Lotus Notes R8.5.2
Apostila de Treinamento
Versão Maio/2012
SUMÁRIO
Sumário
Introdução _____________________________________________________________________________ 4
O que é o Notes? ______________________________________________________________________ 4
Arquivos Ids, Níveis de Acesso e Base de Dados _____________________________________________ 5
Acessando o Notes ______________________________________________________________________ 6
Iniciando o Notes______________________________________________________________________ 6
Área de Trabalho ______________________________________________________________________ 8
Saindo do Notes_______________________________________________________________________ 8
Detalhamento sobre a área de trabalho ____________________________________________________ 10
Personalização da área de trabalho _______________________________________________________ 10
Reorganizando os ícones das bases de dados nas divisórias da área de trabalho ____________________ 11
Adicionando e removendo uma página de área de trabalho ____________________________________ 12
Adicionando um ícone de base de dados na sua área de trabalho ________________________________ 13
Removendo um ícone de base de dados da sua área de trabalho. ________________________________ 15
Usando o correio eletrônico (email) do Lotus Notes ____________________________________________ 19
Acessando a base de Correio ____________________________________________________________ 19
Vendo mensagens em pastas e vistas diferentes _____________________________________________ 19
Painel de Visualização _________________________________________________________________ 21
Lendo o seu correio ___________________________________________________________________ 23
Criando uma mensagem de correio _______________________________________________________ 23
Checando a ortografia _________________________________________________________________ 26
Desfazendo erros _____________________________________________________________________ 27
Formatando as mensagens ______________________________________________________________ 27
Trabalhando com pastas _________________________________________________________________ 29
Criando uma nova pasta _______________________________________________________________ 29
Movendo documentos entre pastas _______________________________________________________ 30
Outras operações com pastas ____________________________________________________________ 30
Ordenando as mensagens ________________________________________________________________ 31
Apagando documentos ________________________________________________________________ 31
Vendo um arquivo que está anexado a um documento __________________________________________ 32
Vendo um documento que está ligado a outro documento _______________________________________ 32
Criando ligações a outros documentos ______________________________________________________ 33
Adicionando uma figura a um documento____________________________________________________ 35
Procurando palavras ou frases específicas em documentos_______________________________________ 35
Encontrando e substituindo uma palavra ou frase num documento_______________________________ 36
Encontrando documentos que contém palavras específicas ____________________________________ 37
Encontrando títulos de documentos que contém uma palavra ou frase ____________________________ 38
Imprimindo um documento enquanto você o lê _______________________________________________ 38
Imprimindo vários documentos de uma pasta ou vista ao mesmo tempo __________________________ 39
Usando as opções de distribuição do correio do Notes __________________________________________ 41
Opção _____________________________________________________________________________ 41
Preferências ___________________________________________________________________________ 42
Quando esta opção é escolhida, os ícones aparecem ao lado da mensagem: __________________________ 45
Bases Locais e em um Servidor__________________________________________________________ 46
Como Criar uma Nova Réplica __________________________________________________________ 47
Como Replicar uma Base Já Existente ____________________________________________________ 50
Aumentando a sua produtividade __________________________________________________________ 54
Destacando os remetentes ______________________________________________________________ 56
Criando regras _______________________________________________________________________ 57
Agenda ______________________________________________________________________________ 59
Abrindo a agenda_____________________________________________________________________ 59
Criando uma nova entrada na agenda _____________________________________________________ 60
Agendando uma reunião _______________________________________________________________ 62
Aceitando participar de uma reunião ______________________________________________________ 63
Considerações sobre Backup ______________________________________________________________ 65
Introdução
O que é o Notes?
O Lotus Notes é uma plataforma colaborativa de trabalho. Seus recursos estão muito
além do que simplesmente ser um sistema de envio e recebimento de mensagens
eletrônicas. A plataforma Lotus Notes (conhecida apenas pelo nome Notes) engloba
serviços de correio eletrônico, agenda de contatos, agenda de compromissos, tarefas
a fazer além de permitir o trabalho em grupo através de aplicativos customizados
(conhecidos como bases de dados).
Dentro de nossa organização podemos utilizar o Notes para diversas tarefas, como
por exemplo:
• Enviar e receber mensagens correio eletrônico
• Acessar aplicativos (bases de dados) como LDR, Normas e Procedimentos,
Controle de Contratos, etc.
• Discutir e compartilhar informações que sejam importantes para a realização do
seu trabalho. O que pode resultar em uma diminuição significativa das reuniões
presenciais.
• Levar o computador com você e acessar as informações do Notes onde quer que
você esteja, via Internet.
• Agendar reuniões e controlar suas tarefas diárias
Arquivos Ids, Níveis de Acesso e Base de Dados
Para se entender o funcionamento básico do Notes devemos conhecer alguns
conceitos que usaremos ao longo deste manual.
Ids Notes
O ID é um arquivo de identificação pessoal que permite ao usuário ter acesso à
plataforma Lotus Notes. Associado a cada ID temos um nome de usuário e
também uma chave eletrônica (senha). Portanto, cada usuário deve ser
responsável pela manutenção da integridade deste arquivo, não o repassando a
terceiros e nem tampouco compartilhando sua senha.
Níveis de Acesso
A partir do ID do usuário, é possível se atribuir níveis de acesso para cada base
de dados existente dentro da plataforma Lotus Notes. Sendo assim, temos um
ambiente totalmente seguro onde informações sensíveis podem ser protegidas.
Bases de Dados
Uma base de dados é um aplicativo existente dentro do Lotus Notes. A caixa
postal do usuário, por exemplo, é considerada uma base de dados.
Acessando o Notes
A interface de acesso ao Lotus Notes é bastante simples e intuitiva.
Iniciando o Notes
Para iniciar o Lotus Notes siga os seguintes passos:
Clique em Lotus Notes (ícone que se localiza em sua área de trabalho)
Assim que o Notes é iniciado será solicitado ao usuário a senha de acesso.
