Antes de Começar
Esta apresentação deverá ser vista como um Show de
Slides de PowerPoint.
Para ver como um show de slides:
1. Clique em 'Show de Slides' a partir do menu no topo da
tela.
2. Selecione 'Do Início'
Treinamento para Secretários de Clube
1
Antes de Começar
Bem-vindo ao Treinamento para Dirigentes de Clube
Este módulo online é dividido
em 5 seções, que podem ser
concluídas em uma seção de 30
- 45 minutos, ou ao longo de um
curso de várias sessões.
Para obter assistência adicional, entre em contato com o Assessor de
Tecnologia da Informação do seu clube, ou com o Centro Leonístico de
Aprendizagem: [email protected]
Treinamento para Secretários de Clube
2
Apostila
Este módulo online inclui uma apostila
para tornar mais fácil a sua experiência
de aprendizado.
Organizado em cinco seções
correspondentes, o módulo oferece
oportunidades para fazer anotações e
obter informações adicionais para
complementar os conceitos abordados
neste módulo online.
Clique aqui se você precisa acessar e imprimir a sua apostila
antes de continuar.
Treinamento para Secretários de Clube
3
Apostila
Observação:
As responsabilidades dos secretários de clube variam de
acordo com as práticas regionais e procedimentos locais.
Treinamento para Secretários de Clube
4
Navegação
Você pode navegar por várias seções do
módulo online quando certos ícones
aparecerem.
Cada slide é executado através de um
programa cronometrado. Quando completar
isto, uma seta no canto inferior direito
indicará que você pode clicar para o próximo
slide quando estiver pronto.
indica um link para um recurso no site
de LCI ou publicação. Ao clicar neste ícone,
você será direcionado a tal recurso. Os links
também estarão disponíveis na seção de
Recursos deste módulo online.
Clicando no
o leva de volta ao slide do
Índice, caso queira rever ou pular para seções
específicas.
Treinamento para Secretários de Clube
5
Bem-vindo
Você foi eleito para o cargo de Secretário de
Clube
Treinamento para Secretários de Clube
6
Objetivos
Este treinamento lhe oferecerá as informações básicas e os
recursos necessários para prepará-lo para o seu novo cargo.
Assim que completar o curso você estará apto a:
 Reconhecer o propósito de um Lions clube e o seu posicionamento
dentro da estrutura de Lions Clubs International
 Resumir as responsabilidades de um secretário de clube
 Acessar recursos adicionais conforme necessário
Treinamento para Secretários de Clube
7
Índice
Clique nos links abaixo para navegar até uma seção específica, ou clique
na seta para continuar para a Seção 1.
Seção 1: Introdução
Seção 2: A sua Equipe de Liderança de Clube
Seção 3: Responsabilidades do Secretário de Clube
Seção 4: Planejando a sua Equipe
Seção 5: Recursos
Treinamento para Secretários de Clube
8
Introdução
Bem-vindo à Seção 1:
Introdução
Abra a página 1 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
9
Introdução
Como secretário, você é uma parte integral da equipe de
liderança, trabalhando para apoiar o presidente do clube em
seu trabalho de liderar o clube em atividades de serviços em
prol da sua comunidade local e arredores.
No entanto é importante lembrar que você é uma parte de
algo muito maior.
Treinamento para Secretários de Clube
10
Estrutura de Lions Clubs International
Lions Clubs International é
composto por uma grande rede de
Leões, tendo os clubes como parte
central.
Esta estrutura facilita a
comunicação e promove o serviço
em escala local, regional e global.
Treinamento para Secretários de Clube
11
1
Clube
Estrutura de Lions Clubs International
O próximo slide o ajudará a
completar a página 1 na sua
apostila.
1
Dedique alguns momentos para
completar esta seção.
