Redação:
Revisão final:
Silmar Rodrigues
João Luis Rissoli
Redação Final:
Versão:
Revisão:
Data da revisão:
06/04/2011
3.1
1
29/04/2015
Data de Impressão:
6 de maio de 2015
APRESENTAÇÃO DAS FUNCIONALIDADES DO SITE
Seja bem vindo ao nosso site.
Este é o novo site da Nova Limp.
Uma serie de novas funcionalidades foram inseridas para deixar sua navegação mais
intuitiva, dinâmica e funcional.
As próximas páginas desta apostila irão mostrar como utilizar estas funcionalidades
para gerar cotações de forma rápida e prática.
O primeiro passo é se cadastrar no site para ter acesso a todas as funcionalidades.
Caso você seja um usuário de contrato, este passo não se faz necessário. Seu nome de usuário
e senha será fornecido pela Nova Limp.
Na página inicial do site, na parte superior da tela você encontra o link para a página
de cadastro de clientes.
A tela é como a abaixo mostrada:
Figura 1 - Tela de cadastro de novo usuário
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Uma vez cadastrado, você já pode realizar suas cotações, conferir histórico de
cotações já realizadas, alterar senha e cadastro entre outras coisas.
Caso haja dúvidas, utilize o sistema de Atendimento On-Line para sana-las. Ele
funciona de segunda a sexta no horário comercial. Seu link está na caixa de navegação ao lado
esquerdo das páginas institucionais do site.
Login e acesso de usuário Nova Limp.
Figura 2 - Área de login
Usuários já existentes no sistema Nova Limp podem ser cadastrados para realizarem
cotações diretamente pelo site.
Objetivo: permite ao usuário que realiza pedidos regulares, gerar cotações sem o
incomodo de aguardar atendimento telefônico em filas de espera.
O cadastramento do usuário do cliente deve ser solicitado ao pessoal de TI da Nova
Limp, podendo ter mais que um usuário por CNPJ.
Como mostra a figura “2”, o login é feito no alto da página, no mesmo local onde se
conectam os usuários cadastrados pelo site ou que possuem contratos de fornecimento de
material.
A funcionalidade de “Esqueci minha senha” é válida para este tipo de usuário. Quando
solicitado o lembrete da senha pelo site, o usuário recebe no e-mail cadastrado a última senha
inserida no sistema.
Não é possível um cliente já existente no sistema da Nova Limp se cadastrar
novamente pelo site. No momento do cadastro é feita uma checagem se já existe o CNPJ no
sistema da Nova Limp. No caso da busca gerar um resultado positivo, este é impedido de
prosseguir com o cadastramento.
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IMPORTANTE: Se o usuário que está se conectando ao site possuir mais de um local
para compra, a tela seguinte sugerirá as possibilidades de locais para cotação como mostra a
figura “3”.
Figura 3 - Tela de seleção de local para cotação
Assim que o usuário escolher o local para cotação (quando esta opção existir) será enviado
novamente para a página principal para iniciar sua cotação.
Figura 4 - Funcionalidades para o usuário conectado
Uma vez conectado ao sistema, o usuário pode alterar sua senha de acesso ao sistema
(2), alterar informações simples de cadastro (1), verificar o histórico das ultimas cotações
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realizadas pelo site (3), acompanhar a posição dos últimos pedidos de compra (4) ou realizar
uma nova cotação baseado em seus últimos pedidos de compra (5).
IMPORTANTE: Alterações cadastrais postadas pelo usuário no site não são
automaticamente inseridas no sistema. Estas informações devem obrigatoriamente passar
primeiramente pelo pessoal de apoio ao sistema para manualmente verificar a integridade das
informações e só depois atualizar o sistema. Automaticamente ao ser alterado o sistema do
site, o pessoal do apoio recebe um e-mail informando que existem dados a serem atualizados.
Na próxima figura é apresentada a tela de sugestão. É composta pelos últimos itens
comprados pelo usuário em um determinado período de tempo. Por convenção, a
apresentação inicial refere-se aos últimos trinta dias. Este período pode ser alterado conforme
a necessidade do comprador. Lembrando que o tempo de espera da apresentação em tela dos
itens é relativamente proporcional ao intervalo solicitado no período da consulta.
Figura 5 - Página de sugestão de cotação
•
•
•
•
No campo “1” da figura “5” pode-se trocar o período da busca e apresentar produtos
adquiridos em compras anteriores.
Na caixa de seleção apresentado no campo “2” da figura “5” o comprador seleciona o
produto que deseja inserir no carrinho de compras.
A caixa de texto como mostra o campo “3” da figura “5” apresenta a quantidade
comprada do produto e a data da ultima compra. Este valor pode ser alterado para a
atual necessidade do comprador. IMPORTANTE: Ressaltando que a alteração da
quantidade somente é lançada no carrinho de compras quando a caixa de seleção
mencionada no item anterior é marcada.
