A
Unidade Auditada: FUNDACAO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC
Exercício: 2014
Município: Santo André - SP
Relatório nº: 201503678
UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE
SÃO PAULO
_______________________________________________
Análise Gerencial
Senhor Chefe da CGU-Regional/SP,
Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201503678, e
consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01,
de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de
contas anual apresentada pela FUNDACAO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC.
1. Introdução
Os trabalhos de campo foram realizados no período de 13 a 20/05/2015, por meio de
testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob
exame e a partir da apresentação do processo de contas pela unidade auditada, em estrita
observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.
Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.
O Relatório de Auditoria encontra-se dividido em duas partes: Resultados dos
Trabalhos, que contempla a síntese dos exames e as conclusões obtidas; e Achados de
Auditoria, que contém o detalhamento das análises realizadas. Consistindo, assim, em
subsídio ao julgamento das contas apresentadas pela Unidade ao Tribunal de Contas da
União – TCU.
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Registra-se que os Achados de Auditoria apresentados neste relatório foram
estruturados e organizados em títulos e subtítulos, respectivamente, segundo os assuntos
com os quais se relacionam diretamente.
2. Resultados dos trabalhos
De acordo com o escopo de auditoria firmado, por meio da Ata de Reunião realizada em
29/10/2014, entre a Diretoria de Auditoria da Área Social da Controladoria-Geral da
União – CGU e a Secretaria de Educação, da Cultura e do Desporto – SecexEducação
do Tribunal de Contas da União - TCU, foram efetuadas as seguintes análises:
2.1 Avaliação da Conformidade das Peças
Considerando a natureza jurídica e o negócio da unidade jurisdicionada, o presente item
teve como objetivo avaliar a conformidade de duas peças dentre aquelas relacionadas
nos incisos I e II do art. 13 da IN TCU nº 63/2010, quais sejam: Rol de Responsáveis e
Relatório de Gestão constantes no Processo de Prestação de Contas inserido no Sistema
e-Contas do Tribunal de Contas da União – TCU.
A partir dos exames, concluiu-se que a Instituição apresentou as peças de acordo com
normas do TCU para o exercício de 2014, após correções requisitadas pela CGU em
relação ao Rol de Responsáveis. Além disso, as peças contemplam os conteúdos e
formatos obrigatórios nos termos da Decisão Normativa TCU nº 134, de 04/12/2013, da
DN TCU nº 140/2014 e da Portaria TCU nº 90, de 16/04/2014.
ato
/F
#
2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão
Para realizar a auditoria sobre a atuação docente, foram estabelecidos procedimentos,
questões e subquestões de auditoria a serem aplicados na Universidade Federal do ABC
- UFABC, respeitando o mandamento constitucional que trata da autonomia didáticocientífica, administrativa e financeira, bem como as estruturas administrativas.
Foi definida a seguinte questão de auditoria: “A atuação do corpo docente está
distribuída equilibradamente entre o ensino, pesquisa e extensão?”. Para respondê-la,
foram criadas dezesseis subquestões divididas em eixos, nos quais foram agrupadas de
acordo com sua similaridade.
Assim, a regularidade da atividade finalística da Universidade, analisada neste relatório,
teve como base os seguintes eixos: 1) existência de regulamentação das atividades
docentes; 2) planejamento e monitoramento das atividades docentes; 3) uso de recursos
tecnológicos; 4) gestão e resultados institucionais; e 5) professores substitutos.
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Nesse diapasão, o trabalho realizado apresentou os seguintes resultados:
a) Existência de regulamentação das atividades docentes.
Os aspectos relativos aos parâmetros do regime de trabalho dos docentes, bem como à
determinação dos limites mínimos e máximos da carga horária de aulas, segundo os
regimes de trabalho, estão amparados por regulamentação apropriada emanada dos
Conselhos Superiores competentes da Instituição.
Por outro lado, em se tratando dos processos de acompanhamento e avaliação dos
docentes, bem como da regulamentação das atividades de pesquisa e de extensão,
observou-se que não existem normativos abrangentes instituídos pelos Conselhos
Superiores da Instituição. Os normativos existentes não contemplam todos os aspectos
relevantes dessas atividades, tais como a adoção de procedimentos de controle e
acompanhamento sobre a execução e os resultados esperados e também o
estabelecimento de indicadores de desempenho para a mensuração do alcance de seus
objetivos.
Para corroborar o entendimento acima exposto, foram identificadas as seguintes
constatações:
- Deficiência na regulamentação referente às atividades de extensão;
- Ausência de normatização referente à destinação de créditos curriculares exigidos para
a graduação em ações de extensão;
- Deficiências na regulamentação referente às atividades de pesquisa.
Com o intuito de sanar as irregularidades de gestão/controle identificadas acima, foram
construídas em parceria com o gestor as seguintes recomendações:
- Elaborar e implementar normativos mais abrangentes e consolidados acerca da
atividade de extensão, de maneira que sejam contemplados mecanismos formais para
monitoramento e avaliação das atividades extensionistas;
- Elaborar e implementar normativos consistentes disciplinando que no mínimo 10%
dos créditos curriculares exigidos para a graduação sejam alocados em programas e
projetos de extensão universitária, conforme prescreve a Lei nº 13005/2014 (Plano
Nacional da Educação);
- Elaborar e implementar normativos consolidados acerca das atividades de pesquisa a
fim de que todas as etapas do processo sejam devidamente regulamentadas,
independentemente do tipo de pesquisa e de sua forma de financiamento.
b) Planejamento e monitoramento das atividades docentes.
Com relação à distribuição da carga horária do docente entre o ensino, a pesquisa e a
extensão, constatou-se que os parâmetros foram estabelecidos em resoluções dos
Conselhos Superiores da Instituição. Entretanto concluiu-se não haver evidências de
acompanhamento efetivo, uma vez que se verificou atendimento parcial aos parâmetros
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por parte de alguns docentes, além da inobservância do mínimo de oito horas semanais
previsto na Portaria MEC 475/87 e na Lei 9.394/96.
Quanto ao processo de planejamento e acompanhamento dessas atividades, verificou-se
que não existem procedimentos formais adequados de controle e avaliação de resultados
e, tampouco, o estabelecimento de metas e indicadores de desempenho que possibilitem
o monitoramento das atividades.
Para corroborar o entendimento acima exposto, foram identificadas as seguintes
constatações:
- Atendimento parcial a parâmetros para distribuição da carga horária docente;
- Descumprimento da carga horária mínima de oito horas semanais de aulas em
desacordo com o art. 10 da Portaria MEC nº 475/87 e art. 57 da Lei 9.394/96;
- Falta de acompanhamento proativo pela Instituição, das metas/execução relativas às
atividades de extensão;
- Falta de acompanhamento proativo pela Instituição, das metas/execução relativas às
atividades de pesquisa.
Com o intuito de sanar as irregularidades de gestão/controle identificadas acima, foram
construídas em parceria com o gestor as seguintes recomendações:
- Estabelecer mecanismos para acompanhamento e avaliação da carga horária de aulas;
- Definir e implementar procedimento para acompanhar e garantir o cumprimento da
carga horária mínima de ensino de oito horas semanais pelos docentes;
- Providenciar os normativos internos necessários à regulamentação de carga horária
docente em conformidade com a legislação.
- Desenvolver e implementar controles adequados com o objetivo de fornecer suporte ao
acompanhamento em tempo real sobre a execução das atividades de extensão em seus
aspectos relevantes, tais como, identificação dos cursos ou atividades, dos participantes
ativos ou desistentes, listas de presença, prazos de duração dos cursos incluindo suas
datas de início e término, pesquisas de satisfação, indicadores de desempenho, etc.;
- Desenvolver e instituir controles apropriados para o acompanhamento em tempo real
da execução das pesquisas desenvolvidas na Instituição, por meio dos quais seja
possível identificar os seus principais atributos, tais como, nome do pesquisador,
identificação, objeto e objetivo da pesquisa, datas de início e conclusão previstos, datas
de prestação de contas, etc..
c) Uso de Recursos Tecnológicos.
Atualmente a Instituição não conta com sistemas integradores das atividades docentes
no ensino, pesquisa e extensão que sejam de acesso público. Além disso, observou-se
que os projetos de extensão da Universidade não estão sendo cadastrados e
acompanhados por meio do SIGProj.
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d) Gestão e Resultados Institucionais.
A proteção de direitos relativos à invenção, propriedade industrial, direitos autorais no
âmbito da Instituição, resultantes de projetos de pesquisa, está regulamentada por meio
da Resolução ConsUni nº 131, de 16 de dezembro de 2013, que aprova a política de
propriedade intelectual e transferência de tecnologia da Universidade Federal do ABC.
No tocante aos projetos/alunos/comunidade atendidos pelos docentes nas atividades de
extensão, a Instituição informou, com base na data dos trabalhos de campo, que no
exercício de 2014 foram realizadas, ou encontravam-se em andamento, cincoenta
atividades extensionistas, distribuídas entre projetos, cursos e eventos. Já em relação aos
docentes constantes do curso selecionado da amostra, apenas seis participaram de
projetos extensionistas em 2014, o que indica atuação pouco significativa nesse tipo de
atividade.
e) Professores Substitutos.
Acerca deste tópico, cabe informar que a Universidade não adota a prática de
contratação de professores substitutos.
ato
/F
#
2.3 Avaliação da Gestão de Pessoas
Verificou-se a situação da governança e da gestão de pessoas na UFABC por meio de
entrevista com o responsável pela Superintendência de Gestão de Pessoas – SUGEPE –
e análise de normas e documentos apresentados como comprovantes para as respostas
em relação às questões, a seguir, que são escopo da presente auditoria.
Questão 1 – A alta administração da organização monitora regularmente o
cumprimento das diretrizes relativas à gestão de pessoas?
Sim, verificou-se que a alta administração da Universidade monitora regularmente os
atos relativos à área de gestão de pessoas.
Questões 2 – A alta administração da organização designou formalmente corpo
colegiado (ex. comitê, conselho) responsável por auxiliá-la nas decisões relativas à
gestão de pessoas?
Não, entretanto, há previsão de implantação de um Comitê Estratégico de Pessoas que
funcionará como instância de apoio estratégico à gestão de pessoal.
Questão 3 – A alta administração da organização monitora regularmente o
funcionamento desse corpo colegiado?
Não se aplica, tendo em vista o corpo colegiado ainda não foi constituído.
Questão 4 – A organização executa processo de planejamento da gestão de pessoas,
aprovando e publicando objetivos, metas e indicadores de desempenho?
Sim, adota integralmente essa prática.
Verificou-se, inicialmente, que não houve publicação de objetivos, metas e indicadores
de desempenho para a gestão de pessoas durante o exercício de 2014.
Segundo entrevista com o gestor, o exercício passado foi atípico, tendo em vista o
procedimento de transformação da antiga Coordenação Geral de Recursos Humanos,
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vinculada à Pró-Reitoria de Administração, em Superintendência, vinculada diretamente
à Reitoria, conforme Portaria da Reitoria n.º 546/2014.
Por meio de análise de planilhas de acompanhamento de metas em exercícios anteriores
e do Plano de Gestão para 2015, confirmou-se que existe na UFABC o procedimento
habitual de estabelecimento de objetivos e metas a serem cumpridos na área de pessoal
e que o exercício objeto de análise foi uma exceção.
Questão 5 – A organização identifica lacunas de competência da equipe de RH, com o
objetivo de avaliar suas necessidades de capacitação (ex. necessidades de
competências na área de gestão estratégica de pessoas, na área de concessão de
direitos, etc.)?
Sim, adota integralmente essa prática. A UFABC realizou mapeamento de competências
e identificação de GAPS entre os exercícios de 2012 e 2013, sendo prevista atualização
para o biênio de 2014 e 2015. Os formulários de avaliação individual e sua consolidação
permitem ao gestor identificar necessidades de capacitação.
Questão 6 – A organização oferece programas de treinamento e desenvolvimento de
competências de liderança que atendem às necessidades de cada nível de gestão (do
operacional ao estratégico), incluindo potenciais líderes?
Sim, adota integralmente essa prática. Verificou-se que a UFABC contratou a Fundação
Getúlio Vargas – FGV – para realizar cursos in Company para gestão estratégica e
liderança.
Questão 7 – A organização verifica a opinião dos colaboradores quanto ao ambiente de
trabalho e utiliza os resultados para orientar eventuais mudanças?
Sim, adota integralmente essa prática. Por meio de formulários de avaliação de
desempenho, os servidores podem manifestar sua opinião em relação ao ambiente de
trabalho. Segundo o gestor responsável pela SUGEPE, o encaminhamento de
reclamações também pode se realizar por mensagem eletrônica ou por intermédio da
Ouvidoria.
Questão 8 – A organização identifica as necessidades individuais de capacitação
quando da avaliação de desempenho dos colaboradores, levando-as em consideração
nas avaliações subsequentes?