Treinamento para Secretários de Clube
12
Clube
Estrutura de Lions Clubs International
Área
Jurisdicional
• Um clube consiste de no
mínimo 20 associados
• Uma divisão consiste de 4 a 8
clubes
• Uma região consiste de 10 a 16
clubes *
• Um distrito é composto de
pelo menos 35 clubes com
1250 associados ativos
• Vários distritos em uma
determinada área geográfica
compõem um distrito múltiplo
• Cada Lions Clube está
localizado em uma das sete
áreas jurisdicionais, que são
representadas por pelo menos
um diretor internacional
Distrito Múltiplo
Distrito
Região*
Divisão
Clube
*opcional
Treinamento para Secretários de Clube
13
Estrutura de Lions Clubs International
Área
Jurisdicional
Os clubes e seus
associados estão no
epicentro da
Associação.
Distrito Múltiplo
Distrito
Região*
Divisão
Sem o seu empenho
em servir outras
pessoas localmente,
não poderíamos
manter o nosso
legado de serviço
global.
Clube
Treinamento para Secretários de Clube
14
Como um clube que faz parte da grande Associação
Internacional de Lions Clubes, a sua missão é:
DAR PODER aos voluntários para que possam
servir suas comunidades e atender às
necessidades humanas, fomentar a paz e
promover a compreensão mundial através dos
Lions clubes.
Treinamento para Secretários de Clube
15
Propósito dos Lions Clubes
Para que a nossa missão torne-se realidade, os Lions clubes
precisam servir muitos propósitos.
Vamos verificar rapidamente o Estatuto e Regulamentos
Padrão de Clube para ver se você sabe todos os propósitos de
um Lions Clube.
Treinamento para Secretários de Clube
16
Propósito dos Lions Clubes
Você verá uma série de declarações. Selecione "Sim" se a
declaração refletir um dos propósitos declarados de Lions
clubes ou selecione "Não" se não for um propósito declarado
de Lions clubes.
Treinamento para Secretários de Clube
17
Propósito dos Lions Clubes
O propósito de Lions clubes é…
Esta é a primeira declaração.
Unir os associados em laços de amizade, bom companheirismo e compreensão
recíproca.
Clique SIM ou NÃO
SIM
NÃO
SIM
este é um dos propósitos declarados de Lions clubes
Treinamento para Secretários de Clube
18
Propósito dos Lions Clubes
O propósito de Lions clubes é…
Esta
é a próxima
declaração.
ENCORAJAR
pessoas de
mentalidade de serviço a servir suas comunidades sem
recompensa financeira pessoal, estimular a eficiência e promover elevados
padrões de ética no comércio, indústria, profissões, serviços públicos e
empreendimentos privados.
Clique SIM ou NÃO
SIM
SIM
NÃO
este é um dos propósitos declarados de Lions clubes
Treinamento para Secretários de Clube
19
Propósito dos Lions Clubes
O propósito de Lions clubes é…
Você está pronto para outra?
Interessar-se ativamente pelo bem-estar cívico, cultural, social e moral da
comunidade.
Clique SIM ou NÃO
SIM
SIM
NÃO
este é um dos propósitos declarados de Lions clubes
Treinamento para Secretários de Clube
20
Propósito dos Lions Clubes
Qual das seguintes declarações NÃO é um propósito declarado de Lions clubes?
OK, esses foram um pouco fáceis.
Vamos tentar outro que seja um pouco mais difícil.
Clique na resposta.
Criar e fomentar um
espírito de compreensão
entre os povos da Terra.
Promover os princípios de
bom governo e boa
cidadania.
Promover líderes
Promover
líderes
políticos
políticos que
apoiem
a
que
apoiem
a
missão
dos
missão dos Lions
Lions
clubes.
clubes.
Promover um fórum para
livre discussão dos
assuntos de interesse
público…
Você pode analisar as 6 declarações de propósito no Artigo II do Estatuto
Padrão de Clube
Treinamento para Secretários de Clube
21
Propósito dos Lions Clubes
Como você pode ajudar a promover a missão e o propósito
dos Lions clubes?
Escreva a sua resposta na página 2 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
22
Bem-vindo à Seção 2:
A sua Equipe de Liderança de
Clube
Abra a página 3 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
23
Cada Lions Clube é composto por
uma equipe de líderes que apoiam
as atividades do clube.
