MODELO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA WG2 2013
INSTRUÇÃO PARA TROCA/PERMUTA DE TANQUES DE COMBUSTIVEIS
CONFIGURACAO DO CENÁRIO
1.
A troca do produto interno de um tanque de combustíveis precisa seguir as normas estabelecidas,
e para que não haja problemas futuros, devem ser seguidas à risca. As regras principais são:
a. A troca de produto deve ser feita por uma empresa competente a fim de não haver
problema com os resíduos ou misturas de produtos.
b. Todo o processo deve ser informado aos órgãos responsáveis, principalmente, nunca deve
ser esquecida a atualização do registro da ANP.
c. Dois produtos não podem rodar no mesmo tanque no mesmo dia. Ou seja, um tanque
deve terminar sua movimentação de um produto num dia, e somente no outro poderá
registrar outro produto. Esse procedimento garantirá que a base de dados não misture
vendas por tanque com vendas por produto, e deixará o LMC na medida!
d. Antes de fazer a alteração do tanque, os seguintes procedimentos ANTES da mudança
precisam ser finalizados, pois depois ficará bem difícil fazer depois sem criar problemas:
i. CAIXAS
ii. ENTRADAS DE ESTOQUE
iii. INVENTARIOS
iv. Verificação do LMC
PROCEDIMENTO NO SISTEMA ANTES DA TROCA
2.
Após o esvaziamento do tanque do produto ANTES, considerando que não entrará mais nenhum
caixa com vendas ANTES da mudança, prosseguir:
a. INTEGRAÇÃO DOS CAIXAS pendentes
b. lançamento de todas as NOTAS DE ENTRADA até a data.
c. INVENTÁRIO ZERO ou TRANSFERÊNCIA
i. O produto ANTES da mudança deve terminar com ZERO ou ter todo o seu volume
transferido para outro tanque através de inventário.
1. Se for zerar o tanque, observar que muitas vezes o resíduo de
combustível constitui uma perda bem acima dos 0,06% permitidos. O
cliente deve observar bem se o registro poderá ser feito ou se algo
precisará ser averiguado antes. Se o produto for eliminado ou o tanque
deixar de existir, é imprescindível que uma empresa ateste o destino
deste resíduo e que o documento fique bem fácil para o caso de haver
alguma fiscalização. Um litro de combustível que seja não pode
simplesmente ir para o ralo do quintal ou ser jogado ao meio ambiente.
As multas ambientais são bem piores que as fazendárias, além da
responsabilidade com o meio ambiente extrapolar os limites do bolso.
2. Se for transferir o conteúdo do tanque, a transferência deverá ser
equivalente a todo o estoque ESCRITURAL, passando a diferença física a
ser administrada DEPOIS da troca. Essa transferência também precisa
ser feita por uma empresa certificada.
WG2TPE - PROCEDIMENTO PARA CONTAGEM
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3.
d.
O sistema não irá entender uma TRANSFER no inventário diretamente,
pois nesse momento normalmente de TROCA de produtos entre os
tanques, cada um está com seu produto de ANTES, portanto é
perfeitamente entendido por todos (todos, não é mesmo?) que não se
pode fazer transferência de álcool para um tanque de gasolina.
4. A melhor solução é neste momento ANTES da troca, lançar um
inventário ZERADO de cada tanque e DEPOIS da troca fazer o
lançamento do estoque escritural que foi apontado como PERDA no
tanque que passará a vigorar.
5. Observação: ao contrário da preocupação quando for ZERADO o tanque,
não se preocupe com a PERDA informada nos casos de
transferência/troca de produtos. Lembre-se que jajá será lançada a
mesma quantidade de combustível em outro tanque, que mostrará uma
SOBRA. Elas irão se eliminar mutuamente, mostrando ZERO no campo
perdas/sobras.
LMC. Nesse momento ainda não podemos gerar o LMC, mas é bom que se visualize uma
prévia para que tenhamos certeza de que o tanque está zerado, que as perdas foram
entendidas, alocadas, conferidas. Se as notas apareceram corretamente, etc...
TROCA DE COMBUSTIVEIS NO SISTEMA
3.
4.
5.
6.
7.
Após feitos todos os procedimentos ANTES e tendo certificado de que no dia atual não existem
movimentações do combustível ou combustíveis em seus tanques antigos.
a. Não importa se a última movimentação do combustível ANTES foi no dia anterior ou no
mês anterior. O dia em que começará a vigorar será o dia em que o primeiro lançamento
do combustível no tanque novo for feito. Não importando se o lançamento foi uma
ENTRADA DE NOTA ou se foi a VENDA NA PISTA. Portanto, o dia da mudança ANTES terá
sido o dia imediatamente ANTERIOR, para que não fique dias sem LMC.
