REUNIÃO SEM FOCO DESMOTIVA EQUIPES
Para tudo sair como planejado, a pauta deve ser
compartilhada com antecedência
(O Globo)
Reuniões longas, com excesso de pessoas envolvidas e, pior, sem foco são
alguns dos problemas enfrentados diariamente nas empresas, impactando nos
resultados e também na motivação da equipe. Mas qual o segredo para fazer reuniões
mais produtivas?
O primeiro passo para ter êxito em uma reunião de trabalho é identificar se ela
realmente é necessária, segundo afirma o especialista em produtividade Antonio
Carlos Soares, CEO do Runrun.it, uma plataforma brasileira de gestão de tarefas,
tempo e desempenho utilizada por 100 mil empresas em 107 países.
Questionamentos como:
“Qual o objetivo da reunião?” e “Por que ela foi marcada?” ajudam muito a definir sua
real necessidade.
— Apenas convoque um encontro corporativo
suficientes de que ele será produtivo - orienta.
se
identificar
elementos
O executivo explica que o próximo passo é fazer uma relação dos assuntos que
serão abordados, depois definir quais informações você espera ouvir de cada
participante e, por último, quanto tempo vai durar a reunião.
— O segredo está no planejamento e na preparação. Uma forma inteligente de
garantir que saia tudo conforme o planejado é compartilhar com o grupo a pauta da
reunião com antecedência. O que surgir de novidade não deverá ser prioridade.
Na sua avaliação, alguns gestores usam esses encontros para se informar sobre
o andamento de tarefas e projetos, uma vez que não tiveram tempo para ler os
inúmeros e-mails trocados sobre o assunto. E também para realinhar prioridades e
até mesmo como estratégia para dividir responsabilidades e isentar o peso de sua
decisão.
Nem sempre é necessário marcar uma reunião - que envolve o tempo e o custo
de diversas pessoas. O uso de softwares de gestão elimina a necessidade de reuniões
corriqueiras para acompanhamento de status e mudanças de priorização. Além disso,
reduz o volume de e-mails a serem lidos pelo gestor e fornece relatórios que
subsidiam a tomada de decisão.
— O gestor fica mais seguro e assertivo, podendo demandar menos reuniões e
decidir com mais segurança.