GESTÃO DA INFORMAÇÃO
GDO-01
Edição 9
Gestão Documental (Procedimento)
Data: 2013.03.28
1. OBJECTIVO
2.ÂMBITO
Estabelecer o modo de proceder para o controlo dos
Aplica-se a toda a documentação do Sistema de Gestão e de
documentos e registos relevantes para a Qualidade.
Garantia da Qualidade (SGGQ) do IPVC.
3. MODO DE PROCEDER
Necessidade de elaborar/
rever um docum ento
3.1
Form atação e
Codificação
3.2
Elaboração
3.3
Aprovação e
Distribuição
3.4
Revisão/Actualização
3.5
Controlo dos Registos
Arquivo
GDO-01/01
Rev.0 / 2008.02.18
Págª 1 de 6
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
GDO-01
Edição 9
Gestão Documental (Procedimento)
Data: 2013.03.28
3.1) FORMATAÇÃO E CODIFICAÇÃO
Modelo de MAPA DE PROCESSO
O formato do mapa de processo é o seguinte:
Cabeçalho:
Logótipo do IPVC (à esquerda);
Designação do Processo e Sub-processo/ Actividade, quando aplicável (ao centro);
Sigla do Processo ou Sub-processo (direita) – ver ANEXO II;
Nº de edição do documento (à direita);
Data (à direita), com formato ano.mês.dia (Ex.: 2010.01.08)
Matriz:
(Parte 1)
- Objectivo (s);
- Gestor Institucional do Processo;
- Entradas e saídas do processo;
- Actividades do processo;
- Responsabilidades e grau de envolvimento em cada actividade
(Órgãos, Departamentos e outros intervenientes envolvidos);
- Meios e Documentos para cada actividade (quando aplicável);
- Registos para cada actividade (quando aplicável);
(Parte 2)
- Descrição das actividades (quando aplicável);
(Parte 3)
- Controlo de Registos: Identificação, Responsabilidade pelo arquivo, Compilação/Indexação e Tempo de arquivo - dos
documentos e registos.
(Parte 4)
- Indicadores de desempenho para o processo e actividades (quando aplicável);
(Parte 5)
- Lista de Documentos;
(Parte 6)
- Plano de Melhorias.
Rodapé:
Código do impresso Mapa de Processo – Parte 1 a Parte 5 – GDO-01/02 (à esquerda);
Código do impresso Plano de Melhorias – Parte 6 – GMS-01/02 (à esquerda);
Número e data de revisão do impresso (ao centro), com formato ano.mês.dia (Ex.: 2010.01.08)
-
GDO-01/01
Número da página / total páginas (à direita);
Rev.0 / 2008.02.18
Págª 2 de 6
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
GDO-01
Edição 9
Gestão Documental (Procedimento)
Data: 2013.03.28
A sigla do Processo é representada por:
XXX
Sendo que:
XXX – sigla do Processo ou Sub-Processo
Uma palavra - as 1ª letras;
Duas palavras –a inicial da 1ª palavra e duas 1ª letras da
segunda palavra;
Três palavras – a inicial de cada palavra
Ver impresso Mapa de Processo (ANEXO I) e Lista de Siglas dos Processos - ANEXO II.
Modelo de PROCEDIMENTO/ INSTRUÇÃO DE TRABALHO
Cabeçalho:
- Logótipo do IPVC (à esquerda)
- Designação do Processo ou Sub-processo, (ao centro);
- Designação do Documento (ao centro)
- Procedimento ou Instrução (ao centro)
- Código do documento (à direita)
- Edição do documento (à direita)
- Data de elaboração (à direita) com formato ano.mês.dia (Ex.: 2010.01.08)
Corpo:
1. Objectivo
2. Âmbito
3. Modo de Proceder;
3.1- Descrição (incluindo, ao longo do texto, indicação de Responsabilidades, Documentos e Registos associados)
3.2- Fluxograma (quando aplicável) aplicando a simbologia para Fluxogramas- Ver GDO Anexo IV)
4. Definições e Siglas (quando aplicável)
5. Documentos e registos associados (quando aplicável)
5.1- Documentos associados
5.2- Registos associados
Rodapé:
- Código do impresso Procedimento/Instrução de Trabalho: GDO-01/01 (à esquerda).
