A Belíndia Novamente! A Gestão do Conhecimento
em Empresas Públicas e Ministérios
Resultados da Pesquisa Ipea/CTGCIE/PUCPR/TerraForum (2004)
Congresso sobre Gestão com foco em Conhecimento –
Simpósio sobre Carreiras no Serviço Público
Brasília/DF - 12 – 15/06/05
Fábio Ferreira Batista
Técnico de Planejamento e Pesquisa do Ipea
Presidente do Pólo DF da SBGC
Em primeiro lugar, por que Belíndia
novamente?
Nesta palestra, você receberá
informações sobre ...
1. A missão do Ipea e a pesquisa
2. Como surgiu a idéia
3. Quem realizou o trabalho
4. Definição de GC
5. Relevância do tema
6. Organizações analisadas
7. Objetivos e método
8. Resultados
9. Recomendações
10. SBGC – Pólo DF
1. A missão do Ipea e a pesquisa
Ipea: 40 anos apontando
caminhos
2. Como surgiu a idéia
Estudo da OCDE (2002)


20 países membros
132 organizações
Primeiro trabalho do Ipea: Governo que
Aprende: Gestão do Conhecimento em
Organizações do Executivo Federal (2003)
Pesquisa = ação do planejamento do Comitê
Técnico de Gestão do Conhecimento e
Informação Estratégica (CT-GCIE) - 2003
3. Quem realizou o trabalho
PUCPR
Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e
Informação Estratégica (CT-GCIE) do Comitê
Executivo do Governo Eletrônico
• Fábio Ferreira Batista (Ipea) – co-autor e
coordenador da pesquisa
• Carlos Quandt (PUCPR) – co-autor
• Fernando Pacheco (PUCPR) – co-autor
• José Cláudio C. Terra (Terra Forum
Consultores) – co-autor
• Rafael Godoy e Ronan Coura Ivo (coleta de
dados)
4. Definição de GC
“... um conjunto de processos sistematizados,
articulados e intencionais, capazes de
incrementar a habilidade dos gestores
públicos em criar, coletar, organizar,
transferir e compartilhar informações e
conhecimentos estratégicos ...”
Fonte: Comitê Executivo do Governo Eletrônico
“... que podem servir para a tomada de
decisões, para a gestão de políticas públicas
e para inclusão do cidadão como produtor
de conhecimento coletivo”.
Fonte: Comitê Executivo do Governo Eletrônico
5. Relevância do tema
1) Conhecimento = nova riqueza das organizações e
países
2) Empresas:
Prestam serviços e entregam produtos à sociedade
–
–
Dependem muito do conhecimento dos funcionários
(= trabalhadores do conhecimento)
Trabalho dos funcionários é resultado muitas vezes do trabalho
mental e coletivo
3) O Impacto da Inovação sobre a produtividade e
competitividade (GC = ferramenta de inovação)
GC, Inovação, produtividade e crescimento
econômico
Inovação: responsável por 80% do crescimento
da produtividade nos países avançados
Crescimento da produtividade: responsável por
80% do crescimento do PIB
 C. Freeman, 1994 “The economics of technical change”, Cambridge Journal
of Economics.
Inovação: chave do aumento da competitividade,
crescimento e emprego
GC = ferramenta para a inovação
4) Países exportam cada vez mais bens e serviços
intensivos em conhecimento (25% dos produtos
exportados pelos EUA em 2000)
5) Pressão da Sociedade para que as empresas:
Melhorem seu desempenho
empresas precisam ser mais eficazes no trabalho mental
coletivo. Precisam aprender maneiras mais eficazes de
melhorar seu desempenho e se tornarem mais competitivas.
