Funções Administrativas
Funções Administrativas
• São aquelas atividades básicas que devem ser
desempenhadas por administradores para alcançar
resultados determinados e/ou esperados pelas
organizações.
• As funções administrativas constituem o processo
administrativo.
• São elas: o planejamento, a organização, a direção
e o controle.
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As Funções Administrativas e suas Características
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PLANEJAMENTO
Estabelecer objetivos e missão;
Examinar as alternativas;
Determinar as necessidades de
recursos;
Criar as estratégias para o alcance
dos resultados.
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CONTROLE
Medir o desempenho;
Estabelecer comparação do
desempenho com os padrões
estabelecidos;
Tomar as ações necessárias para
melhoria do desempenho.
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ORGANIZAÇÃO
Desenhar os cargos e tarefas
específicas;
Criar estrutura organizacional;
Definir posições de staff;
Coordenar as atividades de
trabalho;
Estabelecer políticas e prioridades;
Definir a alocação de recursos.
3
DIREÇÃO
Conduzir e motivar os empregados
na realização das metas
organizacionais;
Estabelecer comunicação com os
trabalhadores;
Apresentar solução dos conflitos;
Gerenciar mudanças.
3
FUNÇÃO PLANEJAMENTO
• Estabelecer objetivos e missão;
• Examinar as alternativas;
• Determinar as necessidades de
recursos;
• Criar as estratégias para o alcance
dos resultados.
MISSÃO ORGANIZACIONAL
• A missão de uma organização representa a razão de sua existência
(SENGE et al., 1994; HUNGER & WHEELEN, 1995).
• IDENTIFICA O FOCO FUNDAMENTAL DE SUA ATIVIDADE.
• Para prover algumas orientações em relação à concepção de uma
missão, os autores consideram que a mesma deva abranger:
1) o propósito básico da organização (foco no cliente externo);
2) os valores que a organização pretende agregar a elementos que com
ela interagem.
O QUE É A MISSÃO
ORGANIZACIONAL?
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1.Quem somos?
2.O que fazemos?
3.Para quem fazemos?
4.O que nos propomos a fazer?
• “A empresa não se define pelo seu nome,
estatuto ou produto que faz, ela se define pela
sua missão. Somente uma definição clara da
missão, que é razão de existir da organização é
que torna possíveis, claros e realistas os
objetivos da empresa”. (Peter Drucker);
EXEMPLOS DE MISSÃO:
• Banco do Brasil
Ser a solução em serviços e intermediação
financeira, atender às expectativas de clientes
e acionistas, fortalecer o compromisso entre
os funcionários e a Empresa e contribuir para
o desenvolvimento do País.
• Caixa Econômica Federal-CEF
Fomento ao desenvolvimento urbano e nos
segmentos de habitação, saneamento e infraestrutura, e na administração de fundos,
programas e serviços de caráter social – linhas
de negócio
• Grupo Gerdau
O Grupo Gerdau é uma organização
empresarial focada em siderurgia, com a
missão de satisfazer as necessidades dos
clientes e de criar valor para os acionistas,
comprometida com a realização das pessoas e
com o desenvolvimento sustentado da
sociedade.
FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO
• Desenhar
os
específicas;
cargos
e
tarefas
• Criar estrutura organizacional;
• Definir posições de staff;
• Coordenar as atividades de trabalho;
• Estabelecer políticas e prioridades;
• Definir a alocação de recursos.