Sim, adota integralmente essa prática. Verificou-se que as avaliações de desempenho
podem gerar relatórios que apontam os principais fatores limitadores de trabalho.
Questão 9 – A organização identifica e divulga para os profissionais de RH a
legislação, a jurisprudência e as orientações normativas relativas à gestão de pessoas,
orientando acerca de como elas devem ser aplicadas internamente?
Sim, adota integralmente essa prática. A UFABC apresenta em seu site normas,
informações e exemplos para aplicação da legislação relativa à gestão de pessoas.
Questão 10 – A organização realiza avaliação de desempenho dos membros da alta
administração e demais gestores, vinculada ao alcance dos resultados da
unidade/organização?
Sim, adota integralmente essa prática. A alta administração realiza reuniões presenciais
de feedback e os demais gestores são avaliados no ciclo anual de avaliação de
desempenho.
Questão 11 – A organização executa processo formal, baseado em competências, para
a seleção de gestores?
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A Universidade está em fase inicial de implementação dessa prática, tendo em vista que
realiza o mapeamento de competências e identificação de GAPS, formando um banco de
talentos. Entretanto, esse mapeamento não é necessariamente utilizado para seleção de
gestores.
Questão 12 – A organização monitora, por meio de sistema informatizado de gestão de
pessoas, algum conjunto de informações relevantes sobre a força de trabalho (ex.
índices de absenteísmo, índices de rotatividade, projeções de aposentadoria, etc.)?
Sim, adota parcialmente essa prática. Segundo o gestor responsável pela SUGEPE, são
utilizadas informações do SIAPE e da avaliação de desempenho.
Verificou-se que, no Relatório de Gestão relativo ao exercício de 2014, foram
apresentados alguns indicadores, tais como “Ranking dos fatores do sistema assinalados
que impedem um melhor desempenho” (identificação de riscos na área de pessoas).
Entretanto, não foram abordados outros indicadores, tais como índice de absenteísmo e
de rotatividade.
ato
/F
#
2.4 Estrutura e Atuação da Auditoria Interna
Neste item o objetivo da auditoria consistiu em avaliar a estrutura e atuação da Unidade
de Auditoria Interna da Instituição Federal de Ensino (Audin). Em relação à estrutura da
Audin, foram considerados os seguintes aspectos: (a) independência e sua posição no
organograma da Entidade; (b) existência de regulamento/estatuto/regimento da Entidade
com definição de responsabilidades, delimitação da atuação dos trabalhos, bem como do
estabelecimento das normas que devem ser seguidas pelos auditores internos; (c)
existência de uma política de desenvolvimento de competências para os auditores
internos; e (d) estrutura disponível na Auditoria Interna e sua adequação às
necessidades. Quanto à atuação da equipe da Audin, avaliaram-se as seguintes ações: (a)
aderência das atividades realizadas pela Auditoria Interna no exercício sob análise,
constantes no Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT), com
relação às planejadas; (b) o processo de gerenciamento de riscos, quando realizado pela
Audin; (c) adequação do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT) às
fragilidades apontadas na avaliação de riscos, quando realizada; (d) atuação da
Auditoria Interna em submeter o PAINT e possíveis modificações ao Conselho
Diretor/Deliberativo da Entidade ou órgão equivalente para aprovação; (e) atuação da
Audin no assessoramento à alta administração; (f) aplicação do princípio da segregação
de funções, principalmente no que tange à realização de atividades típicas de gestão; e
(g) atuação da Auditoria Interna em trabalhos de avaliação dos controles internos
administrativos da Unidade Jurisdicionada.
Para fundamentar as análises realizadas, foram utilizados os principais normativos que
regem as atividades da auditoria interna no âmbito da administração pública federal,
entendimentos recentes do Tribunal de Contas sobre a matéria e normas internacionais
sobre a prática da auditoria interna no setor público, elaboradas pelo Institute of Internal
Auditors (IIA).
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As técnicas e procedimentos adotados para a obtenção de informações abrangeram a
análise dos seguintes documentos: PAINT do exercício avaliado e do exercício seguinte
à avaliação; RAINT do exercício avaliado; Regulamento/Estatuto/Regimento Interno
em que conste a formalização da política a ser adotada pela Auditoria Interna, a posição
da Audin no organograma da entidade, a estrutura e a definição de responsabilidades.
Além disso, foram realizadas entrevistas com a Chefe da Auditoria Interna, assim como
a aplicação de questionários fechados.
Em relação à estrutura da Unidade de Auditoria Interna (Audin), verifica-se, de acordo
com o organograma, que a Unidade não está vinculada ao Conselho Superior da IFE
(Conselho Universitário) e sim ao Reitor da Universidade. Em relação a essa
vinculação, o TCU, por meio do Acórdão do TCU nº 3468/2014, recomendou que a
Unidade revisse seus normativos internos, com vistas a conciliar a posição de sua Audin
com a legislação vigente, consubstanciada no Decreto 3.591/2000, em especial no § 5º
do seu art. 15. A despeito dessa recomendação, informou a Chefia da Audin que
encaminhou à Corte pedido de reconsideração sobre o assunto e que está aguardando o
pronunciamento do mesmo sobre esse pedido.
Não obstante a falta de vinculação da Audin ao Conselho Superior da IFE, os auditores
internos gozam de independência para a realização de suas atribuições, conforme
estabelece a Portaria do Reitor da UFABC nº 360, de 17 de junho de 2013, assegurando
o acesso irrestrito registros, pessoal, informações, sistemas e propriedades físicas de
todas as unidades administrativas da Instituição, necessário à execução de suas
atividades.
Ademais, conforme informações contidas no Ofício 005/2015/AUDIN está em
elaboração o Regimento Interno da Auditoria, que deverá contemplar de forma
abrangente uma política formalizada que (a) define a missão, responsabilidade e
autoridade da Audin, (b) delimita a atuação dos trabalhos da Auditoria Interna, evitando
que desempenhe tarefas de gestão administrativa, próprias de gestores, e (c) estabelece
as normas que devem ser seguidas pelos auditores internos, como forma de evitar
conflitos de interesses, favorecendo a imparcialidade e a objetividade nos resultados dos
trabalhos. Conclui-se ainda, com base nas informações prestadas, que a Unidade não
possui uma política formalizada de desenvolvimento de competências para os seus
auditores internos.
A Audin é composta por oito profissionais, número considerado pela sua chefia como
suficiente para o cumprimento das ações previstas no PAINT referente ao atual
exercício. Também verificou-se que a Audin, na percepção de sua chefia, possui
equipamentos de informática em quantidade e qualidade suficiente para a execução de
seus trabalhos. As instalações, entretanto, não podem ser consideradas como
apropriadas, tendo em vista que a Audin está situada no subsolo do edifício em
ambiente com pouca ventilação e falta de acesso, por janelas ou portas, ao ambiente
externo.
Quanto à atuação da equipe da Auditoria Interna, verifica-se que as ações da Audin
representaram 100% das previstas no PAINT, revelando que o grau de aderência das
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auditorias realizadas no exercício em relação ao planejado foi satisfatório. Destaque-se
que o PAINT foi elaborado com base em metodologia adequada de avaliação baseada
em riscos, com o intuito de dar subsídio ao processo de planejamento da auditoria.
Entretanto, não existe na Instituição um sistema eficaz de gestão de riscos, bem como
documento de gestão de risco.
Considerando o conteúdo dos relatórios produzidos pela Auditoria Interna no exercício
sob exame, a Audin exerceu adequadamente sua função de assessoramento aos gestores
da Instituição, não tendo sido verificado qualquer trabalho em que ela tenha atuado em
tarefas de gestão administrativa.
ato
/F
#
2.5 Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário
No que se refere à Gestão Patrimonial da instituição, os exames foram realizados
considerando o escopo acordado entre a CGU e o TCU, mediante Ata de customização
de escopo. A metodologia aplicada consistiu na inspeção dos registros patrimoniais e na
aplicação de questionários, mediante inspeção física de amostra não estatística de
instalações prediais, visando a avaliar a correção dos registros contábeis, a qualidade
dos controles internos administrativos instituídos pela IFE, bem como o estado das
instalações prediais e o conforto por elas proporcionado à comunidade acadêmica para a
realização de suas atividades.
A partir dos exames realizados, constatou-se que os registros contábeis referentes à
gestão de patrimônio foram realizados com incorreção, conforme item 4.1.1.1 deste
relatório.
Constatou-se, ainda, que os controles internos administrativos atendem às necessidades
da Instituição quanto à acessibilidade, à segurança contra incêndio, à estrutura
organizacional e tecnológica voltada à conservação e manutenção predial, à existência
de normas e registros referentes às edificações, bem como à gestão dos contratos de
manutenção predial, avaliados aspectos como, dentre outros, a apropriada segregação de
funções.
Verificou-se, ainda, que a Unidade realiza, ainda que de forma inapropriada, o
cadastramento dos imóveis nos sistemas corporativos; regulariza, junto aos órgãos
competentes, a situação de cada imóvel; tem controle sobre a utilização, aquisição,
oneração ou alienação de imóveis; realiza a cobrança pela cessão de espaços; controla a
utilização dos imóveis, de maneira que estes sejam ocupados apenas por pessoas
autorizadas; e executa obras e serviços de engenharia necessários a manutenção da
qualidade dos imóveis.
No que se refere às instalações prediais, foram avaliados aspectos de acessibilidade e
inclusão digital nas dependências do edifício e de conservação e conforto de suas salas
de aula. Dessa forma, os exames indicaram que as instalações se apresentaram
apropriadas às necessidades de acessibilidade, que existe sinal de internet em bom
funcionamento e que as salas de aula se apresentam em bom estado de conservação e
conforto.
ato
/F
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2.6 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU
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O escopo dos trabalhos limitou-se aos acórdãos relativos aos exercícios de 2011 a 2014
com determinação expressa do TCU à CGU para monitoramento.
Nesse sentido, verificou-se que o Acórdão n.º 829/2013 – Plenário – possuía a seguinte
determinação: “9.3. determinar à Controladoria Geral da União/SP, que faça constar,
no próximo Relatório de Auditoria de Gestão da Fundação Universidade Federal do
ABC - UFABC, informações acerca da aquisição de equipamentos de sistema de
videoconferência relativos ao Pregão Eletrônico 97/2012, pelo Sistema de Registro de
Preços - SRP, em especial se esses foram instalados e estão em funcionamento, e, por
fim, se há equipamentos sem utilização, adquiridos somente para fins de reposição;”
O referido Acórdão questionava a quantidade de equipamentos que estavam em
processo de compra, determinando à UFABC que não poderiam ser realizadas
aquisições além da real necessidade da Universidade.
Entretanto, por meio do Ofício n.º 003/2015/AUDIN, a Universidade informou que não
houve a conclusão da aquisição dos equipamentos de sistema de videoconferência por
meio do Pregão Eletrônico n.º 97/2012.
Ressalta-se que a ata de registro de preços relativa ao referido Pregão se encontra
expirada desde 08/01/2014.
ato
/F
#
2.7 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU
A UFABC apresentou no Relatório de Gestão relativo ao exercício de 2014 seis
recomendações originárias de Relatórios de Auditoria da CGU, sendo cinco
consideradas atendidas e uma considerada prejudicada em função de acatamento de
justificativa apresentada pela Universidade.
Entre as recomendações atendidas em 2014, destacam-se alterações no procedimento de
levantamento de demandas dos diversos setores da Universidade antes da realização de
projetos para novas edificações, com a finalidade de mitigar o surgimento de demandas
extemporâneas durante a execução das obras.
De forma geral, a Unidade implementa as recomendações do Órgão de Controle Interno,
tendo em vista que foram consideradas atendidas 31 das 39 recomendações emitidas por
esta CGU. As demais estão em monitoramento e referem-se a recomendações recentes,
expedidas no exercício de 2015.
ato
/F
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2.8 Avaliação do CGU/PAD
Atualmente, a Universidade conta com uma servidora, lotada na Superintendência de
Gestão de Pessoas, que atua como suporte às atividades disciplinares. De acordo com o
Relatório de Gestão relativo ao exercício de 2015, está prevista a implantação de uma
Unidade de Correição até junho de 2015.
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Verificou-se que os processos instaurados na UFABC foram devidamente cadastrados
no Sistema CGU-PAD.
ato
/F
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3. Conclusão
Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o
presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do
competente Certificado de Auditoria.
São Paulo/SP, 28 de julho de 2015.
Nome:
Cargo: ANALISTA DE FINANCAS E CONTROLE
Assinatura:
Nome:
Cargo: ANALISTA DE FINANCAS E CONTROLE
Assinatura:
Relatório supervisionado e aprovado por:
_____________________________________________________________
Chefe da Controladoria Regional da União no Estado de São Paulo
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_______________________________________________
Achados da Auditoria - nº 201503678
1 GESTÃO OPERACIONAL
1.1 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS
1.1.1 EFETIVIDADE DOS RESULTADOS OPERACIONAIS
1.1.1.1 CONSTATAÇÃO
Deficiência na regulamentação referente às atividades de extensão.
