Dicas
Confira algumas
dicas de Excel
O Excel possui uma enorme quantidade de funções e facilidades
desconhecidas que, ao serem utilizadas, podem otimizar seu trabalho
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Evite surpresas ao imprimir
Você terminou sua planilha e mandou imprimi-la. Ao
invés de receber uma coleção de páginas com uma
seqüência lógica, aparece uma confusa mistura de pedaços de
planilha impressos sem nenhum critério. O que deu errado?
Dependendo da planilha, a explicação pode ser que ela não
cabe em uma única folha. Então o Excel a subdivide em trechos
e imprime cada um em uma página. Solução: acesse Arquivo >
Configurar Página. Em Planilha > Ordem da página, escolha
se o Excel vai começar a imprimir o que couber em cada folha,
deslocando-se de cima para baixo até a base e depois passando
para o topo do conjunto seguinte ou se começa imprimindo na
horizontal e depois passa para as folhas de baixo.
2 Copie dados de uma
seqüência vertical para
uma horizontal
Você tem uma tabela com uma coluna
de itens que gostaria de usar como a
primeira linha de uma nova tabela?
Para não ter que redigitar tudo, selecione as células desejadas na coluna e
copie-as. Em seguida, coloque o cursor
na posição inicial da nova tabela e
acione Editar > Colar Especial. Na caixa de diálogo que se abre,
marque a caixa Transpor.
3 Como quebrar linhas dentro das células?
Para quebrar linhas dentro das células de um jeito simples, sem
acessar menus, é só digitar algum texto dentro de uma célula
e pressionar Alt + Enter para inserir retorno forçado, iniciando
uma nova linha dentro daquela célula. Depois, digite mais texto
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e pressione Enter. O Excel irá dar quebra de linha para que todas caibam no espaço da célula.
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O que significa ##### na
minha célula?
Quando você faz uma fórmula, surgem caracteres (###) estranhos na célula? O Excel está apenas informando que não tem
espaço para mostrar o resultado da sua fórmula. Para resolver
basta dar um duplo clique na margem direita do cabeçalho da
coluna onde está a célula afetada.
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Como mover uma região
de dados?
Selecione, com o mouse, toda a região que quer mudar de
lugar. Clique com o botão esquerdo do mouse em qualquer
borda da região (o cursor muda para uma seta). Depois, é só
manter pressionado o botão enquanto você move toda a região para o novo local.
6 Como preencher uma
região com dados de uma
lista do Excel
Digite o dado na primeira célula (exemplos: Dezembro ou Sábado) e clique com o mouse no canto inferior direito da célula
inicial (o cursor vai se transformar em uma pequena cruz). Aí é
só arrastá-la até marcar toda a região desejada. Solte o botão
do mouse e pronto!
7 Some os números
de uma região
Basta selecionar com o mouse toda a região que contém os
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números a somar e clicar no botão de Soma (marcado com o
símbolo de Somatória - letra grega: Sigma).
8 Hiperlinks como atalho
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Criar gráfico a partir de
uma seqüência
Para criar um gráfico a partir de uma seqüência de células, basta digitar Alt + F1 ou simplesmente clicar em F11.
Quem trabalha muito com o Excel, geralmente fica
mudando de uma pasta para outra ou então muda de planilhas constantemente. Para poupar tempo, evite fazer ações repetidas e inclua hiperlinks em suas planilhas. Basta selecionar
uma palavra e clicar no ícone de hiperlink. Selecione o arquivo
do qual deseja criar o link e pronto.
13 Quantas planilhas você quer?
No Excel, sempre que você abre uma nova pasta de
trabalho são apresentadas quatro planilhas, indicadas pelas
orelhas na parte inferior esquerda da tela. Caso você deseje aumentar ou diminuir o número de planilhas, acione Ferramentas > Opções. Na opção Geral, indique o número desejado na
caixa que tem a seguinte legenda: Número de planilhas na
nova pasta. Você pode também clicar com o botão direito sobre uma planilha no canto inferior da tela e selecionar a opção
Inserir > Planilha.
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Localizar
rapidamente
Quando se trabalha com uma pasta com
muitas planilhas, os acessos a algumas
delas não ficam visíveis. É preciso clicar
repetidamente nas setas localizadas à esquerda até encontrar a planilha desejada.
Para localizar rapidamente planilhas fora de
vista, clique com o botão direito do mouse
nessas setas. O Excel apresentará um menu
com a lista completa das planilhas.
10 Somar rapidamente
Para visualizar o valor de uma soma de um conjunto de
células, basta selecioná-las e olhar o resultado no rodapé do Excel.