- Número e data de revisão do impresso (ao centro) com formato ano.mês.dia (Ex.: 2010.01.08)
- Número da página / total páginas (à direita);
GDO-01/01
Rev.0 / 2008.02.18
Págª 3 de 6
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
GDO-01
Edição 9
Gestão Documental (Procedimento)
Data: 2013.03.28
A codificação do Procedimento ou Instrução é representada por:
XXX-yy
Sendo que:
XXX
– sigla do Processo ou Sub-Processo
Uma palavra - as três 1ª letras;
Duas palavras –a inicial da 1ª palavra e duas 1ª letras da
segunda palavra;
Três palavras – a inicial de cada palavra
yy – ordem sequencial de emissão do procedimento/instrução
Ver exemplo de Modelo de Procedimento/Instrução (ANEXO III) e Simbologia para elaboração de Fluxograma - ANEXO IV.
Modelo de IMPRESSO
Cabeçalho:
- Logótipo do IPVC (à esquerda);
- Designação do Impresso (ao centro);
Rodapé:
- Código do Impresso (esquerda);
- Número e data de revisão do impresso (ao centro) com formato ano.mês.dia (Ex.: 2010.01.08)
- Número da página / total páginas (à direita);
A codificação dos Impressos é representada por:
XXX-yy/zz
Sendo que:
XXX – sigla do Processo ou Sub-Processo
Uma palavra - as 1ª letras;
Duas palavras –a inicial da 1ª palavra e duas 1ª letras da
segunda palavra;
Três palavras – a inicial de cada palavra
yy– ordem sequencial de emissão do procedimento/instrução
zz- ordem sequencial de emissão do impresso
No caso do impresso não estar associado a um procedimento/instrução de trabalho, a codificação será a seguinte:
XXX/zz
Ver exemplo de Modelo de Impresso - ANEXO V.
NOTA 1: A formatação dos impressos e documentos do SGGQ poderá não obedecer à descrição acima indicada (i.e.
Certidão de Habilitações, Boletim de Inscrição).
GDO-01/01
Rev.0 / 2008.02.18
Págª 4 de 6
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
GDO-01
Edição 9
Gestão Documental (Procedimento)
Data: 2013.03.28
3.2) ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO
Documento
Responsável pela
Elaboração
Aprovação
Política da
Qualidade
Presidência
Presidência
Manual da
Qualidade
Gabinete de Avaliação e
Qualidade do IPVC
Presidência
Regulamentos,
Manuais, Normas,
Planos, Circulares
e Despachos
Órgão ou Serviço, com
conhecimento ao
Gabinete de Avaliação e
Qualidade
Gestão de Topo
ou Órgão
Mapa de
Processo
Procedimentos e
Instruções de
Trabalho
Impressos
Grupo Coordenador do
Processo, com
conhecimento, pelo GIP;
ao Gabinete de
Avaliação e Qualidade
que analisa e dá parecer
Presidência
Divulgação
Através da actualização
pelo
Gabinete
de
Avaliação e Qualidade
da pasta partilhada
SGQ.IPVC (Secretaria
Virtual).
Todos os documentos
distribuídos em papel
são não controlados,
com
excepção dos
expostos (Ex. horários;
calendários;
Regulamentos/Manuais/
Normas/Códigos
de
Boas Práticas/Planos),
devendo o original ter
no verso o número e
local
das
cópias
distribuídas)
Local de Arquivo de
documentos originais
validados
Gabinete de Avaliação e
Qualidade
Gabinete de Avaliação e
Qualidade
Órgão ou Serviço, de
cada UO/Serviço
Gestor Institucional de
processo
Gestor Institucional de
processo
Gestor Institucional de
processo
A aprovação dos Procedimentos e Instruções de Trabalho é evidenciada por rubrica dos responsáveis em rodapé, na
versão original em formato papel.
A aprovação dos Impressos é evidenciada por rubrica dos responsáveis, no verso da versão original em formato papel.
A aprovação do Mapa de Processo é evidenciada por rubrica dos responsáveis no canto superior direito do cabeçalho
da Matriz.