Há também a possibilidade de escolher produtos similares ao que foi comprado pela
última vez conforme o link apresentado na opção “4” da figura “5” podendo ser
alterada marca, fragrâncias, cor entre outras possibilidades.
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•
Caso um produto desejado não se encontre na lista de sugestão, o comprador pode
pesquisar pelo site quais opções são oferecidas (5). Esta navegação se dá normalmente
pela barra de busca na parte superior da tela.
ALGUMAS CONSIDERAÇÕES SOBRE A SUGESTÃO DE COTAÇÃO:
1- Ao contrario do restante do site, dentro da sugestão de cotação, mesmo que um
produto não seja liberado para apresentação no site, ele aparecerá para o comprador,
a partir do momento que o mesmo já tenha sido comprado pelo menos uma vez e
esteja ativo no sistema.
2- Uma vez que o comprador parte para a busca de opções dentro do site, obedecerá aos
critérios de todos os outros usuários, ou seja, somente serão visualizados os produtos
que tem permissão de serem exibidos no site.
3- Caso o usuário inicie uma busca no site sem antes ter confirmado os produtos que irão
para o carrinho de cotação, os produtos e quantidades já selecionados serão perdidos.
Isto é valido para todas as outras sessões do site. O botão que confirma a inserção de
produtos no carrinho fica no final da lista de sugestão como é mostrado na figura
abaixo:
Figura 6 - Botão de encerramento da sugestão
Este botão levará o comprador à tela do carrinho de compras como mostra a figura a
seguir.
Figura 7 - Carrinho de compras / cotações
Esta tela tem as seguintes funcionalidades conforme as setas apresentadas na figura
“7”:
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1- Corrigir a quantidade de itens a serem cotados;
2- Inserir comentários sobre o item cotado como cor, a marca, o modelo ou outros
comentários necessários.
3- Excluir um item do carrinho;
4- Retornar a página que originou a chamada do carrinho (IMPORTANTE: A página
retornada será qualquer página anterior ao carrinho de compras. Isto significa que se
por acaso o comprador / usuário estiver anteriormente na página “Fale conosco” ou
“A empresa”, este botão retornará para estas páginas.);
5- Atualizar as informações do carrinho de compras (IMPORTANTE: “Encerrar cotação”
também atualiza as informações antes de fechar a cotação. “Continuar cotação”,
não.);
6- Grava a cotação no sistema e envia os e-mails necessários.
Uma vez a cotação confirmada no carrinho de compras, o usuário é desconectado
automaticamente do sistema.
O usuário receberá e-mail com uma cópia da cotação realizada assim como a
vendedora que o atende.
Outro recurso disponível no site é a visualização das cotações postadas. Esta tela pode
ser acessada através da opção “3” da figura “4”.
Figura 8 - Tela de cotações postadas
Esta tela permite ao usuário gerenciar todas as cotações inseridas no site. Conforme a figura
“8”, a tela apresenta as seguintes funcionalidades:
1- Link para reimpressão (em PDF) da cotação postada;
2- Data de realização da cotação;
3- Status atual da cotação. Através deste status é possível saber se a cotação já foi
processada, liberada, faturada ou sendo entregue.
4- Botão de repetição da cotação. Ao invés de inserir todos os produtos de uma cotação
base no carrinho de compras, bastar clicar neste ícone para que todos os produtos
desta cotação sejam inseridos no carrinho de compras atual. Depois, basta administrar
a quantidade dentro do carrinho de compras, assim como a adição ou remoção dos
itens;
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5- Uma data inicial para filtragem de cotações.
IMPORTANTE: Esta tela apresenta somente cotações geradas a partir do site. Não é
possível reutilizar pedidos postados.
Outra funcionalidade existente no site é o acompanhamento de pedidos. Ao contrario
da tela anterior, esta apresenta os pedidos fechados dentro da Nova Limp.
Figura 9 - Tela de acompanhamento de pedidos
Cada linha (opção “1” da figura “9”) da tela apresenta o número do pedido Nova Limp,
a data do pedido, o número da cotação enviada por e-mail, o número do pedido do cliente
(caso tenha sido informado), o número e série da nota fiscal eletrônica, a data de emissão da
NFe, o local de entrega da nota fiscal (conforme informações fornecidas pelo cliente), o
número do romaneio de entrega, a data de saída da mercadoria, a data efetiva de entrega e o
atual status do pedido em questão.
Além das informações acima citadas, a tela permite acompanhar em tempo real cada
um dos pedidos efetuados como mostra a opção “3” da figura “9”, podendo ainda filtrar por
data as notas que quer visualizar pela opção “5” da figura “9”.
Também é possível realizar o download de DANFEs de notas fiscais eletrônicas já
emitidas. Para isto, é necessário gerar o DANFE clicando no link mostrado pela opção “2” da
figura “9” da nota fiscal eletrônica desejada. Depois de gerado, aparecerá onde mostra a
opção “4” da figura “9” um ícone indicando que o DANFE está pronto para ser baixado.
Clicando neste ícone, o documento aparecerá na tela em forma de PDF.