Fato
Constatação registrada originalmente no Relatório nº 201410700 sobre a Avaliação
dos Resultados da Gestão - exercício de 2014.
Constatou-se durante a realização do trabalho, com base em entrevistas com os gestores,
bem como em análises de documentos fornecidos, que a regulamentação formal
existente na Instituição acerca das atividades de extensão não aborda adequadamente o
aspecto relacionado com o monitoramento e avaliação dessas atividades.
O exame das informações e da documentação disponibilizada revelou que essa
regulamentação está expressa da seguinte maneira:
a) Resoluções ConsUni nº 91 (Conselho Universitário) e ConsEPE nº 124 (Conselho de
Ensino, Pesquisa e Extensão) que tratam das regras estabelecidas para a concessão e
pagamento de bolsas de estudo relacionadas com a atividade de extensão;
b) Edital de Chamada para Inscrição de Proposta de Ação Extensionista para 2014 nº
15/2013 – PROEX, de 2 de setembro de 2013, por meio do qual são estabelecidos
critérios para a aprovação da ação extensionista, para a alocação de recursos, bem como
as responsabilidades e obrigações dos coordenadores em relação às ações que se
realizarão no exercício seguinte.
Da análise do referido edital, verificou-se a exigência de entrega de relatórios (parciais
e/ou finais) por parte dos coordenadores das ações. Entretanto não se observou a
existência de procedimentos específicos relacionados com o monitoramento e a
avaliação a serem adotados pela Instituição, inclusive com a definição de indicadores
úteis para a avaliação do resultado das respectivas ações.
Além da questão acima apontada, a equipe de auditoria considera que seria mais
apropriado que a regulamentação acerca das atividades de extensão fosse expressa, de
forma permanente, por Resoluções dos Conselhos da Instituição em vez do Edital de
Chamadas válido apenas para o exercício seguinte e assinado pelo Pró-Reitor de
Extensão.
Causa
ato
/F
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Falta de ações de monitoramento e de controle de atividades extensionistas. Participação
pouco significativa de docentes nas atividades de extensão.
s
au
/C
#
Manifestação da Unidade Examinada
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Por meio do Ofício nº 020/2015/REIT, de 06 de fevereiro de 2015, a Universidade
Federal do ABC apresentou a seguinte manifestação:
“Acatamos a recomendação da CGU e nos comprometemos a elaborar e implementar
os normativos.”
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a Universidade Federal
do ABC apresentou a seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
“Informamos que estão sendo providenciadas conforme solicitado por meio do Ofício
12283/2015/CGU-R/SP de monitoramento do PPP da UFABC, o qual estabeleceu
prazo para manifestação de 90 dias a contar a partir de 08/06/2015.”
m
x
E
d
U
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Análise do Controle Interno
A Universidade Federal do ABC reconheceu a ocorrência do fato apontado no relatório,
comprometendo-se a encaminhar as providências pertinentes.
De acordo com o Plano de Providências Permanente atualizado em 26/05/2015
encaminhado ao Gestor por meio do Ofício 12283/2015/CGU-Regional/SP, a
Instituição consignou que está promovendo o encaminhamento das medidas necessárias
ao atendimento das respectivas recomendações, as quais estão sendo monitoradas por
esta CGU.
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar e implementar normativos mais abrangentes e consolidados
acerca da atividade de extensão, de maneira que sejam abordados todos os aspectos
envolvidos nos processos pertinentes à atividade.
trI
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n
/A
#
1.1.1.2 CONSTATAÇÃO
Falta de acompanhamento proativo pela Instituição, das metas/execução relativas
às atividades de extensão.
Fato
Constatação registrada originalmente no Relatório nº 201410700 sobre a Avaliação
dos Resultados da Gestão - exercício de 2014.
Com base em entrevista com os gestores e em análise de uma amostra da documentação
relativa à execução das ações de extensão ocorridas em 2014, verificou-se que a
Instituição não possui mecanismos proativos, manuais ou mecanizados, de
acompanhamento e avaliação das ações em curso na Universidade.
Apurou-se, também, que a Instituição não utiliza indicadores de desempenho com a
finalidade de avaliar adequadamente as ações de extensão.
Do exame efetuado sobre a amostra da documentação correspondente à execução das
ações de extensão em 2014, verificou-se que não existe um padrão quanto aos
documentos que suportam os processos.
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13
Deixaram de ser localizados nos processos correspondentes, em vários casos, os
relatórios dos coordenadores, as listas de presença dos alunos, o documento de
aprovação do curso pela Pró-Reitoria de Extensão, os pareceres quanto ao mérito
extensionista e viabilidade técnica, além da absoluta falta de qualquer instrumento de
avaliação dos alunos sobre a atividade.
ato
/F
#
Causa
Ausência de ferramentas de gestão adequadas às necessidades de gerenciamento da
Instituição.
Manifestação da Unidade Examinada
s
au
/C
#
Por meio do Ofício nº 020/2015/REIT, de 06 de fevereiro de 2015, a Universidade
Federal do ABC apresentou a seguinte manifestação:
“A ProEx acata as recomendações da CGU e reconhece a necessidade de adotar um
sistema próprio para submissão e acompanhamento de ações de extensão, bem como de
aprimorar os controles administrativos, ainda que o sistema informatizado não esteja
concluído.
Modalidade de apresentação de ações de extensão
A fim de subsidiar esta manifestação, esclarecemos o fluxo de entrada das ações de
extensão na ProEx.
 PAE – Programa de Ações Extensionistas – edital anual de chamada de
propostas de ações extensionistas que abrange projetos, cursos, eventos
e oficinas. As propostas recebidas são avaliadas por pareceristas
(mérito extensionista) e pela equipe ProEx (viabilidade técnica) e
homologadas pelo Comitê de Extensão Universitária.
 2. Fluxo Contínuo – Regulamenta a submissão e aprovação de propostas
de ações de extensão na modalidade fluxo contínuo ao longo do ano.
Para as propostas de níveis I e II, a ProEx oferece apoio logístico, de
infraestrutura, além de analisá-las e aprová-las. As propostas de nível
III seguem o mesmo fluxo de aprovação daquelas enviadas no âmbito do
PAE.
 3. PACC – Programa Anual de Capacitação Continuada, aprovado e
subsidiado pela Universidade Aberta do Brasil (UAB), engloba cursos
de capacitação de docentes, técnicos administrativos e demais
envolvidos em cursos de educação à distância.
Mecanismos de acompanhamento
Em relação ao PAE e a ao Fluxo Contínuo nível III, devem ser apresentados relatórios
mensais dos bolsistas e voluntários e relatório parcial do coordenador referentes a
ações executadas em 2014.
O prazo para entrega dos relatórios finais por esse grupo encerra-se em 30 de janeiro
de 2015 (30 dias após a finalização das ações). Os formulários são padronizados e
disponibilizados na página da ProEx.
Constam, nos relatórios finais, a avaliação do coordenadores da ação pelos bolsistas e
voluntários, conhecimento adquirido, descrição de todas as atividades desenvolvidas,
dificuldades encontradas durante as atividades e os pontos positivos, críticas e
sugestões. No relatório final do coordenador sobre o projeto, são avaliados os
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resultados alcançados, qualitativos e quantitativos, as dificuldades encontradas,
parceiros envolvidos, uma avaliação/conclusão final, críticas e sugestões e os produtos
gerados pela ação (site, blog, livro etc) além de fotos e amostras dos materiais de
divulgação para criação de um acervo da ProEx.
Para as propostas de nível I e II aprovadas pela ProEx ao longo de 2014 não foram
solicitados relatórios, considerando-se que, para esses casos, a ProEx fornece apenas
apoio logístico e de infraestrutura.
Os relatórios parciais e finais de acompanhamento dos cursos do PACC são
encaminhados diretamente a UAB.
Mecanismos de avaliação, desempenho e indicadores.
A ProEx possui a preocupação de construir mecanismos de avaliação, desempenho e
indicadores para suas ações de extensão. Para tanto, subsidiou em 2014 a participação
de dois de seus servidores no curso de capacitação “Monitoramento de Indicadores e
Avaliação de Impacto Social”. Em 2015, pretende-se dar continuidade a essa
capacitação e iniciar a construção de tais mecanismos.
Existem diferentes padrões para as diferentes modalidades de ações de extensão
submetidas pelo PAE, PACC e fluxo contínuo.
 Relatório dos coordenadores: Na modalidade PAE, o relatório é obrigatório
apenas para coordenadores de projetos, eventos e oficinas, sendo que o
relatório parcial deve ser entregue na metade da vigência da ação e o final até
30 dias após o término da ação. Nos casos de cursos, não é obrigatória a
apresentação do relatório parcial, apenas o final. Na modalidade fluxo
contínuo, os relatórios parciais e finais são obrigatórios apenas para o nível III.
 Lista de presença dos alunos: A ausência de listas de presença, em alguns
casos, podem ser justificada considerando-se que os cursos estavam em
andamento. Os cursos de EaD não possuem listas de presença. A comprovação
da presença se dá via acesso ao sistema TIDIA.
 Documento de aprovação do curso pela Pró-Reitoria de Extensão, os pareceres
quanto ao mérito extensionista e viabilidade técnica: apenas os cursos
subsidiados pela UAB não necessitam de aprovação da ProEx. Esclarecemos
que no caso dos cursos subsidiados pela ProEx, os pareceres quanto ao mérito
extensionista e viabilidade técnica não estavam anexos ao processo, pois na
ocasião, o gestor responsável não achou necessária a apresentação dos
mesmos. Os referidos documentos encontram-se disponíveis para consulta.
Instrumento de avaliação dos alunos sobre a atividade: Em relação a projetos, cursos,
eventos e oficinas, a avaliação do aluno bolsista/voluntário sobre a atividade é
realizada no relatório final. No caso dos participantes dos cursos ofertados pela ProEx
não possuímos esse mecanismo.”
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a Universidade Federal
do ABC apresentou a seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
“Informamos que estão sendo providenciadas conforme solicitado por meio do Ofício
12283/2015/CGU-R/SP de monitoramento do PPP da UFABC, o qual estabeleceu
prazo para manifestação de 90 dias a contar a partir de 08/06/2015.”
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#
Análise do Controle Interno
A Unidade reconheceu a necessidade de um sistema próprio de submissão e
acompanhamento das ações de extensão, bem como de aprimoramento em seus
controles administrativos.
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De acordo com o Plano de Providências Permanente atualizado em 26/05/2015
encaminhado ao Gestor por meio do Ofício 12283/2015/CGU-Regional/SP, a
Instituição consignou que está promovendo o encaminhamento das medidas necessárias
ao atendimento das respectivas recomendações, as quais estão sendo monitoradas por
esta CGU.
Recomendações:
Recomendação 1: Desenvolver e implementar controles adequados com o objetivo de
fornecer suporte ao acompanhamento em tempo real sobre a execução das atividades de
extensão em seus aspectos relevantes tais como, identificação dos cursos ou atividades,
dos participantes ativos ou desistentes, listas de presença, prazos de duração dos cursos
incluindo suas datas de início e término, pesquisas de satisfação, indicadores de
desempenho, etc.
trI
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n
/A
#
1.1.1.3 CONSTATAÇÃO
Ausência de normatização referente à destinação de créditos curriculares exigidos
para a graduação em ações de extensão.
Fato
Constatação registrada originalmente no Relatório nº 201410700 sobre a Avaliação
dos Resultados da Gestão - exercício de 2014.
Verificou-se, por meio de entrevista com os gestores e mediante análise das
informações fornecidas pela Instituição, que inexiste normatização assegurando que no
mínimo 10% dos créditos curriculares exigidos para a graduação sejam alocados em
programas e projetos de extensão universitária, conforme prescreve a Lei nº 13005/2014
(Plano Nacional da Educação).
A equipe de auditoria analisou a grade curricular do curso de Engenharia de Gestão e
não observou a atribuição de créditos curriculares às ações de extensão conforme
estabelece o Plano Nacional de Educação.
Causa
ato
/F
#
Omissão dos gestores com relação à elaboração de normativos que disciplinem o
assunto, conforme prescreve a Lei nº 13005/2014 (Plano Nacional da Educação).
Manifestação da Unidade Examinada
s
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/C
#
Por meio do Ofício nº 020/2015/REIT, de 06 de fevereiro de 2015, a Universidade
Federal do ABC apresentou a seguinte manifestação:
“No âmbito da Extensão, entendemos que a recomendação é válida e pertinente,
valoriza as atividades de extensão integradas ao ensino e a pesquisa e vai ao encontro
do que tem sido discutido em instâncias como os fóruns de pró-reitores de Extensão
(FORPROEX) e no Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão da Universidade Federal
do ABC.
