MANUAL DA
COBRANÇA
STOQ2000
I – Introdução
Digamos que este (a imagem logo abaixo) seja o seu arquivo de CONTAS A RECEBER / Quando você olha para
ele / sabe dizer quais as contas que estão vencendo hoje? As que venceram semana passada / As que venceram a
um mês?
NÃO?
Então você precisa ler este manual e aprender a utilizar o SISTEMA DE COBRANÇA implantado dentro do
STOQ2000.
Arquivo de Conta a Receber
II – CONFERINDO TODO O
CONTAS A RECEBER
Fazendo a CONFERÊNCIA TOTAL DO CONTAS A RECEBER
Se você não tiver certeza de que seu Contas a Receber está todo conferido, é necessário puxar um relatório de
todo o contas a receber / em ORDEM ALFABÉTICA / no MODO ANALÍTICO / para que você possa analisar as
contas dos clientes , nota por nota e assim conferir todo o arquivo de CONTAS A RECEBER.
Para extrair tal relatório proceda da seguinte forma:
Menu RELATÓRIOS
Opção E-C.Receber Analítico
SIM
NORMAL
ALFABÉTICA
4-TODOS
CLIENTE <ENTER>-TODOS
VENDEDOR <ENTER>-TODOS
2-NÃO LIQUIDADAS
5-WORD
Então você verá um relatório semelhante a este onde fará toda conferência de todas as notinhas de cada cliente.
Faça a conferência de todos eles.
Após ter feito a conferência você deverá proceder a:
a) Inserção das que faltam.
Para a inserção das que faltam faça pelo Menu Cadastro / Opção E-Contas a Receber / Normal / F2-Insere
/ Vai inserindo conforme a necessidade
b) Remoção das que estão cadastradas mas não foram encontradas.
Obs:- Para remoção das que faltam há somente um meio:
Menu ESTOQUE
Opção 3-posição de contas / Chame o código do cliente
Marque com X as que serão removidas
F1-Somar
F7-Dispensa Juros / TOTAL / Dispense todos os juros se houver
F7-Dispensa Juros / Desconto do Principal / entre com o valor total e assim o total se tornará zero / Então
você liquida com F2.
Uma vez feito todo este procedimento, ou seja, estando o Contas a Receber conferido, poderá proceder aos
relatórios da cobrança, no próximo capítulo.
III - APRENDENDO OS RELATÓRIOS
INERENTES À COBRANÇA
Cada cliente pode ter uma marca – É a MARCA DA COBRANÇA – Você pode caracterizar como efetua a
cobrança com cada cliente individualmente / Observe no Cadastro do Cliente / um pequeno campo logo à frente
do código do mesmo/ Existe um lugar para você colocar uma marca no cliente. A forma como fazer será falada
logo mais à frente.
Aqui, neste caso, este cliente foi marcado com a marca R (que significa, MANDOU RECEBER).
Também/ na hora da venda/ na hora em que você chama o cliente para a notinha / a marca aparece lá veja :
TELA DA VENDA
Ao lado da marca R aparece uma marca S / A 1ª se refere à MARCA DA COBRANÇA / mencionada na legenda
logo à frente, a 2ª refere-se à MARCA DO BLOQUEADO como a seguir e a 3ª refere-se à MARCA DO SPC
LEGENDA DA MARCA DO BLOQUEADO
N-NÃO BLOQUEADO (O cliente não deve nada)
S-SEMI-BLOQUEADO (O cliente deve e ultrapassou a tolerância) (surge automaticamente)
B-BLOQUEADO (Somente você pode bloqueá-lo por meio do Cadastro de Clientes e colocando B no campo.
Esta marca (do BLOQUEADO) pode ser alterada por você no Cadastro de Clientes, no Campo BLOQ.: como na
figura abaixo.
LEGENDA DA MARCA DO SPC
S-Consta no SPC (Atualizado automaticamente via internet)
N ou Branco – Não Consta no SPC
LEGENDA DA MARCA DA COBRANÇA
Branco – Nada foi programado
3-Preferenciais (São clientes que compram a prazo e não gostam de ser cobrados – Suas cobranças saem em
listagem separada)
4-Banco – Enviado ao Banco – Você está aguardando do Banco uma resposta. Também sai em listagem separada.
7-Gerência (São os “amigos” do gerente – São pessoas que fizeram negócio com o gerente e ele, o gerente, é
quem comandará esta listagem)
Até aqui nós falamos de marcas de cobrança cujos relatórios saem sempre semanalmente.
