CIRCULAR NORMATIVA INTERNA SOFTEX – CN 25/2014
Data: 01/10/14
Data da Implantação: 01/10/2014
Assunto: Viagens no País e no Exterior
Circulação: todas as áreas
Esta CN substitui e cancela a CN 21/2013
O Vice Presidente Executivo, por proposta da Controladoria, aprova as normas e procedimentos para
Aquisição de passagens aéreas, hospedagem e pagamento de diárias no país e no exterior,
conforme especificado abaixo.
1. Acesso ao sistema da agência de viagens:
Acesso usuário: gerentes e um colaborador de cada área
Acesso máster: secretárias e um colaborador da A&F
2. Definições prévias:
i.
Para a aquisição de passagens aéreas internacionais, a aprovação prévia do Vice Presidente
Executivo e/ou Diretor é obrigatória;
ii.
Para a aquisição de passagens aéreas nacionais necessárias para desenvolvimento das ações de
cada área/projeto, a aprovação prévia do gerente é obrigatória, e demais situações conforme
quadro o item “14. Competências”;
iii.
Cada área terá um colaborador capacitado para efetuar reservas de passagens aéreas de
membros da equipe e terceiros a serviço de projetos da área;
iv.
A secretária de Brasília ficará responsável pela reserva e aquisição de passagens e/ou
hospedagem dos diretores.
3. Requisitos:
i.
Passagens aéreas nacionais terão que ser adquiridas com antecedência mínima de 7 dias da data
da viagem. Passagens a serem adquiridas com prazo inferior a 7 dias, terão que ter aprovação
prévia da diretoria;
ii.
Passagens aéreas internacionais terão que ser adquiridas com antecedência mínima de 20 dias da
data da viagem. Passagens a serem adquiridas com prazo inferior a 20 dias, terão que ter
aprovação prévia da vice-presidência;
iii.
O sistema da agência de viagens apresentará opções de voo, e a escolha deverá recair
preferencialmente no voo de menor custo. Caso a opção seja por voo de maior valor, a justificativa
deve ser descrita no campo de observação;
iv.
Terão que compreender datas e horários adequados ao compromisso de trabalho – exceções terão
que ter aprovação prévia da diretoria;
v.
Não atendidas as recomendações dos itens i a iii, as emissões das passagens não serão
aprovadas.
4. Aquisição em conformidade com os requisitos:
i.
De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador acessa o sistema da agência de
viagens, pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados no “item 3 – requisitos”,
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efetua a reserva das passagens aéreas, inserindo no campo “Observações” o motivo da viagem
com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto, centro de custo e outros dados.
ii.
A secretária recebe um e-mail automático do sistema da agência de viagens com os dados da
passagem aérea;
iii.
A secretária verifica os dados, e, se não houver inconsistência na solicitação, procede a
aprovação/compra no sistema da agência de viagens;
iv.
A secretária insere a requisição no SGS e envia e-mail ao colaborador com o bilhete e dados sobre
as diárias, se houver.
5. Aquisição com exceções aos requisitos:
i.
De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador acessa o sistema da agência de
viagens, pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados em “III”, efetua a reserva
das passagens aéreas, inserindo no campo “Observações” o motivo da viagem com histórico
coerente e plenamente alinhado ao projeto e justificativa pela escolha de passagem aérea fora dos
requisitos;
ii.
O colaborador solicita autorização à diretoria por e-mail contendo os dados da reserva (cópia da
tela do sistema da agência de viagens) e justificativa. Recebido a aprovação da Diretoria, envia a
aprovação da viagem em até 4 horas para a secretária de Campinas, que efetua a aprovação e
respectiva compra dos bilhetes no sistema da agência de viagens;
iii.
A secretária insere a requisição no SGS, anexando o e-mail de aprovação e envia e-mail ao
colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
6. Aquisições para viagens de terceiros:
i.
O terceiro solicita ao gerente a compra da passagem aérea, informando data e horário do
compromisso;
ii.