Como o Notes pode ser usado por diversas pessoas em um mesmo computador, o Notes
sempre solicitará a senha do último usuário que iniciou o aplicativo. Caso a senha exigida
não seja a de seu usuário, você tem a possibilidade de alterar a solicitação. Para isto, basta
clicar na “seta” presente ao lado do nome que aparece na tela, escolher a opção “Outros” ou
“Others”.
Assim que a opção “Outros” for escolhida, você deverá informar o local onde está gravado
seu ID. Feito isto o Lotus Notes irá exigir a sua senha.
Área de Trabalho
O Lotus Notes trabalha com o conceito de área de trabalho semelhante à área de trabalho do
Windows. A área de trabalho do Notes é o local onde os ícones de acesso aos aplicativos
(bases de dados) são colocados. Você pode adicionar/remover ícones, organizá-los em
“abas” diferentes e movê-los de acordo com sua necessidade. A imagem abaixo apresenta
uma visão geral da área de trabalho do Notes.
Saindo do Notes
Para sair do Notes acesse o menu Arquivo e logo após clique em Sair do Lotus
Notes, ou clique no X da janela à direita na parte superior.
Detalhamento sobre a área de trabalho
Na área de trabalho do Notes podemos colocar os ícones dos aplicativos mais
usados, facilitando e agilizando o acesso a cada um. Ao se realizar um duplo clique
do mouse sobre um ícone da área de trabalho, o aplicativo representado pelo ícone
será imediatamente aberto.
Personalização da área de trabalho
O Notes permite que você coloque ícones de bases de dados em diferentes divisórias
da área de trabalho. Isto permite que você organize os ícones da melhor forma que
lhe convier.
Cada página da área de trabalho tem uma lapela para você clicar e ver o conteúdo
daquela divisória. Você pode nomear uma lapela para descrever os tipos de ícones
das bases de dados que estão em cada divisória. Isto ajuda você a encontrar o ícone
de bases de dados mais facilmente. Caso você queira renomear a lapela ou mudar a
cor de fundo do texto, basta fazer um duplo clique sobre o nome dela.
Reorganizando os ícones das bases de dados nas divisórias da área de
trabalho
Os ícones podem ser rearranjados dentro de cada uma das páginas da área de
trabalho. É possível ainda mover ícones de uma Página para outra, para isto basta
arrastar o ícone desejado para cima do nome da página de destino.
Adicionando e removendo uma página de área de trabalho
Para criar uma nova página de área de trabalho faça o seguinte:
Escolha o menu criar (Create), Página de Área de Trabalho (Workspace page). A
página será adicionada à esquerda da página corrente
Para apagar uma página da área de trabalho faça o seguinte.
• Selecione a página da área de trabalho que você queira apagar clicando em seu
cabeçalho.
• Pressione a tecla DEL no teclado
Na janela de diálogo que aparece clique em Sim (Yes) para apagar a página. Apagar
a página implicará em apagar também qualquer ícone desta página
Adicionando um ícone de base de dados na sua área de trabalho
Adicionar um ícone de base de dados na sua área de trabalho faz com que fique mais
fácil abrí-la no futuro - você simplesmente dá um duplo clique no ícone da base de
dados. Além disto, você pode colocar os ícones em qualquer página da sua área de
trabalho, portanto você pode achá-lo facilmente.
• Clique na lapela da área de trabalho onde você quer colocar o ícone da base de
dados. Repare que em nosso exemplo abaixo a página Lapela 1 não contém
nenhum ícone de base de dados.
• Clique com botão direito numa área vazia, escolher opção “Abrir Aplicativo...”,
e depois Abrir. Você terá uma janela de diálogo como a abaixo
• Clique na seta para baixo da caixa de servidores. Selecione o nome do servidor
que contém a base de dados, ou clique em Outros (Other) para ver mais nomes
de servidores. Se o nome do servidor não estiver listado, digite-o no campo
Servidor.
Na caixa de banco de dados (database) mova a barra de rolagem à direita para
visualizar mais bases de dados (elas estão em ordem alfabética e tem um ícone azul).
Talvez seja necessário abrir uma pasta (ícone amarelo) para localizar bases de dados
mais internas. Basta dar dois cliques sobre as pastinhas amarelas.
• Finalmente dê dois cliques no título da base de dados que você quer acessar
(bases de dados tem ícones de um livro azul). O notes automaticamente irá abrir
a base de dados escolhida e acrescentar esta base de dados a lapela escolhida.
Para sair da base de dados que foi aberta, aperte ESC até retornar a área de
trabalho ou clique no X da janela fechar do documeto (abaixo dos SmartIcons).
Fechar uma base de dados não fecha os documentos daquela base de dados. Você
fecha os documentos abertos separadamente.
Removendo um ícone de base de dados da sua área de trabalho.
Você pode remover um ícone de base de dados da sua área de trabalho para torná-la
mais fácil de gerenciar. Esta é uma boa idéia se você não vai usar mais a base de
dados. Quanto menos ícones de bases de dados que você tem na sua área de
trabalho, mais facilmente será encontrar as bases de dados que você deseja utilizar.
• Clique num ícone de base de dados que você queira remover
• Pressione a tecla DEL.
• Quando o Notes te perguntar se você tem certeza que quer remover o ícone,
clique em Sim (Yes)
É bom esclarecer que você não apagou a base de dados, apenas apagou o ícone que
dá acesso a esta base.
Mostrando informação da base de dados nos ícones das bases de
dados
Cada ícone de base de dados sempre mostra o título da base de dados que ele
representa. Você pode também fazer com que os ícones das bases de dados mostrem
o número de mensagens não lidas e o nome do servidor onde a base está localizada.
Isto economiza tempo porquê você não tem que abrir uma base de dados para saber
se existem documentos novos que ainda não leu. Ele também diz a você se uma base
de dados está em seu próprio computador (Local) ou em um computador diferente.
• Para mostrar o número de mensagens não lidas no ícone da base de dados,
escolha o menu Exibir (View) e depois escolha Mostrar não lidas(Show
unread).
• Por padrão, o Notes mostra o nome do servidor no ícone da base de dados.
