G5 PHOENIX
INTEGRAÇÃO CONTÁBIL
G5 PHOENIX - COMO FAZER INTEGRAÇÃO DOS LANÇAMENTOS FISCAIS PARA A
CONTABILIDADE
1º passo – Através do menu Cadastro/ das Empresas, ficha “Escrita”, determinar se o
plano de contas é Geral ou Individual (campo: Pl.Contas Intg) e se o método de
contabilização é sintético ou analítico (campo: Met.de Contab.)
2º passo – Caso utilize o sistema Contábil Phoenix, informar o nº do plano de contas
utilizado na contabilidade para a empresa selecionada, através do menu Cadastro/ das
Empresas, ficha “Cont.”.
3º passo - Através do menu Cadastro/ Plano de Contas Intg., cadastrar o plano de
contas integráveis.
4º passo - Através do menu Cadastro/ Parâmetros Integração Contábil”, cadastrar os
parâmetros de integração contábil.
5º passo - Caso não utilize o sistema Contábil Phoenix, cadastrar o layout de
exportação contábil através do menu Cadastro/Layout Exp. Contábil.
6º passo - Escriturar as notas fiscais através do menu Escrituração/Notas ICMS/IPI ou
Notas ISS.
7º passo – Através do menu Mensal, imprimir ou visualizar a Planilha Contábil, para
conferir se os lançamentos estão corretos, antes de efetuar a integração.
8º passo - Caso não utilize o Contábil Phoenix, exportar planilha contábil para
terceiros através do menu Mensal/Exporta Planilha Contábil p/ Terceiros.
9º passo – Caso utilize o sistema Contábil Phoenix, acessar o mesmo, ativar a
empresa e efetuar a integração através do menu Auxiliar/Integrações.
E X P L I C A Ç Õ E S:
PLANO DE CONTAS DE INTEGRAÇÃO CONTÁBIL (menu “Cadastro/Plano de Contas
Intg/Novo CFOP - Geral ou Individual”)
As contas contábeis poderão ser informadas da seguinte maneira:
•
•
Reduzida – Ex. 265
Analítica – Ex. 1.1.2.004.00006 (com pontos separadores)
1
FICHA CÓDIGOS FISCAIS
Nesta tela (veja modelos no final da explicação) preencheremos os campos abaixo:
Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, clicaremos neste botão para
informar o nº do plano utilizado, no caso de termos cadastrado a empresa com
a opção de “Pl.Contas Intg = Geral”
Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, e tivermos cadastrado a empresa
com a opção de “Pl.Contas Intg = Individual” o nº do plano utilizado aparecerá
automaticamente, se estiver informado no cadastro da empresa.
Assinalaremos a opção desejada antes de iniciar o cadastro
Assinalaremos este campo para que o sistema efetue a contabilização do
lançamento. Caso estivermos utilizando este cadastro apenas para efeito
do controle de duplicatas ou da observação automática para os livros (ver explicação mais
adiante), não marcaremos esta opção.
Cadastraremos todas as centenas dos CFOPs utilizados na escrituração das
notas, ou apenas aqueles que desejarmos integrar com a contabilidade, ou
utilizar no controle das duplicatas (Conta Corrente).
Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitado na tela de escrituração
das notas, no campo “C/C”.
Para facilitar o trabalho de quem lança as notas, sugerimos que o nº seja sempre “1”, pois
assim, no momento do lançamento, podemos deixar o campo “C/C” em branco, que o
sistema entenderá como se estivesse preenchido com o nº 1. Exemplo:
CENTENA CFOP (Correspondente
a...)
101 (p/Entradas)
1.101
C/C
(Correspondente a...)
1
Matéria Prima
101 (p/Entradas)
1.101
2
102 (p/Entradas)
1.102
1
Material de Embalagem (neste
caso será necessário digitar 2 no
campo C/C ao escriturar a nota)
Revenda de Mercadorias
101 (p/Saídas)
5.101
1
Venda de Produtos Industrializados
Nas entradas, informaremos neste campo o nº da conta contábil (débito).
Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar “Ctrl+enter” para
pesquisar no plano de contas.
Nas saídas informaremos neste campo a palavra “CLIENTE”.
•
Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o
sistema buscará a conta do cliente cadastrada na ficha “Automáticas” deste menu.
2
•
Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o
sistema buscará a conta do cliente informada no cadastro do cliente.
