WORD
Professor: Leandro Crescencio
E-mail: [email protected]
http://www.inf.ufsm.br/~leandromc
Colégio Politécnico
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WORD
• Mala direta
– Cartas Modelo
– Mesclar
– Etiquetas de endereçamento
• Formulários
– Barra de Ferramentas de Formulário
– Campo de Texto, caixa de seleção, campo suspenso
– Proteger Formulário
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Mala Direta
• Recurso que permite o preenchimento automático de um
determinado documento baseado em um banco de dados
com informações relevantes.
–
–
–
–
Carta igual para um grande número de pessoas
Avisos
Etiquetas
Cartões
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Mala Direta
• Documento Principal
– Este é o documento real que você está produzindo. Ele pode
ser uma carta padronizada, etiqueta, envelope ou catálogo. O
documento principal contém o texto e a formatação original
que permanecerão os mesmos para cada cópia da carta bem
como os campos que armazenam as informações de cada
destinatário;
• Origem de Dados
– Este é o documento que contém os dados que você mesclará
no documento principal. Ele é organizado em registros, um
para cada destinatário. Cada registro é composto de campos
individuais para partes específicas das informações, como
nome, endereço, telefone, etc.
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Mala Direta – Carta
• Passo 01: Criar o Documento Principal.
– Crie a carta com a formatação padrão e todos os dados que
desejar, caso possua um modelo ele pode ser utilizado como
documento base.
• Passo 02:
– menu Ferramentas/Carta e correspondências/ Mala Direta
Assistente de Mala Direta com 6 Etapas
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Mala Direta – Carta
• Passo 03: Etapa 1 de 6
• Selecione o tipo de documento que está trabalhando
Cartas – Envia cartas a um grupo de pessoas;
Emails – Envia emails para um grupo de pessoas;
Envelopes – Imprime envelopes para um grupo de pessoas;
Etiquetas - Imprime etiquetas de endereçamento para um
grupo de pessoas;
– Diretório – Cria um documento com uma lista de endereços.
–
–
–
–
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Mala Direta – Carta
• Passo 04: Etapa 2 de 6
• Nesta etapa você escolhe como deseja configurar seu
documento:
– Usar documento atual – caso o documento que estamos
trabalhando já esteja formatado com o a nossa carta padrão
– Iniciar com base em um documento – caso iremos criar um
documento novo em qual basearemos nossa carta
– Iniciar com base em um documento existente – no caso de já
possuirmos um arquivo com nossa carta salva.
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Mala Direta – Carta
• Passo 05: Etapa 3 de 6
• Nesta terceira etapa podemos escolher os destinatários, ou
seja, a relação de pessoas que irão receber nossa
correspondência. As opções são:
– Usar uma lista existente – a lista pode estar armazenada em
qualquer documento com os dados, Banco de Dados Access,
Tabela do Word, ou Planilha do Excel;
– Selecionar nos contatos do Outlook – a lista será baseada nos
contatos armazenados no Outlook;
– Digitar uma nova lista – Criar uma base de dados nova,
salvando um arquivo externamente ao nosso documento, onde
estarão todas informações necessárias.
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Mala Direta – Carta
• Se não possuímos uma lista de endereços, escolha a
terceira opção e logo após na opção Criar, no meio da tela.
• A partir desta janela exibida, podemos iniciar a digitação
dos dados de contatos. A lista de campos para informações
é personalizável.
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Mala Direta – Carta
• Para excluir campos, selecione-os na lista e depois clique no
botão Excluir. Agora podemos adicionar um novo campo,
clicando no botão Adicionar. Para mudar um campo de
nome, clique no botão Renomear.
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Mala Direta – Carta
•
Durante a digitação, existe a possibilidade de nos movimentarmos
entre os já cadastrados através do botão de navegação:
–
–
–
–
•
Primeira: Exibe o primeiro registro;
Anterior: Exibe o registro anterior ao registro atual;
Próxima: Exibe o próximo registro do registro atual;
Última: Exibe o último registro.
Ao terminar de digitar todos os registros, clique no botão Fechar,
a caixa Salvar Como será aberta. Salve os dados com o nome
desejado: Dados Alunos, por exemplo.
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Mala Direta – Carta
•
•
A caixa abaixo se abrirá mostrando todos os clientes cadastrados.
Para classificar esses nomes em ordem alfabética, crescente ou
decrescente, clique no título da coluna. Para não incluir um
registro na mala direta, desmarque a caixa de seleção posicionada
no início dos registros.
Ao terminar confirme com OK. E avance pra Próxima etapa
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Mala Direta – Carta
• Passo 06: Etapa 4 de 6
• Usaremos a Barra de ferramentas de Mala Direta que deve
estar ativa.
• Nesta etapa, vamos inserir no documento os campos que
acabamos de criar. Posicione o cursor na carta, no local
desejado.
• Clique no botão Inserir campos de mesclagem .
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Mala Direta – Carta
•
•
Selecione o campo e insira no local desejado na carta.
