GEN IRH 005
Folha 1 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
Rev.
Data
Conteúdo
Elaborado por
A
29/10/2012
Emissão inicial
Roberto Couto / Luis
Alfredo Cruz
B
10/01/2013
Revisão geral
Roberto Couto / Luis
Alfredo Cruz
00
25/01/2013
Aprovado
01
19/09/2013
C
25/07/2014
02
19/09/2014
03
04/02/2015
Alteração no item 3.3.3, referente ao grupo de correio eletrônico da COADE, sem
alteração de conceito.
Alteração em 3.4.1 – Mobilização de Pessoal, 3.4.4 – Uniformes, 3.4.5 –
Identificação Pessoal e incluído o item 3.11 - Desmobilização
Incorpora sugestões obtidas durante a simulação do treinamento, de Rosangela
Medeiros e de Luciene
Revisão em mobilização de pessoal
Luis Alfredo Cruz
André Luis do Nascimento
Roberto Couto
Roberto Couto
Roberto Couto
Sumário
0. 1. 2. 3. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO ........................................................................................................... 3 REFERÊNCIA NORMATIVA ............................................................................................................................. 3 TERMOS E DEFINIÇÕES .................................................................................................................................. 4 GESTÃO ADMINISTRATIVA NAS OPERAÇÕES ............................................................................................ 4 3.1. Serviços de secretaria ........................................................................................................................ 4 3.1.1. Edição de documentos .......................................................................................................... 4 3.1.2. Controle de Documentos e Registros da Operação.............................................................. 4 3.1.3. Reuniões................................................................................................................................ 4 3.1.4. Digitalização .......................................................................................................................... 4 3.1.5. Reprografia ............................................................................................................................ 4 3.2. Serviços de comunicação ................................................................................................................... 4 3.2.1. Telefonia ................................................................................................................................ 5 3.2.2. Video conferencia .................................................................................................................. 6 3.2.3. Correio / malote ..................................................................................................................... 6 3.3. Apoio logístico ..................................................................................................................................... 6 3.3.1. Moradia .................................................................................................................................. 6 3.3.2. Transporte de e para as frentes de trabalho (transporte interno) ......................................... 7 3.3.3. Viagens .................................................................................................................................. 8 3.3.4. Bens patrimoniais ................................................................................................................ 10 3.4. Recursos humanos ........................................................................................................................... 11 3.4.1. Mobilização de pessoal ....................................................................................................... 11 3.4.2. Controle de frequencia - apropriação da mão de obra ....................................................... 13 3.4.3. Afastamento do trabalho ..................................................................................................... 14 3.4.4. Uniformes (calça, camisa, bota) .......................................................................................... 15 3.4.5. Identificação pessoal (crachá) ............................................................................................. 15 3.4.6. Alterações de dados cadastrais .......................................................................................... 16 3.4.7. Assistência médico hospitalar / odontológica...................................................................... 16 3.4.8. Contrato de experiencia ...................................................................................................... 16 3.4.9. Lazer .................................................................................................................................... 16 3.4.10. Folgas de campo ................................................................................................................. 16 3.4.11. Exames médicos periódicos ................................................................................................ 17 3.4.12. Férias ................................................................................................................................... 17 3.4.13. Pagamento de autônomo .................................................................................................... 17 3.4.14. Desmobilização de pessoal ................................................................................................. 18 3.4.15. Treinamento de pessoal ...................................................................................................... 19 3.5. Medição para faturamento ................................................................................................................ 19 3.6. Administração do canteiro ................................................................................................................ 20 3.7. Segurança, saúde e meio ambiente ................................................................................................. 20 3.7.1. PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais .................................................... 21 3.7.2. PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional...................................... 21 3.7.3. Acidente de trabalho ............................................................................................................ 21 Este documento pertence a Guimar Engenharia Ltda., não sendo permitida sua reprodução, total ou parcial, sem autorização formal.
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4. 5. 3.7.4. PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário........................................................................ 22 3.7.5. EPI – Equipamento de Proteção Individual ......................................................................... 22 3.7.6. CIPA- Comissão Interna de Prevenção de Acidentes ........................................................ 22 3.8. Qualidade .......................................................................................................................................... 22 3.9. Suprimentos ...................................................................................................................................... 23 3.9.1. Requisição de materiais e serviços ..................................................................................... 24 3.9.2. Recebimento de materiais, equipamentos e serviços ......................................................... 24 3.9.3. Aceitação de materiais, equipamentos e serviços .............................................................. 24 3.9.4. Contratação de alimentação................................................................................................ 25 3.9.5. Locação de imóveis ............................................................................................................. 25 3.9.6. Locação de veículos ............................................................................................................ 26 3.9.7. Compras .............................................................................................................................. 28 3.10. Finanças............................................................................................................................................ 28 3.11. Desmobilização ................................................................................................................................. 29 RECURSOS MÍNIMOS .................................................................................................................................... 29 ORGANIZAÇÃO TÍPICA DA ÁREA DE APOIO ADMINISTRATIVO NAS OPERAÇÕES ............................ 29 5.1. Coordenador administrativo .............................................................................................................. 29 5.1.1. Supervisor administrativo .................................................................................................... 30 5.1.2. Supervisor de apoio logístico .............................................................................................. 30 5.1.3. Supervisor de recursos humanos ........................................................................................ 30 5.1.4. Supervisor de suprimentos .................................................................................................. 30 Prefácio
Esta instrução faz parte do Sistema Guimar de Gerenciamento, de propriedade da Guimar Engenharia Ltda., e
define as atividades de natureza administrativa que com frequência ocorrem nas operações de gerenciamento e
como os profissionais envolvidos devem executá-las.
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0.
OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
Esta instrução objetiva definir as atribuições dos profissionais lotados nas operações e filiais operacionais
envolvidas em trabalhos de natureza administrativa, bem como referências aos documentos que definem como
exercer estas atribuições.
1.
REFERÊNCIA NORMATIVA
Este documento está vinculado a uma série de procedimentos, instruções e outras diretrizes definidas em
circulares e orientações publicadas. No entanto, como guardião do contrato com o cliente, o Gerente do Contrato
poderá, em casos especiais e pontuais, alterar alguma das diretrizes aqui definidas. Em coerência com a norma
GEN NGE 001 – Recursos Humanos, cada colaborador tem o direito, em caso de não concordar com dupla
orientação, acessar a instância superior ao Gerente do Contrato, no caso o Gerente do Empreendimento
(GEMPX) ou o Gerente de Apoio Técnico (GEAPO).
São documentos que subsidiam esta instrução, todos acessíveis através do Informativo:

GEN NRH 001 – RECURSOS HUMANOS

GEN NCI 001 – COMUNICAÇÃO E INFORMÁTICA

GEN NSU 001 – SUPRIMENTOS

GEN PAD 001 – GESTÃO DE BENS CONTROLÁVEIS

GEN PCI 002 – MEIOS DE COMUNICAÇÃO – PADRÕES

GEN PGE 009 – MOBILIZAÇÃO DE OPERAÇÕES

GEN PRH 001 – GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS – OPERAÇÕES

GEN PRH 010 – ENSINO A DISTANCIA

GEN PSU 005 – SUPRIMENTOS CORPORATIVOS

GEN IAD 005 – CRITÉRIOS PARA SOLICITAÇÃO DE VIAGENS A SERVIÇO

GEN IAD 006 – PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS A SERVIÇO

GEN ICI 008 – PLANO DE CODIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

GEN IRH 002 – MOBILIZAÇÃO DE PESSOAL

GEN IRH 003 – DESMOBILIZAÇÃO DE PESSOAL

GEN IRH 010 – PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO DO COLABORADOR

GEN IRH 012 – PLANEJAMENTO E CONTROLE DE RECURSOS HUMANOS

GEN IRH 013 – MEDIÇÃO E FATURAMENTO DE SERVIÇOS EXECUTADOS POR TERCEIROS

GEN IRH 014 – APROPRIAÇÃO DE MÃO DE OBRA

GEN IRH 016 – IMPLANTAÇÃO DE RESIDENCIAS FORNECIDAS PELA JACOBS GUIMAR NAS
OPERAÇÕES

GEN IRH 017 – REGULAMENTO PARA USO DE RESIDENCIAS FORNECIDAS PELA JACOBS GUIMAR
NAS OPERAÇÕES

Circular GEN AFI CIR 009 – CONDIÇÕES PARA CONTRATAÇÃO E INÍCIO DE TRABALHO, publicada no
Informativo em 06/02/2012.
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2.
TERMOS E DEFINIÇÕES
Consultar o Glossário no anexo à GEN NCI 001 – Comunicação e informática, também disponível em
www.jacobsguimar.com - seção Informativo.
3.
GESTÃO ADMINISTRATIVA NAS OPERAÇÕES
Esta instrução aborda as atividades administrativas mais comumente presentes em operações complexas ou de
grande porte. Em contratos mais simples, a maior parte destas atividades inexiste, não exigindo, em alguns casos,
nada mais que o trabalho de algumas horas por mês de um profissional lotado na operação.
Todos os custos das atividades administrativas exercidas em função da existência do contrato são considerados
custos diretos, ou seja, efetivamente inclusos no boletim de medição do contrato.
3.1.
Serviços de secretaria
3.1.1.
Edição de documentos
Digitar cartas, circulares, especificações, instruções memorandos, notas de reunião, procedimentos e

relatórios técnicos utilizando os padrões Jacobs Guimar encontrados no Informativo/modelos e
padrões/estilos MS Office, arquivando os documentos devidamente codificados nas partições ou pastas
previstas, tudo de acordo com o definido nos documentos GEN NCI 001, GEN PCI 002 e GEN ICI 008.
3.1.2.
Controle de Documentos e Registros da Operação
Organizar, controlar e manter os documentos da operação devidamente numerados e arquivados em meio

eletrônico, baseando-se no plano de documentos e registros específicos da operação, quando houver.
Organizar e controlar os registros de envio e de recebimento de correspondências e malotes, através das

GRD’ s emitidas.
3.1.3.
Reuniões
Agendar reuniões utilizando o utilitário MS Outlook.