Essas discussões têm por objetivo garantir que a UFABC possa inserir gradualmente
os 10% dos créditos curriculares exigidos para a graduação em programas e projetos
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de extensão universitária sem prejuízos ao projeto pedagógico que tem como uma das
metas buscar o equilíbrio e a organização curricular interdisciplinar do e entre os
cursos de graduação, pós-graduação e extensão. Assim, pretende-se, ao longo do
período designado pelo PNE, estabelecer uma efetiva implementação desses créditos
curriculares com a participação de todas as áreas pertinentes.”
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a Universidade Federal
do ABC apresentou a seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
“Ressaltamos que foi instituído Grupo de Trabalho, por meio da Portaria 334,
publicada no Boletim de Serviço nº 475, de 07 de julho de 2015, conforme anexo I deste
Ofício.”
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U
ifestco
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#
Análise do Controle Interno
A Unidade concordou com o fato apontado e informou que encaminhará a
implementação das medidas necessárias para tratar o assunto em pauta.
De acordo com o Plano de Providências Permanente atualizado em 26/05/2015
encaminhado ao Gestor por meio do Ofício 12283/2015/CGU-Regional/SP, a
Instituição consignou que está promovendo o encaminhamento das medidas necessárias
ao atendimento das respectivas recomendações, as quais estão sendo monitoradas por
esta CGU.
trI
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/A
#
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar e implementar normativos consistentes disciplinando que no
mínimo 10% dos créditos curriculares exigidos para a graduação sejam alocados em
programas e projetos de extensão universitária, conforme prescreve a Lei nº 13005/2014
(Plano Nacional da Educação).
1.1.1.4 CONSTATAÇÃO
Deficiências na regulamentação referente às atividades de pesquisa.
Fato
Constatação registrada originalmente no Relatório nº 201410700 sobre a Avaliação
dos Resultados da Gestão - exercício de 2014.
A partir de informações do gestor e de análise da documentação fornecida pela
Instituição, apurou-se que não há uma regulamentação consolidada expressa por meio
de resoluções dos conselhos da Instituição sobre as atividades de pesquisa, abrangendo
os critérios de aceitação e aprovação das propostas/projetos, procedimentos de
acompanhamento e avaliação das pesquisas, bem como das respectivas prestações de
contas.
De acordo com o exame efetuado sobre o assunto, constatou-se que, quando se trata de
pesquisas financiadas por agências de fomento (CNPq, FINEP, FAPESP, CAPES, etc.),
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17
os critérios e procedimentos a serem adotados são aqueles determinados pelas próprias
agências de fomento em seus canais de comunicação.
Em relação aos demais projetos de pesquisa, existem aqueles que recebem recursos
específicos para a sua realização e os que não contam com financiamento da Instituição.
Para os que contam com os recursos da Instituição, a normatização existente consta dos
próprios Editais de Chamadas de Proposta e compreende aspectos relacionados com as
características e regras de aceitação/aprovação das propostas, prazos de duração, e
alocação de recursos financeiros. Não constam, entretanto, nesses editais,
procedimentos instituídos pela Unidade que se relacionem ao acompanhamento da
execução dos projetos, por meio de indicadores de desempenho apropriados para a
avaliação dos resultados esperados.
Quanto às pesquisas que não contam com qualquer tipo de financiamento, a Instituição
não reportou a existência de regulamentação formalizada.
Causa
ato
/F
#
Omissão dos gestores com relação à elaboração de normativos que regulamentem a
atividade de pesquisa.
Manifestação da Unidade Examinada
s
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#
Por meio do Ofício nº 020/2015/REIT, de 06 de fevereiro de 2015, a Universidade
Federal do ABC apresentou a seguinte manifestação:
“Acatamos a recomendação da CGU e nos comprometemos a elaborar e implementar
os normativos.”
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a Universidade Federal
do ABC apresentou a seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
“Informamos que estão sendo providenciadas conforme solicitado por meio do Ofício
12283/2015/CGU-R/SP de monitoramento do PPP da UFABC, o qual estabeleceu
prazo para manifestação de 90 dias a contar a partir de 08/06/2015.”
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Análise do Controle Interno
A Unidade reconheceu e se comprometeu a elaborar e implementar os normativos
concernentes às atividades de pesquisa.
De acordo com o Plano de Providências Permanente atualizado em 26/05/2015
encaminhado ao Gestor por meio do Ofício 12283/2015/CGU-Regional/SP, a
Instituição consignou que está promovendo o encaminhamento das medidas necessárias
ao atendimento das respectivas recomendações, as quais estão sendo monitoradas por
esta CGU.
Recomendações:
Recomendação 1: Elaborar e implementar normativos consolidados acerca das
atividades de pesquisa a fim de que todas as etapas do processo sejam devidamente
trI
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18
regulamentadas, independentemente do tipo de pesquisa e de sua forma de
financiamento.
1.1.1.5 CONSTATAÇÃO
Falta de acompanhamento proativo pela Instituição, das metas/execução relativas
às atividades de pesquisa.
Fato
Constatação registrada originalmente no Relatório nº 201410700 sobre a Avaliação
dos Resultados da Gestão - exercício de 2014.
Com base em informações fornecidas pelo gestor, apurou-se que a Instituição não
mantém um controle tempestivo e atualizado sobre o acompanhamento da execução das
atividades de pesquisa por meio da utilização de indicadores de desempenho
apropriados para avaliar os resultados esperados.
Quando solicitada a fornecer informações relativas a metas estabelecidas para produção
de pesquisas e suas realizações em 2014, bem como informar como o acompanhamento
é realizado e ainda disponibilizar indicadores existentes e documentos de controle
utilizados para esse fim, a Unidade informou (CI 190/2014 ProPes) que não detém esse
controle, estando os mesmos sob responsabilidade dos próprios docentes responsáveis.
Causa
ato
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Fragilidades na gestão das atividades de pesquisa, especialmente quanto ao
acompanhamento de suas metas e resultados.
Manifestação da Unidade Examinada
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Por meio do Ofício nº 020/2015/REIT, de 06 de fevereiro de 2015, a Universidade
Federal do ABC apresentou a seguinte manifestação:
“O controle utilizado atualmente é frágil e não contempla totalmente a recomendação
da CGU. Dessa forma serão estudadas e desenvolvidas outras possibilidades de
acompanhamento, juntamente com as demais áreas envolvidas, abrangendo os
principais atributos de execução das pesquisas desenvolvidas pela Universidade,
independentemente da introdução de sistema informatizado.
A implantação de um novo Sistema Integrado de Gestão (SIG) da UFABC já está em
curso e o cronograma inicial prevê a conclusão da implantação da fase inicial em
janeiro de 2016. Nesse novo sistema de gestão da UFABC, planeja-se criar uma base
de dados de projetos de pesquisa. Todos os projetos de pesquisa em que há o
envolvimento de servidores da UFABC serão cadastrados nessa base. Entendem-se
como projetos de pesquisa: projetos de Iniciação Científica, projetos financiados pelas
agências de fomento ou empresas, e projetos sem financiamentos específicos.
As informações cadastradas serão formadas minimamente por: título do projeto,
resumo do projeto, palavras-chave, resultados esperados, área e subárea de atuação,
coordenador do projeto, docentes participantes, alunos participantes, agência
financiadora, cronograma de execução, valor do projeto (capital e custeio), datas de
prestação de contas, aprovação CEP/CEUA, entre outros.
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19
Por meio de pesquisa na base de dados, será possível realizar a gestão de atividades de
todos os projetos de pesquisa, tanto aqueles em andamento como os já concluídos,
possibilitando à Pró-Reitoria de Pesquisa a realização do controle tempestivo e
atualizado da execução das atividades de pesquisa da UFABC. A responsabilidade de
alimentação da base de dados será do coordenador do projeto.
Essa gestão permitirá medir, durante um determinado período, o desempenho de
pesquisa de várias formas como, por exemplo, desempenho por docente, por
laboratório de pesquisa, por agências de fomento, entre outras.”
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a Universidade Federal
do ABC apresentou a seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
“Informamos que estão sendo providenciadas conforme solicitado por meio do Ofício
12283/2015/CGU-R/SP de monitoramento do PPP da UFABC, o qual estabeleceu
prazo para manifestação de 90 dias a contar a partir de 08/06/2015.”
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Análise do Controle Interno
No presente momento, não há evidências da existência de controles efetivos sobre as
atividades afetas às pesquisas realizadas no âmbito da Universidade. Porém, a Unidade
informou que está em curso a implantação de um Sistema Integrado de Gestão (SIG),
por meio do qual será possível exercer um controle e acompanhamento de todas as
atividades de pesquisa com maior efetividade.
De acordo com o Plano de Providências Permanente atualizado em 26/05/2015
encaminhado ao Gestor por meio do Ofício 12283/2015/CGU-Regional/SP, a
Instituição consignou que está promovendo o encaminhamento das medidas necessárias
ao atendimento das respectivas recomendações, as quais estão sendo monitoradas por
esta CGU.
Recomendações:
Recomendação 1: Desenvolver e instituir controles apropriados para o acompanhamento
em tempo real da execução das pesquisas desenvolvidas na Instituição, por meio dos
quais seja possível identificar os seus principais atributos tais como, nome do
pesquisador, identificação, objeto e objetivo da pesquisa, datas de início e conclusão
previstos, datas de prestação de contas, etc.
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1.1.1.6 CONSTATAÇÃO
Atendimento parcial a parâmetros para distribuição da carga horária docente.
Fato
Constatação registrada originalmente no Relatório nº 201410700 sobre a Avaliação
dos Resultados da Gestão - exercício de 2014.
Os critérios para distribuição de carga horária docente estão estabelecidos nas
Resoluções ConsePE nº 100/2011 e nº 177/2014.
A Resolução ConsePE nº 100 define a atribuição de créditos por atividades didáticas na
UFABC. Em seu art. 1º estabelece que a carga horária didática da Graduação, PósGraduação e Extensão deve ser distribuída de maneira igual entre todos os docentes em
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20
efetivo exercício, salvo regras de redução de carga didática tais como as previstas na
Resolução ConsePE nº 177/2014.
A norma também determina que cada docente deverá cumprir, a cada ano, no mínimo
75% da carga didática, apurada pela média de créditos prevista para o ano seguinte, que
é calculada a partir do total de créditos previstos e do total de docentes em efetivo
exercício.
Segundo o Regimento Geral da Universidade, “compete ao Conselho de cada Centro
apreciar a proposta de alocação didática dos docentes do Centro e compete ao Diretor
de cada Centro fiscalizar a execução das atividades acadêmicas de competência do
Centro.”
Assim, a Universidade buscou fixar equidade na distribuição de créditos, sendo que a
alocação fica sob a responsabilidade dos Centros. Cabe observar que os docentes podem
atuar em diversos cursos e ministrar diferentes disciplinas de sua área de formação,
razão pela qual a distribuição da carga didática foi proposta nesse modelo.
Segundo os parâmetros estabelecidos pela Resolução nº 100, a média prevista para o
ano de 2014 corresponde a 22 créditos, sendo que os docentes deveriam cumprir o
mínimo de 75%, que equivale a dezesseis créditos anuais. A Universidade também
permite que o professor disponha de um quadrimestre “sabático”, sem exercício de
carga didática nesse período, podendo concentrar os créditos nos outros dois
quadrimestres.
Já a Resolução ConsePE nº 177/2014 regulamenta a conversão de carga didática em
carga administrativa para docentes ocupantes de cargos administrativos, conforme
segue:
Quadro – Conversão de carga didática.
Cargo/Função
Reitor
Vice-reitor
Pró-reitor
Diretor de centro
Pró-reitor adjunto
Vice-diretor de centro
Coordenador de curso de graduação
Coordenador de curso de pós-graduação
Coordenador geral do programa de licenciatura
Coordenador geral dos laboratórios multiusuários
Vice-coordenador de curso de graduação
Vice-coordenador de curso de pós-graduação
Fonte: Resolução CONSEPE nº 177/2014.
Conversão
(%)
100%
70%
50%
30%
O normativo ainda define que, na eventualidade de um docente ocupar um cargo
administrativo não listado na tabela, é atribuído o maior percentual de redução de carga
didática dentre aqueles atribuídos às gratificações, cargo de direção (CD) ou função
gratificada (FG) equivalentes. Na falta de gratificação equivalente é atribuído o fator de
conversão de 30%.
Para verificação do atendimento aos parâmetros estabelecidos, foi solicitada planilha
contendo informações sobre a carga horária docente para a graduação e pós-graduação
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em 2014, cuja base de dados foi extraída do Sistema de Informações para o Ensino SIE.
Em análise aos dados de distribuição de carga horária, verifica-se que dezoito docentes
não atenderam ao parâmetro de dezesseis créditos anuais fixados para o exercício de
2014.
Tabela – Não Atendimento à Distribuição de Carga Horária na Graduação.
