AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO
PROF. WILLIAM ARAUJO
AUTOMAÇÃO DE
ESCRITÓRIO
2º SEMESTRE DE 2009
1
DEFINIÇÃO
Automação de escritório (AE) é um conceito que envolve o
uso de equipamentos de informática e softwares para criar,
coletar, armazenar, manipular e retransmitir digitalmente
informações necessárias para a realização de tarefas e
cumprimento de objetivos em um escritório (local de
trabalho).
A AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO AJUDA A OTIMIZAR E
AUTOMATIZAR
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.
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DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE
As quatro funções que integram um sistema de AE são:
1. Gerência de Atividades Básicas:
a. Agenda Eletrônica;
b. Lembrete Eletrônico;
c. Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);
d. Caixa de Entrada.
2. Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:
a. Processamento de Texto;
b. Arquivamento / Recuperação de Documentos;
c. Pesquisa de Documentos.
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DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE
As quatro funções que integram um sistema de AE são:
3. Apoio a Decisão:
a. Computação Pessoal;
b. Análise de Dados;
c. Elaboração de Gráficos;
d. Consulta de Banco de Dados.
4. Comunicação:
a. Correio Eletrônico;
b. Correio de Voz;
c. Teleconferência;
d. Vídeo-Conferência.
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DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE
Muitos dos serviços de AE só poderão ser implementados, na
prática, quando efetivamente estiverem integrados com
outros.
IMPORTANTE
Alguns dos serviços já citados só produzirão
os benefícios totais, através de sua
integração com o restante da comunidade
abrangida pela AE, com ajuda de um outro
serviço.
É o caso do processamento de texto
associado e complementado por um serviço
de correio eletrônico.
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Subdivisão nas principais funções e serviços do
Sistema de AE
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Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos
destacar
Postos Isolados
São implementados através de recursos computacionais colocados
isoladamente em diversos pontos da organização, não havendo
nenhum tipo de comunicação, a não ser, obviamente, através do
transporte físico de discos flexíveis.
Estão aqui representados os microcomputadores (PC´s) e seus
respectivos softwares de aplicação voltados às atividades de
escritórios: agenda individual, processamento de texto e
computação pessoal (através de planilhas de cálculo, linguagem de
alto nível e linguagem específicas.
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Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos
destacar
Postos ligados a uma rede, com pequena ou com
grande capacidade de processamento
As formas de implementação mais comuns seriam uma rede local
onde estariam ligados vários microcomputadores, terminais de um
microcomputador com pequena disponibilidade de recursos de
processamento e armazenamento, terminais e micros ligados a um
computador de grande porte.
Nestes casos, além dos serviços do item anterior, poderiam ser
incorporados os seguintes: forma mais complexas de uso comum de
dados e programas, correio eletrônico, alguma forma de
teleconferência.
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Para que se chegue ao ambiente descrito na figura anterior, podemos
destacar
Integração Total de Informações – Comunicações
Quando falamos em AE temos que ter em mente que não se trata
de um sistema de processamento de dados comum.
O escopo e objetivos da AE são de automatizar o escritório em
toda a sua plenitude, e assim deveremos estar integrando
telefonia, voz e imagem.
Neste ponto podemos considerar serviços de AE tais como: vídeoconferência, correio de voz, bando de dados de imagens, ligação e
outras redes externas à organização e etc.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO ELETRÔNICO
O correio eletrônico é anterior ao surgimento da Internet. Os
sistemas de e-Mail foram uma ferramenta crucial para a criação
da rede internacional de computadores.
O primeiro sistema de troca de mensagens entre computadores que
se tem notícia foi criado em 1965, e possibilitava a comunicação
entre os múltiplos usuários de um computador do tipo mainframe.
Apesar de a história ser um tanto obscura, acredita-se que os
primeiros sistemas criados com tal funcionalidade foram o Q32 da
SDC e o CTSS do MIT.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO ELETRÔNICO
O Instituto de Tecnologia de Massachusetts (em inglês,
Massachusetts Institute of Technology, MIT) é um centro
universitário de educação e pesquisa privado localizado em
Cambridge, Massachusetts, nos EUA.
O MIT é um dos líderes mundiais em ciência e tecnologia, bem
como outros campos, como administração, economia, lingüística,
ciência política e filosofia.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO ELETRÔNICO
O sistema eletrônico de mensagens transformou-se rapidamente em
um "e-Mail em rede", permitindo que usuários situados em
diferentes computadores trocassem mensagens.
