PROCEDIMENTO PARA INSCRIÇÃO
COMO MEMBRO DA ASSOCIAÇÃO 4C
NO MARCO DE EQUIVALÊNCIA DOS
PADRÕES DE REFERÊNCIA
COM A RAINFOREST ALLIANCE
Índice
1.
Objetivos ...................................................................................................................... 2
2.
Escopo .......................................................................................................................... 2
3.
Documentação ............................................................................................................. 2
4.
Referência..................................................................................................................... 2
5.
Definições e informações .............................................................................................. 3
6.
Procedimento ............................................................................................................... 4
7.
Disposições gerais ......................................................................................................... 8
No caso de documentos traduzidos para outros idiomas afora o inglês, a versão na língua inglesa é a definitiva e prevalecerá. A Associação 4C se isenta de
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1. Objetivos
O objetivo deste procedimento é:
•
Estabelecer métodos coerentes para manejar todas as solicitações de entidades certificadas pela
Rainforest Alliance que queiram fazer parte da Associação 4C.
•
Ajudar aos solicitantes a ter uma visão clara das etapas, da cronologia e dos documentos
necessários para dar andamento à solicitação.
2. Escopo
Este procedimento somente se aplica a entidades certificadas pela Rainforest Alliance (RA). Os solicitantes
certificados conforme outros mecanismos deverão seguir os procedimentos de inscrição que lhes digam
respeito.
Todas as entidades certificadas pela Rainforest Alliance (fazendas individuais ou grupos de fazendas) que
solicitem Licenças da 4C deverão seguir este procedimento.
3. Documentação
Os seguintes documentos deverão ser preenchidos e enviados à Secretaria da 4C para que a inscrição seja
processada:
•
Formulário de inscrição como Membro da 4C (p.ex. 4CDoc_027_Registration form_Producers)
ou formulário de inscrição para produtores-exportadores ou para o setor de comércio e
indústria.
•
Mapa de parceiros de negócio – (4CDoc_033_Business Partner Mapping).
•
Auto-avaliação (4CDoc_021_SelfAssessment-4CUnits).
•
Código da certificação da Rainforest Alliance.
•
Lista dos membros do grupo de acordo com a certificação da Rainforest Alliance.
•
Resumo do relatório da auditoria da Rainforest Alliance (incluindo os relatórios de
descumprimento – especialmente com referência ao requisito 1.5 da cadeia de custódia, versão
de agosto de 2007, se houver).
4. Referência
Os solicitantes deverão se inteirar dos seguintes documentos ao apresentarem sua inscrição e ao se
tornarem membros da Associação 4C:
•
Lista de membros da 4C (aos quais o novo membro poderá vender café que cumpra os critérios
da 4C).
•
Regras de participação – (4CDoc_002_Rules of Participation).
•
Pontos essenciais da 4C – (4CDoc_001_4C Essentials).
•
Diretrizes de comunicação – (4CDoc_003_CommunicationGuidelines).
•
Verificação de Adendo da 4C (4CDoc_046_AddendumVerification).
•
Guia de implementação do código – (4CDoc_045_4C Code Implementation Guidance).
•
Diretrizes e critérios para contribuições em espécie – (4CDoc_037_Guidelines & Criteria_inkind-support)
4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.1_pt.doc
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5. Definições e informações
5.1. RA
Abreviatura de “Rainforest Alliance”.
5.2. Entidade
No caso da Rainforest Alliance, a entidade poderá ser uma fazenda individual ou um grupo de
fazendas com a certificação da Rainforest Alliance.
5.3. Solicitante:
Qualquer entidade certificada pela Rainforest Alliance que solicite o ingresso como membro na
4C.
5.4. Unidade 4C
O termo “Unidade 4C” foi criado para definir uma entidade operacional que quer ser parte da
cadeia de suprimentos da 4C; aplicando o Código de Conduta 4C e recebendo uma verificação
de confirmação. Essa entidade, composta por um grupo informal de pessoas ou por uma
cooperativa bem estruturada, pode ser estabelecida em diversos níveis da cadeia. O conceito
“Unidade 4C” possibilita a ampla participação de diferentes participantes e estruturas da
cadeia de suprimentos do café em todo o mundo.
