Crie o seu Projeto
Gerência Competitiva de Projetos
Usando o MS-Project
1.Quando o projeto começará ?
 Comece por definir o que se quer fazer
– organizar uma viagem
– montar uma empresa
– organizar um seminário
 Definido o objetivo sabe-se:
– a data de início
– ou a data de término
1.Quando o projeto começará ?
 Defina o objetivo:
– Preparar o Seminário UFSC/EPS/LSAD
 Determine a data de início ou data de Fim
– Menu Projeto: Informações sobre o projeto
– Data de Início: 02/05/2000
 Mudanças
– Menu: Projeto
• Informações sobre o Projeto
1.Quando o projeto começará
 Insira o nome do projeto
– Menu Arquivo - Propriedades
– Pasta de Resumo
• Seminário UFSC/EPS/LSAD
– Pode imprimir junto com o projeto
1.Quando o projeto começará
 Defina o Horário de Trabalho
– Menu: Ferramentas
– Alterar Período de Trabalho
• Mudar - a semana ou o dia
• Período de folga
• ou Período de trabalho não padrão
– 8 hrs - 12 hrs
– 14 hrs - 18 hrs
2. Como entrar uma lista de tarefas
 Tendo definido o objetivo então:
– determinam-se os passos necessários para
alcançá-lo
– com • grandes fases,
• marcos
2. Como entrar uma lista de tarefas
 Entre as tarefas e suas durações
– Tarefa ou Atividade = um Trabalho com início e fim
– Definir as Tarefas:
• Determine grandes grupos de trabalho
• Divida em Atividades com resultados definidos
• Junte ações que usem mesmos processos ou devam
ocorrer em tempos semelhantes
• Obtenha previsões de duração de projetos anteriores
– Não ponha datas de momento
2. Como entrar uma lista de tarefas
 Entre as tarefas e suas durações
– Barra de Modos - Clique Gantt de Controle
– Campo - Nome da Tarefa
• Definir a Equipe
– Campo - Duração
• 3 dias
(minutos, horas, dias, semanas)
– Outra tarefa
 Escolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000
2. Como entrar uma lista de tarefas
 Anotações de Tarefas
• Projeto, barra de ferramentas
• coloque informações complementares
• selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em
Anotações
– 1 - Definir a equipe
• Escolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP
– 2 - Escolher os palestrantes
• Escolher de empresas que tem aceitado estagiários
2. Como entrar uma lista de tarefas
 Entrando uma tarefa repetida
– Campo: Nome da Tarefa: selecione a linha
• menu Inserir : Tarefa Recorrente...
– Nome da tarefa: reunião semanal
– Duração: min, hora, dia, semana; duração da
atividade
– 10 reuniões
2. Como entrar uma lista de tarefas
 Dividindo a tarefa em segmentos
– Menu: Editar: Dividir Tarefa
• Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05
• Anotações de Tarefas : De preferência no Centro
tecnológico
– coloque o cursor sobre a barra de tarefas , clique e
arraste
2. Como entrar uma lista de tarefas
 Rearranjando a lista de tarefas
– copiar, movimentar ou apagar
• selecionar uma linha - o núm. ID da tarefa
– reunião semanal
• selecionar um grupo de linhas adjacentes - shift- ID
• selecionar um grupo de linhas não adjacentes-ctrl ID
– adicionar uma nova tarefa
• menu inserir - nova tarefa
2. Como entrar uma lista de tarefas
 Definindo marcos
– marcos - término de uma fase do projeto, duração nula
– Campo Duração: zero
• Definições iniciais; duração zero; 18/05/2000
– inserir depois da terceira tarefa
– ou: Informações sobre a Tarefa
• Avançado
– Marcar tarefa como etapa
3 - Estruturar uma lista de tarefas
 Ao detalhar as tarefas fica mais fácil de as
gerenciar organizando-as num perfil
(hierarquia).