As funções básicas
do serviço de
correio eletrônico
• Criação de mensagens: entrada, edição (com o
auxilio do processador de texto) e transmissão;
•Armazenamento de mensagens;
•Recuperação de mensagens: leitura e destino.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO ELETRÔNICO
Algumas características específicas devem ser salientadas
•A sincronia com que se realiza o processo de envio-recebimento
de mensagens;
•A grande flexibilidade de distribuição e propagação, de
mensagens para diversos destinatários;
•Acesso através de várias chaves e restrito a indivíduos
credenciados.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
PROCESSAMENTO DE TEXTO
O tratamento e manipulação de texto sofreram uma evolução desde
a utilização de máquinas de escrever manuais até a utilização de
processadores com uso de vídeos.
O processamento de texto abrange 3 grandes etapas:
cuja implementação poderá ser efetuada em
A produção microcomputadores isolados ou em sistemas, em
criação de tempo compartilhado, de computadores de grande
documentos porte. A criação do documento poderá ser auxiliada por
dispositivos especiais de ditado, leitura de caracteres
óticos ou processamento de voz.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
PROCESSAMENTO DE TEXTO
Através de impressoras com caracteres especiais e
Reprodução sistemas de impressão que podem variar dos mais
de
simples àqueles mais sofisticados. Aqui podem ser
documentos incluídos sistemas de reprodução micrográfica, sistemas
baseados em fotocomposição e etc.
Atualmente
estão
surgindo
dispositivos
ou
características
adicionais
nos
sistemas
de
Distribuição processamento de textos, tais como: integração entre
texto, gráfico e voz, janelas (Windows), mouse, e etc.
Mostrando uma tendência cada vez maior quanto à
facilidade de uso e disseminação da informação
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
AGENDAS E LEMBRETES
As agendas definem segmentos de tempo para atividades a serem
realizadas em determinado dia.
Os lembretes fornecem aviso sobre tarefas diárias que não
necessitam de definição de um tempo específico.
As vantagens principais da agenda eletrônica seriam: rapidez na
programação de reuniões, uso mais eficiente do tempo do pessoal
de apoio, facilidades no cancelamento e adiantamento de reuniões,
alarmes para eventos próximos, integração com Correio Eletrônico
para gerar mensagens de confirmação.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
PROCESSAMENTO DE GRÁFICOS
Há não muito tempo atrás, os sistemas forneciam apoio à elaboração
de gráficos eram complexos e não muito fáceis de serem usados.
Nos sistemas atuais, que podem ser implantados isoladamente –
através de microcomputadores –, ou baseados em um computador
central, ao qual estão ligados diversos terminais gráficos através de um
sistema em tempo compartilhado.
O usuário pode escolher o tipo de gráfico, as cores e as várias opções
de saída (tais como: tipo de letras, tamanho da fonte e etc.). Após o
fornecimento destes dados o sistema cria o gráfico sem intervenção do
usuário.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
CORREIO DE VOZ
Os sistemas de processamento de voz, denominados correio de voz,
possuem basicamente as funções de armazenamento e transmissão de
voz.
As áreas de pesquisa relativas à implantação tecnológica deste serviço de
apoio à automação de escritório estão notadamente: o reconhecimento
da voz e os processos de resposta audível.
Os sistemas de reconhecimento de voz podem ser divididos entre aqueles
que dependem de quem fala, e aqueles independentes de quem fala.
Múltiplas aplicações poderão advir num futuro próximo da evolução desta
tecnologia.
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SERVIÇOS MAIS COMUNS DE AE
TELECONFERÊNCIA / VÍDEO-CONFERÊNCIA
O objetivo básico da teleconferência é o resolver a questão de reunir várias
pessoas, de diversos locais e até países, e um mesmo local para uma
reunião pré-programada.
No mundo cada vez mais globalizado, é comum encontrar empresas que
possuam algum tipo de teleconferência (áudio, áudio-gráfica, por
computador, vídeo-conferência).
Evidentemente deve-se ressaltar que nem todas as reuniões face-a-face
podem ser substituídas adequadamente por vídeo ou áudio conferência.
Como exemplos, podemos mencionar: primeiro encontro entre pessoas,
processos de negociação e etc.