11 Selecionando intervalos
Todo mundo sabe que se pode selecionar uma coluna
ou uma linha inteira clicando sobre seu cabeçalho. Mas quantos
sabem que o mesmo efeito pode ser obtido acionando os atalhos Ctrl + Barra de espaço (para a coluna) e Shift + Barra de
espaço (para a linha)? E tem mais, acionando-se sucessivamente esses dois atalhos, seleciona-se toda a planilha.
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O Excel parou de calcular?
É fácil resolver
Para resolver, dê o comando Ferramentas > Opções e, na caixa
de diálogo que se abre, traga para o primeiro plano a opção
Cálculo. Ative a opção Automático. Retorne à planilha e veja
que a operação foi normalizada.
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Como converter texto para
colunas?
Você pode eliminar o uso de fórmulas para dividir uma coluna
de texto (em diversas colunas de textos), quebrando o texto
por espaçamentos fixos, por tabulação, ou por espaço etc. Acesse o menu Dados > Texto para colunas (ou então pressione
a teclas ALT + D + E). É iniciado um “assistente” do Excel que o
guiará por todas as etapas necessárias à conversão pretendida.
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Colocando botão para
imprimir uma região
Opção rápida para imprimir uma área da planilha. Adicione
o botão Definir Área a Imprimir à sua barra de ferramentas.
Para isso, acesse o menu Ferramentas > Personalizar. Acesse
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Dicas
Comandos > Categorias > Arquivo. Ainda em Comandos,
ache o ícone Definir área de impressão e arraste-o para
a posição desejada na barra de ferramentas. Nas próximas
vezes que quiser imprimir uma área, selecione-a e clique no
botão recém-definido.
17 Como fazer com que o di-
retório padrão não seja o
“Meus Documentos”?
Quando o Excel é instalado, ele aponta a pasta Meus Documentos como o local padrão para ler e gravar planilhas. Para mudar
esse padrão, selecione Ferramentas > Opções. Em Geral,
localize o campo Local Padrão do Arquivo, digite o caminho
completo e pressione OK.
18 Duas planilhas na tela
No Excel, você pode ver mais de uma planilha na
mesma tela. Para isso, acione Janela > Nova Janela. Você tem
agora duas cópias da mesma pasta de trabalho. Para vê-las,
volte ao menu Janela e escolha Organizar > Horizontal. As
duas pastas vão se apresentar, dividindo a tela.
Uma opção. Acesse
Exibir > Barras
de ferramentas >
Personalizar. Em
Comandos > Ferramentas, localize o
ícone da calculadora
(Personalizar), arraste-o com o botão
esquerdo e solte-o
no ponto que escolher da Barra de ferramentas. Sempre que
precisar da calculadora, basta clicar no novo ícone.
21 Teclas de atalho
A combinação Ctrl + F copia o conteúdo (inclusive
fórmulas) da célula acima para a célula ativa; Ctrl + ; (ponto-evírgula) insere a data corrente na célula ativa e Ctrl + Shift + :
(dois-pontos) insere a hora corrente.
22 AutoConclusão
A função AutoConclusão completa o conteúdo de uma
célula baseado no conteúdo das células da mesma coluna quando
os primeiros caracteres coincidentes são digitados. Caso isso não
aconteça, acesse o menu Ferramentas > Opções > Editar e marque a caixa Ativar AutoConclusão para valores de células.
23 Auto Conclusão II
O único problema da opção AutoConclusão é que, depois que você entrou com diversos valores que começam com
os mesmos caracteres, nem sempre o valor apresentado pela
função é aquele que você deseja. Quando isso ocorrer, use o
atalho Alt + Seta para baixo. Irá surgir uma lista com os valores
disponíveis e, para escolher um, basta percorrê-la com a seta e
teclar Enter sobre o valor desejado.
24 Inserindo dias da semana
19 Mude os nomes das planilhas
Quando se trabalha com uma grande pasta de trabalho, é uma boa prática batizar as planilhas com nomes relativos
a seu conteúdo em vez de manter os nomes padrão “Plan1”,
“Plan2” etc. Para mudar o nome, selecione a guia, execute um
duplo clique sobre ela e digite o novo nome.
20 Usando a calculadora
Você está montando uma complexa planilha no Excel
e precisa fazer um cálculo auxiliar que não deve constar na
planilha - uma pequena conta, só para verificar uma hipótese.