Total HH Sala Total HH Sala
de Aula de Aula Graduação 1º Graduação 2º
QD
QD
1544392
3
0
1766464
3
4
1671275
4
0
1724820
6
6
1761038
0
6
1545979
8
4
1760419
3
6
1765427
4
4
1544371
0
8
2131736
0
1
1671344
2
7
1814655
0
8
1544284
5
4
1061139
0
4
1671297
2
0
1837720
0
9
1671292
4
0
1948454
3
7
Fonte: SIE, 07 de novembro de 2014.
Matrícula
Siape
Total HH Sala
Somatório
de Aula três QD
Graduação 3º
Graduação
QD
10
13
2
9
7
11
0
12
8
14
0
12
4
13
4
12
6
14
8
9
5
14
6
14
4
13
6
10
4
6
4
13
0
4
0
10
Na composição da amostra foram excluídos 22 professores que tiveram redução de sua
carga didática em razão do exercício de atividades administrativas e quatro que foram
exonerados no decorrer do exercício. Assim, restaram 91 professores que deveriam
cumprir a carga horária total de dezesseis créditos anuais, sendo que 20% ficaram
abaixo do limite da Resolução nº 100.
Em análise à Planilha, também é possível identificar a distribuição de atividades dos
docentes que lecionam disciplinas obrigatórias das Engenharias e específicas da
Engenharia de Materiais:
Tabela – Distribuição da Atividade Docente.
Nº
docentes
amostra
Nº docentes com
carga didática em
cursos da
Graduação 2014
91
91 (100%)
Fonte: SIE, 07 de novembro de 2014.
Nº docentes com
carga didática em
cursos da PósGraduação 2014
Orienta ou coorienta alunos de
Pós-Graduação
2014
Atua em atividades
de extensão
formalmente
instituídas 2014
24 (26%)
27 (30%)
3 (3%)
Constata-se, portanto, que todos docentes atuam nas atividades de ensino da graduação.
Na pós-graduação o número de disciplinas ofertadas por período é reduzido e ainda há
dificuldade para obtenção dos requisitos para credenciamento e permanência nos
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programas de pós-graduação exigidos pela CAPES, o que reduz o número de docentes
habilitados para atuação nos cursos de mestrado e doutorado da Instituição. Verifica-se
também percentual pouco significativo na execução de atividades de extensão.
ato
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#
Causa
Ausência de acompanhamento efetivo dos parâmetros estabelecidos pela Instituição.
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#
Manifestação da Unidade Examinada
Por meio do Ofício nº 20/2015/REIT, de 06 de fevereiro de 2015, a UFABC apresentou a
seguinte manifestação:
“Cabe ressaltar que existe, por parte dos Centros da UFABC (CECS, CMCC e CCNFI),
acompanhamento dos parâmetros estabelecidos pela Instituição, para distribuição de
carga horaria docente. O que esta em curso é um esforço para aprimorar tal
acompanhamento e unificá-lo, em vista das peculiaridades do projeto pedagógico da
UFABC e das diferentes áreas do conhecimento agregadas nos três Centros.
O projeto pedagógico da UFABC pressupõe uma matriz curricular flexível para cada
curso, o que permite ao aluno definir sua trajetória curricular e, por consequência, gera
uma demanda efetiva por disciplinas diferenciada a cada quadrimestre.
Por este motivo, como instrumento de planejamento, a Resolução ConsEPE nº 100
menciona ''média prevista" de carga didática, o que nem sempre se efetiva quando se
executa a oferta de disciplinas demandadas pelos alunos. Assim, em 2014, mesmo tendo-se
previsto uma "média" de 22 créditos, executou-se, efetivamente, uma média de 19 créditos
por docente, incluindo a graduação e pós-graduação.
Outro ponto a ser considerado é que, de acordo com as necessidades de cada área
(disciplinas ofertadas), pode ocorrer de se demandar mais professores afins de uma área e
menos de outra.
Por exemplo, por conta das matrículas realizadas pelos alunos podem-se demandar, num
quadrimestre específico ou no ano, mais professores de matemática do que de química ou
vice-versa.
Assim, um professor pode, eventualmente, ministrar mais créditos num ano e menos em
outro.
Os centros adotam uma politica de metas anuais, com distribuição equânime de créditos
entre os professores, com base no planejamento estabelecido (média prevista) e preveem
mecanismos para que o saldo seja considerado de um ano para outro, seja ele positivo ou
negativo. Por exemplo, se o professor ministrou mais créditos num ano, ele poderá
ministrar menos no outro ano. Entretanto, se o professor ministrou menos créditos num
ano, este devera ministrar mais créditos no outro, até que o saldo seja zerado.
O regime quadrimestral permite que o docente concentre sua atividade de ensino em dois
quadrimestres para ter oportunidade de dedicação integral a pesquisa e extensão no outro
quadrimestre, o que tem se mostrado altamente produtivo. Assim, se o professor pretende
ter o seu quadrimestre sabático no primeiro do ano seguinte (Qi ), ele devera adiantar um
percentual (30%) da dedicação em atividades de ensino no ano anterior.
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23
Parte dos esforços que estão sendo feitos é devido ao fato do sistema SIE não atender
integralmente a forma de funcionamento da UFABC, tanto que a instituição acaba de
adquirir uma nova ferramenta de gestão. Os dados do SIE apresentam alguns problemas de
integração dos diferentes módulos (graduação, pós-graduação, pesquisa e extensão), o que
está sendo providenciado e priorizado com novo sistema de gestão acadêmica. Isso pode
ser comprovado analisando-se os resultados apresentados na constatação da CGU. Por
exemplo, ao verificar os dados de três docentes apresentados no relatório, as seguintes
observações podem ser registradas:
SIAPE 1724820- O relatório aponta 6-6-0, e o correto 6 10-6-0. No Qi o professor
ministrou 4 créditos na pós-graduação e 6 créditos na graduação, totalizando 10 créditos.
Os 4 créditos da pós-graduação não foram ali computados.
SIAPE 1837720- O relatório está correto em totalizar 13 créditos. No entanto, o professor
trouxe 3 créditos de saldo, do ano anterior, registrado no respectivo Centro, o que
totalizaria 16 créditos. O professor carregou um debito de 4 créditos para o ano de 2015, a
fim de atender a distribuição equânime estabelecida.
SIAPE 2131736- O relatório está correto em totalizar 9 créditos. No entanto, a professora
entrou em exercício na UFABC, no dia 25/6/2014, portanto deveria cumprir uma quota de
créditos ponderada aos 6 meses de exercício em 2014.
De toda forma, as seguintes ações ou procedimentos serão previstos para buscar
acompanhar e avaliar o cumprimento da distribuição equânime da carga horária entre os
docentes:
a) Disponibilizar aos professores para consulta on-line a meta a cumprir no ano (com base
no planejamento) e o executado a cada quadrimestre, de modo a permitir um
acompanhamento individual sobre o que já foi cumprido e o que falta cumprir.
b) Anualmente, no começo de cada ano letivo, recalcular a média de créditos por docente
com base no executado no ano anterior. Confrontar o realizado por cada docente com a
média, calcular os saldos e informar (destacar) ao conselho de centro que emitira parecer
geral ou individualizado indicando se os saldos (sobras e dividas) devem ser considerados
para o ano seguinte.”
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a Universidade Federal do
ABC apresentou a seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
“Ressaltamos que foi instituído Grupo de Trabalho, por meio da Portaria 334, publicada
no Boletim de Serviço nº 475, de 07 de julho de 2015, conforme anexo I deste Ofício.”
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Análise do Controle Interno
O apontamento levou em conta docentes que não atingiram o mínimo de 75% da média
de créditos previstos, ou seja, que lecionaram menos de dezesseis créditos ao ano,
inclusive os que estariam abaixo da média efetiva de dezenove créditos em 2014.
Ademais, não há menção na Resolução ConsEPE nº 100, que regulamenta os
parâmetros de atribuição de créditos no âmbito da Universidade, de que o docente que
ultrapassou a média de créditos prevista para o ano poderá compensar esse excedente
no exercício seguinte, ou de que o professor que ministrou menos do que a média
deverá lecionar carga didática maior no próximo ano. Assim, a Resolução estabelece
parâmetros apenas por ano letivo.
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24
Cabe observar que, durante o período de realização de auditoria, não foram
disponibilizados quaisquer dados de compensação de créditos decorrentes de outros
exercícios. Também não houve apresentação de evidências de que os Centros efetuam
controle efetivo de alocação de carga didática de um ano para o outro.
A Universidade também reconhece que o atual sistema de gestão SIE não contempla
funcionalidades que permitem dar confiabilidade a informações gerenciais, utilizadas
pelos Centros no controle de suas atividades, bem como irá implementar ações para
avaliar o cumprimento de distribuição uniforme de carga de ensino entre seus docentes.
De acordo com o Plano de Providências Permanente atualizado em 26/05/2015
encaminhado ao Gestor por meio do Ofício 12283/2015/CGU-Regional/SP, a
Instituição consignou que está promovendo o encaminhamento das medidas necessárias
ao atendimento das respectivas recomendações, as quais estão sendo monitoradas por
esta CGU.
Recomendações:
Recomendação 1: Estabelecer mecanismos para acompanhamento e avaliação da carga
horária de aulas.
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n
/A
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1.1.1.7 CONSTATAÇÃO
Descumprimento da carga horária mínima de oito horas semanais de aulas em
desacordo com o art. 10 da Portaria MEC nº 475/87 e art. 57 da Lei nº 9.394/96.
Fato
Constatação registrada originalmente no Relatório nº 201410700 sobre a Avaliação
dos Resultados da Gestão - exercício de 2014.
Verificou-se a carga horária dos docentes para confirmar sua compatibilidade com o
estipulado na legislação, ou seja, o limite mínimo de carga horária para o Magistério
Superior não poderá ser inferior a oito horas semanais, em qualquer regime (vinte horas,
quarenta horas e dedicação exclusiva).
Apenas o tempo despendido em atividades teóricas e práticas em sala de aula foram
considerados, por se tratar de informação decorrente dos sistemas de controle
acadêmico. Outras atividades como preparação de aula, elaboração e correção de
provas, orientação aos alunos, estudos e pesquisas não formais etc. não foram
contempladas pela inviabilidade de mensuração.
Ademais, foram excluídos os professores cujo somatório corresponde a sete horas
semanais, pois há margem para arredondamento no cálculo dos créditos computados.
Assim, constatou-se descumprimento da carga horária mínima de oito horas semanais
de aulas, em desacordo com o estipulado no art. 10 da Portaria n.º 475/87 do MEC e art.
57 da Lei nº 9.394/96, nos casos a seguir, que correspondem a 60% da amostra de 91
docentes:
Tabela – Descumprimento de Carga Horária Mínima Prevista pela Legislação.
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25
Matrícula
Siape
Total HH
Sala de
Aula Graduação
1º QD
1768953
1893637
1544392
1718113
1985515
1842782
1646041
1677691
1764396
1766030
1545089
1961116
1760996
1671275
1724820
1632464
2604980
1545749
1761038
1671814
21236666
2090028
1545979
1199657
1760419
1360773
1604131
1671393
1738975
1544371
2131736
1671344
1953448
1814655
1544284
2078059
1205456
1669196
1953442
1545738
1765425
1061139
1762331
1671297
2605683
1732836
1544340
1837720
1671298
1760432
1671811
2605446
1671292
7
4
3
7
8
5
8
0
0
9
7
0
0
4
6
5
9
10
0
7
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0
8
0
3
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6
8
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0
0
2
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0
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Total HH
Total HH
Sala de
Sala de
Aula Aula Graduação Graduação
2º QD
3º QD
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5
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4
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Total HH Total HH
Sala de
Sala de
Aula Aula Pós
Pós
Strictu
Strictu
Sensu 1º Sensu 2º
QD
QD
Total HH
Sala de
Aula - Pós
Strictu
Sensu 3º
QD
3
2
4
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Horas
semanais
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1917110
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1948454
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Fonte: SIE, 07 de novembro de 2014.
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ato
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Causa
Ausência de política institucional de acompanhamento de cumprimento da carga
horária.
s
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Manifestação da Unidade Examinada
Por meio do Ofício nº 020/2015/REIT, de 06 de fevereiro de 2015, a UFABC
apresentou a seguinte manifestação:
“A politica institucional de acompanhamento de cumprimento de carga horária é
definida no âmbito do planejamento de atividades de ensino pesquisa e extensão, de
acordo com a Resolução ConsEPE nº 100. De acordo com a referida resolução,
divulga-se, anualmente, um planejamento para a oferta de disciplinas para o ano
seguinte. Para 2014, a "media prevista" calculada e divulgada pela reitoria foi de 22
créditos, ou seja, uma média de 7,3 horas por quadrimestre, portanto abaixo das 8
horas estipuladas pelo art. 10 da Portaria n.º 475/87 do MEC e art. 57 da Lei 9.394/96.
