Gerência de Projetos de TI
9. Comunicação
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
[email protected]
http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/
O que a comunicação pode fazer por sua equipe!
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Comunicações
Grupo de Processo
Processo
Planejamento
Planejar a Gestão de Comunicações
Execução
Gerenciar as Comunicações
Monitoramento
Controlar as Comunicações
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Comunicações
 Responsabilidades:
 Gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e entregar informações do
projeto de forma adequada e no momento certo
 Fatos:
 Consome mais de 90% do tempo do Gerente de Projetos
 55% da mensagem é passada de forma não verbal
 Modelo de Comunicação:
 Emissor – Receptor:
Codificar
Mensagem
Ruído
Decodificar
Emissor
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Ruído
Feedback - Mensagem
Meio físico
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Decodificar
Codificar
Receptor
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Planejar a gestão de comunicações
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Planejar a gestão de comunicações
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Análise dos requisitos da comunicação
Plano de gestão do projeto
Tecnologia das comunicações
Registro das partes interessadas
Modelos de comunicações
Fatores ambientais da empresa
Métodos de comunicação
Ativos de processos organizacionais
Reuniões
Plano de gestão das comunicações
Documentos do projeto atualizados
(cronograma do projeto e registro
de partes interessadas)
 Missão:
 Identificar as necessidades de informações e definir uma abordagem de
comunicação:
 Quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la
 Análise dos requisitos da comunicação:
 Definir e limitar quem comunicará com quem, e quem receberá cada informação
 Nº de Canais de Comunicação =
 Tecnologia das comunicações:
𝑛 (𝑛 −1)
,
2
onde n = Nº de partes interessadas
 Métodos utilizados para transferir informações: sms, e-mail, celular, reunião, etc.
 Dependem de: urgência, disponibilidade, equipe, duração e ambiente
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Planejar a gestão de comunicações
 Modelos de comunicações:
 Para receber um aceite, basta enviar a mensagem, ter ausência de negativa, ter uma
confirmação positiva ou precisamos do aceite formal?
 Métodos de comunicação:
 Comunicação interativa:
 Comunicação ativa (push):
 Comunicação passiva (pull):
troca bidirecional de informações
o emissor envia diretamente ao destinatário
o destinatário é quem busca as informações
 O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo:
 As necessidades de comunicação e o que será comunicado para quem. Exemplo:
Informação x Evento
Frequência
Responsável
Audiência
Idioma
Formato
Distribuição
Prazo de Contestação
Nível de Segurança
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Relatório de Status
Semanal
GP
Partes Interessadas
Português/Inglês
Modelo PowerPoint
E-Mail
2 dias úteis
Pública
Mudanças
Eventual
GP
Partes Interessadas
Português/Inglês
Documento Word
jTrac
2 dias úteis
Interna
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Ordens de Trabalho
Diária
GP
Equipe
Português/Inglês
Project
EPM E-Mail
1 hora útil
Privada
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Exemplos de questões
 1) Uma equipe de projeto tem seis pessoas quando o gerente de projetos
acrescenta mais três. Quantos canais de comunicação adicionais há?




A. 9.
B. 15.
C. 36.
D. 21.
 2) Uma gerente de projetos acaba de receber a designação de uma equipe
que vem de vários países, incluindo Brasil, Japão, Estados Unidos e GrãBretanha. Qual é sua MELHOR ferramentas para obter sucesso?




A. A MDR (matriz de responsabilidade).
B. A teleconferência.
C. Comunicação da equipe com a EAP.
D. Comunicação e habilidades pessoais bem desenvolvidas.
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Exemplos de questões
 3) Um gerente de projetos de um projeto de implementação de um site numa
multinacional está numa festa e conversa com seus amigos, que serão
usuários avançados do novo site quando o projeto estiver completo e o site
for lançado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site atual. O gerente
de projetos leva esse feedback ao patrocinador e incentiva mudanças no
design e no escopo. Qual opção a seguir descreve MELHOR o que gerente de
projetos fez?




A. Verificar o escopo.
B. Controle integrado de mudanças.
C. Planejamento do escopo.
D. Análise das partes interessadas.
 4) As comunicações referentes a um contrato devem tender para:




A. Comunicação escrita formal.
B. Comunicação verbal formal.
C. Comunicação escrita informal.
D. Comunicação verbal informal.
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Gerenciar as comunicações
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Gerenciar as comunicações
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão das comunicações
Relatórios de desempenho do trabalho
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Tecnologias de comunicação
Modelos de comunicação
Métodos de comunicação
Sistemas de gestão de informação
Reportando o desempenho
Comunicações do projeto
Plano de gestão do projeto atualizado
Documentos do projeto atualizado
(registro de questões, cronograma do
projeto e requisitos financeiros do projeto)
Ativos de processos atualizado
 Missão:
 Criar, coletar, armazenar e distribuir as informações do projeto de acordo com o plano de
gestão das comunicações
 Deve considerar: modelo emissor – receptor, escolha da mídia, estilo de escrita, técnicas de
gestão de reuniões, técnicas de apresentação, técnicas de facilitação e técnicas de escuta
 Sistemas de gestão de informação:
 Digitalização de documentos, comunicações eletrônicas e ferramentas eletrônicas do projeto
 Reportando o desempenho:
 Avaliação do passado, análise do futuro, situação de riscos e problemas, trabalho concluído
no período, trabalho a concluir no próximo período, sumário das mudanças aprovadas, etc.
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Gerenciar as comunicações - saídas
 Comunicações do projeto:
 Além de feitas, devem ser arquivadas
 Documentos do projeto atualizado:
 Registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do
projeto
 Ativos de processos atualizado:






