SISTEMA DE GESTÃO DA MANUTENÇÃO,
DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES TÉCNICAS
Julho 2012
Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros
MIEEC - Automação
Enquadramento
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas



Projeto desenvolvido no âmbito da disciplina de dissertação do
MIEEC da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
(FEUP).
Toma como caso de estudo o Serviço de Electromedicina e
Equipamentos (SEE) do Centro Hospitalar de Vila Nova de
Gaia e Espinho (CHVNG/E).
Pretende a análise e desenvolvimento de um sistema de gestão
da manutenção de apoio ao serviço referido.
Estrutura da Apresentação
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

1. Introdução







2. Conceitos
3. Análise de Processos





Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia
Serviço de Electromedicina e Equipamentos
Necessidade
Objetivos
Metodologia
Identificação de Processos (AS IS)
Redesenho dos Processos (TO BE)
4. Análise do Domínio
5. Especificação das Interfaces da Aplicação
6. Conclusões
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
Introdução
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

História
 Antigo
Sanatório (início séc. XX);
 Reconvertido
dos anos 70 a hospital geral de vocação
pneumológica;
 Fusão
em 2007 com o Hospital da Nossa Senhora da
Ajuda de Espinho.
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Estrutura
 Unidade
I: Hospital Santos Silva
 Unidade
II: Hospital Comendador Manuel Moreira de
Barros
 Unidade
III: Hospital Nossa Senhora da Ajuda
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
Viana do
Castelo

Cobertura
Nova de Gaia
 Espinho
 Entre Douro e Vouga
Vila Real
Braga
Porto
 Vila
Viseu
Aveiro
Guarda
Coimbra
Leiria
Castelo Branco
Santarém

Assistência
de 700 mil habitantes
 Mais de 2000 utentes diários
Bragança
Portalegre
Lisboa
 População
Évora
Setúbal
Beja
Faro
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Organização
Serviço de Electromedicina e Equipamentos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Missão
 Assegurar
a manutenção e monitorização dos
equipamentos do centro hospitalar;
 Assegurar
o funcionamento dos equipamentos de
acordo com as normas, regulamentos e legislação em
vigor;
Serviço de Electromedicina e Equipamentos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Estrutura
Serviço de Electromedicina e Equipamentos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Volume de Ordens de Trabalho
Ano
Jan. Fev. Mar. Abr. Mai. Jun. Jul.
2008 1592 1030
Out. Nov. Dez. Total
Média
1181 1013 1049 1387 1039 1332 1421 1362
951
14284
1190
2009 1275 1160 1409
955
890
886
1213
756
847
940
878
744
11953
996
2010 1228
919
861
895
712
777
838
930
999
877
907
10913
909
2011 1103 1001 1119
840
1112
868
956
1054 1121
981
1222
930
12307
1026
970
927
Ago. Set.
 Aproximadamente
 Média
12 mil ordens de trabalho anuais;
de 1030 ordens mensais.
Necessidade
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Sistema de gestão capaz de:
 Criar
e gerir ordens de trabalho;
 Controlar o estado de cada OT a cada momento;
 Manter um histórico das ordens de trabalho;
 Manter uma base de dados de equipamentos;
 Interagir com os serviços ou fornecedores;
 Realizar gestão documental;
Objetivos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Foi então proposto a realização do projeto no âmbito
de tese de mestrado na FEUP com os principais
objetivos:
Estudo dos conceitos associados à gestão da manutenção e
gestão por processos;
 Análise dos processos de trabalho, dos seus fluxos e
documentação associada;
 Conceção e desenvolvimento de um sistema de gestão da
manutenção adequado às necessidades do caso de estudo;
 Implementação e teste da aplicação.

Metodologia
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
Conceitos
Conceitos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Processo de Negócio
 Conjunto
de atividades que transformam entradas em
saídas.
A forma como são transformadas as entradas em saídas
depende das características do trabalho a realizar.
Conceitos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Especificidade do Processo
 Processos
de Workflow
 Processos
Semi-Estruturados
 Processos
Colaborativos
Muito Específico
Pouco Específico
Conceitos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Processo de Workflow
 Atividades
bem identificadas e definidas;
 Ordem de execução bem definida.
 Sistemas
de informação rígidos, que controlam todas as
etapas do processo.
Conceitos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Processos Colaborativos
 Pouca
informação sobre as atividades;
 Pouco sistematizado, sem ordem de atividades
aparente.
 Sistemas
de informação para partilha de informação,
ficheiros, etc., sem controlo predefinido do processo.
Conceitos
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Processos Semiestruturados