3.1.4.
Digitalização
Digitalizar documentos utilizando o aplicativo instalado para o dispositivo de digitalização.

3.1.5.
Reprografia

Manter operacional equipamento de reprografia para uso próprio e geral.
3.2.
Serviços de comunicação
Quando a operação não dispuser de um profissional de TI, caberá ao apoio administrativo, no limite de seus
conhecimentos e, quando indispensável com a ajuda da área de TI da Sede (por mensagem para
[email protected] ou telefone para 2517-9090 ou 25179017 ou 2517-9018), ajudar na tarefa de cuidar
para que haja as condições mínimas para que todos os profissionais da operação possam exercer suas atividades
sem dificuldades.
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APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
A utilização das ferramentas de gestão do Sistema Guimar de Gerenciamento – SGG, inclusive para a
implantação da comunicação do empreendimento e treinamento da equipe, implica na necessidade de
disponibilidade de hardware e software com requisitos mínimos para permitir a eficiente utilização e
operacionalidade. Independentemente da responsabilidade de fornecimento da infraestrutura, materiais e
equipamentos de TI, em princípio deverão ser disponibilizados os seguintes requisitos mínimos:
Equipamentos novos ou com menos de dois anos de uso, com configuração compatível com a utilização

(computadores de escritório / estações de trabalho etc.),
Utilização de, no mínimo, a penúltima versão dos softwares de BackOffice (MS Office / MS Project ou

Primavera etc.),

Link com a internet de no mínimo 1 MB de velocidade para até 15 usuários,

Liberação por qualquer serviço de proteção aos IP´ s e sites do domínio “jacobsguimar.com”,

Inclusão em lista liberada para recebimento dos e-mails encaminhados pelo domínio “@guimar.com.br”,

Possibilidade de acesso remoto à Jacobs Guimar, podendo ser necessária a abertura de portas nos IP´s,

Servidor local (ou partição) dedicado com acesso para a criação e manutenção de diretório específico ao
empreendimento,
Disponibilização, em meio eletrônico, dos documentos de engenharia e da base de dados a ser utilizada nos

serviços do escopo,
Rede local disponível para os profissionais da Jacobs Guimar, com permissões de acesso definidas

individualmente,
Formatação de Extranet com acesso mediante senha liberada pelo cliente com o objetivo de distribuir

relatórios de desempenho do empreendimento.
Independentemente das necessidades mínimas acima, cabe ao apoio administrativo disponibilizar para toda a
equipe um dos computadores da operação, mesmo que a custo da Jacobs Guimar, montado em local segregado,
desconectado da rede do cliente e com acesso livre a Internet, para uso livre (conceito de quiosque).
3.2.1.

Telefonia
Requisitar à Sede1 através de Requisição de Materiais e Serviços2 dirigida a Gerencia de Suprimentos os
serviços de telefonia fixa e/ou móvel para os colaboradores e parceiros da Jacobs Guimar alocados ao
contrato, obtendo aprovação prévia do Gerente do Contrato. Os contratos serão elaborados pela Gerencia
de Suprimentos, que ficará responsável pelo recebimento e conferencia das contas (em relação ao que foi
contratado),

Disponibilizar e manter serviços de telefonia fixa e/ou móvel para todos os colaboradores e parceiros da
Jacobs Guimar alocados ao contrato, mantendo controle sobre a utilização e informando ao Gerente do
Contrato eventuais distorções quanto ao uso para fins particulares, uso abusivo ou lançamentos errados da
operadora,
1
2
Nos casos em que a responsabilidade do fornecimento for do cliente, proceder conforme estabelece o contrato.
REQ - Informativo/Modelos e Padrões
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APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
Receber da Gerencia de Suprimentos as contas telefônicas já pagas, levantar o responsável pelas ligações

(cliente – ND / NF ou colaborador)3 e devolver a conta para o Gerente do Empreendimento (GEMPX) ou
Gerente de Apoio Técnico (GEAPO) com as devidas anotações para correção da Autorização de
Pagamento já emitida e providencias para emissão da Notas de Débito ou Notas Fiscais (débitos ao cliente)
ou débitos em conta de colaboradores / parceiros,
Sempre que houver previsão contratual e/ou no MCE / MCP4, requisitar à Sede através de Requisição de

Materiais e Serviços5 dirigida à Gerencia de Suprimentos, sistema de comunicação via rádio (walk talk) que
não necessite de licença de operação ou alternativamente, transceptores individuais ou veiculares utilizando
frequências já licenciadas para os clientes ou equipamentos para comunicação via satélite. A contratação
pela Gerencia de Suprimentos, as providencias para pagamento, a anotações de responsabilidades pelos
serviços e o envio para o Gerente do Empreendimento (GEMPX) ou Gerente de Apoio Técnico (GEAPO)
ocorrerá do mesmo modo que o previsto para linhas telefônicas.
3.2.2.
Video conferencia
Suportar das atividades realizadas na operação para utilização do serviço de vídeo conferencia conforme

definido no procedimento GEN ICI 003.
3.2.3.
Correio / malote
Contratar e operar os serviços de correio ou malote para correspondências entre a operação e a Sede ou

terceiros,
Providenciar recursos apropriados para o recolhimento de documentos e outros volumes a serem

despachados para a Sede ou para outros destinos,

Despachar malote ou correio acompanhado da Guia de Remessa de Documentos – GRD,

Receber e conferir correio ou malote, providenciando a entrega documentada do conteúdo aos
destinatários.
3.3.
Apoio logístico
O apoio logístico das operações dará as profissionais da equipe do gerenciamento o suporte indispensável para a
obtenção moradia e de meios de deslocamento para atendimento do contrato, seja pela utilização de recursos
próprios da operação ou utilizando linhas regulares (aéreas ou terrestres), bem como reserva em hotéis e
adiantamentos para despesas de viagem.
3.3.1.
Moradia
Cabe ao apoio administrativo definir os locais de moradia mais adequados (alojamento, residência coletiva ou
unifamiliar), levando em conta, dentre outras, as políticas previstas para o contrato e a logística de condução de e
para o local de trabalho. Quando o gerente de contrato delegar aos colaboradores e parceiros recém-chegados a
escolha / definição dos locais para moradia, o administrativo prestará o auxílio necessário.
3
Não é necessário identificar as ligações que serão debitadas à operação
MCE/MCP – Manual de Coordenação do Empreendimento (MCE) ou Manual de Coordenação do Projeto (MCP)
5
REQ - Informativo/Modelos e Padrões
4
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GEN IRH 005
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APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
No caso do fornecimento de residência, prevalecem as premissas adotadas no orçamento, complementadas pelas
orientações definidas na Instrução GEN IRH 016 – Implantação de residências fornecidas pela Jacobs Guimar nas
operações e anexo - Regulamento para uso de residências fornecidas pela Jacobs Guimar nas operações.
Mais especificamente, é atribuição do apoio administrativo das operações:
Recomendar aos recém-admitidos provenientes de outras regiões / cidades as condições possíveis para

moradia, levando em consideração as facilidades existentes ou que serão oferecidas para condução de e
para a operação,
No caso residência unifamiliar alugada, informar de modo claro ao colaborador / parceiro as limitações e as

condições referentes ao aluguel e eventual participação da Jacobs Guimar; nos casos em que a Empresa
for interveniente em locação, atuar como intermediário entre o locador e a Gerencia de Suprimentos da
Sede,

No caso de residência coletiva, cuidar da locação, preparação do imóvel6 e entrega aos futuros moradores,

Na desmobilização de colaborador/parceiro que habite moradia alugada pela Jacobs Guimar, fazer a vistoria
vinculada às condições do imóvel; todas as avarias que não constem da vistoria do contrato de locação
serão assumidas pelos moradores atuais, na exata medida da responsabilidade que cada um assuma,
obtendo a autorização de todos os moradores para o desconto relativo à sua parcela de responsabilidade
assumida; não havendo identificação clara do responsável por alguma avaria, todos os usuários que
habitem a residência serão solidários igualmente no desconto a ser efetuado,

Contratar e fiscalizar os reparos nas residências provenientes das vistorias,

Zelar pela manutenção dos bons costumes nas residências alugadas pela Jacobs Guimar, levando ao
conhecimento do Gerente do Contrato eventuais desvios no uso e no comportamento,
Manter planilha de controle atualizada por residência, com identificação dos usuários e com lançamento dos

valores pagos mediante verificação dos comprovantes referentes ao aluguel, condomínio, IPTU, contas de
consumo (por exemplo, água e luz) e da compra de móveis e utensílios, bem como a identificação dos bens
controláveis.
3.3.2.
Transporte de e para as frentes de trabalho (transporte interno)
Quando o fornecimento e/ou a operação do transporte interno de pessoas for atribuído à Jacobs Guimar, cabe ao
apoio administrativo:
3.3.2.1. Contratação
Conforme o que foi planejado no plano de gerenciamento de recursos, item 3.2 do procedimento GEN PRH 001 ou
estabelecido no contrato:

Requisitar7 ao órgão de suprimentos da Sede, atendendo ao contrato e após aprovação do Gerente do
Contrato, a disponibilização de meios de transporte para deslocamento de pessoal entre as diversas frentes
de serviço.
6
7
Vide GEN IRH 016
REQ - Informativo/Modelos e Padrões
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GEN IRH 005
Folha 8 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
Da requisição deve constar o tipo do veículo, a capacidade de passageiros, o período de locação, a

quilometragem mensal média estimada para uso (pequenos veículos) ou trajeto de veículo de transporte
coletivo. No caso de veículo alugado com motorista, indicar ainda o número de horas disponíveis por
semana.
Se solicitado pelo órgão de suprimentos da Sede (GESUP) e mediante diretrizes emitidas, contratar no local

os veículos requisitados; os contratos obrigatoriamente serão assinados pela área de suprimentos da Sede.
3.3.2.2. Operação
Cabe ao apoio administrativo:
A gestão dos meios de transporte durante o horário de trabalho objetivando o atendimento tempestivo às

necessidades de deslocamento com a minimização dos custos e a maximização da disponibilidade,
cuidando para que não haja ociosidade dos meios seja pelo incorreto dimensionamento da quantidade de
veículos ou pela individualização do uso.

O controle de utilização dos veículos registrando percursos, finalidades, ocupantes e horários.