IMPORTANTE: As funcionalidades de acompanhamento de pedidos e sugestão de
compras estão disponíveis somente para clientes da Nova Limp cadastrados pelo
departamento de vendas. Caso seja de seu interesse ter estas funcionalidades, entre em
contato com sua vendedora.
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A página de busca de produtos
A busca de produtos pode ser feita de formas diferentes como mostra a próxima
figura:
Figura 10 - Busca de produtos no site
A palavra chave como mostra o campo “3” da figura “10” tem várias formas de
encontrar um produto:
•
•
•
Com uma palavra chave que se encontra no inicio do produto como, por exemplo,
“saco” para todos os sacos de lixo.
Com uma palavra-chave encontrada no meio do nome do produto como, por exemplo,
“espremedor” para todos os baldes com espremedor de MOP.
Através da sugestão apresentada na lista mostrada na figura. Este tipo de busca
retornará somente um produto.
Para reduzir o número de itens constante pode-se gerar uma busca mesclando o grupo
apresentado na opção “2” da figura “10” com a descrição do produto. Lembrando que a
sugestão de produtos independe do grupo selecionado.
Ou caso seja a opção, apenas selecione o grupo e solicite a busca de todos os produtos
nele contido.
Também é possível localizar o produto diretamente pelo seu código. O uso do código
será funcional para atendimento monitorado por uma vendedora ao telefone.
IMPORTANTE: Caso os três campos sejam preenchidos, o site tentará buscar um
produto que combine o código com o grupo e a palavra chave.
Uma vez que a busca resulte em uma lista de produtos, a página abaixo aparecerá:
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Figura 11 - Lista de produtos
Sua apresentação é paginada em dez produtos. A ordenação é pela descrição do
produto e não há diferenciação de grupos quando este não for informado.
Na figura “11” existem as seguintes funcionalidades:
1- Barra de navegação. Informa quantos itens foram encontrados, quantas páginas
existem na navegação e o numero do primeiro e último item da página, além dos
botões de navegação e um combo para ir direto a uma página selecionada (disponível
somente na barra superior);
2- Os dois botões básicos para todos os itens são o de adicionar o produto ao carrinho de
compras e que a apresenta o detalhamento técnico do produto. O botão “adicionar”
irá adicionar todos os produtos da página com quantidade maior que zero, quando
acionado de um produto com quantidade maior que zero.
3- Este link permite apresentar todos os produtos do mesmo grupo na tela;
4- Este botão leva o cliente a página de produtos em promoção filtrando os produtos por
grupo. A diferença da página de promoções para a página de busca simples é que a
primeira mostra o valor do produto.
5- O campo de quantidade indica qual produto deverá ser inserido no carrinho. Se mais
de um item estiver com quantidade maior que zero, também serão inseridos.
6- Este é um resumo da pesquisa feita no site. O que o cliente buscou, quantos itens
foram encontrados e quantas páginas de pesquisa foram geradas.
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7- Este botão insere todos os itens com quantidade maior que zero no carrinho e dirige o
cliente ao carrinho de compras do site como mostra a figura abaixo.
Uma vez que o carrinho tenha itens, é possível acompanhar a cesta de compras sem a
necessidade de voltar ao carrinho, bastando para isso posicionar o ponteiro do mouse sobre o
ícone do carrinho de compras que aparece no canto direito superior como mostra a imagem
abaixo:
Figura 12 - Cesta de compras pelo ícone do carrinho de compras
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Acesso ao sistema de contrato
O acesso ao sistema de contratos da Nova Limp pode ocorrer de duas formas
conforme a figura “13”.
1ª- Através do campo de usuário e senha encontrado na página inicial do site;
2ª- Pela tela de login do sistema quando acionado o botão “Área de contrato”.
Figura 13 - Locais de login na área de contrato
É importante o entendimento da estrutura dos contratos apresentados no site para
compreendermos melhor a definição de usuários e logins.
1- Um cliente é uma entidade única no momento do login. Entendemos que esta
entidade é representada por um CNPJ, não importando quantos locais de
entrega/departamento o cliente tenha cadastrado dentro do sistema.
2- Este cliente pode ter “n” contratos com negociações ou linha de produtos
diferenciados para cada um deles. Cada contrato pode ter “n” locais de entrega
específicos, e cada local de entrega pode ter “n” departamentos. Os departamentos
são os locais físicos dentro de um local de entrega.
3- Os contratos, locais de entrega, departamentos, pedidos serão exibidos conforme o
perfil do usuário.
4- Um usuário pode comprar para “n” contratos, “n” locais de entrega e “n”
departamentos.
5- Os contratos, locais de entrega, departamentos serão apresentados para o usuário
definir para qual local ele realizará o pedido. Para entender melhor, observe a figura
“14”. Ele tem o direito de comprar para mais que de um contrato e para mais de um
departamento. Como apenas existe um local de entrega, não é solicitada esta
informação. Os campos em forma de seleção são as opções e os em azul são
informações únicas.