O próximo slide o ajudará a completar o organograma do
clube, na página 3 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
24
A sua Equipe de Liderança de Clube
Vamos dar uma olhada no Organograma do Clube.
Club Members
Associados
do clube
BoardDiretoria
of Directors
President
Presidente
Secretário
Treinamento para Secretários de Clube
1º VP
2º VP
25
ExPresidente
Imediato
Tesoureiro
A sua Equipe de Liderança de Clube
Como secretário, você é o gerente dos negócios do clube.
 Você é o elemento de ligação entre o clube e seu distrito, bem como a Associação
 Você está sob a supervisão do presidente e da diretoria do clube
Club Members
Associados
do clube
BoardDiretoria
of Directors
President
Presidente
Secretário
Treinamento para Secretários de Clube
1º VP
2º VP
26
ExPresidente
Imediato
Tesoureiro
A sua Equipe de Liderança de Clube
A diretoria é composta por:
 presidente
 ex-Presidente Imediato
 vice-presidentes
 secretário
 tesoureiro
 diretor social (opcional)
 diretor animador - torce rabo (opcional)
 assessor de aumento de associados
 outros diretores eleitos
Uma descrição de cada função pode ser encontrada na
página 7 do Manual da Equipe de Dirigente de Clube.
Treinamento para Secretários de Clube
27
A sua Equipe de Liderança de Clube
Agora vamos dar uma olhada rápida em suas responsabilidades
compartilhadas.
Clique
uma vez no quebra-cabeças para revelar as suas
Juntos,
os membros
da diretoria devem…
responsabilidades
compartilhadas.
Considerar e moldar todos os
novos negócios e normas do
clube antes de serem
apresentados para a aprovação
dos associados do clube.
Determinar a garantia
necessária para a fiança de
qualquer dirigente do clube.
Manter pelo menos dois (2)
fundos separados, governados
por princípios de contabilidade
geralmente aceitos.
Treinamento para Secretários de Clube
Autorizar todos os
gastos, não devendo
criar qualquer tipo de
endividamento para o
clube.
Nomear, segundo
recomendação do comitê de
finanças, um banco ou bancos
para o depósito dos fundos do
clube.
Não autorizar despesas
para fins administrativos,
de quaisquer recursos
líquidos angariados do
público.
28
Ter o poder de modificar,
anular ou rescindir a ação de
qualquer dirigente do clube.
Manter os livros, contas e
operações do clube auditados
anualmente.
Encaminhar todos os assuntos
concernentes a novos
programas e diretrizes aos
respectivos comitês
permanentes ou especiais do
clube para estudo e
recomendação à diretoria.
A sua Equipe de Liderança de Clube
Quais as medidas que você pode tomar como secretário do
clube para garantir que a sua equipe de líderes trabalhe
unida?
Escreva a sua resposta na página 4 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
29
Desenvolver habilidades de liderança
O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos
online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos
associados.
Recursos adicionais
Considere fazer os seguintes cursos online:
Introdução à Liderança Leonística
Escuta Eficaz
Equipes Eficazes
Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem
podem ser encontradas aqui.
Treinamento para Secretários de Clube
30
Bem-vindo à Seção 3:
Responsabilidades do Secretário
de Clube
Abra a página 5 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
31
Responsabilidades do Secretário de Clube
Como gerente de negócios do clube e membro da diretoria
do clube, suas principais responsabilidades são…
 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
 Organizar as reuniões do clube e da diretoria
 Registrar as atas das reuniões do clube
 Manter os registros do clube
 Receber e responder a correspondência do clube
 Completar e enviar todos os relatórios à LCI
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube
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Responsabilidades do Secretário de Clube
De quantas reuniões você precisará de participar?
 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
 Organizar as reuniões do clube e da diretoria
 Registrar as atas das reuniões do clube
 Manter os registros do clube
 Receber e responder a correspondência do clube
 Completar e enviar todos os relatórios à LCI
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube
33
Responsabilidades do Secretário de Clube
A seguinte programação é bastante comum:
Tipos de reunião
Mensal
• Reunião ordinária da diretoria
• Reuniões ordinárias do clube
Conforme necessário
• Reuniões extraordinárias da diretora (quando solicitadas por
3 ou mais membros da diretoria)
• Reuniões extraordinárias do clube (solicitadas com pelo
menos 10 dias de antecedência)
Anualmente
• Reunião de transição de dirigentes
• Aniversário de fundação do clube
Treinamento para Secretários de Clube
34
Responsabilidades do Secretário de Clube
Uma grande parte da sua responsabilidade está ligada à
organização das reuniões.
