0 UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ CURSO DE TURISMO A IMPORTÂNCIA DA CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O BRASIL Alessandra Silva de Oliveira Rio de Janeiro 2007 1 UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ CURSO DE TURISMO A IMPORTÂNCIA DA CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O BRASIL Alessandra Silva de Oliveira Artigo apresentado à Universidade Estácio de Sá como trabalho final do curso de Turismo Orientadora: Professora Magda Maria Ventura Coorientador: Professor José Antônio Azevedo Rio de Janeiro 2007 2 UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ CURSO DE TURISMO A IMPORTÂNCIA DA CAPTAÇÃO DE EVENTOS PARA O BRASIL Alessandra Silva de Oliveira [email protected] RESUMO O presente artigo analisa a importância da captação de eventos para o crescimento sócio economico do Brasil. Mostra os benefícios trazidos para o país, como a promoção do Brasil no exterior, a entrada de divisas e a geração de empregos. Também apresenta os esforços do Ministério do Turismo junto às entidades ligadas ao setor de eventos para captar cada vez mais eventos para o país e conclui que o setor de eventos possui um grande peso para economia do país e que já existe um forte investimento para a captação destes eventos. Palavraschave: Captação. Eventos. Desenvolvimento Econômico. ABSTRACT The present article analyzes the importance of the collection of events for the growth partner economic of Brazil. It shows the benefits brought for the country, as: the promotion of Brazil in the outside, the entrance of borders and the generation of jobs. Also it presents the efforts of the Department of the Tourism next to the entities connections to the sector of events for grasp more and more events for the country. I concluded that the sector of events I possessed a big weight for economy of the country and that already a strong investment exists for the collection of these events. Keywords: Collection. Events. Economic development. 3 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ................................................................................................................. 04 1 CONVENTION VISITOURS BUREAU ..................................................................... 05 2 CAPTAÇÃO DE EVENTOS ........................................................................................ 06 3 ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE EMPRESAS E ORGANIZADORARS DE CONGRESSO .................................................................................................................... 08 4 TIPOLOGIA DOS EVENTOS ................................................................................... 09 4.1 CONGRESSOS............................................................................................................. 10 4.2 SEMINÁRIO................................................................................................................ 11 4.3 CONVENÇÃO.............................................................................................................. 11 4.4 FÓRUM ....................................................................................................................... 11 4.5 CONFERÊNCIA .......................................................................................................... 12 4.6 SIMPÓSIO ................................................................................................................... 12 5 CIDADES QUE SE DESTACAM NA CAPATAÇÃO DE EVENTOS ................... 12 CONCLUSÃO ................................................................................................................... 14 REFERÊNCIAS ................................................................................................................ 15 4 INTRODUÇÃO Este artigo pretende ressaltar o esforço do Ministério do Turismo na captação de eventos e da sua importância para o crescimento sócioeconômico do Brasil. O turismo no Brasil já é considerado como uma categoria econômica, capaz de gerar divisas e empregos. O setor de eventos cada vez mais se destaca e colabora para este crescimento, com inúmeros congressos mundiais realizados durante todo ano. O Brasil possui potencial suficiente para participar do mercado mundial de eventos e congressos, devido a sua infraestrutura, serviços relacionados ao setor de eventos além de oferecer variadas opções de lazer para os participantes. Em 2006, o Brasil alcançou o 