O controle do consumo de combustíveis com o objetivo de inibir o uso indevido, a utilização de veículos com
consumo excessivo e o desvio de combustível.
A gestão do contrato com a contratada pelo fornecimento dos veículos, em especial no que diz respeito às

obrigações da Jacobs Guimar, dentre elas e se pertinentes o controle da manutenção preventiva prevista no
manual do veículo, tomando todas as providencias necessárias para a sua realização, a saber:

De acordo com a indicação da locadora, controlar as manutenções preventivas por quilometragem
rodada, a troca de óleo e de pneus, disponibilizando o veículo no prazo conforme previsto em
contrato.

Definir o tipo e a frequência de lavagens que mantenham a boa conservação do veículo e preservem
seu bom funcionamento, evitando avarias por acúmulo de resíduos nas partes mecânicas dos
veículos, controlando o cronograma de lavagens, disponibilizando os veículos e controlando os
custos dos serviços.

Exigir do motorista que dirija o veículo durante qualquer sinistro que ocorra com o veículo o respectivo
Boletim de Ocorrência na delegacia da localidade do sinistro, fazendo com que o mesmo seja
entregue à locadora e enviado em cópia para a Sede aos cuidados do GESUP.

Acompanhar a entrega do veículo, orientando para que seja providenciada a lavagem e o enchimento
total do tanque de combustível.
3.3.3.
Viagens8
São obrigações do apoio administrativo:

No início da operação, emitir instrução assinada pelo Gerente do Contrato definindo, em concordância com
o orçamento e as condições do contrato entre a Jacobs Guimar e o cliente, as diretrizes para viagens, tais
como:
8
Consultar a Instrução GEN IAD 005
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Folha 9 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES


Limites de reembolso para alimentação, hospedagens, transporte, telefone,

Formas de agendamento e compra de passagens aéreas, rodoviárias e fluviais (região amazônica),

Reembolso de taxi.
Orientar todos os colaboradores e parceiros sobre a necessidade de solicitar as viagens programadas com
antecedência mínima de quinze dias, principalmente aquelas que dizem respeito às folgas de campo e
festas de final de ano, carnaval e feriados prolongados.

Não solicitar adiantamentos, vouchers e passagens fornecidas pela Jacobs Guimar ou pelo cliente aos
colaboradores e parceiros sem a apresentação da Requisição de Viagem (REV) assinada pelo solicitante e
pela gerencia ou preposto do contrato,

Receber a Requisição de Viagem[1] emitida pelo futuro viajante, previamente aprovada pelo Gerente do
Contrato e

Verificar, corrigir, completar, codificar e digitalizar e encaminhar por e-mail a Requisição de Viagem,
devidamente identificada pelo código no e-mail, para [email protected]; quando houver
necessidade
de
adiantamento
de
numerário,
enviar
cópia
extra
para
[email protected]. Se necessário mais informações, consultar o procedimento específico
já citado.

Intermediar ajustes entre a secretaria da Sede e o viajante através de e-mails referidos ao código da
Requisição de Viagem emitida e sempre com cópia para os intervenientes, até o recebimento dos
bilhetes e/ou vouchers de estada em hotéis ou aluguel de automóveis, não sendo permitida a
emissão de bilhetes “em aberto”.

Receber da secretaria da Sede os vouchers solicitados,

Entregar ao viajante as passagens e os vouchers, dando todas as instruções sobre normas e procedimentos
vigentes, em especial quanto a limite de gastos, itens não reembolsáveis, necessidade de apresentação de
recibos em papel não térmico, necessidade de apresentação dos bilhetes voados, comprovantes de
locadoras, hotéis, refeições etc.; no caso em que tenha sido solicitado adiantamento, certificar-se com
[email protected] se e depósito já foi feito na conta corrente do viajante.

No caso de locação de veículos, informar sobre o tipo de veículo permitido, sobre a necessidade de
devolução do veículo com tanque cheio e a responsabilidade sobre acidentes e multas causados pelo
condutor do veículo, ressaltando a obrigatoriedade de obtenção do Boletim de Ocorrência (BO) em caso de
acidente.

Comunicar ao viajante que ele disporá, após o retorno da viagem, de no máximo vinte dias para prestar
contas através do Relatório de Despesas de Viagem - RDV[2], após o que os valores recebidos em
passagens e adiantamentos serão descontados de sua próxima remuneração conforme autorização
constante da Requisição de Viagem.
[1]
[2]
REV - Informativo/Modelos e Padrões
Informativo/Modelos e Padrões/01 – Formulários padronizados/AD - Administração/RDV – Relatório de Viagem
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GEN IRH 005
Folha 10 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
Receber e conferir a prestação de contas feita pelo viajante através do Relatório de Despesas de Viagem -

RDV, verificando se todos os anexos exigidos estão presentes (não aceitar cópias ilegíveis ou em papel
térmico) e grampeados em folha(s) A4 e se a informações estão corretas e conforme. Se não estiverem,
exigir do viajante as devidas correções. São consideradas reembolsáveis as seguintes despesas:

Passagens aéreas ou rodoviárias entre o local de saída e o local de destino, inclusive taxa de
embarque, sendo obrigatória a apresentação dos bilhetes voados.

Despesas com estadias em hotéis, incluindo as diárias de hospedagem, taxas de serviço e impostos,
sendo obrigatória a apresentação de comprovantes fornecidos pelo hotel.

Transporte urbano utilizando qualquer meio de transporte ou veículo alugado (inclusive combustível,
estacionamento e pedágio, quando a serviço) devendo ser indicada a origem e o destino do
deslocamento.

Despesas com excesso de bagagem decorrente de transporte de itens vinculados ao trabalho a
executar.

Despesas com comunicação, telefonemas, fax, telegramas e internet decorrentes dos serviços
prestados.

Refeições, de acordo com os limites estabelecidos em cada operação (exceto despesas com bebidas
alcoólicas).

Serviços de lavanderia, quando a viagem for superior a uma semana de permanência fora da
residência. Nos casos em que o contrato com o cliente prevê prazo menor, considerar o do contrato.

Utilização de carro próprio mediante prévia autorização.

Sempre obter a aprovação do Gerente do Contrato ou seu preposto.

Enviar todo o processo para a Gerente do Empreendimento (GEMPX) ou Gerente de Apoio Técnico
(GEAPO).
3.3.4.
Bens patrimoniais
Cabe ao apoio administrativo:

Somente transferir bens patrimoniais ou ativos para outros municípios com a emissão da nota fiscal de
simples remessa emitida no local da operação (notas fiscais avulsas deverão ser solicitadas às secretarias
de fazenda do estado). Está isenta desta exigência a movimentação de bens portáveis de pequeno porte,
quando transportados por colaborador que estejam em trânsito; nesta situação, a nota fiscal poderá ser
substituída por documento endereçado ao destinatário que, no caso da Sede, será sempre o almoxarifado
subordinado à Gerencia de Suprimentos (GESUP).

Exigir que bens patrimoniais recebidos de outros municípios, inclusive da Sede, estejam acompanhados de
notas fiscais de simples remessa.

Apoiar a Gerencia de Suprimentos no controle dos bens patrimoniais, apoiando-a em todos os processos
exigidos no procedimento GEN PAD 001 – Gestão de bens controláveis, em particular na transferência de
responsabilidade entre colaboradores e parceiros.
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GEN IRH 005
Folha 11 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
3.4.
Recursos humanos
As normas e procedimentos da Jacobs Guimar definem os processos corporativos para o gerenciamento dos
recursos humanos, enquanto que, o Plano de Gerenciamento dos Recursos do contrato, contém as diretrizes para
apoio a mudanças, acomodações/moradia, acesso ao lazer, esporte e a cultura para o pessoal que irá compor a
equipe do empreendimento. Não cabe ao apoio administrativo da operação intermediar queixas ou reclamações
quanto a:

Apropriação de horas / ponto,

Férias,

Informe anual de rendimentos,

Moradia

Pagamentos

Plano de Saúde / Odontológico,

Recrutamento e seleção,

RM Portal (consulta de contracheque, férias),

Segurança do trabalho,

Seguro de vida,

Transporte / condução de e para casa,

Treinamento,

Vale refeição

Auxílio creche
Estes assuntos deverão ser tratados diretamente pelos colaboradores ou parceiros com os órgãos da Sede
mediante a utilização do aplicativo Help RH9 que manterá o controle e o retorno a cada demanda.
Com base nestas diretrizes e no que foi planejado, o apoio administrativo da operação deverá, quando pertinente:
3.4.1.

Mobilização de pessoal10
Emitir, conjuntamente com o Gerente do Contrato, as requisições para mobilização de pessoal (MDP)11 de
acordo com a instrução de planejamento de recursos12. Obrigatoriamente, os requisitos para cada posição
só podem ser definidos pelo Gerente do Contrato. Nas datas competentes serão executadas as tarefas de
recrutamento e seleção. Selecionado o candidato a ser contratado, a área de Recrutamento e Seleção
emitira a Requisição de Material (REQ) para a Gerência de Suprimentos indicando a necessidade do
fornecimento de um “Kit de Mobilização13”, indicando o nome do colaborador ou parceiro e os tamanhos de
camisa, calça e calçado. A Gerência de Suprimentos enviará o material para o Gerente de Contrato indicado
no relatório Operações Ativas14.
9
Informativo/Help RH/Sistema
GEN IRH 002
11
Informativo/Modelos e Padrões/01 – Formulários padronizados/RH – Administração de Pessoal/MDP – Mobilização de pessoal
12
GEN IRH 012 – Planejamento e controle de recursos humanos
13
Informativo/Modelos e Padrões/40 – Equipamentos de Proteção Individual
14
Informativo/Organização/Operações Ativas.
10
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GEN IRH 005
Folha 12 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES

Os processos de recrutamento e seleção são coordenados pelo responsável pelo recrutamento e
seleção; o apoio administrativo atuará como suporte.

Nos casos em que o recrutamento for feito no local da operação, o apoio administrativo agirá
suportando o Recrutamento e Seleção, recolhendo a documentação exigida e encaminhando o
candidato para a entrevista técnica e para os exames admissionais.

