CURSOS PROFISSIONAIS DE NÍVEL SECUNDÁRIO
Técnico de Secretariado
PROGRAMA
Componente de Formação Técnica
Disciplina de
TÉCNICAS DE SECRETARIADO
Escolas Proponentes / Autores
E. P. de Braga
E.P. de Trancoso
E. P. de Gaia
E. P. Profitecla
Oficina – E. P. Instituto Nun ' Alvares
E. P. do Nervir
E. P. Serviços Cidenai
E: P: Paços de Brandão
Raul Dória – E. P. do Comércio, Escritório e Serviços do Porto
E. P. de Aveiro
E. T. e Profissional da Sertã
E. P. Edmundo Ferreira
E. P. de Portimão
Escola Economia Social
Direcção-Geral de Formação Vocacional
2005
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Parte I
Orgânica Geral
Índice:
Página
1.
Caracterização da Disciplina ……. ……. …
2
2.
Visão Geral do Programa …………. …......
2
3.
Competências a Desenvolver. ………. ….
3
4.
Orientações Metodológicas / Avaliação ….
5
5.
Elenco Modular …….....………………........
6
6.
Bibliografia …………………. …………. ….
7
1
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
1. Caracterização da Disciplina
Integrada na componente de Formação Técnica, a disciplina de Técnicas de Secretariado visa
proporcionar aos formandos a aquisição de competências e atitudes que lhes permitam apreender
conceitos e aplicar conhecimentos, utilizando os instrumentos adequados ao exercício de uma
profissão, cada vez mais exigente perante novos desafios, quer a nível científico, quer tecnológico.
Assim, deverão ser assegurados, numa perspectiva teórico-prática, toda uma série de conceitos e
práticas que envolvam os temas programados, visando um conjunto de actividades importantes para o
desenvolvimento da empresa/organização/instituição.
A disciplina de Técnicas de Secretariado, com uma carga horária de 680 horas, desenvolver-se-á ao
longo dos 3 anos do curso.
Ficará ao critério de cada escola a distribuição anual dos temas apresentados, tendo presente que a
permuta de pontos de vista e a concertação de estratégias entre os docentes responsáveis pela
leccionação dos temas/módulos, é de vital importância, constituindo a principal determinante para o
sucesso da estrutura modular que se apresenta.
2. Visão Geral do Programa
Os conteúdos programáticos da disciplina foram elaborados tendo por base um conjunto de temas que
se ajustam às funções que serão desempenhadas pelo Técnico de Secretariado e que se articulam
com a dimensão económica da realidade social, quer nacional quer local.
A sequência modular proposta está dividida em 12 temas, sendo cada um deles composto por um ou
vários módulos, em função da especificidade de cada área temática.
TEMA I – A EMPRESA E SUA ORGANIZAÇÃO
60 horas
Módulo 1 – ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DAS ORGANIZAÇÕES
Módulo 2 – ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
Módulo 3 – O LOCAL DE TRABALHO
18 horas
21 horas
21 horas
TEMA II – A FUNÇÃO SECRETARIADO
39 horas
Módulo 4 – O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
Módulo 5 – O SECRETARIADO NA ACTUALIDADE
21 horas
18 horas
TEMA III – ATENDIMENTO E IMAGEM
60 horas
Módulo 6 – TÉCNICAS DE ATENDIMENTO
Módulo 7 – PROTOCOLO E IMAGEM
30 horas
30 horas
TEMA IV – DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E BANCÁRIA
60 horas
Módulo 8 – CONTRATO DE COMPRA E VENDA
Módulo 9 – OPERAÇÕES BANCÁRIAS
36 horas
24 horas
TEMA V – A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
Módulo 10 – A COMUNICAÇÃO E A INFORMAÇÃO
Módulo 11 - A COMUNICAÇÃO INTERNA
Módulo 12 – A CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL E SÓCIOPROFISSIONAL
Módulo 13 – A CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA
124 horas
36 horas
21 horas
33 horas
36 horas
TEMA VI – GESTÃO DA INFORMAÇÃO
39 horas
Módulo 14 – CIRCUITO DA DOCUMENTAÇÃO – 18 horas
Módulo 15 – ARQUIVO
18 horas
21 horas
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TÉCNICO DE SECRETARIADO
TEMA VII – ESCRITÓRIO ELECTRÓNICO
Módulo 16 – O COMPUTADOR COMO FERRAMENTA DE TRABALHO NO
SECRETARIADO
Módulo 17 – REGISTO ELECTRÓNICO DA INFORMAÇÃO
60 horas
30 horas
30 horas
TEMA VIII – REUNIÕES DE TRABALHO
36 horas
Módulo 18 – REUNIÕES DE TRABALHO
36 horas
TEMA IX – VIAGENS E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
57 horas
Módulo 19 – VIAGENS DE NEGÓCIOS
Módulo 20 – ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
21 horas
36 horas
TEMA X– COMÉRCIO INTERNACIONAL
36 horas
Módulo 21 – COMÉRCIO INTERNACIONAL – 36 horas
TEMA XI – FORMAÇÃO E PROMOÇÃO PROFISSIONAL
Módulo 22 – FORMAÇÃO E PROMOÇÃO PROFISSIONAL - 36 horas
TEMA XII – A ACTIVIDADE DO SECRETARIADO NOS DIVERSOS
DEPARTAMENTOS
Módulo 23 – DEPARTAMENTO COMERCIAL E MARKETING
Módulo 24 – DEPARTAMENTO FINANCEIRO E RECURSOS HUMANOS
36 horas
36 horas
36 horas
72 horas
36 horas
36 horas
Sugere-se que no 1º ano do curso sejam abordados os temas I, II, III e IV: “A Empresa e a Sua
Organização”, “A Função Secretariado”, “Atendimento e Imagem” e “Documentação Comercial e
Bancária”; no 2º ano, os temas V, VI e VII: “A Comunicação Organizacional”, “Gestão da Informação” e
“Escritório Electrónico”; no 3º ano, os temas VIII, IX, X, XI e XII: “Reuniões de Trabalho”, “Viagens e
Organização de Eventos”, “Comércio Internacional”, “Formação e Promoção Profissional” e “A
Actividade do Secretariado nos Diversos Departamentos”.
Nestes temas/módulos poderá ser feita uma abordagem ao nível das Organizações de Economia
Social que se concretiza ao nível da exemplificação, estudos de casos e outras actividades, em todos
os módulos, bem como ao nível concreto dos módulos 1, 6,11, 21 e 24 em que se procedeu à
diferenciação, em alguns dos seus itens,
em virtude da especificidade destas organizações -
Associações, Cooperativas e Mútuas.
3. Competências a Desenvolver
No final da formação proporcionada nesta disciplina, pretende-se que o aluno apresente o seguinte
perfil de competências:
y
demonstrar uma visão crítica e actual da estrutura e funcionamento das organizações;
y
planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direcção, providenciando o cumprimento dos
compromissos agendados;
y
organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da
chefia/direcção;
y
trabalhar com disciplina e metodologia;
y
executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado de uma empresa ou serviço
público;
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TÉCNICO DE SECRETARIADO
y
utilizar as regras da ergonomia, higiene, segurança e saúde no trabalho;
y
revelar as qualidades pessoais e profissionais inerentes à função;
y
revelar espírito crítico e hábitos de tolerância e de cooperação;
y
apresentar e fundamentar os seus pontos de vista respeitando as ideias dos outros;
y
demonstrar criatividade e abertura à inovação;
y
realizar as tarefas de forma autónoma e responsável;
y
cooperar e trabalhar em grupo de forma a manifestar espírito de equipa e capacidade de
relacionamento;
y
agir de forma ética nas mais diversas situações;
y
reconhecer os diversos públicos de uma empresa ou instituição e aplicar as normas de
atendimento;
y
reconhecer a importância do secretariado na imagem de uma organização e aplicar as regras
protocolares;
y
preencher toda a documentação comercial e bancária;
y
aplicar as Normas Portuguesas e Internacionais utilizadas na elaboração da correspondência;
y
estruturar respostas com correcção formal e de conteúdo;
y
assegurar a comunicação da chefia/direcção com interlocutores internos e externos em língua
portuguesa e estrangeira;
y
recolher, seleccionar e organizar informação para esclarecimento de situações e resolução de
situações práticas;
y
apresentar comunicações orais recorrendo a suportes diversificados de apresentação da
informação;
y
recepcionar, registar, distribuir a documentação e proceder ao seu arquivo;
y
Utilizar as aplicações informáticas e a Internet na elaboração, organização e pesquisa da
informação;
y
utilizar técnicas de representação da realidade como esquemas-síntese, quadros de dados e
gráficos;
y
proceder à preparação e organização das reuniões de trabalho;
y
planificar, preparar e acompanhar viagens de negócios, elaborando os respectivos documentos de
suporte;
y
planificar e organizar eventos;
y
reconhecer e proceder ao respectivo preenchimento dos documentos inerentes ao Comércio
Internacional;
y
actualizar-se permanentemente face às constantes mudanças;
y
reconhecer a actividade do secretariado nos diversos departamentos.
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4. Orientações Metodológicas / Avaliação
Face à caracterização da disciplina, da visão geral dos conteúdos, das competências a desenvolver e
de se tratar de um programa de cariz profissional, a leccionação desta disciplina deve privilegiar a
utilização de metodologias activas que potenciem um processo contínuo de construção e reconstrução
dos saberes, por parte do aluno.
A abordagem dos conteúdos deverá, sempre que possível, facilitar a integração de novos
conhecimentos e transformar a realidade pessoal dos formandos, pelo que a leccionação do programa
pressupõe um processo de ensino-aprendizagem centrado no aluno.
Neste sentido é importante a diversificação de estratégias, capazes de responder às necessidades
próprias dos alunos, bem como, às suas características e ritmos de aprendizagem, tendo em conta o
perfil do profissional de Secretariado.
Deverão promover-se visitas de estudo, devidamente planificadas e orientadas a empresas e outras
organizações, tendo em vista a gradual integração do aluno na realidade empresarial. Sempre que
possível dever-se-á recorrer a actividades de simulação e de dinâmica de grupos.
O trabalho de grupo assume grande relevância, para além do individual, com o objectivo de favorecer
o desenvolvimento de atitudes de trabalho em equipa e de promover a comunicação e o
relacionamento inter-pessoal.
Poder-se-á recorrer ao uso de meios audiovisuais para gravação de simulações e sua posterior
visualização.
Sempre que possível fomentar nos alunos hábitos de pesquisa de informação em documentos
diversificados (jornais, revistas, Internet, cd-rom, etc.).
Quando oportuno, poder-se-á recorrer à realização de entrevistas e inquéritos a profissionais da área,
com vista a um conhecimento mais próximo da realidade.
A avaliação nesta disciplina deverá ser realizada de uma forma sistemática e contínua, tendo por
objecto não só os produtos, mas também os processos.
Assume relevo especial a avaliação formativa que, pelo dinamismo de que se reveste, permitirá ao
professor acompanhar o aluno ao longo de todo o percurso de formação.
A avaliação sumativa que culmina este processo dever-se-á realizar periodicamente, no final de cada
módulo, com o intuito de obter uma apreciação global do trabalho desenvolvido pelo aluno e verificar
se atingiu os objectivos que lhe foram propostos.
Podem destacar-se os seguintes instrumentos de avaliação:
•
grelhas de observação das actividades desenvolvidas;
•
fichas de registo de atitudes e de comportamentos;
•
grelhas de avaliação referentes aos testes escritos;
•
fichas de auto e hetero-avaliação.
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5. Elenco Modular
Número
Designação
Duração de
referência
(horas)
1
Estrutura e Funcionamento das Organizações
18
2
Organização do Trabalho
21
3
O Local de Trabalho
21
4
O Profissional de Secretariado
21
5
O Secretariado na Actualidade
18
6
Técnicas de Atendimento
30
7
Protocolo e Imagem
30
8
Contrato de Compra e Venda
36
9
Operações Bancárias
24
10
A Comunicação e a Informação
36
11
A Comunicação Interna
21
12
A Correspondência Comercial e Socioprofissional
33
13
A Correspondência Administrativa
36
14
Circuito da Documentação
18
15
Arquivo
21
16
O Computador como Ferramenta de Trabalho no
Secretariado
30
17
Registo Electrónico da Informação
30
18
Reuniões de Trabalho
36
19
Viagens de Negócios
21
20
Organização de Eventos
36
21
Comércio Internacional
36
22
Formação e Promoção Profissional
36
23
Departamento Comercial e Marketing
36
24
Departamento Financeiro e Recursos Humanos
36
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6. Bibliografia
Livros
- Almeida, Vítor (2000), A Comunicação Interna na Empresa, Lisboa, Práxis.