7° lugar no ranking dos países que mais recebem eventos no mundo, sediou 207 encontros internacionais, chegando assim movimentar cerca de R$ 9,9 bilhões, por ano, no país. (EMBRATUR, 2005) Tendo isso em vista, este estudo é importante e atual, pois pretende mostrar que com a captação de eventos mundiais é possível promover o país no exterior, trazer desenvolvimento social e econômico, além de gerar vários empregos para a população. O objetivo central deste estudo é mostrar a importância na captação de eventos para o país a fim de alavancar este segmento turístico, fazendo com que o Brasil assuma liderança do ranking mundial e contribua assim para o desenvolvimento sócioeconômico do país. Para que isso aconteça são necessários alguns planos e projetos do Estado junto com as entidades ligadas ao setor de eventos. Questionase, então, como seria feita essa captação de eventos? Até que ponto os profissionais de eventos estariam capacitados e qualificados para que se pudesse conquistar estes eventos para o país? Quanto ao Governo, estaria incentivando e investindo no setor de eventos? Estas questões serão analisadas ao longo deste estudo, para que profissionais e futuros profissionais da área se informem deste assunto e, futuramente possam ajudar neste crescimento. O presente estudo será realizado por meio de pesquisa bibliográfica, com consulta a artigos publicados em revistas e jornais. Pretende também realizar uma pesquisa de campo com entrevista com o responsável pela captação de eventos do Rio Convention Visitors Bureau. Será assim, uma pesquisa descritiva quanto aos objetivos pretendidos, considerando a necessidade de descrever, relatar principais ações para a captação destes eventos. 5 Apresentase este trabalho dividido em cinco seções. Na primeira, serão estudados os objetivos dos Convenions Visitors Bureau; na segunda serão apresentadas as estratégias utilizadas na captação de eventos; na terceira serão apresentadas informações sobre a Associação Brasileira das Empresas Organizadora de Congresso (ABEOC); na quarta será apresentada a tipologia de eventos e na quinta será apresentada a infraestrutura das duas maiores cidades do Brasil em relação à captação de eventos, São Paulo e Rio de Janeiro. 1. CONVENTION VISITORS BUREAU A Convention Visitors Bureau é uma fundação privada mantida pelas empresas associadas de turismo através de mensalidades. Os membros incluem hotéis, centros de convenções, restaurantes, agências de viagens, transportadoras entre outros. Tem como objetivo principal estimular e apoiar eventos para região de atuação além de atrair cada vez mais visitantes. Atualmente são mais de 1.000 CVBs no mundo e cerca de 78 no Brasil. Os CVBs do Rio de Janeiro e São Paulo são as mais antigos , existem há vinte três anos, os demais foram surgindo conforme a necessidade de desenvolver determinadas regiões. (PEDRAS, 2007). O CVB do Rio de Janeiro conta com dois escritórios no exterior, um nos Estados Unidos e outro na Alemanha, isso ajuda a promover mais o Brasil. O da Alemanha foi instalado estrategicamente, pois o foco é atrair o público europeu de forma geral que circulam por lá. A principal fonte de pesquisa internacional é a ICCA – International Congress & Convention Association, da qual os CVBs são filiados há 20 anos. A ICCA possui um excelente banco de dados de entidades internacionais que promovem congressos e eventos internacionais, o que ajuda na captação de eventos para o Brasil. O CVB possui um material promocional para eventos, que é fornecido as empresas mantenedoras quando solicitado, sem custo adicional. Este material é de alta qualidade e possui bolsa, mapa guia bilíngüe (português e inglês), CDROM com apresentação da cidade para eventos e turismo, showcase e CDROM com fotos em alta resolução. Os CVBs tem como objetivo apoiar, estimular, gerar, atrair e captar eventos para o âmbito de sua área de ação. Também fazem pesquisas para identificar eventos nacionais e internacionais com potencialidades de realização em sua área de atuação. É responsável por enviar correspondência e material promocional a entidades nacionais e internacionais oferecendo apoio na captação de eventos. Eles mantêm um banco de dados atualizado sobre todas informações de 6 interesse da atividade relacionada a eventos e turismo. Além de apoiar e auxiliar a candidatura de uma determinada região. 