Reuniões Produtivas
Introdução
As reuniões são fundamentais na vida do Partido. Nelas se discutem suas
orientações, as tarefas dos militantes, os planos de ação etc. Por isso, precisam ser
bem preparadas, bem mobilizadas e, consequentemente, bem aproveitadas.
Uma parte do tempo dos dirigentes é gasta em reuniões. Sem dúvida, para
desencadear uma ação e desenvolver um trabalho de equipe, não há nada mais eficaz
do que uma reunião bem conduzida. Apesar de todos reconhecerem que reuniões,
são instrumentos importantes para coordenar a ação e dirigir um partido, porque será
que nem sempre conseguimos tirar o melhor proveito delas?
Analisando inúmeras reuniões detectamos que elas costumam apresentar falhas,
dentre as relacionadas abaixo:
• Falhas na preparação da reunião: data, local e horário não são informados a
todos;
• Falhas na convocação da reunião: algumas pessoas listadas para estarem na
reunião não são avisadas da mesma;
• Objetivo da reunião indefinido;
• Inexistência da pauta de reunião;
• Não é estabelecido e previsto o tempo de discussão para cada item de pauta;
• Presença de pessoas não necessárias na reunião;
• Divagações que geralmente levam a um distanciamento de pauta;
• Não há síntese das conclusões, encaminhamentos finais e detalhamento das
tarefas;
• Não há atas e /ou relatórios, para se registrar as decisões, os
encaminhamentos, os responsáveis e o cronograma de realizações de tarefas;
• Não há acompanhamento e controle das decisões tomadas na reunião.
Este material mostra como funcionam esses encontros, os formais e os informais e
fornece os elementos necessários para que você lidere as reuniões ou participe delas
com resultados satisfatórios.
Como preparar uma reunião produtiva
O tempo gasto na fase de preparação quase nunca é desperdício. Assegure-se de
que as pessoas certas, no local e horários certos, tomem as decisões certas.
As reuniões são preparadas e mobilizadas pelo responsável do comitê municipal,
distrital ou Organismo de Base (secretário de organização) que marca a data, local e
os pontos a serem tratados, em comum acordo com os demais membros da direção.
Para êxito das reuniões deve-se levar em conta as dificuldades dos militantes, tais
como a falta de hábito para reunir, seu horário de trabalho ou de estudo de forma que
seja possível a participação de todos.
As reuniões não devem ser longas e cansativas.
Os assuntos a serem discutidos precisam estar no nível da compreensão de todos
componentes, havendo a preocupação para que todos participem, falando e dando
opiniões. É importante procurar sempre, discutir tarefas todas em conformidade com o
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nível de experiência e de militância, alguns podem e devem pegar tarefas mais difíceis
que os outros.
As reuniões não devem ser muito frequentes, mas periódicas (15 em 15 dias ou 30 e
30 dias, por exemplo ), para inclusive permitir a direção e aos militantes desenvolver
se seu trabalho partidário.
O dia da reunião
Uma das piores partes da preparação é encontrar um horário que seja adequado a
todos os possíveis participantes. O jeito mais fácil de fazer isso é marcar a reunião ao
final de uma outra, de maneira que se possa consultar pessoalmente as pessoas
sobre a melhor data. Quando não houver essa possibilidade, opiniões e telefonemas
com os participantes darão conta do recado. Se alguém não puder comparecer se é
possível fazer a reunião sem ela. Envie a todos, sempre que possível, a confirmação
por escrito.
Lembre-se
• Os participantes devem se informados de data, horário, lugar e objetivos da
reunião.
• Os participantes devem entender qual deve ser a sua contribuição para a
reunião.
• Documentos de apoio à reunião devem ser enviados para todos os
participantes com antecedência.
• O local escolhido deve ser adequado e de tamanho apropriado.
Como definir objetivos
Uma reunião pode ter razões diferentes. O importante é que seus propósitos sejam
sempre esclarecidos com antecedência, tanto para quem irá coordená-la como para
os participantes. Assim o encontro poderá ser bem sucedido. Para identificar mais
claramente os objetivos da reunião, deve-se perguntar: que resultados espera-se
alcançar com a reunião.
Os tipos mais comuns
Os objetivos da maioria das reuniões se encaixam em pelo menos uma das categorias
a seguir, decida em quais delas as reuniões se enquadrará e certifique-se que todos
estejam cientes disso:
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Transmitir informações ou esclarecimentos.