 Usando tarefas de resumo e subtarefas
entende-se melhor a estrutura do projeto e
como as tarefas se relacionam
3 - Estruturar uma lista de tarefas
 Coloque as tarefas num perfil lógico
Exemplo:
– Material para marketing do evento, dur - 10 dias, início
- 16/05/00
– Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00
– Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00
– Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00
3 - Estruturar uma lista de tarefas
 Barra de Modos – Gráfico de Gant
– Selecione a tarefa – Nome da tarefa
• Recuo 
–
–
–
fazer o cartaz
fazer o folder
fazer a homepage, ou
• Recuo para a esquerda 
3 - Estruturar uma lista de tarefas
 Mostre ou oculte as subtarefas
– Selecione a tarefa resumo
• Mostre as subtarefas 
• Oculte as subtarefas 
• mostre todas as subtarefas 
3 - Estruturar uma lista de tarefas
 Adicione uma Estrutura de Divisão do
Trabalho ( EDT/WBS) no projeto
– estrutura hierárquica para organizar as tarefas
– tem-se uma EDT/WBS padrão ou pode-se
customizar
• Selecione a coluna Indicadores
• Inserir Coluna
• Nome do Campo - selecione EDT :
4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabar
 Criando dependências entre as tarefas o
programa calcula as datas de início e fim
 Com as tarefas interligadas então as
mudanças são repassadas para toda a rede
4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?
 Sequenciando as tarefas
– Barra de Modos acione Gráfico de Gantt
– Nome da Tarefa - selecione as tarefas
– Acione o vínculo (Vincular Tarefas)
• Ex: associar as tarefas 1 e 3
4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?
 Pode fazer seleção múltipla
– Selecione na ordem que ocorrerão as
dependências
 Desvincular Tarefas
 Menos Zoom - visualizam-se melhor as
ligações
4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?
 Definindo o tipo de dependência
– padrão - fim para início
– mas pode se ter início-início
– fim-fim
– fim-início
 Duplo clique na linha de ligação
– escolha na caixa de dependências
4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?
 Sobrepor tarefas ou atrasar
– Selecione a tarefa (Nome da tarefa)
– Clique Informações sobre a tarefa
– Clique na pasta Predecessoras
– No campo de Retardo
– informe a duração, ou
– informe o atraso
4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?
 Ex: Selecione : Escolher e marcar local
• (trocar por O mais breve possível - em advanced)
– Sobrepor
– informe como tempo (min,hrs,dia,sem)
negativo, ou
• como - X %
– Atrasar
– informe como um tempo positivo ou %
– Ex. 5 dias
5.Quem fará o trabalho ?
 Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se
melhor os custos e o andamento dos trabalhos do
projeto
 Uma lista de recursos facilita a alocação dos
mesmos às tarefas
5.Quem fará o trabalho ?
 Criando uma lista de recursos
– Barra de Modos - clicar Planilha de Recursos
– Menu Exibir- apontar Tabela: Entrar
– Campo; Recurso
» Ex; professor, Max Units, 100 % (1 Prof)
» aluno, Max Units 800 % (8 alunos)
5.Quem fará o trabalho ?
 Alocando recursos as tarefas
– recursos: pessoas, equipamentos, suprimentos
– Barra de Modos, clicar Gráfico de Gantt
– Campo: Nome da Tarefa, selecionar a tarefa
• Ex: Definir a equipe
– Acionar alocar recurso (Atribuir Recursos)
• Ex: professor, atribuir 100%, close
5.Quem fará o trabalho ?
 Mudando o horário de trabalho de um recurso
Os dias e as horas de trabalho estão no Calendário
 horas trabalhadas (e não) para mais de um recurso.
As horas de trabalho (e não) de um recurso individual
estão no Gráfico de Recursos
serve para casos específicos de um recurso, férias,
diferentes dias de trabalho, diferentes turnos
5.Quem fará o trabalho ?
Menu Ferramentas - clique Alterar Período de
Trabalho
 Caixa Para - escolha o recurso para alterar

 Ex: Professor
 Escolha o(s) dia(s) que será mudado
 mudando para todo o calendário clique no nome
 Ex T (terça)
 Escolha: Usar Padrão; Período de Folga;
Período de Trabalho não padrão
 Período de Folga
5.Quem fará o trabalho ?