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Figura 14 - Tela de login do sistema
Figura 15 - Tela de escolha de local
IMPORTANTE: Caso o usuário possua apenas um contrato, um local de entrega e um
departamento, ele não passará por esta tela. Ele será enviado diretamente à tela de seleção de
produtos.
Comentário: O máster do contrato deve passar pela mesma tela. Assim, em primeiro
lugar se faz necessário a identificação do local de pedido.
A tela de pedido é composta da seguinte forma:
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Figura 16 - Listagem de itens do contrato
1- Locais para alterações de senha e local de entrega (IMPORTANTE: Somente tem
funcionalidade o botão de entrega quando o usuário possuir mais que um local de
entrega / departamento). Uma vez trocada a senha, o administrador do site tem a
possibilidade de altera-la novamente, caso o usuário a esqueça.
2- Identificação do cabeçalho do pedido (quem é o usuário, para qual contrato,
departamento, etc.);
3- Menu de navegação. Possui as seguintes possibilidades para o usuário comum:
a. Produtos
i. Lista de produtos: A primeira tela a aparecer para o usuário. Contem a
listagem de produtos do contrato paginada a cada 20 itens.
ii. Sugestão de compras: Página que apresenta lista de produtos
comprados com uma quantidade sugerida baseada nas últimas
compras com opções de filtragem.
iii. Listagem de produtos: Lista apresentada na tela com todos os
produtos do contrato. Também pode ser impressa para auxiliar a
navegação e identificação dos itens. Formato PDF.
b. Carrinho de compras: Mostra os pedidos já inseridos no carrinho de compras e
suas respectivas quantidades.
c. Pedidos. Este menu contem relatórios gerenciais que podem ser acessados por
usuários comuns. São eles:
i. Listagem local de entrega: Listagem de pedidos por local de entrega;
ii. Listagem departamento: Listagem de pedidos por departamento;
iii. Itens alterados: Lista de itens alterados pelo máster do site. Esta
listagem apresenta todos os produtos que foram alterados, inseridos
ou excluídos. No detalhamento são informadas quais as quantidades
originais e quais as alteradas.
d. Sair: Sai do sistema.
4- Apresentação do produto com seu código, descrição e unidade de apresentação. Estas
informações podem ser gerenciadas conforme o sistema do cliente, ou seja, caso este
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prefira, o site exibirá o código, a descrição e a unidade de venda previamente
cadastrados na tabela de kardex do cliente. Os produtos são sempre listados em
ordem alfabética.
5- Local para informar a quantidade desejada. Para selecionar mais que um produto
basta inserir uma quantidade maior que zero em todos os itens desejados da página.
6- Botão que mostra o detalhamento técnico do material, apresentando em destaque o
código e descrição do material para a Nova Limp.
Figura 17 - Parte final da listagem de produtos
7- Barra de navegação. Apresenta o numero de itens do contrato, a quantidade de
páginas geradas e os botões para avançar e recuar entre as páginas.
8- Use este botão para adicionar os produtos ao carrinho e seguir para a próxima página
sem apresentar o carrinho de compras. A transição para a próxima página é feita de
forma automática.
9- Use este botão para encerrar o pedido momentaneamente e visualizar o carrinho de
compras.
Ainda nesta página é possível visualizar uma barra de busca de produtos como a
mostrada a seguir.
Figura 18 - Barra de filtragem / pesquisa
A barra permite dois tipos de filtragem de produtos:
1- Por grupo de material;
2- Por descrição;
Assim como no site, a palavra chave do sistema de pedidos também tem várias formas
de encontrar um produto:
•
•
Com uma palavra chave que se encontra no inicio do produto como, por exemplo,
“saco” para todos os sacos de lixo.
Com uma palavra-chave encontrada no meio do nome do produto como, por exemplo,
“espremedor” para todos os baldes com espremedor de MOP.
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•
•
Através da sugestão apresentada na lista mostrada na figura. Este tipo de busca
retornará somente um produto.
IMPORTANTE: Caso os dois campos sejam preenchidos, o site tentará buscar um
produto que combine o grupo com a palavra chave.
Ao entrar na página de sugestão de compras, os principais itens apresentados são os
seguintes:
Figura 19 - Lista de itens da sugestão de compras
1- A área de filtragem de itens permite definir período de compras ou a quantidade de
vezes que o produto foi adquirido. IMPORTANTE: Caso sejam usados os dois
parâmetros simultaneamente, o sistema buscará produtos que satisfaçam as duas
condições.
2- A caixa de seleção indica se o produto irá ou não para o carrinho, ou seja, no caso da
sugestão de compras não adianta apenas alterar a quantidade desejada. Lembrando
que para esta página, o campo quantidade já vem preenchido com a média de
compras deste item. A data inicial deste filtro é o inicio das compras do usuário.
3- Nesta página é exibido o campo quantidade já preenchido com a média de todas as
compras do período. Pode e sofrerá alteração caso o usuário insira uma condição de
busca de produtos como, por exemplo, período de compras ou vezes que o produto foi
adquirido. Abaixo da quantidade há a informação de quantas vezes este item foi
comprado / solicitado. A quantidade solicitada pode ser alterada.