Divulgar a política do Partido e coletivizar instruções.
Incumbir tarefas aos militantes.
Analisar a realidade da área de atuação e planejar o trabalho.
Motivar os militantes.
Desenvolver atividades de confraternizações, festas, comemorações etc.
Obter comprometimento do coletivo com as ações partidárias.
Apresentar proposta para discussão e, em geral, decidir sobre ela.
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Os Detalhes
Depois de difundido os objetivos da reunião, pode-se cuidar dos outros detalhes.
Pense em quanto tempo ela deve durar, sempre tendo em mente quais assuntos
devem ser discutidos e o tempo que seria necessário para cada um deles. Lembre-se
de prever o tempo para a distribuição de tarefas, um possível intervalo e os
encaminhamentos finais. Quando as reuniões são regulares, é bom verificar com
frequência se elas continuam a ser úteis e se não desperdiçam tempo.
Pergunte-se:
Os objetivos da reunião estão claros para todos os participantes?
É necessário que todos participem da reunião inteira?
Há melhor forma do que uma reunião para abordar os assuntos?
Há outras pessoas além das que geralmente participam que poderiam, desta
vez, fazer uma contribuição útil?
• Será proveitoso para reunião o uso de recursos visuais?
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•
Como definir a pauta
A melhor forma de garantir que os participantes da reunião conheçam os objetivos em
vista é enviar-lhes uma pauta clara com antecedência. A pauta de uma reunião é, na
essência, uma lista de itens que devem ser postos em debates. Ela deve ser curta
simples e clara. Primeiro junte toda informação relevante. Depois selecione quais itens
devem ser discutidos e com que profundidades – pode ser útil consultar outros
participantes sobre isso. Se houver muitos assuntos pautados, estipule um limite de
tempo para cada um.
Ao preparar a pauta de uma reunião, tente ordenar os tópicos logicamente e agrupar
itens similares. Isso evita que discussões sobre o mesmo assunto se repitam.
Deve-se na preparação de pauta deixar bem claro o assunto, da reunião, que
contemple aspectos mais gerais da luta política com temas específicos da área de
atuação. O item final de pauta na maioria das reuniões é o bom velho ‘outros
assuntos’. Ele dá aos participantes uma oportunidade de levantar novos tópicos
estimulados pela discussão.
Lembre-se:
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A pauta deve conter detalhes sobre data, horário, local e objetivo da reunião.
A pauta deve ser especifica quanto ao objetivo principal.
Todos os participantes devem saber exatamente o que se espera deles.
Fique de olho no relógio. Ninguém se importa se uma reunião termina mais
cedo. Já o contrário...
Como escolher o local
A escolha do local é importante para o sucesso de uma reunião. Não se trata apenas
de conforto.Todos devem sentir que o local é apropriado. Isso vale para todas as
reuniões, pequenas ou grandes, formais ou informais.
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Reforce os objetivos
Ao coordenar uma reunião, comece os trabalhos com um resumo dos objetivos, de
forma que todos os participantes possam tê-los em mente durante o encontro.
Lembre a todos quais decisões devem ser tomadas e em que prazo. Além disso,
comunique quais assuntos serão discutidos e, caso a reunião se desvie do rumo
estabelecido, chame a atenção dos participantes sobre o tempo reservado para cada
item.
Lembre-se:
• Bons ouvintes são atenciosos, olham nos olhos de quem fala, não fazem
interrupções e mostram interesse pelo o que é dito.
• Cochichar e remexer-se em uma reunião atrapalha os participantes que
estejam querendo ouvir.
• Discussões irrelevantes devem ser desencorajadas de saída.
Como coordenar reuniões
O coordenador de uma reunião é o responsável pelas regras acordadas. Ele deve
manter a ordem e tem a obrigação de assegurar que o debate chegue a uma
conclusão.
Lembre-se:
• O Coordenador deve fazer com que toda a discussão esteja ligada aos itens
previstos na pauta. Ele é responsável por assumir, no final do encontro, tudo
que foi discutido.
• O coordenador deve ter algumas qualidades importantes. Em outras palavras,
se alguém quiser dirigir uma reunião precisa aperfeiçoar algumas habilidades,
como:
• Ser firme para se manter dentro do horário e para lidar com eventuais
problemas.