Isso pode ser explicado por duas razões básicas:
(a) O projeto pedagógico da universidade permite a cada aluno fazer trajetórias
distintas nos cursos, mesmo havendo uma matriz curricular de sugestão. Isso dificulta
uma execução exata do planejamento. Historicamente a execução tem ficado abaixo do
planejado, uma vez que nem todas as turmas previstas tem sido preenchidas na
matricula. A taxa de execução na graduação em 2014, por exemplo, foi de
aproximadamente 90% do planejado;
(b) A universidade é nova, está em expansão e, portanto, ainda não entrou em regime
em relação à quantidade de alunos e nem de docentes prevista. Mesmo que a
quantidade de entrada de alunos esteja estabelecida (vagas no SISU), a permanência, o
progresso e a saída dos mesmos ainda não se estabilizou e assim a quantidade de
créditos estimada para a oferta, não tem se confirmado.
De toda forma, convém destacar que todas as disciplinas (e turmas) planejadas para
atender a execução da matriz de sugestão de cada curso tem sido ofertadas a cada
período de matricula. No entanto, após as matriculas, turmas com baixa demanda são
canceladas e novas turmas de disciplinas, com maior demanda, são abertas. Quando a
turma "de determinado professor" é fechada (cancelada) por baixa taxa de matrícula o
mesmo é realocado em outra turma ou disciplina aderente e eventualmente sua carga é
completada em outro quadrimestre subsequente a fim de atender a distribuição de
créditos equânime entre todos os docentes.
Cabe ressaltar que apesar dos registros apontarem o não cumprimento, por boa parte
da amostra, das 8 horas semanais estipuladas pelo art. 10 da Portaria n.0 475/87 do
MEC e art. 57 da Lei 9.394/96, o calendário acadêmico da UFABC é diferenciado e
conta com três períodos letivos anuais (3 quadrimestres ao invés de 2 semestres). Cada
quadrimestre utiliza em média 13 semanas, o que totaliza ao redor de 220 dias letivos,
ou seja, mais do que os 200 dias previstos pela legislação. Se fosse considerada essa
especificidade (mais dias letivos), o correspondente às 8 horas semanais seria de
aproximadamente 7,3 horas semanais. Ainda, o fato de existirem três períodos letivos
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27
implica em que os docentes ministrem mais disciplinas no ano, apliquem, corrijam e
façam mais vistas de provas.
A UFABC ainda não estabeleceu legislação específica a fim de dispor sobre as normas
de aplicação do Art. 57 da Lei no 9.394/96-LDB, que trata da obrigatoriedade do
docente de ministrar, no mínimo, 8 (oito) horas semanais de aula.
Considerando as informações acima relatadas e levando-se em conta as especificidades
do calendário quadrimestral da UFABC e os sistema de matriz de sugestão (de cada
curso) que incentiva a autonomia do aluno na escolha das disciplinas, a seguinte ação
está prevista para buscar acompanhar e garantir o cumprimento da carga horária
estabelecida pela legislação:
Definir e aprovar nos 3 conselhos de centro e nos conselhos superiores, regras e
formas para calcular, computar e registrar para cada professor, além dos créditos
ministrados em sala de aula (já regulamentados) atividades acadêmicas oficiais
compatíveis com o principio estabelecido no artigo 57 da Lei 9.394/96, seguindo o
modelo de outras instituições, por exemplo, a UNIRIO, do Sistema Federal, que possui
uma resolução especifica para tal, aprovada em seu conselho de ensino e pesquisa
(RESOLUCAO Nº 1897, DE 19 DE NOVEMBRO DE 1997). Alguns exemplos podem
ser apontados e apoiar a discussão dessa regulamentação na UFABC, tais como:
programa de tutoria de alunos, orientações de trabalhos de conclusão de cursos de
graduação, pós-graduação, especialização, orientações de iniciação científica etc.”
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a Universidade Federal
do ABC apresentou a seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
“Ressaltamos que foi instituído Grupo de Trabalho, por meio da Portaria 334,
publicada no Boletim de Serviço nº 475, de 07 de julho de 2015, conforme anexo I deste
Ofício.”
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Análise do Controle Interno
A média efetiva para 2014 corresponde a dezenove créditos que resultam em 6,3 horas
semanais em sala de aula. Assim, há indicativo de que a Universidade ainda não atingiu
sua capacidade operacional plena, decorrente também de taxa de evasão significativa
por parte de seu corpo discente.
Com relação à especificidade de seu calendário quadrimestral, foi feito comparativo de
número de horas totais entre o calendário semestral e o quadrimestral, tomando-se o
exemplo da Universidade Federal de São Carlos, sendo constatada equivalência entre os
regimes das duas Universidades:
Tabela – Comparativo de Horas-Aula por Regime de Ensino.
Cálculo por regime
Nº de Semanas/Semestre
Cálculo cumprimento 8 horas pelo
18
regime semestral, UFSCAR
Critérios para cálculo
Nº de Semanas/Quadrimestre
Cálculo cumprimento 8 horas pelo
12
regime quadrimestral, UFABC
Fonte: Páginas eletrônicas da USFCar e UFABC, 25 de fevereiro de 2015.
Dinheiro público é da sua conta
X 8 horas X 2 Semestres
288 horas
X 8 horas X 3 Quadrimestres
288 horas
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Logo, com base nos dados da tabela, resta demonstrado que o argumento do gestor,
fundamentado na peculiaridade da UFABC em atuar em períodos quadrimestrais em
vez de semestrais, não procede.
Ainda segundo a resposta, a UFABC não estabeleceu legislação específica a fim de
dispor sobre a aplicabilidade da Lei nº 9.394/96. Assim, a Universidade ainda carece de
mecanismos para avaliação da atividade docente, a ser aprovada pela instância superior,
dado que tais controles ainda são incipientes.
De acordo com o Plano de Providências Permanente atualizado em 26/05/2015
encaminhado ao Gestor por meio do Ofício 12283/2015/CGU-Regional/SP, a
Instituição consignou que está promovendo o encaminhamento das medidas necessárias
ao atendimento das respectivas recomendações, as quais estão sendo monitoradas por
esta CGU.
Recomendações:
Recomendação 1: Definir e implementar procedimento para acompanhar e garantir o
cumprimento da carga horária mínima de ensino de oito horas semanais pelos docentes.
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#
2 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
2.1 MOVIMENTAÇÃO
2.1.1 PROVIMENTOS
2.1.1.1 CONSTATAÇÃO
Ausência de registro no SISAC de ato de pensão.
Fato
Em análise aos processos referentes aos atos de pessoal para fins de registro no SISAC,
do total de 266 atos da unidade examinada, foram analisados 28 atos de admissão
(10,7% do total), três atos de aposentadoria (100% do total) e uma pensão (100% do
total).
Quadro – Atos de pessoal analisados
N.º do ato
Tipo de Ato
Data do Ato
10005277-042014-000001-8
10005277-042015-000001-0
10005277-042014-000002-6
10005277-012014-000286-2
10005277-012014-000055-0
10005277-012014-000164-5
10005277-012014-000221-8
Aposentadoria
21/06/2014
Data de Registro
no SISAC
31/10/2014
Aposentadoria
16/09/2014
10/04/2015
Aposentadoria
31/07/2014
31/10/2014
Admissão
17/11/2014
17/12/2014
Admissão
09/04/2014
08/05/2014
Admissão
22/01/2014
29/05/2014
Admissão
30/06/2014
14/07/2014
Dias entre ato e
registro
132
206
92
30
29
127
Dinheiro público é da sua conta
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10005277-012014-000058-4
10005277-012014-000006-1
10005277-012014-000043-6
10005277-012014-000224-2
10005277-012014-000092-4
10005277-012014-000031-2
10005277-012014-000169-6
10005277-012014-000266-8
10005277-012014-000287-0
10005277-012014-000257-9
10005277-012014-000236-6
10005277-012014-000117-3
10005277-012014-000124-6
10005277-012014-000269-2
10005277-012014-000033-9
10005277-012014-000074-6
10005277-012014-000141-6
10005277-012014-000025-8
10005277-012014-000095-9
10005277-012014-000268-4
10005277-012014-000086-0
10005277-012014-000212-9
10005277-012014-000272-2
10005277-012014-000090-8
Admissão
09/04/2014
08/05/2014
Admissão
10/03/2014
08/05/2014
Admissão
09/04/2014
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Admissão
27/06/2014
14/07/2014
Admissão
10/03/2014
08/05/2014
Admissão
09/04/2014
08/05/2014
Admissão
26/02/2014
28/05/2014
Admissão
13/08/2014
26/09/2014
Admissão
11/11/2014
07/01/2015
Admissão
13/08/2014
19/09/2014
Admissão
17/07/2014
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Admissão
10/03/2014
08/05/2014
Admissão
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Admissão
01/10/2014
07/10/2014
Admissão
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Admissão
04/06/2014
24/06/2014
Admissão
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08/01/2015
Admissão
09/04/2014
08/05/2014
29
59
29
17
59
29
91
44
57
37
11
59
29
6
29
29
28
59
29
15
59
20
87
29
Verificamos que a totalidade dos atos de aposentadoria e admissão da amostra estava
cadastrada no SISAC. Entretanto, o ato de concessão da pensão civil do servidor SIAPE
n.º 1656373 não foi registrado no SISAC, sendo que o benefício foi concedido em
25/08/2014.
Nos termos da IN TCU n.º55/2007, art. 7º, houve atraso de envio do formulário de
aposentadoria para todos servidores aposentados em 2014 e do formulário de admissão
em 10,7% dos servidores da amostra.
ato
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Dinheiro público é da sua conta
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Causa
Falta de estrutura adequada na SUGEPE para realizar os registros dos atos no Sisac.
s
au
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Manifestação da Unidade Examinada
Por meio do Ofício n.º 085/2015/Reit, de 29/05/2015, a UFABC apresentou a seguinte
manifestação:
“No tocante ao item “3” (Ausência de registro no SISAC de ato de pensão e atraso no
envio de formulários de aposentadoria e admissão), informamos que:
Atos de aposentadoria:
O SISAC apresenta-se como última etapa nos processos de aposentadoria dos
servidores. Para que seu lançamento seja feito corretamente, é necessária a análise
minuciosa de várias etapas, tais como, entrega de documentação por parte do servidor,
enquadramento legal, cumprimento dos pré-requisitos, eventuais débitos e pendências
do servidor com a administração, publicação de Portaria, lançamentos no SIAPE,
correções e acertos financeiros, entre outros eventuais apontamentos no decorrer do
processo.
Em casos de aposentadoria compulsória, a publicação deve ocorrer no dia posterior ao
que o servidor completa os 70 anos de idade, porém, a publicação não dispensa os ritos
fundamentais ao correto assentamento da ocorrência, tais como, entrega de
documentação por parte do servidor, e análise de eventuais débitos e pendências do
servidor com a administração.
Sendo assim, o cumprimento dos ritos que zelam ao correto assentamento da
aposentadoria, com segurança ao servidor e à administração, por vezes, demanda certo
tempo para os devidos ajustes, o que pode ocasionar atrasos na inserção no SISAC.
Atos de admissão
No período compreendido entre mar/2014 a out/2014 do ano de 2014, a SUGEPE
executou admissões de aproximadamente 170 técnico-administrativos e 40 docentes.
Neste sentido, a SUGEPE fez todo o possível para acompanhar os prazos de inserção
de novos ingressantes nos sistemas SIAPE, SISAC, e SIE, entretanto, a fim de evitar
riscos financeiros e pessoais aos servidores ingressantes, priorizamos o acolhimento
funcional no Sistema SIAPE, o que gerou atraso nas inserções apontadas.
A fim de evitar estes tipos de ocorrências e aprimorar o acompanhamento dos sistemas,
ao final de 2014, 02 novas servidoras foram treinadas para inserções no SISAC.
Pensão civil do servidor SIAPE n.º 1656373
Reconhecemos falha no procedimento, pois o processo não foi concluído no sistema.
Providências estão em andamento no momento.”
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a Universidade Federal
do ABC apresentou a seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
Dinheiro público é da sua conta
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31
“Em relação à constatação 2.1.1.1: Ausência de registro nos SISAC de ato de pensão,
informamos que a recomendação “1” foi providenciada, conforme anexo II. Por sua
vez acatamos a recomendação “2” para a qual estão sendo tomadas as devidas
providências.”
m
x
E
d
U
ifestco
an
/M
#
Análise do Controle Interno
Acatamos as justificativas da UFABC para o atraso no encaminhamento dos atos de
aposentadoria e admissão, tendo em vista que, de forma geral, o percentual de atraso no
envio não ultrapassa 20% dos atos constituídos e que a Universidade está reforçando o
setor com mais duas servidoras treinadas para inserções no SISAC. De igual maneira,
informou a Instituição que procedeu ao registro no SISAC referente a pensão civil
concedida ao servidor mencionado no fato.
trI
o
aliseC
n
/A
#
Recomendações:
Recomendação 1: Realizar registro do ato de pensão civil do servidor SIAPE n.º 165373
no SISAC e encaminhar o respectivo processo à CGU-Regional/SP.