2. CAPTAÇÃO DE EVENTOS A captação de eventos internacionais das mais variadas naturezas, representa uma estratégia para promover a vinda de mais turistas estrangeiros ao Brasil, seja para o evento propriamente dito, ou em viagens posteriores, desta forma, trazendo divisas e empregos para o país. A captação de eventos internacionais é feita em parceria entre a EMBRATUR e os CVBs da região candidata. O planejamento para captação de eventos é constituído de várias etapas que envolvem a identificação de oportunidades, a caracterização de evento, a viabilidade de captálo ou não, e estratégias para a candidatura. Em entrevista com a senhora Daniella Pedras (2007), responsável pela captação de eventos do RC&VB, foi possível compreender melhor como é feito todo esse trabalho de captação dos CVBs junto a entidades nacionais e internacionais. Segundo ela, normalmente a captação de um evento é feita durante a realização do mesmo, sendo que em outro lugar, as cidades candidatas apresentam um vídeo durante o evento para que o comitê possa escolher o melhor destino para realização do próximo, a decisão pode ser tomada no mesmo dia ou alguns dias depois. Os CVBs enviam material promocional a entidades nacionais e regionais oferecendo apoio à captação de eventos, apóiam e auxiliam estas entidades no preparo da candidatura da região, elaborando um dossiê com informações sobre a infraestrutura da cidade (hotéis, centros de convenções, cia. Aéreas, prestadores de serviços para eventos, etc.) Durante a candidatura, quando necessário, os CVBs preparam visitas de inspeção à cidade candidata para um ou mais representantes da entidade internacional a fim de avaliar a infra – estrutura existente paro o evento. Ele prepara e custeia a programação da visita que inclui: hotel para hospedagem, transporte, além de visitas técnicas a centro de convenções, hotéis e pontos turísticos. Normalmente, as passagens aéreas são pagas pela entidade nacional e a hospedagem é solicitada a um dos hotéis membros do CVB que tenha centro de convenção adequado ao evento e/ou aqueles que possam ser utilizados para hospedar os participantes. Segundo a autora Janaína Brito (2002, p. 41), a captação de eventos é um conjunto de ações que tem como objetivo principal à conquista de eventos para o núcleo receptor. E para 7 execução deste trabalho, três atividades são fundamentais como: “a análise das condições do núcleo para sediar o evento; avaliação dos tipos de eventos que podem ser realizados na região e a definição da estratégia para a captação de eventos”. No que diz respeito à análise do núcleo para sediar o evento devese considerar aspectos importantes como: existência de espaço para a realização dos eventos; capacidade hoteleira; transportadores turísticos e infraestrutura de apoio e serviços. Também não se pode esquecer das atrações turísticas, gastronomia diversificada, terminais rodoviários, segurança, aeroportos e rede de comunicação. Estas são algumas condições essenciais para sediar um evento. Quanto à avaliação dos tipos de eventos que podem ser realizados no núcleo é importante fazer um levantamento dos eventos sem definição do local de instalação; das características de cada evento quanto à temática, período de duração, perfil do público e quantidade estimada, necessidades técnica, possibilidades de patrocínio, apoio e divulgação e devese fazer uma análise das repercussões do evento no mercado turístico da região. Em relação à definição da estratégia de captação de eventos, a diferenciação é um dos instrumentos mais importantes que a cidade candidata a sediar um evento tem para se posicionar diante a uma disputa. Podem identificar alguns diferenciais por meio dos recursos humanos, profissionais qualificados, responsáveis, confiáveis e competentes. Por meio de atrativos turísticos, eles devem ser explorados na estratégia de comunicação com o objetivo de despertar no visitante o desejo de conhecer, participar e interagir principalmente nos momentos pré e pós eventos. Por meio da imagem, este diferencial está ligado exclusivamente à estratégia de comunicação que deverá ser direcionada para o público alvo, enfatizando os aspectos facilitadores para a realização do evento e que atendam às necessidades e desejos dos participantes e delegados que decidem o destino do evento. Por último, por meio de equipamentos e tecnologia disponível, estes diferenciais poderão definir a decisão favorável e, conseqüentemente, o sucesso da captação. Outro fator muito importante na candidatura da cidade é a preparação de um documento bem elaborado, contendo informações e argumentos precisos e completos. Este material deve