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A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO NAS EMPRESAS
IMAGINE UMA EMPRESA SEM AUTOMAÇÃO.
Caso um gerente de vendas queira saber como foi o desempenho
da empresa no mês, provavelmente terá que esperar cerca de 15
dias para ter informações detalhadas para sua análise.
Aí, talvez seja tarde demais para organizar promoções de produtos
menos vendidos ou realocar recursos de divulgação para regiões
com fraco desempenho.
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A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO NAS EMPRESAS
Com uma automação, todos os postos de trabalho da empresa
estariam interligados, onde seria possível realizar a rápida troca
de informações importantes e necessárias para a organização.
A utilização de diversas tecnologias para auxilio ao
processamento de dados, processamento de textos, correio
eletrônico, teleconferência e etc., se torna um elemento
indispensável para o sucesso empresarial.
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A AUTOMAÇÃO COMO INSTRUMENTO DE
MUDANÇA
Não existe a empresa ideal. Toda empresa, se submetida a um
diagnóstico preciso, apresenta problemas organizacionais em
maior ou menor grau.
A implantação de um Sistema de AE, pelo seu potencial como
elemento de transformação, é uma excelente oportunidade para
solucionarmos alguns desses problemas. É também um risco
potencial de agravá-los, caso não seja tomada nenhuma medida a
respeito.
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A AUTOMAÇÃO COMO INSTRUMENTO DE
MUDANÇA
Automatizar uma empresa problemática sem tentarmos,
simultaneamente, atacar os problemas organizacionais, é
seguramente criarmos uma infernal burocracia eletrônica.
A AE é uma excelente oportunidade para que os responsáveis
por sua implantação desenvolvam metodologias que permitam
a implantação de amplas mudanças organizacionais
paralelamente à AE.
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A NECESSIDADE DE UM MODELO
Um dos objetivos ao implantar um Sistema de AE é o aumento
da eficiência e da eficácia do escritório, onde devemos encarálo como um sistema produtivo coeso, e a produtividade deste
sistema deve ser definida de alguma forma para possamos
medi-la e verificar se o Sistema de AE está atingindo seus
objetivos ou não.
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A NECESSIDADE DE UM MODELO
Para que esta avaliação e estas medidas se tornem viáveis, temos
a necessidade de um modelo, com o qual se torne possível não
apenas medir e verificar, como ainda prever teoricamente os
efeitos de cada uma das medidas técnicas e administrativas a
serem adotadas no processo de implantação.
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A NECESSIDADE DE UM MODELO
Muito embora as vantagens dos Sistemas de AE possam parecer
evidentes, é importantes termos uma forma de quantificar a taxa
custo/benefício.
Os acionistas precisam ser convencidos que não se trata apenas
de mais um brinquedo caro. Quanto deve ser investido no
projeto? Como calcular a verba destinada à implantação do AE na
matriz ou nas filiais da empresa
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A NECESSIDADE DE UM MODELO
Cada centavo gasto na implantação do AE deve ser
cuidadosamente justificado, e seu retorno, tanto em termos de
valor quanto em prazo, deve estar claramente projetado.
E como administrar os “estouros” do orçamento para garantir a
viabilidade econômica do Sistema de AE?
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A NECESSIDADE DE UM MODELO
O principal objetivo de estudarmos alguns modelos
organizacionais mais conhecidos é termos em mente os
componentes mais relevantes de modo a podermos, ao nos
depararmos com um problema prático, montar o modelo global
mais adequado à situação analisada
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MODELOS BASEADOS EM COMUNICAÇÃO
Uma das primeiras abordagens utilizadas no estudo das empresas
foi aquela que vê os sistemas de comunicação como o ponto
central da eficiência organizacional.
Na década de 60 e 70, seguindo o surgimento de novos e
sofisticados mecanismos de comunicação como os PABX e a
definitiva popularização dos sistemas telefônicos, surgiram vários
trabalhos discutindo os sistemas de comunicação em termos de
diversos parâmetros de eficácia organizacional.
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MODELOS DE FLUXO DE INFORMAÇÕES
Estes modelos são na verdade um subconjunto mais restrito aos
modelos baseados em comunicação. São mais utilizados na análise
de sistema tradicional.