Recomendação 2: Ultimar a adoção de medidas necessárias à adequada estruturação, em
termos materiais e de recursos humanos, inclusive prevendo as possíveis ausências de
servidores (férias, licenças, etc.), visando regularizar em definitivo o registro no SISAC
e o encaminhamento tempestivo dos atos de admissão, aposentadoria e pensão
formalizados pela UFABC.
3 CONTROLES DA GESTÃO
3.1 CONTROLES INTERNOS
3.1.1 AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS
3.1.1.1 INFORMAÇÃO
Avaliação da conformidade das peças.
Fato
Verificou-se que o Rol de Responsáveis que foi inicialmente registrado pela UFABC no
Sistema e-Contas apresentava as seguintes falhas:
- ausência dos seguintes agentes: Chefe da Assessoria de Comunicação e Imprensa,
Chefe de Gabinete da Reitoria e Superintendente de Obras; e
- a vigência das gestões dos responsáveis dos órgãos discriminados no rol não
correspondia à totalidade do exercício de 2014.
A Unidade efetuou a correção da respectiva peça após a emissão da Solicitação de
Auditoria n.º 201503678 – CGU-TCU-PAD – 002.
ato
/F
#
3.1.2 ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA
3.1.2.1 INFORMAÇÃO
Dinheiro público é da sua conta
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32
Estrutura e Atuação da Auditoria Interna-IFE.
Fato
Tabela 1 – Estrutura da Unidade de Auditoria Interna
Questões de Auditoria
Assinalar
com X
Itens
□ Vinculada ao Conselho
Diretor / Deliberativo da IFE
ou órgão colegiado
equivalente
1) Qual a posição da Audin no organograma da
entidade?
X
□ Subordinada diretamente ao
Reitor da IFE
□ Subordinada diretamente ao
Decano de Administração
□ Outra Posição
2) O Conselho Diretor/Deliberativo da IFE:
X
2.1) Aprova o regulamento da Audin?
□ Sim
□ Não
□ Sim
2.2) Aprova o PAINT?
X
2.3) Recebe comunicações da Audin sobre o
cumprimento do PAINT?
2.4) Aprova as decisões sobre nomeação e
exoneração do auditor-chefe?
□ Não
□ Sim
X
□ Não
□ Sim
X
□ Não
3) Existe uma política formalizada no regulamento/estatuto/regimento da IFE que (deve se
verificar no normativo da IFE se existem os itens aseguir):
□ Sim
3.1) Defina a missão da Audin?
X
3.2) Defina as responsabilidades do auditor-chefe
perante o Conselho Diretor e a Administração?
3.3) Estabeleça que o auditor-chefe deva opinar
sobre a adequação e a efetividade dos controles
internos administrativos da IFE?
Dinheiro público é da sua conta
□ Não
□ Sim
X
□ Não
□ Sim
X
□ Não
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33
3.4) Estabeleça que o auditor-chefe deva opinar
sobre a gestão de riscos realizadas na IFE?
3.5) Estabeleça que o auditor-chefe deva informar
sobre o andamento e os resultados do PAINT ao
Conselho Diretor / Deliberativo e à alta
administração?
3.6) Estabeleça que o auditor-chefe deva informar
sobre a suficiência dos recursos financeiros,
materiais e de pessoal destinados à Audin ao
ConselhoDiretor / Deliberativo e à alta
administração?
3.7) Defina que o auditor-chefe é responsável pelo
alinhamento da atuação da Audin com os riscos
identificados na gestão?
3.8) Garanta ao auditor-chefe a autoridade
necessária para desempenhar suas atribuições?
3.9) Estabeleça que a Audin tenha acesso irrestrito
a todos os documentos, registros, bens e servidores
da IFE?
3.10) Estabeleça que o auditor-chefe tenha livre
acesso ao Conselho Diretor/Deliberativo ou órgão
colegiado equivalente?
3.11) Garanta ao auditor-chefe a autonomia
necessária para determinar o escopo dos trabalhos
e aplicar as técnicas necessárias para consecução
dos objetivos de auditoria?
3.12) Determine que a prestação de serviços de
consultoria à Administração da IFE seja realizada
quando a Audin considerá-los apropriados?
3.13) Delimite a atuação dos trabalhos da Audin,
evitando que execute trabalhos próprios de
gestores?
3.14) Minimize os conflitos de interesses e
favoreçam a imparcialidade dos auditores internos?
4) Existe uma política formalizada de
desenvolvimento de competências para os
auditores internos da IFE?
□ Sim
X
□ Não
□ Sim
X
□ Não
□ Sim
X
□ Não
□ Sim
X
□ Não
□ Sim
X
□ Não
X
□ Sim
□ Não
□ Sim
X
□ Não
X
□ Sim
□ Não
□ Sim
X
□ Não
X
□ Sim
□ Não
□ Sim
X
□ Não
□ Sim
X
□ Não
□1
5) Quantos auditores internos compõem a Audin?
Dinheiro público é da sua conta
□2 a 3
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34
□4 a 5
□6 a 7
X
□8 a 9
□10 ou mais
X
□ruins
□regulares
6) As instalações da Audin na IFE podem ser
consideradas como:
□boas
□ótimas
7) A Audin possui equipamentos de informática
em quantidade/qualidade suficiente para realizar
seu trabalho?
8) Tomando-se como base o número de trabalhos e
auditoria previstos no PAINT, pode-se considerar
que o número de auditores internos é:
X
□ Sim
□ Não
□ insuficiente
X
□ suficiente
Tabela 2 – Atuação da Unidade de Auditoria Interna
Questões de Auditoria
Assinalar
com X
9) Qual o grau aproximado de aderência das atividades
realizadas pela Audin no exercício avaliado, constantes do
RAINT, com relação às planejadas?
X
10) Quem realiza a gestão de riscos na IFE? Essa questão
pode ter mais de uma resposta, pois mais de uma unidade
da IFE pode ter elaborado o documento de gestão de
riscos)
X
11) Caso seja realizada a atividade de gestão de riscos,
qual o grau aproximado de aderência do planejamento das
atividades da Audin em relação às fragilidades apontadas
na avaliação de riscos?
X
Dinheiro público é da sua conta
Itens
□0%
□25%
□50%
□75%
□100%
□ A Administração
□ A Audin
□ Outra unidade
□ A gestão de riscos
não é realizada na IFE
□0%
□25%
□50%
□75%
□100%
□ A gestão de riscos
não é realizada na IFE
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35
12) O PAINT do exercício avaliado foi submetido ao
Conselho Diretor / Deliberativo ou órgão colegiado
equivalente para aprovação?
13) As eventuais modificações ocorridas durante o
exercício no PAINT do exercício avaliado foram
submetidas ao Conselho Diretor / Deliberativo ou órgão
colegiado equivalente para aprovação?
□ Sim
X
□ Não
□ Sim
X
□ Não
14) A Audin realiza atividade de assessoramento à alta administração:
14.1) Propondo ações corretivas para os desvios gerenciais
identificados?
X
14.2) Objetivando contribuir para a melhoria da gestão
quanto à economicidade?
X
14.3) Objetivando contribuir para a melhoria da gestão
quanto à eficiência?
X
14.4) Objetivando contribuir para a melhoria da gestão
quanto à eficácia?
X
14.5) Nas ocasiões em que haja suspeitas de práticas
fraudulentas dentro da IFE?
X
15) A Audin realiza atividades típicas de gestão, tais como
elaboração de editais e minutas de contratos?
16) A Audin já realizou trabalhos que envolvessem a
avaliação dos controles internos administrativos da IFE?
□ Sim
□ Não
□ Sim
□ Não
□ Sim
□ Não
□ Sim
□ Não
□ Sim
□ Não
□ Sim
X
□ Não
X
□ Sim
□ Não
ato
/F
#
3.1.2.2 INFORMAÇÃO
Vinculação da Unidade de Auditoria Interna à Reitoria.
Fato
Por meio da análise documental relativa à estrutura regimental da UFABC, bem como
de informações prestadas pela unidade em resposta à Solicitação de Auditoria nº
201503678 – AUDIN/001, constatou-se que a Unidade de Auditoria Interna da
Instituição está subordinada à sua Reitoria e não ao Conselho de Administração ou
órgão de atribuições equivalentes, como disposto no parágrafo 3º do art. 15 do Decreto
nº 3.591, de 6 de setembro de 2000.
Acerca desse fato, o Tribunal de Contas da União – TCU, em seu Acórdão 3468/2014 –
Plenário, fez a seguinte recomendação:
“9.2. recomendar à Universidade Federal do ABC que:
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36
9.2.1. reveja seus normativos internos, com vistas a conciliar a posição de sua Audin
com a legislação vigente, consubstanciada no Decreto 3.591/2000, em especial no
parágrafo 5º de seu art. 15.”
Considerando, entretanto, que a Instituição encaminhou pedido de reconsideração à
Corte, ainda pendente de resposta, acerca dessa recomendação do referido Acórdão, o
assunto ficará sobrestado até a decisão final a ser proferida pelo TCU.
Manifestação da Unidade Examinada:
Por meio do Ofício nº 117/2015/REIT, de 15 de julho de 2015, a UFABC apresentou a
seguinte manifestação em resposta ao Relatório Preliminar:
“Em relação ao item 2.4 que se refere à Estrutura e atuação da Auditoria Interna,
esclarecemos que foi enviado ao TCU o Ofício de nº 59/2015/Reitoria, pelo qual foi
solicitada a reconsideração da vinculação da Auditoria Interna ao dirigente máximo da
instituição, tendo em vista que a CGU no anexo I, do Ofício nº 32178/2014/CGUSP/CGU-PR, assim expressou:
Acatamos a justificativa da Unidade, no sentido de que o Conselho Universitário não é
equivalente ao Conselho Administrativo preceituado no Decreto nº 3591/2000
A subordinação quanto à estrutura organizacional da Auditoria Interna vincula-se
diretamente ao Dirigente Máximo da UFABC (Reitor), haja vista que o Decreto
3.591/2000, em seu artigo 15, parágrafo 4º, prevê essa possibilidade:
§ 4o Quando a entidade da Administração Pública Federal indireta não contar com
conselho de administração ou órgão equivalente, a unidade de auditoria interna será
subordinada diretamente ao dirigente máximo da entidade, vedada a delegação a outra
autoridade. (Redação dada pelo Decreto nº 4.304, de 2002)
Cumpre salientar que o Conselho Universitário da UFABC - ConsUni não
corresponde exatamente ao conselho de administração preceituado no dispositivo
legal, por se tratar de órgão colegiado que envolve, em sua composição, docentes,
alunos, técnicos administrativos e representantes da sociedade civil, podendo haver
interferências políticas, de modo a comprometer a independência da Auditoria Interna
e a agilidade na realização de suas ações.
Quanto às instalações da Auditoria Interna, informamos que está sendo providenciado
um novo espaço para o qual a área será transferida à medida que as obras do Bloco
“L” estejam concluídas.”
Análise do Controle Interno
A Instituição confirmou que a Audin vincula-se ao Reitor e não ao Conselho de
Administração ou órgão de atribuições equivalentes, conforme recomendação contida
no Acórdão do TCU nº 3468/2014 – Plenário. Informou, ainda, que encaminhou à
Corte, pedido de reconsideração acerca da referida recomendação e que está aguardando
o seu posicionamento sobre o assunto.
ato
/F
#
4 GESTÃO PATRIMONIAL
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37
4.1 BENS IMOBILIÁRIOS
4.1.1 UTILIZAÇÃO DE IMOBILIÁRIOS
4.1.1.1 INFORMAÇÃO
Correção dos registros contábeis patrimoniais.
Fato
Por meio da análise das informações fornecidas pela Instituição, em resposta à
Solicitação de Auditoria nº 201503678 – Patrimônio/001, bem como de entrevistas
realizadas com os responsáveis pela gestão patrimonial da mesma, constatamos, em
relação ao Decreto nº 99672/90, à Instrução Normativa nº 12/91, à Portaria nº 206/2000,
e ao Memorando Circular nº 79/DECAP/SPU-MP/2012, as seguintes não
conformidades:
a) A Instituição procedeu aos registros contábeis dos imóveis dos campi universitários,
mas não o fez de forma individualizada, de maneira a identificar o valor contábil de
cada prédio ou instalação;
b) A Instituição procedeu aos registros dos imóveis dos campi universitários no
Sistema de Gerenciamento de Imóveis de Uso Especial da União (SPIUNet), mas
não o fez de modo que cada construção tenha um Registro Imobiliário Patrimonial
(RIP) individualizado. Atualmente estão contemplados no SPIUNet apenas os
terrenos onde estão localizados os prédios e construções;
c) A Instituição não procedeu à reavaliação dos elementos patrimoniais imobiliários,
de modo que o valor registrado não difira significativamente daquele que possa ser
determinado na data de encerramento do balanço patrimonial;
d) A Instituição não apurou a depreciação dos elementos patrimoniais imobiliários.