-
Alvares, Patrícia (1999), Como Encontrar Trabalho, Lisboa, Editorial Estampa.
-
Amaral, Isabel (2000), Imagem e Internacionalização, Lisboa, Editorial Verbo.
-
Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Lisboa/São Paulo, Editorial Verbo.
-
Andrade, Elisabete Vieira Canha (1997), Gestos – Cortesia, Etiqueta e Protocolo, Lisboa,
Texto Editora.
-
Antas, Ana et al (2000), Curso Tecnológico de Administração – Trabalhos de Aplicação, 11º
Ano, Lisboa, Plátano Editora.
-
Azevedo, Lemos (1996), Comunicar com Assertividade, Colecção Gestão Criativa, Instituto
do Emprego e Formação Profissional.
-
Bárbara, Maria Rosário (2000), Técnicas de Secretariado, Lisboa, CECOA.
-
Barker, Alan (1999), Como Escrever Cartas Comerciais, Mem Martins, Lyon Edições.
-
Barnes, C. & Manning, M. (1991), Excelência Profissional para Secretárias, Monitor Edições.
-
Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social… Protocolo Profissional, Lisboa, Plátano
Edições Técnicas.
-
Bazin, Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Lisboa, Edições
CETOP.
-
Beirola, Mário e Rui Almeida (1998), Merchandising: A nova técnica de Marketing, Lisboa,
Texto Editora.
-
Beleza, João Loureiro (1994), Higiene e Segurança no Trabalho: Empregado Administrativo,
I.E.F.P., Lisboa.
-
Bercovici, Geneviére e Derouet, G. (2005), Secretárias: A Arte de Comunicar e Negociar,
Mem Martins, Edições CETOP.
-
Bercovici, Geneviève e Christine Harache (1996), Como Ser uma Secretária Eficiente, Mem
Martins, Edições CETOP.
-
Bercovivi, Geneviére e Christine Harache, C. (1999), Secrétaires Pro., Paris, Éditions
d’ Organisation.
-
Bourasseau, D. & Moracchini, F. (1996), Secretária Hoje, Assistente Amanhã, Edições
CETOP.
-
Brito, Pedro Quelhas (1997), Como Fazer Promoção de Vendas, 2ª Ed., Lisboa, McGrawHill.
-
Brochand, Bernard et al. (2000), Mercator 2000, 9ª Ed., Lisboa, Publicações D. Quixote
-
Brown, M. & Brandreth, G., Como Entrevistar e Ser Entrevistado, Lisboa, Editorial Presença.
-
Campos, Ana Paula e Maria João Esteves (2000), Guia de Correspondência Comercial,
Lisboa, Plátano Edições Técnicas.
-
Campos, Ana Paula et al (1998),Tecnologias (Curso Tecnológico de Serviços Comerciais 12º
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TÉCNICO DE SECRETARIADO
Ano), Lisboa, Plátano Editora.
-
Campos, Ana Paula et al (1998), Trabalhos de Aplicação (Curso Tecnológico de Serviços
Comerciais 12º Ano), Plátano Editora.
-
Campos, Ana Paula et al (2003), Técnicas de Organização Empresarial, Bloco I Volume I,
Lisboa, Plátano Editora.
-
Campos, Ana Paula et al (2004), Comércio e Distribuição -Curso Tecnológico de Marketing 10º Ano, Lisboa, Plátano Editora.
-
Campos, Ana Paula et al (2004), Introdução ao Marketing (Curso Tecnológico de Marketing
10º Ano), Lisboa, Plátano Editora.
-
Campos, Ana Paula et al (2004), Praticas Administrativas – 10º Ano, Curso Tecnológico de
Administração, Lisboa, Plátano Editora
-
Candim, Luís Filipe, A Formação Profissional nas Organizações, Lisboa, I.E.F.P.
-
Cardoso, Adelino Alves (2000), À Conquista do Emprego, Lisboa, Edições Lidel.
-
Cardoso, Adelino Alves, Recrutamento e Selecção de Pessoal, Col. Recursos Humanos e
Formação, Lisboa, Editora Lidel.
-
Cascão, Amélia e Arcindo Cascão (2000), Atendimento, Lisboa, CECOA.
-
Cesca, Cleuza (1997), Organização de Eventos, São Paulo, Summus Editorial.
-
Como Redigir Boas Cartas Comerciais (CD-Book), Novakey España, S.L.
-
Corcos, Marc (1994), Como Organizar Reuniões Comerciais, Mem Martins, Edições CETOP.
-
Correa, Hélène Alvares (1993), As Relações com a Imprensa, Colecção Guias de Sucesso,
Mem Martins, Publicações Europa-América.
-
Costa, M.ª Fernanda e Baptista, Miguel (1998), Modelos de Cartas Comerciais em Português
e Inglês, Mem Martins, Edições CETOP.
-
Cowling, Alan e Chloë Mailer (1998), Gerir os Recursos Humanos, Publicações Dom
Quixote, Lisboa.
-
Crossley, Carolina P. (1999), O Kit de Sobrevivência da Secretária Executiva, Estoril, Zarco.
-
Dayan & Annie e Loic Troadec (1994),O Merchandising, Mem Martins, Publicações Europa
América.
-
Descheper, Jacques (1992), Saber Comunicar com os Jornalistas: da Imprensa, da Rádio e
da Televisão, Colecção da Comunicação, Mem Martins, Edições CETOP.
-
Dicionário Multilingue (1994), Lisboa, Selecções do Reader’s Digest, SA.
-
Dyson, Sue (2004), O abc do... Secretariado, Porto, Porto Editora.
-
Ferreira, Paulo da Trindade (2005), Reuniões de Trabalho, Lisboa, Editorial Presença.
-
Fletcher, Jonh, Técnicas de Entrevista – da Selecção de Pessoal à Comunicação na
Empresa.
-
Goméz, Sonia (1999), Correspondência Comercial, Lisboa, Editorial Estampa.
-
Goursau, Henri e Monique (1992), Euro Dicionário, Círculo de Leitores.
-
Grande, A. Campo (1994), Manual de Exportação, APPCE
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-
Grande, A. Campo (1994), Manual de Importação, APPCE
Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Vila Nova de Gaia,
Estratégias Criativas.
-
Guia dos Eventos (2002), Lisboa, Publicações Europa-América.
-
Guia de Técnicas de Secretariado (2000), Lisboa, Texto Editora.
-
Hartley, Paul (1992), Manual Multilingue de Correspondência Comercial, Mem Martins,
Edições CETOP.
-
Hawthorne, Jennie (1998), Como Fazer Minutas e Actas de Reuniões, Lisboa, Edições
CETOP.
-
Hindle, Tim (1998), Como Conduzir Reuniões, Porto, Livraria Civilização Editora.
-
Hindle, Tim (1998), Como Fazer Entrevistas, Porto, Livraria Civilização Editora.
-
Hindle, Tim (1998), Como Gerir o seu Tempo, Porto, Livraria Civilização Editora.
-
Hughes, Kathryn, Vinal-Cox, Joan (1990), Como Redigir um Relatório, Edições CETOP.
-
Hughes, Vera e Christina (1995), Manual da Secretária Profissional, Edições CETOP.
-
Hughes, Vera e David Weller (1989), Manual Prático do Retalhista, Mem Martins, Edições
Cetop.
-
I.E.F.P. (1997), Como Procurar Emprego - Guia Prático, Lisboa, I. E. F. P.
-
Jonamim – Périn (1999), Secrétaire et Manager: une Equipe Gagnante, Paris, Les Editions
D’Organisation.
-
Keenan, Kate (1997), Dicas Úteis Para... Conduzir Reuniões, Colecção Mini-Guia do Gestor,
Lisboa, Texto Editora.
-
Lorente, M. José G. (2001), Manual Prático da Secretária Eficiente, Novakey España, S. L.
-
Loureiro, José e Silva, Filomena (1995), Área de Administração, Serviços e Comércio, Lisboa,
Texto Editora.
-
Lousã, Aires et al (2004), Técnicas Administrativas, Porto, Porto Editora.
-
Machuret, Jean-Jacques (1999), Comerciator – Teoria e Práticas da Via da Qualidade nos
Sistemas de Vendas, Publicações Dom Quixote.
-
Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Lisboa, Editorial Presença.
-
Masson, J.E. e A. Welloff (1997), O que é o Merchandising?. 2ª Ed., Mem Martins, Edições
Cetop.
-
Matos, Maria Adelaide e Hélder Viegas(2004), Práticas Administrativas – 10º Ano,
Curso Tecnológico de Administração, Lisboa, Texto Editora.
-
Meireles, Ana e Ana Sousa(1990), Secretariado na Empresa, Lisboa, Lisboa Editora.
-
Miguel, Alberto (2005), Manual de Higiene e Segurança do Trabalho, 8ªEd. Porto, Porto
Editora.
-
Nicolas, Pierre e Turbé, Jacques (1994), Saber Organizar Reuniões, Mem Martins,
Publicações Europa-América.
-
Oldcorn, Roger (1996), Iniciação à Gestão para a Secretária Profissional, Edições CETOP.
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-
Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação – 11º Ano, Lisboa, Texto Editora.
-
Parreira, Artur (1997), Comunicação e Motivação nos Grupos e Reuniões de Trabalho,
Lisboa, Plátano Editora.
-
Payne, John e Shirley (1995), Dirigir Reuniões com Sucesso, Lisboa, Editorial Presença.
-
Pedrosa, Isabel e Marília Pimentel (2001), Organização e Práticas de Secretariado, Lisboa,
Universidade Aberta.
-
Pereira, J, M. Esteves (1987), Comércio: Operações, Documentação e Legislação, Lisboa,
Plátano Editora.
-
Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Setúbal, Marina Editores.
-
Rebelo, Francisco (2004), Ergonomia no Dia-a-dia, Lisboa, Edições Sílabo.
-
Romão, António e outros (1991), Comércio Internacional – Teorias e Técnicas, ICEP.
-
Santana, Marco A. Tiznado (1998), Office para Secretariado, Lisboa, Mc Graw Hill.
-
Santos, Jorge e Maria Helena Lemos (1989), O Trabalho Administrativo na Empresa, Porto,
Edições Asa.
-
Santos, Madalena (1989), A Comunicação Dentro e Fora da Empresa, Porto, Porto Editora.
-
Santos, Madalena (1991), Dicionário Prático Comercial e Administrativo, Porto, Porto Editora.
-
Santos, Madalena e Arménia Maia (1991), Práticas Administrativas e de Secretariado, Porto,
Porto Editora.
-
Seekings, David (1993), Como Organizar Conferências e Reuniões, Lisboa, Editorial
Presença.
-
Seixo, José Manuel, Gestão do Desempenho, Colecção Recursos Humanos e Formação,
Editora Lidel.
-
Serrano, Estrela (1998), A Organização de uma Reunião Internacional, Mem Martins, Edições
CETOP.
-
Silva, Maria Odete de Brito (1998), Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho: Escritórios e
Serviços, Lisboa, I.E.F.P.
-
Simonet, Jean e Renée (1990), Como Tirar Notas de Maneira Prática, Lisboa, Edições
CETOP.
-
Tavares, José F. (1994), Iniciação ao Comércio Internacional, D.G.C.
-
Taylor, H. M. e Mears, A. G. (1984), Como Dirigir uma Reunião, Lisboa, Editorial Presença.
-
Teixeira, Marília (1994), Práticas de Secretariado, Lisboa, Citeforma.
-
Teixeira, Marília Pimentel (1993), Protocolo Empresarial, Porto, Associação Industrial
Portuguesa, Coprai – Departamento de Formação.
-
Tipler, Júlia, Negociar com Sucesso, Ed. Livros e Livros.
-
Torriente, Gastón e Eduardo Zayas-Bazán (1995), Como Escrever Cartas Eficazes, Mem
Martins, Edições CETOP.
-
Vargas, João M. (1998), Tratamento de Informação Documental na Empresa, Colecção
Gestão Criativa, Instituto do Emprego e Formação Profissional.
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-
Viescas, John (2000), Running Microsoft Access 2000, Lisboa, McGraw-Hill Editora
-
Vivien, Georges e
Verónique Arné (1999), Guia Larousse da Secretária Perfeita, Mem
Martins, Edições CETOP.
-
Walker, Lin (2001), Técnicas de Utilização do Telefone, Lisboa, Livros e Livros.
-
Webgrafia Iniciativas Comunitárias – Emprego e Desenvolvimento de Recursos Humanos –
I.E.F.P.
Publicações
-
Revista Briefins
-
Revista Dirigir, vários números
-
Revista Exame, vários números
-
Revista Excelência, vários números
-
Revista Executiva, vários números
-
Revista Executive Digest, vários números
-
Revista Fortuna, vários números
-
Revista Ideias e Negócios, vários números
-
Revista Marketing e Publicidade
-
Revista Secretária Executiva, vários números
-
Revista Você, SA, vários números
-
GEPE, Novo comércio novos consumos (2003), Lisboa.