identificar parcerias, destacar claramente os apoios recebidos, incluir cartas de apoio de autoridades como do Governador do Estado, prefeito, Ministérios, do C&VB, de outras entidades de classes que apóiam a candidatura e de sociedades científicas nacionais e internacionais. Deve mostrar, com clareza, dados da cidade como: infraestrutura turística, geral e de apoio, 8 capacidade hoteleira, centro de convenções e transportes; catálogos e fotos sobre os locais disponíveis para sediar o evento; as atrações turísticas, e as possibilidades de roteiros pré e pós eventos além de prepara filmes e audiovisual para a apresentação. Como se pode observar a captação de eventos implica um processo bem complexo, em que as exigências são variadas e rígidas. As captações são feitas a médio e longo prazo, com antecedência, no mínimo, de três anos antes do evento. 3. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE EMPRESA E ORGANIZADORAS DE CONGRESSOS (ABEOC) A ABEOC foi fundada em 15 de Janeiro de 1977, com jurisdição em todo o território nacional, e tem como finalidade coordenar, orientar e defender os interesses de seus associados, representados por empresas organizadoras, promotoras e prestadoras de serviços para eventos. Como entidade associativa, a ABEOC tem por objetivo agregar as empresas de serviços especializados em eventos, promover e incentivar as relações entre suas associadas no sentido de possibilitar intercâmbio técnico e cultural. Também é sua função a defesa dos interesses das associadas, tornandoas conhecidas, valorizadas e respeitadas as atividades profissionais do segmento. A ABEOC promove reuniões periódicas com suas associadas; debates e palestras sobre assuntos de interesse do segmento de turismo e eventos; congresso e exposição anual – ABEOC; divulga a profissão de organizador, promotor, e prestador de serviços para eventos; orienta os interessados na contratação de profissionais para eventos e promove intercâmbio com associados e associações de classe. A ABEOC congrega mais de 400 associados em todo território nacional, classificados em quatro categorias: titulares empresas organizadoras e promotoras de eventos; colaboradores prestadoras de serviços especializados para eventos; contribuintes – empresas indiretamente interessadas no segmento e honorários – que tenham prestado relevantes serviços a entidade. A ABEOC também promove cursos de preparação e qualificação de profissionais para a área de eventos a fim de preparálos para o mercado de trabalho. A profissionalização neste setor já começa a ser exigida, embora ainda não existam faculdades especializadas na formação de profissionais de eventos no Brasil, como ocorre em algumas partes no mundo, as faculdades de 9 turismo vêm passando por grandes mudanças, dando a área de eventos uma maior abrangência como: planejamento, finanças, marketing e social, administração e organização de eventos. Além das faculdades de turismo, hoje no Brasil há uma grande variedade de cursos voltados para a preparação destes profissionais. Essa profissionalização no setor de eventos é necessária para que os esforços na captação de eventos não sejam em vão, pois não adiante possuir uma super infraestrutura com hotéis, centro de convenções, aeroportos e equipamentos com tecnologia de ponta se não possui profissionais capacitados para exercerem suas funções. Bons profissionais são fundamentais antes, durante e depois da captação, pois com seu conhecimento, sua criatividade e competência são capazes de garantir o sucesso do evento. 4. TIPOLOGIA DOS EVENTOS Segundo a autora Gilda Fleury Meirelles (1999), o evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia. Como já foi mencionado, os eventos podem ser classificados como institucional, quando visa criar ou firmar o conceito e a imagem da empresa, entidade, governo ou pessoa, ou podem ser promocional, quando objetiva a promoção de um produto ou serviço de uma empresa, governo, entidades ou pessoa, em apoio a marketing, visando, portanto, fins mercadológicos. Essa classificação é essencial para o organizador de eventos, pois permitirá que se faça à correta definição do público alvo. Os eventos também podem ser classificados por área de interesse como: folclóricos, cívicos, religiosos, políticos, sociais, artísticos, científicos, culturais, desportivos, técnicos, etc. E finalmente temse a classificação por tipo de eventos, que são dos mais variados tipos, como: congresso, conferência, palestra, colóquio, videoconferência ou teleconferência, workshop, seminário, simpósio, encontro, convenção, semana, debate, mesaredonda, painel, fórum, entrevista coletiva, curso, reunião, brunch (breakfast + lunch), coffebreak, coquetel, happy hour, café da manhã, chá da tarde, almoço ou jantar, concurso, torneio, show, festival, desfile, desfiles 10 cívicos, inauguração, feira, salão, exposição, mostra e leilões. Diante desta variedade de eventos, serão apresentados os mais importantes. 