6) Tecnologia (computadores e internet):
Oferece ferramentas práticas e úteis para o compartilhamento
de conhecimentos e informações
Ferramentas não existiam no passado:
Ensino à distância, portais corporativos, Comunidades de
prática virtuais, banco de talentos
7) Envelhecimento da força de trabalho e evasão de talentos
(“brain drain”)
Elevado número de funcionários se aposentarão nos
próximos anos
Perda de profissionais altamente qualificados = desafio
para manter ou melhorar o nível de desempenho
8) Eficácia, eficiência e efetividade da ação do Estado
dependerá cada vez mais da maneira como governos
gerenciam o conhecimento
6. Organizações analisadas
• Ministérios (22)
• Controladoria Geral da União – CGU
• Comandos Militares (Aeronáutica, Exército
e Marinha)
• Casa Civil da Presidência da República
• Empresas Estatais (Serpro, Banco do Brasil,
CAIXA, Petrobras, Eletrosul, ECT)
7. Objetivos e método
• Levantar dados e informações para conhecer como
tema Gestão do Conhecimento está sendo tratado na
Administração Pública
• Comparar a situação do governo brasileiro com a dos
governos dos países da OCDE
• Contribuir – por meio de recomendações – para a
elaboração de política de gestão do conhecimento
• Envolver servidores e gestores dos ministérios e
empresas estatais numa reflexão sobre o tema
•
•
•
•
Formulário eletrônico
Banco de dados
Reuniões para orientar preenchimento
Equipe multisetorial (RH, TI, Planejamento,
Qualidade, Desburocratização, Gabinete,
Secretaria Executiva)
• Palavra de cautela: auto-análise!
8. Resultados – Parte 1
Como está a utilização de práticas de GC na
Administração Pública?
Formulário Eletrônico
Ação/
Prática
Descrição
Comunidades
de prática /
Comunidades
de
conhecimento
Grupos informais e interdisciplinares de
pessoas unidas em torno de um interesse
comum. As comunidades são autoorganizadas de modo a permitir a
colaboração de pessoas internas ou
externas à organização; propiciam o
veículo e o contexto para facilitar a
transferência de melhores práticas e o
acesso a especialistas, bem como a
reutilização de modelos, do conhecimento
e das lições aprendidas.
a) Estágio
b) Alcance
a
b
Práticas de GC
Práticas relacionadas à gestão de pessoas que
facilitam a transferência, disseminação e
compartilhamento do conhecimento. Exemplos:
Fóruns/Lista de Discussão
Comunidades de Prática
Educação Corporativa
Narrativas
“Mentoring”
“Coaching”
Universidade Corporativa
Práticas de GC
2. Práticas ligadas primariamente à estruturação dos
processos organizacionais que funcionam como
facilitadores da geração, retenção, organização e
disseminação do conhecimento institucional.
Exemplos:
Melhores práticas/”Benchmarking”/Memória
Organizacional/Inteligência
Institucional/Mapeamento do Conhecimento/Gestão
por Competências/Banco de Competências
Institucionais/ Banco de Competências
Individuais/Gestão do Capital Intelectual
Práticas de GC
3. Práticas cujo foco central é a base tecnológica e
funcional que serve de suporte à GC
institucional, incluindo a automação da gestão
da informação, aplicativos e ferramentas de TI
para captura, difusão e colaboração. Exemplos:
Portais/Internets/Extranets/Sistemas de
“Workflow”/Gestão de Conteúdo/Gestão Eletrônica
de Documentos/ (GED)/”Data Warehouse”/”Balanced
Score Card (BSC)/”Data Mining”/”Customer
Relationship Management”
Estágio de Implantação
[0] Não existem planos de implantação
[1] Planejadas para o futuro
[2] Estão em processo de implantação
[3] Já estão implantadas
[4] Já estão implantadas e apresentando resultados
importantes e relevantes
Alcance dentro da instituição
[1] Apenas iniciativas isoladas
[2] Restrito a alguns departamentos
[3] No âmbito de uma área da pró-reitoria
[4] Amplamente disseminada na pró-reitoria
