AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO
1 - Enquadramento legal:
* Lei nº 10/2004, de 22 de Março
* Decreto-Regulamentar nº 19-A/2004, de 14 de Maio
* Portaria nº 509-A/2004, de 14 de Maio
[Refere-se também, para o caso específico da Universidade de Coimbra, a Deliberação nº 50/2004 do Senado
Universitário, publicada no Diário da República, II Série, de 4 de Fevereiro de 2005, que aprovou o Regulamento do
Conselho de Coordenação da Avaliação da Universidade de Coimbra]
2 - Âmbito de aplicação:
Administração Directa do Estado e dos Institutos Públicos, podendo estes
adaptar a regulamentação à sua situação específica, através dos respectivos Estatutos.
Funcionários, agentes e demais trabalhadores, independentemente do título
jurídico da relação de trabalho, desde que o respectivo contrato seja por período
superior a 6 meses;
Aos Dirigentes de nível intermédio.
3 - Princípios Orientadores:
Transparência - assentando em critérios objectivos, regras claras e amplamente divulgadas;
Orientação para resultados – tendo em vista a excelência e qualidade do serviço;
Universalidade – Sendo aplicável a todos os serviços organismos e grupos de pessoal;
Responsabilização e desenvolvimento – Instrumento de orientação, avaliação e
desenvolvimento dos dirigentes, trabalhadores e equipas para a obtenção de resultados e
demonstração de competências profissionais;
Reconhecimento e motivação – Garantindo a diferenciação de desempenhos;
Gestão integrada de Recursos Humanos;
Confidencialidade – Imposição do dever de sigilo a todos os intervenientes no processo, à
excepção do Avaliado;
Flexibilidade - Permitindo a aprovação de outros sistemas de avaliação ou a sua adaptação, de
natureza instrumental.
4 – Objectivos do SIADAP:
Promover a qualidade dos serviços e organismos da Administração Pública;
Mobilizar os funcionários em torno da missão essencial do serviço, orientando a sua
actividade em função de objectivos claros e critérios de avaliação transparentes;
Reconhecer o mérito;
Potenciar o trabalho em equipa;
Promover a comunicação entre hierarquias;
Identificar necessidades de formação.
5 - Pressupostos:
Avaliação Ordinária - 6 meses de contacto funcional entre avaliado e avaliador, isto é
exercício efectivo de funções durante o período mínimo de 6 meses, em contacto
funcional com o avaliador, no ano civil anterior àquele em que é feita a avaliação.
Avaliação Extraordinária - Quando o requisito de 6 meses entre avaliador e avaliado
se cumpra até 30 de Junho do ano em que é feita a avaliação, há lugar a uma avaliação
extraordinária que obedece a processo próprio. A tramitação é a mesma que para a
ordinária excepto quanto às datas devendo observar-se os intervalos temporais em cada
fase do processo.
6 - Obrigatoriedade da consideração da avaliação:
Para promoção e progressão
Para conversão da nomeação provisória em definitiva
Para renovação dos contratos
Para renovação da comissão de serviço dos dirigentes de nível intermédio
7 - Intervenientes no processo de avaliação
Avaliado
Avaliador
Dirigente máximo do serviço ou organismo
Conselho de Coordenação da Avaliação
8 - Componentes do sistema de avaliação:
I – Objectivos
II - Competências comportamentais
III - Atitude Pessoal
I - Objectivos
[Objectivos = resultados]
1 - O que são:
São os resultados devidamente mensuráveis, relacionados com o desenvolvimento de
uma actividade específica, desempenhada por um funcionário ou por uma equipa num
determinado período de tempo e visam avaliar os contributos individuais para a
concretização dos resultados previstos.
2 - Princípios a considerar na definição de objectivos:
Os objectivos devem ser definidos do Topo para a Base, em coerência com o
Plano de Actividades do serviço ou organismo e tendo presente a missão da Unidade
Orgânica.
Devem ser redigidos de forma clara e concretamente definidos de acordo com os
resultados principais a obter pelo avaliado tendo em conta a proporcionalidade entre os
resultados visados e os meios disponíveis para a sua concretização.
Os objectivos devem estar associados aos resultados, isto é, devem traduzir-se
em necessidades e não em actividades.
Os objectivos para cada funcionário devem considerar não só os objectivos
individuais mas igualmente os compromissos da equipa.
Os objectivos devem incluir os prazos estimados para a respectiva realização e
devem estar associados a uma meta.
