GED E ECM
Maximizando resultados com ECM e GED para pequenas e médias
empresas.
Bruno Velaz
Diretor de Operações TI Microsoft
Taugor Corporation
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
1
+ 55 51 3091 2271
Agenda
•
•
•
•
•
•
Apresentação
Objetivo
O que é Gestão de Conteúdo e GED?
GED na prática no SharePoint
ECM na prática no SharePoint
Cases Taugor
– Pequenas e Médias Empresas
– Grandes Empresas
21/09/2011
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2
+ 55 51 3091 2271
Vamos parar refletir
JÁ SENTIU ASSIM?
21/09/2011
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3
+ 55 51 3091 2271
Onde será que está?
21/09/2011
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4
+ 55 51 3091 2271
Hoje vai ser o dia!
21/09/2011
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5
+ 55 51 3091 2271
Mas vou conseguir!
21/09/2011
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6
+ 55 51 3091 2271
Lembro de tudo sempre!
21/09/2011
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7
+ 55 51 3091 2271
Meus processos organizados!
21/09/2011
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8
+ 55 51 3091 2271
Vamos para refletir
VOCÊ SABE ONDE ESTÁ O CONTEÚDO?
21/09/2011
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9
+ 55 51 3091 2271
Conteúdos
21/09/2011
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10
+ 55 51 3091 2271
ERP
Intranet
21/09/2011
CRM
Workflow
E-Procurement
Groupware
Internet





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E-learning
...
11
+ 55 51 3091 2271
Onde fica o conteúdo?
INTERNET
EXTRANET
INTRANET
Volume de Informações
21/09/2011
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Interesse Geral
Equipes Internas
e Externas
Equipes Internas
Público-alvo
12
+ 55 51 3091 2271
Ótica da visão e estratégia
contexto
conteúdo
Volume, tipos, estrutura,
relacionamentos, fontes,
ferramentas, etc.
21/09/2011
Estratégia e objetivos, marca,
processos, tecnologia, recursos,
cultura, etc.
usuários
Público-alvo, necessidades,
modelos mentais, vocabulário,
comportamento e atitude, etc.
Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
13
+ 55 51 3091 2271
Metodologias de Diagnóstico
Entrevistas
Atividades
Observação
Stakeholders,
Avaliação
Tecnológica,
Guidelines
Corporativos
Estrutura
Funcionalidades
Conteúdos
Etc.
Análise
21/09/2011
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14
+ 55 51 3091 2271
Metodologias de Diagnóstico
Entrevistas
Atividades
Observação
Stakeholders,
Avaliação
Tecnológica,
Guidelines
Corporativos
?
Estrutura
Funcionalidades
Conteúdos
Etc.
Análise
21/09/2011
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15
+ 55 51 3091 2271
Milagre?
21/09/2011
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16
+ 55 51 3091 2271
Mágica?
21/09/2011
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http://flickr.com/photos/tojosan/945279318/sizes/l/
17
+ 55 51 3091 2271
21/09/2011
?
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18
+ 55 51 3091 2271
É preciso processo para justificar as escolhas
realizadas durante o planejamento de um
centro de conteúdo
21/09/2011
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19
+ 55 51 3091 2271
Processo de Planejamento
Interface
Navegação
Templates
Taxonomia e busca
CRM
ERP
Finanças
BI
Mainframe
CMS
Groupware
Desktop
GED
Workflow
Estrutura
Priorização de
funcionalidades

nãoestruturadas
21/09/2011
Levantamento de
conteúdos
altamente
estruturadas
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20
+ 55 51 3091 2271
Gestão de Conteúdo
Taxonomia
Busca
Navegação
Governança
Web 2.0 e Colaboração
21/09/2011
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21
+ 55 51 3091 2271
GESTÃO DE CONTEÚDO
Vamos começar certo!
21/09/2011
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22
+ 55 51 3091 2271
Por onde começar?
21/09/2011
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23
+ 55 51 3091 2271
Estratégia de Conteúdo
Produtividade
Acesso rápido e simplificado a informações e serviços
utilizados com frequência
Aumento da
Produtividade
Suporte a Vendas
Disponibilização de simuladores, informações de
referência rápida que suportem o processo de venda
Melhora no
Suporte a Vendas
Comunicação
Conteúdos que reforçem o orgulho em trabalhar na
empresa e que aumentem o alinhamento estratégico
21/09/2011
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Efetividade na
Comunicação
24
+ 55 51 3091 2271
Onde buscar?
