FORMAÇÃO DE LÍDERES, SECRETÁRIOS
E ORIENTADORES GEPS!
BEM VINDOS!!!
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Objetivo do curso
Conhecer
as
atribuições
específicas dos líderes, secretários e
orientadores tais como, coordenação de
reuniões, condução dos processos de
reflexão e liderança do grupo.
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Missão
Produzir e difundir conhecimentos que
promovam a melhoria da qualidade de
vida e formar cidadãos competentes, com
postura crítica, ética e humanista,
preparados para atuarem como agentes
transformadores.
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Objetivos dos GEPS
1- Comunicação:
- Possibilitar espaço do levantamento de idéias,
discussão de assuntos, almejando crescimento pessoal,
setorial e institucional.
2- Serviços:
- Melhorar o atendimento e procedimentos com
eficiência e eficácia;
- Facilitar processos/procedimentos para uma melhor
prestação de serviços;
- Buscar a melhoria na prestação de serviço.
3- Comportamento / Desenvolvimento:
- Avaliar o trabalho individual e coletivo;
- Buscar melhor capacitação do grupo;
- Alcançar uma formação de equipe engajando os outros
colaboradores;
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Objetivos dos GEPS
- Compreender que o aluno é o centro do
interesse da UPF;
- Promover crescimento pessoal/profissional que
reflita diretamente na prestação de serviços;
- Motivar funcionário, fazer com que ele sinta-se
parte da instituição;
- Comprometer-se com o crescimento/
desempenho da instituição, partindo do “eu”
para o “todo”;
- Identificar capacidades/competências em cada
pessoa.
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Objetivos dos GEPS
- Motivação dos funcionários propagando a
liberdade de expressão em todos os níveis;
- Trabalhar relacionamento interno (cooperação
entre colegas);
- Trabalhar comprometimento dos funcionários
com os objetivos da UPF;
- Perceber a importância do elo entre os setores
da instituição;
- Integração entre setores/unidades/funcionários e
professores.
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ORIENTADOR
O gestor assume o papel de orientador
do grupo para:
• Dar apoio ao grupo.
• Promover os recursos necessários, sempre que o grupo
necessite desta ajuda.
• Estimular o grupo na busca de alternativas para a
melhoria do trabalho.
• Promover a abertura ao grupo.
• Participar em grau de igualdade com o grupo.
É de fundamental importância que o orientador
acompanhe todas as reuniões para que tenha
pleno conhecimento da evolução do pensamento
do grupo na busca de soluções.
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L í d e r
• Características: iniciativa, comprometimento,
pontualidade, credibilidade, honestidade,
cooperação.
• São responsabilidades:
- coordenar as reuniões;
- representar o grupo junto à C.C.G.E.P.S quando
necessário;
- motivar e estimular os participantes a contribuir
com sugestões para a solução dos
problemas/dificuldades do cotidiano,
apresentadas na reunião.
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SECRETÁRIO
• É o responsável pelo preenchimento da ata ao
final da reunião;
• É responsável também pelo preenchimento do
formulário de projeto (quando este se fizer
necessário);
• Seu papel é de apoio e auxílio ao líder, sendo
inclusive, seu substituto quando este se
ausentar;
• Assim como líder, o secretário é eleito pelo
grupo.
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A reunião
As reuniões devem ocorrer semanalmente, com
data, local e horário (início e término)
previamente determinados. Devem ser feitas
dentro do horário de expediente e durar, no
máximo, 30 (trinta) minutos, contando com a
participação de todos os membros do grupo.
Sugestão: encaminhar e-mail com pauta da
reunião aos participantes.
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Ata
É o instrumento de registro de cada
reunião.
• Constituirá o histórico do grupo.
• A cada reunião, uma cópia da ata deverá
ser encaminhada para o e-mail:
[email protected] .
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O projeto
• É o instrumento através do qual o GEPS
planejará suas ações que fogem ao
cotidiano.
• Elaborado o projeto pelo GEPS, deverá
ser encaminhado à CCGEPS para análise
e autorização.
• Como dependerá de autorização da
CCGEPS, assumirá caráter oficial.
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A CCGEPS
COMISSÃO COORDENADORA DOS
GRUPOS DE EXCELÊNCIA NA
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
 1 membro do Desenvolvimento RH;
 1 membro da DIRHU;
• 3 membros dos GEPS (eleitos pelos líderes
GEPS);
• 1 orientador;
• 1 membro indicado pela Reitoria.
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A CCGEPS
• Objetivo: avaliar e coordenar os trabalhos
realizados pelos GEPS, oferecendo-lhes
apoio e propondo novos objetivos.
• A CCGEPS também é responsável pelo
recebimento, observação, catalogação e
resposta dos projetos encaminhados pelos
GEPS.
• A CCGEPS realizará reuniões mensais para
avaliar o andamento dos trabalhos e propor
adaptações.
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DICAS PARA CONDUÇÃO
DE REUNIÃO!
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Abertura da reunião
A abertura da reunião é o cartão
de visita da reunião, ou seja, ela deve
ser positiva, alegre e motivadora.
É
importante
combinar
de
imediato o horário início e término da
reunião (e posteriormente respeitar o
combinado).
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O início
Comece na hora marcada.
Iniciar com um “quebra-gelo”, dá um efeito
muito bom.
Acerte ou reforce o horário.