Para desabilitar esta opção (ou reabilitar depois de tê-lo desabilitado),
escolha Exibir (View) e depois escolha Mostrar Nomes do Servidor (Show
server Names) no menu do Notes.
Usando o correio eletrônico (email) do Lotus Notes
O Notes possui a funcionalidade de correio eletrônico que permite a você enviar
mensagens via internet para outras pessoas da Visão Mundial ou para qualquer
pessoa que possua um endereço eletrônico.
O Notes armazena suas mensagens na sua base de dados de correio pessoal. Quando
você recebe uma mensagem, o Notes a coloca na caixa de entrada (Inbox) do seu
correio. Depois que você lê a mensagem, você pode salvá-la, apagá-la, enviá-la para
outra pessoa ou enviar uma resposta.
Acessando a base de Correio
Para que você possa ler as mensagens no Notes, você deve primeiro abrir a sua base
de dados de correio. Quando sua base de correio estiver aberta, você poderá criar
novas mensagens, responder e mover mensagens para pastas. Mantendo suas
mensagens organizadas e tornando mais fáceis encontra-las.
• Abra a sua base de dados de correio clicando duplamente no ícone de base de
dados na área de trabalho do Notes. O ícone tem o seu nome nele, bem como a
figura de um envelope. O número que aparece em vermelho ao lado do envelope
corresponde à quantidade de mensagens não lidas presentes em sua caixa postal
Vendo mensagens em pastas e vistas diferentes
A base de dados de correio contém diversas pastas e vistas que permitem que você
veja suas mensagens de correio de formas diferentes. O grupo de mensagem que
você vê depende do propósito da pasta ou da vista. O notes já vem configurado com
as pastas padrões (como por exemplo a caixa de entrada, Itens enviados, Rascunhos,
todos os documentos). É possível ainda criar pastas personalizadas. A imagem
abaixo mostra a tela geral da caixa postal de correio.
A tabela abaixo explica as pastas e vistas principais em uma base de correio
Pasta ou Vista
Propósito
Caixa
de
entrada Armazena automaticamente todas as mensagens que você recebe
(Inbox)
Rascunhos (Drafts)
Armazena automaticamente todas as mensagens que você salva
sem enviar. Você pode posteriormente editar e enviar estas
mensagens.
Mensagens Enviadas
Armazena automaticamente todas as mensagens que você salva
(Sent)
quando as envia.
Todos os documentos Mostra todas as mensagens que estão atualmente na sua base de
(All Documents)
dados de correio.
Lixo (Trash)
Armazena mensagens que você marcou para deletar (ou colocou
diretamente nesta pasta). Você pode apagar estas mensagens ou
decidir salvá-las.
Mensagens não
Armazena as mensagens consideradas como “spam”
desejadas
Painel de Visualização
O Notes permite que você leia uma mensagem de duas formas. A primeira delas é
abrindo a mensagem desejada através de um clique duplo em cima dela. Você pode,
opcionalmente usar o painel de visualização de mensagens. Para abrir o painel de
mensagens, basta clicar sobre a “seta” correspondente ao painel presente na parte
central inferior da caixa de entrada (veja imagem abaixo)
Após clicar na seta do painel, a tela ficará com a seguinte aparência:
O tamanho do painel de visualização pode ser alterado de acordo com as suas
necessidades, para isto basta “arrastar” a borda dele.
Lendo o seu correio
As mensagens que chegam a você ficam na vista Caixa de Entrada.
• Uma mensagem não lida tem uma estrela à esquerda e o seu título deve estar em
negrito. Para abri-la basta dar um duplo clique.
Caso você já tenha lido uma mensagem, porém quer deixa-la novamente como
“não lida”, basta selecioná-la e pressionar a tecla “insert”.
• Para fechar a mensagem que você está lendo, clique no X da tela que está
acessando ou pressione ESC. A medida que você for pressionando ESC, as
janelas que estão abertas vão se fechando até retornarmos a área de trabalho.
Criando uma mensagem de correio
Para criar uma nova mensagem de correio, basta a partir de sua caixa de entrada
clicar no botão “Novo”
O notes apresentará então a tela de escrita de nova mensagem, conforme descrito na
imagem abaixo:
• Na linha "Para"(To), digite o nome da pessoa ou do grupo para o qual você
quer escrever uma mensagem. Para enviar a mensagem para mais de uma pessoa
ou grupo, digite nomes adicionais separados por vírgula. À medida que você
digita, o Notes mostra os nomes das pessoas na sua rede do Notes. Se o notes
sugerir o nome ou o grupo que você quer, pressione Enter para aceitá-lo. Do
contrário, continue digitando o nome que você deseja.
• CC (Com Cópia). Digite neste campo nos nomes das pessoas para as quais você
deseja enviar cópias da mensagem
• BCC (Cópia Cega). O campo BCC é bastante interessante e funciona da
seguinte maneira: se você mandar mensagem para João e Maria colocando o
endereço de ambos neste campo, João não saberá que foi enviada uma cópia da
mensagem para Maria e nem Maria saberá que o que está lendo teve uma cópia
enviada para João.
• Caso você não saiba o nome da pessoa para quem você quer enviar a mensagem,
basta clicar em cima do campo Para (que fica em azul). Desta forma o notes
exibirá o caderno de endereços onde você poderá fazer uma busca pelo
destinatário da mensagem
• Clique na linha de assunto (subject), e digite uma breve descrição da sua
mensagem. O campo assunto informa aos recebedores da mensagem do que se
trata a mensagem antes que ele abra para lê-la.
• Clique na área do texto da mensagem, abaixo da linha de assunto e digite o corpo
da sua mensagem. O corpo da mensagem poderá ser tão longo ou tão curto
quanto você desejar.
Quando você estiver pronto para enviar a mensagem, Clique no botão Enviar
(Send).
O botão “Enviar e Arquivar” faz com que a mensagem seja enviada para ao
destinatário e também seja gravada na caixa entrada do remetente (na sua própria
caixa postal).
O campo “Salvar como rascunho” faz com que a mensagem seja gravada na pasta de
“Rascunhos” de sua caixa postal (sem ser enviada). Em um outro momento você
poderá abrir esta mensagem, editá-la (se for necessário) e envia-la.