Levantamento de conteúdo
Informação não estruturada
Informação estruturada
• Sistemas Transacionais
• Fileserver
• Data Warehouse
• Normas, manuais,
procedimentos
• CRM
• Processos
• ERP
• E-mail
• Desktop
• Operações
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© TerraForum Consultores
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25
+ 55 51 3091 2271
Onde mais?
21/09/2011
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26
+ 55 51 3091 2271
Algumas perguntas importantes
•
Do que trata?
•
Pra quem serve?
•
Qual o formato, tipo?
•
De onde vem?
•
Onde será apresentado?
•
Quem redige, aprova, publica?
•
Qual a frequência de publicação?
•
Qual a validade?
•
Qual o contexto de uso?
•
É restrito?
21/09/2011
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27
+ 55 51 3091 2271
Outras perguntas válidas
•
É redundante?
•
Está na linguagem correta?
•
Está atualizado?
•
É muito trivial?
•
Possui valor histórico?
Em outras palavras....
....podemos nos livrar dele?
21/09/2011
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28
+ 55 51 3091 2271
Algumas ferramentas de levantamento
21/09/2011
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http://flickr.com/photos/mickeysacks/2625859149/sizes/o/
29
+ 55 51 3091 2271
Questionários
21/09/2011
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http://flickr.com/photos/johnnunemaker/113897231/
30
+ 55 51 3091 2271
Entrevistas
21/09/2011
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http://flickr.com/photos/clarkzip/398114900/sizes/l/
31
+ 55 51 3091 2271
Grupos Focais
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
32
+ 55 51 3091 2271
Card Sorting
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
33
+ 55 51 3091 2271
O que é utilizado
O que é esperado
O que não é utilizado
Fonte: Dan Saffer. Designing for Interaction
Resultado de um estudo em intranets
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
34
+ 55 51 3091 2271
Mas não é só em intranets!
21/09/2011
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35
+ 55 51 3091 2271
E o técnico disse: “mas é tão simples!”
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
36
+ 55 51 3091 2271
Mas será que não poderia ser mais simples?
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
37
+ 55 51 3091 2271
Foco em necessidades, não
em funcionalidades.
21/09/2011
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38
+ 55 51 3091 2271
Existem uma série de funcionalidades que se propõem
a atingir objetivos distintos:
COMUNICAÇÃO
E-mail, Blog, Mural, Instant Messaging etc.
COLABORAÇÃO
Fóruns, Páginas Amarelas, Wikis, etc.
ORGANIZAÇÃO
Repositórios de documentos, agenda, lista de tarefas,
calendário, etc.
SERVIÇOS
Formulários, Dashboards, Workflows, Relatórios, etc.
21/09/2011
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39
+ 55 51 3091 2271
Porém, com graus diferentes de complexidade
e necessidade de governança*:
maior
Dashboards
Complexidade de Implementação
Relatórios
Workflows
*pode variar de empresa para
empresa
Formulários
Páginas
Amarelas
Fórum
Wikis
Email
Tarefas
Repositório
docs
Blog
Agenda
menor
IM
menor
maior
Necessidade de Governança
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
40
+ 55 51 3091 2271
Gestão de Conteúdo: algumas lições aprendidas
•
Os conteúdos devem estar sempre alinhados com escopo e objetivos definidos
para o seu portal, intranet, site
•
Além do escopo, é necessário traçar outros indicadores para priorização
(relevância para cumprimento do escopo, viabilidade técnica, esforço, etc.)
•
80 x 20!
•
Foco nas necessidades...
•
...negociadas juntamente com aspectos organizacionais (recursos, tempo,
guidelines corporativos, etc.)
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
41
+ 55 51 3091 2271
Taxonomia
ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
42
+ 55 51 3091 2271
Taxonomia: não é coisa de outro mundo
animais
vertebrados
aves
invertebrados
mamíferos
cães
21/09/2011
peixes
insetos
aracnídeos
gatos
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
43
+ 55 51 3091 2271
É da natureza humana classificar
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
http://flickr.com/photos/cctcty123/1507726182/sizes/o/
44
+ 55 51 3091 2271
classificar para separar
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
45
+ 55 51 3091 2271
Porque
21/09/2011
duas Av.
coisas
não
podem
espaço.