Obs.Não desejando contabilizar o valor da nota, informaremos um asterisco neste campo.
Nas entradas informaremos neste campo a palavra "FORNECEDOR”.
•
•
Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o
sistema buscará a conta do fornecedor cadastrada na ficha “Automáticas” deste
menu.
Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o
sistema buscará a conta do fornecedor informada no cadastro do cliente.
Nas saídas informaremos neste o nº da conta contábil (crédito). Quem utiliza o sistema
Contábil Phoenix, poderá teclar “Ctrl+enter” para pesquisar no plano de contas.
Obs.Não desejando contabilizar o valor da nota, informaremos um asterisco neste campo
Informaremos o nº do histórico utilizado na contabilidade. Quem utiliza o sistema
Contábil Phoenix poderá teclar “Ctrl+enter” para pesquisar ou cadastrar o
histórico utilizado na contabilidade. Exemplo : Histórico nº 1 = Compra de mercadorias
Neste campo, poderemos informar o seguinte:
•
ou apenas:
•
onde:
“999999” “A999999” - Integrará o nº inicial e o nº final da nota fiscal (no caso de
agrupamento de notas)
“999999” - Integrará o nº da nota fiscal
“SER” - Integrará a série da NF
“DD/MM/AAAA” – Integrará o dia/mês/ano do lançamento da nota
“FFF” - Integrará o nome do fornecedor ou do cliente.
Informaremos nestes campos as contas de
débito e de crédito assim como o histórico e,
opcionalmente, o complemento do histórico ref.
ICMS
Obs.Não desejando contabilizar o valor do ICMS, informaremos um asterisco neste campo
3
Informaremos nestes campos as contas de
débito e de crédito assim como o histórico e,
opcionalmente, o complemento do histórico
ref. IPI.
Obs.Não desejando contabilizar o valor do IPI, informaremos um asterisco neste campo
Informaremos nestes campos as contas de
débito e de crédito assim como o histórico
e, opcionalmente, o complemento do
histórico ref. Pis não cumulativo (só para Lucro Real).
Obs. Não desejando contabilizar o valor do Pis, informaremos um asterisco neste campo
Informaremos nestes campos as contas de
débito e de crédito assim como o histórico
e, opcionalmente, o complemento do
histórico ref. Cofins não cumulativo (só para Lucro Real).
Obs.Não desejando contabilizar o valor da Cofins, informaremos um asterisco neste campo
Estes campos poderão ser utilizados
para
cadastrarmos
observações
automáticas para os registros de
entradas e de saídas. No primeiro campo informaremos a frase que deverá aparecer no livro
(8 dígitos) e no campo “Frase por Extenso” informaremos a frase sem abreviação que
aparecerá no relatório são do plano de contas de integração (menu Relat.Div./Plano de
Contas Intg.)
Exemplo:
CENTENA CFOP (Correspondente
a...)
915
1.915
1
Frase
p/Obs.do
Livro
Conserto
556
1.556
1
Mt.Escr.
- Material de
Escritório
556
1.556
2
Mt.Limp.
- Material de
Limpeza
C/C
Frase por
Extenso
- Remessa para
Conserto
Assinalaremos este campo no caso de utilizarmos a rotina do “Conta
Corrente” (Controle de duplicatas) para o CFOP selecionado.
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MODELO ENTRADAS
MODELO SAÍDAS
5
FICHA SERVIÇOS
Nesta tela (veja modelos no final da explicação) preencheremos os campos abaixo:
Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, clicaremos neste botão para
informar o nº do plano utilizado, no caso de termos cadastrado a empresa com
a opção de “Pl.Contas Intg = Geral”
Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, e tivermos cadastrado a empresa
com a opção de “Pl.Contas Intg = Individual” o nº do plano utilizado aparecerá
automaticamente, se estiver informado no cadastro da empresa.
Assinalaremos a opção desejada antes de iniciar o
cadastro
Assinalaremos este campo para que o sistema efetue a contabilização do
lançamento. Caso estivermos utilizando este cadastro apenas para efeito do
controle de duplicatas ou da observação automática para os livros (ver explicação mais
adiante), não marcaremos esta opção.
Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitado na tela de escrituração
das notas, no campo “C/C”.