Agora falaremos das marcas inerentes aos clientes que serão cobrados pelo cobrador da loja.
R-a Receber (É prá ir receber do cliente)
1-Carta 1 (Recebeu a Carta 1 – Logo mais a frente será mostrado como fazer as Cartas 1 e 2)
2-Carta 2 (Recebeu a Carta 2)
5-Juntando (Está juntando documentos para enviar ao SPC)
6-Enviado SPC (Já foi enviado ao SPC e aguarda resposta)
S – Essas 3 marcas S, P e C são especiais, não as utilizaremos por enquanto
P
C
8-Prejuízo (O cliente não pagou e não havia dados suficientes para enviar ao SPC, tipo faltava CPF ou qualquer
outro documento)
9-SPC (Enviado ao SPC por você e confirmado)
Agora proceda ao relatório de todas as suas contas a receber, para verificar quais clientes ainda não tem tal
marcação para poder fazê-las.
A partir daqui vamos emitir um RELATÓRIO TOTAL DO CONTAS A RECEBER para, ao estudá-lo,
colocarmos as marcas necessárias nos vários clientes em débito.
Inicialmente menu RELATÓRIOS / opção 3 – CONTAS A RECEBER
Escolhemos a data inicial como uma data bem antiga tipo 01/01/1900 para termos certeza de que irá pegar
todas contas mais antigas e então escolhemos, como data final, uma data que a gente considera já em
atraso. Digamos que hoje seja dia 20/03/2009 e a gente escolheu 08/03/2009 como uma data em atraso.
Nesta pergunta se respondemos que Sim o programa considerará a tolerância. Tipo assim: se uma pessoa venceu
em 08/03/2009 ela estaria dentro do relatório, mas se ela tiver uma tolerância de 5 dias já não estará pois isso
elevaria a data de seu vencimento até 13/03/2009.
A tolerância pode ser programada individualmente para cada cliente no Cadastro no campo DIAS...: como abaixo
Ou, caso você não queira programar cliente por cliente pode definir uma tolerância geral para todos os clientes
indo em Menu III / 4-Parametros / Tela 2
E preenchendo o total de dias da tolerância para todos os clientes com tolerância -0 (zero) no Cadastro de
Clientes.
Ou seja, se em Cadastro de Clientes a tolerância é 0 (zero) / então o sistema busca a tolerância em Menu III / 4parametros / Tela 2 / Tolerância Geral Clientes....:
Continuando o relatório
Aqui é melhor responder Contas c/Débito. Contas c/Crédito são clientes que possuem crédito e não entram neste
relatório.
E aqui, finalmente, eu vou, pelo menos por agora, responder Todas/ Sim porque eu preciso do relatório de Todas
para poder programar os meus clientes / Um pouco mais a frente a gente irá tirar vários relatórios desse só que de
determinadas marcações, lembra-se? Pode ser que eu queira um relatório só da 7-Gerência / Mas, por ora, eu
preciso do RELATÓRIO TOTAL / sendo assim / aqui / eu escolherei TODAS
Em todos os relatórios do STOQ2000 eu posso escolher a opção 5-Word / a partir daí eu posso visualizar o
relatório no Word e depois optar por imprimir utilizando os comandos do próprio WORD. Mas se você quiser
enviar direto para a impressora DOS ou WINDOWS não há problemas.
Você obterá um relatório com o da próxima página / Provavelmente ele virá sem nenhuma marca / Isso porque
talvez você ainda não utilizava esse sistema. Então você procederá às marcações segundo a legenda que já foi
falada. (Me refiro à legenda da COBRANÇA).
Page No.
14/03/2009
Informações
1
Início: 01/01/1900 Fim: 08/03/2009 +TOLER.
Cliente em Aberto - Sintetico
| Endereço
| Telefones
|
|
|
|
|
|
Letra=T
| Valores
|
|
|
| Dias
| em
| Atr.
