Microsoft Lync™ 2010
Formação em MI
e Presença
®
Objetivos
Neste curso, vai aprender a:
•
Ligar-se às pessoas do seu interesse
•
Encontrar a pessoa certa
•
Permitir que outras pessoas saibam o que está a fazer
•
Manter-se a par das comunicações diárias
É fácil entrar em contacto com as pessoas
Localizar uma pessoa utilizando informações incompletas com o Lync 2010
Partilhar informações atuais utilizando o Lync 2010
Gerir as comunicações diárias com o Lync 2010
Contactar com as Pessoas
Esta secção abrange as seguintes funcionalidades:
• Adicionar pessoas à sua lista de Contactos
• Contactos Frequentes - os 10 Mais
• Criar Grupos
• Ordenar e Apresentar Contactos
• Barra de Ação para Comunicações Multimodais
VOLTAR AOS OBJETIVOS
Adicionar Pessoas à Lista de Contactos
Adicionar pessoas à sua lista de
Contactos
1. No campo de pesquisa, introduza
o nome ou alias de correio
eletrónico da pessoa que pretende
adicionar à lista de Contactos. O
Lync apresenta os resultados ao
escrever.
2. No cartão de contacto que
aparece, clique no sinal de adição
(+).
3. Selecione o grupo de contactos
onde pretende colocar o contacto.
Campo de pesquisa
Adicionar contacto
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Contactos Frequentes
Os Contactos Frequentes simplificam a gestão dos
contactos concedendo aos utilizadores um acesso
mais fácil aos contactos favoritos. O Lync 2010
preenche automaticamente o grupo Contactos
Frequentes com base em conversações recentes,
mas pode afixar alguns dos contactos mais
importantes a este grupo para obter acesso
rápido.
Contactos Frequentes
Ver Contactos Frequentes
1. Clique na divisa (^) junto a Contactos Frequentes.
Afixar Contactos Frequentes
1. Escreva o nome ou correio eletrónico da pessoa na caixa
de pesquisa.
2. Nos resultados da pesquisa, clique com o botão direito
do rato na pessoa e clique em Afixar nos Contactos
Frequentes.
Afixar
Contacto
SUGESTÃO: Pode mostrar ou ocultar os seus Contactos
Frequentes utilizando o menu opções de visualização.
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Criar Grupos
Quando tiver encontrado os contactos que
pretende, pode adicioná-los a um grupo de
contactos para que possa localizá-los facilmente
da próxima vez.
Nome do grupo
Criar um Grupo
1. Na lista Contactos, clique com o botão direito
do rato em qualquer nome de grupo (por
exemplo, Contactos Frequentes), clique em
Criar Novo Grupo e atribua um nome ao
grupo.
2. Para adicionar pessoas ao novo grupo,
procure um contacto, aponte para o nome do
contacto nos resultados da pesquisa e clique
no sinal de adição (+). Ou clique com o botão
direito do rato no contacto, nos resultados da
pesquisa, clique em Adicionar à Lista de
Contactos e clique no nome do grupo.
Criar Novo Grupo
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Visualizar os Seus Contactos por Ordenação
Pode ordenar os seus contactos utilizando os
botões Grupos, Estado e Relação.
• Para visualizar os contactos nos grupos
predefinidos (incluindo Contactos
Frequentes e Outros Contactos), para
além dos grupos que criou, clique
em Grupos.
• Para ordenar os contactos pelo estado de
presença (Online, Ausente, Desconhecido e
Indisponível), clique em Estado.
• Para ordenar contactos pela relação de
privacidade, clique em Relação.
• Para ver explicações das relações, clique com
o botão direito do rato num contacto e
aponte para Alterar Relação de
Privacidade.
Opções de Visualização
• Para ordenar pelas opções de Nome a
Apresentar ou Disponibilidade, clique no
botão Opções de visualização e
selecione Ordenar por Nome a
Apresentar ou Ordenar por
Disponibilidade.
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Personalizar o aspeto da lista de Contactos
Pode alterar a forma como o Lync Online
apresenta os contactos.
1. Na lista de Contactos, clique no
botão Opções de visualização por
baixo da barra de pesquisa para
alternar entre uma ou duas linhas de
informação por contacto. Se a sua
empresa utilizar as fotografias dos
contactos, as fotografias são
apresentadas numa vista de duas
linhas.
Opções de Visualização
Menu Opções
de Esquema
2. Para mais opções, clique na seta para
baixo ao lado de Opções de
visualização para abrir o menu
Opções de Esquema.
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Barra de Ação para Comunicações Multimodais
A Barra de Ação ajuda as pessoas a
compreender o que o Lync 2010
proporciona, o que lhes permite decidir
como contactar alguém. Pode enviar uma
mensagem de correio eletrónico ou iniciar
uma conversa de MI ou chamada
telefónica. Também pode escolher mais
opções, como uma chamada de vídeo,
agendar uma reunião ou partilhar
conteúdo.
Utilizar a Barra de Ação
1.
2.
3.
