Document Portal
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O Document Portal da Lexmark™ oferece uma maneira de utilizar formulários nos seus
negócios. Configure para a tela de toque, selecione os documentos e pressione Iniciar.
O Document Portal é uma solução de software que oferece funcionalidade para armazenar e
processar formulários pré-impressos mediante solicitação. Esta solução substitui a
necessidade de um cliente ter diversos formulários pré-impressos no inventário.
O Document Portal é composto por:
• software do Document Server
• ferramenta do Usuário do Document Portal
• ferramenta Administrativa do Document Portal
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O que é um formulário?
Há dois tipos de formulário no Document Portal:
• Formulários padrão—Estes são arquivos PDF padrão que podem ser associados a
um script para processamento (impressão, fax, e-mail ou arquivo).
• FormSets—Arquivos PDF que têm a capacidade de mesclar dados de uma fonte
externa (por exemplo, de um banco de dados, um arquivo simples e assim por diante)
Por exemplo, vamos supor que você trabalha para um escritório de advocacia e tem
um formulário que o leva a um número de caso (o prompt é fornecido por script
associado). Quando você digita o número de caso, o formulário é preenchido
automaticamente com o nome do cliente e o número do seguro social (que o script
puxou do banco de dados).
Esta função é chamada Preenchimento automatizado.
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Utilizando o Document Portal
O Document Portal é composto por duas peças distintas: Uma interface de usuário que
permite que você selecione e processe os formulários e uma ferramenta administrativa para
gerenciar os formulários.
Ferramenta do usuário
A interface do usuário contém alguns componentes chave:
• Localizando um formulário utilizando categorias
• Informações de formulário
• Processamento de um formulário
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Localizando um formulário utilizando categorias
Você pode localizar um formulário pesquisando com base nas categorias. As categorias são
uma maneira de agrupar formulários que têm características comuns. Essas características
são criadas pelo administrador.
As categorias que possuem formulários são exibidas em preto. As categorias sem nenhum
formulário disponível são exibidas em cinza e não podem ser selecionadas.
Várias categorias podem ser mostradas ao mesmo tempo.
Observação: O número de categorias não é limitado. Se uma categoria tiver somente
um formulário, então este formulário será selecionado por padrão. Se uma
categoria tiver mais de um formulário, então nenhum formulário será
selecionado.
Informações de formulário
Uma vez que você tiver selecionado um determinado formulário, serão exibidas as seguintes
informações:
•
•
•
•
Miniatura – uma miniatura do formulário
Título do formulário – título do formulário
Número do formulário – número do formulário
Revisão – a última vez que o formulário foi revisado
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• Resumo – uma breve descrição do formulário
• No. de páginas – o número de páginas do formulário
Observação: O campo Revisão exibirá “Formulário original” se o formulário não foi
revisado. Se o formulário tiver sido alterado desde que foi adicionado ao
sistema, o campo Revisão exibirá o número da revisão <#> (a data e a
hora da revisão). Por exemplo, se um formulário tiver sido modificado uma
vez desde que foi adicionado ao sistema, o campo Revisão terá: #1 (18/
01/02 15:09).
Processamento de um formulário
Assim que um formulário for selecionado, você poderá processar esse formulário
selecionando o número de cópias, marcando opcionalmente a caixa de seleção
Preenchimento automático (se o formulário possuir Preenchimento automático) e, a seguir,
pressionando Iniciar.
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Ferramenta administrativa
A ferramenta administrativa é a interface de usuário que permite gerenciar o quiosque. Essa
ferramenta é executada como um navegador (Internet Explorer 5.5 ou posterior)
A ferramenta administrativa é utilizada para:
•
•
•
•
•
•
Gerenciar formulários
Gerenciar scripts
Gerenciar quiosques
Gerenciando categorias
Relatando
Preferências
Efetuar login
Uma vez que o administrador é responsável pelo gerenciamento do sistema Document
Portal, uma conta de login e uma senha são solicitadas para utilizar a ferramenta. O produto
é fornecido com uma conta padrão admin e uma senha admin, que devem ser alteradas
após a instalação do produto. Você pode fazer isso na guia Preferências.
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Gerenciando formulários
Os formulários podem ser adicionados, excluídos e editados, selecionando a guia
“Formulários”.
Adicionando um formulário
Para adicionar um formulário ao Quiosque, selecione a guia Formulários. Nesta visualização,
você tem uma lista dos formulários atuais no sistema. Para adicionar um formulário, clique
em Adicionar.