-
Janus – Anuário de Relações Exteriores (anual), Lisboa, UAL / Público.
Endereços da Internet
-
Associação de Secretárias Profissionais - www.asp-secretarias.pt
-
Banco Mundial – www.worldbank.org
-
Banco de Portugal – www.bportugal.pt
-
Bolsa de Valores de Lisboa – www.bvl.pt
-
Portal da Bolsa – pt.portaldebolsa.com
-
Centro de Informação Europeia Jacques Delors – www.cijdelors.pt
-
Centro Europeu do Consumidor – www.consumidor.pt/cec/
-
Centro Norte-Sul do Conselho da Europa – www.nscentre.org
-
Comissão Europeia (Representação em Portugal) – www.euroinfo.ce.pt
-
Conselho da Europa – www.coe.int
-
DECO – Associação Portuguesa para a Defesa do Consumidor – www.deco.proteste.pt
-
Euro Info Centres (EIC) – www.eicpme.iapmei.pt
Europa (Portal da União Europeia) – www.europa.eu.int
-
Eurostat – www.europa.eu.int/comm/eurostat/index.html
-
FMI – www.imf.org
-
Gabinete de Prospectiva e Planeamento – www.dpp.pt
-
Governo – www.portugal.gov.pt
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-
ICEP – www.icep.pt
-
Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas – www.iapmei.pt
-
Instituto do Consumidor – www.ic.pt
-
Instituto for international research - www.iirportugal.com
-
Instituto Nacional de Estatística – www.ine.pt
-
Instituto Português de Apoio ao Desenvolvimento – www.ipad.mne.gov.pt
-
Jornais:
-
-
Diário Económico – www.diarioeconomico.com
-
Jornal de Negócios – www.negocios.pt
-
Notícias da União Europeia – www.euobserver.com
-
Nova base sistemas de informação - www.novabase.pt
-
Semanário Económico – www.semanarioeconomico.iol.pt
Ministério das Actividades Económicas e do Trabalho – www.min-economia.pt
Ministério das Actividades Económicas e do Trabalho – Gabinete de Estudos Estratégicos –
www.gee.min-economia.pt
-
Ministério das Finanças e da Administração Pública – www.min-financas.pt
-
Ministério das Finanças e da Administração Pública – Direcção Geral de Estudos e Previsão
– www.dgep.pt.
-
NAFTA – www.nafta.net
-
Nova base sistemas de informação - www.novabase.pt
-
OCDE – www.oecd.org
-
OIKOS – Cooperação e Desenvolvimento – www.oikos.pt
-
OMC – www.wto.org
-
ONU – www.un.org e www.unsyst.org
-
ONU (Gabinete em Portugal) – www.onuportugal.pt
-
OPEP – www.opec.org
-
Portal do Cidadão – www.portaldocidadao.pt
-
Parlamento Europeu (Gabinete em Portugal) – www.parleurop.pt
-
Secretaria de todas as secretarias - www.secretariaplus.com
-
Site profissional de secretariado - www.secretariando.com.br
-
UNCTAD (Comércio e Desenvolvimento) – www.unicc.org/unctad
Legislação
- Código Civil
-
Código Comercial
-
Código do IVA
-
Código das Sociedades Comercial
12
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Outros Recursos
Quadro
Computadores e Videoprojector
Scanner e impressora
Expositores para apresentação de trabalhos
Meios Audiovisuais ( retroprojector e ecran, máquina fotográfica, televisor e vídeo)
Aplicações informáticas para escritório
13
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Parte II
Módulos
Índice:
Página
Módulo 1 Estrutura e Funcionamento das Organizações
15
Módulo 2 Organização do Trabalho
17
Módulo 3 O Local de Trabalho
19
Módulo 4 O Profissional de Secretariado
22
Módulo 5 O Secretariado na Actualidade
25
Módulo 6 Técnicas de Atendimento
27
Módulo 7 Protocolo e Imagem
30
Módulo 8 Contrato de Compra e Venda
32
Módulo 9 Operações Bancárias
36
Módulo 10 A Comunicação e a Informação
40
Módulo 11 A Comunicação Interna
42
Módulo 12 A Correspondência Comercial e Socioprofissional
44
Módulo 13 A Correspondência Administrativa
46
Módulo 14 Circuito da Documentação
48
Módulo 15 Arquivo
50
Módulo 16 O Computador Como Ferramenta de Trabalho no Secretariado
52
Módulo 17 Registo Electrónico da Informação
54
Módulo 18 Reuniões de Trabalho
56
Módulo 19 Viagens de Negócios
60
Módulo 20 Organização de Eventos
63
Módulo 21 Comércio Internacional
66
Módulo 22 Formação e Promoção Profissional
70
Módulo 23 Departamento Comercial e Marketing
73
Módulo 24 Departamento Financeiro e Recursos Humanos
78
14
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 1
Estrutura e Funcionamento das Organizações
Duração de Referência: 18 horas
1. Apresentação
Este módulo insere-se na área curricular do Curso de Técnico de Secretariado, dado o papel
relevante e fundamental que o Técnico de Secretariado deve possuir ao tomar contacto com a
realidade empresarial ou de outras organizações ( ex. Organizações de Economia Social –
Associações, Cooperativas …). Este módulo assume-se como uma introdução à disciplina de
Técnicas de Secretariado.
Apresenta uma visão geral da empresa/Organizações de Economia Social, da estrutura
empresarial ou das OES e do posicionamento do secretariado como ponte entre o poder
deliberativo e o poder executivo de uma organização.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Conhecer e analisar a evolução do conceito de empresa/ OES
•
Referir algumas finalidades de carácter económico e social da empresa/OES.
Conhecer as relações que se estabelecem entre a empresa/OES e os outros agentes
económicos.
•
Dar a noção de estrutura.
•
Construir vários tipos de estrutura.
•
Elaborar e analisar organigramas.
•
Distinguir a hierarquização de departamentalização.
•
Dar a conhecer os diversos tipos de secretariado e o seu posicionamento na estrutura da
empresa/OES.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Visão Sistémica da empresa / das OES
Evolução histórica da empresa/ das OES e conceito actual
Finalidades económicas e sociais da empresa/ das OES
A empresa/ OES face ao meio envolvente
•
A Edificação da Estrutura Empresarial / das OES
Componentes da estrutura empresarial / associativa
15
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 1: Estrutura e Funcionamento das Organizações
A hierarquização empresarial / associativa
A departamentalização empresarial/ associativa
•
O Secretariado nas Organizações
O posicionamento do Secretariado na empresa/ nas OES
Funções do Secretariado
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Campos, Ana Paula et al (2003), Técnicas de Organização Empresarial, Bloco I Vol. I, Lisboa,
Plátano Editora.
Antas, Ana et al (2000), Curso Tecnológico de Administração – Trabalhos de Aplicação, 11º Ano,
Lisboa, Plátano Editora.
Outros recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
16
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 2
Organização do Trabalho
Duração de Referência: 22 horas
1. Apresentação
O trabalho da secretária (o) é constituído por períodos intercalados de grande azáfama e de
serenidade.
Uma vez que é bastante diversificado está sujeito a diversos tipos de interrupções (telefonemas,
recepção de visitantes, reuniões entre outras), pelo que é extremamente importante que exista uma
planificação de todas as tarefas a desempenhar, por forma a rentabilizar o tempo e a permitir a
concretização de todos os trabalhos, quer sejam de rotina, quer os que surgem no dia a dia.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Conhecer métodos de gestão da agenda.
•
Identificar factores facilitadores da organização do trabalho.
•
Organizar o tempo profissional.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Organização da agenda
Gestão da agenda
Marcação e verificação diária da agenda
Planeamento de actividades
Programa informático Outlook
•
Organização do Trabalho
Simplificação do Trabalho Administrativo
Organização das tarefas diárias
Delegação/partilha de tarefas
17
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 2: Organização do Trabalho
•
Gestão do Tempo
Ritmos de trabalho / ritmos pessoais – o relógio interno
Hierarquizar tarefas segundo prioridades
Planear e organizar optimizando o tempo
Desperdiçadores de tempo: identificação e prevenção
Tratamento das interrupções: controle e gestão
Gestão das situações de modo eficaz
Saber dizer “não”
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Antas, Ana et al (2000), Curso Tecnológico de Administração – Trabalhos de Aplicação -11º Ano,
Lisboa, Plátano Editora.
Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Setúbal, Marina Editores.
Pedrosa, Isabel e Marília Pimentel (2001), Organização e Práticas de Secretariado, Lisboa,
Universidade Aberta.
Outros Recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
18
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 3
O Local de Trabalho
Duração de Referência: 20 horas
1. Apresentação
Um local de trabalho organizado, tendo em conta uma boa gestão dos espaços e os factores
ergonómicos tem, repercussões positivas no desempenho.
Como profissional de escritório, o Técnico de Secretariado deverá possuir conhecimentos sobre como
organizar o seu próprio posto de trabalho, baseando-se nos factores ambientais e na gestão dos
espaços, assim como identificar o equipamento necessário para o desempenho da sua função.
O respeito pelas regras de higiene, saúde e segurança é outro aspecto fundamental para a criação de
condições favoráveis ao exercício da função, evitando problemas de ordem psicológica, física e
fisiológica.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Compreender a importância da Ergonomia na saúde e bem-estar do trabalhador e consequente
produtividade.
•
Reconhecer a importância da localização do escritório na criação de boas condições de trabalho.
•
Relacionar a funcionalidade do escritório com os factores ambientais e a gestão dos espaços.
•
Identificar o equipamento de escritório.
•
Sensibilizar os alunos para a importância, no local de trabalho, do cumprimento das regras de
segurança e uso do seu equipamento.
•
Dar a conhecer as doenças profissionais como forma de alertar os alunos para as posturas
correctas.
•
Consciencializar os alunos para o cumprimento das leis em vigor.
•
Alertar os alunos para a importância da H.S.S. como forma de evitar problemas psicológicos,
físicos e fisiológicos.
3. Âmbito dos Conteúdos
• Localização e Funcionamento do Secretariado
Conceito de Ergonomia
Factores ambientais
19
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 3: O Local de Trabalho
Arejamento e Climatização
Luz
Cor
Ruídos
Gestão dos Espaços
Equipamento
Mobiliário
Ferramentas de Trabalho
•
A Segurança no Trabalho
Os Acidentes de Trabalho
Primeiros Socorros
Equipamento obrigatório na protecção contra incêndios
Sinalética
•
Saúde no Trabalho
Prevenção
Doenças Profissionais
Diagnóstico da saúde dos trabalhadores
•
Legislação em vigor
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Antas, Ana e al (2000), Curso Tecnológico de Administração – Trabalhos de Aplicação, 11º Ano,
Lisboa, Plátano Editora.
Miguel, Alberto, ( 2005), Manual de Higiene e Segurança do Trabalho, 8ª Ed. Porto, Porto Editora.
Beleza, João Loureiro (1994), Higiene e Segurança no Trabalho: Empregado Administrativo, Lisboa,
I.E.F.P.
Silva, Maria Odete de Brito (1998), Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho: Escritórios e Serviços,
Lisboa, I.E.F.P.
20
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 3: O Local de Trabalho
Outros Recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
21
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 4
O Profissional de Secretariado
Duração de Referência: 21 horas
1. Apresentação
Neste módulo pretende-se dar a conhecer aos alunos um conjunto de conhecimentos e qualidades
técnicas, profissionais e morais, no sentido de o ajudar a criar uma consciência profissional.
Deverá ainda desenvolver competências que lhes permitam um correcto desempenho da profissão.
Ao efectuar-se uma abordagem nas Organizações de Economia Social deverá ter-se em conta as
especificidades em termos do seu Código Deontológico bem como das diversas modalidades de
trabalho nas funções de secretariado ( voluntário, associado, assalariado, …).
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Reconhecer as principais qualidades de um técnico de secretariado.
•
Evidenciar qualidades pessoais e técnico-profissionais.
•
Executar as diferentes tarefas inerentes à profissão.