A peculiaridade destes modelos e que eles tendem a considerar
como integrante do “fluxo de informações” apenas comunicações
mais formais: documentos, formulários e comunicação escrita em
geral. Estes modelos atingiram um alto grau de operacionalidade
com as técnicas de análise estruturada de sistemas, que fornecem
uma série de ferramentas gráficas, tais como diagrama de fluxos de
dados e etc.
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MODELOS FUNCIONAIS
Para construirmos modelos funcionais, podemos nos valer de
ferramentas de análise de sistemas, tais como modelos de fluxo de
informação.
O ponto importante é que se parta de uma descrição das funções a
serem realizadas no escritório, colocadas em termos de negócios.
A análise dos procedimentos através dos quais essas funções são
realizadas, com o objetivo de identificar possíveis ineficiências e
gargalos que poderiam ser reduzidos ou eliminados com as
ferramentas de AE, é o que pode ser valer das técnicas de Análise de
Sistemas.
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REDE DE DECISÕES
O método essencial desta técnica consistia em produzir informações
sumarizadas para os níveis superiores da administração da empresa
a partir da agregação sucessiva de dados manuseados pelos sistemas
de processamento de dados.
A característica fundamental destes sistemas é que a informação
produzida, embora voltada à tomada de decisões gerenciais, era fixa,
embutida no próprio projeto do sistema, o que implica num mínimo
de flexibilidade para o tratamento de situações novas.
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REDE DE DECISÕES
Os sistemas de informação gerencial trazem diversas vantagens para a
administração dos negócios.
As desvantagens também necessitam de um cuidado especial, haja
vista que os relatórios gerenciais padronizados podem não apontar
novos riscos não previstos no seu projeto ou ainda não evidenciar
novas oportunidades de negócios.
Importante que durante a análise para a tomada de decisões, o
próprio usuário faça a seleção de informações, combinando-as de
forma a obter simulações alternativas para tratar novas situações.
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MODELOS SOCIAIS
As pessoas tendem a associar a automação com modelos
administrativos clássicos, como a “administração científica” de
Taylor (1856-1915) e as linhas de montagem de Ford (1863-1947).
Por isso, pode parecer estranho a alguns o uso de modelos sociais
neste campo dominado pela tecnologia.
Mas é exatamente na teoria das relações humanas e nas
ferramentas do Desenvolvimento Organizacional que vamos
encontrar a parte que faltava para complementar as nossas
necessidades em termos de modelos de escritório.
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MODELOS SOCIAIS
A base da teoria do desenvolvimento organizacional é a fusão
entre as abordagens de relações humanas, preocupadas com as
relações interpessoais.
Daí houve uma evolução para o estudo das relações entre grupos
de pessoas e, finalmente, uma preocupação com a cultura
organizacional como um todo e os meios de se promover
mudanças controladas desta cultura.
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MODELOS SOCIAIS
O ponto crítico dos Sistemas de AE é exatamente este: uma grande
mudança, uma verdadeira revolução decorrente do súbito processo
de informação da cultura organizacional, e os meios de orientar e
controlar esta mudança de modo que os pesados investimentos em
AE sejam efetivamente produtivos.
Este problema
se subdivide
em três fases
a) Diagnosticar qual seria a situação ideal
no escritório automatizado.
b) Orientar a mudança para esta situação.
c) Verificar em que grau as metas foram
atingidas.
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MODELOS SOCIAIS
A primeira dificuldade reside no fato de que o desenvolvimento
organizacional é uma metodologia complexa, abrangendo vários
métodos alternativos tanto para diagnóstico quanto para a
implantação das mudanças.
Outro problema é que os métodos de diagnóstico proposto não
são muito precisos nem adaptados à implantação de ferramentas
de alta tecnologia, tendo sido, em sua maioria, projetados para a
implantação de mudanças psicológicas e estruturais na empresa.
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MODELOS SOCIAIS
Devem ser consideradas algumas preocupações mais técnicas
com o ambiente de trabalho tais como conforto, iluminação e
ergonomia em geral que, além de necessárias, são úteis como
medidas complementares aos métodos de desenvolvimento
organizacional, permitindo que se forme todo um clima favorável
à mudança.
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ANÁLISE SOCIOTÉCNICA
A principal característica deste modelo é ver a organização como
um sistema composto de três subsistemas inter-relacionados:
• O subsistema técnico, formado pelas máquinas e instalações da
empresa.