Manifestação da Unidade Examinada:
Por meio do Ofício nº 085/2015/REIT, de 29 de maio de 2015, a Instituição apresentou
as seguintes justiticativas:
“Em relação ao item “1” (Correção dos registros contábeis e patrimoniais),
informamos que:
a) Na UFABC, o registro contábil é feito separando-se os valores por campus: Santo
André e São Bernardo do Campo.
Não há registro contábil por prédio ou instalação, uma vez que o projeto foi feito para
todo o conjunto e não por prédio.
Os valores são lançados à conta Obras em Andamento e serão repassados à conta
Edifícios no momento da conclusão da obra e do registro do imóvel em cartório.
Naquele momento, será feito o registro do imóvel no SPIUNET, com atribuição de
número do RIP.
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38
b) Conforme já exposto na manifestação da Solicitação de Auditoria nº 201503678 –
Patrimônio/001, o entendimento da PU – Prefeitura Universitária era de que o
cadastramento das edificações seria realizada no SPIUNet - Sistema de Gerenciamento
de Imóveis de Uso Especial da União apenas após a conclusão de todas as obras,
quando realizaríamos a averbação e lavraríamos o registro da escrituração junto ao
Cartório.
Ademais, a partir do mês de outubro do exercício de 2012, as Coordenações de Obras
passaram à reportar-se à PROPLADI - Pró-Reitoria de Planejamento e
Desenvolvimento Institucional, inviabilizando o acesso direto, por parte da PU –
Prefeitura Universitária, às informações/dados inerentes às áreas construídas e os
respectivos valores despendidos na edificação.
Entretanto, quando tomamos ciência das decisões exaradas pelo TCU: Acórdão
46/2015 (Ufac - Processo 011.247/2014-2), Acórdão 47/2015 (Ufam – Processo
017.245/2014-1), Acórdão 48/2015 (Ufrn – Processo 018.267/2014-9), Acórdão
50/2015 (Ufrj – Processo 019.125/2014-3), Acórdão 51/2015 (Ufal – Processo
019.184/2014-0), Acórdão 52/2015 (Ufba – Processo 019.185/2014-6), Acórdão
53/2015 (UFC - 019.621/2014-0), Acórdão 54/2015 (Ufpa – Processo 019.929/20145), Acórdão 55/2015 (UFT – Processo 020.086/2014-8) e Acórdão 56/2015 (Ufpel –
Processo 020.268/2014-9); e, obtivemos a compreensão da forma como as informações
devem estar dispostas no SPIUNet, como solução anódina tempestivamente
comunicamos a Superintendência de Obras para que esta providenciasse as medidas
cabíveis e necessárias para o cadastramento de, no mínimo, 2 (dois) servidores,
revestidos de conhecimento técnico e amparados pela disposição dos dados necessários
para ser os responsáveis pelo input e manutenção das informações no sistema
supracitado.
c) Os imóveis (prédios) ainda estão em construção e só serão registrados no SPIUNET
após a conclusão, utilizando-se o valor total pago durante a construção.
Entendemos que, não tendo neste momento o valor final da construção, a reavaliação
não serve para determinar o valor real do imóvel, uma vez que este se altera todo mês
com a incorporação de novos valores motivada pela contabilização dos pagamentos
das medições das obras.
d) Considerando que, apenas os terrenos foram lançados no SPIUNET e este tipo de
bem não é depreciável, não há valor de depreciação a ser apurado.
A apuração da depreciação será feita após os imóveis (prédios) terem sido finalizados e
lançados no SPIUNET, com a atribuição do RIP.”
Análise do Controle Interno:
Tendo em vista que os projetos construtivos, tanto em Santo André quanto em São
Bernardo do Campo, foram realizados para o conjunto dos edifícios e que estão
pendentes de conclusão obras nos dois campi, o que inviabiliza a averbação e a lavra do
registro da escrituração junto ao cartório de forma desmembrada, a equipe de auditoria
concorda com posicionamento do gestor.
ato
/F
#
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40
Certificado de Auditoria
Anual de Contas
Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno
Certificado: 201503678
Unidade Auditada: FUNDACAO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC
Ministério Supervisor: MINISTERIO DA EDUCACAO
Município (UF): Santo André (SP)
Exercício: 2014
1.
Foram examinados os atos de gestão praticados entre 01/01/2014 e 31/12/2014
pelos responsáveis das áreas auditadas, especialmente aqueles listados no artigo 10 da
Instrução Normativa TCU nº 63/2010.
2.
Os exames foram efetuados por seleção de itens, conforme escopo do trabalho
informado no Relatório de Auditoria Anual de Contas, em atendimento à legislação federal
aplicável às áreas selecionadas e atividades examinadas, e incluíram os resultados das ações
de controle, realizadas ao longo do exercício objeto de exame, sobre a gestão da unidade
auditada.
3.
Diante do exposto, proponho que o encaminhamento das contas dos integrantes
do Rol de Responsáveis seja pela regularidade.
São Paulo (SP), 28 de julho de 2015.
Chefe da Controladoria Regional da União no Estado de São Paulo
Parecer de Dirigente do
Controle Interno
Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno
Parecer: 201503678
Unidade Auditada: UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC – UFABC
Ministério Supervisor: MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Município/UF: Santo André/SP
Exercício: 2014
Autoridade Supervisora: Renato Janine Ribeiro – Ministro de Estado da Educação
Tendo em vista os aspectos observados na prestação de contas anual do
exercício de 2014, da Universidade Federal do ABC – UFABC, expresso a seguinte opinião
acerca dos atos de gestão com base nos principais registros e recomendações formulados pela
equipe de auditoria.
2.
No escopo do trabalho de Auditoria foram selecionados para análises
processos e fluxos considerados estratégicos para a Universidade, os quais foram avaliados a
partir da definição de questões de auditoria, cujos objetivos foram analisar a atuação dos
docentes nas atividades de ensino, pesquisa e extensão, o nível de governança da gestão de
pessoas, a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da Unidade e a estrutura e
atuação da Auditoria Interna.
3.
Em relação à atuação de docentes, foram avaliadas as ações da Instituição com
o fim de verificar se havia equilíbrio na distribuição da atuação do corpo docente entre as
atividades de ensino, pesquisa e extensão, possibilitando a análise da eficiência da atividade
finalística da Universidade. Tais avaliações tiveram como base os seguintes eixos: existência
de regulamentação das atividades docentes; planejamento e monitoramento das atividades
docentes; uso de recursos tecnológicos; gestão e resultados institucionais; e professores
substitutos. Os resultados dos exames apontaram a existência de deficiências na
regulamentação das atividades docentes e falhas no planejamento e monitoramento das
atividades docentes.
4.
Foram recomendadas medidas para elaboração e implementação de normativos
que contemplem mecanismos formais para monitoramento e avaliação das atividades
extensionistas; disciplinem que no mínimo 10% dos créditos curriculares exigidos para a
graduação sejam alocados em programas e projetos de extensão universitária; e
regulamentem todas as etapas das atividades de pesquisa, independente do tipo de pesquisa e
de sua forma de financiamento.
5.
Para fins de planejamento e monitoramento das atividades docentes,
recomendou-se: estabelecer mecanismos para acompanhamento e avaliação da carga horária
de aulas; definir e implementar procedimento para acompanhar e garantir o cumprimento da
carga horária mínima de ensino de oito horas semanais pelos docentes; providenciar
normativos internos necessários à regulamentação de carga horária docente em conformidade
com a legislação; desenvolver e implementar controles adequados com o objetivo de
fornecer suporte ao acompanhamento em tempo real sobre a execução das atividades de
extensão; e desenvolver e instituir controles apropriados para o acompanhamento em tempo
real da execução de pesquisas desenvolvidas na Instituição, pelos quais seja possível
identificar seus principais atributos (identificação do pesquisador, objeto e objetivo da
pesquisa, datas, etc.).
6.
Sobre o uso de recursos tecnológicos e resultados da gestão, observou-se que a
Entidade não conta com sistemas integradores das atividades docentes no ensino, pesquisa e
extensão, porém a graduação e a pós-graduação dispõem de sistema de controle acadêmico.
Já a Pró-Reitoria de Extensão utiliza planilhas para registro de seus projetos e a Pró-Reitoria
de Pesquisa não dispõe de sistema para gestão de pesquisa dos docentes. Com a criação do
Comitê Gestor de Implantação dos Sistemas Institucionais Integrados de Gestão, a Unidade
pretende implantar sistemas informatizados no período de janeiro de 2015 a janeiro de 2016.
7.
Em relação à gestão de pessoas, verificou-se que a Unidade encontra-se num
estágio de governança que pode ser considerado como aprimorado, haja vista que monitora
regularmente os atos relativos à área de gestão de pessoa; realiza procedimento habitual de
estabelecimento de objetivos e metas a serem cumpridos na área; realiza mapeamento de
competências e identifica lacunas (gap) existentes; oferta programas de treinamento e
desenvolvimento de competências de liderança; verifica a opinião dos colaboradores quanto
ao ambiente de trabalho e utiliza os resultados para orientar eventuais mudanças; identifica as
necessidades individuais de capacitação quando da avaliação de desempenho dos
colaboradores; apresenta em seu site normas, informações e exemplos para aplicação da
legislação relativa à gestão de pessoas; e realiza avaliação de desempenho dos membros da
alta administração e demais gestores, vinculada ao alcance dos resultados da
unidade/organização.
8.
Quanto à estrutura e atuação da Auditoria Interna, as análises realizadas
buscaram utilizar os principais normativos que regem as atividades da auditoria interna no
âmbito da administração pública federal, entendimentos recentes do Tribunal de Contas da
União (TCU) sobre a matéria e normas internacionais sobre a prática da auditoria interna no
setor público, elaboradas pelo Institute of Internal Auditors (IIA). A despeito da
recomendação do TCU para que a Entidade concilie seus normativos com a legislação
vigente, no que se refere à vinculação da unidade de Auditoria Interna, que atualmente é
vinculada à Reitoria, foi informado pela Unidade o encaminhamento à Corte de Contas de
pedido de reconsideração sobre o assunto.
9.
Quanto à delimitação na atuação dos trabalhos da Auditoria Interna, evitando
que seus auditores desempenhem tarefas de gestão administrativa próprias de gestores, a
matéria está sendo contemplada na elaboração do Regimento Interno da Audin, que também
deverá definir sua missão, responsabilidade e autoridade, além de estabelecer normas que
devem ser seguidas pelos auditores internos, como forma de evitar conflitos de interesses,
favorecendo a imparcialidade e a objetividade nos resultados dos trabalhos. No entanto, a
Unidade não possui uma política formalizada de desenvolvimento de competências para os
seus auditores internos.
10.
Quanto à atuação da equipe da Auditoria Interna, verifica-se que as ações
realizadas representaram 100% das previstas. Esse fato revela grau de aderência das
auditorias realizadas no exercício em relação ao planejado. O corpo técnico é composto por
oito profissionais e possuem equipamentos de informática em quantidade e qualidade
suficientes para o desenvolvimento dos trabalhos. Nada obstante, constatou-se que suas
instalações não são apropriadas, situadas no subsolo do edifício, em ambiente com pouca
ventilação.
11.
Em relação à gestão patrimonial, constatou-se que os controles internos
administrativos atendem às necessidades da Instituição quanto à acessibilidade, à segurança
contra incêndio, à estrutura organizacional e tecnológica voltada à conservação e manutenção
predial, à existência de normas e registros referentes às edificações, bem como à gestão dos
contratos de manutenção predial, avaliados aspectos como, entre outros, a apropriada
segregação de funções.
12.
Verificou-se, ainda, que a Unidade realiza o cadastramento dos imóveis nos
sistemas corporativos; regulariza, junto aos órgãos competentes, a situação de cada imóvel;
tem controle sobre a utilização, aquisição, oneração ou alienação de imóveis; realiza a
cobrança pela cessão de espaços; controla a utilização dos imóveis de maneira que estes
sejam ocupados apenas por pessoas autorizadas; e executa obras e serviços de engenharia
necessários a manutenção da qualidade dos imóveis.
13.
Assim, em atendimento às determinações contidas no inciso III, art. 9º da Lei
n.º 8.443/92, combinado com o disposto no art. 151 do Decreto n.º 93.872/86 e no inciso VI,
art. 13 da IN/TCU/N.º 63/2010, e fundamentado no Relatório de Auditoria, acolho a
conclusão expressa no Certificado de Auditoria para “que o encaminhamento das contas dos
integrantes do Rol de Responsáveis seja pela regularidade”.
14.
Desse modo, o processo deve ser encaminhado ao Ministro de Estado
supervisor, com vistas à obtenção do Pronunciamento Ministerial de que trata o art. 52 da Lei
n.º 8.443/92, e posterior remessa ao Tribunal de Contas da União.
Brasília/DF,
Diretor de Auditoria da Área Social
de agosto de 2015.