•
Justificar a necessidade da existência de um código deontológico.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Qualidades pessoais
Discrição
Adaptabilidade
Iniciativa e capacidade de trabalho
Pontualidade
Eficiência
Ordem
Paciência
Interesse e responsabilidade
Capacidade de organização
Diplomacia
Assertividade
22
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 4: O Profissional de Secretariado
Previsão
Esmero
Segurança
Estabilidade emocional e equilíbrio interno
Memória organizada
Inteligência
Espírito de colaboração
Capacidade de atenção
Sinceridade
Boa educação
•
Qualidades profissionais
Discrição
Responsabilidade
Lealdade
Capacidade de trabalho e organização
Senso-comum, iniciativa
Adaptabilidade
Eficácia
Dinamismo
Facilidade de aprendizagem
Tacto
Capacidade de fazer uso de psicologia
Tenacidade
•
As diferentes tarefas
A redacção e a gestão de correspondência
Elaboração e preparação de documentos de gestão
Apoiar a chefia
Preparar e organizar reuniões, assembleias, seminários
Planificar viagens
Arquivar documentos
•
Código deontológico
Princípios de carácter geral
Obrigações profissionais e específicas
Sigilo
Relações sócio-profissionais
23
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 4: O Profissional de Secretariado
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Bazin, Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Lisboa,Edições CETOP.
Enciclopédia da Secretária, Marina Editores, volumes I e II.
Hughes, Vera e Christina (1995), Manual da Secretária Profissional, Lisboa, Edições CETOP.
Lousã, Aires et al (2004), Técnicas Administrativas, Porto, Porto Editora.
Vivien, Georges e Verónique Arné (1999), Guia Larousse da Secretária, Lisboa, Edições CETOP.
Outros recursos
Revista Dirigir, vários volumes
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Outras revistas e jornais da especialidade
24
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 5
O Secretariado na Actualidade
Duração de Referência: 18 horas
1. Apresentação
Neste módulo pretende-se dar aos alunos uma visão genérica do que a função secretariado foi alvo
nos últimos anos.
Assim, os alunos deverão adquirir conhecimentos e técnicas que lhes permitam fazer face à
especificidade e às exigências da profissão.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Compreender a evolução do secretariado.
•
Situar o secretariado no contexto da empresa actual.
•
Explicar as funções do secretariado.
•
Desenvolver competências que permitam um correcto desempenho da profissão.
•
Reconhecer a necessidade da actualização permanente.
3. Âmbito dos Conteúdos
• A evolução do secretariado
• O que se entende por secretariado
Departamento
Actividade
Elemento ou conjunto de elementos organizados
• Como se organiza
Papel funcional
Organização material
• Noção de organização
Centralizada
Descentralizada
Horizontal
25
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 5: O Secretariado na Actualidade
Vertical
Individual
Colectiva
•
Funções clássicas do secretariado
•
Funções do secretariado actual
4.
Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Barnes, & Manning, M.(1991), Excelência Profissional para Secretária, Lisboa, Monitor Edições.
Périn, Jonamim (1999), Secrétaire et Manager: une equipe gagnante,
Paris, Les Editions
D’Organisation.
Outros recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
26
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 6
Técnicas de Atendimento
Duração de Referência: 30 horas
1. Apresentação
Com este módulo pretende-se que os alunos reconheçam os públicos existentes numa organização,
internos e externos, e identifiquem as técnicas de atendimento inerentes a esses públicos.
Também se requer, através deste módulo, que os alunos saibam executar, com espírito profissional,
a tarefa de atendimento, não só ao nível presencial como também ao não presencial.
2. Objectivos de Aprendizagem
y
Compreender a noção de públicos.
y
Distinguir e reconhecer os diversos públicos da empresa/OES.
y
Reconhecer a importância do papel do Secretariado como instrumento de Relações Públicas.
y
Distinguir o atendimento presencial e não presencial.
y Desenvolver técnicas no sentido de melhorar os seus processos comunicacionais no atendimento.
y
Aplicar técnicas de saber ouvir em situações de face a face.
y
Identificar e aplicar regras para bem comunicar e atender o público.
y
Desenvolver técnicas no sentido de lidar com situações delicadas no atendimento.
y
Enumerar os factores críticos de sucesso ao telefone.
y
Praticar os comportamentos positivos no atendimento telefónico.
y
Conceber e utilizar fichas de recepção e execução de chamadas telefónicas.
y
Evitar erros comuns na utilização do telefone.
3. Âmbito dos Conteúdos
y
Os públicos da empresa/OES
Noção de públicos
Tipos de públicos:
O público externo e públicos internos
Utentes - Intracooperação e Intercooperação; Utentes não membros ( Na abordagem das
OES)
27
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 6: Técnicas de Atendimento
O papel do Secretariado como instrumento de Relações Públicas
•
O atendimento presencial e não presencial
A comunicação no atendimento
O atendimento presencial:
A comunicação face a face
Comunicação verbal
Comunicação não verbal
Atitudes comunicacionais do emissor e seus efeitos no receptor
O saber escutar
A importância da primeira impressão
Acolher e acompanhar visitantes
Lidar com situações difíceis
O atendimento não presencial:
Atendimento telefónico
Regras gerais
Regras ao receber uma chamada
Regras antes de efectuar uma chamada
Regras durante a comunicação
Concepção de fichas de recepção e execução de chamadas telefónicas
Factores críticos de sucesso ao telefone
Voz, respiração, ritmo do discurso
A escolha das palavras, linguagem
A etiqueta e as boas maneiras
•
A eficiência
O atendimento e a função social das OES ( Na abordagem das OES)
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Lisboa/São Paulo, Editorial Verbo.
Andrade, Elisabete Vieira Canha (1997), Gestos – Cortesia, Etiqueta, Protocolo, Lisboa, Texto
28
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 6: Técnicas de Atendimento
Editora.
Bazin, Dorothée e Anne Broiliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Lisboa, Edições Cetop.
Cascão, Amélia e Arcindo Cascão (1998), Atendimento, Lisboa, Cecoa.
Cesca, Cleuza (1997), Organização de Eventos, São Paulo, Summus Editorial.
Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Lisboa, Editorial Presença.
Meireles, Ana e Ana Sousa(1988), Secretariado na Empresa, Lisboa, Lisboa Editora.
Oliveira, Maria da Luz , Maria João Pais, Helena Faria Monteiro e Belmiro Gil Cabrita (1997),
Trabalhos de Aplicação, 11º Ano, Lisboa, Texto Editora.
Santos, Jorge M. L. Dias, Maria Helena Vieira Lemos (1989), O Trabalho Administrativo na Empresa,
Porto, Edições Asa.
Teixeira, Marília Pimentel (1993), Protocolo Empresarial, Porto, Associação Industrial Portuguesa,
Coprai – Departamento de Formação.
Walker, Lin (2001), Técnicas de Utilização do Telefone, Lisboa, Livros e Livros.
Outros recursos
Quadro branco
Expositores para apresentação de trabalhos
Meios audiovisuais (retroprojector e ecran, máquina fotográfica, televisor e vídeo)
Revistas da especialidade para consulta
29
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 7
Protocolo e Imagem
Duração de Referência: 30 horas
1. Apresentação
Com este módulo pretende-se que os alunos reconheçam as diferentes normas e tipos de protocolo
bem como a importância do órgão de Secretariado na imagem de uma organização.
A actividade do Secretariado também exige que o profissional saiba qual o protocolo a utilizar, no
caso de necessitar de convidar pessoas face a um acontecimento institucional e na sociedade em
geral.
Ainda é da sua competência conhecer algumas normas que permitem uma correcta utilização de
cartões de visita face às diversas situações.
2. Objectivos de Aprendizagem
y
Caracterizar o protocolo.
y
Enumerar os tipos de protocolo.
y
Agir de forma ética nas diversas situações.
y
Reconhecer a importância do Secretariado na imagem de uma organização.
y
Caracterizar os convites.
y
Identificar e utilizar os diferentes tipos de convites.
y
Caracterizar os cartões de visita.
y
Enumerar os diversos tipos de cartões de visita.
3. Âmbito dos Conteúdos
y
Conceito de protocolo
y
Tipos de protocolo
Social
Entre o Social e o Profissional
Profissional
Oficial
y
A importância do Secretariado na imagem da organização
30
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 7: Protocolo e Imagem
A tarefa: “recepcionismo” – a imagem da empresa
y
As rotinas quotidianas
Convites
Formais
Informais
Particulares
y
Cartões de visita
Características
Diferentes tipos
4.
Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, sítios da internet ou outros recursos, a
partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os alunos possam
desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Lisboa/São Paulo, Editorial Verbo.
Andrade, Elisabete Vieira Canha (1997), Gestos – Cortesia, Etiqueta, Protocolo,-, Lisboa, Texto
Editora.
Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social… Protocolo Profissional, Lisboa, Plátano Edições
Técnicas.
Cascão, Amélia e Arcindo Cascão (1998), Atendimento, Lisboa, Cecoa.
Cesca, Cleuza Gertrude (1997), Organização de Eventos, São Paulo, Summus Editorial.
Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Lisboa, Editorial Presença.
Teixeira, Marília Pimentel (1993), Protocolo Empresarial, Porto, Associação Industrial Portuguesa,
Coprai – Departamento de Formação.
Outros recursos
Quadro branco
Expositores para apresentação de trabalhos
Meios audiovisuais (retroprojector e écran, máquina fotográfica, televisor e vídeo)
Revistas da especialidade para consulta
31
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 8
O Contrato de Compra e Venda
Duração de Referência: 36 horas
1. Apresentação
Com este módulo pretende-se que os alunos reconheçam e caracterizem a natureza do contrato de
compra e venda e os intervenientes do mesmo, que saibam identificar as fases do contrato e as
condições contratuais a que pode ficar sujeito e, simultaneamente, reconhecer a importância do
correcto preenchimento de toda a documentação que lhe é inerente.
É necessário que se relacione, na fase contratual, todo um conjunto de saberes intrínsecos da
actividade comercial, nomeadamente os que se referem às diferentes maneiras de identificar a
qualidade e a quantidade de mercadorias a transaccionar, os locais de entrega a nível nacional e
internacional, as fixações de preços, os tipos de descontos que se podem conceder e as distintas
épocas e formas de pagamento que se podem efectuar.
Propõe-se, como corolário deste módulo, a utilização de cadeias documentais, onde os alunos
poderão praticar o preenchimento de toda a documentação relativa ao contrato de compra e venda, e
a prática de cálculos comerciais para os diferentes tipos de descontos a conceder e imposto (IVA) a
aplicar.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Caracterizar o contrato de compra e venda.
•
Identificar os contraentes.
•
Reconhecer a natureza do contrato.
•
Indicar os efeitos de um contrato de compra e venda.
•
Distinguir, reconhecer e identificar cada uma das fases do contrato de compra e venda.
•
Identificar e/ou saber estabelecer as condições a acordar, num contrato de compra e venda, no
que se reporta à forma como pretende indicar:
- a qualidade das mercadorias;
- a quantidade das mercadorias;
- os locais de entrega a nível nacional e internacional;
- o modo de fixação de preços;
- o tipo de descontos a conceder;
- o tipo de moeda a utilizar;
- a época de pagamento;
32
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 8: O Contrato de Compra e Venda
- as diferentes formas de pagamento das mercadorias compradas.
•
Efectuar cálculos comerciais.
•
Inferir da importância das reclamações e das devoluções de mercadorias.
•
Identificar e preencher toda a documentação inerente ao contrato de compra e venda.
•
Analisar documentação para reconhecer, identificar e interpretar como um todo, o contrato
efectuado.
•
Argumentar e apresentar os fundamentos devidos sobre análises contratuais efectuadas.
•
Preencher correctamente uma cadeia documental.
•
Realizar tarefas de forma autónoma e responsável.
•
Revelar hábitos de trabalho individual e em grupo.
•
Revelar espírito crítico e hábitos de tolerância e cooperação.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Caracterização do Contrato de Compra e Venda
Noção de contrato de compra e venda
Efeitos do contrato de compra e venda
Natureza do contrato de compra e venda
•
Fases do Contrato de Compra e Venda
A Encomenda
A Entrega
A Liquidação
O Pagamento
•
Condições a acordar
Na fase da Encomenda
A indicação da qualidade
A indicação da quantidade
Na fase da Entrega
O local de entrega
A época da entrega
A forma de entrega
Na fase da Liquidação
A identificação da moeda a utilizar na transacção
A fixação do preço
Os diferentes tipos de descontos
33
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 8: O Contrato de Compra e Venda
Comerciais
Financeiros
Sucessivos
O IVA
Aplicações práticas
Na fase do Pagamento
O local de pagamento
A época de pagamento
As formas de pagamento
As Reclamações e as Devoluções
•
A Documentação Comercial
A Nota de Encomenda
A requisição
A nota de encomenda
A Guia de Remessa
O Talão de Recepção
A Factura
Documentos rectificativos da factura:
Nota de Débito
Nota de Crédito
A Factura-Recibo
A Factura de Praça
A Factura Provisória ou Condicional
A Factura Pró-forma ou Simulada
A Facturação Electrónica
O Recibo
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Matos, Maria Adelaide, Hélder Viegas (2004), Práticas Administrativas – 10º Ano, Curso Tecnológico
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Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 8: O Contrato de Compra e Venda
de Administração, Lisboa, Texto Editora
Campos, Ana Paula et al (2004), Praticas Administrativas – 10º Ano, Curso Tecnológico de
Administração, Lisboa, Plátano Editora.