Emitir as Solicitações de Alteração de Cadastro (SAC)15 para colaboradores/parceiros que serão
transferidos (recebidos) de outras operações (para atendimento a uma MDP pendente) enviando-as para a
Administração de Pessoal que conferirá a exatidão do documento e, se necessário, providenciará as
aprovações necessárias na Sede,

Receber o candidato aprovado para preenchimento da posição requisitada (por transferência ou
contratação) procedendo a:

Passo 1 - Caso o colaborador/parceiro tenha assinado contrato na Sede ou venha transferido de
outra operação, vá para o passo 4. Caso contrário, i) entregar ao colaborador / parceiro a carta
“Primeiros Passos”, a ficha de registro de empregado, a identificação pessoal (crachá) e o contrato de
trabalho, todos recebidos da Administração de Pessoal (se não houver recebido, entrar em contato
imediato com o Gerente de Recursos Humanos), ii) solicitar ao colaborador a leitura destes
documentos recebidos, questionando as dúvidas que possam surgir. Iii) Solicitar ao colaborador a
devolução de uma via assinada do contrato de trabalho e da ficha de registro do empregado. É
EXPRESSAMENTE VEDADO O INÍCIO DOS SERVIÇOS ANTES DA DEVOLUÇÃO DO CONTRATO
ASSINADO (Circular GEN AFI CIR 009 – CONDIÇÕES PARA CONTRATAÇÃO E INÍCIO DE
TRABALHO, publicada no Informativo em 06/02/2012. No caso de celetistas e depois de recebidos os
documentos assinados, no mesmo ato proceder ao registro na carteira de trabalho do colaborador e
entregar a carteira mediante recibo. Atenção – se for necessária assinatura na carteira do
empregado, o preposto da Jacobs Guimar possuirá necessariamente procuração passada em cartório
assinada pelo Gerente de Recursos Humanos ou por seu superior.

Passo 2 – Acesso ao Informativo. Disponibilize para o colaborador um notebook ou desktop com
acesso desbloqueado à Internet. Ensine-o a acessar nossa home page e, a partir dela, o Informativo;
oriente-o a efetuar o Primeiro Acesso.

Passo 3 - Acessar, através do Informativo, os documentos de leitura obrigatória (dentre eles, o
Código de Conduta da Jacobs Guimar), solicitando ao colaborador/parceiro a leitura, eliminando
eventuais dúvidas.

Passo 4 – Providenciar os registros nos sistemas de acesso do cliente.

Passo 5 - Monitorar a integração (ou dela participar) do novo empregado, mesmo que transferido, i)
visitando o site Jacobs Guimar em www.jacobsguimar.com com o objetivo de mostrar o
posicionamento da Jacobs Guimar no mercado, ii) apresentando o Programa Corporativo de
15
Informativo/Modelos e Padrões/01 – Formulários padronizados/RH – Administração de Pessoal/SAC – Solicitação de Alteração de Cadastro
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GEN IRH 005
Folha 13 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
Integração do Colaborador – Primeiros Passos16 (PIC Corporativo Primeiros Passos) mostrando a
relação do novo colaborador com a empresa, iii) apresentando o Programa Local de Integração do
Colaborador (PIC Local) mostrando a relação do novo colaborador com o seu local de trabalho –
Instrução GEN IRH 010 – Programa de Integração do Colaborador. IMPORTANTE – Para passar ao
passo 6 é mandatório que o colaborador tenha assinado todos os documentos exigidos.

Passo 6 - Participar da apresentação sobre SMS (no caso de não haver nenhum responsável por
SMS no local, buscar apoio junto ao cliente) entregando, ao fim da apresentação, o “Kit de
Mobilização contendo o uniforme básico, os EPI indicados para a sua função no PPRA – Programa
de Prevenção de Riscos Ambientais e outros que componham o enxoval de admissão,

Passo 7 - Solicitar que o novo colaborador preencha o Registro de Participação no PIC17 e o imprima,

Passo 8 – Divulgar por e-mail a toda a equipe Jacobs Guimar no empreendimento o início de trabalho
do novo colaborador parceiro, conforme modelo definido pelo Gerente do Empreendimento (GEMPX)
ou o Gerente de Apoio Técnico (GEAPO),

Passo 9 - Apresentar o novo colaborador ao seu chefe imediato, entregando-lhe o Registro de
Participação assinado,

Passo 10 – Caso seja necessário o uso do crachá do cliente, entrega-lo ao novo colaborador ou
parceiro.
3.4.2.
Controle de frequencia - apropriação da mão de obra
O processo de apropriação de mão de obra é uma das mais importantes tarefas do apoio administrativo. Dele
depende o correto pagamento aos colaboradores e parceiros, bem como a medição dos serviços a serem
faturados aos clientes.
Para distribuir a carga de trabalho do processo de pagamento da mão de obra, os períodos de medição diferem
de uma operação para outra, sendo definidos no início dos contratos.
Neste processo, são atribuições ao apoio administrativo:

Solicitar à Administração de Pessoal a orientação para obtenção do acordo coletivo válido para o local do
empreendimento firmado entre o sindicato patronal (SINAENCO) e o sindicato que representa, no local, as
categorias profissionais envolvidas,

Conhecer todas as suas cláusulas do acordo coletivo,

Verificar junto ao Gerente do Contrato as diretrizes contratuais relativas ao horário de trabalho e possíveis
compensações praticadas no local do empreendimento,

Orientar os colaboradores e parceiros sobre o trabalho em horários extraordinários, em atendimento às
orientações corporativas e as peculiaridades do contrato, somente permitindo a execução de serviços em
horário extraordinário com a aprovação da Autorização para Serviços Extraordinários - ASE18.
16
Informativo/PIC/Corporativo
Registro de Participação – Informativo/PIC/Registro
18
Informativo/Modelos e Padrões/Formulários padronizados/Administração de Pessoal/ASE – Autorização para Serviço Extra
17
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Folha 14 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
Orientar e exigir dos colaboradores e parceiros o correto preenchimento das Folhas de Apropriação Diária –

Celetistas - FAD19 ou das Folhas de Apropriação Diária – Parceiros - FAC20 conforme definido na instrução
GEN IRH 014 – Apropriação de Mão de Obra, procedendo a:

Processar semanalmente as FAD e as FAC (totalizar e obter aprovação),

Totalizar as FAD e as RAD e transcrevê-las, para cada Seção, para o Resumo de Apropriação Diária
- RAD21 até o segundo dia após e fechamento do período de controle da seção (atendendo instruções
constantes do próprio corpo da FAD),

Obter aprovação do Gerente do Contrato relatório da RAD,

Enviar a RAD e o relatório de controle para a Sede (conforme instrução GEN IRH 014),

Corrigir eventuais erros detectados pelo GERAD nas RAD e enviá-las com as correções para a Sede
(conforme instrução GEN IRH 014).
Todo e qualquer serviço adicional prestado por parceiro somente poderá ser faturado com emissão de Nota Fiscal
específica, depois de autorizado formalmente pelo Gerente do Contrato e pelo Gerente do Empreendimento
(GEMPX) ou Gerente de Apoio Técnico (GEAPO) através de carta de autorização para faturamento de serviços
adicionais prestados por parceiros. Desta carta constará a quantidade de horas prestadas autorizadas que,
forçosamente, deverá ser igual ou menor que o número de horas apropriadas na RAD e autorizadas no ASE.
3.4.3.
Afastamento do trabalho
Cabe ao apoio administrativo acompanhar o apontamento diário da presença dos colaboradores e parceiros no
trabalho.
Tão logo o empregado faltoso retorne ao trabalho, é necessário verificar se a falta deveu-se a motivo de natureza
legal, quando então será necessário recolher com e empregado o respectivo atestado, verificando sua
autenticidade. São consideradas faltas legais aquelas decorrentes dos eventos a seguir relacionados e cobertos
por documento apropriado ou evidencias incontestáveis:

Alistamento militar – evento 71

Doença com atestado médico – evento 72

Amamentação – evento 73

Doação de sangue – evento 74

Falecimento de parente – evento 76

Atividade sindical – evento 77

Licença maternidade – evento 78

Greve de transporte – evento 94

Justiça eleitoral – evento 95

Licença matrimônio – evento 96
19
Informativo/Modelos e Padrões/Formulários padronizados/Administração de Pessoal/FAD – Folha de Apropriação Diária - celetistas
Informativo/Modelos e Padrões/Formulários padronizados/Administração de Pessoal/FAC – Folha de Apropriação Diária - parceiros
21
Informativo/Modelos e Padrões/Formulários padronizados/Administração de Pessoal/RAD – Resumo da Apropriação Diária
20
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Folha 15 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES

Licença paternidade – evento 97

Férias – evento 100

Aviso prévio – evento 101
Quando o afastamento por motivo de doença ou acidente de trabalho for superior a trinta dias, o retorno ao
trabalho só será permitido após apresentação pelo empregado de Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (retorno
ao trabalho). Para obtenção deste documento, o apoio administrativo solicita à Administração de Pessoal a
marcação do exame e encaminha o empregado para ser examinado; somente após o exame e a verificação da
liberação no ASO o empregado pode reassumir suas funções.
Todos os originais dos documentos relacionados à justificativa de faltas de empregados e eventuais atestados de
saúde ocupacional serão encaminhados para a Administração de Pessoal protocolados e anexados ao Relatório
de Controle dos RAD’s (vide a seguir).
3.4.4.
Uniformes (calça, camisa, bota)
A menos de operações que, por aprovação formal do Diretor de Operações tenham uniformes confeccionas em
padrão especial aprovado pela área de Comunicação Corporativa, os uniformes básicos (Kit de Mobilização22)
para os novos colaboradores serão providenciados pela área de suprimentos da Sede e enviados para a operação
a partir de requisição feita pela área de recrutamento e seleção no ato da mobilização.
Cabe ao apoio administrativo:
Não permitir que o colaborador ou parceiro realize atividades de campo enquanto seu kit de mobilização

não estiver completo com, no mínimo, capacete provido de jugular; enquanto isto, suas atividades ficarão
restritas às atividades no escritório,
Acionar a área de suprimentos caso algum colaborador ou parceiro recém-admitido se apresente para