Identificadas algumas das atividades ou sequências de
execução;
Flexível e adaptável a várias soluções para o mesmo processo.
Sistemas de informação baseados no conhecimento e poder de
decisão do utilizador. Permitem o controlo de algumas atividades
do processo sem lhe conferir rigidez de execução.
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
Análise de Processos
Identificação de Processos (AS IS)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

O SEE atua sobre duas grandes áreas de trabalho:
 Gestão
da Manutenção
 Gestão de Equipamentos

Ambas as áreas são suportadas pela gestão de
ordens de trabalho.
 As
ordens de trabalho terão como finalidade registar e
controlar o trabalho efetuado.
Identificação de Processos (AS IS)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Foram identificados os seguintes processos de
trabalho, divididos por área funcional:
Identificação de Processos (AS IS)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Processo “Tratar Requisição Interna” (AS IS)

Objetivo:


Entradas






Atendimento, triagem e priorização de pedidos de intervenção efetuados pelos
serviços do CHVNG/E ou departamentos do SEE.
Pedidos de Manutenção
Manutenções Programadas
Pedidos de Aquisição de Equipamentos
Pedidos de Cedência de Equipamentos
Pedidos de Abate de Equipamentos
Saídas


Ordens de Trabalho
Requisições concluídas;
Modelo do Processo:
Serviço Requisitante
Helpdesk
Outros Serviços
Detecção de
Necessidade
Meio de
contacto?
Telefone
Software
Contacto
Telefónico
Elaboração de
Requisição Interna
Recepção
no software
conforme?
Sim
Não
Informação
Adicional
Pedido de
Esclarecimento
Atendimento no
Helpdesk
Pedido da
responsabilidade
do SEE?
Não
Pedido
Reencaminhado
Sim
Cria OT
Priorização OT
Manutenção
coberta por
CAT?
Sim
Executar OT
com CAT
Requisição
Reencaminhada
Não
Executar OT
sem CAT
Ordem de Trabalho
Encaminhada
Identificação de Processos (AS IS)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas


Processo de workflow, com sequência de atividades
bem definida.
Analisando o processo, foram identificadas algumas
ineficiências do mesmo.
Modelo do Processo:
Serviço Requisitante
Helpdesk
Detecção de
Necessidade
Outros Serviços
Pedido por software é registado automaticamente;
Pedido por telefone é mais demorado, e obriga a registo posterior do helpdesk no
sistema.
Meio de
contacto?
Telefone
Software
Contacto
Telefónico
Elaboração de
Requisição Interna
Recepção
no software
conforme?
Sim
Técnicos dos Serviços de Saúde sem conhecimentos
para avaliar necessidades de manutenção.
Não
Informação
Adicional
Pedido de
Esclarecimento
Atendimento no
Helpdesk
Pedido da
responsabilidade
do SEE?
Não
Requisição
Reencaminhada
Pedido
Reencaminhado
Sim
Cria OT
Priorização OT
Manutenção
coberta por
CAT?
Sim
Executar OT
com CAT
Não
Executar OT
sem CAT
Ordem de Trabalho
Encaminhada
Avaliação não suportada pelo sistema
informático atual
Redesenho de Processos (TO BE)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Para o desenvolvimento do sistema de gestão da
manutenção, foi proposto o redesenho do processo
de trabalho.
 Com
base na interação com uma aplicação informática
de suporte.
 Abordagem semiestruturada do processo, para maior
flexibilidade.
Redesenho de Processos (TO BE)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Processo “Tratar Requisição Interna” (TO BE)
Necessidade
de
Manutenção
1) Criar
Requisição
2) Receber
e Avaliar
Requisição
serviços
helpdesk
3) Realizar
Diagnóstico
Técnico
interno
4) Receber
e Avaliar
Diagnóstico
5) Encerrar
Requisição
helpdesk
helpdesk
6) Criar
Ordem de
Trabalho
helpdesk
Plano de
Manutenção
7) Criar
Manutenção
Periódica
8)Confirmar
Ordem de
Trabalho
Preventiva
sistema
helpdesk
Executar
Ordem de
Trabalho
Redesenho de Processos (TO BE)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Identificadas as grandes atividades do processo:
 Execução
de cada atividade depende da decisão do
executante.