O gerente demandará ao responsável da área que tem acesso ao sistema da agência de viagens
para pesquisa pelos voos que melhor atendam aos requisitos citados em “III”, efetua a reserva das
passagens aéreas, inserindo no campo “Observações” o motivo da viagem com histórico coerente
e plenamente alinhado ao projeto;
iii.
Caso algum dos requisitos não seja atendido, o responsável pela área técnica deverá efetuar a
reserva das passagens aéreas e obter aprovação da diretoria por e-mail contendo os dados da
reserva (cópia da tela do sistema da agência de viagens) e justificativa;
iv.
O responsável pela área técnica envia a aprovação da viagem em até 4 horas para a secretária de
Campinas, que efetua a aprovação e respectiva compra dos bilhetes no sistema da agência de
viagens;
v.
A secretária insere a requisição no SGS, anexando o e-mail de aprovação e envia e-mail ao
colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
7. Viagens internacionais:
i.
De posse da aprovação do gerente (item 2 ii), o colaborador deverá entrar em contato diretamente
com a agência de viagens pelo e-mail [email protected], recebe a cotação dos voos que
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melhor atendam aos requisitos citados em “III”, efetua a reserva das passagens aéreas, informando
o centro de custo (área) e subcentro de custo (projeto).
ii.
O colaborador solicita autorização da diretoria por e-mail contendo o motivo da viagem com
histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto e outros dados que julgar necessários, como
TRF que compreende a viagem.
iii.
O colaborador encaminha o e-mail com a autorização para a agência de viagens [email protected] – solicitando emissão da passagem, copiando a secretária de Campinas.
iv.
A secretária recebe um e-mail automático do sistema da agência de viagens com os dados da
passagem aérea;
v.
A secretária insere a requisição no SGS, anexando o e-mail de aprovação e envia e-mail ao
colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
8. Viagens internacionais para terceiros:
i.
O terceiro solicita ao gerente a compra da passagem aérea, informando data e horário do
compromisso;
ii.
O gerente demandará ao responsável da área que deverá entrar em contato diretamente com a
agência de viagens pelo e-mail [email protected], recebe a cotação dos voos que melhor
atendam aos requisitos citados em “III”, efetua a reserva das passagens aéreas, informando o
centro de custo (área) e subcentro de custo (projeto);
iii.
O responsável da área solicita autorização da diretoria por e-mail contendo o motivo da viagem
com histórico coerente e plenamente alinhado ao projeto e outros dados que julgar necessários,
como TRF que compreende a viagem;
iv.
O responsável da área encaminha o e-mail com a autorização para a agência de viagens [email protected] – solicitando emissão da passagem, copiando a secretária de Campinas.
v.
A secretária recebe um e-mail automático do sistema da agência de viagens com os dados da
passagem aérea;
vi.
A secretária insere a requisição no SGS, anexando o e-mail de aprovação e envia e-mail ao
colaborador com o bilhete e dados sobre as diárias, se houver.
9. Alterações e cancelamentos:
Para alterações ou cancelamentos das passagens aéreas é necessário entrar em contato com as
secretárias em horário comercial.
10. Emergências – para uso exclusivo dos colaboradores da Softex
O atendimento emergencial será realizado pela agência através dos telefones: 4004-0025 ou (11) 45067888. Para esse atendimento será necessário fornecer o nome da empresa e a senha - "S1F2T3".
Entende-se como urgência/emergências ações após as 18hs, e que estejam esgotadas as possibilidades
de resolução por uma das secretárias da Softex, ex: cancelamentos, perda ou de emissão de voo.
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11. Fluxograma do processo
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12. Reserva de hotéis
O sistema da agência de viagens permite a reserva de hotéis credenciados, e o pagamento deverá ser
feito no balcão/hotel através das diárias recebidas.
Observação: como a agência cobra por movimentação, é importante que todos os itens da viagem
(passagem, hotel e aluguel de veículos) sejam contratados em uma única movimentação/pedido no
sistema.