iniciar os serviços sem que o Kit de Mobilização tenha sido enviado pela área de suprimentos e recebido na
operação,
Zelar para que os uniformes em uso por colaboradores e parceiros estejam em bom estado de conservação

e apresentação, tomando providencias corretivas,
Requisitar a área de suprimentos da Sede, através da Requisição de Materiais, os itens do uniforme a

serem repostos. A decisão de manter estoque de uniformes e puramente operacional, sendo recomendado
que, operações com prazos inferiores a oito meses não mantenham estoque e, as com maior prazo,
mantenham o menor estoque possível. A responsabilidade pela manutenção de estoque cabe às
operações; todos os uniformes requisitados são debitados às operações.
Solicitar a reposição de peças dos uniformes dadas como não mais usáveis e descarta-las como definido no

procedimento GEN PAD 002 – Gestão do Suprimento do Kit de Mobilização.
3.4.5.
Identificação pessoal (crachá)
A identificação funcional será entregue ao colaborador ou parceiro recém-admitido juntamente com o contrato de
trabalho que irá assinar. Cabe ao apoio administrativo não aceitar o início do trabalho de um novo colaborador ou
22
Informativo/Modelos e Padrões/40 – Equipamentos de Proteção Individual
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Folha 16 de 31
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parceiro sem que tenha sido recebido da Sede a assinado pelo colaborador / parceiro o respectivo Contrato de
Trabalho, bem como aceitos os Termos de Compromisso dos documentos de leitura obrigatório disponibilizados
no Informativo.
3.4.6.
Alterações de dados cadastrais
São considerados dados cadastrais os dados pessoais, endereços, dados relativos à função Jacobs Guimar,
dados relativos à função no contrato, dados relativos à remuneração, dados relativos à seção (local de trabalho ou
de horário de trabalho).
Sempre que houver alteração em um dos registros acima de um colaborador ou parceiro, cabe ao apoio
administrativo solicitar a efetivação desta alteração no Sistema de Administração de Pessoal. Para tanto, terá que
emitir o formulário Solicitação de Alteração de Cadastro (SAC)23, enviando-o aprovado pelo Gerente do Contrato
para a Administração de Pessoal que conferirá a exatidão do documento e, se necessário, providenciará as
aprovações necessárias na Sede.
3.4.7.
Assistência médico hospitalar / odontológica
Problemas pessoais dos colaboradores e parceiros relativos à assistência médico hospitalar ou odontológica são
tratados diretamente pelos mesmos com as empresas contratadas para a prestação dos serviços e, se necessário
com o apoio da Jacobs Guimar utilizando o “Help RH24”. Em casos especiais e se estes mecanismos forem
insuficientes, cabe aos colaboradores e parceiros solicitar a interveniência do administrativo da operação.
3.4.8.
Contrato de experiencia
O sistema de administração de pessoal enviará automaticamente mensagens eletrônicas para a operação quando
completadas 21 e 75 dias de trabalho após a admissão solicitando a avaliação dos colaboradores ainda em
contrato de experiência (primeiro período aos 30 dias e segundo aos 90 dias). Cabe ao apoio administrativo
diligenciar junto ao superior imediato do colaborador para o preenchimento e a assinatura do formulário TEX –
Termino do Contrato de Experiência25; o apoio administrativo é o responsável pelo envio do formulário para a
Administração de Pessoal em tempo hábil (em até dez dias corridos após o recebimento).
3.4.9.
Lazer
Cabe ao apoio administrativo, quando previsto no Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos, participar da
implantação e administração das instalações e dos serviços dedicados a prover lazer as famílias dos
colaboradores e parceiros.
3.4.10.
Folgas de campo
Dependendo das condições do contrato, da localização da obra e da situação de cada colaborador ou parceiro no
empreendimento, alguns terão direito a folga de campo. Conforme diretrizes definidas na contratação e no Plano
de Gerenciamento dos Recursos Humanos da operação, o apoio administrativo controlara os créditos em função
23
Informativo/Modelos e Padrões/01 – Formulários padronizados/ RH – Administração de Pessoal/SAC – Solicitação de Alteração de Cadastro
Informativo/Help RH
25
Informativo/Modelos e padrões/01 – Formulários padronizados/RH – Administração de pessoal/TEX – Término do contrato de experiência
24
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Folha 17 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
das horas / dias trabalhados (normais e extraordinárias) e os débitos (faltas e folgas gozadas) e providenciará o
apoio logístico a que tem direito o colaborador.
3.4.11.
Exames médicos periódicos
Os exames médicos periódicos são providenciados pela Administração de Pessoal que solicitará a participação do
apoio administrativo da operação para encaminhamento do colaborador para o exame, o recebimento ao Atestado
de Saúde Ocupacional (ASO) e seu envio para a Administração de Pessoal.
3.4.12.
Férias
Cabe ao apoio administrativo:

Não permitir que um colaborador trabalhe durante o período oficial de gozo de férias; caso não tenha
poderes para tal, informar a Gerente do Empreendimento (GEMPX) ou Gerente de Apoio Técnico (GEAPO)
(com cópia para o Gerente do Contrato) tal fato. Se for solicitado a interromper as férias de um colaborador
por motivos de força maior, entrar em contato com a Administração de Pessoal para se informar como fazêlo.

Manter atualizada programação do gozo de férias de todos os colaboradores e parceiros lotados na
operação, submetendo-a ao Gerente do Contrato. A programação deverá sempre atender a meta de
distribuir racionalmente as férias ao longo do ano, evitando acúmulo de profissionais em férias.

Após qualquer revisão e aprovação da programação anual, enviá-la à Administração de Pessoal para
atualização do Sistema de Administração de Pessoal que, antecipadamente ao período programado para
gozo de cada colaborador, solicitará ao apoio administrativo a confirmação da concessão do gozo de férias.

Confirmar ou reprogramar o período de gozo de férias de um colaborador, atendendo à solicitação da
Administração de Pessoal do GERAD. Férias não gozadas tempestivamente será objeto de comunicação
feita com antecedência de 150 dias (primeiro aviso) e 75 dias (segundo aviso) à data do vencimento do
segundo período; ocorrendo o último evento, o gozo de férias será compulsório.

Interceder junto a Administração de Pessoal para a concessão de gozo de férias não programadas com
antecedência mínima de dez dias com o objetivo de atender a emergências justificadas pelo Gerente do
Contrato junto ao GERAD.
3.4.13.
Pagamento de autônomo
A contratação de serviços com autônomos deverá atender a diversos requisitos, principalmente quanto à duração
dos serviços e ao vínculo anterior ou atual do prestador de serviços com a Jacobs Guimar. Assim, recomenda-se
consulta prévia à Administração de Pessoal a fim de evitar problemas com o pagamento.
O pagamento dos serviços a autônomos deverá ser solicitado à Administração de Pessoal através do formulário
PPA26 – Pedido de Pagamento a Autônomo devidamente aprovado pelo Gerente do Contrato e enviado à
Administração de Pessoal.
26
Informativo/Modelos e padrões/01 - Formulários padronizados/RH – Administração de Pessoal/PPA – Pedido de pagamento de autônomo
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Folha 18 de 31
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3.4.14.
Desmobilização de pessoal
Cabe ao apoio administrativo operacionalizar a desmobilização de colaboradores ou parceiros, mediante a
solicitação do Gerente do Contrato. Este processo envolve alguma complexidade, principalmente em relação a
prazos.
Desligamentos
informados
intempestivamente
acarretam
multas,
procedimentos
imprecisos
e
aborrecimentos.
Para efetivação da desmobilização, o apoio administrativo deverá emitir a obter as aprovações devidas no
formulário DEP – Desmobilização de Pessoal27; com exceção de desmobilização por motivo disciplinar atestado
na avaliação, a DEP deve ser emitida e entregue à GERAD com, no mínimo, 10 dias antes da data em que o
colaborador deva ser informado. A Administração de Pessoal, após recebimento e análise, emitirá a
documentação necessária (carta de aviso e/ou outros) e, de posse desta, o gestor fará a comunicação ao
colaborador.

Exames médicos demissionais - ao ser informada da desmobilização de um colaborador através da DEP, a
Administração de Pessoal providencia, direta ou indiretamente através do apoio administrativo, a marcação
e a execução do exame médico demissional junto a clínica contratada para tanto. Feito o exame, o
demissionário assina as duas vias entregues pela clínica e entrega uma via ao apoio administrativo que a
enviará, juntamente com a Guia de Quitação (GQD) adiante mencionada para a Administração de Pessoal.

Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) – ao ser informada da desmobilização de um colaborador
através da DEP, a Administração de Pessoal, direta ou indiretamente através do órgão responsável pela
segurança e saúde, providencia o preenchimento do PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário do
colaborador. Até um dia antes do último dia de trabalho previsto para o colaborador (constante da DEP), a
Administração de Pessoal envia para o apoio administrativo da operação o arquivo digitalizado da PPP com
a assinatura do representante legal. Cabe ao apoio administrativo imprimir a PPP em duas vias e obter a
assinatura do empregado em ambas. Após a assinatura do empregado, uma via é encaminhada para a
Administração de Pessoal e a outra é entregue ao colaborador.

Entrevista de desligamento – é fundamental que o apoio administrativo providencie para que a entrevista de
desligamento seja feita até a data informada na DEP. Em princípio, a entrevista de desligamento deverá ser
feita pelo apoio administrativo, atendendo e registrando as respostas dadas pelo colaborador ou parceiro
aos quesitos relacionados no formulário EDE – Entrevista de desligamento28; o formulário preenchido
deverá ser enviado protocolado pelo apoio administrativo da operação para a Gerencia de Recursos
Humanos (com cópia para o Gerente do Empreendimento (GEMPX) ou o Gerente de Apoio Técnico
(GEAPO)) juntamente com a Guia de Quitação a seguir mencionada.