Práticas de GC – Estatais
Posição/Empresas
Práticas implantadas e com
resultados importantes e
relevantes/Total de Práticas
1) Banco do Brasil
16/27
2) Serpro
14/27
3) CAIXA
10/27
4) Petrobras
8/27
5) Eletrosul
6) ECT
8/27
8/27
Práticas de GC – Ministérios
Posição/Empresas Práticas implantadas e com
resultados importantes e
relevantes/Total de Práticas
1) Exército
10/27
2) Marinha
10/27
3) Previdência
Social
4) Defesa
9/27
5) MP
7/27
8/27
Práticas de GC – Outros Ministérios
Nenhuma prática de GC implantada
com resultados relevantes e
importantes
01 prática
10
02 ou 03 ou 04 práticas
5
06 práticas
2
4
Práticas mais implantadas (6 Estatais + 4 Ministérios)
Prática
N.º de
organizações
Benchmarking interno e externo
10
Fóruns (presenciais e virtuais)
10
/ Listas de discussão
Ferramentas de colaboração
10
como portais, intranets e
extranets
Educação corporativa
10
Melhores práticas
8
Universidade corporativa
8
Práticas menos implantadas - 6 Estatais + 4
Ministérios)
Prática
N.º de
organizações
Mapeamento ou auditoria do
conhecimento
3
Gestão do capital intelectual/Gestão dos
ativos intangíveis
3
“Data mining” (ferramenta de TI para
apoio à GC)
3
“Mentoring”
4
Banco de competências organizacionais
4
“Data Warehouse”
4
Organizações com mais práticas de
GC implantadas
Bbrasil (23)
Serpro (20)
Exército (18)
25
20
Eletrosul (16)
Petrobras (16)
Marinha15)
15
10
5
0
1/10/2004
Total de práticas = 27
Mdefesa (15)
CAIXA (12)
Mprevidência (12)
ECT (9)
8. Resultados – Parte 2
Como está a explicitação e a formalização da
Gestão do Conhecimento na Administração
Pública?
Grande disparidade
•
3 grupos:
1) nível razoável de comprometimento estratégico com a
Gestão do Conhecimento e apresentam iniciativas de
curto prazo sendo implementadas (8 ministérios)
2) não considera, a curto prazo, a Gestão do Conhecimento
como um tema estratégico para a organização ou ainda
contam com iniciativas muito incipientes nesta área (17
ministérios)
3) já deu passos muito concretos no sentido de tornar a
abordagem proporcionada pela Gestão do conhecimento
uma ação coordenada, institucionalizada e com
objetivos, resultados e indicadores concretos (6 estatais)
Boa percepção da importância da GC
•
•
Tema estratégico p/ 40% dos Ministérios
Já faz parte das prioridades estratégicas para
28%
Relevância do tema:
•
•
•
•
Alta administração (48%)
Média gerência (28%)
Servidores (4%)
Iniciativa da alta administração
•
Em 36% dos Ministérios a iniciativa de
introduzir a Gestão do Conhecimento coube à
alta administração
Grau de formalização bastante baixo
•
Apenas 28% apontaram alguma forma de
estruturação, tal como uma pessoa ou área
responsável ou um grupo formal de trabalho
GC é ainda conceito abstrato
•
64% dos Ministérios afirmaram que a GC é
ainda um conceito abstrato discutido por
pequenos grupos informais
Baixa priorização das ações de GC
•
Apenas 4% dos ministérios indicaram ter
objetivos formalizados que permitam uma clara
identificação e priorização das ações
Não há ferramentas de avaliação
•
61% dos ministérios admitem não terem
ferramentas de acompanhamento para avaliar o
progresso das práticas de GC na organização
Maiores obstáculos na implementação
•
A maioria das organizações apontam como
principais obstáculos: Inexistência de
indicadores (57%), dificuldade de capturar o
conhecimento não documentado (55%) e
deficiências de capacitação do pessoal (53%)
Principais facilitadores
•
Os principais facilitadores apontados foram:
identificação da base de conhecimento
organizacional relevante a empresa (26%);
implementação em momento adequado, dadas as
condições internas e externas à organização
(22%); acesso a consultores especializados
(22%) e infra-estrutura computacional, redes,
servidores, etc. (22%).