Outros recursos
Código Civil
Código Comercial
Código do IVA
Código das Sociedades Comerciais
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
35
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 9
Operações Bancárias
Duração de Referência: 24 horas
1. Apresentação
As constantes evoluções tecnológicas proporcionaram, à actividade bancária, um enorme
desenvolvimento nos últimos anos. A proliferação de produtos e serviços, propostos pela banca, não
pára de aumentar. É, pois, necessária uma constante actualização nesta área, para que nos
possamos informar de toda uma gama de produtos e serviços que, cada vez mais diversificados,
utilizam os meios informáticos para se concretizarem. No entanto, existem conceitos e competências
elementares, que deverão ser adquiridos e praticados para melhor se progredir nesta área de
serviços.
Deverão utilizar-se uma linguagem e um vocabulário adequados a este tipo de actividade e haver
uma aproximação dos temas a tratar ao quotidiano bancário, a mais real possível, na prática e/ou
simulação, dentro da sala de aula.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Caracterizar a actividade bancária e inferir da sua importância no desenvolvimento de outras
actividades.
•
Identificar as diferentes operações de crédito passivo e de crédito activo.
•
Distinguir e relacionar os diferentes tipos de contas bancárias.
•
Descrever o processo de abertura de conta.
•
Estabelecer a diferença entre os tipos de conta de depósito.
•
Relacionar os diferentes tipos de movimentação de contas bancárias.
•
Estabelecer a diferença e relacionar os tipos de juro atribuídos a cada conta.
•
Saber utilizar a consulta de saldos, conta-corrente como elemento essencial na conferência das
operações realizadas.
•
Identificar, classificar e elencar as características dos títulos de crédito.
•
Saber definir e indicar as características do cheque.
•
Distinguir os cheques quanto à forma de transmissão.
•
Identificar os intervenientes no cheque.
•
Estabelecer a diferença entre os endossos possíveis.
•
Emitir correctamente qualquer tipo de cheque.
36
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 9: Operações Bancárias
•
Definir e indicar as características da letra.
•
Identificar os intervenientes na letra.
•
Definir operação de desconto.
•
Definir operação de reforma.
•
Efectuar os cálculos necessários às operações de desconto e de reforma.
•
Elencar e identificar outras operações bancárias.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Noção e classificação das operações bancárias
O que é um banco
A importância da actividade bancária no desenvolvimento de outras actividades (económica,
industrial, comercial, …)
•
As operações de crédito bancário
Caracterização das operações passivas e activas
Tipos de contas bancárias
Procedimento para a abertura de uma conta
Diferentes tipos de depósitos
Juro a atribuir a cada tipo de depósito
A movimentação dos depósitos
A consulta de saldos
•
Os títulos de crédito
Características dos títulos de crédito
Classificação quanto à forma de transmissão
Natureza jurídica dos títulos de crédito
Classificação dos títulos de crédito quanto ao vencimento
O Cheque
Definição
Intervenientes
Tipos de emissão
Tipos de endosso
O Aval
O Pagamento
O Protesto
Modalidades
37
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 9: Operações Bancárias
Cheques de viagem
A Letra
Definição
Intervenientes
Imposto de selo
O Aceite
O Aval
O Endosso
O Vencimento da letra e as diferentes épocas de vencimento
O Protesto
O Desconto
A Reforma
A Livrança
Características da Livrança
Outras Operações Bancárias
Corretagem/Execução de Ordens de Bolsa
Colocação de títulos
Aluguer de cofres
Transferências bancárias
Cobranças
Gestão de fortunas
Administração de propriedades
Recebimentos e pagamentos por conta de outrem.
Cálculos financeiros.
Documentação inerente à actividade.
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Matos, Maria Adelaide, Hélder Viegas (2004), Práticas Administrativas – 10º Ano, Curso Tecnológico
de Administração, Lisboa, Texto Editora.
38
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 9: Operações Bancárias
Campos, Ana Paula et al(2004), Praticas Administrativas – 10º Ano, Curso Tecnológico de
Administração, Lisboa, Plátano Editora.
Outros recursos
Código Comercial
Qualquer endereço dos bancos situados em território nacional.
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
39
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 10
A Comunicação e a Informação
Duração de Referência: 36 horas
1. Apresentação
Neste módulo pretende-se identificar os elementos constituintes e intervenientes num processo de
comunicação, bem como, reconhecer a importância de um sistema de informação na empresa.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Compreender a importância da Comunicação numa organização.
•
Analisar os elementos-base do processo de comunicação.
•
Reconhecer os diversos tipos de comunicação.
•
Compreender as questões relacionadas com a comunicação oral e escrita.
•
Reconhecer a importância de uma comunicação eficaz.
•
Conhecer os requisitos das diferentes comunicações escritas.
•
Conhecer algumas normas nacionais e internacionais relativas à normalização do trabalho
administrativo.
•
Compreender todo o processo de recepção, transmissão e registo da informação numa
organização.
•
Assegurar a expedição da correspondência preenchendo correctamente os sobrescritos.
•
Conhecer os serviços dos correios e outros meios associados à expedição da documentação.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Conceitos de Comunicação e Informação
•
Elementos do Processo da Comunicação
•
A Circulação da Informação
•
Tipos de Comunicação
•
A Importância da Comunicação
•
Normalização da Correspondência
•
Recepção e Registo da Informação
•
Expedição da Documentação
40
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 10: A Comunicação e a Informação
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Almeida, V. (2000), A Comunicação Interna na Empresa, Lisboa, Práxis.
Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Lisboa, Editorial Verbo.
Amaral, Isabel (2000), Imagem e Internacionalização, Lisboa, Editorial Verbo.
Barker, Alan (1999), Como Escrever Cartas Comerciais, Mem Martins, Lyon Edições.
Lorente, M. José G. (2001), Manual Prático da Secretária Eficiente, Novakey España, S. L..
Loureiro, José e Filomena Silva (1995), Área de Administração, Serviços e Comércio, Lisboa, Texto
Editora.
Meireles, Ana e Ana Sousa (1990), Secretariado na Empresa, Lisboa, Lisboa Editora.
Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação, Lisboa, Texto Editora
Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Setúbal, Marina Editores.
Santos, Jorge e Maria Helena Lemos (1990), O Trabalho Administrativo na Empresa, Porto, Edições
Asa.
Outros recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
41
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 11
A Comunicação Interna
Duração de Referência: 21 horas
1. Apresentação
Na leccionação deste módulo pretende-se que os alunos reconheçam a importância que as
comunicações internas assumem no bom funcionamento da empresa ou organização, transmitindo
mensagens ou instruções de serviço, em diferentes formatos e denominações.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Compreender a importância que o profissional de Secretariado tem como principal elemento das
comunicações internas numa organização.
•
Enquadrar as comunicações internas nas situações de rotina administrativa.
•
Conhecer as regras básicas para elaborar determinadas comunicações, tais como, relatórios,
convocatórias e actas.
•
Redigir documentos de comunicação interna.
•
Trabalhar com outros meios de apoio a estas comunicações (telefax, e-mail).
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Tipos de Comunicações Internas
Memorandos e sua Estrutura
Notas e Ordens de Serviço
Comunicados Internos
•
Reuniões e Assembleias
As convocatórias;
As Actas
•
Relatórios e seus requisitos
42
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 11: A Comunicação Interna
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Almeida, Vitor (2000), A Comunicação Interna na Empresa, Lisboa, Práxis.
Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Lisboa, Editorial Verbo.
Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Vila Nova de Gaia, Estratégias
Criativas.
Lorente, M. José G. (2001), Manual Prático da Secretária Eficiente, Novakey España, S. L..
Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação, Lisboa, Texto Editora.
Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Setúbal, Marina Editores.
Santos, Madalena e Arménia Maia (1991), Práticas Administrativas e de Secretariado, Porto, Porto
Editora.
Outros recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
43
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 12
A Correspondência Comercial e Socioprofissional
Duração de Referência: 33 horas
1. Apresentação
Neste módulo pretende-se que os alunos reconheçam que a correspondência comercial é um
elemento de primordial importância numa organização, pois é um meio de divulgar a imagem da
mesma e de viabilizar uma maior operacionalidade dos serviços, devendo basear-se numa redacção
inequívoca e rigorosa de modo a facilitar a sua leitura e compreensão.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Conhecer os diferentes tipos de comunicação ligados ao quotidiano de uma organização.
•
Conhecer e aplicar as normas relativas ao tipo de documento a elaborar.
•
Utilizar uma linguagem adequada aos novos processos organizacionais.
•
Conhecer e verificar sempre as regras gramaticais e a correcção ortográfica.
•
Conhecer e actualizar o glossário de expressões, abreviaturas e formulários usados na redacção
da correspondência.
•
Redigir cartas comerciais em formato tradicional e normalizado.
•
Utilizar as técnicas de comunicação existentes em conjugação com os meios de transmissão
mais apropriados.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Correspondência Comercial
Cartas (sistema tradicional / sistema normalizado)
Faxes
Mailings
Circulares
Correio Electrónico
•
Correspondência Socioprofissional
Os Bancos e as Instituições Bancárias
Pedidos de crédito ou financiamento;
Comércio internacional;
44
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 12: A Correspondência Comercial e Socioprofissional
Os Seguros e as seguradoras
Proposta ou minuta
Apólice
Acta adicional
Os Transportes e as Deslocações
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Barker, Alan (1999), Como Escrever Cartas Comerciais, Mem Martins, Lyon Edições.
Campos, Ana Paula e Maria João Esteves (2000), Guia de Correspondência Comercial, Lisboa,
Plátano – Edições Técnicas.
Gómez, Sonia (1999), Correspondência Comercial, Lisboa, Editorial Estampa.
Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Vila Nova de Gaia, Estratégias
Criativas.
Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação, Lisboa, Texto Editora.
Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Setúbal, Marina Editores.
Santos, Madalena e Arménia Maia (1991), Práticas Administrativas e de Secretariado, Porto, Porto
Editora.
Santos, Madalena (1991), Dicionário Prático Comercial e Administrativo, Porto, Porto Editora.
Torriente, Gastón F. e Eduardo Zayas-Bazan (1995), Como Escrever Cartas Eficazes, Mem Martins,
Edições Cetop.
Outros recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
45
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 13
A Correspondência Administrativa
Duração de Referência: 36 horas
1. Apresentação
Neste módulo pretende-se dar a conhecer como as empresas, independentemente da sua área de
actividade, se devem dirigir aos organismos públicos, através de comunicações que obedecem
normalmente a uma redacção formal, remetendo invariavelmente para aspectos legislativos,
normativos ou regulamentares.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Conhecer as regras, tanto formais como de conteúdo, que regulam a estrutura destas
comunicações.
•
Identificar os principais tipos de comunicações administrativas.
•
Pesquisar, seleccionar e organizar este tipo de informação.
•
Efectuar a leitura de vários documentos administrativos.
•
Elaborar ofícios, requerimentos, declarações e certificados.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Comunicações Administrativas
Ofícios;
Avisos e notificações
Memoriais, petições e requerimentos
Procurações e protocolos
Atestados, certidões, certificados e declarações
Anúncios
Editais
Leilões e hastas públicas
•
Vocabulário das Comunicações Administrativas
Fórmulas e formulários
Siglas e abreviaturas
•
Redacção e Preenchimento de Impressos
46
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 13: A Correspondência Administrativa
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social, Protocolo Profissional, Lisboa, Plátano, Edições
Técnicas.
Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, Vila Nova de Gaia, Estratégias
Criativas.
Santos, Jorge e Maria Helena Vieira S. Lemos (1990), O Trabalho Administrativo na Empresa, Porto,
Edições Asa.
Santos, Madalena e Arménia Maia (1991), Práticas administrativas e de Secretariado, Porto, Porto
Editora.
Oliveira, Maria da Luz et al (1997), Trabalhos de Aplicação, Lisboa, Texto Editora.
Pimentel, Marília (1998), Enciclopédia da Secretária, Setúbal, Marina Editores.
Outros recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
47
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 14
Circuito da Documentação
Duração de Referência: 18 horas
1. Apresentação
Neste módulo os formandos deverão aprender o significado de “documento”, onde vamos transmitir a
sua definição e salientar a sua importância na vida das organizações.
Posteriormente serão apresentadas as noções dos vários tipos de documentos internos e externos e
toda a documentação comercial, administrativa e bancária.
Após o conhecimento da documentação e dos documentos inerentes à vida organizacional, os
formandos deverão ter a capacidade de proceder à recepção, registo e distribuição de toda a
correspondência empresarial, enquadrado no tratamento específico da documentação.