3 - Quem define os objectivos:
A definição de objectivos e indicadores de medida para os diferentes trabalhadores é da
responsabilidade de cada organismo.
O avaliador define os objectivos do colaborador directo de acordo com os objectivos
fixados para o organismo e para a respectiva unidade orgânica. Os objectivos devem ser
acordados entre avaliador e avaliado, prevalecendo em caso de discordância a posição
do avaliador.
4 - Número de objectivos:
Mínimo de 3
Máximo de 5
Sendo pelo menos um deles de responsabilidade partilhada – [é objectivo de
responsabilidade partilhada o que implica o desenvolvimento de um trabalho em equipa
para uma finalidade determinada].
5 – Não confundir objectivos com actividades:
Por exemplo:
“Gerir o orçamento” não é um objectivo, mas sim uma actividade.
“ Reduzir os custos em x%” é, sim, um objectivo.
6 - Os objectivos devem incluir prazos estimados de realização e estar associados a
metas.
A meta deve ser ambiciosa mas realista;
Uma meta realista pressupõe a possibilidade de os objectivos serem alcançados.
Uma meta ambiciosa pressupõe que não será alcançada por alguns e será
superada por poucos.
Exemplos de objectivos definidos no tempo e associados a metas
Exemplos de objectivos definidos no tempo e associados a metas
- Redução do número de reclamações em % no segundo semestre do ano.
- Redução do tempo médio de atendimento de x horas para y até ….
- Aumento de 2 horas de formação até ao final do ano.
- Redução do número de erros no desenvolvimento da actividade passando de x por 100 processos tratados
para y por 100 processos tratados até….
- Aumento de 2 horas de formação até ao final do ano.
Exemplo de objectivos que podem e não podem ser superados
- Exemplos de objectivos que não podem ser
excedidos
- Exemplos de objectivos que podem ser excedidos
- Cumprimento dos planos de actividade
- Nível da qualidade e eficácia na aplicação e
desenvolvimento do Plano de Actividades
- Cumprimento do orçamento
- Redução de custos
- Cumprimento dos processos e regras de serviço
definidas
- Melhoria dos tempos de resposta e de satisfação dos
destinatários do serviço.
- Aumento da produtividade ou redução do número de
reclamações
* Retirado do Manual de Avaliação do Desempenho do Ministério das Finanças – Secretaria de Estado da Administração Pública
Termos que ajudam a distinguir
Tarefa
Executa-se;
Apresenta-se;
Fornece-se;
Actualiza-se;
Limpa-se;
Conserva-se;
Repara-se,
Etc..
Objectivo
Melhorar;
Desenvolver;
Aumentar;
Implementar;
Diminuir;
Garantir;
Antecipar;
Nível de Qualidade;
Etc…
Indicador
Até ao dia x;
No prazo máximo de;
Até ao fim do primeiro
semestre;
Abaixo de x;
Acima de x;
Etc…
7 - Avaliação dos Objectivos:
Sua ponderação:
Os objectivos devem ser sujeitos a ponderação não podendo cada um deles ter valor
inferior a 15% ou 20%, caso tenham sido fixados, respectivamente, em número de 5 ou
menos.
Sua aferição
Cada objectivo é aferido em três níveis:
Nível 5 – Superou o objectivo
Nível 3 – Cumpriu o objectivo
Nível 1 – Não cumpriu o objectivo
Avaliação
A avaliação do objectivo resulta da média ponderada dos níveis atribuídos.
*****
***
*
Exemplos de Objectivos
Grupo de Pessoal Técnico Superior e Técnico, de acordo com a área de actividade:
- Redução do número de processos pendentes em x%.
- Redução do tempo médio de pendência dos processos em x%.
- Garantia de que x % dos pareceres cumprem os prazos acordados no momento
da solicitação.
- Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do
serviço durante o ano.
- Nível de qualidade média dos pareceres apresentados de acordo com os
critérios acordados com a chefia para cada tipologia de parecer.
Grupo de Pessoal Técnico- Profissional e Administrativo, de acordo com a área de
actividade:
- Redução do número de reclamações justificadas em x%.
- Redução do número de erros de contagens de pessoal até ao dia x e de tempos
para cálculo de assiduidade em y%.
- Apresentação de x propostas de melhoria dos processos administrativos do
serviço, durante o ano.
- Redução dos níveis de reincidência de solicitações pelo mesmo motivo em
x.%.