Fluxo das atividades pode variar:
 Diferentes
soluções possíveis para o processo.
Redesenho de Processos (TO BE)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Processo “Tratar Requisição Interna” (TO BE)
Necessidade
de
Manutenção
1) Criar
Requisição
2) Receber
e Avaliar
Requisição
serviços
helpdesk
3) Realizar
Diagnóstico
Técnico
interno
4) Receber
e Avaliar
Diagnóstico
5) Encerrar
Requisição
helpdesk
helpdesk
6) Criar
Ordem de
Trabalho
helpdesk
Plano de
Manutenção
7) Criar
Manutenção
Periódica
8)Confirmar
Ordem de
Trabalho
Preventiva
sistema
helpdesk
Executar
Ordem de
Trabalho
Identificação de Processos (TO BE)
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Da mesma forma, foram redesenhados os restantes
processos de trabalho.
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
Análise do Domínio
Análise do Domínio
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Complementar à análise dos processos

Objetivos:
 Identificar
as entidades envolvidas;
 Identificar as relações entre as entidades;
 Elaborar o modelo de dados do sistema de gestão da
manutenção.
Modelo Concetual do Domínio
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Principais Entidades
UGI
Serviço

Principais Interações
Centro de Custo
Requisição
Local
Equipamento
OT
Técnico Interno
Contrato
Fornecedor
Orçamentação
Aquisição
Modelo de Dados
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas



Evolução do modelo conceptual.
Identifica os dados envolvidos, os seus atributos e a
cardinalidade das suas relações.
Fundamento da Base de Dados da aplicação.
Modelo de Dados
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Equipamento
Marca
Nome
1
N
N
Família de Equip.
Nome
1
N
Tipo Equipamento
Nome
1
N
N
Modelo
Nome
1
N
Equipamento
Nº Inventário
Nº Série
Exemplo: Um computador (tipo) da marca ACER, modelo ASPIRE, com o número de série 123
pertencerá à família da “Informática”.
Esse computador terá como atributos únicos o número de série atribuído pelo fabricante e o número
de inventário para identificação no centro hospitalar.
Modelo de Dados
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas

Serviço
UGI
Cod UGI
1
Equipamento
N
1
Nº Inventário
Nº Série
Centro de Custo
Cod CC
N
1
N
Serviço
Cod Serviço
N
1
Sala
Cod Sala
N
N
1
N
Piso
Cod Piso
N
1
Edifício
Cod Edifício
N
1
Unidade
Cod Unidade
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
Especificação de
Interfaces
Especificação de Interfaces
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas


Com base nos processos identificados e no modelo
de dados elaborado, foram especificadas as
interfaces do sistema de gestão da manutenção.
Correspondência aos processos propostos
 Tratar
Requisição Interna (TO BE).
 Orçamentar Intervenção (TO BE).
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
Conclusões
Conclusões
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas



Os objetivos deste trabalho foram cumpridos com exceção
da implementação da aplicação.
Sistema de Gestão da Manutenção totalmente especificado,
podendo futuramente ser implementado pelo serviço.
Procurou-se uma abordagem por processos
semiestruturados:




Diversidade de soluções para cada processo.
Helpdesk como gestor central da maioria dos processos.
Constante reestruturação administrativa.
A aplicação permite a execução dos processos de trabalho
do SEE, de forma flexível a diferentes situações, tendo como
base o conhecimento dos atores envolvidos.
Referências
FEUP
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
1.
José Manuel Torres Farinha, “Uma Abordagem Terológica da Manutenção dos Equipamentos Hospitalares”, 1994.
2.
Mário Brito, “Manual Pedagógico PRONACI Manutenção”, 2003.
3.
John Moubray, "Reliability – Centered Maintenance”, 1997.
4.
NP 4483, “Sistemas de Gestão da Manutenção, Requisitos”, 2008.
5.
José Paulo Saraiva Cabral, “Gestão da Manutenção de Equipamentos, Instalações e Edifícios”, 2009.
6.
INAC, “Technical Information Document – Maintenance Management Systems”, 2000.
7.
NP EN 13306, “Terminologia da Manutenção”, 2007.
8.
Centro de Formação Profissional Nansen Araújo, “Gerenciamento da Manutenção”, 2005.
9.
Michael Hammer, “The Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade”, 2001.
10.
Tomas Andersson, “State-Flow Technique for Business Process Analysis: Case Studies”, 2002.
11.
Michael Hammer, James Champy, “Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution”, 1994.
12.
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho. Disponível em http://www.chvng.pt. Acesso em Fevereiro 2012.
13.
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Relatório e Contas 2010”, 2011.
14.
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Organograma”, 2011.
15.
16.
17.
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Regulamento Interno do Serviço de Electromedicina e Equipamentos”,
2011.
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Manual de Gestão da Qualidade do Serviço de Electromedicina e
Equipamentos”, 2011.
Serviço de Electromedicina e Equipamentos, Disponível na aplicação CPC de suporte à gestão de Ordens de Trabalho. Acesso
em Fevereiro 2012.
DISCUSSÃO E QUESTÕES
Julho 2012
Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros
MIEEC - Automação