Ao adicionar um formulário, há três seções de interesse:
• Informações de formulário
• Categorias
• Configurações da impressora
Informações de formulário
Especifique o tipo de formulário, o arquivo do formulário, o título, o número, as palavraschave, o Script AF (para conjuntos de formulários) e um resumo para um determinado
formulário. Apenas o arquivo do formulário e o Título do formulário são exigidos.
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Categorias
Agrupa um conjunto de formulários em uma categoria. Um formulário não está associado a
uma categoria. Um formulário pode ser associado a mais de uma categoria.
Configurações da impressora
Defina as configurações da impressora padrão ao escolher imprimir um determinado
formulário.
Editando um formulário
Selecione a guia Formulários. Para editar um determinado formulário, selecione o formulário
na lista e, no lado direito, aparecerão as informações atuais do formulário.
Excluir um formulário
Selecione a guia Formulários. Selecione o formulário que deseja excluir e clique em Excluir.
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Gerenciando scripts
Os scripts são criados utilizando o software Lexmark Workflow Composer. Estes scripts são
utilizados para processar formulários (imprimir, enviar fax, e-mail e assim por diante). Você
pode adicionar, excluir e associar scripts aos formulários no quiosque.
Adicionando um script
Depois que um script é criado utilizando o Workflow Composer, você pode adicioná-lo ao
quiosque. Selecione a guia Script e clique em Adicionar.
Excluindo um script
Um script pode ser excluído do servidor Document Portal uma vez que não esteja associado
a qualquer formulário ou conjunto de formulários.
Associando um script a um formulário
A associação de um script a um formulário pode ser feita quando o Form ou o FormSet
estiver sendo adicionado na guia Formulários. Para obter mais informações sobre como
associar scripts a Forms ou FormSets, consulte o Guia administrativo do Document Portal.
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Gerenciando quiosques
Adicione, edite e exclua quiosques da rede.
Adicionando um quiosque
Para adicionar um quiosque:
1 Selecione a guia Quiosques. Nesta visualização, você tem uma lista dos quiosques
atuais no sistema.
2 Para adicionar um quiosque, clique em Adicionar.
O título para o ícone Quiosque é, por padrão, definido como “Formulários”. Este valor padrão
pode ser alterado na guia Preferências.
Editar um quiosque
Para editar um quiosque, selecione a guia Quiosques. Para editar um determinado quiosque,
selecione-o na lista e, no lado direito, aparecerão as informações atuais do quiosque.
Excluir um quiosque
Para excluir um quiosque do sistema, selecione-o e clique em Excluir.
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Adicionando licenças de quiosques
A guia Quiosque fornece uma execução total de como muitas licenças de Quiosques estão
disponíveis. Para adicionar mais licenças, clique em Licenças.
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Gerenciando categorias
Uma categoria é como seus formulários estão agrupados. Por exemplo, você pode ter todos
os formulários de 401 K agrupados em uma categoria de “Benefícios”. Gerenciar categorias
consiste, principalmente, na habilidade de adicionar, editar e excluir categorias de
formulários.
Adicionando uma categoria
Para adicionar uma categoria ao sistema Quiosque, selecione a guia Categorias. Nesta
visualização, você tem uma lista das categorias atuais no sistema. Para adicionar uma
categoria, clique em Adicionar.
Ao adicionar uma categoria, você deverá especificar seu nome. Você também pode
especificar os formulários contidos na categoria, bem como os Quiosques que terão acesso.
Editar uma categoria
Para editar uma categoria, selecione a guia Categorias. Selecione a categoria na lista e, no
lado direito, aparecem os campos editáveis com as informações atuais sobre as categorias.
Excluir uma categoria
Para excluir uma categoria do sistema, selecione-a e clique em Excluir.
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Relatando
Esta é a forma pela qual você pode medir a utilização do Document Portals. Toda vez que
um formulário for enviado, várias partes de informações são coletadas (por exemplo, qual
formulário foi mais enviando, qual quiosque foi mais utilizado e assim por diante). Essas
informações podem ajudá-lo a alocar recursos para onde são mais necessários.
Para visualizar um relatório, selecione-o e defina o período de tempo desejado. Alguns
relatórios permitem que algumas informações sejam especificadas (tal como um
determinado formulário particular ou quiosque que você está interessado).
Você também pode exportar as informações do relatório para um arquivo. Para fazer isso,
clique em Exportar relatório.
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Preferências
Esta guia permite que o administrador:
•
•
•
•
•
•
altere as informações da conta
configure os ajustes padrões da impressora
configure o script padrão
defina algumas opções de debug
configure o título padrão para o quiosque
configure o número de dias que um formulário é considerado novo ou atualizado
A ferramenta administrativa pode definir o número de dias que um formulário é considerado
novo ou atualizado em qualquer lugar de 1-31 dias.
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