O ícone de “clips”
permite a você anexar um arquivo à sua mensagem
Respondendo uma mensagem que você recebeu
Ao ler uma mensagem que uma pessoa lhe enviou, você pode querer respondê-la.
Ao invés de criar uma nova mensagem do início, você pode criar uma resposta que
já inclua o endereço da pessoa que enviou a mensagem original e o assunto da
mensagem.
• Enquanto você lê uma mensagem, clique no submenu Responder (Reply).
Assim você pode incluir a mensagem original da pessoa na sua resposta. Você
precisa somente digitar o texto da sua resposta e enviá-lo.
• Você pode incluir a mensagem original recebida na sua resposta. Para fazer isto,
clique no botão Responder (Reply) e depois em Responder com Histórico
(Reply with History).
• Para enviar sua resposta para todas as pessoas que receberam a mensagem
original, você pode clicar no menu Responder para Todos (Reply to All).
• Você pode ainda reenviar a mensagem para outra pessoa e ainda adicionar os
seus próprios comentários à mensagem. Para isto clique em Reenviar
(Forward) e adicione o destinatário da mensagem
Checando a ortografia
Enquanto você está criando um documento, você pode não querer parar para corrigir
os seus erros de digitação. Geralmente é muito mais fácil e mais rápido continuar
digitando e depois checar a digitação quando você tiver acabado de escrever. Além
disso, é normal você cometer erros de digitação que nem mesmo você nota. Você
pode solicitar ao Notes para checar a sua ortografia e sugerir palavras que ele
considera que foi digitada incorretamente.
Para isto, basta ir até o menu “Ferramentas” e escolher a opção “Verificar
Ortografia”
Desfazendo erros
Para a maioria das coisas que você faz, você pode pedir ao Notes para desfazê-las.
Mas você tem que dizer ao Notes antes que você faça qualquer outra coisa mais. O
Notes desfaz somente a última ação que você executou. Quando você cometer um
erro, siga este procedimento:
Escolha Editar (Edit) e depois escolha Desfazer (Undo) no menu do Notes. Ou
simplesmente pressione as teclas Ctrl+Z.
Formatando as mensagens
Quando se está escrevendo uma nova mensagem de correio eletrônico o Notes lhe
dá a possibilidade de formata-la da forma que você precisa. É possível mudar a
fonte, cor do texto, identação (esquerda, direita, centralizado e justificado), etc.
Trabalhando com pastas
Criando uma nova pasta
As pastas ajudam você a organizar e categorizar os documentos da sua caixa postal. Você pode criar
quantas pastas desejar.
•
De dentro de sua base de correio do notes, escolha Criar (Create) e depois escolha Pasta
(Folder) no menu do Notes.
•
Digite o nome para a pasta (folder)
•
(OPCIONAL) Se você quiser colocar uma nova pasta dentro de uma pasta existente (criar uma
subpasta), clique na pasta que você deseja na caixa que diz Selecione uma localização para uma
nova pasta (Select alocation for the new folder).
•
Clique em OK.
Movendo documentos entre pastas
Você pode concluir que o documento que você colocou em uma pasta necessita ser transferido para
uma outra pasta.
•
Abra uma pasta ou vista que contenha o documento que você quer mover para um nova pasta
•
Simplesmente “arraste” a mensagem para a pasta desejada
Outras operações com pastas
Você pode renomear uma pasta, movê-la para uma subpasta e ainda excluir uma pasta. Para isto
basta selecionar a pasta primeiramente e depois acessar o menu Ações. Em Opções de Pasta você
poderá excluir, mover ou renomear a pasta selecionada.
Ordenando as mensagens
A caixa de entrada de correio bem como as pastas criadas por você possuem opções de ordenação
das mensagens. As opções de ordenação incluem: Ordem alfabética do nome do remetente, ordem
cronológica do recebimento das mensagens, Ordem alfabética de assunto, tamanho da mensagem.
Para fazer a ordenação basta clicar na coluna desejada.
Na figura abaixo, a coluna data na esquerda tem 2 triângulos, indicando que você pode ordenar
documentos por data, tanto na ordem crescente quando na decrescente. Repare que os documentos
estavam em ordem de data crescente (fig. 1) e agora, após clicarmos no triângulo da coluna data os
documentos estão em data decrescentes (fig. 2). Este recurso é válido para todas as bases do notes
Apagando documentos
Para apagar uma mensagem de email basta seleciona-la e pressionar a tecla “delete” do teclado.
Vendo um arquivo que está anexado a um documento
Você pode receber uma mensagem de correio ou ler um documento que tem um arquivo anexado a
ele. Por exemplo, alguem criando uma mensagem sobre o orçamento pode anexar um arquivo de
planilha eletronica que mostra o orçamento real. O Notes mostra uma ícone no documento que
representa o arquivo anexado. Você pode ver os arquivos sem a necessidade de sair do Notes.
Dê um clique duplo no icone do anexo. O notes mostra um caixa de informação como a abaixo.
Clicando em Exibir, dependendo do tipo de arquivo anexado, você terá uma visualização do anexo.
Se for um documento texto por exemplo você poderá ler as informações mas não editá-lo.
Clicando em Iniciar o arquivo será aberto no aplicativo associado. Por exemplo, se o arquivo é do
tipo planilha eletrônica (.xls) o notes irá chamar o programa Excel e abrirá o arquivo anexo neste
programa.
Clicando em Desanexar você terá a oportunidade de salvar o arquivo para posterior edição. Está é a
opção mais recomendável se você tem que modificar o documento e reenviá-lo posteriormente. Para
fechar a caixa “Anexo” basta pressionar ESC.
Vendo um documento que está ligado a outro documento
Você pode receber uma mensagem de correio ou ler um documento que tenha outro documento
ligado (linkado) a ele. Por exemplo, um documento em uma base de dados pode referir-se a uma
informação em uma segunda base de dados e você pode vê-lo dando um clique duplo no ícone de
ligação. Abaixo um exemplo de um link de documento.