 Ver os recursos e as tarefas associados
– Barra de Modos; clique Uso do Recurso
 Outras informações
– Menu Exibir, selecione Tabelas, escolha
• Professor
• Aluno
6- Como Gerenciar Custos
 Controlar os custos:
• de cada atividade
• de todo o projeto
 Alocar os custos
• ao longo da atividade
• no início
• no fim
6- Como Gerenciar Custos
 Alocando custos a um recurso
– Custos por Hora - taxa por hora X duração da atividade
– Custos por Hora Extra - preço diferente para hora extra
– Custo por Uso - função da quantidade solicitada
 Barra de Modos - clique Planilha de Recursos
– Para cada recurso defina: taxa padrão, taxa h. extra e
custo/uso
• Ex: aluno R$ 10,00/h – taxa padrão
• Professor R$ 50,00/h – taxa padrão
6- Como Gerenciar Custos
 Determine um custo fixo
– Custo que não varia com a duração ou o trabalho
realizado na tarefa
– Barra de Modos; clique Gráfico de Grant
– Menu Exibir; tabela, clique Custo
• Escolha a atividade e informe o custo fixo.
– Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R$ 200,00
6- Como Gerenciar Custos
 Definição da incorporação dos custos
 Padrão: os custos são incorporados
proporcionalmente à realização da tarefa
 Existem 3 métodos de incorporação:
• no início da tarefa
• no fim da tarefa
• padrão
6- Como Gerenciar Custos
– Barra de Modos; Planilha de Recursos
– Selecione o recurso – Nome do Recurso
• Professor
– Informação sobre o Recurso
– Tabela de taxas de Custos
– Incorporar o custo: Acumulação de Custos escolha o método
• Início
6- Como Gerenciar Custos
 Opções de Custos
 Conjuntos de custos,
– Existem 5 para diferentes tipos de situações,
– Planilha de Recursos; escolha o recurso:
• Nome do Recurso
– Acione Informações sobre o recurso;
• tabela de taxas de Custos
– Informe a data que o custo passa a valer
6- Como Gerenciar Custos
 Veja os custos das tarefas ou recursos
– Custos das tarefas
• Barra de Modos, clique Gráfico de Gant
• Menu Exibir Tabela: , clique Custo
» Custo Total (Gráfico de Gantt)
– Custo dos Recursos
• Barra de Modos, Gráfico de Recursos
• Menu Exibir, Tabela, clique Custo
6- Como Gerenciar Custos
 Veja o custo do projeto
• custo atual
• linha de base
– Linha de Base
• projeto original
• início das tarefas
• fim das tarefas (previsto)
• recursos
• custos
6- Como Gerenciar Custos
 Menu Projeto
– Informações sobre o projeto
– Acione Estatísticas, tem-se em Custo
•
•
•
•
Custo Atual
Custo da LinhaBase (se foi salvada uma)
Custo Real
Custo restante
7 - Formatando a apresentação
 Grande lista de tarefas
– oportuno destacar algumas
• tanto na lista de tarefas quanto no Gráfico de Gantt
–
–
–
–
Ex: tarefas que acabam na mesma data
Ex: Por em negrito uma tarefa em especial
Formatando por categoria muda com a data
Formatando uma tarefa não
7 - Formatando a apresentação
 Uso do Assistente de Gráficos de Gantt
– Barra de modos - clique Gráfico de Gantt
– Clique Formatar ou na barra de ferramentas
– Clique Assistente de Gráficos de Gantt
 Para desfazer a formatação
– Clique Assistente de Gráficos de Gantt
• Escolhe opções padrão
7 - Formatando a apresentação
 Formatando uma categoria de barras do Gantt
– destacar um tipo de tarefas
• marcos, críticas ou não críticas
– Barra de Modos - clique Gráfico de Gantt
– Menu Formatar - clique Estilos de Barra
– Nome escolha a categoria
– ex: tarefa ou marco
– Clique: Pasta Barras
• Tem-se: Início - Tipo, Meio - Padronagem e Fim Tipo
7 - Formatando a apresentação
 Algumas categorias só tem a Forma de Início
– Ex: Marcos
 Outras tem as três opções
 Mudando o formato da barra de uma atividade
– Selecione a tarefa (Gráfico de Gantt)
– Menu Formatar - clique Barra
• clique Forma da Barra, escolha
7 - Formatando a apresentação
 Mudar o formato do texto de uma atividade
para realçá-la: ex:caminho crítico
 Barra de modos, Gráfico de Gantt
 Menu Formatar, clique Estilos de Texto
– Caixa: Alterar Item
• escolha o que quer mudar
• escolha como ficará o formato
7 - Formatando a apresentação
 Formatando o texto de uma atividade
– Gráfico de Gantt
– Selecione a tarefa
– Menu Formatar
• clique Fontes
– Faça a sua escolha
– Vale o método de copiar formatos do
windows, o pincel
8 - Personalizando os relatórios
 Tendo digitado as informações básicas pode ser
oportuno imprimir para revisar o projeto.