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em suas datas
Para saber o dia da semana correspondente a qualquer data,
siga o exemplo. Abra uma nova planilha e crie na coluna C um
conjunto de datas, iniciando em C1 e seguindo até C5. Agora,
passe para a primeira célula da coluna anterior (no caso, B1), digite a fórmula =C1 e tecle Enter. Isto fará com que B1 contenha
a mesma data que C1. Volte com o cursor para B1, mantenha a
tecla Shift pressionada e com a seta para baixo selecione todas
as células da coluna B situadas em frente às datas da coluna C.
Depois, tecle Ctrl + D para propagar a fórmula para as células
selecionadas. Você terá duas colunas contendo datas idênticas,
ambas no mesmo formato. Selecione todas as células de uma
delas e acione o menu Formatar > Células. Em Número >
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Categoria, selecione à entrada Personalizado. Na janela da direita, procure um formato correspondente a data e clique sobre
ele. Agora, clique na caixa de entrada de dados abaixo de Tipo e
substitua seu conteúdo por dddd. Clique em OK: o Excel exibirá
o dia da semana ao lado de cada data.
alunos. Se um aluno tirar média final maior ou igual a 5, ele
estará aprovado. Em caso negativo, estará reprovado. Coloque o cursor na célula E2 (confira imagem) e digite a fórmula =SE(D2>=5;”APROVADO”;”REPROVADO”. Copie a
fórmula por todas as demais células da coluna E, até a linha
6. Pronto, já podemos ver os resultados.
25 Mantendo os títulos
sempre à vista
Imagine que você está trabalhando com uma planilha que
contém, na linha superior, os nomes das colunas e, depois de
inserir vários dados, começa a deslocar a célula ativa para baixo. Em um determinado momento, as primeiras linhas desaparecem, o que pode ser extremamente inconveniente, uma vez
que são justamente as linhas que contêm os títulos das colunas
e, depois de algum tempo, já não se sabe mais com que dados
se está trabalhando. Mas, há um recurso para evitar isso. Acesse o menu Janela e clique em Congelar painéis. Experimente.
Carregue uma planilha, congele os painéis, mova o cursor e
perceba quanto esta função pode ser útil. Para desativá-la, basta acionar a mesma entrada (que, com os painéis congelados,
se transforma em Descongelar painéis) do menu Janela.
26 Excluindo linhas ou colunas
Se você precisa excluir linhas ou colunas de sua planilha, o Excel fornece diversas opções. Mas, há uma forma menos
conhecida: clique com o botão direito do mouse sobre uma célula qualquer, escolha a opção Excluir do menu que então se
abre, marque um dos botões (Linha inteira ou Coluna inteira
na janela Excluir) e confirme clicando no botão OK.
27 Verifique a ortografia em
toda pasta de trabalho
Antes concluir uma planilha, é sempre aconselhável submetêla a uma verificação com o corretor ortográfico. O problema é
que alguns projetos se estendem por diversas planilhas e o comando somente afeta a planilha corrente. Isto obriga você a repetir o processo para cada planilha a ser verificada. No entanto,
é simples automatizar o procedimento de modo que todas as
planilhas da mesma pasta de trabalho sejam verificadas: basta
selecioná-las todas. Assim, ao comandar a verificação ortográfica, ela abrangerá todas as planilhas.
28 Respostas condicionais
É muito comum termos que colocar, como resultado final de um cálculo, uma resposta, composta por uma
palavra ou sentença, condicionada ao resultado numérico
obtido. A isso chamamos de Respostas Condicionais. Um
bom exemplo, é o controle de aprovação de uma classe de
29 Utilize a tecla Shift para
agilizar trabalhos
A tecla Shift tem algumas funcionalidades interessantes no
Excel. Confira algumas: ao clicar no botão Imprimir com a
tecla Shift pressionada, a função será invertida para Visualizar impressão. Outra possibilidade ocorre quando clicamos sobre o botão Salvar com a tecla Shift pressionada;
ele se transformará em Abrir.
30 Ordenar letras maiúsculas
e minúsculas
O Excel não faz distinção entre letras maiúsculas e minúsculas numa classificação, mas, se precisar ordenar uma coluna
considerando o tamanho das letras, você poderá mudar um
parâmetro do Excel e conseguir esse resultado. Esse recurso
é muito útil quando temos listas que incluem siglas ou nomes iguais, porém, com caixa alta e baixa. Para isso selecione o menu Dados > Classificar. Clique no botão Opções e
marque a caixa Diferenciar maiúscula de minúscula.
31 Exibir linhas em uma
célula do Excel
Normalmente, a célula do Excel não permite que você veja
todo o texto inserido. Se você quiser exibir o texto completo
em várias linhas dentro da célula, segure a tecla Alt e pressione
Enter para inserir a quebra de linha.
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