Tutorial de Notas Fiscais Eletrônicas
Geração e transmissão de NF-e
Após preencher os dados da nota fiscal, se não houver alguma informação faltando, o sistema sugere
a geração do arquivo texto necessário para a importação no emissor gratuito de nota fiscal eletrônica,
disponibilizado pela receita.
Se tudo estiver correto o sistema avisa que o arquivo texto foi gerado.
Caso tenha algum problema com a nota fiscal, corrija os erros apontados, selecione a nota fiscal e
clique em “Gerar NF-e” para tentar novamente.
1. Abra o emissor gratuito de nota fiscal eletrônica, selecione o CNPJ da empresa e clique em “Iniciar”
2. Acesse o menu “Sistema” → “Importar arquivos”
3. Clique em “Localizar”, selecione a pasta onde os arquivos texto das notas fiscais são armazenados,
selecione o arquivo a ser importado e clique em “Importar”
Observação: é possível importar mais de uma nota fiscal na mesma hora, basta selecionar os
respectivos arquivos na lista.
A apresentação de alguns avisos é comum nesta fase. O aviso sobre a versão do aplicativo emissor
pode ser ignorado.
4. Acesse o menu “Notas Fiscais” → “Gerenciar Notas”
5. Clique em “Pesquisar” (A), posicione na última página (B) caso haja mais de uma, localize sua nota
fiscal (C) e selecione-a na lista (D)
Observação: é possível processar mais de uma nota fiscal simultaneamente, basta seleciona-las na
lista. É necessário que todas as notas selecionadas tenham a mesma situação.
6. Pressione em sequência os botões “Validar” (1), “Assinar” (2), “Transmitir” (3), “Imprimir” (4) e
“Exportar...” (5). Os detalhes sobre cada uma destas fases será detalhado asseguir.
A coluna “Situação” deverá se alterar de “Em Digitação” para “Validado” (1), “Assinado” (2),
“Autorizado” (3), “DANFE Impresso” ficará “Sim” (4) e o campo “Autor.Exp.” também “Sim” (5)
(1) Validação
Ao clicar em “Validar”, o emissor verifica se todos os dados da nota estão corretos.
Observação: Se uma nota não for validada, selecione apenas esta nota e clique em “Detalhar”. Na
janela que foi aberta com os dados da nota, clique em “Validar” e serão apresentados os motivos da rejeição.
(2) Assinatura
Ao clicar em “Assinar”, o emissor irá apresentar a lista de certificados do repositório do Windows ou
cadastrados no emissor.
Observação: Se o emissor avisar que não há certificados cadastrados, embora este já tenha sido
instalado, abra o menu “Sistema” → “Certificados” e selecione a opção “Utilizar repositório de certificados
do Windows”. Se mesmo assim o problema persistir, verifique se o certificado foi realmente instalado ou
entre em contato com o suporte.
(3) Transmissão
Clique em “Transmitir” e aguarde o fim do processo. Aguarde até que a situação da nota seja alterada
para “Autorizada”.
Observação: Se uma nota for rejeitada, selecione apenas esta nota e clique em “Detalhar”. Na janela
que foi aberta serão apresentados os motivos da rejeição.
Eventualmente o servidor da SEFAZ apresenta problemas técnicos, impossibilitando a transmissão
da NF-e. Para verificar, abra o seu navegador, acesse o site http://www.nfe.fazenda.gov.br e verifique no
quadro “Serviços em contingência” se o servidor SVRS (que processa os requerimentos do estado do Rio de
Janeiro) está listado. Também pode acessar no topo da página “Serviços” → “Consultar Disponibilidade” e
confira se o servidor SVRS está tendo algum problema.
Caso o serviço esteja em contingência, aguarde até que seja normalizado ou faça a emissão de uma
nova nota de contingência. Para isso basta gerar novamente a nota fiscal na série “900”.
Algumas vezes, quando o servidor da SEFAZ está com problemas, a nota fiscal é processada mas
não devolvida para o emissor. Neste caso, ao tentar transmitir, a nota fiscal é rejeitada e a mensagem de
rejeição avisa que o número da nota já existe. Neste caso copie a chave de acesso, acesse no portal
“Serviços” → “Consultar NF-e Completa” e cole a chave de acesso no campo respectivo. Na página com os
dados da NF-e, no final, existe um botão para baixar o XML. Depois de baixar o XML você deve importar
para o emissor da mesma forma que fez com o arquivo texto gerado no início do tutorial, porém selecione o
arquivo XML na parte de baixo da janela de importação de arquivos.