2. Objectivos de Aprendizagem
• Capacitar os formandos para o domínio da documentação organizacional, seu tratamento
especifico encaminhamento de toda a correspondência depois de devidamente tratada.
• Requerer a atenção dos formandos para a importância do documento como suporte de ideias e
informações.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Circuito da Documentação
Conceito de Documento
Definição de documento e a sua importância para a vida das organizações
As características da documentação: pertinência, exaustividade, rapidez
Tipos de Documentos
Noções dos vários tipos de documentos internos e externos da vida das organizações:
documentação comercial, administrativa e bancária.
Documentos reais e/ou simulados do quotidiano de escritório e “dossiers” de documentos
físicos.
Recepção, registo e distribuição da correspondência
O circuito da correspondência
48
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 14: Circuito da Documentação
O saber: ler, compreender, reagir e integrar no tratamento da informação
A recepção dos documentos: Correio Ordinário, Por mão própria, Correio Registado, Fax, email e telex
A abertura da correspondência: a função de abrir a correspondência; extrair documentos,
apor carimbo de entrada,
registar a entrada, numerar os documentos
Leitura de conteúdos, consulta do plano de codificação
Acto de colocar a correspondência em pastas
O envio para o sector respectivo
4.
Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Teixeira, Marília Pimentel (2000), Organização e Práticas de Secretariado, Lisboa, Universidade
Aberta
Teixeira, Marília (1994), A Execução da Tarefa Correspondente em Língua Portuguesa, Lisboa,
Citeforma
Outros recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
49
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 15
Arquivo
Duração de Referência: 22 horas
1. Apresentação
Salientar a importância do arquivo na vida das organizações.
Dotar os formandos de conhecimentos suficientes para procederem ao arquivo de toda a
documentação inerentes à vida organizacional.
Aquisição de conhecimentos sobre os métodos e técnicas fundamentais de arquivo.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Dominar as técnicas de arquivo e sua aplicação real em contexto de trabalho simulado.
•
Organizar os dossiers necessários à vida organizacional.
•
Aplicar as novas tecnologias de informação e comunicação às técnicas de arquivo.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Arquivo
Noção
Os tipos e funções do arquivo numa organização
O arquivo tradicional e o informatizado
Introdução aos métodos e técnicas de arquivo
Classificação e Codificação
Abordar os sistemas de classificação, utilizando uma metodologia eminentemente prática
Organização de dossiers e ficheiros
Novas Tecnologias de Informação e Comunicação
Técnicas de Arquivo: Recolha Sistemática da Documentação; Manutenção de Dossiers e
Ficheiros; Acesso à Base de Dados.
50
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 15: Arquivo
4.
Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Guia de Técnicas de Secretariado (2000), Lisboa, Texto Editora.
Teixeira, Marília (2000), Organização e Práticas de Secretariado, Lisboa, Universidade Aberta
Outros recursos
Quadro
Computador e Videoprojector
Sala de Informática
Revistas e jornais da especialidade
51
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 16
O Computador como Ferramenta de Trabalho no Secretariado
Duração de Referência: 30 horas
1.
Apresentação
Neste módulo pretende-se preparar os alunos para a utilização ergonómica e racional do computador,
como ferramenta actual e universal, na concepção e tratamento da imagem documental de acordo
com as normas em vigor, visando a diminuição do cansaço e o aumento da produtividade e
competitividade.
2.
•
Objectivos de Aprendizagem
Compreender a importância do papel das novas tecnologias da informação e comunicação no
Secretariado.
•
Utilizar o teclado de um computador, com alguma rapidez e com correcção decadactilar.
•
Dominar técnicas de execução dactilográfica.
•
Criar, editar e imprimir documentos de qualidade e estética profissional, de acordo com as
normas portuguesas e internacionais em vigor.
•
Paginar e estruturar documentos administrativos longos.
•
Utilizar a impressão em série (Mail Merge).
3.
•
Âmbito dos Conteúdos
A posição de trabalho – prevenção de problemas de saúde pela utilização de uma correcta
posição de trabalho (a forma de sentar, a posição do tronco, a posição dos braços, a distribuição
dos dedos sobre o teclado)
•
A importância e repercussões no trabalho da utilização do método decadactilar e do ritmo
digitativo
•
A memorização e domínio do teclado do computador – exercícios digitativos aplicados ao
processador de texto
•
A concepção e tratamento da imagem documental
•
As normas de estética – Normas Portuguesas e Internacionais
52
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 16: O Computador como Ferramenta de Trabalho no Secretariado
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Rebelo, Francisco (2004), Ergonomia no dia a dia, Lisboa, Edições Sílabo.
Santos, Madalena (1989), A comunicação Dentro e Fora da Empresa, Porto, Porto Editora.
Outros recursos
Computadores, com ligação à Internet.
Impressoras.
Scanner.
Videoprojector.
Aplicações informáticas para escritório
53
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 17
Registo Electrónico da Informação
Duração de Referência: 30 horas
1. Apresentação
Neste módulo pretende-se analisar e compreender as potencialidades e vantagens da utilização das
ferramentas informáticas, como auxiliares na actividade profissional, nomeadamente no que se refere
ao registo electrónico da informação.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Reconhecer a importância do armazenamento da informação digitalizada.
•
Utilizar correctamente as técnicas de digitalização de documentos sob a forma de imagem e
OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).
•
Gerir eficazmente a informação relativa à carteira de clientes e fornecedores, com recurso a
Sistemas de Gestão de Bases de Dados.
•
Aplicar conhecimentos adquiridos na resolução de questões práticas.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
A digitalização de documentos
•
A gestão da carteira de clientes e fornecedores, através de Sistemas de Gestão de Bases de
Dados.
4.
Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Viescas, John (2000), Running Microsoft Access 2000, Lisboa, McGraw-Hill Editora
54
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 17: Registo Electrónico da Informação
Outros recursos
Computadores, com ligação à Internet
Impressoras
Scanner
Máquina fotográfica digital
Videoprojector
Aplicações informáticas para escritório
55
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 18
Reuniões de Trabalho
Duração de Referência: 36 horas
1.
Apresentação
Neste módulo pretende-se mostrar a importância das reuniões de trabalho como actividades
essenciais do mundo empresarial, assim como evidenciar o papel fundamental do profissional de
secretariado para o sucesso das mesmas. Neste sentido, apresenta-se uma série de procedimentos
que estão na base da organização e planificação de diferentes tipos de reuniões de trabalho, assim
como todo um processo de actuação antes, durante e após as mesmas.
Ao efectuar-se uma abordagem nas Organizações de Economia Social deverá considerar-se a
especificidade existente em termos das reuniões dos órgãos sociais, deliberativos e consultivos, no
que se refere à sua organização.
2.
•
Objectivos de Aprendizagem
Apresentar os diferentes tipos de reuniões de trabalho e os seus intervenientes possíveis.
• Evidenciar a importância dos vários tipos de reuniões de trabalho na actividade empresarial ou
nas OES.
• Definir o papel global do profissional de secretariado na organização de uma reunião de trabalho.
• Definir o vocabulário específico dos diferentes tipos de reuniões de trabalho.
• Reconhecer a importância do sigilo na preparação e participação numa reunião de trabalho.
• Caracterizar todo o processo que envolve uma reunião de trabalho, desde a sua preparação até à
divulgação do seu resultado.
• Explicitar os processos de rotina do secretariado nas reuniões de trabalho (antes, durante e após
as mesmas).
• Reconhecer a responsabilidade que a organização de uma reunião de trabalho envolve.
• Proporcionar uma noção básica dos processos e estratégias de comunicação e debate nas
reuniões de trabalho.
• Justificar a importância das reuniões electrónicas na empresa actual e do futuro.
• Explicar o funcionamento das reuniões electrónicas.
• Distinguir os diferentes tipos e espécies de reuniões alargadas e de reuniões internacionais.
• Descrever todo o processo de planeamento e organização específicos das reuniões alargadas e
das reuniões internacionais.
• Apresentar o modo de actuação antes, durante e após uma reunião alargada e uma reunião
internacional.
56
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 18: Reuniões de Trabalho
3.
•
Âmbito dos Conteúdos
Introdução
Os vários tipos de reuniões e respectivas finalidades
Os elementos intervenientes nos diferentes tipos de reuniões e respectivos papéis
O vocabulário específico das reuniões
O sigilo antes, durante e após a reunião
•
A preparação de uma reunião de trabalho
Recolha, elaboração e divulgação de informação (gestão de tempo e lista de tarefas, motivos e
objectivos, estatutos, data e local, agenda/ordem de trabalhos, lista de participantes, contactos
necessários, convocações, documentação de apoio, orçamento, dossiê dos participantes)
Preparação do local (número de pessoas, formato da sala, material de apoio, equipamento
audiovisual, serviço de secretariado, serviço de café/bebidas, decoração, verificação das
condições de utilização)
•
O secretariado na reunião de trabalho
Acolhimento e encaminhamento
Documentação
Normas legais e usuais a ter em conta
Tomada de notas e/ou recolha de apontamentos e gravação
Apoio nas apresentações
Interpretação/tradução
•
Tarefas a executar após a reunião de trabalho
Elaboração da acta, tendo em conta as respectivas terminologias e normas
Resumo da reunião (documentos-síntese)
Distribuição e arquivo da documentação
Divulgação de resultados/deliberações (circulares, notas de serviço, comunicados)
•
As Reuniões Electrónicas (Sistemas Tecnológicos de Apoio a Reuniões)
Definição e importância
Bases de Dados Partilhadas
Correio Electrónico
Calendário e Conferência de Grupo
Videoconferência
•
As Reuniões Alargadas / As Reuniões Internacionais
Motivos e Objectivos
Tipos
Níveis de participação
Organização (reuniões preparatórias; programa provisório; contactos a estabelecer; programa
definitivo e condições de participação; documentação e material necessários; catering)
57
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 18: Reuniões de Trabalho
Divulgação (interna; na imprensa; outdoors; circulares e cartas-circulares com boletins de inscrição;
convites)
Actuação durante e após a acção
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Bazin, Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Mem Martins, Edições
CETOP.
Bercovici, Geneviève e Christine Harache (1996), Como Ser uma Secretária Eficiente, Mem Martins,
Edições CETOP.
Código das Sociedades Comerciais.
Corcos, Marc (1994), Como Organizar Reuniões Comerciais, Mem Martins, Edições CETOP.
Correa, Hélène Alvares (1993), As Relações com a Imprensa, Colecção Guias de Sucesso, Mem
Martins, Publicações Europa-América.
Descheper, Jacques (1992), Saber Comunicar com os Jornalistas: da Imprensa, da Rádio e da
Televisão, Colecção da Comunicação, Mem Martins, Edições CETOP.
Ferreira, Paulo da Trindade (2005), Reuniões de Trabalho, Lisboa, Editorial Presença.
Guedes, José (1999), Guia Prático das Comunicações Formais, V. N. Gaia, Estratégias Criativas DICO
Guia de Técnicas de Secretariado (2000), Lisboa, Texto Editora.
Guia dos Eventos (2002), Lisboa, Publicações Europa-América.
Hawthorne, Jennie (1998), Como Fazer Minutas e Actas de Reuniões, Lisboa, Edições CETOP.
Hindle, Tim (1998), Como Conduzir Reuniões, Porto, Livraria Civilização Editora.
Hughes, Vera e Christina (1995), Manual da Secretária Profissional, Mem Martins, Edições CETOP.
Keenan, Kate (1997), Dicas Úteis Para... Conduzir Reuniões, Colecção Mini-Guia do Gestor, Lisboa,
Texto Editora.
Lorente, M. José (2001), Manual Prático da Secretária Eficiente, Xirivella, Novakey España, S.L.
Lousã, Aires et al (1995), Técnicas de Organização Empresarial, Porto, Porto Editora.
Meireles, Ana e Ana Sousa(1988), Secretariado na Empresa, Lisboa, Lisboa Edições.
Nicolas, Pierre e Jacques Turbé (1994), Saber Organizar Reuniões, Mem Martins, Publicações
Europa-América.
58
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 18: Reuniões de Trabalho
Parreira, Artur (1997), Comunicação e Motivação nos Grupos e Reuniões de Trabalho, Lisboa, Plátano
Editora.
Payne, John e Shirley (1995), Dirigir Reuniões com Sucesso, Lisboa, Editorial Presença.
Seekings, David (1993), Como Organizar Conferências e Reuniões, Lisboa, Editorial Presença.
Serrano, Estrela (1998), A Organização de uma Reunião Internacional, Mem Martins, Edições CETOP.
Simonet, Jean e Renée (1990), Como Tirar Notas de Maneira Prática, Lisboa, Edições CETOP.
Taylor, H. M. e Mears, A. G. (1984), Como Dirigir uma Reunião, Lisboa, Editorial Presença.