|
Obs:- Letra=T significa todas, que você escolheu e +TOLER significa que você escolheu
Considera a Tolerância = Sim
** -> ------(00020)ADALTO JOSE DE PAULA JUNIOR
-----------------------------------------| AV. LABIENO DA COSTA | 18-3742-4186 | Atras.:
110,20 | 1214
MACHADO 646
144611347
** -> ------(00023)ADEMIR CARDOSO PEREIRA
----------------------------------------------| R. BOA ESPERANÇA 14 | 1146664190 | Atras.:
452,90 | 1209
** -> ------(00024)ADEMIR JOSE C. JUNIOR
-----------------------------------------------| R. JARDINÓPOLIS 529 |
| Atras.:
24,00 | 395
** -> ------(00026)ADRIANA DA SILVA C. CHAGAS
| AV LXONS 164
** -> ------(00027)ADRIANA EDARGO RIBEIRO
| AV. VER. DANTE J
STOPPA 404
|
------------------------------------------1146165823 | Atras.:
419,03 | 1216
----------------------------------------------| 1146961729
| Atras.:
1.926,98 | 1216
1147367049
** -> ------(00033)AILTON JACINTO PIRES
------------------------------------------------| AV. NECI ELOI DANTAS | 1143425299 | Atras.:
25,90 | 1216
150
** -> ------(00103)ALBERT SAVINO KHATTAR
----------------------------------------------| R. CASTRO ALVES 301 | 1297726349 | Atras.:
217,00 | 1216
AP. 7
** -> ------(00035)ALBINO ALVES DE SOUZA
| R. BOCAINA 82
** -> ------(00037)ALCINDO ULRICH SCHUMACKER
| R. LAMARTINE M. S.
TORRES 177
-----------------------------------------------| 1145954984 | Atras.:
310,20 | 1216
|
-------------------------------------------1239164427 | Atras.:
10.097,10 | 393
** -> ------(00039)ALDERNEY JOSE RODRIGUES JUNIOR
--------------------------------------| R. MANOEL DE
| 3535316352 | Atras.:
310,20 | 1216
OLIVEIRA MAFRA 895
** -> ------(00043)ALESSANDRA CRISTINA LGRES
| R. ALEXANDRE EDER
115A AP. 1024
|
-------------------------------------------1156112029 | Atras.:
228,30 | 1209
Neste exemplo, o operador efetuará, no próprio relatório, de próprio punho, as marcas necessárias, segundo a
legenda já mencionada. (Legenda da Cobrança)
Observe a coluna Dias em Atraso / a ultima coluna do relatório / através dela você consegue visualizar quantos
dias o cliente está em atraso / isso te ajudará também a fazer as marcações da Legenda da Cobrança
E agora o operador efetuará as marcas, no Stoq2000, para isso utilize o caminho a seguir:
Escolha a marca a ser gravada, Exemplo, escolha a marca R-a Receber:
Entre o código do cliente ou Page-down para escolher pelo nome
Surgirá a expressão: Ok... Gravado.
E, logo após ter gravado todas você procederá a alguns relatórios que você irá tirar semanalmente.
IV - RELATÓRIOS SEMANAIS
Agora que já conhecemos as duas legendas, tanto a da cobrança como a do BLOQUEADO, passaremos para o
relatório da cobrança
Toda segunda-feira (ou qualquer outro dia à sua escolha) você imprimiria os relatórios inerentes á cobrança e os
passaria para as pessoas dos diversos setores como por exemplo:
•
•
•
•
3-Preferenciais (Passar para a pessoa, ou departamento, que cuida da cobrança dos CLIENTES
PREFERENCIAIS)
4-Banco (Emiti-lo e enviá-lo à pessoa que cuida das cobranças enviadas ao banco
7-Gerência (Passar ao Gerente)
Branco (Um ou outro que ficou em branco. Você utiliza este relatório para verificar quais as pessoas que
ainda estão sem marca alguma. E então, de posse deste, você insere marcas nestas pessoas também).
Obs:- No momento deste relatório as pessoas já têm que estar devidamente
codificadas segundo a legenda da COBRANÇA.
Para imprimir esses relatórios você deve proceder a este caminho
• Menu Relatórios
• Opção 3-Contas a Receber
• Normal
• Data Inicial e final como já foi falado
• Considera a Tolerância = Sim
• Contas c/Débito
• Você executará este relatório um para cada uma das marcas faladas acima e assim você terá os relatórios
Gerenciais para passar às pessoas de cada departamento.
Agora passaremos aos relatórios referentes às pessoas que tem que ser cobradas pelo cobrador (Aquelas que, inicialmente, são codificadas com a marca “R” – Receber.