Organogramas
Organograma
Gráfico que representa a estrutura formal da organização num
determinado momento
Deve ser usado como instrumento de trabalho
Requisitos:
– Fácil leitura
– Permitir boa interpretação dos componentes da organização
– Fazer parte de um processo organizacional de representação estrutural
– Ser flexível
Há um grande número de técnicas de representação
– Estrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-funcional, matricial
Objetivos
Demonstrar a divisão do trabalho
– Dividindo a organização em frações organizacionais (partes menores)
Destacar a relação superior-subordinado e a delegação de autoridade e
responsabilidade
Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando:
– O tipo de trabalho desenvolvido
– Os cargos existentes
– Os nomes dos titulares
– Quantidade de pessoas por unidade
– A relação funcional além da relação hierárquica
Facilitar a análise organizacional
Benefícios e limitações
• Permite detectar:
– Funções importantes negligenciadas e funções
secundárias com demasiada importância
– Funções duplicadas ou mal distribuídas
• Auxilia a graduar trabalhos e tarefas e uniformizar
cargos
•Auxilia a visualizar o todo organizacional, as
necessidades de mudanças e o crescimento da
empresa
• Limitações:
–
Exibe apenas uma dimensão dos
relacionamentos existentes entre indivíduos e
as frações organizacionais.
– Mostra as relações que devem existir e não a
realidade existente.
Regras gerais
• Deve conter nome da organização, autor, data e número.
• Deve ser mostrada a referência de outros gráficos.
• Para análise, deve apresentar a estrutura existente.
• Cada função pode ser representada por um retângulo:
– Os retângulos devem conter os títulos dos cargos
– Se há necessidade do nome do ocupante, este deve aparecer fora do
retângulo (ou dentro com letra de tipo diferente)
• Se o gráfico mostrar apenas parte da organização, deve haver
linhas abertas para demonstrar continuidade.
Exercício
•
Exercício de organograma Adaptado de Luís César Gonçalves de Araújo “Organização, Sistemas e Métodos e as Ferramentas de Gestão
Organizacional” – Editora Atlas Com as unidades a seguir, elabore o organograma da Organização Alfa:
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ORGANIZAÇÃO ALFA
1. Diretor
2. Seção de Gráfica
3. Seção de Recrutamento e Seleção
4. Seção de Portaria e Zeladoria
5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional
6. Conselho Consultivo
7. Gabinete (com autoridade hierárquica sobre várias unidades)
8. Seção de Marcenaria
9. Divisão de Serviços e Material
10. Seção de Treinamento
11. Divisão de Finanças
12. Seção de Despesa
13. Seção de Orçamento e Custos
14. Seção de Planejamento Estratégico
15. Seção de Material
16. Divisão de Recursos Humanos
17. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações
18. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o diretor como coordenador)
19. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças)
20. Almoxarife (cargo)
21. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada)
22. Setor de Treinamento Feminino
23. Setor de Treinamento Masculino
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ORGANIZAÇÃO BETA
1. Presidente
2. Seção de Gráfica
3. Seção de Recrutamento e Seleção
4. Seção de Portaria e Zeladoria
5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional
6. Conselho Consultivo
7. Gerência Administrativa (com autoridade sobre algumas unidades)
8. Seção de Marcenaria
9. Divisão de Serviços e Material
10. Seção de Treinamento
11. Divisão de Finanças
12. Seção de Despesa
13. Divisão de Vendas
14. Seção de Orçamento e Custos
15. Seção de Planejamento de Vendas
16. Assessoria de Estudos Econômicos e Administrativos
17. Seção de Material
18. Divisão de Recursos Humanos
19. Seção de Publicidade e Pesquisa
20. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações
21. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o presidente como
coordenador)
22. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças)
23. Almoxarife (cargo)
24. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada)
25. Seção de Planejamento de Vendas-Interior
26. Setor de Treinamento Feminino
27. Setor de Treinamento Masculino
DIREÇÃO
• Conduzir e motivar os empregados na
realização das metas organizacionais;
• Estabelecer
comunicação
trabalhadores;
com
• Apresentar solução dos conflitos;
• Gerenciar mudanças.
os
CONTROLE
• Medir o desempenho;
• Estabelecer
desempenho
estabelecidos;
comparação
do
com
os
padrões
• Tomar as ações necessárias
melhoria do desempenho.
para
O Processo Administrativo
RECURSOS
•
Humanos
•
Financeiros
•
Materiais
•
Informação
•
Tecnologia
Planejamento
Controle
RESULTADOS
• Alcance de
metas;
• Melhoria de
desempenho
• Aumento de
capacidades e
recursos para
metas futuras
Organização
Direção
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Os Níveis Administrativos e suas Funções
Alta
administração
(Diretoria)
Estabelecimento de objetivos, políticas e estratégias
organizacionais.