Outros recursos
Computadores
Impressoras
Scanner
Videoprojector
Aplicações informáticas para escritório
59
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 19
Viagens de Negócios
Duração de Referência: 21 horas
1.
Apresentação
Apesar da contínua evolução das auto-estradas da informação, as deslocações e viagens continuam
a ser uma parte importante do quotidiano de uma organização. Com efeito, esta prática, que tem sido
favorecida pelo desenvolvimento das vias e meios de transporte e pela abolição de fronteiras na
Comunidade Europeia, tornou-se um ponto fulcral da actividade empresarial. A sua correcta
organização é o reflexo de um bom desempenho na área de secretariado.
2.
Objectivos de Aprendizagem
•
Identificar as principais espécies de deslocações profissionais e finalidade(s) respectiva(s).
•
Determinar, para uma situação pré-estabelecida:
- a calendarização;
- os contactos a estabelecer;
- as alternativas de itinerários e de meios de transporte;
- o alojamento;
- o programa/agenda da deslocação.
•
Preparar e constituir dossiers de trabalho destinados à viagem.
•
Agir, de forma conveniente, na ausência do respectivo dirigente.
•
Organizar as informações provenientes da viagem.
3.
•
Âmbito dos Conteúdos
Planificação e preparação de uma viagem
Calendarização
Comunicações a estabelecer para obtenção de informações sobre a viagem
Determinação do itinerário
Os meios de transporte internacionais e no local de destino
Reservas de bilhetes para transporte e para hotéis
O recurso às agências de viagem
Documentação e procedimentos burocráticos
Passaportes, vistos, certificados de vacinas
Credenciais
Outros documentos (carta de condução, seguros, etc.)
60
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 19: Viagens de Negócios
Aspectos financeiros
Moeda e câmbio
Cartões de crédito e cheques de viagem
Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de
uma viagem
• Elaboração do dossier
Roteiro da viagem: locais, horários de partidas e chegadas, datas e horas de reuniões, encontros,
eventos e identificação dos interlocutores
Dossiers específicos relativos aos assuntos a tratar
Documentos suplementares de carácter económico, turístico e cultural, contendo informações de
ordem prática relativas ao país de destino
Lista de endereços e telefones úteis no local de destino
Outros documentos e materiais como, cartões de visita, papel timbrado e envelopes da
organização, documentos/folhetos sobre a organização, brindes e ofertas diversas
•
Acompanhamento e seguimento da viagem
Actuação e comunicação na ausência dos dirigentes
Delegação de competências
Instruções sobre assuntos em curso e sobre questões urgentes fora do âmbito das
competências delegadas
A comunicação entre os dirigentes e a organização, no decurso da viagem
•
Follow-up da viagem
Relatórios da viagem
Actualização de arquivos a partir da documentação chegada e dos assuntos tratados.
Arquivo de outros documentos e materiais provenientes da viagem.
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Lisboa, Verbo.
Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social... Protocolo Profissional... uma Questão de
Civilidade, Lisboa, Plátano Edições.
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Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 19: Viagens de Negócios
Bazin, Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Mem Martins, Edições
CETOP.
Bercovivi, Geneviéve e Christine Harache (1999), Secrétaires Pro. Paris, Éditions d’ Organisation.
Correa, Hélène Alvares (1993), As Relações com a Imprensa, Colecção Guias de Sucesso, Mem
Martins, Publicações Europa-América.
Descheper, Jacques (1992), Saber Comunicar com os Jornalistas: da Imprensa, da Rádio e da
Televisão, Colecção da Comunicação, Mem Martins, Edições CETOP.
Hindle, Tim (1998), Como Gerir o seu Tempo, Porto, Livraria Civilização Editora.
Pimentel, Marília (dir.) (1998), Enciclopédia da Secretária, Setúbal, Marina Editores.
Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Lisboa, Editorial Presença.
Seekings, David (1993), Como Organizar Conferências e Reuniões, Lisboa, Editorial Presença.
Serrano, Estrela (1998), A Organização de uma Reunião Internacional, Mem Martins, Edições CETOP.
Outros recursos
Computadores
Impressoras
Scanner
Videoprojector
Aplicações informáticas para escritório
62
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 20
Organização de Eventos
Duração de Referência: 36 horas
1. Apresentação
A moderna gestão empresarial exige não só um acompanhamento constante da evolução
tecnológica, como uma actuação dinâmica e integrada no sistema económico-financeiro nacional e
internacional.
Visando a consecução desses objectivos, as empresas organizam eventos que têm uma repercussão
crescente na projecção da sua imagem. Desta forma, os alunos devem adquirir alguns saberes
práticos nesta área, que lhes permitam planear, organizar e apoiar a concretização de eventos numa
organização.
2. Objectivos de Aprendizagem
ƒ Reconhecer a importância de que se revestem os vários tipos de eventos na actividade
empresarial, bem como do papel que o profissional de secretariado desempenha na sua
preparação, organização e acompanhamento.
ƒ Conhecer as principais fases a observar na organização de um evento numa organização.
ƒ Identificar os procedimentos da organização de eventos profissionais e sociais.
ƒ Planear um evento, preparando os meios necessários que possibilitem a sua concretização.
ƒ Aplicar as normas protocolares que facilitem as relações intra e extra organizacionais.
ƒ Assessorar o evento, actuando eficazmente antes, durante e após a sua concretização.
3. Âmbito dos Conteúdos
•
Tipos de eventos
Eventos ou acontecimentos sociais
Inaugurações, comemorações, manifestações artísticas
Salões, feiras e exposições
Promoções, certames
63
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 20: Organização de Eventos
• Planificação e preparação/Elaboração de documentação
Planificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? quando? como?)
Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na organização de
eventos
Lista de participantes
Convites formais e informais
Redacção de convites formais
Indicações que deve conter
Regras de protocolo aplicáveis
Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública
Princípios de ergonomia (iluminação, ruídos, mobiliário)
Meios audiovisuais disponíveis
Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário
Visita à própria organização por parte de entidades externas
Plano da visita.
Contactos internos a estabelecer
Preparação de dossiers para os participantes
Refeições como complemento de eventos
Reserva de sala
Plano de ocupação de lugares
Definição de ementas
Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização
de um evento
Apresentações, saudações e cumprimentos
Encaminhamento dos participantes
Alterações de última hora
Incidentes críticos
Atrasos e ausências
Contactos com estrangeiros
Contactos com prestadores de serviços nesta área
Empresas organizadoras de eventos
Alugueres de salas
Utilização de restaurantes e hotéis
Utilização de transportes públicos
Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma organização
•
Follow-up
Recolha de excedentes de materiais distribuídos
64
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 20: Organização de Eventos
Redacção de relatórios
Redacção de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social
Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Amaral, Isabel (1997), Imagem e Sucesso, Lisboa, Verbo.
Barroca, Helena Ondina (1999), Protocolo Social... Protocolo Profissional... uma Questão de
Civilidade, Lisboa, Plátano Edições.
Bazin, Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z, Mem Martins, Edições
CETOP.
Bercovivi, Geneviére e Christine Harache (1999), Secrétaires Pro. Paris, Éditions d’ Organisation.
Correa, Héléne Alvares (1993), As Relações com a Imprensa, Colecção Guias de Sucesso, Mem
Martins, Publicações Europa-América.
Descheper, Jacques (1992), Saber Comunicar com os Jornalistas: da Imprensa, da Rádio e da
Televisão, Colecção da Comunicação, Mem Martins, Edições CETOP.
Hindle, T. (1998), Como Gerir o seu Tempo, Porto, Livraria Civilização Editora.
Pimentel, Marília (dir.) (1998), Enciclopédia da Secretária, Setúbal, Marina Editores.
Marchesi, Maria Rosa (1998), O Livro do Protocolo, Lisboa, Editorial Presença.
Seekings, David (1993), Como Organizar Conferências e Reuniões, Lisboa, Editorial Presença.
Serrano, Estrela (1998), A Organização de uma Reunião Internacional, Mem Martins, Edições
CETOP.
Outros recursos
Computadores
Impressoras
Scanner
Videoprojector
Aplicações informáticas para escritório
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Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 21
Comércio Internacional
Duração de Referência: 36 horas
1. Apresentação
A intensificação das trocas comerciais e o estabelecimento de acordos comerciais que visam facilitar
as negociações entre países do mesmo continente e entre países de outros continentes é uma
realidade que não podemos ignorar.
Paralelamente, com o desenvolvimento da Internet e do Comércio Electrónico, em que as trocas
comerciais estão mais facilitadas, é fundamental que os alunos de secretariado conheçam alguns
trâmites inerentes ao comércio internacional.
Com este tema / módulo pretende-se que os alunos adquiram conceitos, vocabulário e conheçam
operações específicas resultantes da troca de mercadorias, bens ou serviços entre países.
Ao efectuar-se uma abordagem nas OES deverá considerar-se a especificidade destas no que se
refere à sua dimensão comunitária e internacional, aos seus novos estatutos europeus bem como às
estruturas de comercialização internacional das cooperativas e às relações económicas e sociais
internacionais das OES.
2. Objectivos de Aprendizagem
• Indicar os fundamentos do Comércio Internacional.
• Distinguir Importação de Exportação e Comércio Intracomunitário.
• Conhecer a dimensão comunitária e internacional das OES ( para a abordagem nas OES).
• Identificar os novos estatutos europeus das OES ( para a abordagem nas OES).
• Identificar e preencher os documentos inerentes ao Comércio Internacional, de acordo com o meio
de transporte utilizado.
• Conhecer a importância do acondicionamento dos produtos para efeitos de transporte.
• Analisar os termos do Comércio Internacional (Incoterms).
• Conhecer as formas de pagamento no Comércio Internacional.
• Identificar as formas de garantias dos pagamentos internacionais.
• Relacionar os seguros à exportação como uma forma de financiamento à exportação.
• Definir alfândega e referir as suas principais funções.
66
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 21: Comércio Internacional
3. Âmbito dos Conteúdos
• Comércio Internacional
Fundamentos do Comércio Internacional
• Importação e Exportação
Conceitos base
Diferença entre importação /exportação e comércio intracomunitário
Novos estatutos europeus das OES ( para a abordagem nas OES)
• Funcionamento e documentação das trocas internacionais
Os termos de Comércio Internacional (Incoterms)
Transporte terrestre
Transporte marítimo
Transporte aéreo
Documentação
Factura
Factura-proforma
Certificados de circulação de mercadorias
Apólice ou certificado de seguro
Documentos dos transitários
Conhecimento de embarque
Certificados de origem
• Pagamentos
Condições e mecanismos gerais
Pagamento directo
Cobrança documentária
Abertura de crédito
• Garantias de Pagamentos
Fiança
Caução
Aval
Garantia Bancária
• Financiamento à exportação
Seguros relativos à exportação
Seguro de crédito
Seguro de créditos financeiros
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Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 21: Comércio Internacional
Seguro caução
• As alfândegas
Definição
Funções
Objectivo fiscal
Fim económico
Defesa da sociedade
•
Estruturas de comercialização internacional das cooperativas ( para a abordagem nas OES)
•
Estruturas das relações económicas e sócias internacionais das OES ( para a abordagem nas
OES)
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Pereira, J, M. Esteves (1987), Comércio: Operações, Documentação e Legislação. Lisboa: Plátano
Editora
Publicações
GEPE, Novo comércio novos consumos (2003), Lisboa.
Janus – Anuário de Relações Exteriores (anual), Lisboa, UAL / Público.
Outros recursos
Banco Mundial – www.worldbank.org
Banco de Portugal – www.bportugal.pt
Centro de Informação Europeia Jacques Delors – www.cijdelors.pt
Centro Europeu do Consumidor – www.consumidor.pt/cec/
Centro Norte-Sul do Conselho da Europa – www.nscentre.org
68
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 21: Comércio Internacional
Comissão Europeia (Representação em Portugal) – www.euroinfo.ce.pt
Euro Info Centres (EIC) – www.eicpme.iapmei.pt
Europa (Portal da União Europeia) – www.europa.eu.int
Eurostat – www.europa.eu.int/comm/eurostat/index.html
FMI – www.imf.org
Gabinete de Prospectiva e Planeamento – www.dpp.pt
Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas – www.iapmei.pt
Portal do Cidadão – www.portaldocidadao.pt
ICEP – www.icep.pt
NAFTA – www.nafta.net
OCDE – www.oecd.org
OIKOS – Cooperação e Desenvolvimento – www.oikos.pt
OMC – www.wto.org
ONU – www.un.org e www.unsyst.org
ONU (Gabinete em Portugal) – www.onuportugal.pt
OPEP – www.opec.org
Parlamento Europeu (Gabinete em Portugal) – www.parleurop.pt
UNCTAD (Comércio e Desenvolvimento) – www.unicc.org/unctad
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Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 22
Formação e Promoção Profissional
Duração de Referência: 36 horas
1. Apresentação
Ao profissional de secretariado compete o exercício de um conjunto muito diversificado de funções.