Para facilitar o trabalho de quem lança as notas, sugerimos que o nº seja sempre “1”, pois
assim, no momento do lançamento, podemos deixar o campo “C/C” em branco, que o
sistema entenderá como se estivesse preenchido com o nº 1.
Informaremos nestes campos
o seguinte:
No caso dos serviços tomados, informaremos neste campo o nº da conta
contábil (débito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar
“Ctrl+enter” para pesquisar no plano de contas.
Nos serviços prestados informaremos neste campo a palavra “CLIENTE”.
•
•
Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o
sistema buscará a conta do cliente cadastrada na ficha “Automáticas” deste menu.
Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o
sistema buscará a conta do cliente informada no cadastro do cliente.
Obs. Não desejando contabilizar o valor do serviço, informaremos um asterisco neste
campo.
Nos serviços tomados informaremos neste campo a palavra "FORNECEDOR”.
•
Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização
“Sintético”, o sistema buscará a conta do fornecedor cadastrada na ficha
“Automáticas” deste menu.
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•
Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o
sistema buscará a conta do fornecedor informada no cadastro do cliente.
Nos serviços prestados informaremos neste o nº da conta contábil (crédito). Quem utiliza o
sistema Contábil Phoenix, poderá teclar “Ctrl+enter” para pesquisar no plano de contas.
Obs. Não desejando contabilizar o valor do serviço, informaremos um asterisco neste
campo.
Informaremos nestes campos as
contas débito, crédito, o histórico
contábil e o complemento do histórico.
Não será necessário o preenchimento dos campos relativos ao Pis, Cofins e CSLL, uma vez
que essas retenções ocorrem no momento do pagamento ou recebimento da duplicata.
Dessa forma, para a correta contabilização desses valores, deverá ser utilizada a rotina do
“Conta Corrente”.
Assinalaremos este campo no caso de utilizarmos a rotina do “Conta
Corrente” (Controle de duplicatas).
MODELO SERVIÇOS TOMADOS
MODELO SERVIÇOS PRESTADOS
FICHA AUTOMÁTICAS
Os campos “Fornecedores” e “Clientes” desta ficha só deverão ser preenchidos com as
respectivas contas contábeis quando o método de contabilização for sintético, ou seja,
quando existir uma única conta contábil para todos os fornecedores e uma única
conta contábil para todos os clientes.
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Quando a empresa estiver cadastrada com o método de contabilização analíticom ou seja,
se existir no plano de contas contábil uma conta específica para cada fornecedor ou cliente,
deixaremos estes campos em branco
No campo “Caixa” deverá ser informada a conta caixa ou conta banco.
Nos demais campos informaremos as contas contábeis (débito e crédito) correspondentes a
cada tributo.
MODELO FICHA AUTOMÁTICAS
PARÂMETROS DE INTEGRAÇÃO CONTÁBIL (menu “Cadastro/Parâmetros de Integração
Contábil”)
Nesta tela podemos configurar “por empresa” diferentes formas de contabilização:
•
•
•
•
•
•
Integrar (planilhar) lançamentos nota a nota ou por totais.
Integrar ICMS/IPI/ISS nota a nota ou por totais.
Considerar tudo a vista.
Considerar tudo a prazo.
Separar a vista e a prazo
Não contabilizar determinados impostos (ICMS, IPI,...)
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VISUALIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS ATRAVÉS DA PLANILHA CONTÁBIL NO G5
Antes de efetuar a integração podemos imprimir através do menu “Mensal”, o relatório
“Planilha Contábil/Escrituração de Notas/Modelo 1 ou Modelo 2”.
Através desta planilha poderemos visualizar os lançamentos que serão integrados para a
contabilidade.
INTEGRAÇÃO COM O SISTEMA CONTÁBIL PHOENIX
Acessaremos o sistema contábil, ativando a empresa no mês desejado e efetuaremos a
integração através do menu Auxiliar/Integrações.
INTEGRAÇÃO COM OUTRO SISTEMA CONTÁBIL
Para integrar com outro sistema contábil, cadastraremos o layout através do menu
“Cadastro/Layout Exp.Contábil”.
Após termos cadastrado o layout e efetuarmos todos os lançamentos do mês, iremos ao
menu “Mensal/Exporta Planilha Contábil p/Terceiros”.
O sistema irá gerar um arquivo (Apelido.mês) no diretório “Contint”.
Esse arquivo deverá ser importado pelo sistema contábil de terceiros.
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