Para tanto, seguiremos uma rotina própria para isso:
Vamos estudar o que acontece desde que a venda à prazo é formada até à sua efetiva liquidação, fato este que, se não ocorrer deve disparar o processo de cobrança
automaticamente:
Cliente
compra à
prazo
Cliente
pagou? Não
Sim
Terminou o
processo
Manda
Receber –
Marca “R”
Carta 1
Marca “1”
Carta 2
Marca “2”
Marca “5”
Junta
documento
Marca “6”
Cadastra
SPC aguarda
Marca “9”
SPC
confirmado
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
pagou? não
pagou? não
pagou?não
pagou?não
pagou?não
pagou?não
sim
sim
sim
sim
sim
sim
Obs:- A Carta 1 é uma carta só de aviso de cobrança / a Carta 2 – é uma carta avisando que dentro de 48 horas o nome será inserido no SPC.
Nota: toda vez que acontece uma venda a prazo e, no vencimento, o cliente não paga, é disparado o processo de cobrança. Primeiro você marca ele com uma marca que se
não for nem 3-Preferenciais, nem 7-Gerencia, nem 4-Banco, então, provavelmente, será R-Receber. E assim você puxa o relatório do que é para ser recebido envia ao
cobrador e aguarda. Passados 15 dias, você pode querer o relatório dos que estão com marca R e colocar a data até os 15 dias para trás. Sairá o relatório de todos os que
tinha marca “R” e já se passaram 15 dias sem que se tenha efetuado o recebimento. Neste caso você marca esses clientes com “1” e imprime a Carta 1 para eles. Passados
mais 15 dias você pedirá o relatório de todos os que tem a marca “1” e que não foi pago. Você os marcará com a marca “2” e enviará a carta 2 para eles. Passados mais 15
dias. Você puxará um relatório de todos os que tem a marca “2” e os marcará com a marca “5”-Juntando documentos / removerá suas fichas para a retaguarda e preparará os
documentos para o inserir no SPC. Então você entra no site do SPC / insere o cliente e fica aguardando confirmação / Nisso você o marca com a marca “6” – SPC
Aguardando / Uma vez confirmada a inclusão no SPC / você marca o cliente com a marca “9” / A partir disso o Stoq2000 / marcará esse cliente / através do CPF dele / com a
marca “S”-Consta no SPC em todos os cadastros de cliente de todos os que utilizarem o Stoq2000 e, na hora de vender, emitirá a mensagem: “Consulte o SPC” e, através do
site do SPC, na consulta, descobrirá que você o inseriu no SPC e barrará o crédito para aquela pessoa.
Esta é uma forma que a Data-House encontrou de te dar um ALERTA, quando for vender para alguém que pode ser um futuro caloteiro. O Stoq2000 não pode “dizer” a você
onde o cliente está devendo, mas pode te dar esse pequeno ALERTA.
Puxando os relatórios:
Primeiro o relatório dos “R”.
* Passados 15 dias e não recebido você deve marcar os clientes que não pagaram com a marca “1’ – Para saber quem
não pagou você puxa este mesmo relatório aqui acima com a mesma data. De posse do relatório você marca os clientes
com a marca “1” lá pelo Menu II / opção 8-diversos / opção 1-marcas / como já foi demonstrado lá atrás.
Imprimir as cartas
Para imprimir as cartas primeiro você deve conferir se já tem as cartas prontas. Siga este caminho :
Observe se, na relação das cartas, se tem a CARTA 1 e a CARTA 2. Se por acaso faltar qualquer uma delas, ou se você
entrar nelas e verificar que o texto não confere com os modelos das cartas abaixo, você deve, ou INSERIR NOVO(a) e
colocar o título correto e digitar a carta inteira ou alterar a carta (caso ela já exista e não esteja correta) e salvar com F2.
Veja os modelos:
Carta 1 - Modelo – Início do modelo -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Caro(a) cliente;
Estamos lhe enviando, em EXTRATO ANEXO, um demonstrativo das compras efetuadas em seu nome e que entraram em nossa carteira de cobrança até a presente data.
Informamos que não dispomos de um serviço regular de
cobrança, porém, se for de seu interesse, podemos enviar um funcionário para fazer o recebimento. Basta que você nos avise com
1 (um) dia de antecedência.
A T E N Ç Ã O :
CONTAS EM ATRASO SOFREM ACRÉSCIMO FINANCEIRO.
<=POSCONCLI=>
Caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco o
mais breve possível. Teremos o máximo prazer em atendê-lo(a).
Atenciosamente,
SUA EMPRESA
Av. sua rua, numero
Fone: 18-3742-9999
Ilha Solteira-SP
C1
P.S.: Caso já tenha sido regularizado favor inutilizar esta.