Fatores Críticos de Sucesso (Estatais e Ministérios)
1. Alinhamento organizacional e estratégico de
conhecimento:
• Alta prioridade dada às iniciativas no
nível mais alto da organização
• Clara identificação da base de
conhecimento organizacional relevante
para a organização
Fatores Críticos de Sucesso (Estatais e Ministérios)
2. Acesso a conhecimento externo
• Acesso a consultores especializados
• Busca externa de melhores práticas e
“benchmarking”
• Acesso a recursos bibliográficos impressos e
eletrônicos sobre o tema
3. Infra-estrutura computacional, sistemas de
informática que apóiem os processos de GC
Principais obstáculos (Ministérios iniciantes)
1. Compreender melhor o que significa GC e o impacto que
esta pode ter:
• Baixa compreensão sobre GC na organização
• Deficiência na capacitação do pessoal
• Pouca propensão para investimentos em tecnologias
voltadas essencialmente ara facilitação de
aprendizado e colaboração
• Receio que outro órgãos / público em geral
poderiam ter acesso a informações sigilosas
/confidenciais.
• Resistência de certos grupos de funcionários
/cultura organizacional de resistência a mudanças.
Principais obstáculos (Ministérios iniciantes)
2. Estabelecimento de processos básicos e centrais da
GC
•
•
•
•
•
•
Falta de incentivos para compartilhar conhecimento
Deficiências na infra-estrutura computacional, redes,
servidores, etc.
Dificuldade para capturar o conhecimento não
documentado
Falhas de comunicação
Falta de tempo ou recursos para compartilhar
conhecimento concretamente na rotina diária
Inexistência de indicadores
Há uma clara e positiva relação entre o
apoio e a formalização da GC no nível
gerencial mais estratégico e os
resultados obtidos
É preciso mostrar o caminho das pedras!
“Ministérios menos avançados na GC
podem avançar rapidamente na
institucionalização da GC a partir do
intercâmbio com outros Ministérios e
empresas estatais e por meio do uso de
fontes externas de aprendizado”
8. Resultados – Parte 3
Como nós estamos em comparação com os
países da OCDE?
Esta pergunta será respondida no
Seminário Gestão do Conhecimento
na Administração Pública que será
realizado no próximo dia 17 de junho
(sexta-feira desta semana), no Plenário 2,
Anexo I da Câmara dos Deputados. Não
percam! Para se inscrever, basta enviar email para: [email protected]
9. Recomendações
Política de Gestão do Conhecimento
1) Instituir unidades de coordenação de GC. Funções:
i) propor e implementar estratégia; ii) coordenar
ações; iii) disseminar práticas
3) Criar função Gestor do Conhecimento
(“Knowledge Officer”) e Diretor do
Conhecimento (“Chief Knowledge Officer”)
2) Definir estratégia de governo de GC (Comitê
Interministerial)
Política de GC para Administração
Direta - Diretrizes
4) Implementar programa de sensibilização e
capacitação
5) Instituir observatório para avaliar ações do
governo na área de GC
6) Assegurar recursos financeiros por meio da
implementação de programa de PPA
7) Assegurar alinhamento da política/práticas
de GC com definições estratégicas das
organizações
Política de GC para Administração
Direta - Diretrizes
8) Promover a cooperação entre empresas estatais
e órgãos e entidades da administração direta
9) Estimular o surgimento de comunidades de
prática, sítios, fóruns, etc. por área temática
para dinamizar a articulação entre os
ministérios
10) Implementar sistema de avaliação do impacto
das práticas de GC sobre processos, produtos e
serviços