5.5. Entidade Administradora/Gestora
Pessoa ou grupo de pessoas que são responsáveis por:
•
Trocar informações com a Secretaria da Associação 4C.
•
Inscrever a Unidade 4C na Secretaria da Associação 4C.
•
Organizar a implementação das práticas básicas de sustentabilidade e introduzir
atividades de melhoria dentro da Unidade 4C.
•
Organizar / Prover o acesso aos serviços de apoio para seus parceiros de negócio, por
meio da Associação 4C e suas parcerias.
•
Preencher os vários documentos e formulários (por exemplo, Auto-avaliação, Mapa de
Parceiros de Negócio, etc.).
•
Preparar a verificação em conjunto com a Secretaria da Associação 4C.
•
Assegurar que os parceiros de negócio preencham os requisitos definidos no Código 4C.
•
Monitorar o desempenho dos parceiros de negócio da Unidade 4C de maneira periódica
para se assegurar que as melhorias estão sendo implementadas ao longo do tempo.
5.6. Parceiros de negócio (BP)
Qualquer participante ao longo da cadeia de suprimentos de café até o nível da administração
da entidade certificada pela Rainforest Alliance que tenha contato direto com os frutos do
cafeeiro e os grãos de café.
5.7. Mapa de parceiros de negócio (BPM):
Lista de todos os parceiros de negócio com os dados pertinentes de cada um, que serve como
ferramenta útil para a administração das entidades certificadas pela Rainforest Alliance
combinada com seus sistemas de controle interno de gestão.
4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.1_pt.doc
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6. Procedimento
6.1. Fluxograma da inscrição e licenciamento
4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.1_pt.doc
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6.2. Explicação detalhada do fluxograma
1.1 Como resultado da estreita cooperação entre a Rainforest Alliance e a 4C, você, como fazenda ou
grupo de fazendas certificadas pela Rainforest Alliance, pode desfrutar da possibilidade de se inscrever na
4C, para fazer parte da Associação e da cadeia mundial de suprimentos de café 4C. Ao fazê-lo, você
poderá vender seu café certificado pela Rainforest Alliance também como café que cumpre os critérios da
4C. Portanto, se decidir escolher esta possibilidade, continue com a etapa 1.2 a seguir.
1.2 + 1.3 Você pode contatar a Secretaria da 4C ou visitar o site na internet
(www.4c-coffeeeassociation.org) para verificar quais são os membros da 4C e se você faz parte ou não da
lista dos membros existentes. Se fizer, continue com a etapa 1.6; caso contrário, continue com a etapa
1.4
1.4 + 2.1 Você deverá preencher o formulário de inscrição como Membro da 4C
(p.ex. 4CDoc_027_Registration form_Producers) e, em seguida, enviar para a Secretaria da 4C. Se precisar
de apoio, você sempre poderá entrar em contato com a Secretaria da 4C.
2.2 + 1.5 Uma vez que todas as etapas tenham sido cumpridas (quando sua inscrição for concluída e você
tiver pago a taxa que lhe corresponda como membro), você receberá o certificado que o credencia como
membro da 4C, o que significa que já é membro da Associação 4C! A 4C atualizará imediatamente a lista
de Membros da 4C e a publicará em seu site na internet, para que todo comprador Membro da 4C saiba
que se quiser poderá comprar de você café que cumpre os critérios da 4C, uma vez que você tenha
recebido a Licença da 4C.
Observe que agora você é Membro da 4C, portanto terá de seguir diretrizes e regras diferentes (Regras de
participação - 4CDoc_002_Rules of Participation; Diretrizes de comunicação 4CDoc_003_CommunicationGuidelines e outros).
1.6 + 1.7 + 2.3 Agora, você deverá analisar sua própria cadeia de suprimentos do café. Como os
detentores de certificados ou licenças dos sistemas da Rainforest Alliance e da Associação 4C são
diferentes em termos de área de influência (Rainforest Alliance) e a Unidade 4C (4C) a qual pertencem,
esta etapa é necessária para compatibilizar os dois sistemas.
Neste exercício, utilizam-se o mapa de parceiros de negócio e um organograma como ferramentas que
ajudam a visualizar sua própria cadeia de suprimentos do café. Essas ferramentas se integram sem
dificuldades nos sistemas internos que você utiliza para gestão e inspeção.
