Gerência de Projetos de TI
11. Aquisições
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
[email protected]
http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/
Pescar ou comer a isca?!
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Aquisições
Grupo de Processo
Processo
Planejamento
Planejar a Gestão de Aquisições
Execução
Realizar as Aquisições
Monitoramento
Controlar as Aquisições
Encerramento
Encerrar as Aquisições
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Gerência de aquisições
 Processos de compras de
produtos ou serviços
necessários ao projeto,
supridos por equipes fora do
projeto
Fornecedores
Qualificados
 Incluem a administração do
contrato
Escolhido
 Documentos:





NDA (Non Disclosure Agreement)
RFI (Request For Information)
RFP (Request For Proposal)
SoW (Statement of Work)
Proposta, Minuta, Contrato,
Ordem de Compra, Pedido, etc.
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
Realizar, Controlar &
Encerrar
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Planejar a gestão de aquisições
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Planejar a gestão de aquisições
Entradas
Plano de gestão do projeto
Documentação dos requisitos
Registro dos riscos
Requisitos de recursos das atividades
Cronograma do projeto
Estimativa dos custos das atividades
Registro de partes interessadas
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Análise de fazer ou comprar
Opinião especializada
Pesquisas de mercado
Reuniões
Plano de gestão das aquisições
Declarações do trabalho das aquisições
Documentos da aquisição
Critérios para seleção de fontes
Decisões de fazer ou comprar
Solicitações de mudanças
Documentos de projetos atualizados
(documentos de requisitos, matriz de
rastreabilidade e registro de riscos)
 Missão:
 Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e quem
pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores
 Análise de fazer ou comprar:
 Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar?
 Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?
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Planejar a gestão de aquisições - saídas
Tipo de Contrato
Detalhes
Variante
Preço Fixo
Global ou empreitada
Escopo fechado
Preço Fixo Garantido (PFG)
Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR)
Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP)
Custos Reembolsáveis
Custo mais serviço de
Administração
Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF)
Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI)
Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC)
Tempo & Material
Horas e despesas
Pagamento do tempo (horas/dias) e despesas
 Plano de gestão das aquisições
 Incluem orientações para: tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e
métodos de avaliação, gestão de contratos e de fornecedores,
documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de
aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados, etc.
 Documentos da aquisição:
 NDA, SoW, RFI, RFP, proposta, minuta de contrato, contrato, etc.
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Planejar a gestão de aquisições - saídas
 Critérios de seleção de fontes:
 Objetivos:
 São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores.
Podem ser:
 Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership)
 Garantia, preço, prazo, etc.
 Capacidade financeira, de produção e interesse
 Subjetivos:
 Nível de entendimento da necessidade
 Capacidade técnica
 Nível de risco
 Abordagem de gerenciamento
 Abordagem técnica
 Tamanho e tipo da empresa
 Desempenho passado dos fornecedores
 Referências
 Direitos de propriedade e propriedade intelectual
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Exemplos de questões
 1) Qual processo é responsável pela negociação de um contrato
com um fornecedor do projeto?




A. Planejar a gestão de aquisições
B. Realizar as aquisições
C. Controlar as aquisições
D. Encerrar as aquisições
 2) Depois de assinado, um contrato estabelece uma obrigação
legal, a não ser que:




A. Uma das partes não possa cumpri-lo
B. Uma das partes não possa financiar sua parte do trabalho
C. Infrinja as leis aplicáveis
D. Seja declarado nulo e sem efeito pelo advogado de qualquer das partes
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Exemplos de questões
 3) Durante o planejamento, a gerência solicita que um gerente de projetos
subcontrate parte de um projeto com uma empresa com a qual a gerência já
trabalhou muitas vezes. Nesse caso, o gerente de projetos deve ficar MAIS
preocupado com:




A. Assegurar que a empresa tenha as qualificações para completar o projeto.
B. Atender às expectativas de prazo da gerência.
C. O custo do trabalho subcontratado.
D. Os termos e as condições do contrato.
 4) A EAP tem MENOS impacto em qual processo?