4.1 CONGRESSOS Congresso caracterizase pela reunião formal e periódica de pessoas, pertencente a grupos profissionais com o mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto em subtemas. Estes são apresentados sob diferentes tipos de eventos, como painel, conferência, palestra, debate, mesa redonda, simpósio, mostra, exposição e feira. O congresso é planejado por uma comissão organizadora, que elabora e aprova o regulamento e regimento. O regulamento é o conjunto de normas que definem a execução do evento como: data, horário, local, programa, duração, forma de inscrições, hospedagem, transporte, visitas, etc. E o regimento define as regras de montagem do evento, desde a criação da comissão organizadora, funções de cada membro, cotas de patrocínio, até as regras de apresentação dos trabalhos e subtemas, destinados ao público interno ou apresentadores. 3° Congresso Internacional de Fisioterapia Data de início Data de término Estado Cidade Local do Evento Contato para informações Telefone Email Tipo de Evento Público Estimado Fonte: EMBRATUR, 2007. 20/05/2007 23/05/2007 Bahia Salvador (capital) Pestana Bahia Hotel Márcia Peixoto (71) 33536350 [email protected] Congressos e Seminários 3.000 11 4.2 SEMINÁRIO É um evento surgido inicialmente no meio acadêmico, caracterizase pela reunião de um grupo de pessoas que têm por objetivo a apresentação de um tema, anteriormente pesquisado, para platéia com algum conhecimento sobre o assunto. Porém atualmente, seu conceito está mais amplo e seminário é um evento que se caracteriza pela discussão de um tema proposto, do qual se estuda todos seus aspectos, pesquisado por grupos e apresentados por representantes, não havendo tomada de decisão. A duração do seminário é de um dia inteiro, se realizado em mais de um dia é jornada. Entretanto, esse conceito já foi modificado, principalmente pela classe empresarial, que utiliza o seminário e o organiza em mais de um dia, com a mesma nomenclatura. 4.3 CONVENÇÃO Caracterizase por ser um evento interno de uma organização, empresa, entidade ou partido, objetivando o treinamento, a reciclagem, a avaliação, o entrosamento, a troca de experiência e informações entre os participantes. Geralmente, sua realização é anual e os participantes se reúnem de três a cinco dias, em local fora da cidade onde está sediada a empresa, para maior rendimento dos trabalhos e integração do grupo. 4.4 FÓRUM Evento caracterizado pela troca de informações e debates de idéias, com presença de grandes audiências. Seu objetivo é o de conseguir a efetiva participação da platéia, sempre numerosa, que deve ser sensibilizada e motivada. Tem, cada vez mais, aceitação por permitir a discussão de problemas sociais. Exemplo: Fórum de Luta contra AIDS; Fórum de Proteção ao Menor Carente. O evento deve ser coordenado por um moderador, que definirá as regras de apresentação de cada grupo e a duração será de um ou mais dias. 12 4.5 CONFERÊNCIA Caracterizase pela apresentação de um tema informativo, técnico ou científico, por autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas, dominando a platéia. Exige a presença de um presidente de mesa, que fará a apresentação dos conferencistas. Após a explanação, a palavra poderá ser dada à platéia para questionamento, porém, quando a conferência é realizada na abertura de um evento maior, é aconselhável não abrir espaço para perguntas, pois a ordem do dia poderá ficar comprometida. A duração ideal é de no máximo uma hora e meia, dividindose o tempo entre a apresentação e a sessão de perguntas e resposta. 