Ao usar o mapa de parceiros de negócio, você verá claramente qual o integrante de sua cadeia de
suprimentos do café não faz parte da entidade certificada pela Rainforest Alliance. No Sistema 4C, todos
os participantes da cadeia que estão em contato com os frutos e os grãos de café (os parceiros de
negócio) estão incluídos nas Unidades 4C. Esses parceiros de negócio podem ser:
•
Produtores de Café
•
Unidades de benefício
•
Cooperativas
•
Apanhadores/ intermediários/ interpostos
•
Fornecedores de serviços de mão-de-obra (por meio dos quais você recruta seus trabalhadores
(permanentes ou temporários)
•
Pulverizadores de produtos químicos
•
Transportadoras, etc.
4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.1_pt.doc
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Observação importante: Você analisa sua cadeia de suprimentos somente até o seu próprio nível. Quem
compra o seu café não faz parte de sua Unidade 4C, portanto, não é necessário incluir essas pessoas em
sua análise. No fluxograma abaixo, há um exemplo de cadeia de suprimentos de café simplificada e
genérica:
Agora você tem uma visão clara de sua cadeia de suprimentos do café. Há duas opções e você terá de
escolher a que corresponde ao seu caso (A ou B):
A. Todos os participantes fazem parte da estrutura coberta pela certificação da
Rainforest Alliance
1.8.1 Neste caso, você segue neste caminho e continua na etapa 1.9, completa o formulário do Mapa de
parceiros de negócio e elabora um organograma simples, como o que utilizou na etapa anterior (1.7).
Você envia os documentos e informações abaixo para a Secretaria da 4C:
•
Mapeamento completo dos parceiros de negócio
•
Organograma da sua cadeia de suprimentos
•
O código do certificado da Rainforest Alliance
•
Lista das fazendas no âmbito da certificação da Rainforest Alliance
2.4 Em seguida, a 4C lhe designará um número de inscrição na 4C, que você deverá utilizar a partir
daquele momento em todos os documentos relacionados à Associação 4C. Ao mesmo tempo, a
Associação 4C estará em contato com a Rainforest Alliance para confirmar a validade do seu certificado e
para receber o resumo do relatório da auditoria que foi realizada em suas instalações, assim como
quaisquer relatórios de descumprimento, em especial com referência ao requisito 1.5 na cadeia de
custódia, versão de agosto de 2007, se houver algum.
2.5 + 2.6 Em seguida, seus documentos (mapa de parceiro de negócio, organograma, validade da
certificação, resumo do relatório de auditoria e lista das fazendas alcançadas pela certificação da
Rainforest Alliance) serão analisados pela Secretaria da 4C. Se tudo estiver em ordem, passe para o item
2.7. Se seus documentos (em especial o mapa de parceiros de negócio e o organograma) não estiverem
completos ou claros, a Associação 4C entrará em contato com você e lhe dará apoio para que termine de
completá-los, até que não seja necessário nenhum outro esclarecimento.
4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.1_pt.doc
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2.10 Parabéns! Sua Licença para vender café que cumpre os parâmetros da 4C já está pronta e a
caminho de seu escritório!
B. Faltam um ou mais participantes na estrutura coberta pela certificação da
Rainforest Alliance
Neste caso, você deverá preencher dois requisitos ao mesmo tempo:
•
Seguir a mesma via anterior, começando no item 1.8.1. Se tudo estiver em ordem, você
receberá um licença provisória até a próxima auditoria/certificação anual da Rainforest
Alliance, quando outros parceiros de negócio que se encontram fora da estrutura certificada
pela Rainforest Alliance serão também verificados por parte da empresa inspetora da Rainforest
Alliance. Em seguida, a licença oficial da 4C será emitida para a sua Unidade 4C.
•
1.8.2 Para obter os formulários de auto-avaliação para os parceiros de negócio que se
encontram fora da sua estrutura da Rainforest Alliance, entre em contato com a Associação 4C
ou visite o site na internet (www.4c-coffeeassociation.org). Depois, siga as etapas 1.10 + 2.7
abaixo.