(4) Impressão
Clique em “Imprimir DANFE” e confirme o formato e tipo de papel. Na janela de visualização do
DANFE, clique no botão de impressora no topo da janela.
Se for preciso enviar o DANFE por e-mail para o cliente, clique no botão de disquete no topo da
janela de visualização. Selecione o local, defina um nome para o arquivo e clique em “Salvar”
(5) Exportação
Clique em “Exportar...” e na janela de diálogo “Exportação de Arquivos” selecione o tipo “Arquivo
XML”, localize a pasta de arquivamento dos arquivos XML e clique em “Exportar”
(6) Arquivamento
No controle de notas fiscais, clique no botão “Arquivar NF-es” para alterar o estado da nota fiscal de
“Em Aberto” para “Fechado”
Observação: ao pesquisar as notas fiscais em aberto, é possível detectar NF-es que foram
transmitidas mas não exportadas ou exportadas para uma pasta diferente, e também notas que não foram
transmitidas e que precisam ser inutilizadas.
Cancelamento de NF-e
Após a nota ter sido transmitida e autorizada, se for verificado que houve um erro ou desistência do
cliente em menos de 24 horas, é possível fazer um cancelamento.
1. Acesse o menu “Notas Fiscais” → “Gerenciar Notas”. Clique em “Pesquisar”, selecione a nota fiscal
e clique em “Cancelar NFe”
Observação: note que a nota fiscal a ser cancelada precisa estar autorizada. Caso contrário, se não
foi transmitida ou autorizada, será necessário efetuar uma inutilização. Neste caso veja o capítulo
“Inutilização de NF-e”
2. Preencha a justificativa para o cancelamento e clique em “Enviar”
Observação: algumas vezes o cancelamento é rejeitado, dizendo que a data do evento é maior que a
data do processamento. Aparentemente esse problema ocorre por causa da hora programada no servidor da
SEFAZ e costuma ser contornado ao se reduzir um pouco a hora do evento na janela “Cancelamento por
Evento”
3. Aguarde até que o cancelamento seja efetuado pela SEFAZ
4. Clique em “Exportar...” e na janela de diálogo “Exportação de Arquivos” selecione o tipo “Arquivo
XML”, localize a pasta de arquivamento dos arquivos XML e clique em “Exportar”
5. No controle de notas fiscais, clique no botão “Arquivar NF-es” para alterar o estado da nota fiscal de
“Fechado” para “Cancelado”
Inutilização de NF-e
Se uma nota fiscal não é transmitida ou, por algum motivo, não é aprovada pela SEFAZ, é necessário
justificar a não utilização do seu número com a receita. Para isso existe a inutilização de numeração de NF-e
1. Abra o emissor gratuito de nota fiscal eletrônica, selecione o CNPJ da empresa e clique em “Iniciar”
2. Acesse o menu “Notas Fiscais” → “Inutilizações” → “Inutilizar Faixa de Numeração”
3. Clique em “Pesquisar”, selecione o número da nota a ser inutilizada e clique em “Inutilizar”
4. Preencha o campo “Justificativa”. Em caso de dúvida sobre o que colocar neste campo entre em
contato com o seu contador.
5. Acesse o menu “Notas Fiscais” → “Inutilizações” → “Consultar Inutilizações cadastradas no
software”
6. Clique em “Pesquisar”, selecione o número da nota que foi inutilizada e clique em “Exportar”
7. Clique em “Localizar”, selecione a pasta onde os XMLs das notas fiscais são armazenadas e clique
em “Exportar”
8. No controle de notas fiscais, clique no botão “Arquivar NF-es” para alterar o estado da nota fiscal de
“Em Aberto” para “Inutilizado”
Observação: ao pesquisar as notas fiscais em aberto, é possível detectar NF-es que foram
transmitidas mas não exportadas ou exportadas para uma pasta diferente, e também notas que não foram
transmitidas e que precisam ser inutilizadas.