4.6 SIMPÓSIO É um evento caracterizado pela apresentação de um tema geral de grande interesse, que é dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de informações, com a tomada de decisão. É permitida a ilustração do tema base, com a apresentação de eventos expositivos e demonstrativos como: feira, salão, exposição e mostra, sempre relacionados ao tema principal. O simpósio é mais eclético do que o congresso e permite também a apresentação de temas de interesse geral, não só de classes específicas, como: medicina alternativa, esoterismo, jardinagem, etc., no qual as pessoas de todos os segmentos e setores sócioeconômicos podem ter interesse. A duração do simpósio é, em média, de um a três dias. 5. CIDADES QUE SE DESTACAM NA CAPATAÇAÕ DE EVENTOS São Paulo, no turismo de negócios é realmente imbatível, 80% das grandes feiras e eventos do país acontecem por lá. Não há competidores nesta área nem América Latina, esse domínio se traduz em números grandiosos. Segundo estudo recente do IBGE (2007), o estado responde por 43,88% da receita de serviços de turismo no Brasil, o Rio de Janeiro, que vem logo atrás na lista, possui 20,15%, ou seja, metade da participação. São Paulo possui hoje, oito centros de convenções e 39 centros culturais, que, somados às salas de eventos disponíveis nos 550 hotéis, totalizam 500.000 metros quadrados para a realização diária de feiras, exposições e congressos, é quase cinco vezes mais que área disponível no Rio de Janeiro para a mesma finalidade. 13 Apesar dos grandes números de São Paulo, não significa que o Brasil não possua outras cidades preparadas para sediar grandes eventos. Cidades como Rio de Janeiro, Porto Alegre, Curitiba, Belo Horizonte, Salvador e Campinas também estão na disputa pela captação de eventos. De uma forma geral, as grandes cidades brasileiras estão bem estruturadas para receberem qualquer tipo de evento, possuem uma enorme variedade de hotéis, restaurantes, centro de convenções, transportes, atrativos turísticos e culturais. O Rio está investindo em novos espaços para eventos, a fim de chegar perto da infra estrutura de São Paulo e poder sediar mais eventos simultaneamente. Um desses espaços é o Rio Cidade Nova Convention Center, uma importante obra para o turismo de negócio da cidade. Ele será inaugurado em julho / 2007 com capacidade para 6000 pessoas e atenderá eventos de pequeno e médio porte. Além de São Paulo e Rio de Janeiro outras cidades também estão entrando na disputa pela captação de eventos. Porto Alegre e Curitiba cada vez mais ganham destaques na realização de grandes eventos mundiais, já possuem uma infraestrutura admirável e contam também com o apoio do CVB para captação destes eventos. As cidades brasileiras estão preparadas para receberem qualquer tipo de evento, exemplo disso é o PAM 2007 que será sediado no Rio de Janeiro. É um evento muito importante que reúne vários países e atrai milhares de turistas, desta forma fortalecendo a economia do país, ampliando as oportunidades de empregos e divulgando o Brasil no exterior. Estes grandes eventos acabam trazendo melhorias para a cidade, a exemplo do PAM, foram construídos estádios que mais tarde serão utilizados pela população como área de lazer, há reforma em pontos turísticos, há um aumento na segurança além de obras em todo canto da cidade. 14 CONCLUSÃO Este estudo mostra a importância da captação de eventos para o Brasil e como essa atividade pode trazer inúmeros benefícios para o mesmo. Também procura informar como é feita esta captação e quais os órgãos envolvidos. O setor de eventos possui um grande peso para a economia do país e está cada vez mais desenvolvido, com excelentes profissionais e uma ótima infraestrutura para sediar qualquer evento. Devese salientar o empenho dos CVBs, da Embratur e entidades ligadas ao setor de eventos para a captação de grandes eventos internacionais para o país. Não se pode esquecer da grande importância da qualificação dos profissionais para esta área, pois é fundamental para o sucesso do evento. Outro fator relevante para se conquistar um evento é a infraestrutura disponível nas cidades candidatas, e neste quesito o Brasil está muito bem, pois as grandes cidades brasileiras com apoio dos CVBs estão bem desenvolvidas e preparadas para entrarem na disputa de qualquer evento. O Brasil já teve um grande desenvolvimento na realização de eventos, pois ano passado ocupou a sétima posição no ranking mundial, ficando atrás somente da Itália apenas por dois eventos. Por isso é um setor que merece cada vez mais atenção a fim de alavancar e subir ainda mais neste ranking. O Brasil já está no caminho certo, possui infraestrutura adequada para receber eventos de pequeno, médio e grande porte, profissionais qualificados, associações que incentivam o turismo de eventos e órgãos públicos que apóiam esta atividade. Desta forma, o país conseguirá subir no ranking mundial. 15 REFERÊNCIAS A CAPITAL do turismo de negócio. 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