Quando um campo é inserido na carta, ele aparece com a
seguinte aparência:
– «Nome»
– «Endereço»
– «Telefone»
•
Este é um campo mesclado.
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Mala Direta – Carta
• Passo 07: Etapa 5 de 6
• Etapa de visualização das cartas com os dados mesclados.
Podemos visualizar uma carta por vez.
• Se você optar por imprimir as cartas nesta etapa, somente
será impressa a carta com o destinatário atual.
• Para visualizar e imprimir todas as cartas de uma vez,
clique na opção Próxima.
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Mala Direta – Carta
• Passo 08: Etapa 6
•
•
Etapa final onde realizamos a impressão das cartas geradas.
Duas opções:
•
A opção Imprimir envia o documento para a impressora,
imprimindo quantas cartas forem necessárias.
A opção Editar cartas individualmente cria um novo documento
com todas as cartas. A caixa abaixo será aberta:
•
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Mala Direta – Etiquetas
• Etiquetas de Endereçamento
• menu Ferramentas/Carta e correspondências/ Mala Direta.
• Etapa 1
– Nesta primeira etapa escolha Etiquetas e clique em Próxima.
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Mala Direta – Carta
• Etapa 2
• Na segunda etapa você escolhe como deseja configurar
suas etiquetas:
– Alterar o layout do documento;
– iniciar com base em um documento existente.
• Selecione a primeira opção e clique, no meio da tela em:
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Mala Direta – Etiquetas
• Etapa 3
• Nesta etapa vamos escolher os destinatários. Clique em
Usar uma lista existente. No meio da tela, clique na opção
Procurar. Na caixa de abrir, escolha a fonte de dados que
você criou e clique em abrir.
• Clique na opção Próxima
• Etapa 4
• Utilize o botão Inserir campos de mesclagem
para inserir
os campos na folha de etiquetas. Lembre-se de inserir os
campos na primeira etiqueta e ao terminar clique no botão
Atualizar todas as etiquetas. Clique na opção Próxima.
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Mala Direta – Etiquetas
• Etapa 5
• Nesta etapa você pode visualizar as etiquetas. Clique na
opção Próxima.
• Etapa 6
• Conclua a mesclagem. Observação: Siga os mesmos passos
para criar envelopes, emails e diretórios.
Para imprimir envelopes e etiquetas para uma única pessoa,
clique no menu Ferramentas/ Cartas e correspondências/
Envelopes e etiquetas.
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Formulários
• Formulários servem para realizarmos cadastros ou registros
de determinada informação no nosso documento.
• Para iniciar a criação de formulários, devemos adicionar a
barra de ferramentas Formulários
• Clicar no menu Ver, opção Barras de ferramentas,
Formulários. Ou botão direito na área destinada à barra de
ferramentas e marcar a exibição da Formulários.
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Formulários
• Passo 01: Criação do Formulário
– Podemos utilizar algum modelo existente
– Criar um documento novo
– Importante que deixemos os espaços onde haverá a edição do
nosso formulário.
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Formulários
• Tipos de Campos
1. Campo de Formulário Texto
•
Insere um campo de edição pra texto no formulário
2. Campo de Formulário Caixa de Seleção
•
Insere uma caixa de seleção clicável no formulário
3. Campo de Formulário Suspenso
•
Insere um campo de seleção suspenso (Combos).
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Formulários
• Proteger Formulário
– Este botão protege o formulário, impedindo novas alterações
– Não se esqueça de ativar esse botão antes de distribuir o seu
formulário. Com ele ativado, não podemos mais editar nenhum
outro ponto do documento, apenas o campo de texto que
inserimos.
– Uma observação importante: sempre que clicamos no botão
“Proteger Documento”, perdemos o histórico de alterações do
arquivo, não sendo possível voltar atrás usando o recurso
Undo (Ctrl+Z).
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Formulários
•
Campo de Formulário Texto
– Dê um clique duplo no campo de caixa de texto e conseguimos
definir e alterar as propriedades do campo.
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Formulários
•
Campo de Formulário Suspenso
– Cada um desses Combos deve possuir alguns itens. Dê um
duplo clique sobre o campo.
– Nas propriedades devemos inserir todas opções referente a
cada combo.
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Formulários
• Protegendo o Formulário com senha
– Vimos, que, clicando em Proteger Formulário, alternamos
entre modo de design e de preenchimento. Porém, quando
enviarmos o formulário para os nossos destinatários, qualquer
um deles poderá fazer o mesmo, tendo acesso ao modo de
design.
– A solução é usar a proteção de documentos do Word. Com o
formulário desprotegido, vá em Ferramentas Proteger
documento. Selecione a segunda caixa de seleção (Restrições
de edição) e escolha a opção “Preenchendo formulários”.
– Clique em “Sim, Aplicar Proteção” e o Word lhe
pedirá para inserir uma senha.
– A partir daí, apenas quem souber a senha pode
desproteger o documento e editá-lo, mas os campos
de formulário continuarão acessíveis.
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