• Saber resumir idéias
• Ser flexível ao lidar com os diferentes tons e estilos dos participantes
• Ser aberto e receptivo para ouvir uma opinião com o qual não concorda
• Ser equânime, dando a todos o direito de falar
Passo a passo
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•
•
Abra a reunião com um resumo curto do objetivo principal e da pauta.
Permita que todos expressem opiniões sobre o assunto em discussão.
Evite debates irrelevantes.
Garanta que o procedimento de aprovação das propostas e deliberação
seja seguido.
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Saiba impor o ritmo
Manter o ritmo correto de uma reunião é outra responsabilidade. Faça com que todos
respeitem o cronograma previsto na pauta, mas também garanta aos participantes
tempo suficiente para apresentarem seus argumentos.
Insista sempre em começar os trabalhos no horário previsto. Ao coordenar reuniões,
verifique o local com antecedência. Caso alguns participantes estejam atrasados, não
espere por eles. Só é aceitável esperar – ou mudar a ordem de pauta – se alguém
imprescindível não tiver chegado a tempo. E não desperdice tempo em
recapitulações para o atrasado, a menos que seja indispensável para a tomada da
decisão. Eles tratarão de se informar quando a reunião tiver acabado.
Como acelerar o ritmo de uma reunião
• Anime a reunião quando a velocidade estiver diminuindo, para que a pauta
seja cumprida.
• Mude de posição e de tom – ponha-se de pé e fale mais rápido para chamar a
atenção dos participantes.
• Sugira um participante mais inflamado para falar ao grupo e funcionar como
“estímulo”.
• Cogite pular itens menos importantes da pauta - mas esteja certo de que
todos os participantes da reunião endossem totalmente a estratégia antes de
colocá-la em prática.
• Marque uma reunião adicional se houver itens não discutidos ou se ficar óbvio
que não haverá tempo para seguir partes da pauta da reunião.
Siga a pauta e distribua bem o tempo
É importante alocar um prazo final para o cumprimento da pauta. Sabe-se que o
período de atenção das pessoas cresce nos primeiros minutos da reunião e depois
cai continuamente até que o final esteja próximo, quando volta a subir. É crucial que
o coordenador mantenha claro para todos os participantes o objetivo central do
evento. Não permita que alguém desperdice o tempo tergiversando sobre a pauta
original. Se a discussão começar a perder o rumo, o coordenador deve assumir o
controle.
Lembre-se:
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Os participantes geralmente estão mais atentos no começo da reunião.
O andamento pode ser resumido em intervalos regulares.
Diga a todos sobre quanto tempo resta para terminar a pauta.
Não terminar a reunião na hora prevista pode desestimular os participantes.
Como encerrar a reunião
Quando todos os itens da pauta tiverem sido discutidos e as decisões já estiverem
tomadas é tarefa do coordenador encerrar os trabalhos. Garanta que tudo tenha sido
registrado com exatidão e que os desdobramentos necessários sejam encaminhados.
Uma vez que os participantes de uma reunião tenham discutido - e /ou votado - os
pontos finais, recapitule cada decisão tomada. Nesse sumário destaque também
assuntos que precisam de uma nova discussão, em uma reunião futura, quando for o
caso.
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Passo a passo
1. Conclua os “os outros assuntos”.
2. Resuma as discussões e recapitule as decisões.
3. Informe aos participantes horário e data da próxima reunião (se estiver definida)
4. Certifique-se de que os pontos de destaque sejam incluídos na próxima reunião.
O encerramento
Nesse ponto, deve-se agradecer a todos por comparecerem. Isso é cortesia
tradicional, mas também serve para encorajar presenças e participações ativas em
encontros futuros.
Os desdobramentos de uma reunião
Seu papel como coordenador não termina no final da reunião. Entre as tarefas
posteriores estão:
• Redigir as atas ou relatórios
• Fazer o acompanhamento e a monitoração das tarefas aprovadas na reunião,
em conjunto com os demais membros do secretariado, quando houver
• Elaborar relatórios de controle das decisões tomadas na reunião e informar
aos demais membros do secretariado;
• Preparar em conjunto com o secretariado, quando houver, a pauta para o
próximo encontro, incluindo itens que tenham surgido durante discussões
anteriores - ou que não tenham sido discutidos em todos os seus aspectos.
