Estudo de caso | Google Apps for Work
Mais eficiência e produtividade
com a nuvem
Antecedentes
Wilson Sons é uma das maiores operadoras de serviços portuários,
marítimos e logísticos do Brasil. O grupo foi fundado em 1837 e se
estabeleceu como renomada prestadora de serviços pela gestão de seus
negócios.
Resumo
O que eles queriam fazer
• Implementar uma plataforma altamente
confiável que atendesse às diversas
necessidades de negócios
• Criar uma cultura de eficiência e
colaboração interna
• Implementar uma plataforma robusta,
porém simples e intuitiva
O que eles fizeram
• Fizeram uma busca no mercado e
testaram várias plataformas
simultaneamente
• Avaliaram cada ferramenta do Google
Apps for Work
• Guardaram todas as informações da
empresa no Google Apps para facilitar
o acesso e compartilhamento de
informações
O que eles conseguiram
• Colaboração e engajamento interno
• Melhor gerenciamento de conteúdo e
compartilhamento de informações
• Mais eficiência e colaboração,
estimulando a inovação
• Produtividade aumentada em 10%
• Redução da quantidade de viagens
• Desativação de 8 servidores de arquivos
A empresa buscava uma solução de nuvem que melhorasse a eficiência e
produtividade no ambiente de trabalho. A migração para o Google Apps for
Work foi realizada em novembro de 2012.
Desafios
A companhia possuía uma tecnologia de comunicação defasada e bastante
limitada que não permitia qualquer mobilidade e desejavam mudar para
uma plataforma robusta e que propiciasse mais colaboração entre os
funcionários.
O desafio era migrar de plataforma, mas sem gerar uma ruptura
organizacional, ou seja, adotar uma solução que oferecesse um serviço fácil
e intuitivo para todas as pessoas. “A migração imediata com mais de 2 mil
usuários não seria simples, o desafio era aculturar os colaboradores sem
causar impacto em suas rotinas de trabalho”, disse Guilherme Cruz, Diretor
de Tecnologia da Informação da Wilson Sons.
Segundo Guilherme, a empresa decidiu explorar soluções que se
encaixassem melhor com os objetivos de negócios e de TI. ”Fizemos uma
busca no mercado e testamos várias plataformas ao mesmo tempo.
Queríamos mudar a cultura organizacional e o Google possibilitou isso”,
enfatizou.
“As ferramentas do Google aproximam as pessoas. A construção de uma
apresentação, por exemplo, produzida por todos simultaneamente, traz mais
transparência e engajamento entre os colaboradores. Outro ponto a ressaltar
é que um novo colaborador, ao ingressar na empresa e ser apresentado às
ferramentas do Google, se adapta facilmente, já que está familiarizado com o
Gmail em suas atividades pessoais. Eles se sentem mais confortáveis em
trabalhar com uma tecnologia que já conhecem”, avaliou Cruz.
Sobre Google Apps for Work
Google Apps for Work é uma plataforma de
produtividade baseada em nuvem que
ajuda você e sua equipe a se conectar e
trabalhar desde qualquer lugar, em
qualquer dispositivo. Google Apps for Work
inclui Gmail, Google Agenda (calendário
compartilhado), Google Drive
(armazenamento e compartilhamento
on-line de conteúdo), e Documentos,
Planilhas e Apresentações Google (criação
de documentos e colaboração).
Para mais informações, visite:
www.google.com.br/apps
Solução
A empresa possui seis segmentos de negócios diferentes mais o
corporativo e, em todos os setores, a adesão foi bastante rápida.
Em apenas um mês, foi realizada a migração total para a nuvem.
A empresa não tinha uma ferramenta que poderia ser utilizada para
compartilhamento de documentos, tudo era feito via troca de e-mails, e
eventualmente os anexos excediam o limite de espaço de armazenamento
e envio. Com os aplicativos do Google, foi possível trabalhar apenas com
links e construir materiais em grupo facilmente; como consequência da
transformação da cultura organizacional, em que as pessoas utilizam os
aplicativos de maneira colaborativa, houve um aumento na eficiência
operacional de 10%. “A otimização do tempo é impressionante”, explicou
o cliente.
A implementação da solução e a gestão de mudanças foram feitos pela
IPNet, empresa de tecnologia parceira do Google for Work. “Sempre que
tínhamos alguma dificuldade, a IPNet se envolvia presencialmente,
reforçando o time para garantir o cronograma. Construímos um belo
trabalho em equipe e uma grande parceria que permanece até hoje”,
explicou Guilherme Cruz.
"As ferramentas do Google aproximam as pessoas. A construção de uma
apresentação, por exemplo, produzida por todos simultaneamente, traz
mais transparência e engajamento entre os colaboradores. "
- Guilherme Cruz, Diretor de Tecnologia da Informação da Wilson Sons.
Resultados
A interação entre os colaboradores ficou muito mais ágil e efetiva,
a empresa obteve otimização de custos com o uso do Hangout, solução
de videoconferência, pois a ferramenta permite maior agilidade nas
reuniões e reduz o número de viagens. A mobilidade também teve um
papel fundamental para o aumento da eficiência, todos os funcionários
podem acessar seus arquivos no Google Drive de qualquer lugar do mundo,
em qualquer dispositivo. “Desativamos oito servidores de arquivos, o que
resultou em muita economia para a empresa”, afirmou Guilherme.
Sempre pioneira, a empresa mudou para a mais nova plataforma de
comunicação e colaboração: Drive for Work, com diversos controles
adicionais e espaço de armazenamento ilimitado. A migração para o
Google fortaleceu ainda mais a capacidade do grupo para a inovação,
colaboração e garantiu a entrega de projetos importantes dentro dos
cronogramas. Além disso, a colaboração em tempo real traz mais
transparência e engajamento.
A confiabilidade de desempenho, a usabilidade e a segurança dos dados
foram decisivos na escolha do Google Drive for Work.
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