Vamos dar uma olhada.
 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
 Organizar as reuniões do clube e da diretoria
 Registrar as atas das reuniões do clube
 Manter os registros do clube
 Receber e responder a correspondência do clube
 Completar e enviar todos os relatórios à LCI
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube
35
Responsabilidades do Secretário de Clube
Os seus deveres durante as reuniões são divididos em 3
estágios.
1. Antes da reunião
2. Durante a reunião
3. Após a reunião
Dedique alguns minutos respondendo as perguntas das
páginas 5 e 6 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
36
Responsabilidades do Secretário de Clube
Estágio 1 – Antes da reunião
 Enviar aviso prévio sobre a data/horário das reuniões
 Juntamente com o presidente, elaborar uma agenda para a
reunião
 Reunir toda a correspondência para entregar aos devidos
assessores e associados
 Preparar prêmios e kits de novos associados, se necessário
 Preparar a lista de associados para anotar a frequência
Treinamento para Secretários de Clube
37
Responsabilidades do Secretário de Clube
Estágio 2 – Durante a reunião
 Anotar a frequência
 Registrar as atas das reuniões
 Documentar todos os oradores convidados, visitantes nãoLeões e Leões visitantes
 Coletar e registrar as quotas fornecendo recibos aos associados
 Compilar informações sobre as atividades dos presidentes de
comitês
 Solicitar aos novos associados que preencham os devidos
formulários
Treinamento para Secretários de Clube
38
Responsabilidades do Secretário de Clube
Estágio 3 – Após a reunião
 Registrar a frequência
 Registrar os prêmios outorgados
 Verificar o dinheiro arrecadado e registrar o pagamento de
dívidas
 Depositar ou apresentar o dinheiro arrecadado ao tesoureiro e
obter recibo
 Arquivar/distribuir uma cópia das atas após serem aprovadas
 Fazer acompanhamento de quaisquer questões pendentes da
reunião
Treinamento para Secretários de Clube
39
Responsabilidades do Secretário de Clube
O secretário também é responsável por preparar as reuniões
da diretoria. Peça aos participantes que abram a página 6 da
apostila para mais detalhes.
É importante lembrar que as responsabilidades dos
secretários de clube variam de acordo com as práticas
regionais e procedimentos locais.
Você deve adaptar as sugestões neste módulo para atender
às necessidades do seu clube.
Treinamento para Secretários de Clube
40
Responsabilidades do Secretário de Clube
Agora vamos dar uma olhada em como registrar as atas das
reuniões.
 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
 Organizar as reuniões do clube e da diretoria
 Registrar as atas das reuniões do clube
 Manter os registros do clube
 Receber e responder a correspondência do clube
 Completar e enviar todos os relatórios à LCI
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube
41
Responsabilidades do Secretário de Clube
Passe algum tempo com o secretário cessante para rever a
forma atual dos registros das atas.
Geralmente, as atas são registradas…
Tipo de reunião (ordinária, extraordinária, ou da diretoria)
Data e local da reunião
Nome da pessoa presidindo a reunião
Se as atas anteriores foram aprovadas
Todas as moções, quem fez a moção e por quem foram
apoiadas ou negadas
• Todos os pontos dentro da ordem e apelos, e se foram
apoiados ou negados
• Horário em que a reunião foi convocada e encerrada
•
•
•
•
•
Treinamento para Secretários de Clube
42
Responsabilidades do Secretário de Clube
As atas são destinadas a registrar o que o clube faz e não o
que os membros da reunião dizem.
Portanto, os debates são considerados informais e não são
registrados.
Uma terminologia adequada é importante e deve ser usada.