Correio Eletrónico
Coloque (aponte) o ponteiro do
rato sobre um contacto.
Clique num ícone na barra de ação
para iniciar a comunicação com um
contacto.
Clique no ícone Mais Opções para
ver outras opções para comunicar
com este contacto.
Mais Opções
MI
Telefone
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Atividade 1: Descobrir a Barra de Ação
1. Coloque (aponte) o ponteiro do rato sobre um contacto.
2. Clique num ícone na barra de ação para iniciar a comunicação com um
contacto.
3. Clique no ícone Mais Opções para ver outras opções para comunicar com
este contacto.
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Localizar a Pessoa Certa
Esta secção abrange as seguintes funcionalidades:
• Opções A Minha Imagem e Pessoal
• Presença
• A Experiência de Apontar
• Procurar por Nome e/ou Palavra-chave
• Cartão de Contacto
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Opções A Minha Imagem e Pessoal
O Lync proporciona acesso rápido para definir
e atualizar informações que um utilizador
pretenda partilhar, incluindo uma nota pessoal,
o estado e a localização.
Nota Pessoal, Estado e Localização
Alterar as opções Pessoal e A Minha
Imagem
1. Clique no botão Opções
para
apresentar Opções.
2. Clique em Pessoal na lista de opções.
3. Verifique as opções para mostrar as
imagens dos seus contactos e atualizar
a sua presença com base na informação
do calendário do Microsoft Outlook.
4. Clique em A Minha Imagem.
5. Selecione a imagem que pretende
mostrar ou selecione a opção para não
mostrar uma imagem. Também pode
mostrar uma imagem de um endereço
Web.
6. Clique em OK.
Opções A Minha Imagem
Opções Pessoal
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Presença
O Lync 2010 define a sua presença
automaticamente com base na sua atividade
ou no seu calendário do Outlook. Também
pode atualizar o seu estado manualmente.
Nota Pessoal
Opções
Estado
Fotografia
Alterar o seu Estado
1. Clique no estado de presença e selecione
uma das opções.
•
Disponível: Está online e disponível para ser contactado.
•
•
Ocupado: Está atualmente numa chamada ou reunião.
Não incomodar: Por predefinição, só pode ver os alertas
de conversação de contactos do Grupo de Trabalho.
•
Volto Já: Está ausente do computador durante uns momentos.
•
Não Estou a Trabalhar: Não está a trabalhar e não está
disponível para ser contactado.
•
Aparecer como Ausente: O seu computador está inativo há
Localização
Estado de Presença
algum tempo.
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A Experiência de Apontar
A “Minha Área” apresenta uma imagem, o
estado e outras informações pessoais para
ajudar os utilizadores a identificarem um
contacto. A imagem de um contacto é um
ótimo sítio para iniciar uma MI.
Iniciar uma MI com Alguém
1. Aponte para a imagem de uma pessoa.
2. Quando o cartão de contacto se abrir, clique
no botão MI.
Ou
Passo 1: Apontar
Passo 2: Clicar
Opções de
Visualização
3. Faça duplo clique no contacto.
Alterar as Opções de Visualização
1. Clique na seta Opções de visualização.
2. Quando o cartão de contacto do grupo
aparecer, clique no botão MI para enviar
uma mensagem a todo o grupo.
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Procurar por Nome/Palavra-chave
Ao utilizar a funcionalidade de pesquisa melhorada no
Lync 2010, pode identificar rapidamente uma pessoa
e a sua disponibilidade, obter resultados que
encontram a pessoa certa e também procurar mais
do que nomes. A procura de um Especialista utiliza
palavras-chave para limitar a pesquisa ao procurar
uma pessoa ou grupo com atributos específicos.
Critérios de Pesquisa
Procurar uma Pessoa
1. Escreva o nome de uma pessoa na caixa de
pesquisa.
Os resultados são apresentados por baixo da caixa.
Procurar um Especialista
1. Escreva uma palavra-chave para limitar a pesquisa
ao procurar alguém com atributos específicos.
Também pode clicar no separador Competência
para ver os resultados da pesquisa com base na
palavra-chave.
Os resultados aparecem com os critérios de pesquisa
realçados.
Resultados de
Competência
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Cartão de Contacto
O cartão de contacto é uma ferramenta
sempre presente para visualizar o perfil de
alguém e a informação da empresa.
O cartão de contacto também serve de
ponto de arranque para a comunicação com
uma pessoa ou grupo.
Ver um Cartão de Contacto
1. Coloque (aponte) o ponteiro do rato sobre a
imagem de um contacto para apresentar o
cartão de contacto.
2. Clique na divisa (^) para uma versão
completa do cartão de contacto.
3. Para ver a organização, clique em
Organização.
Informação do Contacto
Informação da Organização
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Atividade 2: Localizar um Contacto e Iniciar uma MI
1.
Escreva o nome de uma pessoa na caixa de pesquisa.
2.
Aponte para a imagem da pessoa.
3.
Quando o cartão de contacto se abrir, clique no botão MI.
Pergunta: Que outras formas existem para iniciar uma MI?
