Samira de Freitas Bolsi

Organizar é dispor os recursos materiais,
humanos e tecnológicos da empresa de maneira
harmônica e simplificada a fim de que o conjunto
formado seja capaz de realizar um trabalho
integrado, eficiente e eficaz, apresentando
boa produtividade e boa qualidade a custos
baixos e com o mínimo de riscos e de
esforços humano
 Se
eu ficar afastados 15 dias, meu trabalho
para?
 Se numa visita do TEM, precisar encontrar
documentos da empresa, conseguirei com
agilidade?
 Será que tenho esses documentos?
 Se entrar um novo funcionário, ele
conseguirá me auxiliar no trabalho?
 Caso aconteça acidente ou imprevisto, os
trabalhadores saberão agir?
Esta é uma história de quatro pessoas: TODO
MUNDO, ALGUÉM, QUALQUER UM e NINGUÉM.
Havia um trabalho importante a ser feito e
TODO MUNDO tinha certeza de que ALGUÉM o
faria.
QUALQUER UM poderia tê-lo feito, mas
NINGUÉM o fêz.
ALGUÉM zangou-se porque era um trabalho de
TODO MUNDO.
TODO MUNDO pensou que QUALQUER UM
poderia fazê-lo, mas NINGUÉM imaginou que
TODO MUNDO deixasse de fazê-lo.
Ao final, TODO MUNDO culpou ALGUÉM quando
NINGUÉM fez o que QUALQUER UM poderia
ter feito.
 As
atividades de formar agrupamentos
humanos, distribuir trabalho entre seus
membros e equacionar a utilização dos
recursos, visando o atendimento de suas
necessidades.
A
organização pode ser definida como um
processo, se considerarmos que para produzir
um bem ou um serviço (efeitos) existem
vários componentes (causas) que contribuem
para a realização desses efeitos.
Método de trabalho: é o caminho ou a
maneira pela qual uma ou mais operações de
um processo devem ser feitas para alcançar o
resultado esperado.
 Eliminar
o inútil ou supérfluo
 Maximizar os resultados
 Otimizar recursos e minimizar custos
Eliminar o inútil ou supérfluo
Maximizar os resultados
Otimizar recursos e minimizar custos
 Para
que se possa avaliar, é necessário uma
padronização e comunicação do método.
 Sem
saber o que fazer, qualquer coisa serve.
 Utilização
adequada dos recursos;
 Uniformidade no trabalho;
 Registra o conhecimento tecnológico;
 Facilita o treinamento do pessoal;
 Melhora o nível técnico do pessoal;
 Evita desperdício do tempo.
É
necessário a realização de registros e
documentação;
 Atividades administrativas;
 Aspectos Legais;
 Históricos.



Arquivo corrente são constituídos de documentos em
curso ou consultados freqüentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartições que os produziram ou em
dependências próximas de fácil acesso. A permanência
dos documentos nesse estágio é de 5-10 anos.
Arquivo intermediário são constituídos de documentos
que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas
cujos órgãos que os receberam e os produziram podem
ainda solicitá-los para tratar de É nessa fase que o
arquivo é submetido a tabela de temporalidade, que
determinam seus prazos de vigência. A permanência
nesse arquivo é de aproximadamente 20 anos.
Arquivo permanente são constituídos de documentos
que perderam todo o valor de natureza administrativa,
que se conservam em razão do seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o
passado e sua evolução. Estes são os arquivos
propriamente ditos.
 Planejar
e desenvolver atividades
considerando informações;
 Tomar decisões políticas administrativas ou
pessoais baseada em dados;
 Atender às necessidades legais e técnicas;
 Evitar repetição completa ou parcial de
atividades, economizando recursos materiais
e humanos.
 Recuperar a história;
 Alfabética;
 Numérica;
 Geográfica;
 Assunto
 Cores.
(afinidades);
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Disponibilização de espaço físico;
Organização física adequada;
Sistema de identificação visual;
Padronização dos métodos de arquivamento;
Comodidade e agilidade nas consultas aos
documentos;
Sigilo das informações, segurança e preservação dos
documentos;
Redução de custos com a administração e
manutenção do acervo;
Eliminação das dificuldades para gerenciamento e
manutenção dos arquivos;
Atendimento às normas ISO de armazenamento e
rastreabilidade de informações e documentos.