 Adicionar Cabeçalhos, Rodapés, Número de pg
 Destacar uma informação específica
– escolhe o modo de visualização desejado
– pesonalize
– imprima
 Antes de imprimir: Visualizar Impressão
8 - Personalizando os relatórios
 Veja as informações do projeto em:
– Uso da tarefa - informações das atividades
– Uso do recurso - informações dos recursos
 Barra de Modos - escolha o modo de visualização
desejado
– Se for o caso use Mais Modos de Exibição - clique
Aplicar
 Mudando o modo de visualização não adiciona ou
remove informações
8 - Personalizando os relatórios
 Adicione um Cabeçalho, Rodapé, Legenda
 As informações podem ser de sua origem:
– nome da empresa, do gerente
 De origem do programa
– núm da pg ou data de término
 Menu Arquivo - clique Configurar Página
– Escolha:a tabela Cabeçlho, Rodapé ou Margens
– Escolha a tabela Esquerda, Centro ou Direita
– Na Caixa na parte de baixo escolha o tipo de
informação desejado e clique OK
– Pode Formatar o texto
8 - Personalizando os relatórios
 Tipos de Visualização
 Existem 3 tipos de visualização
– Gráficos ou mapas:Gráfico de Gantt, Diagrama de
Rede, Gráfico de Recursos e o Calendário; representam
a informação graficamente
– Planilhas - apresentam a informação em linhas e
colunas; cada linha um atividade ou recurso
– Formulários - informações de uma tarefa ou de um
recurso, por vez; num formato parecido com uma caixa
de diálogo
8 - Personalizando os relatórios
 Visualizando a Impressão: Clique Visualizar
Impressão
 Pode-se combinar mais de um modo de
visualização: Gráfico de Gantt, Planilha de
Recurso, uma tabela um filtro
 Na visualização da impressão pode-se:
– ajustar a orientação da página e tamanho
– editar cabeçalhos, rodapés e legenda
– determinar as opções de impressão
 Não se pode editar a informação em si
9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades
 Após adicionar as informações básicas faça
uma revisão geral
– Será possível cumprir os prazos finais ?
– Não ? Examine as tarefas que conduzem a estes
marcos ! O sequenciamento está correto ?
– É viável o Caminho Crítico ?
– Todas as tarefas nele podem ser cumpridas no
prazo e no custo ?
9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades
 Veja todo o Projeto na Tela
 Pode-se ter uma visão geral do projeto, datas de
início e de fim, grandes fases.
 Usando Mais Zoom e Menos Zoom
 Barra de Modos - clique Gráfico
 Menu Exibir - clique Zoom
– Projeto inteiro
 Mudando a escala das barras:
– Mais Zoom e Menos Zoom, na barra de
ferramentas
9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades
 Confirme a data de Início e de Fim do Projeto
– Barra de Modos – Gráfico de Gantt
– Menu Arquivo- Propriedades
• Pasta Conteúdo - data de início
– data de fim, trabalho e custos
– Comparação: planejado X realizado
• Menu Projeto – Informações sobre o Projeto
– Estatísticas
9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades
 Identifique o Caminho Crítico
 As tarefas no Caminho Crítico não podem atrasar
ou atrasa a data final
 Ao nivelar recursos cuidado com o Caminho
Crítico

Barra de Modos – Gráfico de Gantt
– Clique Assitente de Gráficos de Gantt
– formate as atividades do caminho crítico
9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades
 Filtros
– Mostrar só as atividades do Caminho Crítico
– Menu Projeto – Filtros para
• clique Crítica
• clique Todas as tarefas - mostra todas de novo
 Ordenar
– Menu Projeto - Classificar
• escolha o critério
 Pode combinar filtrar e ordenar
10 - Visualizando Outros Detalhes
 Normalmente um projeto contem muita
informação para ser vista de uma só vez
 As tarefas e atividades podem ser vistas de
diferentes modos para mostrar diferentes
detalhes
10 - Visualizando Outros Detalhes
 As informações podem ser apresentadas em:
– visualização das tarefas
– visualização dos recursos
 Barra de Modos
– selecione o modo desejado