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Permitir que as Pessoas Saibam Onde Está
Esta secção abrange as seguintes funcionalidades:
• Definir a Sua Localização
• Adicionar uma Nota Pessoal
• Ver Feed de Atividades
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Definir a Sua Localização
O Lync 2010 apresenta uma localização por baixo do
estado de presença que está relacionada com a rede à
qual está ligado. Pode fazer com que esta localização
seja mais significativa mudando o nome para “Trabalho”
ou “Casa”. Desse modo, sempre que trabalhar a partir
desta localização, quaisquer contactos que pretenda
avisar saberão mais sobre onde está.
Localização
Definir a Sua Localização
1. Clique na seta Definir a Localização.
Selecione a localização.
Criar uma Localização Personalizada
1. Clique na seta Definir a Localização.
2. Clique em Definir a Localização.
3. Escreva o nome da localização na janela
Editar Localização.
4. Clique em OK.
Localização 112
SUGESTÃO: A informação da localização 112 pode
ser utilizada para serviços de emergência.
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Adicionar uma Nota Pessoal
O Lync 2010 permite atualizar facilmente a
localização e a nota. O utilizador sabe de
imediato as informações que as pessoas
estão a ver sobre si, pelo que se pode
certificar de que a informação está exata e
atualizada. A sua nota pessoal é
apresentada na segunda linha das
informações de contacto quando outra
pessoa visualizar as informações de
Nota Pessoal
contacto no Lync 2010.
Atualizar a Sua Nota Pessoal
1.
2.
3.
Clique na área Nota Pessoal.
Escreva a sua nota.
Também pode incluir uma hiperligação.
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Ver Feeds de Atividades
Os Feeds de Atividades permitem ver "atualizações de rede social" dos seus contactos
da lista Contactos. Permitem apresentar as suas notas pessoais mais recentes a
outras pessoas, as alterações de fotografia e as alterações no cargo ou localização do
trabalho.
Ver os Feeds
1. Clique no separador Feeds de Atividades.
2. Percorra os feeds disponíveis.
Feeds de Atividades
Pode controlar a partilha da informação acima indicada
da seguinte forma:
1.
2.
No menu Ferramentas, clique em Opções.
No separador Pessoal, em Feed de Atividades,
desative ou ative a partilha das atualizações.
Monitorização
Nota A nota pessoal e a nota de fora do escritório aparecem no Feed
de Atividades, se estiverem definidas. Se não pretender que
apresentar informação na nota pessoal, pode simplesmente deixar o
campo da nota em branco.
3.
Clique em OK.
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Atividade 3: Atualizar a Sua Nota Pessoal
1. Clique na área Nota Pessoal.
2. Escreva a sua nota.
3. Atualize a nota.
Desafio: Inclua uma hiperligação na Nota Pessoal. Convide um contacto a
ver a sua nota pessoal e a clicar na hiperligação.
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Manter-se a Par das Comunicações
Esta secção abrange as seguintes funcionalidades:
• Notificações
• Integração do Windows 7
• Gerir Conversações
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Notificações
Há quatro áreas que lhe permitem organizar e ver as informações dos seus contactos.
As funcionalidades como as notificações permitem-lhe manter-se a par de conversações
antigas e atuais, saber quando alguém tenta entrar em contacto e gerir facilmente as
suas conversações ativas. As notificações ajudam a assegurar que tem acesso à
atividade de comunicações dos seus contactos.
Ver Notificações
1. Clique em Feeds de Atividades,
Conversações ou Telefone para ver as
atividades, conversações, chamadas e
mensagens de voice mail recentes.
Contactos
Feeds de Atividades Conversações
Telefone
Notificação de Chamada
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Integração do Windows 7
Com a integração do Windows 7, pode colocar o ponteiro do rato sobre o ícone do Lync
2010 na barra de tarefas para alterar o estado e ver e gerir conversações.
Alterar o Estado
Navegue pelas
conversações ativas
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Gerir Conversações
A área das conversações permite-lhe manter-se a par das conversações antigas e
atuais. Pode navegar pelas conversações abertas ou ver as antigas sem sair do Lync
2010.
Separador
Conversação
Gerir Conversações
1. Clique no separador Conversações.
2. Percorra a lista de conversações
atuais e antigas.
Conversações
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Atividade 4: Gerir Várias Conversações
1. Utilize o separador Conversações para ver as conversações atuais e antigas.
2. Coloque o ponteiro do rato sobre o ícone do Lync 2010 na barra de tarefas
para ver as conversações atuais.
3. Alterne entre conversações.
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Revisão
Este curso abordou os seguintes tópicos:
•
Ligar-se às pessoas do seu interesse
•
Encontrar a pessoa certa
•
Permitir que outras pessoas saibam o que está a fazer
•
Manter-se a par das comunicações diárias
É fácil entrar em contacto com as pessoas
Localizar uma pessoa utilizando informações incompletas com o Lync 2010
Partilhar informações atuais utilizando o Lync 2010
Gerir as comunicações diárias com o Lync 2010
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