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Dicas para quebrar a tensão inicial:
• Esteja bem antes na sala;
• Receba as pessoas que vão chegando
para ir se entrosando com o clima e com o
ambiente;
• Entre em cena bem disposto, de forma
decidida;
• Respire fundo e descontraia a face;
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Dicas para quebrar a tensão inicial:
•Esteja preparado no conteúdo muito mais
do que realmente é necessário;
•Olhe para todos os membros do grupo
com simpatia, se possível sorrindo;
•Saiba claramente onde você quer chegar;
•Evite falar e olhar, somente para um
membro do grupo.
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Olhar
• Olhe as pessoas nos olhos;
• Evite ficar olhando para o chão ou para o
teto;
• Ao responder à pergunta de alguém, dirija
o olhar a todo o grupo evitando fixá-lo na
pessoa que fez a pergunta;
• Evite olhar fixo por mais de 5 segundos
para mesma pessoa.
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Perguntas
• Evite
interromper
colocações
ou
perguntas achando que já entendeu o que
a pessoa “quer dizer ou perguntar”.
Espere que ela conclua e só então
comece a responder;
• Tenha clareza para você mesmo que
perguntas irão ocorrer. Não “gele” toda
vez que alguém levantar a mão;
• Evite sair da arena, ou ficar lendo algo
enquanto as pessoas discutem o assunto.
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Perguntas
• Encerre a discussão estabelecendo
ligações entre as contribuições dadas, do
que já foi comentado, concluindo de forma
participativa;
• Fique atento à comunicação não-verbal
dos presentes;
• Chame as pessoas pelo nome;
• Saiba ser esportivo, aceite alguma
brincadeira;
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Perguntas
Evite falar: “Certamente ninguém tem
pergunta alguma, pois o assunto é muito
fácil”;
• Evite usar a expressão “Vocês terão
que...”;
• Desenvolva uma idéia, um conceito por
vez;
• Evite iniciar alguma resposta com “Não”;
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Perguntas
• Reforce detalhes importantes. Fale de novo,
mais pausado e com mais energia;
• Demonstre convicção naquilo que fala;
• Considere o volume e a velocidade da voz;
• Mantenha o ritmo. Não deixe o “pneu furar”;
• Utilize um quebra-gelo quando isso começa a
ocorrer;
• Lembre-se que o grupo sempre pode ajudar
com o seu conhecimento, sua experiência e
criatividade.
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Mãos
• As mãos são a válvula de escape do
nervosismo. Evite ficar “amassando” o
pincel atômico que você segura;
• As mãos no bolso quando na arena,
passa
falta
de
auto-confiança
e
displicência;
• Braços cruzados significa fechando a
guarda;
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Mãos
• Mãos para trás mostra postura de pai
crítico ou de superior;
• Cuidado com manias dispersivas: fica o
tempo todo coçando a barriga, piscar
excessivamente...
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Desenvolvimento
• Evite usar exemplos que envolvam
questões morais / valores;
• Valorize as colocações que vierem mas
não
fique
agradecendo
ou
supervalorizando uma pergunta ou
observação em especial;
• Cuidado
com
as
acusações
e
generalizações: “nenhum gestor faz isso”,
“todo mundo é radical”;
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Desenvolvimento
• Procure se incluir no grupo, troque o uso
do “eu”, “vocês” por “nós”;
• Evite termos professorais: “vim aqui
ensinar vocês que...”, “vou passar a vocês
conhecimento sobre...”;
• Evite arrastar os pés. Além de demonstrar
cansaço, irrita as pessoas auditivas;
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Desenvolvimento
• Teste antecipadamente o projetor, os
pincéis, o vídeo, a tevê...;
• Elogie, com sinceridade, os participantes,
sempre que puder;
• Sempre que tiver material, entregue com
páginas numeradas, fica mais prático para
conduzir o trabalho;
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Desenvolvimento
• Desenvolva a habilidade de ouvir;
• Tenha empatia;
• Ao ouvir, faça contato visual, sorria,
concorde com a cabeça, faça perguntas
abertas, repita palavras-chave, verifique o
que foi dito, resuma e envolva as pessoas;
• Desenvolva uma gesticulação moderada e
natural.
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Término
• Fazer retrospecto das definições
alcançadas pelo grupo. Isso facilita os
próximos
encaminhamentos
extrareunião;
• Facilita também para que o secretário
realize o preenchimento da ata.
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Ata de Reuniões
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Nome do G.E.P.S: ______________________
Líder: ________________________________
Secretário:_____________________________
Orientador(a):___________________________
Data
Assuntos
Assinaturas:
Líder:
Mês :_________________
Membros: _____________
Atividades Desenvolvidas
Orientador:
Secretário:
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Roteiro de reuniões
Geps:
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Líder:
1. Saudação
2. Leitura da ata da reunião anterior
3. Retomada das pendências da reunião anterior
Pendências
Responsável
4. Encaminhamentos, se necessário (delegação de tarefas)
Providências
Responsável
5. Assuntos novos – explanação e brainstorming
6. Definições:
7. Encaminhamentos, se necessário (delegação de tarefas)
Providências
Responsável
8. Conclusões da reunião
9. Encerramento.
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Projeto G.E.P.S
• G.E.P.S :
• Líder:
• Nome do projeto:
Data:
1. Situação a ser analisada:
2. Levantamento de idéias:
3. Encaminhamento que o G.E.P.S considera viável (idéia
selecionada):
4. Necessidades para pôr em prática:
5. Parecer do orientador do G.E.P.S:
Data:
6. Parecer da Coordenação dos G.E.P.S
Data:
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