Guia de Quitação – condição essencial para a desmobilização e o desligamento, a Guia de Quitação GQD29 deverá ser preenchida pelo apoio administrativo e enviada para a Administração de Pessoal até a
data informada no formulário Demissão de Pessoal – DEP. Sem a DEP o processo de desmobilização não
poderá ser formalizado. A lista dos bens cadastrados em nome do colaborador / parceiro é obtida pelo apoio
27
Informativo/Modelos e padrões/01 - Formulários padronizados/RH – Administração de Pessoal/DEP – Desmobilização de pessoal
Informativo/Modelos e padrões/01 - Formulários padronizados/RH – Administração de Pessoal/EDE – Entrevista de desligamento
29
Informativo/Modelos e padrões/01 - Formulários padronizados/RH – Administração de Pessoal/GQD – Guia de Quitação
28
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Folha 19 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
administrativo através de consulta ao Informativo30 ou, em caso de dificuldades, junto a Gerencia de
Suprimentos. São objeto de responsabilidade individual pela guarda os bens portáveis e de uso pessoal,
dentre eles, mas não limitados a:

Aparelho de telefonia celular habilitado,

Câmera fotográfica e seus acessórios,

Dispositivo removível para armazenamento acima 64 MB,

Estação topográfica,

Filmadora e seus acessórios,

GPS,

Imóvel para uso unifamiliar,

Máquina de calcular portátil,

Modem USB para acesso à Internet,

Net book,

Nível topográfico e seus pertences,

Notebook, laptop,

Radio comunicadores,

Teodolito e seus pertences,

Veículo para uso pessoal / operacional;
3.4.15.
Treinamento de pessoal
O treinamento corporativo de pessoal na Jacobs Guimar é de responsabilidade do Treinamento e
Desenvolvimento que utilizará recursos de ensino à distância através do Informativo (Alcance). Cabe ao apoio
administrativo o suporte às atividades de treinamento nas operações, dentre elas:
Providenciar junto ao Gerente do Contrato ou ao superior imediato de novos colaboradores ou parceiros

contratados e que irão desempenhar funções relacionadas ao Sistema Guimar de Gerenciamento – SGG
(ou para os colaboradores e parceiros que trocarem de função na gestão do empreendimento), a emissão
da Requisição de Capacitação no SGG - RCS31, enviando-a para o Treinamento e Desenvolvimento.
Providenciar recursos (ambientes e equipamentos) para viabilizar o ensino a distância.

Os treinamentos operacionais previstos nos contratos ou exigidos pela legislação são previstos no Manual de
Coordenação e providenciados pelo apoio administrativo.
3.5.
Medição para faturamento
O Sistema de Medição para Faturamento emite as medições para faturamento aos clientes a partir das RAD’s
emitidas pelo apoio administrativo. Cabe ao apoio administrativo apoiar o Gerente do Contrato na verificação das
medições, esclarecendo quaisquer dúvidas que porventura existam.
30
31
Informativo/Sistemas/Controle de Bens (SCB)
Informativo/Modelos e padrões/01 - Formulários padronizados/RH – Administração de Pessoal/RCS – Requisição de Capacitação no SGG
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Folha 20 de 31
APOIO ADMINISTRATIVO E LOGISTICO NAS OPERAÇÕES
3.6.
Administração do canteiro
Caberá ao apoio administrativo a responsabilidade por uma ação integrada junto as Contratadas (limitado ao
escopo contratual da Guimar), abrangendo todas as atividades relacionadas à administração de canteiro,
alojamentos e administração de pessoal. Todas as informações necessárias para o conhecimento e administração
do canteiro, bem como as responsabilidades estão disponíveis no plano diretor do canteiro, documento que é
produzido com base na instrução de trabalho GEN IES 005 e no plano de gerenciamento dos recursos, dentre as
quais se destacam:

Executar as atividades administrativas inerentes a estruturação organizacional do gerenciamento,
assegurando o cumprimento junto as contratadas, das normas e procedimentos estabelecidos para os
serviços;

Integrar-se com o pessoal de vigilância, segurança, saúde e higiene do trabalho das contratadas, visando a
segurança pessoal e patrimonial do canteiro de obras de acordo com as normas do cliente.

Inspecionar as áreas de canteiro de obras das contratadas para verificar o cumprimento das determinações
legais e trabalhistas sobre segurança, higiene e saúde do trabalho, utilização de dispositivos de proteção do
pessoal e dos equipamentos.

Inspecionar os alojamentos e refeitórios das contratadas, no que se refere à conservação, limpeza,
manutenção e higiene de todas as instalações e equipamentos.

Inspecionar o sistema de transporte de pessoal das contratadas.

Apoiar a equipe de gerenciamento na mobilização, permanência, controle e desmobilização das
contratadas.

Inspecionar as contratadas quanto ao uso de uniforme e identificação de seu pessoal.
Em alguns contratos faz parte do escopo da Jacobs Guimar verificar a conformidade na admissão do pessoal das
contratadas no que diz respeito às normas do cliente e às exigências legais, bem como ao atendimento, ao longo
dos serviços, às exigências trabalhistas. Quando estes serviços fizerem parte do escopo da Jacobs Guimar,
procedimentos e instruções adequadas serão emitidas pela Jacobs Guimar e aprovados pelo cliente, face às
responsabilidades envolvidas.
3.7.
Segurança, saúde e meio ambiente
A gestão da segurança do trabalho, entendendo-se como tal o conjunto de medidas que são adotadas visando
minimizar os acidentes de trabalho e doenças ocupacionais, bem como proteger a integridade e a capacidade de
trabalho do trabalhador, é obrigação de todos os colaboradores e parceiros envolvidos no empreendimento.
Dependendo do empreendimento, haverá uma estrutura específica para zelar por todos os aspectos de
segurança, saúde e meio ambiente.
O apoio administrativo, como componente da equipe e “braço direito” do Gerente do Contrato, tem papel relevante
quanto aos aspectos de segurança, saúde e meio ambiente, a saber:
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3.7.1.
PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
De acordo com a Norma Regulamentadora 09, é obrigatória a elaboração e a implantação, por parte de todos os
empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Prevenção de Riscos
Ambientais - PPRA, visando à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação,
reconhecimento, avaliação e consequente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes. O PPRA é
providenciado, atualizado e disponibilizado para a operação pela Administração de Pessoal na Sede.
Cabe ao apoio administrativo verificar se os equipamentos de proteção individual que serão entregues aos
colaboradores e parceiros são aqueles que estão previstos para a função do colaborador / parceiro no PPRA.
A inexistência do PPRA atualizado na operação deverá ser comunicada ao Gerente do Contrato e ao Gerente do
Empreendimento (GEMPX) ou Gerente de Apoio Técnico (GEAPO).
3.7.2.
PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
Objetiva o rastreamento e diagnóstico precoce dos agravos à saúde e a constatação da existência de casos de
doenças profissionais. O PCMSO inclui, entre outros, a realização obrigatória dos exames médico admissionais,
periódico, de retorno ao trabalho, de mudança de função e demissional; o resultado destes exames será registrado
no ASO – Atestado de Saúde Ocupacional.
Cabe ao apoio administrativo da operação:

Encaminhar, a pedido da Administração de Pessoal, os colaboradores para fazer os exames periódicos.

Solicitar à Administração de Pessoal a marcação de exames de retorno ao trabalho dos empregados
afastados há mais de 15 (quinze) dias, somente permitido aos colaboradores que reiniciem suas atividades
após entrega do respectivo ASO com a liberação.
Encaminhar para exame demissional os colaboradores em processo de demissão (DEP emitida).

A inexistência do PCMSO atualizado na operação deverá ser comunicada ao Gerente do Contrato e ao Gerente
do Empreendimento / Apoio Técnico.
3.7.3.
Acidente de trabalho
Entende-se como tal (Lei 8.213 de 24/7/91 - art.19) o que ocorre pelo exercício do trabalho a serviço da empresa
... provocando lesão corporal ou perturbação funcional que cause a morte, a perda ou a redução da capacidade
para o trabalho.

Acidente com lesão e afastamento é todo aquele em que o empregado fique temporariamente incapacitado
para o trabalho a partir do dia seguinte ao acidente, ou sofra algum tipo de incapacidade permanente, ou
venha a morrer,

Acidente com lesão, sem afastamento é todo aquele em que o empregado retorna ao trabalho após os
primeiros socorros ou socorros médicos de urgência ou que, no dia seguinte, está apto a executar tarefas,
com segurança, sem comprometimento de sua integridade física.
Na ocorrência de acidente de trabalho com ou sem afastamento, o apoio administrativo terá que, obrigatoriamente
e imediatamente, informar a GERAD pelo telefone 2517-9000 (dias úteis). Nos casos de acidentes graves ou
fatais, comunicar imediatamente (24 horas por dia, inclusive sábados, domingos e feriados) através dos telefones
(021) 9359-9917 ou (21) 9359-9910 sobre o acidente.
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A Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT para a Previdência Social será providenciada pela Administração
de Pessoal na Sede.
3.7.4.
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
Quando houver o desligamento do colaborador (vide 3.4.14) ou quando solicitado pelo mesmo, a Jacobs Guimar é
obrigada a fornecer uma cópia autêntica do PPP ao trabalhador. Cabe à Administração de Pessoal, quando
informada através da Desmobilização de Pessoal – DEP, preparar o PPP e agendar o exame demissional do
colaborador que está sendo desligado, conforme 3.4.14.
3.7.5.
EPI – Equipamento de Proteção Individual
Entende-se como tal todo dispositivo de USO individual destinado a proteger a integridade física do trabalhador.
A empresa é obrigada a fornecer aos colaboradores e parceiros, gratuitamente, equipamento de proteção
individual adequado ao risco indicado no PPRA e em perfeito estado de conservação e funcionamento, sempre
que as medidas de ordem geral não ofereçam completa proteção contra os riscos de acidentes e danos à saúde
dos empregados.
Cabe ao apoio administrativo registrar a entrega e controlar a vida dos EPI entregues a cada colaborador ou
parceiro, repondo-os quando necessário.
3.7.6.
CIPA- Comissão Interna de Prevenção de Acidentes
A responsabilidade pela avaliação da correta criação da CIPA e pela auditoria do seu correto funcionamento,
quando exigido de acordo com a Norma Regulamentadora 05, cabe à área de SMS da Sede da Jacobs Guimar
que, na ocasião, providenciará o devido treinamento através do Alcance. A responsabilidade pelo funcionamento
será, no ato da criação, delegada a um dos colaboradores da operação.
3.8.
Qualidade
Independentemente do contrato firmado com nossos clientes, o Sistema Guimar de Gerenciamento (SGG)
define os processos para execução pela Jacobs Guimar de serviços de gerenciamento de empreendimentos e de
engenharia de projetos objetivando a qualidade inerente às melhores práticas do mercado. O Sistema de Gestão
da Qualidade (SGQ) é a metodologia utilizada para garantir a qualidade esperada nos serviços Jacobs Guimar.
O Sistema Guimar de Gerenciamento e o Sistema de Gestão da Qualidade estarão presentes em todos os
contratos de gerenciamento, identificados no relatório Operações Ativas32 com a letra “G” antes da descrição da
operação.
A Jacobs Guimar está certificada na norma NBR ISO 9001:2000 para os serviços de gerenciamento de
empreendimentos e de engenharia de projetos.
“A Jacobs Guimar, na execução das suas atividades de gerenciamento de empreendimentos, engenharia de
projetos e construção de edificações, respeita o meio ambiente e as pessoas, atuando na melhoria continua dos
processos de prevenção da poluição ambiental e dos riscos associados à segurança e saúde no trabalho,
cumprindo com as obrigações legais e normativas pertinentes, atendendo de forma equilibrada às necessidades
das partes interessadas.”
32
Informativo/Organização/Operações ativas
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Conduta do
colaborador
Guimar
Manual de Coordenação do
Empreendimento - MCE
Operacionais
Procedimentos
Registros da Qualidade
MA
SST
Normativo
Manual
da
Qualidade
MA
SST
Estrutura
Organizacional
Outras Normas
e Diretrizes
Comprobatório
Tático
Estratégico
Filosofia
Empresarial
No que diz respeito à qualidade, cabe ao apoio administrativo:
Conhecer a filosofia empresarial e a estrutura organizacional, as normas e diretrizes e os procedimentos e