A. Desenvolver o plano de recursos humanos.
B. Estimar os custos.
C. Desenvolver o cronograma.
D. Planejar as aquisições.
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Realizar as aquisições
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Realizar as aquisições
Entradas
Plano de gestão das aquisições
Documentos de aquisição
Critérios para seleção de fontes
Propostas de fornecedores
Documentos do projeto
Decisões de fazer ou comprar
Declarações de trabalho de aquisições
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Reuniões com licitantes
Técnicas de avaliação de propostas
Estimativas independentes
Opinião especializada
Publicidade
Técnicas analíticas
Negociação de aquisições
Fornecedores selecionados
Acordos
Calendários de recursos
Solicitações de mudanças
Plano de gestão do projeto atualizado
Documentos do projeto atualizados
(documentos de requisitos, matriz de
rastreabilidade, registro de riscos e
registro de partes interessadas)
 Missão:
 Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a
contratação (incluindo os contratos)
 Documentos do projeto:
 Entradas: Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos
 Saídas:
Requisitos, Matriz de Rastreabilidade, Registro de Riscos e
Rastreabilidade
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Realizar as aquisições - técnicas
 Reuniões com licitantes:
 Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente
 Técnicas de avaliação de propostas:
 Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar
o fornecedor selecionado
 Estimativas independentes:
 O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa
independente de custo do que está sendo adquirido
 Publicidade:
 Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com
obrigações legais
 Negociações de aquisições:
 Negociar os itens, em projetos complexos podem ser processos separados
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Realizar as aquisições - saídas
 Fornecedores selecionados:
 Fornecedores escolhidos e contratados
 Acordos:
 Termos e condições de fornecimento dos itens adquiridos
 Dependendo da complexidade, pode ser necessário um contrato com:
 Declaração de trabalho dos entregáveis, cronograma combinado, formato e
período do relatório de status, papeis e reponsabilidades, preços, condições de
pagamento, local de entrega, critérios de inspeção, garantias, etc.
 Calendários dos recursos:
 Contendo: quantidade, disponibilidade e datas combinadas
 Solicitações de mudança:
 Caso sejam necessárias, mudanças devem ser solicitadas ao CCM
 Plano de gestão do projeto:
 Linhas bases de: escopo, custo e prazo, plano de comunicação e aquisições
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 5) Uma negociação importante com um subcontratado em potencial está agendada
para o dia seguinte, quando você descobre que há uma boa chance de que o projeto
seja cancelado. O que você deve fazer?




A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações.
B. Cancelar as negociações.
C. Só negociar os itens principais.
D. Adiar as negociações.
 6) Enquanto conclui o trabalho do seu projeto, o subcontratado do fornecedor sofre
um grande incêndio. O fogo destrói o sistema de aquecimento que ele estava
construindo para seu projeto. Qual é a MELHOR coisa a fazer?
 A. Interromper o pagamento das faturas referentes ao sistema de aquecimento até que o
trabalho recomece.
 B. Verificar se o subcontratado tinha seguro.
 C. Esteja preparado para adiar a data de entrega do produto.
 D. Dizer ao fornecedor para interromper o trabalho da parte do projeto que envolve o
sistema de aquecimento até que o subcontratado possa recuperar do incêndio.
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar as aquisições
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar as aquisições
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão do projeto
Documentos de aquisição
Acordos
Solicitações de mudanças aprovadas
Relatórios de desempenho do trabalho
Dados de desempenho do trabalho
Sistema de controle de mudanças no contrato
Análise de desempenho das aquisições
Inspeções e auditorias
Relatórios de desempenho
Sistema de pagamentos
Administração de reivindicações
Sistema de gestão de registros
Informações de desempenho do trabalho
Solicitações de mudanças
Plano de gestão do projeto atualizado
Documentos do projeto atualizados
(documentos de aquisição)
Ativos de processos organizacionais atualizados
 Missão:
 Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer
as mudanças e correções necessárias
 Sistema de controle de mudanças no contrato:
 As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição
e isto requer um certo processo incluindo aprovações
 Análise de desempenho das aquisições:
 Avaliação do progresso de: entregas do fornecedor, qualidade, prazo e custos que
foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade
realização do trabalho e de entrega do fornecedor
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar as aquisições - técnicas
 Inspeções e auditorias:
 Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e auditorias nos
processos produtivos do fornecedor
 Sistema de pagamentos:
 Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados
 Administração de reivindicações:
 Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo
fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas
preferencialmente por negociação
 Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos
para disputas no contrato
 Sistema de gestão de registros (registro de questões):
 Método utilizado pelo GP para registrar as questões
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Controlar as aquisições - saídas
 Informações de desempenho do trabalho:
 Base para identificação dos problemas atuais ou futuros, para serem
usados na avalição de novas aquisições com o mesmo fornecedor
 Solicitações de mudanças:
 Ações preventivas ou ações corretivas
 Plano de gestão do projeto atualizado:
 Plano de gestão de aquisições, linha de base do cronograma e de custos
 Ativos de processos atualizados:
 Correspondência (formalização de ações contratuais)
 Cronogramas de entregas x pagamentos
 Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 7) Você acabou de descobrir que um dos fornecedores do seu projeto não
apresentou, nas últimas quatro semanas, o relatório de situação semanal,
conforme estipulado em contrato. Qual é a MELHOR coisa a fazer?
 A. Enviar uma carta ao fornecedor, informando-o sobre a quebra de contrato e
exigindo o desempenho correto no futuro.
 B. Determinar se o relatório é importante para o projeto antes de tomar qualquer
providência.
 C. Suspender o pagamento.
 D. Telefonar para o fornecedor e perguntar quando o relatório será enviado.
 8) Qual das opções a seguir ocorre durante o monitoramento e controle no
processo de gerenciamento de projetos?




