Criação das Listas do Programa
de Arquivos Ameaçados
COURTNEY J. CAMPBELL
VANDERBILT UNIVERSITY
[email protected]
1 Justificativa
 salvaguardar materiais arquivísticos
 digitalização e acondicionamento de originais em
local apropriado
 preservação e acesso amplo, por um longo prazo
 é importante que o EAP receba informações sobre o
arquivo físico e as cópias digitais para que seja
possível procurar informações no catálogo e no site
EAP
2 Catalogando Materiais Arquivísticos
 Materiais de coleções individuais devem ser
mantidos juntos
 O material deve ser listado e copiado na ordem
original mantida pelo dono
 Os arquivos tem um sistema de organização, que é a
hierarquia de uma coleção
3 Direitos autoriais, proteção de dados,
privacidade
 A Biblioteca Britânica disponibilizará o material do
EAP para própositos de pesquisa não comercial
 Alguns materais poderão conter informações
pessoais ou sensíveis
4 Listas amostras e finais
 Nos primeiros três meses do projeto devem submeter
cópias amostras e listas amostras
 As suas listas tem que ser em inglês, mas vocês vão
mandar para mim em português
 Ao termino do projeto, é preciso enviar as copias e
listas finais para o EAP
 As listas deverão ser enviadas em formato eletrônico
como anexos de email ou copiados ao disco duro
externo quando se submeterá as imagens
5 Modelo de Listagem
 planilha de Excel com seis planilhas dependentes
 As primeiras três planilhas devem ser
obrigatoriamente preenchidas
 Também é preciso preencher pelo menos uma das
últimas três planilhas dependendo do tipo de
material que está sendo submetido
Planilha 1 - Instituições de depósito
 informações sobre as instituições/proprietários que
atualmente armazenam o material original
 informações sobre as instituições que terão cópias
digitais dos materiais quando o projeto se finalizar.
Planilha 2 - Descrição
 a base da nossa descrição de catálogo
 É dividida em duas seções;
 o arquivo físico (as primeiras 23 colunas da planilha)
 colunas escritas em preto são obrigatórias
 colunas em cor de cinza devem ser preenchidas quando
relevante
 quando preencher uma linha, é importante que a primeira
coluna contenha o nível que está se descrevendo (Projeto,
Coleção, Série, Arquivo, ou Ítem).
 Projeto – EAP Project Number, Title, e Description (Scope and




Content)
Coleção – todas as colunas com títulos escritos em preto. O projeto pode
ser composto de várias coleções.
Série – colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas.
Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Se souber,
preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito
(Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).
Arquivo (File)– colunas com títulos escritos em preto devem ser
completadas. Preenchemos Título e Description (Scope and
Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição
original de Depósito (Coluna C), o campo de Physical Characterics
(Coluna O) e os Creators (Colunas S-V).
Ítem - colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas.
Preenchemos Título e Description (Scope and Content). Isso só
preenchemos no caso de itens soltos, por exemplo, de mapas ou fotografias.
Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de
Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).
Planilha 3 - Individual/Family/Institution
 detalhes biográficos e administrativos de indivíduos,
famílias, ou instituições associados com o material
 Pode incluir o dono do material, editor, produtor,
escritor, fotógrafo, correspondente de uma carta,
receptor de uma carta.
Planilha 4 - Technical Details – Images
 detalhes técnicos do projeto da digitalização durante
o projeto
6 Datas
 Tabela