- Redução do tempo médio de resposta a solicitações em x%.
- Redução do número de erros no encaminhamento e distribuição de informação
em x%.
- Melhoria da qualidade das actas das reuniões de acordo com critérios
acordados pela chefia.
Grupo de Pessoal Operário e Auxiliar, de acordo com a área de actividade:
- Melhoria da qualidade de resposta, tendo em conta critérios de avaliação a
acordar com a chefia.
- Melhoria do tempo médio de resposta a solicitações em x horas.
II - Competências Comportamentais
1 - O que são:
As competências são as características pessoais que diferenciam os níveis de
desempenho de uma função.
Pretende-se, assim, valorizar não só os resultados obtidos (em função dos
objectivos), mas também a forma como foram alcançados (competências demonstradas)
no sentido de promover as condições geradoras de níveis elevados de desempenho a
médio e a longo prazo.
2 – Definição das competências:
Os perfis de competências constam das fichas de avaliação.
Devem ser consideradas no mínimo 4 e no máximo 6 competências em função
dos diferentes grupos profissionais.
3 – Avaliação das competências:
[Tem-se em vista valorizar os comportamentos mais relevantes para o desempenho
de uma função dentro de um serviço].
Sua ponderação:
A ponderação de cada competência não pode ser inferior a 10%.
A ponderação das competências deve ser fixada por grupo profissional, no
âmbito da unidade orgânica, no início do ano e dela deve ser dada conhecimento ao
avaliado.
Sua aferição
5 – Excelente
4 – Muito Bom
3 – Bom
2 – Necessita Desenvolvimento
1– Insuficiente
Avaliação
O resultado da avaliação é igual à média ponderada do resultado das
diferentes competências expressas em números inteiros.
III – Atitude Pessoal
1 - O que é:
Visa apreciar a forma como a actividade foi desempenhada pelo avaliado, por exemplo,
o interesse, a motivação e o esforço realizado.
2 - Como se avalia
5 – Excelente
4 – Muito Bom
3 – Bom
2 – Necessita Desenvolvimento
1 – Insuficiente
A avaliação é expressa em números inteiros e devidamente fundamentada com um
parecer qualitativo.
*****
***
*
AVALIAÇÃO GLOBAL
- Determinação da Avaliação Global
A avaliação global é determinada pelos resultados obtidos nas diversas
componentes, devidamente ponderadas, de acordo com o Grupo de Pessoal:
Grupos
Objectivos
Competências
Atitude Pessoal
Dirigentes
75%
25%
-
Técnico Superior e
Técnico
60%
30%
10%
Téc. Profissional e
Administrativo
50%
40%
10%
Operário
40%
50%
10%
Auxiliar
20%
60%
20%
- Escala de avaliação:
Excelente
Muito Bom
Bom
Necessita Desenvolvimento
Insuficiente
4,5 a 5
4 a 4,4
3 a 3,9
2 a 2,9
1 a 1,9
- Diferenciação de Mérito e Excelência:
- A atribuição da classificação de Excelente, deve ser justificada pelo avaliador que identificará
os factores que contribuíram para a atribuir, bem como os contributos relevantes para o serviço,
que serão incluídos na base de dados sobre boas práticas.
- A atribuição da classificação de Muito Bom deve ser justificada pelo avaliador, devendo
também identificar os factores que contribuíram para a sua atribuição.
- A atribuição de mérito e excelência fica sujeita à fixação de percentagens máximas que devem
ser do conhecimento de todos os avaliados:
20% para Muito Bom
5% para Excelente
- Esta fixação deve ser aplicada por serviço ou organismo e de modo equitativo aos diversos
grupos profissionais, os quais podem ser agregados para esse efeito nos serviços ou organismos
em que o número de avaliados por cada um dos grupos profissionais seja inferior a 20.
- A aplicação do sistema de percentagens a cada serviço ou organismo é da exclusiva
responsabilidade dos seus dirigentes, cabendo ao dirigente máximo assegurar o seu cumprimento.
-Implicações na carreira (salvo lei especial em contrário):
Excelente
Redução de 1 ano no tempo de serviço para promoção
nas carreiras verticais ou progressão nas horizontais.
Promoção na carreira, independentemente de concurso,
caso esteja a decorrer o último ano do período de tempo
necessário para a promoção.