A. Planejar as aquisições.
B. Encerrar as aquisições.
C. Realizar as aquisições.
D. Controlar as aquisições.
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Encerrar as aquisições
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Encerrar as aquisições
Entradas
Ferramentas e Técnicas
Saídas
Plano de gestão do projeto
Documentos de aquisição
Auditorias de aquisições
Negociação de acordos
Sistema de gestão de registros
Aquisições encerradas
Ativos de processos organizacionais atualizados
 Missão:
 Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e
as entregas são aceitáveis
 Auditorias de aquisição:
 Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição
 Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar os ativos
de processos
 Funciona como lições aprendidas das aquisições
 Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no final
do monitoramento e controle
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Encerrar as aquisições - técnicas e saídas
 Técnicas:
 Negociação de acordos:
 Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas, preferencialmente
por negociação, se necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda
assim não resolver o caminho judicial é necessário
 Saídas:
 Aquisições encerradas:
 Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está encerrado
 Ativos de processos atualizados:
 Arquivamento dos documentos das aquisições
 Aceitação das entregas
 Documentação das lições aprendidas
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 9) Durante qual etapa do gerenciamento das aquisições há
MENOS uso de opinião especializada?




A. Planejar as aquisições.
B. Realizar as aquisições.
C. Análise de “fazer ou comprar”.
D. Encerrar as aquisições.
 10) Você acabou de concluir uma entrega importante de um
projeto quando percebe que o fornecedor não realizou a
inspeção necessária. O que você deveria fazer?




A. Descontar dos pagamentos os custos da inspeção.
B. Descontar a inspeção da declaração do trabalho de aquisição.
C. Exigir que a inspeção seja feita.
D. Reportar o fornecedor a agência estadual responsável pela inspeção.
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Exemplos de questões
 11) Você tem um contrato de CMR (custo mais remuneração) com o cliente e um
acordo com seu gerente segundo o qual você receberá 10% do montante do contrato
como pagamento pelos seus serviços. Enquanto completa o projeto, você descobre
que o custo real será inferior ao esperado, o que diminui sua remuneração. O que você
deve fazer?
 A. Descobrir formas de agregar atividades ao projeto para fornecer mais benefícios ao cliente
e aumentar os custos.
 B. Aumentar as atividades de caminho crítico para que custem mais.
 C. Adquirir equipamentos mais caros.
 D. Notificar o patrocinador do projeto sobre a provável diminuição dos custos.
 12) O projeto não está indo bem devido ao desempenho ruim de um fornecedor. Esse
fornecedor foi retirado do projeto. Um novo fornecedor foi selecionado e a mão-deobra dele chegará amanhã ao local de trabalho. Qual é a atitude MENOS eficiente?




A. Estabelecer-se como a autoridade no comando.
B. Trazer sua equipe para as devidas apresentações e estabelecer a troca de informações.
C. Conduzir a nova equipe em uma visita ao local, mostrando onde a equipe trabalhará.
D. Apresentar o plano de gerenciamento do projeto.
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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Gestão de Projetos de TI - GPTI
Obrigado!
Adriano Graziosi & Márcio Moreira
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