Peça aos participantes que abram a página 7 da apostila
para mais detalhes .
Treinamento para Secretários de Clube
43
Responsabilidades do Secretário de Clube
Estaremos analisando a manutenção de registros do clube.
 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
 Organizar as reuniões do clube e da diretoria
 Registrar as atas das reuniões do clube
 Manter os registros do clube
 Receber e responder a correspondência do clube
 Completar e enviar todos os relatórios à LCI
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube
44
Responsabilidades do Secretário de Clube
Os arquivos do clube devem incluir:
• A carta constitutiva do clube

de todas
as reuniões do
e da diretoria
• Participar
O estatuto
e regulamentos
doclube
clube
• Organizar
O histórico
do clube

as reuniões
do clube e da diretoria
• Registrar
As atas de
todas
reuniões
do clube e da diretoria

as atas
dasas
reuniões
do clube
• Manter
Relatórios
anuais
dirigentes do clube e comitês

os registros
dodos
clube
• Receber
Relatórios
de atividades
e responder
a correspondência do clube
• Completar
Lista de todos
ostodos
associados
e enviar
os relatórios à LCI
Se o seu clube não tem um sistema de manutenção de
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
registros,
incluindo
atendimento
e pagamento de dívidas,
governador
de distrito
para a divisão
você deve implantá-lo agora.
Dedique alguns minutos respondendo a pergunta da página 8 da
sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
45
Responsabilidades do Secretário de Clube
Estaremos analisando a correspondência do clube.
 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
 Organizar as reuniões do clube e da diretoria
 Registrar as atas das reuniões do clube
 Manter os registros do clube
 Receber e responder a correspondência do clube
 Completar e enviar todos os relatórios à LCI
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube
46
Responsabilidades do Secretário de Clube
O secretário do clube recebe inúmeras informações de LCI e
outras mais, relacionadas a treinamentos, eventos e reuniões.
A correspondência pode chegar por via eletrônica ou por
correio, envolvendo o presidente, tesoureiro, comitês e / ou
assessores de projetos.
É importante que toda a correspondência seja aberta, lida e
distribuída em tempo hábil.
Você pode escrever anotações na página 9 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
47
Responsabilidades do Secretário de Clube
Recomendamos que o secretário se reúna com o presidente
do clube no início do mandato para discutirem como a
correspondência deverá ser respondida, arquivada e relatada.
Em alguns clubes, o secretário é responsável pelo boletim do
clube, que é parte integral das relações públicas do clube.
Se você não é responsável por essas funções, será importante
estar em contato com as pessoas responsáveis. Isso garante
que todas as notícias importantes do clube sejam publicadas.
Treinamento para Secretários de Clube
48
Responsabilidades do Secretário de Clube
O preenchimento e o envio de relatórios do clube é outro
importante dever do secretário.
 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
 Organizar as reuniões do clube e da diretoria
 Registrar as atas das reuniões do clube
 Manter os registros do clube
 Receber e responder a correspondência do clube
 Completar e enviar todos os relatórios à LCI
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube
49
Responsabilidades do Secretário de Clube
É importante a apresentação de relatórios precisos e em
tempo hábil, quando o seu clube se esforça em conseguir o
Prêmio de Excelência de Clube.
Esses são alguns relatórios e formulários de sua
responsabilidade:
• Informe Mensal de Movimento de Associados
• Relatório mensal de atividades de serviço de Lions
Clube
• Relatório de Dirigente de Clube
• Formulário de Pedido de Materiais para Clubes
Treinamento para Secretários de Clube
50
Responsabilidades do Secretário de Clube
MyLCI é o website para o envio de relatórios utilizado por muitos
Lions clubes de todo o mundo. Ele é acessado através do site de
LCI e todos os formulários necessários são enviados por este
sistema. *
*Nem todos os distritos usam o MyLCI. Se o seu não usa, verifique com o
atual secretário como se faz o envio de relatórios referentes ao seu clube.