13. Tabelas de Diárias
TIPOS DE DIÁRIAS
SOFTEX
VALOR
REEMBOLSOS
DE/PARA
URBANOS
AEROPORTOS
Terceiro/ Consultores – mediante reembolso
R$ 535,00
Sim
50% ida/ volta no mesmo dia
R$ 267,50
Sim
*Sim
Sim
Equipe SOFTEX
R$ 535,00
Sim
**Sim
50% ida/ volta no mesmo dia
R$ 267,50
Sim
**Sim
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs
América do Norte, Sul e Central - Consultores 70% + 30% c/reembolso (U$ 300
hospedagem e U$200 alimentação)
Europa e Ásia – Equipe Softex, e Consultores 70% + 30% c/reembolso (€ 300 + €
200)
R$ 267,50
Sim
***Sim
US$ 500,00
Somente no Brasil
Não
€ 500,00
Somente no Brasil
Não
*Sim – considerando o limite da diária
**Sim - somente para Capitais exceto Campinas e Brasília onde temos serviços de traslado
***Para viagens com retorno antes das 14hs não será concedida meia diária.
APEX
*HOSPEDAGEM
Equipe SOFTEX, (Rio de Janeiro, Brasília e São Paulo)
R$ 450,00
Terceiro/Consultores mediante reembolso)
R$ 300,00
ALIMENTAÇÃO E
TRANSPORTE
R$200,00
R$ 300,00
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs
R$ 300,00
R$ 380,00
R$ 250,00
Ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde)
R$ 300,00
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs
R$ 300,00
Diárias internacionais
América do Norte, Sul e Central – Equipe SOFTEX
América do Norte, Sul e Central - Consultores 70% + 30%
c/reembolso
Outras regiões incluindo Cuba – Equipe Softex, e
Consultores 70% + 30% c/reembolso
MCTI
TIPOS DE DIÁRIAS
(Brasil Mais TI, PPI 2013 e TI Maior)
URBANOS
R$ 300,00
Ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde)
Equipe SOFTEX - Todas as outras regiões
REEMBOLSOS
DE/PARA
AEROPORTOS
US$ 300,00
US$ 200,00
US$ 300,00
US$ 200,00
€ 300,00
€ 200,00
VALOR
Não haverá
reembolso.
O pagamento será
efetivado somente
nas cidades de
Campinas e Brasília
via motorista
credenciado
antecipadamente
agendado pela
secretária.
N ã o
TIPOS DE DIÁRIAS
REEMBOLSOS
DE/PARA
URBANOS
AEROPORTOS
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Terceiro/ Consultores – mediante reembolso
R$ 500,00
50% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde)
R$ 250,00
Equipe SOFTEX
R$ 500,00
50% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde)
R$ 250,00
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs
R$ 250,00
Diárias internacionais – Equipe SOFTEX
U$/€ 550,00
Sim
PPI 2013 e TI Maior (Consultores 70% + 30%)
Diárias internacionais – Equipe SOFTEX
U$/€ 550,00
Sim
Brasil Mais TI (Consultores 70% + 30%)
*Serão reembolsados os trechos urbanos somente para transporte de material promocional para a feira/ evento se comprovado.
