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Solutions, clique aqui.
Visão geral do Document Portal
O Lexmark™ Document Portal é uma solução de software que oferece funcionalidade para
armazenar e processar formulários pré-impressos sob demanda. Essa solução substitui a
necessidade de um cliente ter pilhas de formulários pré-impressos no inventário. Você deve ter o
Internet Explorer para executar o Document Portal.
O Document Portal consiste no seguinte:
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Software Document Server
Ferramenta Administrativa do Document Portal
Também inclui duas opções de cliente:
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Document Portal em uma impressora multifunção (MFP)
Novo! Document Portal em uma área de trabalho—uma interface para área de trabalho para
o seu aplicativo Document Portal.
Ferramenta Administrativa do Document Portal
A ferramenta Administrativa do Document Portal permite que você crie soluções Document Portal
personalizadas para seus clientes. A ferramenta Administrativa permite que você:
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Adicione e exclua formulários
Adicione e exclua scripts
Gerencie MFPs
Gerencie o Document Portal em uma área de trabalho
Crie categorias personalizadas
Crie relatórios sobre a utilização de formulários
Consulte “Ferramenta Administrativa” na página 3 para obter mais informações.
Document Portal em um MFP
O Document Portal em um MFP é acessado através de uma tela de toque que fica em um Lexmark
MFP com tela de toque.
Visão geral do Document Portal
1
Document Portal em uma área de trabalho
O Document Portal em uma área de trabalho permite que você acesse o aplicativo Document Portal
a partir de seu computador. O Document Portal em uma área de trabalho oferece a mesma
funcionalidade que a versão para MFP.
Consulte “Ferramenta do usuário (MFP e área de trabalho)” na página 2 para obter mais
informações.
O que é um formulário?
Os formulários podem ser arquivos PDF padrão que são associados a um script para
processamento (impressão, fax, e-mail ou arquivamento) ou arquivos .FDD que podem mesclar
dados de uma origem externa (como, por exemplo, um banco de dados, um arquivo comum e assim
por diante).
Utilização do Document Portal
O Document Portal é composto por duas partes distintas: Uma interface de usuário que permite que
você selecione e processe os formulários (versões MFP e área de trabalho) e uma ferramenta
administrativa para gerenciar os formulários.
Ferramenta do usuário (MFP e área de trabalho)
A interface do usuário é composta de alguns componentes chave:
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•
•
Localização de um formulário utilizando categorias
Informações do formulário
Processamento de um formulário
Localização de um formulário utilizando categorias
Você pode localizar um formulário pesquisando com base nas categorias. As categorias são uma
maneira de agrupar formulários que possuem algumas características em comum. Essas
características são criadas pelo administrador.
As categorias que possuem formulários são exibidas em preto. As categorias sem nenhum
formulário disponível são exibidas em cinza e não podem ser selecionadas.
Múltiplas categorias podem ser mostradas ao mesmo tempo.
Nota: O número de categorias não é limitado. Se uma categoria tiver somente um
formulário, então este formulário será selecionado por padrão. Se uma categoria
tiver mais de um formulário, então nenhum formulário será selecionado.
Document Portal em uma área de trabalho
2
Informações do formulário
Depois que você tiver selecionado um determinado formulário, serão exibidas as seguintes
informações:
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•
Miniatura—uma versão gráfica reduzida do formulário.
Título do formulário—o título do formulário.
Número do formulário—o número do formulário.
Revisão—a última vez que o formulário foi revisado.
Resumo—uma breve descrição do formulário.
No. de páginas—o número de páginas no formulário.
Nota: O campo Revisão exibirá "Formulário original" se o formulário não tiver sido
revisado. Se o formulário tiver sido alterado desde que foi adicionado ao sistema,
então o campo Revisão exibirá <número da revisão> # (a data e a hora da
revisão). Por exemplo, se um formulário tiver sido modificado depois de ter sido
adicionado ao sistema, o campo Revisão poderá conter o seguinte:
#1 (1/18/02 3:09 PM).
Processamento de um formulário
Assim que um formulário foi selecionado, você poderá processar esse formulário selecionando o
número de cópias, marcando opcionalmente a caixa de seleção Preenchimento automático (se o
formulário puder ser preenchido automaticamente) e, então, pressionando Iniciar.
Ferramenta Administrativa
A ferramenta Administrativa é a interface do usuário que lhe permite gerenciar o Document Portal.
Esta ferramenta é executada através de um navegador (Internet Explorer).
Efetuando login
Faça login no administrador do Document Portal utilizando a senha que você criou durante a
instalação. Se desejar alterar a senha, clique na guia Preferências.
Ferramenta Administrativa
3
Gerenciamento de formulários
Os formulários podem ser adicionados, excluídos e editados selecionando-se a guia Formulários.
Adição de um formulário
Par adicionar um formulário a um Document Portal, selecione a guia Formulários. Nesta
visualização, você tem uma lista dos formulários atuais no sistema. Para adicionar um formulário,
clique em Adicionar.
Ao adicionar um formulário, há três seções de interesse:
•
•
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Informações do formulário
Categorias
Configurações da impressora
Informações do formulário
Especifique o tipo de formulário, o arquivo de formulário, o título, o número, as palavras-chave, o
script, o script AF (para formulários) e um resumo para o formulário específico. Apenas o arquivo de
formulário e o título do formulário são obrigatórios.
Categorias
Agrupa um conjunto de formulários em uma categoria. Um formulário não tem que estar associado a
uma categoria. Um formulário pode estar associado a mais de uma categoria.
Configurações da impressora
Define as configurações da impressora padrão quando você escolhe imprimir um determinado
formulário.