Criando ligações a outros documentos
Quando você cria um documento, você pode se refererir à informação em outro documento.
Você pode pode fazer isto criando uma ligação (link) que mostra o outro documento. Quando você
faz isto, o Notes coloca um ícone no documento que você está criando para representar o
documento ligado. Os leitores podem dar um clique duplo no ícone para ver o documento ligado.
Quando os leitores tiverem feito a leitura do documento ligado, eles podem retornar para o
documento original pressionando ESC.
•
Enquanto você cria um documento, escolha o menu Janela (Windows) e então escolha Área de
Trabalho Workspace no menu do Notes
•
Dê um clique duplo no ícone da base de dados que contém o documento que você quer ligar,
isto é, abra a base de dados com o documento que será ligado (linkado)
•
Clique no título do documento que você quer ligar selecionando. Alternativamente você
também pode abrir o documento que deseja linkar dando um duplo clique nele
•
Escolha Editar (Edit) e então escolher Copiar como Link (Copy As Link) no menu do Notes e
depois escolha Link de Documento
•
Escolha o documento original que receberá o link atraves do botão de acesso a este documento
•
Coloque o cursor onde você quer que o Notes mostre o ícone de ligação e depois escolha
Editar (Edit) e depois escolha Colar (Paste) no menu do Notes. Assim o notes irá colar um
link para o documento escolhido. Bastará o usuário clicar no ícone para acessar a
informação necessária
Adicionando uma figura a um documento
Para anexar uma imagem a uma mensagem do Notes basta ir ao menu Criar Figura.
Neste momento você poderá escolher o arquivo contendo a imagem em questão. Este processo
irá mostrar a imagem no corpo do documento (e não como um anexo)
Procurando palavras ou frases específicas em documentos
O Notes pode ajudar você a encontrar uma palavra específica em documentos em uma base de
dados.
Quando você diz ao Notes para encontrar uma palavra ou frase, o Notes começa a procura no ponto
em que o cursor se encontra no documento. Se você quiser procurar a partir do começo, coloque o
cursor no início do documento.
•
Enquanto você lê ou cria um documento, escolha Editar(Edit) e depois escolha
Encontrar/Substituir (Find/Replace) no menu do Notes.
•
Na caixa de diálogo Encontrar (Find), digite o texto que você quer encontrar. Clique no botão
Encontre o Próximo (Find Next).
•
O Notes realça a primeira ocorrência no texto. Se você quiser encontrar outra ocorrência, clique
Encontre o Proximo (Find Next) novamente. Quando você tiver concluído a procura no texto,
clique o botão Fechar (Done).
Encontrando e substituindo uma palavra ou frase num documento
Depois de escrever um documento, você pode não gostar de uma determinada palavra ou frase que
você digitou no texto. Você pode ter usado uma palavra ou frase diversas vezes no documento o
pode querer adicionar varições no documento.
Você pode pedir ao Notes para encontrar ou palavra ou frase e substituí-la como um texto diferente.
O Notes inicia a procura no ponto onde o cursor se encontra no documento. Se você quiser procurar
do início, coloque o cursor no início do documento. Este procedimento é bem semelhante ao
localizar, com a diferença que você irá digitar a palavra ou frase no campo Substituir.
•
Enquanto você criar ou editar um documento, escolha Editar (Edit) e depois escolha
(Encontrar/Substituir) ( Find/Replace) no menu do Notes.
•
Notes inicia a busca no ponto em que o cursor está localizado no documento.
•
Na caixa de diálogo Encontrar (Find) , digite o texto que você deseja encontrar. Depois clique
na caixa de diálogo Substituir (Replace) , e digite o texto de substituição.
•
Clique no botão Encontrar Próximo (Find Next). O Notes destaca a primeira ocorrência da frase
ou palavra a ser procurada.
•
Se você quiser substituir o texto destacado como o texto de substituição, clique no botão
Substituir (Replace). Caso contrário, salte este passo.
Encontrando documentos que contém palavras específicas
Você pode precisar procurar uma palavra específica em um documento por vários motivos. Por
exemplo, você pode querer ver o que o documento diz sobre um assunto específico. Você pode
querer mudar uma frase que você digitou em diversos documentos. Você pode querer encontrar um
documento específico, sabenod que é o único documento que possui uma palavra específica.
Para encontrar todos os documentos que contém um texto específico, você digita este texto na Barra
de Procura (Search Bar). Ela é uma longa caixa retangular que o Notes mostra somente para esta
finalidade. Depois de encontrar o documento que você quer, você pode alterá-lo ou lê-lo para
encontrar a informação que você quer.
•
Enquanto você olha os títulos dos documentos no painel de vista, escolha Exibir (View) e
depois escolha Barra de Procura (Search Bar) no menu do Notes. O Notes mostra a barra de
procura abaixo dos ícones de atalho. Se a barra de procura já estiver visível, você pode saltar
este passo. Repare no nosso exemplo que a vista selecionada é a vista Inbox. Ou seja iremos
procurar palavras ou frases nos documentos da visão Inbox ou Caixa de Entrada
•
Na barra de procura, no campo Procurar, digite o texto que você quer encontrar.
•
Clique no botão Pesquisar (Search). Isto diz ao notes para mostrar somente os documentos que
possuem o texto que você está procurando. No nosso exemplo somente 7 documentos possuiam
a palavra Aristeu. Para comprovar, abra cada um dos documentos e repare que a palavra
procurada estará destacada dentro da mensagem.
•
Para mostrar todos os títulos dos documentos novamente e cancelar a procura, clique no botão
Limpar Resultado
Encontrando títulos de documentos que contém uma palavra ou frase
Encontrar os títulos que contém a palavra ou frase é uma outra forma de encontrar os documento
sobre assuntos específicos. É também uma forma de encontrar palavras que você quiser mudar para
outras palavras.
•
Enquanto você olha os documentos no painel de vista, escolha Editar (Edit) e depois escolha
Encontrar/Substituir - (Find/Replace) no menu do Notes.
•
Na caixa Encontrar (Find), digite o texto que você deseja encontrar. Depois, clique no botão
Encontrar Próximo (Find Next). O Notes realça a primeira ocorrência do texto procurado na
vista.