*Não
*Não
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REEMBOLSOS
FINEP
DE/PARA
AEROPORTOS
URBANOS
Terceiro/ Consultores – mediante reembolso
R$ 450,00
Sim
*Sim
60% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde)
R$ 270,00
Sim
*Sim
R$ 450,00
Sim
**Sim
**Sim
Equipe SOFTEX
R$ 270,00
Sim
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs
R$ 270,00
Sim
Sim
Terceiro/ Consultores – mediante reembolso
R$ 397,00
Sim
*Sim
60% ida/ volta no mesmo dia - (manhã e tarde)
R$ 238,20
Sim
*Sim
R$ 397,00
Sim
**Sim
R$ 238,20
Sim
**Sim
Equipe SOFTEX
50% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde)
FINEP VI
60% ida/ volta no mesmo dia (manhã e tarde)
Diferencial
FINEP V
VALOR
TIPOS DE DIÁRIAS
Dia seguinte com pousada, retorno a partir das 14hs
R$ 238,20
Sim
Sim
Diária Internacional
FINEP V
Equipe SOFTEX integral
U$500,00
Sim
Não
e VI
Consultores 70% + 30% mediante prestação de contas
*Sim - Será reembolsado até o limite da diária
**Sim - somente para Capitais Exceto Campinas e Brasília que possui serviço de traslado
14. Competências
VIAJANTE
Presidente
Vice Presidente Executivo
Diretor
Gerentes
Coordenadores
Demais colaboradores
Consultores
AUTORIZADOR
Vice Presidente Executivo
Presidente e/ou Diretor
Vice Presidente Executivo e/ou outro Diretor
Vice Presidente Executivo e/ou Diretor
Gerente da área ou Diretor
Gerente da área ou Diretor
Gerente da área ou Diretor
15. Procedimentos gerais
1- Quando o valor das diárias pagas/creditadas, em um mesmo mês, for igual ou superior a 50% do
salário mensal do profissional, serão efetuados os descontos na forma da tabela do IRRF;
2- A pedido do colaborador, o Diretor/Gerente da área poderá autorizar que a viagem seja realizada com
reembolso de despesas, ao invés de pagamento de diárias;
3- Para viagens internacionais não será paga diária complementar do dia seguinte com pousada, se o
retorno da viagem ocorrer antes das 14hs;
4- Para viagens internacionais a taxa de cambio do dólar de viagem será consultada no site do Banco do
Brasil, do dia da emissão da SVI, ‘em dólar turismo, venda’;
5- Para Consultores – PF e PJ
a. Não será paga diária de viagem e sim reembolso de despesas, limitado ao valor da diária;
b. Em casos especiais, o Gerente da área poderá autorizar adiantamento para despesas de
viagem, em valor não superior a 70% do total previsto;
c. No caso das PJ’s o adiantamento e o reembolso deverá ser efetuado em nome do viajante, a
PJ deverá indicar os dados pessoais do beneficiário para o referido pagamento;
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d. No retorno da viagem de Consultor a PJ do mesmo (ou ele próprio quando PF) deve fazer a
entrega dos documentos previstos em “6 a.” a Secretária, em até 5 dias úteis após o retorno. A
falta de entrega dos documentos mencionados, impede a autorização de nova viagem para a
mesma PJ/consultor;
e. O limite do dispêndio não pode ultrapassar o valor das diárias, mesmo com comprovantes.
Situações especiais devem ser analisadas pelo Gerente da área e submetidas à aprovação da
Diretoria.
6- O valor do transporte “de e para” aeroportos serão reembolsados mediante apresentação de
comprovantes;
7- No retorno da viagem o profissional deve entregar a SOFTEX/Secretaria:
a.
Os comprovantes de despesas, previstos em contratos ou TRF, devem ser entregues a
SOFTEX/Secretaria, em até 5 dias úteis após o retorno da viagem, juntamente com o
comprovante do check-in;
b.
A falta de entrega dos comprovantes e do relatório da viagem (caso exigido), impedirá a
liberação do profissional para nova viagem.
8- Viagens com recursos APEX
a. Para todas as viagens a Softex irá pagar o valor da hospedagem mediante reserva antecipada do
hotel, e será exigida a apresentação da comprovação da hospedagem na prestação de contas da
viagem. A diária de alimentação e transporte é paga integralmente. O comprovante da
hospedagem deve ser enviado para a Softex juntamente com o comprovante de embarque. O
profissional não poderá realizar nova viagem enquanto essa prestação de contas não for efetivada
e regularizada;
b. Não haverá reembolso de traslados/taxi – De e Para aeroportos ou interurbanos, no país ou no
exterior, pois é considerado que a diária denominada “alimentação e transporte” cubra gastos
com alimentação, locomoção e outros tipos de despesa, com exceção nas cidades de Brasília e
Campinas, e não há necessidade da apresentação de comprovação.
9- Para os Profissionais SOFTEX
a. Quando os dispêndios com a viagem, incluindo hospedagem, alimentação e deslocamentos na(s)
localidade(s) de destino forem superiores ao valor da diária, o viajante deve preencher a solicitação
de reembolso (RDG), anexando comprovantes de TODAS as despesas, solicitando o complemento
correspondente.
NEY GILBERTO LEAL
VICE-PRESIDENTE EXECUTIVO