instruções vinculadas aos processos dos quais participa e cujas atribuições constam desta instrução. Todos
estes documentos estão publicados no Informativo para consulta33,
Conhecer e praticar os conceitos descritos no Manual de gestão da qualidade, saúde, meio ambiente e

segurança37,
Conhecer e ajudar a manter atualizado o Manual de Coordenação do Empreendimento (MCE) ou Manual de

Coordenação do Projeto (MCP),
Participar ativamente do tratamento de não conformidades, registrando-as no Sistema34 e acompanhando

os Planos de Ação,
Ser o principal veículo de comunicação no âmbito da operação, utilizando adequadamente as diversas

ferramentas disponíveis (caixa de sugestões, Programa de Integração, murais, incentivo ao uso do
Informativo, reuniões sistêmicas, incentivo à atuação do grupo da qualidade da operação, incentivo à
utilização do Alcance etc.),
Fazer com que Programa de Integração Local seja mantido atualizado através do Gerente do

Empreendimento (GEMPX) ou Gerente de Apoio Técnico (GEAPO).
3.9.
Suprimentos
A responsabilidade pelas atividades de aquisição de bens e serviços em nome da Guimar Engenharia Ltda. cabe
exclusivamente a Gerencia de Suprimentos que, em casos especiais, delegará a órgão especialmente criado com
esta finalidade em uma operação. No entanto, a operação sempre participará ativamente dos processos de
33
34
Informativo/Sistemas/Qualidade (SCD)
Informativo/Sistemas/Qualidade (SCD)/PAM
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suprimentos, solicitando materiais, equipamentos e serviços ou recebendo-os e, eventualmente, adquirindo-os, por
delegação e sob a supervisão da Gerencia de Suprimentos (GESUP).
Assim, é fundamental que, na inexistência de um órgão na operação dedicado a suprimentos, o apoio
administrativo conheça os documentos e processos com os quais irá conviver. Para tanto, é fundamental que
conheça os documentos GEN NSU 001 – Suprimentos e GEN PSU 005 – Suprimentos corporativos.
3.9.1.
Requisição de materiais e serviços
O apoio administrativo somente requisitará materiais e serviços para uso próprio / vinculado às suas atribuições.
Exceto para fornecimentos emergenciais, todos os demais fornecimentos somente serão processados através de
Requisição aprovada pelo Gerente do Contrato. Cabe ao requisitante especificar adequadamente os produtos e/ou
serviços solicitados procurando, quando necessário, suporte com especialistas. Estas especificações deverão
constar das requisições.
Todas as requisições aprovadas (e somente depois de aprovadas) serão enviadas para a Gerência de
Suprimentos na Sede. A Gerência de Suprimentos, no prazo máximo de dois dias úteis, irá indicar ao requisitante
o órgão que ficará responsável pelo fornecimento. No caso de necessidade de aquisição, o requisitante receberá
uma cópia do documento de compra (Ordem de Compra ou Contrato de Fornecimento).
Bens que farão parte do ativo da empresa (valor acima de 80% do salário mínimo nacional) serão
obrigatoriamente adquiridos pelo órgão de Suprimentos da Sede.
3.9.2.
Recebimento de materiais, equipamentos e serviços
Cabe ao requisitante atestar a conformidade do material, equipamento ou serviço recebido com a Ordem de
Compra ou o Contrato de Fornecimento.
O recebimento formal de materiais, equipamentos e/ou serviços sem a verificação detalhada das quantidades, do
estado e da qualidade constantes da Ordem de Compra ou do Contrato obriga o recebedor a fazer constar do
documento de recebimento que irá assinar o seguinte termo: “Sujeito a confirmação de quantidade e da
qualidade”. Caso não haja condições para fazer a inserção deste texto no documento que o entregador exige seja
assinado para confirmar o recebimento, o recebedor não assinará o documento.
3.9.3.
Aceitação de materiais, equipamentos e serviços
A aceitação dos materiais, equipamentos e/ou serviços será formalizada pelo órgão requisitante e responsável
pelo recebimento que, quando for o caso, utilizará o órgão técnico competente para a realização de inspeção de
recebimento. A aceitação será formalizada pela emissão de documento que relacionará o bem ou serviço à Ordem
de Compra ou Contrato que originou o fornecimento. Este documento atestará:

A quantidade efetivamente recebida,

A qualidade / estado dos bens ou serviços recebidos, nos casos previstos na norma GEN NSU 001 Suprimentos e no plano de gerenciamento da qualidade do órgão / documentos de normatização.
Estes documentos são:

Ficha de verificação de materiais (FVM) - Quando se tratar de aquisição de equipamentos e/ou materiais.

Ficha de verificação de serviços (FVS) - quando se tratar de aquisição de serviços contratada através de
Ordem de Compra.
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Boletim de medição de serviços (BMS) - quando se tratar de aquisição de serviços contratados através de

Contrato.
A não aceitação de materiais, equipamentos e serviços será registrada na qualificação do fornecedor para futura
avaliação quanto a sua permanência como fornecedor qualificado.
3.9.4.
Contratação de alimentação
Com a exceção dos contratos para fornecimento de vales refeição ou vale alimentação (sob responsabilidade da
Gerencia de Recursos Humanos), todos os contratos objetivando a alimentação de pessoal da Guimar no canteiro
serão firmados sob a orientação da Gerencia de Suprimentos, com a intermediação do apoio administrativo da
operação e a aprovação do Gerente do Contrato.
Cabe ao apoio administrativo a gestão dos contratos, efetuando as medições através de Boletim de Medição
(modelo padronizado), obtendo aprovações e autorizando o faturamento para pagamento em, no mínimo, dez dias
úteis após o recebimento da nota fiscal.
Caso estejam previstos descontos no pagamento de colaboradores e parceiros, cabe ao apoio administrativo
fornecer os elementos necessários à Administração de Pessoal.
3.9.5.
Locação de imóveis
Quando previsto no orçamento do contrato a locação de imóveis para utilização dos colaboradores ou parceiros
(residências para uso unifamiliar ou coletivo), caberá ao apoio administrativo suportar a Gerencia de Suprimentos
na tarefa de contratar a locação de imóveis. São condições a serem atendidas:

O locador deverá apresentar a escritura do imóvel ou outro documento que comprove a propriedade do
bem. (Esta regra vale também para imóveis locados através de imobiliárias, cujo contrato seja emitido em
nome do proprietário do imóvel).

A imobiliária deve apresentar a procuração do proprietário do imóvel quando esta for a titular do contrato de
locação.

O titular da conta corrente para depósito do valor da locação deverá ser o proprietário do imóvel ou, no caso
de imobiliárias, o titular do contrato firmado com a Jacobs Guimar.

Sempre que possível, deverá constar do contrato cláusula específica que garanta a isenção de multa para
rescisão contratual antecipada. Em caso de multas por rescisão, deverá haver isonomia na aplicação sobre
ambas as Partes do contrato, com locador e locatário sendo penalizados de igual forma e com mesmo
índice.

O aviso prévio de rescisão estipulado não poderá exceder 30 dias.

A multa para atraso de pagamento não poderá exceder dois por centro sobre o valor do aluguel (conforme
legislação vigente).

Na negociação do valor de aluguel mensal observar a tabela de alíquotas de retenção do IR.

O índice de reajuste será preferencialmente o IPCA-IBGE (Índice nacional de Preços ao Consumidor Amplo
– IBGE).

No recibo deverão ser detalhadas todas as despesas inclusas no valor a ser pago: IPTU, impostos,
condomínio, água, gás etc., exceto taxas extras que são de responsabilidade do proprietário e por eles
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pagas. Em caso de pendência no envio do recibo detalhado conforme descrito acima, haverá retenção do
pagamento do mês subsequente.

A Guimar Engenharia Ltda. não firma contratos que exijam fiador. Outras garantias poderão ser negociadas.

Requerer laudo de vistoria (em duas vias assinadas pelo locatário e pelo preposto Jacobs Guimar) onde
deverão estar expressas as condições detalhadas físicas do Imóvel / propriedade no ato da ocupação e na
entrega, após a desocupação. Deste laudo devem constar:

Estado geral da pintura das paredes e teto – nova ou usada.

Estado geral da pintura de portas e alisares – nova ou usada.

Estado geral e condições de azulejos e louças de banheiro e cozinha, existência de dano
preexistente, manchas ou vazamento nas paredes e teto, funcionamento de registros, torneiras e
descargas, dentre outros.

