renovação de seus quadros funcionais, gera para os profissionais de
secretariado um novo campo de atuação na esfera pública.
26
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
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http://www.revistaeficiencia.com.br/
http://www.mtecbo.gov.br/
ÍNDICE
INTRODUÇÃO
08
29
CAPÍTULO I
10
HISTÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO
CAPÍTULO II
10
15
A GLOBALIZAÇÃO E AS MUDANÇAS NO PAPEL DA SECRETÁRIA
EXECUTIVA
CAPÍTULO III
15
22
O PERFIL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NA GESTÃO PÚBLICA
CONCLUSÃO
22
24
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
26
ÍNDICE
29