1.10 + 2.7 Você deverá distribuir as auto-avaliações aos parceiros de negócio e pedir que eles preencham
os formulários e os remetam a você. Como você é o ponto de contato de sua cadeia de suprimento do
café, você deverá reenviar os formulários de auto-avaliação preenchidos por seus parceiros de negócio à
Associação 4C. Se eles necessitarem ajuda para entender o formulário e os conceitos cobertos por eles, a
Associação 4C dará apoio aos parceiros de negócio.
2.8 + 2.9 Para incluir os parceiros que faltam da cadeia de suprimentos no Sistema da 4C, é feita mais
uma verificação, que comprove a exatidão da auto-avaliação desses parceiros de negócio.
Esta verificação adicional será realizada pelo órgão de inspeção da Rainforest Alliance que realizou as
auditorias anuais e as de certificação. A verificação adicional fará parte da auditoria anual ou de
certificação mais próxima.
A verificação adicional levará no mínimo ½ dia e no máximo 2 (dois) dias, dependendo do número de
parceiros de negócio faltantes em sua cadeia. O plano de verificação será discutido e acordado pelo órgão
de inspeção e a Secretaria da 4C, caso a caso. O custo da verificação adicional será pago pela Associação
4C; portanto, você não terá de arcar com nenhum custo a mais para obter a Licença da 4C.
Se, ao fim da verificação adicional, a auto-avaliação dos sócios de negócio faltantes for confirmada, você
receberá a licença oficial de 3 anos que substitui a provisória. A verificação adicional será realizada a cada
3 anos, de acordo com o sistema de verificação da 4C e pelo mesmo órgão de inspeção da Rainforest
Alliance. As verificações regulares adicionais são pagas pela Associação 4C.
Se o resultado da auto-avaliação não se confirmar, a licença provisória expirará automaticamente. Mesmo
assim, se você quiser vender seu café como Café que Cumpre os Critérios da 4C, a Associação 4C poderá
organizar uma visita de acompanhamento da verificação adicional, porém você terá de arcar com os
custos.
4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.1_pt.doc
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7. Disposições gerais
7.1. No caso da certificação da Rainforest Alliance ser suspensa, ela informará a 4C imediatamente
sobre o acontecimento, para que a 4C possa atualizar sua lista de membros. Uma vez que a
suspensão do certificado da Rainforest Alliance seja levantada, ocorrerá o mesmo processo.
Não obstante, se você quiser manter a Licença da 4C, há duas possibilidades a serem
consideradas:
7.1.1. Você já é Membro da 4C. Neste caso, a 4C organizará uma verificação completa para sua
Unidade 4C, de acordo com o sistema de verificação, e emitirá uma nova licença para
você, se a verificação for bem-sucedida.
7.1.2. Você não é Membro da 4C. Neste caso, em primeiro lugar, você deverá contatar a 4C
para mudar de categoria (de membro para o qual foi determinada equivalência dos
padrões de referência para membro normal) e pagar a quota total que lhe corresponda.
Depois disso, a 4C organizará uma verificação completa para você conforme mencionada
no item 7.1.1 acima.
7.2. Quando você quiser ter mais parceiros de negócio (produtores de café e outros participantes ao
longo da cadeia que não fazem parte de sua fazenda ou grupo de fazendas certificadas pela
Rainforest Alliance e que não possuem a certificação da Rainforest Alliance), em sua Unidade
4C atualmente, serão bem-vindos. Neste caso, você deverá criar uma nova Unidade 4C, com
capacidade para completar, no mínimo, um contêiner de 20 toneladas métricas de café verde.
Todas as regras e regulamentos da 4C estarão em vigor nesta Unidade 4C recém criada.
(Documento de orientação sobre a implementação (4CDoc_045_4C Code Implementation
Guidance).
7.3. Como integrante de um sistema duplo, no final do ano cafeeiro, você deverá preparar e remeter
um relatório comercial anual para a 4C sobre o volume comercializado de Café que Cumpre os
Parâmetros da 4C. As diretrizes para elaborar o relatório comercial podem ser obtidas no site
da 4C ou mediante solicitação à Secretaria da 4C.
4CVerDoc_023_ RA-Application procedure_v1.1_pt.doc
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