Treinamento para Secretários de Clube
51
Responsabilidades do Secretário de Clube
O uso do MyLCI trás muitos benefícios
Você pode:
• Enviar relatórios mensais de associados e formulários
para relatórios de dirigentes
• Visualizar, atualizar e baixar informações sobre
associados do clube ou imprimir cartões de associados
• Registrar as atividades de serviço do clube mensalmente
• Rever as atividades de serviços bem sucedidas
compartilhadas por outros clubes
Você pode escrever anotações na página 9 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
52
Responsabilidades do Secretário de Clube
Uma vez que os novos dirigentes do clube são relatados
para a sede de LCI, um email será enviado, fornecendo
informações sobre como acessar o sistema e escolher a sua
senha.
Você encontrará links para tutoriais em vídeo sobre o
MyLCI e perguntas frequentes na seção de Recursos deste
módulo de treinamento.
Mais informações sobre a apresentação dos relatórios
também podem ser encontradas no Manual da Equipe do
Dirigente de Clube.
Treinamento para Secretários de Clube
53
Responsabilidades do Secretário de Clube
Oh!
Esta é uma grande responsabilidade.
Vamos revisar rapidamente o material que cobrimos até
agora.
Treinamento para Secretários de Clube
54
Responsabilidades do Secretário de Clube
Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção
3 da sua apostila.
As atas do clube tipicamente registram o que mencionamos
abaixo, exceto
Pergunta 1
a) Tipo de reunião a ser realizada
b) Data e local da reunião
c) Quem disse o que durante a reunião
d) Horário em que a reunião foi convocada
As discussões não são registradas, apenas os membros da
que fizeram uma moção ou a apoiaram.
Cliquereunião
na resposta
Treinamento para Secretários de Clube
55
Responsabilidades do Secretário de Clube
Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção
3 da sua apostila.
Pergunta 2
Se uma moção não recebe votos suficientes, isto é
relatado como tendo fracassado.
VERDADEIRO
FALSO
Ela seria reportada como "perdida" ou
"derrotada"
Clique na resposta
Treinamento para Secretários de Clube
56
Responsabilidades do Secretário de Clube
Vocêépode
Esta
a última
encontrar
pergunta.
ajuda nas respostas contidas na seção
3 da sua apostila.
Os secretários dos clubes são responsáveis por tudo, menos o
seguinte?
Pergunta 3
a) Encomendar materiais para clubes
b) Agendar reuniões
c) Ler e distribuir a correspondência do clube
d) Manter os arquivos do clube
O presidente do clube é responsável pelo agendamento de reuniões
no entanto, o secretário do clube é responsável por notificar os
Clique na resposta
participantes sobre a reunião.
Treinamento para Secretários de Clube
57
Responsabilidades do Secretário de Clube
O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o
seu compromisso além do âmbito do seu clube.
 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
 Organizar as reuniões do clube e da diretoria
 Registrar as atas das reuniões do clube
 Manter os registros do clube
 Receber e responder a correspondência do clube
 Completar e enviar todos os relatórios à LCI
 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do
governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube
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Responsabilidades do Secretário de Clube
Comitê Consultivo do DG
O último
para cobrirmos
sob responsabilidades
éo
Comitêtópico
Consultivo
do Governador
de Distrito
seu compromisso além do âmbito do seu clube.
O Comitê Consultivo do Governador de Distrito é composto por:
• presidente de divisão
• presidente de clube
• secretários dos clubes dentro da divisão
Este comitê faz recomendações ao presidente de divisão sobre os
assuntos da divisão e questões que afetam todos os clubes no
distrito.
O presidente de divisão compartilha recomendações com o
governador de distrito e dirigentes do gabinete distrital.
Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
59
Responsabilidades do Secretário de Clube
Comitê Consultivo do DG
Como membro do Comitê Consultivo do Governador de Distrito,
você deve…
 Trabalhar junto ao presidente de divisão para assegurar que os
clubes na divisão operem eficientemente e sigam o estatuto e
regulamentos e demais normas da associação
 Promover a participação em convenções internacionais, de
distrito múltiplo e distritais
 Promover o comparecimento às cerimônias de entrega de
cartas constitutivas
 Discutir meios de ajudar os clubes que precisam de assistência
no aumento de associados ou no desenvolvimento da sua
liderança
 Promover várias funções e eventos do clube, como reuniões
interclubes, posse de dirigentes e novos associados, cerimônias
de outorga de Prêmios Chave e outros eventos de clube
Treinamento para Secretários de Clube
60
Responsabilidades do Secretário de Clube
Comitê Consultivo do DG
Você também pode ser solicitado a…
 Oferecer assistência a compilação de relatórios em preparação
para as reuniões do comitê consultivo
 Se o clube for escolhido para realizar uma reunião de divisão,
oferecer assistência na preparação
Treinamento para Secretários de Clube
61
Responsabilidades do Secretário de Clube
O Comitê Consultivo do Governador de Distrito deve
reunir-se pelo menos três vezes por ano.
Benefícios
Participação nas reuniões…
• Permite a troca de ideias sobre programas, projetos, captação
de recursos e questões de afiliação
• Oferece um fórum para estabelecer relações de cooperação
entre os clubes
• Representam excelentes oportunidades para conhecer outros
Leões de sua área
Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
62
Responsabilidades do Secretário de Clube
O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos
online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos
associados.
Recursos adicionais
Considere fazer os seguintes cursos online:
Relações Públicas
Oratória
Gerenciamento de Reuniões
Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem
podem ser encontradas aqui.
Treinamento para Secretários de Clube
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Bem-vindo à Seção 4:
Planejando a sua Equipe
Abra a página 11 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
64
Planejando a sua Equipe
O objetivo desta seção é fornecer orientação para a
estruturação do seu mandato como secretário do clube.
Estaremos…
 Identificando maneiras de prepará-lo
para o seu papel e responsabilidades
 Descrevendo os projetos em
andamento que você precisará
realizar no decorrer do seu mandato
 Identificando questões a considerar
no momento em que o seu clube faz a
transição para a próxima equipe de
liderança
Treinamento para Secretários de Clube
65
Planejando a sua Equipe
Preencha as páginas 11 e 12 em sua apostila para
dar-lhe acesso rápido às suas responsabilidades
durante o mandato.
Treinamento para Secretários de Clube
66
Planejando a sua Equipe
Preparando-se para o seu mandato
Antes de tomar posse oficialmente, há várias medidas que
você pode tomar para se preparar melhor.
 Participar do treinamento para dirigentes de clube
 Reunir-se com o atual secretário de rever as questões
pendentes
 Se você usar o MyLCI para relatórios, crie a sua conta e
analise os materiais de treinamento
 Verifique se as informação sobre os associados e
dirigentes estão corretas na lista de associados e na sede,
bem como no DM e distrito
 Trabalhe junto ao presidente do clube e tesoureiro no
tocante ao orçamento anual e ajude na formação de
todas as comissões
Treinamento para Secretários de Clube
67
Planejando a sua Equipe
Você deverá fazer o seguinte todos os meses:
 Participar das reuniões do clube e da diretoria
Mensalmente
 Enviar o Informe Mensal de Movimento de Associados
 Enviar relatório de atividades
 Mantenha os registros de associados sempre
atualizados
 Arrecadar e entregar o dinheiro ao tesoureiro obtendo
um recibo
 Responder / enviar cartas e correspondências
Treinamento para Secretários de Clube
68
Planejando a sua Equipe
Você deverá fazer o seguinte todos os trimestres:
Trimestralmente
 Participar da reunião da divisão junto com o presidente
do clube
 Reportar ao presidente e à diretoria sobre qualquer
problema de inadimplência e as medidas tomadas para
coletar os fundos devidos
Treinamento para Secretários de Clube
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Planejando a sua Equipe
Semestralmente
Duas vezes ao ano você deverá:
 Confirmar a lista de associados com LCI comparando-a
com a lista de quotas semestrais que é enviada ao
tesoureiro junto com os registros do clube
 Trabalhar com o tesoureiro do clube para emitir
extratos de quotas semestrais para cada associado e
conciliar outras obrigações financeiras devidas ao clube
(o seu clube pode optar por fazer isso trimestral ou
anualmente)
Treinamento para Secretários de Clube
70
Planejando a sua Equipe
Conforme necessário
Outras funções, conforme necessário:
 Revisar os novos pedidos de afiliação completos e
arquivar nos registros do clube
 Encaminhar informações sobre novos associados para
LCI
 Solicitar materiais para clubes e prêmios de LCI ou do
fornecedor local
Treinamento para Secretários de Clube
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Planejando a sua Equipe
Após a eleição anual, você deverá:
Época de eleição
 Enviar o Relatório Anual de Dirigentes de Clube
(PU101)
 Receber e distribuir informações sobre a convenção de
Distrito, DM e internacional
 Solicitar prêmios de LCI e Distrito para oferecimento
aos associados
Treinamento para Secretários de Clube
72
Planejando a sua Equipe
Você chegou
ao finalum
do seu
mandato
comono
secretário
do
ainda exercerá
papel
importante
sucesso futuro
clube.