A aprovação de Regulamentos/Manuais/Normas/Códigos de Boas Práticas/Planos é feita por rubrica dos responsáveis
em cabeçalho (à direita) e assinatura e data de aprovação na última página, na versão original em formato papel.
Os documentos da Instituição em que se pretenda introduzir a marca de certificação, devem ser aprovados previamente
pela Presidência e seguir as regras definidas pela entidade certificadora.
NOTA 2: Novos documentos criados no âmbito das actividades da Instituição, deve ser analisada a relevância de
os integrar no SGGQ-IPVC, com codificação de um determinado Processo, seguindo as regras de codificação
definidas no presente procedimento GDO-01, em função do tipo de documento em causa.
3.3) REVISÃO/ ACTUALIZAÇÃO
- A proposta de revisão/actualização de documentos é feita pelo responsável pela sua elaboração e enviada ao
responsável pela aprovação;
- As novas edições de documentos existentes são elaboradas, verificadas e aprovadas pelas mesmas funções/orgãos
envolvidos no ponto 3.2.
- Após aprovação, o Gestor Institucional de Processo distribui os documentos actualizados aos detentores, que procedem
à sua substituição;
- O Gestor Institucional de Processo esclarece sobre a revisão/actualização que entra em vigor;
- Considera-se que os documentos entram em vigor na data em que ficam disponíveis na Secretaria Virtual;
GDO-01/01
Rev.0 / 2008.02.18
Págª 5 de 6
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
GDO-01
Edição 9
Gestão Documental (Procedimento)
Data: 2013.03.28
- O Gestor Institucional de Processo é responsável pela manutenção do histórico de todos os documentos, na Lista de
Documentos (Mapa de Processo, Parte 5).
- O estado de actualização dos documentos é identificado pelo:
- Nº de Edição e data – Manual da Qualidade, Mapas de Processo, Procedimentos e Instruções de Trabalho – com
início em 1;
- Nº de Revisão e data – Impressos, com início em 0;
- Data e Nº – Circulares e Despachos;
- Nº de Edição e data (no rodapé) –Regulamentos, Manuais, Planos– com início em 1;
- pela data – Avisos.
3.4) DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA
Tipo/Designação
Origem
Legislação e outros actos
publicados
Diário da República (DR)
Pareceres, Despachos, Circulares,
Recomendações e Directivas
Normas
Regras para o uso da Marca de
Certificação de Sistema da SGS
Acesso
Suporte
papel
digital;
Entidades externas
Suporte digital;
papel
Instituto Português da Qualidade Suporte digital
SGS ICS
Actualização
Suporte
Secretário/
Administrador
Suporte Gestão de Topo
Suporte digital
Gabinete de
Avaliação e
Qualidade
3.5) CONTROLO DE REGISTOS
As responsabilidades, compilação/ indexação, prazos de arquivo e eliminação dos documentos da Qualidade, no qual se
incluem os Registos da Qualidade, encontram-se definidos na tabela Controlo de Registos, para cada Mapa de Processo
(Parte 3).
A função/órgão responsável, assegura:
•
a identificação, indexação, armazenamento, manutenção e acesso aos registos no arquivo;
•
a transição para o arquivo morto (quando aplicável);
•
o bom estado de conservação por forma a garantir a sua legibilidade;
•
o ambiente adequado para prevenir danos, deterioração e perdas;
•
a eliminação após final do período de arquivo.
4. DEFINIÇÕES E SIGLAS
Documento – Informação e respectivo meio de suporte.
Impresso – todo o suporte de papel ou informático utilizado para emitir documentos e registos.
Registo – documento sob qualquer suporte que fornece a evidência objectiva das actividades realizadas ou dos resultados
alcançados e definidos no SGQ.
5.
DOCUMENTOS E REGISTOS ASSOCIADOS
ANEXO I – Modelo Mapa de Processo (GDO-01/02); ANEXO II - Lista de Siglas dos Processos; ANEXO III – Modelo de
Procedimento/Instrução de Trabalho (GDO-01/01); ANEXO IV - Simbologia para elaboração de Fluxograma; ANEXO V Modelo de Impresso
GDO-01/01
Rev.0 / 2008.02.18
Págª 6 de 6