46
Unisinos , 550
- Tecnosinos
– Sala 201ocupar
| São Leopoldo o
/ RS mesmo
+ 55 51 3091 2271
A taxonomia oferece referência e facilita a procura
animais
vertebrados
aves
invertebrados
mamíferos
cães
21/09/2011
peixes
insetos
aracnídeos
homem
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
47
+ 55 51 3091 2271
São os critérios
que definem
como as coisas
são classificadas
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
48
+ 55 51 3091 2271
21/09/2011
A festa que você pode ir
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
49
+ 55 51 3091 2271
http://flickr.com/photos/zigeunerweisen/2139173492/sizes/o/
21/09/2011
Coisas
podem
50
Av. Unisinosque
, 550 - Tecnosinos
– Salair
201no
| São microondas
Leopoldo / RS
+ 55 51 3091 2271
Às vezes, porém, os critérios podem ser bastante subjetivos...
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
http://flickr.com/photos/platinum/4139874/sizes/o/
51
+ 55 51 3091 2271
http://www.flickr.com/photos/7194622@N02/2779253606/sizes/l/
Além disso, os critérios podem variar muito...
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
52
+ 55 51 3091 2271
Busca
ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
53
+ 55 51 3091 2271
1.000.000.000.000
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
54
+ 55 51 3091 2271
Alguns fatos importantes
• 90% das empresas dizem que a busca é a
maneira de navegar mais utilizada em seus
sites
• 85% das buscas não retornam os resultados
que os usuários esperavam
• 50% das buscas são abandonadas durante
sua realização
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
55
+ 55 51 3091 2271
Seu portal precisa realmente de busca?
• Existe conteúdo suficiente?
• Investir em busca significa dar menor atenção à navegação e
estrutura do Portal?
• Possui recursos suficientes para comprar ou customizar uma
ferramenta que atenda aos requisitos?
• Existem outras alternativas?
• A busca importa para os usuários?
21/09/2011
Fonte: Peter Morville. Information Architecture for the WWW.
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
56
+ 55 51 3091 2271
Como fica isto na prática?
GED NA PRÁTICA NO SHAREPOINT 2010
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
57
+ 55 51 3091 2271
Records Center
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
58
+ 55 51 3091 2271
Records Center
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
59
+ 55 51 3091 2271
Records Center
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
60
+ 55 51 3091 2271
Records Center
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
61
+ 55 51 3091 2271
Documentos
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
62
+ 55 51 3091 2271
Records Center
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
63
+ 55 51 3091 2271
Como fica isto na prática?
ECM NA PRÁTICA NO SHAREPOINT 2010
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
64
+ 55 51 3091 2271
Conteúdos estruturados
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
65
+ 55 51 3091 2271
Imagens
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
66
+ 55 51 3091 2271
Vídeos
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
67
+ 55 51 3091 2271
Qual é o melhor conteúdo?
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
68
+ 55 51 3091 2271
Alguns Cases da Taugor
EMPRESAS QUE USARAM SHAREPOINT
21/09/2011
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69
+ 55 51 3091 2271
http://www.canaltechshare.com.br
CanalTechShare
Comunidade do Brasil que fala sobre
SbarePoint.
- Vídeos
- Tutoriais
- Artigos
Destaques
- Blogs
- MySite
Pessoas
Notícias
Conteúdo
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
70
+ 55 51 3091 2271
Angola LNG
GED
Intranet em SharePoint 2010
- Áreas
- WorkFlows
- ECM
- GED
- Integração com SAP
Notícias
Conteúdo
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
71
+ 55 51 3091 2271
Disys
GED
Intranet para gestão de Conhecimento
- Áreas
- WorkFlows
- ECM
- GED
Busca
Tags
Classificação
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
72
+ 55 51 3091 2271
UNIMED
Sistema de Gestão de Oportunidade de
Melhoria
- WorkFlows
- InfoPath
21/09/2011
Av. Unisinos , 550 - Tecnosinos – Sala 201 | São Leopoldo / RS
73
+ 55 51 3091 2271
Ecotelhado
Site corporativo
- Intranet
- Extranet
- Integração com CRM Dynamics
- Presença de Digital –
-
-
35 mil Acessos
Intranet
GED
WorkFlow
Multbrowser
Site:
www.ecotelhado.com.br
21/09/2011
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74
+ 55 51 3091 2271
SORTEIO
Essential SharePoint 2010: Overview,
Governance, and Planning
21/09/2011
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75
+ 55 51 3091 2271
Obrigado! Entre em contato!
[email protected]
@taugor_corp
http://www.facebook.com/taugor
21/09/2011
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76
+ 55 51 3091 2271