A parte inferior da página possui as mesmas ferramentas e botões da página
anteriormente apresentada exceto a barra de filtragem. Isto ocorre pela característica da
página de realizar uma função de média antes de apresentar os produtos. Também se deve ao
fato de, caso o item pesquisado nunca tenha sido comprado, não há por que ser listado na
sugestão de compras.
Uma vez encerrado o pedido, o usuário é enviado ao carrinho de compras.
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Figura 20 - Carrinho de compras
As funcionalidades que esta página apresenta são as seguintes:
1- A quantidade solicitada para cada produto. Caso seja necessário alterá-las, basta
marca-la e inserir o novo valor;
2- Botão para exclusão de itens do carrinho;
3- Local para inserção de observações do pedido, como itens não encontrados, alterações
de locais de entrega, etc.;
4- Caso o cliente tenha um pedido em seu sistema e queira informar qual número gerou
o pedido da Nova Limp, deve ser informado neste campo;
5- O botão para pausa de pedidos só existe para contratos com pós-aprovação. Neste
caso, o usuário pode interromper temporariamente seu pedido e retornar em outro
momento, não perdendo aquilo que já listou até o momento. IMPORTANTE: Estes
pedidos, mesmo suspensos, podem ser encerrados pelo administrador do site no
painel de liberação de pedidos.
6- Envia o usuário para a página que requisitou o carrinho de compras, para dar
sequência ao pedido.
7- Este botão grava alterações realizadas nas quantidades, observação e pedido do
cliente. O botão “Encerrar Pedido” também realiza a mesma ação antes de encerrar o
pedido.
8- Gera o número do pedido, grava as informações no banco de dados, envia e-mails para
os destinatários listados para receber copia e redireciona o usuário para uma página
onde ainda é possível fazer um download do pedido em formato PDF.
IMPORTANTE:
1- Sempre que existir um pedido pausado, esta será a primeira página
que aparecerá para usuários no momento da conexão. Não é possível criar um
novo pedido até que este seja encerrado.
2- O carrinho de compras também pode ser acessado a qualquer
momento durante a navegação através da opção de menu “Carrinho de compras”
que é mostrada na figura “16”.
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Figura 21 - Finalização do pedido.
Uma vez encerrado o pedido, é apresentada a tela onde o usuário poderá ver as
informações gerais do pedido incluindo o número Nova Limp, apresentado no alto da página
como mostra o campo “1” da figura “21”.
Nesta página ainda é possível imprimir no formato PDF uma cópia do pedido através
do botão apresentado na figura “21” no campo “2”.
Os campos “3” e “4” da mesma figura mostram como ocorre o controle das alterações
do máster em relação aos pedidos. O usuário sempre poderá observar a quantidade
originalmente solicitada através do campo “3”e as alterações que forem realizadas pelo
máster aparecerá no campo “4”. Caso o site não possua pós-aprovação estes números deverão
sempre permanecer iguais.
Gerenciamento de pedidos
É possível pelo site administrar os pedidos realizados com algumas opções de
filtragem.
O menu apresentado na figura “16” mostra a opção “Pedidos” que possui outras
quatro opções, sendo elas:
•
•
•
•
Listagem Local de Entrega;
Listagem Departamento;
Listagem Geral de Pedidos;
Itens Alterados.
Para fins de exemplo, apresentamos abaixo a página de listagem por local de entrega:
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Figura 22 – Listagem de pedidos
Os relatórios de pedidos possuem três versões de apresentação:
1- Por local de entrega;
2- Por departamento;
3- Por pedido.
É possível solicitar o relatório por pedido através dos botões existentes nas opções 1 e
2 citadas acima.
A figura “22”, mostrada acima, apresenta os seguintes campos:
1- Filtro de pedidos: é possível ver pedidos a partir de uma determinada data e
somente com um determinado status. A definição de status e seus atributos serão
apresentados na próxima sessão.
2- Possibilidade de impressão de relatórios. As planilhas eletrônicas (primeiro botão)
são editáveis e permitem que o usuário insira suas próprias funções de
gerenciamento. O segundo botão imprimi a tabela no formato PDF.
3- São botões de atalho para as telas de agrupamento por departamento ou
detalhamento de pedidos. Na tela de listagem por departamento existe apenas o
botão de detalhamento de pedidos. IMPORTANTE: A diferença dos botões de
detalhamento de pedidos das duas telas é a quantidade de pedidos que serão
apresentados. No caso do detalhamento partir do local de entrega, será mostrado
todos os pedidos daquele local de entrega. A listagem de um departamento na
maioria das vezes é menor.
4- A barra de navegação apresenta botões para navegar entre as páginas geradas
pela consulta / filtragem, informa quantos registros foram encontrados, quantos
itens existem nestes registros, quantas páginas foram geradas e, caso o usuário
tenha este privilégio, o valor total dos pedidos.