Edição de um formulário
Selecione a guia Formulários. Para editar um formulário específico, selecione o formulário na lista
e, no lado direito, aparecerão as informações atuais do formulário.
Exclusão de um formulário
Selecione a guia Formulários. Selecione o formulário que deseja excluir e clique em Excluir.
Gerenciamento de scripts
Os scripts são criados utilizando-se o software Lexmark Workflow Composer. Esses scripts são
utilizados para processar formulários (imprimir, enviar fax, e-mail e assim por diante). Você pode
adicionar, excluir e associar scripts aos formulários em seu Document Portal.
Ferramenta Administrativa
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Adição de um script
Depois de um script ter sido criado utilizando-se o Workflow Composer, você pode adicioná-lo ao
Document Portal. Selecione a guia Script e clique em Adicionar.
Exclusão de um script
Um script pode ser excluído do servidor Document Portal desde que não esteja associado a um
formulário. Selecione a guia Scripts, escolha o script e clique em Excluir.
Associação de um script a um formulário
A associação de um script a um formulário pode ser executada enquanto o Formulário está sendo
adicionado à guia Formulários. Para obter mais informações sobre a associação de scripts a
Formulários, consulte o Guia Administrativo do Document Portal.
Gerenciamento do Document Portal em um MFP
Adiciona, edita e exclui o Document Portal em um MFP em sua rede.
Adição de um Document Portal em um MFP
1 Selecione a guia MFP. Nesta exibição, você tem uma lista dos Document Portals atualmente
no sistema.
2 Para adicionar um Document Portal, clique em Adicionar.
O título para o ícone Document Portal é, por padrão, definido como “Formulários”. Este valor padrão
pode ser alterado na guia Preferências.
Edição de um Document Portal
Para editar um Document Portal específico em um MFP, selecione o Document Portal na lista e o
campo no lado direito exibe as informações atuais do Document Portal.
Exclusão de um Document Portal
Para excluir um Document Portal do sistema, selecione-o e clique em Excluir.
Adição de licenças do Document Portal
A guia MFP também lhe fornece um total atualizado de quantas licenças estão disponíveis para os
seus MFPs. Para adicionar mais licenças, clique em Licenças.
Ferramenta Administrativa
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Gerenciamento do Document Portal em uma área de trabalho
Uma nova guia Áreas de trabalho foi adicionada ao administrador do Document Portal. A guia Áreas
de trabalho possui três campos:
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Gerenciamento da impressora
Configurações da impressora
Gerenciamento de licenças
Gerenciamento da impressora
O campo Gerenciamento da impressora permite que você defina impressoras de rede que podem
ser selecionadas pelo usuário final. Impressoras suportadas podem ser adicionadas e editadas a
partir da lista de impressoras disponíveis.
Configurações da impressora
O campo Configurações da impressora permite que você determine a quantidade de controle que
você deseja permitir ao usuário final em relação à lista de impressoras disponíveis. As opções
incluem o seguinte:
•
•
Permitir que os usuários selecionem a partir de uma lista de impressoras definida pelo
administrador.
Permitir que os usuários especifiquem qualquer impressora de rede suportada fornecendo
um endereço IP e as informações de descrição.
Gerenciamento de licenças
O campo Gerenciamento de licenças lhe oferece um relatório de status atualizado sobre o número
de licenças de Área de trabalho atualmente em uso. Para exibir ou adicionar mais licenças, clique no
botão Licenças....
Gerenciamento de categorias
Uma categoria é como seus formulários são agrupados. Por exemplo, você pode ter todos os
formulários 401K agrupados sob uma categoria de “Benefícios”. O gerenciamento de categorias
consiste principalmente na habilidade de adicionar, editar e excluir categorias de formulários.
Adição de uma categoria
Para adicionar uma categoria ao sistema Document Portal, selecione a guia Categorias. Nesta
exibição você tem uma lista das categorias atualmente no sistema. Para adicionar uma categoria,
clique em Adicionar.
Ao adicionar uma categoria, você deverá especificar o nome da categoria. Você também pode
especificar os formulários contidos nesta categoria, bem como quais Document Portals terão
acesso.
Ferramenta Administrativa
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Edição de uma categoria
Para editar uma categoria, selecione a guia Categorias. Selecione a categoria na lista e, no lado
direito, aparecem os campos editáveis com as informações atuais sobre a categoria.
Exclusão de uma categoria
Para excluir uma categoria, selecione a guia Categorias. Selecione a categoria para excluir e clique
em Excluir.
Relatório
Esta é a forma pela qual você pode rastrear a utilização de seus Document Portals. Toda vez que
um formulário é enviado, várias pedaços de informação são coletados (como, por exemplo, qual
formulário foi mais enviando, qual Document Portal foi mais utilizado e assim por diante). Essas
informações podem ajudá-lo a alocar recursos onde eles são mais necessários.
Para visualizar um relatório, selecione um relatório e o período de tempo desejado. Alguns relatórios
permitem que informações adicionais sejam especificadas (tal como um determinado formulário ou
Document Portal no qual você esteja interessado).
Você também pode exportar as informações do seu relatório para um arquivo. Para fazer isso, clique
em Exportar relatório.
Preferências
Esta guia permite que o administrador:
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•
•
altere a senha
defina as configurações da impressora padrão
defina o script padrão
defina algumas opções de depuração
defina o título padrão para o Document Portal
defina o número de dias que um formulário é considerado novo ou atualizado
A ferramenta Administrativa pode definir o número de dias que um formulário é considerado novo ou
atualizado dentro da faixa de 1 a 31 dias.
Ferramenta Administrativa
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