• O subsistema social, formado pelos indivíduos e pelos grupos,
formais e informais e suas respectivas relações interpessoais,
valores e aspirações pessoais.
• O subsistema gerencial, que consiste na organização formal, suas
normas e regulamentos, políticas, divisão de tarefas, e etc.
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ABORDAGEM SOCIOTÉCNICA
1. Trata-se de uma teoria que utiliza o método sistêmico,
encarando a empresa e seus subsistemas como sistemas abertos
e inter-relacionados. Com isso não deixamos de aproveitar toda
a experiência acumulada na utilização das técnicas de análise de
sistemas no setor de informática.
2. A subdivisão do problema em três subsistemas distintos nos
permite utilizar a técnica de isolamento para estudá-los
separadamente, aproveitando o que há de melhor nas teorias
analisadas anteriormente, sem, entretanto perder de vista os
inter-relacionamentos entre cada um dos três subsistemas.
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SELEÇÃO DE FORNECEDORES E PRODUTOS
Após a definição das necessidades em função dos procedimentos a
serem implantados e em conformidade ao grau de automação
desejado, podemos iniciar a seleção do Hardware e Software que
mais se adaptem a essas necessidades.
Esta decisão aparentemente simples torna-se difícil e confusa:
1.
Propaganda que não traduzem a real situação.
2.
Receio de escolha do produto ou o fornecedor errado, pois informações como
a qualidade do produto, assistência técnica, garantia no prazo de entrega, e
etc., nem sempre existem ou não atendem as reais necessidades da empresa.
3.
Por último o prazo definido para apresentar tal decisão.
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PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
HARDWARE
Os recursos tecnológicos disponíveis para uso em AE inclui os
computadores (PC´s, Servidores, Laptops, e etc.), redes de
comunicação, redes locais, impressoras e/ou multifuncionais
(integrados impressora, copiadora, aparelho de fax, scanner e
etc.), rede telefônica, e etc.
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PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
SOFTWARE
Existe uma variedade enorme de produtos comercializados.
Destacamos aqui um conjunto daqueles mais utilizados na
preparação de documentos, nas operações básicas de escritório,
no apoio à decisão e na comunicação.
Processadores de Texto – Planilha Eletrônica – Programas para Criação de Apresentações – Correio Eletrônico –
Sistemas AE
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PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
SOFTWARE
Importante ressaltar a importância de um Sistema Operacional
para gerenciar a gama de produtos que serão implementados na
organização. As várias versões do Windows, da Microsoft, é um
exemplo de um sistema operacional mais utilizado
mundialmente.
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COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
A utilização dos recursos da tecnologia nas tarefas diárias do
escritório pode aumentar a produtividade de seus funcionários da
seguinte forma:
• Reduzindo tempo e esforços na produção, processamento, distribuição, armazenamento e
recuperação de informações.
• Fornecendo informações mais rápidas (maior precisão, qualidade no apoio as decisões).
• Aprimorando a qualidade, precisão, velocidade e clareza das comunicações organizacionais.
• Reduzindo significativamente a utilização do papel e atividades de manuseio, arquivamento,
cópias e etc.
• Permitindo uma sensível extensão do controle gerencial.
• Melhorando a qualidade de vida do profissional nas suas atividades de escritório.
• Diminuindo custos e aumentando a flexibilidade empresarial.
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COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
O ganho maior com a implantação da AE
é com a simplificação de tarefas
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COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
A tecnologia funciona melhor quando ela organiza a maneira
como o trabalho é realizado, quando o trabalho é feito com
eficácia, não apenas com eficiência.
EFICIÊNCIA é fazer certo as tarefas.
EFICÁCIA é fazer as tarefas certas.
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ALGUNS FATORES DA BAIXA PRODUTIVIDADE
a)
b)
c)
d)
e)
Falta de motivação e habilidades pessoais.
Estrutura Organizacional.
Sistemas e Métodos.
Descrições de Cargo.
Cultura Organizacional.
Uma empresa que pretenda elevar suas taxas de produtividade não
pode ignorar os fatores listados acima.
Um programa de desburocratização implantado dentro das empresas
obtém um retorno surpreendente, principalmente porque se baseiam
na participação dos funcionários.
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PRÓXIMO MÓDULO
Sistemas de Informação
Conceitos de Sistemas de Informação, objetivo, características e
benefícios dos Sistemas de Informação.
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