IMPORTANTE: Os campos “1”, “2” e “4” são comuns para as três páginas de listagem
de pedidos.
A maior diferença entre as páginas está na listagem por pedido, pois esta, além de
apresentar a informação de forma detalhada, possui um link permitindo que o usuário
visualize o pedido, podendo inclusive reimprimi-lo. O detalhe do link para abertura do link está
na próxima figura (fig. “23”).
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Alem do link para reimpressão do pedido, hoje o site conta com a possibilidade de
reimpressão da DANFE. Para isto, basta selecionar a nota pela opção “2” da figura “23”,
aguardar a geração da nota e fazer o download pelo ícone que aparecerá a direita da tabela
como mostra a opção “3” da figura 23.
Figura 23 - Detalhe do link para abertura do pedido
A página com o detalhamento do pedido é exatamente igual a página final do pedido
de compras.
Status do pedido
Status do pedido indica a posição atual do seu pedido de compra dentro da Nova Limp.
Antes do encerramento seu pedido, por exemplo, pode receber o status de “Aberto”.
Isto significa que você ainda não encerrou seu pedido e poderá altera-lo até a data limite de
fechamento do site. IMPORTANTE: Este status só existe para contratos em que o
administrador precisa liberar os pedidos para serem enviados a Nova Limp.
A partir do momento que o pedido foi encerrado, ele pode receber dois status:
•
•
Aguardando processamento: quando o usuário tem perfil de envio direto do pedido à
Nova Limp;
Aguardando aprovação: quando o pedido do usuário precisa passar pela aprovação do
administrador do sistema do site antes de ser enviado à Nova Limp. Baseado ainda
nesta situação, o pedido do usuário pode receber o status de “Cancelado” caso o
administrador solicite cancelamento. Este pedido poderá ser visualizado em listagem e
estatísticas.
A partir do momento que o pedido entra no processo de separação, faturamento e
entrega da Nova Limp ele passa a receber um status para cada etapa do processo. Desta forma
o usuário tem a informação exata do status do seu pedido.
Ainda existe a tela de “Itens alterados” que mostra todos os itens de pedidos alterados
pelo administrador do site.
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Figura 24 - Lista de itens alterados
Na lista acima, além das opções de filtragem que aparece no detalhe em laranja,
também é apresentada a lista dos itens alterados com o número do pedido, quantidade
solicitada e atendida, além do status final do item entre outras informações. Os possíveis
status são “Alterado”, “Incluído” e “Excluído”.
Área do administrador
A parte de administrar o site da Nova Limp se inicia antes da entrada na web e
inserção de usuários para realização de pedidos.
O site oferece possibilidade de gerenciar alguns processos conforme a necessidade do
cliente, localização do usuário, integração de sistemas, etc.
O site pode gerenciar mais que um contrato para um mesmo CNPJ, estipular um limite
de valor de compra para cada usuário, ou para cada local de entrega / departamento,
apresentar listas de produtos personalizadas para cada local de entrega / departamento,
gerenciar pedidos antes do envio, etc. Ou simplesmente permitir que o usuário entre e insira
seu pedido sem maiores controles. Pode-se gerenciar um departamento, por exemplo, por
mais de um usuário, ou que este possa fazer compras usando mais que um contrato.
Uma vez definidos estes critérios, é hora de se conectar ao sistema.
A tela de login para o administrador (máster) é exatamente igual a do usuário,
passando pela indicação de um contrato, local de entrega e departamento antes de se
conectar. Isto se dá pelo fato de que o administrador pode comprar para qualquer local de
entrega/departamento, assim se faz necessária a identificação de um local.
Por padrão, o usuário máster tem mais um item de menu, chamado de
“Administração”. Abaixo, a figura “25” mostra a composição do menu.
Figura 25 - Menu da administração
Este menu é composto de três opções sendo duas delas submenus:
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Relatório gerencial: Possui duas opções de relatórios:
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APRESENTAÇÃO DAS FUNCIONALIDADES DO SITE
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o Por pedido, onde é possível totalizar pedidos por usuário, local de entrega ou
departamento. O nível de detalhamento deste relatório baseia-se no
cabeçalho do pedido (ou seja, não irá apresentar informação sobre os itens do
pedido), que pode sofrer determinados agrupamentos ou apresentar valor
pedido a pedido. É possível download das informações, através de planilha
eletrônica.
o Por produto, onde é possível totalizar por local de entrega, departamento,
grupo e produto. Neste relatório é possível ver totais de forma agrupada ou
item a item. O download das informações pode ser feito em PDF já formatado
com três níveis de quebra ou por planilha eletrônica sem agrupamentos.
Liberar pedidos: página onde o máster gerencia seus pedidos, podendo aprovar,
recusar ou alterar pedidos de forma individual, ou bloco. Nesta tela também é possível
visualizar todos os pedidos que estão abertos pelos usuários e, caso seja necessário,
encerrá-los.