– Mais Modos de Exibição tem adicionais
• clique Aplicar
10 - Visualizando Outros Detalhes
 Aplicando uma tabela diferente a uma
visualização
 Mudando a tabela aplicada a uma planilha mudam
os campos de informação mostrados
 Barra de Modos - escolha a visualização
• Mais Modos de Exibição
 Menu Exibir- escolha a tabela
• Tabelas: Mais Tabelas
10 - Visualizando Outros Detalhes
 Aplicando um Filtro a uma vista de planilha
– para focar numa tarefa ou recurso
– ele pode mostrar só uma tarefa ou destacá-la
 Menu Projeto – Filtro para - escolha o filtro
– Mais Filtros - além de mais filtros tem Realçar
11- Como Cumprir com Suas Metas
 Após o um exame geral devem-se fazer os ajustes
 Especial atenção ao Caminho Crítico
 Utilize as folgas
 Utilize as antecipações
 Se for o caso ponha restrições
 Nivele os recursos
 Sempre pode dar uma “apertada” no tempo,mas
deixe uma “folguinha”, pode fazer falta
11- Como Cumprir com Suas Metas
 Verificando as dependências das tarefas
– A dependência clássica é a fim-início, mas tem mais 3,
que se forem bem usadas encurtam o tempo do caminho
crítico
 Barra de Modos – Gráfico de Gantt
– duplo clique na linha de ligação
– reveja as dependências
• se duas tarefas podem começar juntas - faça início a início
• se podem acabar juntas faça Término a Término
– se puder colque folga ou antecipação
11- Como Cumprir com Suas Metas
 Ache folgas na sua Agenda
– procure as folgas livres e as folgas totais
– remaneje as atividades cujas folgas permitam
de modo a deixar outras mais “folgadas”.
 Barra de Modos – Mais Modos de Exibição
– Gantt Detalhado - Aplicar
• a folga numa tarefa aparece como uma barra fininha
11- Como Cumprir com Suas Metas
 Crie Folgas ou Antecipação entre tarefas
– Atrasa-se uma tarefa adicionando uma folga a
predecessora
– Antecipa-se uma tarefa adicionando folga negativa à
predecessora
 Gráfico de Gantt- escolha a atividade
– clique informação sobre a tarefa
– clique pasta predecessoras
• no campo retardo informe a antecipação (negativa)
ou a folga positiva, como uma duração ou
percentagem da duração da tarefa anteriror
11- Como Cumprir com Suas Metas
 Confirme as restrições nas tarefas
– a restrição padrão é “O mais breve possível”,
mas oito
 Barra de Modos – Gráfico de Gantt
 Menu Exibir - Tabela - Mais Tabelas
 Tabelas – Datas de Restrição - Aplicar
 Veja os campos: Tipo de Restrição e Data da
Restrição
 REVISE todas as restrições que não seja a padrão
11- Como Cumprir com Suas Metas
 Acelere uma tarefa alocando mais recursos
 Barra de Modos – Gráfico de Gantt
– Selecione a tarefa para alocar mais recursos
– clique Atribuir Recursos (2 cabeças)
– escolha o recurso
• clique atribuir
 Disponibilidade de Recursos
12 - Como salvar as mudanças
 Com Linha de Base - foto do plano original:
tarefas, recursos e custos
 Sem Linha de Base - se quisermos mudar algo do
plano original
 Pode salvar um plano interino (até 10) e comparar
com o Linha de Base
12 - Como salvar as mudanças
 Salvando com Linha de Base
– clique Salvar : con Linha de Base
 Adicionar nova tarefa a uma LinhaBase
– Clique Projeto inteiro or Tarefas Selecionadas
12 - Como salvar as mudanças
 Salvando o projeto sem baseline
– ainda não está bom
– Clique Salvar
• Salvar sem Linha de Base
12 - Como salvar as mudanças
 Salvando um plano interino (até 10)
– Salvar
– Caixa de Ajuda:
– Salavr com Linha de Base ou salvar sem Linha
de Base
 Um plano interino não salva recursos ou
alocações
12 - Como salvar as mudanças
 Salvando um orçamento
– alocações de recursos, bases de incorporação
para os recursos, custos fixos para as tarefas
 Com isto pode se realizar comparações com o
andamento dos trabalhos
– Menu Ferramantas – Grupo de Trabalho
12 - Como salvar as mudanças
 Comparando atual com baseline
 Barra de Modos – Gantt de Controle
 Menu Exibir
– Tabela - Variação