do clube ao planejar uma transição eficaz.
Final do Mandato
 Você deve verificar os registros de frequência 100% e os
anos de prêmios por serviços
 Preparar novo formulário de frequência para o próximo
ano
 Preparar o relatório anual de atividades, doações,
horas, etc, para o banquete de fim de ano ou reunião
 Confirmar se todos os arquivos do clube estão
atualizados e prontos para serem transferidos para o
secretário entrante do clube
 Reunir-se com o secretário entrante para rever os
registros e questões pendentes
Treinamento para Secretários de Clube
73
Planejando a sua Equipe
Quais são as metas que você espera atingir durante o seu
mandato como secretário do clube?
Faça uma lista na página 13 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
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Planejando a sua Equipe
O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos
Antes
de terminar…
online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos
associados.
Recursos adicionais
Considere fazer os seguintes cursos online:
Como escrever a sua própria declaração de missão
Estabelecimento de Metas
Gerenciamento da Mudança
Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem
podem ser encontradas aqui.
Treinamento para Secretários de Clube
75
Bem-vindo à Seção 5:
Recursos
Abra a página 14 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube
76
Você terá muitas coisas para se lembrar
quando você começa o mandato como
secretário do clube.
Sempre que desejar, você poderá rever toda
esta apresentação ou voltar para uma seção
específica.
Treinamento para Secretários de Clube
77
Recursos
Você pode obter conhecimentos e informações adicionais ao familiarizar-se
com os documentos e materiais de treinamento no seguinte website de
Lions Clubs International.
Páginas na Web:
MyLCI
Orientação para dirigentes de clube
Centro de Recursos de Liderança
Centro Leonístico de Aprendizagem
Recursos para Associados de Lions Clubess
Gerenciamento de Clubes
Treinamento para Secretários de Clube
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Recursos
Tutoriais do vídeo sobre o MyLCI:
Introdução ao MyLCI
Com usar o site do MyLCI
Publicações:
Estatuto e Regulamentos
LA-1 – Internacional
LA-2 – Padrão de Clube
LA-4 – Distrito
Manual da Equipe de Dirigentes de Clube
A Arte do Reconhecimento
Treinamento para Secretários de Clube
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Conseguimos cumprir nossos objetivos?
Neste módulo online tivemos a oportunidade de:
 Examinar o propósito do seu clube e a posição
importante que os clubes ocupam dentro da estrutura de
Lions Clubs International
 Resumir as diversas responsabilidades que serão da sua
alçada como secretário do clube
 Fornecer links e recursos adicionais necessários
Treinamento para Secretários de Clube
80
O próximo passo será o de concluir o treinamento para
secretário
clube
em nível distrital.
Aqui
vocêdoobterá
Parabénsde
por
ter concluído
a primeira
parte
seu
informações
adicionais epara
poderá
discutir de
sobre
o trabalho em
Treinamento
Secretário
Clube.
equipe dos dirigente do clube, além de estabelecer metas e
criar planos de ação .
Treinamento para Secretários de Clube
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Obrigado por participar!
Caso tiver perguntas, favor entrar em
contato:
[email protected]
Treinamento para Secretários de Clube
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