•
Se você quiser encontrar um título diferente que contenha o texto, clique no botão "Encontrar
Próximo" Find Next novamente. Quando você estiver feito a procura nos título, clique no botão
Fechar (Done)
Imprimindo um documento enquanto você o lê
O Notes permite que você veja e crie muitas informações em linha (on line). Algumas vezes, você
pode querer imprimir alguma dessas informações para distribuição ou para colocar no seu arquivo.
Algumas vezes é mais fácil ler um documento longo se você imprimí-lo. Outras vezes, você pode
precisar imprimir um documento para dá-lo a outra pessoa ou para colocá-lo no seu arquivo. Você
pode imprimir um documento enquanto estiver lendo-o ou enquanto você está vendo o seu título
numa pasta ou vista. Você pode também imprimir múltiplos documentos de uma pasta ou vista.
•
Enquanto você lê um documento, escolha Arquivo (File) e depois escolha Imprimir (Print) no
Menu do Notes. Opcionalmente você pode visualizar o documento clicando no botão
Visualizar. Você pode ainda economizar tinta em sua impressora selecionando a caixa
Qualidade Rascunho. Finalmente clique em Ok para imprimir seu documento.
•
Se a impressora mostrada na caixa de diálogo de impressão, não é a que você quer, clique no
botão Impressora (Printer) e escolha uma impressora diferente na lista que o Notes exibirá.
Imprimindo vários documentos de uma pasta ou vista ao mesmo
tempo
Você pode imprimir vários documentos de uma vista ao mesmo tempo. Ao invés de entrar em cada
documento e imprimí-los, como no exemplo anterior, você pode selecionar vários documentos e
pedir ao notes que os imprima para você.
•
Primeiro selecione uma vista ou pasta e marque os documentos que deseja imprimir clicando a
direita do nome do remetente da mensagem. Em nosso exemplo selecionei todos os
documentos enviados por Aristeu Duarte, repare que elas possuem um marca sinalizando que
foram escolhidas
•
Selecione o menu Arquivo e depois o submenu Imprimir.
•
Na caixa Imprimir selecione Imprimir documentos selecionados e aperte Ok.
Em nosso exemplo os 4 documentos selecionados serão impressos
Usando as opções de distribuição do correio do Notes
O correio do Notes tem muitas características e ferramentas que permitem que você se comunique
efetivamente e organize de forma eficiente a sua correspondência. Aqui estaremos mostrando
algumas opções de distribuição para suas cartas
•
Enquanto estiver escrevendo um notes mail clique (new memo) no menu do notes escolha Ação
(Action) e depois Opções de Entrega (Delivery Options). Abaixo explicamos as mais
importantes opções disponíveis para o envio de mensagens
Usada Para
Opção
Importância
(Importance)
Selo de humor
(Mood Stamp)
Retorna recebimento
(Return Receipt)
Impedir Cópia
(Prevent Copy)
Assinala a importância para o destinatário. Uma mensagem urgente, ou de alta
importância, aparece na caixa de entrada (inbox) de destinatário com um ícone
com o sinal de Exclamação
Indica o tipo de mensagem. Um ícone representando o tipo de mensagem
aparece no corpo da mensagem documento.
Notifica você quando o destinatário abrir a mensagem
Impede que o destinatário copie, remeta para outra pessoa, crie uma resposta
com histórico ou imprima a mensagem
Preferências
O Notes permite que você configure algumas preferencias relativas a caixa postal. Para ter acesso a
tela de configuração das preferencias escolha a opção de menu “Mais” Preferencias.
Dentre as opções de preferencias podemos citar:
1) Aba Básico
a. Permite configurar a verificação ortográfica automática para todas as mensagens
criadas (antes de ser enviada a mensagem passa pela checagem)
b. Emitir um alerta quando o assunto da mensagem estiver em branco
c. Permitir que outros cancelem mensagens enviadas para mim (se este campo estiver
marcado o notes permitirá que uma pessoa cancele uma mensagem que ela
escreveu a você, eliminando-a de sua caixa postal)
2) Aba Timbre
a. Permite você escolher o “timbre” que será exibido em suas mensagens. O Timbre
nada mais é do que uma miniatura de imagem que aparece ao lado do seu nome.
Veja a imagem abaixo para um exemplo
3) Aba Assinatura
a. Permite que você crie uma assinatura automática que será anexada a todas as suas
mensagens envidas
4) Aba Acompanhamento
a. Permite configurar a ação padrão a ser tomada quando uma mensagem é sinalizada
através do “sinalizador rápido”
5) Aba cores do remetente
a. Permite configurar as cores especificas para as mensagens baseadas nos remetentes´
6) Aba Ícones de destinatários
a. Permite configurar ícones diferentes para a mensagem baseado na quantidade de
pessoas que a receberam. Exemplo: Se a mensagem foi enviada somente para você,
ela pode ser marcada com um círculo azul preenchido.
Quando esta opção é escolhida, os ícones aparecem ao lado da mensagem:
O que é a replicação
Você poderá continuar tendo acesso a sua caixa de correio mesmo estando sem conexão à Internet.
Se isto for importante para você, basta usar o recurso do Lotus Notes conhecido como Replicação.
A replicação nada mais é do que uma cópia de sua caixa postal que fica armazenada no seu próprio
computador. De tempos em tempos o Lotus Notes realiza o processo de replicação entre a base
local (no seu computador) e a base presente nos servidores da Visão Mundial.
Desta forma se pode garantir que as duas cópias sejam iguais.
Replicação é, portanto, um processo de sincronização de informações entre uma réplica local (em
seu computador, por exemplo) e uma base de dados fonte no servidor.
Bases Locais e em um Servidor
Você pode ver uma replica local e uma cópia do servidor como ícones separadas na página da área
de trabalho, ou você pode empilha-los um sobre o outro para que eles se mantenham juntos. Por
padrão, as réplicas ficam empilhadas.