Muito Bom
(Durante 2 anos consecutivos)
Redução de 1 ano nos períodos legalmente exigidos
para promoção nas carreiras verticais ou progressão
nas horizontais
Processo de Avaliação
Na abordagem que se segue contempla-se apenas o processo de avaliação ordinária.
Considera-se avaliação ordinária a que “respeita aos trabalhadores que contem, no ano civil anterior, mais
de seis meses de serviço efectivo prestado em contacto funcional com o respectivo avaliador e reporta-se
ao tempo de serviço prestado naquele ano e não avaliado.”
Não consideramos, pois, a avaliação extraordinária, os casos de avaliação especial nem a avaliação dos
dirigentes.
O processo de avaliação decorre nos meses de Janeiro a Março. Caso haja
reclamação e recurso o processo de avaliação deverá estar encerrado até ao dia 30
de Abril.
Mês de Janeiro do ano x – (relativamente ao serviço prestado no ano anterior)
Compete:
Auto-avaliação
Ao Avaliado
A partir do dia 5 de Janeiro preenche a ficha de
auto-avaliação do trabalho desenvolvido no ano
anterior para ser apresentada ao avaliador em
entrevista individual que ocorrerá no mês de
Fevereiro.
Avaliação-Prévia
Ao Avaliador
Entre 5 e 20 de Janeiro, preenche as fichas de
avaliação relativas ao trabalho prestado pelo
avaliado no ano anterior, para serem apresentadas
ao Conselho Coordenador a Avaliação que reunirá
entre 21 e 31 e Janeiro.
Harmonização das avaliações
Ao Conselho Coordenador da
Avaliação
Entre 21 e 31 de Janeiro, reúne tendo em vista
harmonizar as avaliações e validar as propostas de
avaliação final correspondentes às percentagens
máximas de mérito e excelência.
Mês de Fevereiro do ano x – (relativamente ao serviço prestado no ano anterior e a prestar
no próprio
ano)
Compete:
Entrevista para:
Análise da autoavaliação do
avaliado
- Avaliação do ano anterior
Dar conhecimento
da avaliação feita
pelo avaliador
Ao Avaliador
-
Fixação de objectivos a prosseguir pelos avaliados no
próprio ano *.
O Avaliador promove durante o mês de Fevereiro uma entrevista individual com o avaliado com o objectivo de:
- Proceder à análise da auto-avaliação feita pelo avaliado, reportada ao trabalho prestado no ano anterior;
- Dar conhecimento da avaliação feita pelo avaliador ao avaliado, relativa ao trabalho prestado no ano anterior;
- Estabelecer os objectivos a prosseguir pelo avaliado no decurso desse ano.
* Excepcionalmente pode ocorrer a necessidade de revisão dos objectivos, devendo esta obedecer aos mesmos
procedimentos utilizados para a definição de objectivos
Mês de Março e (eventualmente) Mês de Abril do ano x – (relativamente ao serviço prestado no
ano anterior)
Compete:
Homologação da Avaliação
Ao Dirigente Máximo do Serviço
Até 15 de Março homologa as classificações atribuídas.
Reclamação
Ao Avaliado (Eventualmente)
No prazo de 5 dias úteis após conhecimento da
homologação da sua avaliação, o avaliado pode
apresentar reclamação, por escrito, para o Dirigente
Máximo do Serviço.
Dirigente Máximo do Serviço (para a decisão)
Decisão da Reclamação
e
Conselho Coordenador da Avaliação
No prazo máximo de 15 dias úteis, será proferida
decisão sobre a reclamação, dependendo esta de parecer
prévio do Conselho Coordenador da Avaliação.
(para parecer)
Recurso
[Carece de interpretação adequada à situação específica
da Universidade, dada a autonomia]
Ao Avaliado (Eventualmente)
Da decisão sobre a reclamação o avaliado pode recorrer
hierarquicamente para o respectivo membro do Governo
no prazo de 5 dias úteis após conhecimento da decisão.
O recurso não pode fundamentar-se na comparação entre
resultados de avaliações.
Decisão do Recurso [Consequentemente, carece também de
Membro do Governo
interpretação adequada à situação específica da Universidade, dada a
autonomia]
Decide no prazo de 10 dias úteis contados da data da
interposição do recurso.
Deve estar terminado até 30 de Abril do ano x, o processo de avaliação do
trabalho desenvolvido no ano anterior.
Seguem-se os procedimentos da responsabilidade de cada organismo relativos à
gestão integrada do SIADAP.