Notificações feitas às partes interessadas
Relatórios do projeto
Apresentações do projeto
Registros do projeto
Feedbacks recebidos das partes interessadas
Documentação de lições aprendidas
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Exemplos de questões
 5) Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para completar
um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja saber o que está
ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção a:




A. O que está sendo dito e quando
B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora
C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito
D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos
 6) A finalidade da reunião de acompanhamento de projeto é:




A. Trocar informações sobre o projeto.
B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que estão fazendo.
C. Emitir autorizações de trabalho.
D. Confirmar a precisão dos custos informados pela equipe.
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Exemplos de questões
 7) No gerenciamento das comunicações do projeto, o que o gerente de
projetos deve ter em mente?
 A. As habilidades de comunicação são mais importantes durante a execução do
projeto.
 B. O receptor é responsável por assegurar comunicações claras.
 C. Somente os membros da equipe precisam se preocupar em se comunicarem
uns com os outros.
 D. A opção deve ser feita sobre como se comunicar adequadamente.
 8) Um gerente de projetos tem um problema com o desempenho de um
membro da equipe. Qual é a MELHOR forma de comunicação para abordar
esse problema?




A. Comunicação escrita formal.
B. Comunicação verbal formal.
C. Comunicação escrita informal.
D. Comunicação verbal informal.
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Controlar as comunicações
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Controlar as comunicações
Entradas
Plano de gestão do projeto
Comunicações do projeto
Registro de questões
Dados de desempenho do trabalho
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Sistemas de gestão de informações
Opinião especializada
Reuniões
Informações de desempenho do trabalho
Solicitações de mudança
Plano de gestão do projeto atualizado
Documentos do projeto atualizados (previsões,
relatórios de desempenho e registro de questões)
Ativos de processos organizacionais atualizado
 Missão:
 Monitorar e controlar as comunicações durante o ciclo de vida do projeto para garantir que
as informações necessárias estejam disponíveis para as partes interessadas na hora certa
 Alguns elementos de comunicação (problemas ou indicadores de desempenho) podem
requerer ações imediatas, os impactos e a repercussão no projeto devem ser considerados
 Plano de gestão do projeto:
 Entrada:
 Saídas:
Requisitos de comunicações, frequência e horário das comunicações, etc.
Plano de gestão de: comunicações, recursos humanos, partes interessadas, etc.
 Comunicações do projeto:
 Situação das entregas, progresso do cronograma, custos incorridos, etc.
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Controlar as comunicações - saídas
 Informações de desempenho do trabalho:
 Serão utilizadas pelo Monitorar e controlar o trabalho do projeto para
entregar o Relatório de Desempenho (Relatório de Status)
 Solicitações de mudança:
 Revisão da estimativa de custo do projeto, sequencia de atividades, etc.
 Solicitação de ajustes em documentos do projeto
 Ações preventivas ou ações corretivas
 Plano de gestão do projeto atualizado:
 Plano de gestão de comunicações
 Plano de gestão de recursos humanos
 Plano de gestão de partes interessadas
 Ativos de processos organizacionais atualizado:
 Formatos de relatórios, lições aprendidas sobre documentos, etc.
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Exemplos de questões
 9) Qual das opções a seguir sobre relatórios de desempenho está
CORRETA?




A. É feito durante o planejamento e a execução do projeto.
B. É feito durante o planejamento e o monitoramento e controle.
C. É feito durante o monitoramento e controle e o encerramento.
D. É feito durante a execução e o monitoramento e controle do projeto.
 10) Correspondências formais por escrito com o cliente são
necessárias quando:
 A. São detectados defeitos
 B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato
 C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no
caminho crítico
 D. O projeto possui estouros de custos
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Exemplos de questões
 11) Um grande projeto de construção tem passado por inúmeras mudanças
de cronograma devido a problemas meteorológicos não previstos. Quem é
MELHOR notificar sobre essas mudanças?




A. Partes interessadas.
B. Patrocinador.
C. Equipe do projeto.
D. Gerentes funcionais.
 12) Se um gerente de projetos desejar relatar os resultados reais do projeto
em comparação com os resultados planejados, ele deve usar um:




A. Relatório de análise de tendências.
B. Relatório de análise de previsões.
C. Relatório de análise de situação.
D. Relatório de análise de variações.
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Obrigado!
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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