Gerenciar sites: Na parte de gerenciamento de sites é possível realizar algumas tarefas
básicas sem a necessidade de intervenção da Nova Limp. São elas:
o Configurações: Nesta página pode-se configurar uma serie de funcionalidades
do site como a possibilidades dos usuários verem valores dos produtos ou
configuração do envio de e-mails.
o Usuários: Aqui é possível trocar status de usuários e seus respectivos e-mails
entre outras funcionalidades.
Figura 26 - Tela de liberação de pedidos.
Iniciemos pela tela de liberação.
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Contratos que são baseados em pós-aprovação possuem uma tela onde todos os
pedidos feitos pelos usuários são armazenados. Na data mais conveniente para o
administrador do site, este pode entrar na tela e validar cada pedido.
Pela caixa de seleção apresentada na figura “26” no campo “1” é selecionado o pedido
que sofrerá a ação de liberação ou recusa.
Para saber qual a composição de cada pedido, o link que é mostrado no campo “2” da
figura “26” abre uma nova janela de diálogo (pop-up) com um detalhamento do pedido,
informando cada um dos itens e a quantidade solicitada.
De posse dessa informação, caso seja necessário o administrador pode através do
botão mostrado no campo “3” da figura “26” abrir novamente o pedido e fazer as alterações
necessárias, ou seja, inclusões, exclusões ou alterações. A tela exibida é semelhante a figura
apresentada abaixo.
Figura 27 - Tela de alteração de pedidos.
A tela é baseada no carrinho de compras de pedidos.
No campo “Qt. Atend.”, é possível redefinir a quantidade que será efetivada. Repare
que estes campos não possuem o botão de exclusão do item. A título de histórico do pedido
para futuras consultas por parte do cliente, para se excluir um item é necessário indicar a
quantidade atendida como “0” (zero). Esta ação leva este item a tela de “Itens alterados”. O
item não será computado como item de pedido para os processos pós-aprovação.
O botão apresentado no campo “2” da figura “27” permite ao administrador do
contrato continuar o pedido em questão, ou seja, inserir novos itens neste pedido.
IMPORTANTE: Neste caso os itens adicionados ao pedido entrarão com a quantidade
solicitada “0” (zero). Também farão parte da tela de itens alterados.
O botão mostrado no campo “3” da figura “27” atualiza a visualização da tela com os
novos valores inseridos. Esta ação também é executada no momento do clique sobre os
botões “Liberar Pedido” e “Lista de Pedidos”, com a diferença de que clicando no botão
“Atualizar” a totalização aparecerá de forma automática.
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No campo “4” da figura “27” o botão “Liberar Pedido” aprovará o pedido deste ponto,
não retornando sua visualização para a tela de Liberação de Pedidos. Alterações feitas no
pedido serão automaticamente.
No campo “5” da figura “27” o botão “Lista de Pedidos” grava as alterações realizadas
no pedido, porem este volta a ser visualizado na tela de liberação. Como a tela de liberação
novamente totaliza os pedidos no momento do retorno é uma ótima opção para se visualizar o
valor total dos pedidos ainda não liberados.
Retornando a explanação da figura “26”, o campo “4” possuem os botões que realizam
a aceitação ou recusa dos pedidos selecionados através do campo “1” da figura “25”. Para
facilitar o trabalho, os pedidos podem ser marcados ou desmarcados em bloco pelo campo “5”
da figura “26”.
O campo “6” da figura “26” é um espaço reservado para o administrador inserir um
número de pedido interno no pedido Nova Limp. Lembrando que este campo também está
presente no carrinho de compras do usuário conforme a figura “26” e campo “4”.
O campo “7” da figura “26” mostra a listagem de pedido em aberto. Caso algum
pedido precise ser prematuramente liberado, basta marcar sua caixa de seleção a esquerda da
tabela e clicar no botão “Liberar Pedidos”.
O campo “8” da figura “26” informa se há observações inseridas pelo usuário no
pedido. Pedidos com observação são sinalizados com a bola na cor amarela. Há três formas de
enxergar o conteúdo da observação:
1. Através da tela apresentada acima na figura “27”;
2. Abrindo a janela de diálogo através do link do número do pedido;
3. Pausando o mouse sobre o sinalizador.
Existem dois relatórios gerencias onde é possível visualizar gastos por grupos de
pedidos e produtos por períodos, locais, status entre outras possibilidades de filtro. A base das
duas telas são muito similares como mostra as figuras “28” e “29” a seguir.
Figura 28 - Relatório gerencial por pedido.
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Figura 29 - Relatório gerencial por produto.
As duas telas tem uma área de filtragem de dados com campos idênticos,
contextualizadas a necessidade de cada relatório, podendo ser resumidos, detalhados, dentro
de um intervalo especifico de data e com um determinado status.
A grande diferença se dá na hora de apresentar a informação na tela. O relatório
gerencial por pedido apresenta na tela os resultados e tem como opção de download a
planilha eletrônica, com opções de apresentar o número do pedido do cliente e o centro de
custo. Já o relatório gerencial por produtos não mostra na tela o resultado, mas dá como
opção de download uma planilha eletrônica com as informações solicitadas e um arquivo em
PDF já formatado com quebras e totalizações.