Final do modelo -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Veja aquela palavrinha escrito assim: <=POSCONCLI=> // No lugar desta palavra o programa insere a posição de contas do
cliente. Aqui você modifica o nome da empresa e o endereço ali no final da carta.
Agora vejamos o modelo da carta 2.
Carta 2 – Modelo – Início -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Prezado(a) senhor(a);
Vimos, pela presente, informá-lo(a) sobre a existência de débito, discriminado em EXTRATO ANEXO, contraido em seu
nome e que até a presente data NÃO FOI QUITADO.
Nesse sentido, solicitamos o seu comparecimento no
endereço abaixo mencionado, no prazo máximo de 48 (quarenta e
oito) horas para a quitação do referido débido. Isso evitará que
sejamos obrigados a inscrever seu nome no CADASTRO do SCPC, que
abrange todo o território nacional, além de outras medidas judiciais que forem cabíveis. Esclarecemos que, uma vez inscrito(a)
no SCPC, você ficará impossibilitado(a) de obter novos créditos
nos principais estabelecimentos comerciais e financeiros do BRASIL.
A T E N Ç Ã O :
CONTAS EM ATRASO SOFREM ACRÉSCIMO FINANCEIRO.
<=POSCONCLI=>
Sem mais para o momento, colocamo-nos à sua disposição para qualquer esclarecimento.
Atenciosamente,
SUA EMPRESA
SETOR DE COBRANÇA JUDICIAL
Av. sua rua, numero
Fone: 18-3742-9999
Ilha Solteira-SP
C2
P.S.: Caso já tenha sido regularizado favor inutilizar esta.
Final do modelo -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Imprimindo as cartas
Para imprimir as cartas tanto a carta 1 como a carta 2 siga este caminho:
Escolha Menu II / opão 1-Mala
Aqui você escolhe o modelo que quer imprimir / se
Carta 1 ou Carta 2
Aqui você escolhe se quer que saia os juros ou não
na posição de contas
Agora escolha se quer que saia todas as contas ou só
as vencidas até o momento
Escolha a ordem em que quer que saia as cartas
E aqui especifica que quer só a Carta 1 ou 2 digitando,
em condição especial
FLAGSPC = “1”
Ou
FLAGSPC = “2” para Carta 1 ou Carta 2,
respectivamente.
Desnecessário dizer que, os clientes já tem que ter sido previamente marcados com 1 para Carta 1 ou 2 para Carta 2,
anteriormente.
Após ter enviado o cobrador para R-Receber e depois a Carta 1 e Carta 2 (com um espaço de 15 dias entre esses
procedimentos, ou prazo a sua escolha) você deve proceder à inserção do cliente no SPC. Uma vez feito isso você deve
marcar o cliente com a marca “9” (Menu II / opção 8-Diversos / opção 1-Coloca Retira marcas / Escolhe a marca “9” /
escolhe o cliente em questão. Com esta marca nele todos os que utilizam Stoq2000, na hora da venda receberão a
mensagem: “Consulte SPC” . (Isso é atualizado automaticamente vis INTERNET). E uma vez consultado saberão que você
o inseriu no SPC.
COMO INSERIR CLIENTES NO
SPC ATRAVÉS DO SITE DA
ASSOCIAÇÃO
1-Acesse o site WWW.aciis.com.br
2-Clique em Consultas On-Line
3-Entre com seu Código e Senha (Lembrando que este código aqui é só para consultas, para poder INSERIR/EXCLUIR no
SPC via site / é necessário entrar em contato com sua associação e pedir que façam isto).
4-Clique em SPCA
5-Clique em manutenções
6-Aparecerá este menu:
Note que aqui você pode INSERIR/EXCLUIR vários tipos de INCLUSÕES como SCPC, Cheque, Jurídico (Consulte sua
Associação Comercial sobre os preços de cada procedimento).
Uma vez\ clicado em Inclusão do SCPC surge a seguinte tela: Note que ele pede aqui um Operador e uma Senha que não
são a mesma a qual você utilizou para adentrar ao sistema. Estes códigos são fornecidos pela sua Associação comercial.
Após esta tela serão pedidos alguns dados adicionais com os quais você inserirá o cliente no SPC (E, logo após
confirmado, você insere a marca “9” no cliente lá pelo STOQ2000 em Menu II / opção 8-diversos/ opção 1coloca retira marcas / escolhe a marca “9” e digita o código do cliente ).
Conclusão
Agora sim , você já pode olhar para o arquivo e dizer:
Agora eu sei tudo de você !
Data-House Informática
03/2009