Média
administração
(Gerência)
Administração operacional
(Supervisão ou Chefia)
Pessoal não administrativo
(Pessoal de Operações)
Implementação das tarefas administrativas,
coordenação e solução de conflitos.
Direção e supervisão do trabalho do
pessoal operacional nos processos de
produção.
Uso das habilidades técnicas para
realização das várias tarefas e
atividades da organização.
24
Fatores que Provocam Profundos Impactos sobre as
Organizações
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Crescimento da organizações;
Concorrência mais aguda;
Sofisticação da tecnologia;
Taxas elevadas de inflação;
Globalização da economia e internacionalização dos negócios;
Visibilidade maior das organizações.
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OBJETIVOS DA ADMINISTRAÇÃO
A administração busca dois objetivos principais:
proporcionar eficiência e eficácia às empresas.
A eficiência refere-se aos meios: métodos, processos,
regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser
feitas na empresa, a fim de que os recursos sejam
adequadamente utilizados.
A eficácia refere-se aos fins: objetivos e resultados a
serem alcançados pela empresa.
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EFICIÊNCIA
Preocupação com
os meios
EFICÁCIA
Preocupação com
Os fins
• fazer as coisas corretamente
• alcançar os objetivos e metas
• preocupação com métodos,
processos, regras e
regulamentos.
• preocupação com resultados,
metas, objetivos e fins
• preocupação com os
problemas
• marcar o gol e vencer o jogo
• preocupação com as soluções
• jogar um belíssimo futebol
• chegar ao destino da viagem
• escolher o melhor roteiro
• aprender a ser bem sucedido
• não faltar às aulas
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O administrador eficiente está sempre procurando
os melhores métodos e processos de trabalho e tentando
fazer as coisas corretamente e com perfeição.
O administrador eficaz está sempre procurando os
melhores resultados e tentando alcançar os objetivos
empresariais.
Eficácia e eficiência andam juntas, porém, de nada vale
a eficiência (fazer bem) se a eficácia (alcançar objetivos e
obter resultados) não for alcançada.
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Tecnologia e Administração
• Desde a Revolução Industrial, a tecnologia
vem influenciando as Organizações e sua
Administração.
– Força humana substituída pela força a vapor
– Máquina de escrever
– Telefone
– Transporte
– Computador
29
Teoria de Sistemas
Feed-back
Entradas
(inputs)
• Informação
• Materiais
Sistema
• Análise
• Transformação
Saídas
(Outputs)
• Decisão
• Produtos
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A Informática na Administração
– 1a. Rev. Industrial: força humana x força vapor
– 2a. Rev. Industrial: cérebro humano x softwares
complexos
• Consequências da informática no mundo
organizacional são:
– Automação
– TI
– SIG
– Integração negócios
– E-business
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A Informática na Administração
• Automação:
– Ultramecanização
– Processo contínuo e controle automático
– Robotização
• TI:
– Compressão do espaço e do tempo
– Conectividade: maior proximidade entre filiais
• SIG (Sistemas de Informação Gerencial):
– Banco de dados com arquivos interligados
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A Informática na Administração
• Integração negócios
– Fornecedores, filiais, clientes
– Integração do sistema interno: ERP (Enterprise Resource
Management)
– B2B, B2C
• E-business
– WWW (Wide World Web)
– Acesso rápido às informações
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A Era da Informação: Mudança e Incerteza
•
A influência da TI.
•
Os desafios da Era da Informação:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Conhecimento.
Digitalização.
Virtualização.
Molecularização.
Integração: redes interligadas.
Desintermediação.
Convergência.
Inovação.
Produ-consumo.
Imediatismo.
Globalização.
Discordância.
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