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Duplicação de pedidos
Figura 30 - Duplicar Pedidos
ATENÇÃO: Para ativar esta funcionalidade, entre em contato com a administração da
Nova Limp.
Uma das opções do menu de pedidos é a “Duplicação de pedidos”. Tem por objetivo
replicar grandes quantidades de pedidos que se repetem mês a mês. A imagem abaixo mostra
a tela inicial:
A replicação é selecionada por mês de inserção do pedido conforme mostra o campo
“1” da figura “30”, e não lista os pedidos que tenham sido cancelados, estejam abertos ou
aguardam liberação. Caso o local de entrega tenha mais de um pedido postado, somente será
apresentado o pedido mais novo.
Após filtrar o período da listagem dos pedidos, é possível selecioná-los de duas formas:
1 – Individualmente, selecionando cada pedido pelas caixas da coluna “2” e “3” da
imagem da figura “30”;
2 – Todos os pedidos de uma só vez pelos botões “4” e “5” da figura “30”. Nota: A
seleção dos pedidos pelos botões faz com que o botão com a opção contrária desapareça.
Para reapresentar o botão com a outra opção, clique no botão que “desmarca” todos os
pedidos. As duas opções voltarão a ficar visíveis.
O pedido pode ser duplicado de duas maneiras diferentes conforme a necessidade do
usuário:
a) Pedido replicado como pausado (botão “4” da figura “30” para selecionar todos
os pedidos nesta opção ou selecione pela caixa da coluna “2”): O pedido é
duplicado, mas não enviado ao administrador para ser liberado. Serve para
pedidos que mesmo duplicados, sofreram inserção, alteração de quantidade ou
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retirada de material. Para encerrá-lo em definitivo é necessário acessar o sistema
pelo local de entrega escolhido e concluí-lo.
b) Pedido replicado como encerrado (botão “5” da figura “30” para selecionar todos
os pedidos nesta opção ou selecione pela caixa da coluna “3”): O pedido é
enviado imediatamente para o administrador. Não há como alterá-lo.
Uma vez realizada a seleção, confirme a escolha pelo botão “Processar” mostrado no
campo “6” da figura “30”. Aparecerá uma caixa de diálogo solicitando a confirmação do
processo e após o processamento surgirá outra caixa de diálogo informando quantos pedidos
foram duplicados.
ATENÇÃO: Não existe controle sobre os pedidos duplicados. O mesmo pedido pode
ser duplicado “n” vezes conforme a necessidade do usuário. Sugerimos que esta opção seja
manipulada com extrema atenção afim de que um mesmo pedido não seja duplicado mais
de uma vez sem a devida necessidade.
Gerenciamento do site
É possível configurar algumas ações do site através de duas telas disponibilizadas para
o administrador do site.
A primeira tela é a de configuração do site conforme a figura apresentada abaixo.
Figura 31 - Tela de configuração do site
Nesta tela é configurável:
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Dia de abertura e fechamento do site. Quando informado zero e zero o usuário pode
realizar pedidos a qualquer momento. Caso seja informada uma data de abertura e
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fechamento, o usuário fica impossibilitado de realizar pedidos fora da janela de
liberação.
Página inicial para o administrador. Se sua configuração não prevê liberação de
pedidos, então não há a necessidade de ser enviado diretamente a esta página. Aqui é
possível definir qual será a primeira página apresentada ao administrador após a
entrada no sistema.
As permissões do usuário definem se os valores dos produtos serão ou não
apresentados a ele, se ele pode, em seus relatórios de pedidos, visualizar os pedidos
feitos por outros usuários para o seu local de entrega / departamento, se há um limite
predefinido de compras (ainda em implantação) e se tem acesso ao relatório gerencial
de seus pedidos. (não confundir relatórios gerenciais com listagem de pedidos)
Uma vez postado, alterado e encerrado um pedido, o sistema pode disparar e-mails de
informação. Esta caixa define quem receberá e-mail informativo do pedido e em qual
evento isto ocorrerá.
Figura 32 - Tela de configuração de usuários
Por fim, a tela de usuário permite ao administrador alterar o nome do usuário, seu email (esta é a conta que receberá os avisos de pedidos quando configurado no painel de
configuração do site), a senha e se o usuário está habilitado ou não a fazer conexão no sistema
do site.
Pelo campo “1” da figura “31”, as informações do usuário para alteração aparecerão
nos campos representados pelo campo “2” da figura “31”. Após alterar, acione o botão
“Confirmar” para gravar as novas informações.
O campo “3” da figura “31” mostra uma listagem com todos os locais de entrega /
departamentos habilitados para o usuário selecionado.
Ainda não existe a possibilidade de cadastro de novos usuários, porém já há
levantamentos técnicos para inserção desta funcionalidade nas próximas versões do site.
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