Para empilhar ou desempilhar ícones faça o seguinte:
•
Na área de trabalho escolha Exibir (View) e depois Agrupar Ícone de Réplica, selecionando
com uma marca a esquerda
•
Agora as réplicas da base de dados estão empilhadas uma sobre a outra com um triângulo no
canto superior direito do ícone. Clique sobre ele e você terá a opção de alternar entre a réplica
Local e a réplica no servidor (BRAO_01)
Como Criar uma Nova Réplica
Quando você necessitar acessar informações que estão em algum dos servidores em algum lugar do
planeta, não se desespere. Aprenda estes passos e será possível criar uma replica de qualquer base
de dados em sua máquina local,
O primeiro passo é se informar em qual servidor está a base de dados e o nome desta base. Você
deve verificar se é possível acessar ao servidor.
Em nosso exemplo estaremos criando uma réplica da base de dados Arquivo CATALOG (6) está
localizada no servidor BRAO_01
Para começar clique no ícone tal está na figura abaixo. Isto dará acesso à pagina REPLICADOR,
que é onde realizamos a maioria das tarefas de criação e atualização de réplicas de banco de dados.
•
Acesso agora o Menu Arquivo, submenu Replicação e depois Nova Réplica
•
Na janela que se abre, escolha o servidor onde se localiza a base de dados que terá sua réplica
criada em seu computador. No nosso exemplo escolhemos o servidor BRAO_01 clicando na
seta a direita do campo Servidor.
•
No campo Banco de Dados selecione a base de dados dando dois cliques rápidos na base que
deseja criar uma nova réplica. Você pode ir rolando através da barra de rolagem a direita para
procurar a base que deseja. Observe que as bases estão em ordem alfabética e tem um ícone de
um pequeno livro azul. Se você se deparar com a figura de uma pastinha amarela, dê dois
cliques para abri-la e procurar por outras bases dentro desta mesma pasta.
•
Na nova janela que se abre escolha IMEDIATAMENTE e clique em ok
•
Você pode ir acompanhando o processo de criação da nova base de dado através da página
replicador
•
Após terminado o processo clique em cima do nome da base (no nosso exemplo ARQUIVO
CATALOG (6)) para abrir a base recém criada.
Como Replicar uma Base Já Existente
•
Para replicar uma base de dados utilize a página replicador. Para isso acesse o ícone em sua
área de trabalho, na barra à esquerda
•
Se a base de dados já se encontra listada na página replicador, é bastante simples a replicação.
Primeiramente você deve se a base está marcada para a replicação. Para isto, marque a linha
que contém a base de dados semelhante a figura abaixo
•
Agora basta apertar o botão Iniciar e ir acompanhando o processo na barra mais abaixo da
página.
•
Se a base de dados ainda não estiver listada na página replicador (não contiver uma linha com o
ícone da base que necessita replicar), será necessário acrescentá-la para que os procedimentos
acima possam funcionar. Para isto você deve primeiro localizar sua réplica “Local” na área de
trabalho.
•
Agora clique com o botão direito em cima da base e clique no submenu Replicar
•
Automaticamente surgirá uma janela de diálogo, basta você clicar em Ok, certificando que a
opção Replicar Via Replicador de 2º Plano está selecionada
•
Rapidamente o notes iniciará o processo de replicação na página Replicador. Você pode
acessar está página clicando no ícone à esquerda chamado Replicador e acompanhar o
processo até o fim, quando será exibido um resumo de quantos documentos ou informações
foram trocadas.
Aumentando a sua produtividade
O Notes fornece várias opções de acompanhamento das mensagens bem como acompanhamento
das tarefas.
Uma forma simples de se acompanhar uma mensagem de correio eletrônico é a criação de um
“sinalizador”.
O sinalizador permite que a mensagem seja marcada de acordo com a sua prioridade (alta, normal e
baixa). Pode-se definir ainda uma data de acompanhamento (nesta data pode ser exibido um alerta
informando sobre a ação a ser tomada).
Para criar um sinalizador para uma mensagem basta selecioná-la na caixa de entrada e escolher o
menu Ações Acompanhamento Adicionar ou editar sinalizador.
Neste momento será exibida a tela de configuração do sinalizador.
Após configurada a tela, basta clicar em OK. Desta forma o notes passará a acompanhar esta
mensagem e exibirá um ícone de uma “bandeira” indicando que a mensagem foi sinalizada.
Destacando os remetentes
O Lotus Notes permite que você identifique através de cores as mensagens recebidas de
determinados remetentes. Você pode, por exemplo, destacar as mensagens enviadas a você por seu
superior, o que pode lhe indicar uma prioridade na leitura do documento.
Para isto, abra sua caixa postal e escolha a entrada de menu denominada “Mais”. Escolha a opção
“Preferencias” e na tela que se abre, escolha a opção “cores do remetente”.
Na tela de configuração, basta informar o nome do remetente e a cor que as mensagens dele irão
assumir.
Veja um exemplo na tela abaixo:
Ao se clicar em “OK” o notes lhe avisará que será necessário você fechar e abrir novamente a sua
caixa postal para que as alterações entrem em vigor.
Após reaberta sua caixa postal já exibirá a nova formatação:
Criando regras
É possível criar regras para organização de suas mensagens. Estas regras podem se basear no
remetente da mensagem, título da mensagem, etc. Várias ações podem ser tomadas por uma regra
de correio. Dentre elas, podemos destacar o arquivamento ou alteração da pasta em que uma
mensagem irá ficar.
Vamos criar uma regra que, sempre que uma mensagem tenha no título a palavra “HelpDesk” a
mesma seja movida para uma pasta chamada “HelpDesk” (veja mais acima neste manual como criar
uma pasta).
Para criar uma regra, navegue no menu lateral esquerdo do notes até o menu “Ferramentas”.
Expanda este menu e escolha a opção “regras”. Clique então no botão “Nova Regra”
Será então exibida a tela de criação de regras. No nosso caso vamos criar a regra com a seguinte
configuração.
Quando o título da mensagem contiver a palavra “HelpDesk” ela deve ser movida para a pasta
“HelpDesk”.