Como redigir a ata ou o relatório
As atas ou os relatórios de uma reunião – notas curtas que detalham os trabalhos
– são feitos pelo secretário da reunião (se houver) ou pelo coordenador como
registro escrito do que foi discutido. O responsável pelas atas ou relatórios, deve
certificar-se de que elas sejam precisas e claras.
As atas ou os relatórios devem conter um registro de data e lugar da reunião, os
nomes dos participantes, todos os tópicos apresentados (mas não
necessariamente detalhes da discussão) e todas as decisões, acordos e
definições de tarefas feitas. Durante o evento, tome nota de itens que serão
usadas para redigir outros relatos mais tarde. Assegure-se que eles sejam bem
exatos.
Distribuição e acompanhamento de atas ou relatórios
Terminadas as atas ou relatórios, distribua o mais rápido para todas as pessoas
envolvidas. Escrever atas ou relatórios não faz sentido se as decisões da reunião
não se transformarem em ações. As atas ou relatórios devem indicar claramente
os prazos determinados para implementação das tarefas e quem é o responsável
pela execução de cada uma delas. Depois de um período razoável, mas antes da
próxima reunião, analise o progresso das tarefas e informe o conjunto do
secretariado, quando houver, sobre a situação de cada uma. Se necessário,
recoloque esses itens na pauta da próxima reunião.
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Dicas
1. Tenha claro desde o início os objetivos da reunião.
2. Se um assunto puder ser resolvido sem a reunião, faça-o.
3. Reflita com cuidado sobre o que faz de uma reunião um sucesso e de outra
um fracasso.
4. Seja seletivo e evite sobrecarga de informação.
5. A reunião deve ser rápida, para minimizar distrações.
6. Ponha um relógio bem à vista para controle do tempo.
7. Faça com que os documentos de apoio circulem junto com a pauta.
8. O objetivo da reunião deve ser acertado antes de ela começar.
9. Chame atenção para a pauta toda vez que houver desvios.
10. Faça uma pauta o mais curta possível.
11. Trate dos itens mais importantes no começo, quando as pessoas estão mais
alertas.
12. Evite que ligações telefônicas sejam transferidas para a sala de reunião.
13. Peça a todos que desliguem seus celulares.
14. Não interrompam os outros. Permita sempre que todos falem.
15. Sugira aos participantes que revezem na coordenação da reunião.
16. A ordem dos itens da ata ou relatório deve seguir a ordem da pauta.
17. Redija as atas ou relatórios imediatamente logo após a reunião usando suas
anotações.
18. Na ata ou relatório, use frases curtas e objetivas.
19. Incentive a participação de todos.
20. No começo da reunião, informe aos presentes o tempo de sua duração.
21. Deixe os atrasados perceber que tal comportamento é incorreto.
22. Evite usar a formalidade em demasia - ela inibe a discussão franca.
23. Defina o próximo encontro enquanto há quórum na reunião.
24. Certifique-se que todas as decisões foram registradas.
25. Sempre tente finalizar a reunião em tom otimista.
26. Agradeça a todos por comparecerem e participarem.
Humor
Por que as reuniões falham?
Falta de objetivos
Algumas das reuniões que falham não possuem objetos claros. Às vezes nem
uma pauta é esboçada. Resultados? Nenhum: a não ser puro desperdício de
tempo.
Reuniões para monólogos
Onde somente o ‘chefão’ fala e os presentes dizem ‘amem’
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Reuniões apenas para comunicar decisões já sacramentada:
Nesse tipo de reunião nenhuma possibilidade é oferecida aos presentes de
emitir um parecer sobre o assunto. Comunica-se a ordem e ponto final.
Cumpra-se.
Reuniões caça culpados:
Ao contrário das reuniões que vivem de informes do passado, as futuristas
estão embasadas em planos mirabolantes para o futuro(na verdade, meras
intenções), porém as questões do dia a dia continuam crônicas.
Reuniões futuristas:
Ao contrário das reuniões que vivem de informes do passado, as futuristas
estão embasadas em planos mirabolantes para o futuro ( na verdade, meras
intenções) porém as questões do dia a dia continuam crônicos.
Reuniões belezabeleza-pura:
É um bate-bola amistoso, um ‘enche lingûiça’ gostoso e inócuo. O banal é
glamurizado e promovido a tema importante, mas nada se resolve, até porque
nada tinha para ser resolvido; fala-se muito; faz-se o mínimo – ou nada.
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