Condição de conservação de trincos das portas e janelas, vidros de janelas, instalações elétricas.

Marcas e defeitos no piso.
Caso existam móveis no local, descrever as condições dos mesmos.

Para garantias contratuais favor consultar a Gerencia de Suprimentos (GESUP) para negociação direta das
condições.
Os contratos serão aprovados pela Gerencia de Suprimentos (GESUP) que providenciará as devidas assinaturas.
Por ocasião das rescisões, caberá ao apoio administrativo comunicar a Gerencia de Suprimentos, fazer a vistoria
de entrega e providenciar os devidos consertos, se for o caso, cuidando de todos os detalhes até a entrega do
imóvel.
3.9.6.
Locação de veículos
Excetuando-se a locação de veículos para atendimento a necessidades pontuais35 (viagens etc.) onde as
necessidades serão satisfeitas através de REV – Requisição de Viagem cabe ao apoio administrativo solicitar a
disponibilização de veículos para uso na operação, seja para uso interno no canteiro ou para uso na condução de
pessoal de e para os locais de moradia.
O atendimento as necessidades de uso de viaturas deverá ser objeto de um planejamento cuidadosamente
elaborado juntamente com o Gerente do Contrato (e em alguns casos envolvendo o cliente) visando o
atendimento às necessidades de deslocamentos internos e condução, levando em conta:

Os efetivos envolvidos,

O orçamento para o contrato,

Os requisitos de segurança exigidos para os veículos,

A racionalização da utilização, minimizando-se ociosidades.
Para evitar o tempo ocioso de veículos enquanto o ocupante participa de reuniões, os riscos ocasionados pela
entrega de veículos a colaboradores ou parceiros nem sempre habilitados e o uso de veículos para fins
35
Ver procedimento em 3.3.3 - Viagens
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particulares, no planejamento da frota devem ser levados em consideração a possibilidade da contratação de
empresas que forneçam os veículos tipo van com motoristas cumprindo jornadas que cubram a condução de
pessoal para o trabalho, o deslocamento dentro dos canteiros e a condução de pessoal para suas residências.
A contratação de veículos é feita através de Requisição de Materiais e Serviços (REQ) endereçada à Gerencia de
Suprimentos (GESUP) contendo todos os dados indispensáveis à contratação, tais como:

Tipo do veículo,

Exigências técnicas que constam de normas internas ou do cliente,

Disponibilidade em horas por dia e dias por mês,

Com ou sem motorista,

Franquia de quilometragem ou livre.
Além disto, cabe ao apoio administrativo:

No ato do recebimento do veículo

Verificar se a documentação do veículo está completa e em dia,

Cadastrar todos os condutores que irão dirigir o veículo, com as respectivas CNH’s válidas,

Vistoriar minuciosamente a lataria, o interior e os acessórios do veículo, incluindo extintor de incêndio,

No porta-malas verificar se o estepe está em bom estado e se a(s) ferramenta(s) para a troca de
pneus e o triângulo, encontram-se disponíveis e em perfeitas condições de uso,

Exigir um recibo ou Termo de Vistoria atestando as condições para que não sejam feitas futuras
cobranças indevidas de danos pré-existentes,

Durante a locação do veículo

Não permitir que condutores não cadastrados conduzam o veículo,

Orientar os condutores cadastrados sobre sua responsabilidade quanto a acidentes, quanto à
proibição de entregar o veículo a condutores não cadastrados, quanto à obediência ao Código
Nacional de Trânsito e às normas internas nas instalações do cliente ou de terceiros (inclusive quanto
à responsabilidade e pagamento de multas36), além da responsabilidade civil,

Orientar os condutores sobre a obrigatoriedade do preenchimento, ao término de cada utilização, do
registro no formulário Registro de Utilização de Veículo (RUV), recolhendo e arquivando diariamente
os formulários preenchidos por veículo.

Não efetuar ou deixar que terceiros efetuem depósito/caução em cartão de crédito ou cheque
pessoal. Todos os custos de locação deverão ser faturados pela locadora para a Guimar Engenharia
Ltda.

Em caso de roubo ou furto, o condutor deverá procurar imediatamente a delegacia de polícia mais
próxima para registrar a ocorrência (Boletim de Ocorrência - BO) e comunicar imediatamente à
locadora do veículo, para que ela tome as providências junto à seguradora.
36
No caso de contestação de multas, caberá ao condutor infrator a iniciativa junto a entidade que efetuou a multa.
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
Em caso de acidente, o condutor deve imediatamente registrar o ocorrido, providenciando
imediatamente o Boletim de Ocorrência (BO) na delegacia de polícia mais próxima e comunicando o
sinistro à locadora para as devidas providencias junto à Seguradora, se for o caso. O BO é
indispensável para todos os casos em que os valores dos sinistros ultrapassem os valores da
franquia e serão exigidos pela locadora, para que esta possa acionar a seguradora.

Caso ocorra alguma avaria no veículo, pode ser viável e econômico providenciar o reparo do veículo
antes de sua devolução e sem o envolvimento da locadora. Nesses casos, devem ser analisados
junto à GESUP x GECON e GEEMP os riscos envolvidos. Dentre tais reparos incluem-se, por
exemplo, troca de pneus e rodas danificadas, reposição de estepes roubados, reparos em pequenas
trincas no para-brisa e outros de pequeno porte.
No ato da devolução do veículo


Antes da devolução do veículo, é obrigatório que o apoio administrativo providencie lavagem
completa do veículo, incluindo carroceria, motor e parte interior e abastecimento completo do veículo
(combustível e óleo lubrificante).

Tendo em mãos o recibo ou Termo de Vistoria elaborado no recebimento do veículo, acompanhe
pessoalmente a vistoria de entrega e assine o Termo de Vistoria que deverá conter a descrição exata
dos danos identificados; caso haja incoerência nas descrições, solicite a imediata correção do Termo
de Vistoria da entrega.
Qualquer dúvida sobre responsabilidades contratuais com a locadora consulte a Gerencia de Suprimentos.
3.9.7.
Compras
Com exceção das compras de emergência conceituadas na norma GEN NSU 001 – Suprimentos, as atividades de
compras são executadas pela Gerencia de Suprimentos ou sob sua supervisão (quando delegadas). Em
operações especiais quando, pelo volume de materiais e equipamentos a serem adquiridos, serão organizadas
estruturas operacionais específicas, serão estabelecidos procedimentos específicos.
3.10. Finanças
Todos os processos relativos a finanças são centralizados na Sede, com exceção do fundo rotativo (ou caixa de
obra) gerido na operação pelo apoio administrativo.
Ao início da operação e sempre que necessário o valor do fundo rotativo é atualizado por solicitação do Gerente
do Contrato ao Gerente do Empreendimento ou Gerente de Apoio Técnico. A periodicidade de prestação de
contas do fundo rotativo (em princípio semanal) é estabelecida de comum acordo entre o Gerente do Contrato e o
Gerente de Finanças e Controle (GEFIC).
Ao fim de cada período de prestação de contas é enviado para a Gerência de Finanças e Controle (GEFIC) os
comprovantes de despesas a serem ressarcidos e, no prazo máximo de dois dias úteis, o valor correspondente é
depositado na conta corrente aberta com a finalidade específica de gestão do fundo rotativo.
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3.11. Desmobilização
O administrativo da operação tem participação ativa no processo de desmobilização. Devido à complexidade do
assunto, a desmobilização é tratada no procedimento GEN PGE 013 – Desmobilização de Operações. Especial
atenção deve ser dada aos seguintes aspectos:

Selecionar os itens que deverão ser enviados para a Sede, descartando, de acordo com diretrizes do meio
ambiente, todos os materiais restantes,

Obtenção de “nada consta” em todos os fornecedores onde eram efetuadas compras para pagamento
posterior,

Coordenar todas as ações de encerramento administrativo com os órgãos da Sede, em especial a Gerencia
Financeira, Gerencia de Suprimentos e Apoio Administrativo das Operações na Sede e, em especial, com o
Gerente do Empreendimento e com o Gerente do Contrato.
4.
RECURSOS MÍNIMOS
Para a execução das atividades administrativas, deverão estar disponíveis na operação para uso do pessoal
administrativo os seguintes recursos:

Computador (es) com sistema operacional Windows XP ou mais recente livre de qualquer serviço de
proteção aos IP’ s e sites do domínio “jacobsguimar.com” e incluso em lista liberada para recebimento dos
e-mails encaminhados pelo domínio “@guimar.com.br”, com o seguinte software instalado:

Aplicativos Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) e Internet Explorer, penúltima versão ou mais
recente,

Silverlight,

Visualizador Visio,

Adobe Reader.

Link com a internet de no mínimo 1 MB.

Scanner autônomo ou acoplado a impressora.

Impressora A4 jato de tinta colorida.
5.
ORGANIZAÇÃO TÍPICA DA ÁREA DE APOIO ADMINISTRATIVO NAS OPERAÇÕES
Dependendo do escopo do contrato firmado com o cliente, a necessidade de recursos humanos para atendimento
às atividades de natureza administrativa descritas nesta instrução varia desde a utilização de um profissional
durante algumas poucas horas por mês até ao emprego de diversos profissionais organizados por atividades afins.
Para fins de orientação, a seguir é mostrado como devem ser agrupadas as atividades descritas nesta instrução
em um contrato onde o escopo abrange todas as atividades aqui descritas.
5.1.
Coordenador administrativo
Cuidará da gestão de todo o apoio administrativo da operação (setores identificados em 5.1.1, 5.1.2, 5;1;3 e 5.1.4
a seguir) e, pessoalmente de:
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
Faturamento

Finanças e caixa de obra
5.1.1.
Supervisor administrativo

Serviços de secretaria

Serviços de comunicação
5.1.2.
Supervisor de apoio logístico

Administração do canteiro

Apoio logístico
5.1.3.
Supervisor de recursos humanos

5.1.4.
Recursos humanos
Supervisor de suprimentos

Suprimentos
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ANEXO I - CARTA DE AUTORIZAÇÃO PARA FATURAMENTO DE SERVIÇOS ADICIONAIS POR PARCEIRO
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