Após configura a regra basta clicar nos botões “Adicionar”, “Adicionar Ação” e em seguida “OK”:
Feito isto o Notes já passará a aplicar a regra para todas as mensagens recebidas. Várias são as
opções de regra, basta, portanto escolher a que melhor lhe convier.
Agenda
O Lotus Notes possuí agregado à sua caixa postal uma agenda de compromissos. Esta agenda pode
ser usada para você marcar suas tarefas de trabalho, bem como ser usada para agendar reuniões.
Abrindo a agenda
Como a agenda está ligada à caixa postal, para abri-la basta abrir sua caixa de correio. Por padrão o
notes exibirá seus e-mails quando você clicar no ícone de sua caixa postal na área de trabalho. Para
abrir a agenda basta clicar na seta próxima a seu nome e escolher a opção “Alternar para agenda”
A agenda então será aberta mostrando seus compromissos já agendados e um menu com opções de
visualização.
As opções são:
1) Um dia Exibirá apenas os compromissos do dia corrente
2) Dois dias A tela será dividida em duas, mostrando o dia corrente e o dia seguinte
3) Uma semana de trabalho Serão exibidos os cinco dias úteis da semana corrente
4) Uma semana Serão exibidos os sete dias da semana corrente
5) Um mês Será exibido todo o mês corrente
Criando uma nova entrada na agenda
Existem diversos tipos de entradas para a agenda. Ao se clicar no botão “Novo” presentes na tela
inicial de sua agenda serão apresentadas as opções
1) Reunião Permite a você agendar uma reunião com seus colegas de trabalho (veremos a
seguir a tela de agendamento). Usando esta opção os participantes da reunião terão a
oportunidade de Aceitar o Declinar o convite.
2) Compromisso Permite a você criar um novo compromisso em sua agenda. Usando esta
opção não é possível adicionar convidados.
3) Evento de um dia inteiro Permite a criação de uma entrada em sua agenda de um
compromisso que irá durar todo um dia. Não permite adicionar convidados e nem escolher
a hora de inicio/fim do evento
4) Data Especial Permite a entrada de datas comemorativas, como por exemplo
Aniversários. Esta opção permite a configuração de eventos recorrentes (que se repete em
um intervalo de tempo pre-definido)
5) Lembrete Permite a entrada de um evento com data/hora para acontecer (sem data/hora
de fim). Quando o evento ocorrer você será notificado. O evento também pode ser marcado
como recorrente
6) Anúncio de evento Semelhante ao agendamento de reunião (permite a inclusão de
participantes), porém quando os participantes (convidados) aceitarem/declinarem a
participação você não será notificado
Agendando uma reunião
Quando se escolhe a opção de Reunião no botão Novo, a tela de agendamento de uma nova reunião
é exibida.
Nesta tela é possível:
• Definir o assunto da reunião;
• Definir a data/hora de inicio e término da reunião
• Definir os participantes obrigatórios da reunião
• Definir os participantes opcionais da reunião
• Definir quem será apenas notificado da reunião
• Informar o local e os recursos que serão utilizados
• Escolher uma categoria para a reunião (negócios, viagem, etc)
• Definir a descrição da reunião, bem como prover acesso a anexos, etc
Logo abaixo, nesta mesma tela é possível se ter uma prévia da agenda dos convidados. Esta prévia
poderá mostrar se você está agendando a reunião para um dia/hora em que os convidados já tenham
compromisso. Para visualizar esta prévia basta rolar a tela para baixo e clicar na Aba “Localizar
horários disponíveis”.
As cores representam a situação da agenda dos participantes.
**Nota: Nem sempre é possível ter acesso a estas informações. Isto vai depender da configuração
da agenda de cada usuário.
Veja imagem abaixo:
Aceitando participar de uma reunião
Assim que a reunião é gravada um convite é enviado para cada um dos participantes. O participante
pode, neste caso Aceitar ou Recusar a participação.
Isto é feito diretamente na mensagem do convite.
As opções acima são:
• Aceitar O criador da reunião receberá uma notificação de que você aceitou a
participação. A reunião será automaticamente acrescentada ao seu calendário
• Recusar O criador da reunião receberá uma notificação informando a sua recusa
•
•
•
•
•
•
Responder – Aceitar provisoriamente O criador da reunião receberá uma notificação
de que você está tentando participar da reunião, porém ainda se sua confirmação
Responder – Sugerir novo horário O criador da reunião receberá uma notificação com
sua sugestão de uma nova data/hora para a reunião
Responder – Delegar Você poderá “delegar” a participação na reunião para outro
colega de trabalho. Neste caso a pessoa delegada receberá um convite para participar da
reunião em seu lugar. O criador da reunião será notificado. Quando a pessoal delegada
aceitar/recusar o convite, o criador da reunião será notificado
Aceitar com comentários Funciona da mesma forma que o Aceitar, porém lhe dará a
oportunidade de enviar um comentário ao criador da reunião
Recusar com comentários Funciona da mesma forma que o Recusar, porém lhe dará a
oportunidade de enviar um comentário ao criador da reunião
Aceitar provisoriamente com comentários Funciona da mesma forma que o Aceitar
provisioriamente, porém lhe dará a oportunidade de enviar um comentário ao criador da
reunião
•
Considerações sobre Backup
As vezes é necessário reinstalar o Lotus Notes devido a algum problema no sistema. Para que você
não perca dados é importantíssimo que faça backups periódicos de suas bases de dados.
Todas as bases que estão localizada EM LOCAL (capítulo 15) devem passar por um backup
periódico, sob pena da perda de informações importantes.
Todas os arquivos das bases do notes terminam com o final .NSF. Geralmente a base de correio
também segue o padrão: nome_sobrenome. Assim a base que contém as mensagens de correio de
Glauber Santiago tem o nome de arquivo como glauber_santiago.nsf.
Além disto, para se reinstalar o Notes é necessário ter o backup do arquivo notes.ini que geralmente
se encontra na pasta C:\LOTUS\NOTES.
Resumindo, se você tiver backups de todos os arquivos .NSF e do arquivo NOTES.INI será
possível fazer uma reinstalação de emergência do lotus notes.