Alterar o CADASTRO DE TANQUES para a configuração nova.
a. CADASTRO DE TANQUES
i. Alterar a descrição.
ii. Alterar o Produto.
iii. Gravar.
Após essa alteração, as vendas na pista podem ser liberadas. Bem como o lançamento de NOTAS
DE ENTRADA.
Se não houve mudança no mapa de bicos, cada bico continua apontando para o seu tanque,
alterando apenas o produto automaticamente.
Revisar o preço por bico do sistema.
a. CADASTRO DE BICOS
b. Alterar o preço e checar a validade.
PROCEDIMENTO NO SISTEMA DEPOIS DA TROCA
8.
Após a troca de produto, o inventário da quantidade a iniciar a partir de agora deve ser lançado.
a. Deve-se criar um inventário no dia ANTES mas em um turno posterior, para que o sistema
entenda que esse combustível entrará em outro tanque.
b. Se a quantidade for ZERO, ainda assim é preciso lançar o inventário para que o sistema
não permita que o estoque seja afetado por modificações em datas anteriores.
WG2TPE - PROCEDIMENTO PARA CONTAGEM
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9.
LMC. Agora sim podemos gerar o LMC do dia ANTES. Poderemos verificar se as perdas/sobras
ficaram zeradas e vamos ver que o estoque inicial mostrará o estoque no tanque ANTES e no
estoque final no tanque DEPOIS.
10. Não faz sentido que no dia ANTES tenham NOTAS DE ENTRADA, pois quando se vai trocar o tanque
normalmente deixa-se o mais vazio possível. Mas, caso haja, essa NF tem que corresponder ao
produto que estava ANTES.
11. Lançar NOTAS DE ENTRADA do Produto DEPOIS da troca de tanque. Caso o combustível tenha
chegado antes, mesmo assim só poderá ser lançado com a data de movimentação nesse dia.
Mantendo a data de emissão da NF de acordo com o que tiver no corpo do DANFE.
12. Após o fechamento do turno já é possível integrar os caixas com vendas na nova configuração.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A troca de produtos no tanque é uma decisão estratégica. Um tanque pode ter mais bicos ou possuir
bicos em bombas posicionadas de certa forma que melhorariam ou pelo menos tentariam melhorar as
vendas no posto. Muitas vezes essa mudança é motivada por força maior do mercado como estímulo
das vendas de gasolina aditivada ou de um tipo específico de Diesel.
No passado, quando a popularização dos carros FLEX foi marcante no nosso mercado, houve uma onda
de troca de tanques para atender esse mercado. E uma consequente onda de problemas de
escrituração, pois, como sempre, os clientes sempre procuram orientação DEPOIS de terem feito os
procedimentos da forma errada. Quando finalmente acham que não sabem mais como fazer, nem
muito menos como informar corretamente no sistema. Isso gerou uma série de modificações feitas
posteriormente aos acontecimentos, muitas vezes exigindo que as escriturações fossem refeitas e
alguns casos mais graves que podem ter atrapalhado a vida dos clientes.
Hoje, devido às exigências de PAF, tudo é bem amarrado a nível de sistema, de forma que a venda é
registrada detalhadamente no momento em que é efetuada. Não permitindo alterações posteriores no
que diz respeito aos registros em ECF e tornando as correções cada vez mais complicadas e menos
aplicáveis. É preciso estarmos cientes de que não podemos sob hipótese nenhuma alterar a
escrituração do cliente para resolver problemas de erros de procedimento.
Esses possíveis erros terão que ser resolvidos da forma que a legislação fiscal aplicável permitir. E para
os casos omissos, o contador responsável pelo posto é que irá determinar que decisão tomar e viabilizar
fiscalmente os caminhos para que o cliente entre nos eixos de novo. Em resumo, acessar o cliente
diretamente pelo Banco de Dados para fazer correções porque ele deixou de seguir as regras está fora
de cogitação.
Para os próximos meses no cenário de combustíveis, veremos os impactos comerciais da resolução 38
da ANP que diz que a partir de janeiro de 2014 só seriam comercializadas gasolinas com aditivos.
Resolução esta que foi tomada para diminuir a emissão de poluentes gerados. O que provavelmente
levará as companhias a investirem no diferencial dos seus produtos aditivados. Isso sem dúvida
conduzirá alguns revendedores a trocarem de tanques para atender melhor à estratégia de vendas das
companhias. Vamos trabalhar bem hoje para evitarmos problemas amanhã!
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