Os conteúdos propostos neste módulo pretendem complementar na vertente técnica um conjunto de
saberes que lhe permita exercer, de forma competente, as tarefas inerentes a esta profissão.
Pretende-se ainda, ajudar o formando a por em prática estratégias, dotando-o de capacidades e
dando-lhe as ferramentas necessárias para ser bem sucedido no processo de procura de emprego,
na medida em que esta deve ser estruturada e organizada, de forma a maximizar as hipóteses de
êxito e a não se perderem oportunidades.
Pretende-se, ainda, consciencializar o formando para a importância da valorização profissional, pois
as empresas serão cada vez mais aquilo de que os seus quadros são capazes.
2. Objectivos de Aprendizagem
•
Preparar os formandos para o Mundo do Trabalho.
•
Capacitar o formando de necessidade de se ajustar às novas exigências do mercado de trabalho.
•
Distinguir as fases do processo de recrutamento e selecção.
•
Dominar as estratégias e as diferentes etapas de um processo de recrutamento e selecção.
•
Identificar os modelos de selecção e recrutamento.
•
Conhecer as fontes de recrutamento e selecção.
Sensibilizar os formandos para a importância de formação contínua num mundo de trabalho em
mudança.
•
Saber valorizar as competências pessoais num processo de recrutamento.
•
Conhecer as técnicas de procura de emprego.
•
Conhecer as vantagens de internacionalização de um curriculum vitae.
•
Conhecer outras formas de como se iniciar no mundo do trabalho (o empreendorismo).
70
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 22: Formação e Promoção Profissional
3.
•
Âmbito dos Conteúdos
Plano de formação e actualização profissional
A formação como instrumento estratégico na gestão dos recursos humanos
Objectivos de formação
O acesso aos planos de formação
Tipos de formação
A importância da formação contínua
Projectos de formação na União Europeia
•
A procura do posto de trabalho
Definição de um projecto de carreira
Factores mais valorizados na procura de emprego
•
O acesso ao mercado de trabalho
O enquadramento da instituição/organização no mercado de trabalho
Estratégias e métodos de acesso ao mercado de trabalho
A importância dos Career Networks
Capacidades de iniciativa e empreendorismo
•
O Curriculum Vitae
A elaboração de um curriculum
Tipos de Curriculum
•
A carta de candidatura espontânea
Elaboração de uma carta de apresentação
A entrevista
Modelos de entrevistas
•
Os processos de recrutamento e selecção
Conceito de recrutamento
Processo de recrutamento
Tipos de recrutamento
Fontes de recrutamento
Conceito de selecção
O processo de selecção
As técnicas de selecção
Factores decisivos na selecção
Circuitos de selecção
71
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 22: Formação e Promoção Profissional
4.
Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Alvares, Patrícia (1999), Como Encontrar Trabalho., Lisboa, Editorial Estampa.
Bazin , Dorothée e Anne Broilliard (1999), O Guia da Secretária de A a Z.,Lisboa, Edições Cetop.
Cardoso, Adelino Alves (2000), Á conquista do Emprego., Lisboa, Edições Sidel.
Cowling, Alan, e Chloë Mailer (1998), Gerir os Recursos Humanos., Lisboa, Publicações Dom
Quixote.
Hindle, Tim (1998), Como Fazer Entrevistas., Porto, Livraria Civilização Editora.
Outros recursos
Computadores
Impressoras
Scanner
Videoprojector
72
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 23
Departamento Comercial e Marketing
Duração de Referência: 36 horas
1. Apresentação
O profissional de Secretariado pode exercer a sua função num qualquer departamento de uma
organização.
Neste módulo pretende-se que os alunos tomem contacto com vocabulário e actividades inerentes ao
Departamento Comercial e de Marketing, uma vez que há conceitos que é necessário apreender para
desempenhar o seu papel com rigor e profissionalismo.
2. Objectivos de Aprendizagem
• Distinguir compra de aprovisionamento.
• Indicar as funções principais de um departamento de compras.
• Descrever as etapas para a efectivação de uma compra.
• Analisar os documentos envolvidos numa compra.
• Dar a noção de stocks.
• Caracterizar a teoria JIT (Just in Time).
• Analisar o processo de armazenagem.
• Definir as tarefas administrativas do armazém.
• Compreender o papel do Marketing para o desenvolvimento do mercado.
• Definir os objectivos da função comercial.
• Analisar as divisões do mercado.
• Conhecer e caracterizar as variáveis do Marketing Mix.
• Definir Marca.
• Explicar as fases do ciclo de vida de um produto.
• Conhecer as diferentes técnicas de comunicação.
3. Âmbito dos Conteúdos
• Funções de um serviço de compras
Serviços requisitores
Tarefas
73
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 23: Departamento Comercial e Marketing
• Etapas para a efectivação de uma compra
Elaboração de um esquema orientador
• Documentação e ciclo documental
Documento de apoio
Contratos celebrados com fornecedores
Negociações anteriores
Shopping na concorrência
Tabelas de preços dos fornecedores
Cardex de produtos comercializados
Ficheiro de fornecedores
...
• Documento comprovativo de movimentação de mercadorias
Requisições
Notas de encomenda
Guias de remessa
Facturas
...
Gestão de Stocks
Gestão material de stocks
Recepção
Arrumação
Entrega
Gestão administrativa de stocks
Documentos administrativos
Arquivo
Gestão económica de stocks
Just in Time
Encomendas
• As vendas e as prestações de Serviços
O conceito de Marketing e a sua evolução
Definição e objectivos da função comercial
• O mercado e a concorrência
As classificações do mercado
Os tipos de concorrência
A segmentação de mercado
• O Marketing Mix
74
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 23: Departamento Comercial e Marketing
O Produto
Acepções do produto
Tipos de produto
Termos associados ao produto
Ciclo de vida dos produtos
Atributos do produto (marca, embalagem, rótulo, design, cor, qualidade, garantias, assistência pré
e pós-venda, ...
• O Preço
Formação dos preços
Redução dos preços
A distribuição
Tipos de intermediários
Força de vendas
O Merchandising
O Franchising
A Comunicação
Noção e objectivos
Instrumentos de comunicação
Publicidade
Promoção de vendas
Relações Públicas
4.
Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Campos, Ana Paula et al (1999), Técnicas de Organização Empresarial Bloco 1, 1º Vol., Lisboa,
Plátano Editora.
Campos, Ana Paula et al (2004), Comércio e Distribuição -Curso Tecnológico de Marketing -10º Ano,
Lisboa, Plátano Editora.
Campos, Ana Paula et al (2004), Introdução ao Marketing (Curso Tecnológico de Marketing 10º Ano),
Lisboa, Plátano Editora.
75
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 23: Departamento Comercial e Marketing
Campos, Ana Paula et al (1998),Tecnologias (Curso Tecnológico de Serviços Comerciais 12º Ano),
Lisboa, Plátano Editora.
Campos, Ana Paula et al (1998), Trabalhos de Aplicação (Curso Tecnológico de Serviços Comerciais
12º Ano), Plátano Editora.
Brito, Pedro Quelhas (1997), Como Fazer Promoção de Vendas, 2ª Ed., Lisboa, McGrawHill.
Brochand, Bernard et al. (2000), Mercator 2000, 9ª Ed., Lisboa, Publicações D. Quixote.
Beirola, Mário e Rui Almeida (1998), Merchandising: A nova técnica de Marketing, Lisboa, Texto
Editora.
Dayan & A. e L. Troadec (1994),O Merchandising, Mem Martins, Publicações Europa América.
Hughes, Vera e David Weller (1989), Manual Prático do Retalhista. Mem Martins, Edições Cetop
Masson, J.E. e A. Welloff (1985), O que é o Merchandising?. 2ª Ed., Mem Martins, Edições Cetop.
Revistas - Artigos Consultados
Armanda Alexandre, Você pediu um mailing?, Revista Marketing e Publicidade
Benedita Trindade et al., Marketing Directo – Quanto mais directo mais perto, Revista Briefing, 15 de
Março de 1999
João Proença, Cliente por um fio, Revista Marketing e Publicidade, nº 11, Abril de 1999
Patricia M. Cunha, Quanto mais directo melhor, Marketing & Publicidade, nº 25, Julho 2000
Endereços nacionais e internacionais
Banco Mundial – www.worldbank.org
Banco de Portugal – www.bportugal.pt
Bolsa de Valores de Lisboa – www.bvl.pt
Centro de Informação Europeia Jacques Delors – www.cijdelors.pt
Centro Europeu do Consumidor – www.consumidor.pt/cec/
Centro Norte-Sul do Conselho da Europa – www.nscentre.org
Comissão Europeia (Representação em Portugal) – www.euroinfo.ce.pt
Conselho da Europa – www.coe.int
DECO – Associação Portuguesa para a Defesa do Consumidor – www.deco.proteste.pt
Euro Info Centres (EIC) – www.eicpme.iapmei.pt
Gabinete de Prospectiva e Planeamento – www.dpp.pt
Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas – www.iapmei.pt
Instituto do Consumidor – www.ic.pt
Instituto Nacional de Estatística – www.ine.pt
Jornais:
- Diário Económico – www.diarioeconomico.com
76
Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 23: Departamento Comercial e Marketing
- Jornal de Negócios – www.negocios.pt
- Notícias da União Europeia – www.euobserver.com
- Semanário Económico – www.semanarioeconomico.iol.pt
Ministério das Actividades Económicas e do Trabalho – Gabinete de Estudos Estratégicos –
www.gee.min-economia.pt
Ministério das Finanças e da Administração Pública – Direcção Geral de Estudos e Previsão –
www.dgep.pt
Portal do Cidadão – www.portaldocidadao.pt
Outros recursos
Computadores
Impressoras
Scanner
Videoprojector
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Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
MÓDULO 24
Departamento Financeiro e Recursos Humanos
Duração de Referência: 36 horas
1. Apresentação
A assessoria ao Departamento Financeiro e Recursos Humanos passa por um conjunto de
aprendizagens tão diversificadas quanto a natureza dos próprios Departamentos.
Desta forma, este módulo apresenta-se com matéria da maior importância que se interrelaciona com
os outros módulos, e muito especialmente com o trabalho a desenvolver não neste Departamento
específico, mas numa estrutura empresarial em geral.
Para uma abordagem nas OES deverá considerar-se a especificidade do DRH ao longo da vida das
OES.
2. Objectivos de Aprendizagem
• Elaborar mapas de apoio à gestão.
• Efectuar pedidos de liquidação e pagamentos a fornecedores.
• Apoiar administrativamente processos de financiamento.
• Assessorar o processo de recrutamento e selecção de pessoal.
• Organizar e actualizar os ficheiros de pessoal.
• Conhecer as obrigações periódicas da empresa (Segurança Social, Finanças, Seguros).
• Elaborar documentos relativos ao pessoal (horários de trabalho, mapas de férias e faltas, folha de
vencimentos, inscrição na Segurança Social e outros).
• Gerir processos relativos a acidentes de trabalho.
3. Âmbito dos Conteúdos
• Mapas e outros documentos de apoio à gestão
•
Liquidação e pagamentos a fornecedores
•
Processos de financiamento
•
Processos de recrutamento e selecção de pessoal
• Organização e actualização de ficheiros de pessoal
• Obrigações periódicas da empresa / OES (Segurança Social, Finanças, Seguros/ tutelas
institucionais das OES)
• Documentos relativos ao pessoal (horários de trabalho, mapas de férias e faltas, folha de
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Programa de Técnicas de Secretariado
Cursos Profissionais
TÉCNICO DE SECRETARIADO
Módulo 24: Departamento Financeiro e Recursos Humanos
vencimentos, inscrição na Segurança Social e outros)
•
Gestão de processos relativos a acidentes de trabalho e doenças profissionais
4. Bibliografia / Outros Recursos
O professor que leccionar o módulo proporá os livros, revistas, endereços da internet ou outros
recursos, a partir da bibliografia geral que se encontra na parte I deste programa, de forma que os
alunos possam desenvolver os seus estudos e pesquisas indispensáveis ao processo de
aprendizagem.
A título de exemplo, sugere-se a seguinte bibliografia/recursos:
Livros
Cardoso, Adelino Alves (2000), Recrutamento e selecção de Pessoal, Col. Recursos Humanos e
Formação, local, Editora Lidel.
Seixo, José Manuel, (2004),Gestão de Desempenho, Colecção Recursos Humanos e Formação,
Lisboa, Editora Lidel.
Almeida, Vítor (2000), A Comunicação Interno na Empresa, Colecção Recursos Humanos e
Formação, Lisboa, Praxis.
Outros recursos
Computadores
Impressoras
Scanner
Videoprojector
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